Bijlage Raadsbrief Januari 2024 Uitgangspunten Woo_1.0.pdf

Uitgangspunten Wet open overheid I. Communicatie met raadsleden  De Woo is niet van toepassing op individuele gemeenteraadsleden en hun fracties.  Wanneer raadsleden communiceren met wethouders, politiek-assistenten of ambtenaren is er een aantal mogelijkheden: o Partijpolitieke informatie uitgewisseld tussen wethouder en raadslid, met of zonder tussenkomst van de politiek-assistent, valt niet onder de reikwijdte van de Woo. o Privéinformatie valt niet onder de reikwijdte van de Woo. o Overige informatie valt wel onder de reikwijdte van de Woo. Dit betekent niet dat het ook gelijk openbaar moet worden gemaakt. De Woo geeft een aantal uitzonderingsgronden op basis waarvan informatie niet openbaar wordt gemaakt. In dat geval moet dus worden beoordeeld of deze uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Indien de communicatie kwalificeert als politieke sondering wordt deze informatie niet openbaar gemaakt op grond van artikel 5.1, tweede lid, onder i, Woo (goed functioneren van het bestuursorgaan). o Wanneer het college voornemens is informatie waarbij een raadslid belanghebbende is, geheel of gedeeltelijk openbaar te maken, wordt aan dat raadslid een zienswijze gevraagd. II. Het openbaar maken van namen  Uitgangspunt is dat de namen vanaf directeursniveau openbaar worden gemaakt.

 Namen en andere (indirect) herleidbare persoonsgegevens van ambtenaren die niet uit hoofde van hun functie in de openbaarheid treden worden geweigerd op grond van artikel 5.1, tweede lid, onder e, Woo (bescherming persoonlijke levenssfeer). o Woordvoerders: namen van woordvoerders worden niet openbaar gemaakt, tenzij een woordvoerder vanuit zijn functie in de openbaarheid treedt. Te denken valt aan contact met een journalist of uitsturen van een persbericht. o Tekenbevoegde ambtenaren: namen van ambtenaren onder directeursniveau worden niet openbaar gemaakt, tenzij zij een besluit op grond van een mandaat hebben ondertekend. Handtekeningen worden niet openbaar gemaakt in verband met fraudegevoeligheid. o Op basis van de werkinstructie ambtelijke bijstand wordt de naam van de opsteller van een raadsvoordracht wel openbaar gemaakt. III. Persoonlijke beleidsopvattingen en concepten (artikel 5.2 Woo) Persoonlijke beleidsopvattingen  Persoonlijke beleidsopvattingen in documenten opgesteld ten behoeve van intern beraad worden niet openbaar gemaakt. o Grondslag: artikel 5.2, eerste lid, Woo  Wanneer door het niet verstrekken van de persoonlijke beleidsopvattingen een onjuist of onvolledig beeld ontstaat over hoe een bepaald besluit of beleidskeuze tot stand is

Gemeente Amsterdam





Pagina 2 van 7

gekomen, kan worden overwogen met het oog op een goede en democratische bestuursvoering persoonlijke beleidsopvattingen geanonimiseerd openbaar te maken. o Grondslag: artikel 5.2, tweede lid, Woo Echter, persoonlijke beleidsopvattingen in documenten opgesteld ten behoeve van formele bestuurlijke besluitvorming door het college van burgemeester en wethouders, een burgemeester en een wethouder, worden in beginsel wel geanonimiseerd openbaar gemaakt. Dat wil zeggen: niet herleidbaar tot de persoon van wie de persoonlijke beleidsopvatting afkomstig is. o Grondslag: artikel 5.2, derde lid, Woo Persoonlijke beleidsopvattingen ouder dan vijf jaar worden wel geanonimiseerd openbaar gemaakt, tenzij kan worden gemotiveerd waarom het belang van de bescherming van persoonlijke beleidsopvattingen zwaarder weegt dan openbaarmaking – ondanks het tijdsverloop. o Grondslag: artikel 5.3 Woo

Conceptversies  De conceptversies van een document worden niet geïnventariseerd; enkel de definitieve versie van een document wordt geïnventariseerd en beoordeeld.  De definitieve versie is het document dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan degene die beslissingsbevoegd is; dan kan een directeur, wethouder, burgmeester of het college van burgemeester en wethouders zijn.  Alleen als het Woo-verzoek daartoe aanleiding geeft, worden concepten geïnventariseerd en beoordeeld.  Concepten worden niet categorisch geweigerd. Indien een concept wel is geïnventariseerd, bijvoorbeeld omdat daarmee de bestuurlijke besluitvorming kan worden gereconstrueerd, wordt per passage bekeken of er sprake is van persoonlijke beleidsopvattingen of feitelijke gegevens, dan wel of artikel 5.2, tweede lid, Woo wordt toegepast. IV. Signal, WhatsApp en sms-berichten  Signal, WhatsApp en sms-berichten vallen onder de reikwijdte van de Woo. o Signal berichten vallen onder de definitie van ‘document’ zoals opgenomen in de Woo. Dit geldt overigens ook voor chatberichten op andere platforms. o Indien het bericht onder de reikwijdte van de Woo valt en betrekking heeft op de publieke taak zoals genoemd in het Woo-verzoek, wordt per bericht beoordeeld of de uitzonderingsgronden van toepassing zijn. V.

Eenheid van collegebeleid  Op grond van artikel 53a Gemeentewet bevordert de burgemeester de eenheid van collegebeleid. Het is van groot belang dat collegeleden onderling in vertrouwen met elkaar kunnen spreken.  Wanneer het college een besluit neemt, geldt dat besluit vanaf dat moment als beleid van het college. Het college spreekt met één mond. Het openbaar maken van de opvattingen van individuele collegeleden kan de eenheid van dit beleid in gevaar brengen. Het is belangrijk dat collegeleden vrij met elkaar standpunten kunnen uitwisselen.. Het openbaar maken van individuele opvattingen kan ook effectieve besluitvorming schaden.

Gemeente Amsterdam

  

Pagina 3 van 7

Die individuele opvattingen kunnen worden geuit in breed collegeverband, maar ook tussen bijvoorbeeld twee collegeleden onderling. De opvattingen kunnen staan in documenten, mails en chats van zowel de collegeleden zelf als van anderen Informatie die de eenheid van collegebeleid raakt, wordt in beginsel niet openbaar gemaakt. o Grond: artikel 5.1, tweede lid, onder i van de Woo. Opmerkingen van feitelijke aard kunnen niet op deze grond worden geweigerd.

Toelichting Ad I. Communicatie met raadsleden 1.1 Inleiding De Woo is niet van toepassing op individuele gemeenteraadsleden en hun fracties. Ook informatie over de ondersteuning van individuele gemeenteraadleden door ambtenaren werkzaam bij griffie van de gemeenteraad is niet openbaar op grond van artikel 5.4a Woo. De gemeenteraad als bestuursorgaan valt wel onder de reikwijdte van de Woo. Er kan dus bij de gemeenteraad een Woo-verzoek worden ingediend. Die verzoeken worden door de raadsgriffie behandeld. Het is daarnaast mogelijk dat communicatie met individuele gemeenteraadsleden en fracties wel onder de reikwijdte van de Woo valt, wanneer zij hebben gecommuniceerd met bijvoorbeeld een wethouder, politiek assistent, ambtenaar of berichten aan hen hebben doorgezet. Immers, een wethouder, diens politiek assistent en een ambtenaar vallen onder het bestuursorgaan college van burgemeester en wethouders. In dat geval moet op basis van de aard en inhoud worden beoordeeld of: 1. een document onder de reikwijdte van de Woo valt; en zo ja of 2. een uitzonderingsgrond van toepassing is. 2.1 Niet onder reikwijdte Woo a. Partijpolitieke informatie: deze informatie is geen publieke informatie en valt niet onder de reikwijdte van de Woo.

Voorbeelden: verslagen van fractievergaderingen, andere interne fractiestukken, communicatieberichten van fractie/partij, stukken van/over bijeenkomsten van landelijke partij. b. Privéinformatie: deze informatie is geen publieke informatie en valt niet onder de reikwijdte van de Woo. De informatie is niet direct gerelateerd aan het uitoefenen van publiek gezag en bestuursvoering. Voorbeelden: steunbetuiging aan de persoon, felicitatie. 2.2 Wel onder reikwijdte van de Woo maar uitzonderingsgrond van toepassing: vertrouwelijk proces van sondering In het geval van communicatie tussen een raadslid en wethouder of politiek assistent moet op basis van de aard en inhoud van de informatie worden beoordeeld of er sprake is van politieke sondering. Dit is een vertrouwelijk proces waarin wethouder of politiek assistent met een raadslid informatie

Gemeente Amsterdam

Pagina 4 van 7

en van gedachten moeten kunnen wisselen. Indien een wethouder, politiek assistent of raadslid er rekening mee moeten houden dat deze uitwisseling openbaar wordt, maakt dit het onmogelijk om informatie en gedachten te wisselen. Het proces van politieke sondering kan bovendien noodzakelijk zijn voor de besluitvorming en dus het goed functioneren van het college. Informatie die deel uitmaakt van het proces van politieke sondering wordt in beginsel niet openbaar gemaakt op grond van artikel 5.1, tweede lid, i, Woo (goed functioneren van het bestuursorgaan). Het is namelijk in het belang van het goed functioneren van het gemeentelijke democratische besluitvormingsproces dat informeel vertrouwelijke contacten kunnen worden onderhouden tussen de verschillende politieke deelnemers aan dat proces, bijvoorbeeld om informeel te polsen hoe een fractie tegen een bepaald beleidsvraagstuk aankijkt. Dat is sinds jaar en dag de vaste politieke praktijk. Ook de namen van raadsleden worden gezien deze vertrouwelijkheid niet openbaar gemaakt. Voorbeelden: de politiek-assistent van de wethouder informeert bij raadsleden of er steun is voor een beleidskeuze of voorstel, de politiek-assistent informeert bij raadsleden over een ingediende motie of een voorgenomen motie. N.B. Niet elke communicatie tussen een raadslid en politiek assistent is te kwalificeren als politieke sondering.

Informatie van feitelijke aard kan wel openbaar worden gemaakt, tenzij de feitelijke informatie dermate verweven is met het proces van sondering. Voorbeelden: een raadslid vraagt aan een politiek-assistent welke moties in het verleden zijn ingediend en de politiek-assistent stuurt een overzicht. Dit moet worden aangemerkt als feitelijke informatievoorziening. Indien het college voornemens is om informatie waarbij een raadslid belanghebbende is, geheel of gedeeltelijk openbaar te maken, wordt aan dat raadslid altijd een zienswijze gevraagd. Namen van raadsleden worden in beginsel openbaar gemaakt, omdat zij vanuit hun functie in de openbaarheid treden. Ad II. Het openbaar maken van namen Het uitgangspunt is dat in beginsel de namen vanaf directeursniveau openbaar worden gemaakt. Namen van ambtenaren worden in het geval van een Woo-verzoek in beginsel niet openbaar gemaakt. Voor raadsvoordrachten geldt dat deze op de website van de gemeenteraad worden geplaatst. Op grond van de werkinstructie ambtelijke bijstand zet de opsteller naam en contactgegevens op de raadsvoordracht en worden deze gegevens wel voor eenieder openbaar. Dit bevordert efficiënte ambtelijke bijstand en de mogelijkheid voor bewoners om contact op te nemen. Indien daartoe aanleiding bestaat kan er voor worden gekozen om het algemene e-mailadres van een directie op de raadsvoordracht te plaatsen.

Namen van afdelingshoofden die op grond van een mandaat een besluit hebben ondertekend worden wel openbaar gemaakt uit het oogpunt van controleerbaarheid van de taakuitoefening. Voor tekenbevoegde ambtenaren lager dan afdelingshoofd geldt dat niet hun naam, maar alleen hun functie openbaar wordt gemaakt. Handtekeningen worden niet openbaar gemaakt, gezien de fraudegevoeligheid hiervan.

Gemeente Amsterdam

Pagina 5 van 7

Conform vaste jurisprudentie worden de namen van woordvoerders openbaar gemaakt, wanneer zij vanuit hun functie in de openbaarheid treden. Bijvoorbeeld in het geval er contact is met een journalist. Wanneer een woordvoerder niet naar buiten treedt, bijvoorbeeld in het geval van interne mail gericht aan een collega, wordt zijn naam in beginsel niet verstrekt ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Ad III. Persoonlijke beleidsopvattingen en concepten (artikel 5.2 van de Woo) 3.1 Persoonlijke beleidsopvattingen De Woo bevat een aangescherpte definitie van persoonlijke beleidsopvattingen ten opzichte van de Wob: “ambtelijke adviezen, visies, standpunten en overwegingen ten behoeve van intern beraad, niet zijnde feiten, prognoses, beleidsalternatieven, de gevolgen van een bepaald beleidsalternatief of andere onderdelen met een overwegend objectief karakter.” o o o

Een subjectieve opvatting of mening over het te voeren beleid is een persoonlijke beleidsopvatting. Feiten, prognoses, beleidsalternatieven, de gevolgen van een bepaald beleidsalternatief zijn objectief en geen persoonlijke beleidsopvatting. De waardering van die feitelijkheden is subjectief en wel een persoonlijke beleidsopvatting.

Door de aangescherpte definitie zal informatie minder vaak als persoonlijke beleidsopvatting kwalificeren en moet meer informatie openbaar worden gemaakt. Voorbeeld: een ambtenaar bereidt drie scenario’s voor en schetst de voor- en nadelen van verschillende scenario’s. Dit zijn geen persoonlijke beleidsopvattingen, want feitelijk van aard. Vervolgens adviseert de ambtenaar om voor scenario 1 te kiezen. Dit is een persoonlijke beleidsopvatting, want subjectief van aard. 3.2 Intern beraad De persoonlijke beleidsopvatting moet zijn gevat in een document bestemd voor intern beraad. Dat kan het beraad zijn over een publieke taak binnen een bestuursorgaan of meerdere bestuursorganen. Ook derden van buiten de overheid kunnen deelnamen aan het interne beraad. Bijvoorbeeld wanneer de gemeenteadvocaat een juridisch advies opstelt. Voor zover het advies subjectieve opvattingen bevat zijn dit persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor intern beraad. Echter, wanneer een derde partij een eigen belang heeft komt het interne karakter te vervallen. Een opvatting van die derde kwalificeert dan niet als een persoonlijke beleidsopvatting als bedoeld in artikel 5.2 van de Woo.

3.3 Verstrekken persoonlijke beleidsopvattingen Indien er sprake is van een persoonlijke beleidsopvatting bestemd voor intern beraad worden die in beginsel op grond van artikel 5.2, eerste lid, Woo niet openbaar gemaakt, tenzij: I. De persoonlijke beleidsopvatting staat in een document dat is opgesteld voor formele bestuurlijke besluitvorming. II. De persoonlijke beleidsopvatting is op het moment van beoordelen ouder dan vijf jaar is. III. Het belang van een goed en democratisch bestuur is gediend met het openbaar maken van de persoonlijke beleidsopvatting.

Gemeente Amsterdam

Pagina 6 van 7

I. Formele besluitvorming (artikel 5.2, derde lid, Woo) Persoonlijke beleidsopvattingen in documenten opgesteld voor formele bestuurlijke besluitvorming worden in beginsel geanonimiseerd openbaar gemaakt. o Formele besluitvorming bevat een beslissing over een publieke taak (beleidsvoorbereiding, bepaling, uitvoering of evaluatie); o De te maken beslissing wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of een wethouder; o Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of wethouder beslissen over de keuze. o Alleen wanneer het voeren van intern beraad onevenredig schaadt, worden persoonlijke beleidsopvattingen bedoeld voor formele bestuurlijke besluitvorming niet openbaar gemaakt. Voorbeeld: een document bevat een persoonlijke opvatting over een nog lopende onderhandeling of een nog aanhangig zijnde gerechtelijke procedure. II. Informatie ouder dan vijf jaar (artikel 5.3 Woo) Wanneer informatie ouder is dan vijf jaar is de bescherming van persoonlijke beleidsopvattingen niet onverkort van toepassing. Indien een bestuursorgaan persoonlijke beleidsopvattingen weigert, bestaat de verplichting om te motiveren waarom de bescherming zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid ondanks het tijdsverloop.

Voorbeeld: een dossier is nog altijd actueel en bevat persoonlijke beleidsopvattingen ouder dan vijf jaar, maar ook recentere persoonlijke beleidsopvattingen. De persoonlijke beleidsopvattingen ouder dan vijf jaar worden niet openbaar gemaakt. Voorbeeld: openbaarmaking zou de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene ook na vijf jaar schaden. III. Een goede en democratische bestuursvoering (artikel 5.2, tweede lid, Woo) Op grond van artikel 5.2, tweede lid, Woo kan een bestuursorgaan besluiten om persoonlijke beleidsopvattingen openbaar te maken. Van deze discretionaire bevoegdheid kan gebruik worden gemaakt als het bestuursorgaan openbaarmaking met het oog op een goed en democratisch bestuur wenselijk vindt. Voorbeeld: er is sprake van een dossier waarvan het college oordeelt dat het met het oog op een goed en democratisch bestuur wenselijk is om ook persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren anoniem openbaar te maken. Ook wanneer door het niet-verstrekken van informatie een onjuist of onvolledig beeld ontstaat van de besluitvorming, kan het bestuursorgaan besluiten om persoonlijke beleidsopvattingen anoniem openbaar te maken. Voorbeeld: door het weigeren van persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren geuit in een voorbereidende fase is niet goed te volgen waarom uiteindelijk het college een bepaalde beslissing heeft genomen.

Een persoonlijke beleidsopvatting wordt in dat geval in beginsel geanonimiseerd openbaar gemaakt, tenzij degene die de persoonlijke beleidsopvatting heeft geuit hiermee heeft ingestemd met openbaarmaking in herleidbare vorm.

Gemeente Amsterdam

Pagina 7 van 7

3.4 Concepten In beginsel wordt alleen de definitieve versie van een document geïnventariseerd en beoordeeld. Alleen wanneer het Woo-verzoek hiertoe aanleiding geeft worden concepten geïnventariseerd en beoordeeld. Indien onduidelijkheid is over de vraag of verzoeker ook heeft bedoeld alle conceptversies te ontvangen, wordt hierover contact opgenomen met de verzoeker. Concepten zijn persoonlijke beleidsopvattingen voor zover ze afwijken van de definitieve versie. De definitieve versie is het document dat aan degene die bevoegd is het besluit te nemen wordt voorgelegd. Conform vaste jurisprudentie worden concepten, als ze geïnventariseerd moeten worden, niet standaard integraal geweigerd. Per alinea wordt beoordeeld of de informatie kwalificeert als persoonlijke beleidsopvatting of als feitelijk gegeven. Feitelijke informatie kan niet worden geweigerd op grond van artikel 5.2 Woo. IV. Signal-berichten In de gemeente Amsterdam is Signal het voorgeschreven platform voor digitale communicatie.

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft in een uitspraak van 20 maart 2019 geoordeeld dat ook WhatsApp, Signal en sms-berichten onder de reikwijdte van de Woo vallen.1 De Woo definieert in artikel 2.1 het begrip ‘document’ dan ook als: ‘een door een orgaan, persoon of college als bedoeld in artikel 2.2, eerste lid, opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college’. Gelet op deze definitie vallen ook sms-, Signal en WhatsAppberichten, filmopnamen en opnamen van telefoongesprekken onder het documentbegrip. Dit betekent niet dat alle Signal-berichten altijd openbaar worden gemaakt. Net als bij andere documenten moet worden beoordeeld of het om een zakelijk of privé-bericht gaat. Daarnaast zijn de Woo uitzonderingsgronden onverkort van toepassing. Voor een efficiënte behandeling van Woo-verzoeken is het bewust gebruik van Signal van belang. Eenieder moet zich ervan bewust zijn dat informatie gevat in Signal-berichten wellicht (geanonimiseerd) openbaar gemaakt moet worden naar aanleiding van een Woo-verzoek en daarvoor beschikbaar moet zijn. Privé en zakelijke berichten moeten zoveel mogelijk gescheiden blijven.

1 ABRvS 20 maart 2019, ECLI:NL:RVS:2019:899