Bijlage - Nota beleidskader verbonden partijen 2021.pdf

Nota beleidskader verbonden partijen Publieke belangen 2021

Colofon Titel Nota beleidskader verbonden partijen 2021 Ondertitel Publieke belangen centraal Auteurs Bestuur & Organisatie – Directie Middelen en Control – Deelnemingen Inlichtingen Bestuur & Organisatie – Directie Middelen en Control – Deelnemingen Deelnemingen@amsterdam.nl

2

Inhoudsopgave

1 Inleiding 1.1 Leeswijzer

2 Wettelijk kader 2.1 Definities 2.2 Relevante wet- en regelgeving

3 Amsterdamse uitgangspunten

5 Beheer

5 6

9 9 11

13

3.1 Amsterdamse uitgangspunten 3.2 Uitwerking uitgangspunten

13 15

3.2.1 Publiek belang centraal

15

3.2.2 Denkkader verbonden partijen

15

3.2.3 De schijn van belangenverstrengeling tegengaan

17

3.2.4 De Nederlandse Corporate Governance Code als leidraad

17

3.2.5 Effectieve sturing op MVO

18

3.2.6 Passende beloning

19

3.2.7 Actief en betrokken beheer

20

4 Oprichting van een verbonden partij

22

4.1 Standaardaanpak oprichting verbonden partij 4.2 Aandachtspunten per fase

22 24

4.2.1 Fase 1 – Denkfase (principebesluit)

24

4.2.2 Fase 2 – Onderzoeksfase (voorgenomen besluit)

26

4.2.3 Fase 3 – Uitvoeringsfase

27

4.2.4 Fase 4 – Nazorg- en beheerfase

28

30

5.1 Inleiding 5.2 Uitvoering van beheeractiviteiten

30 31

5.2.1 Uitvoering statutaire en wettelijke beheersactiviteiten

31

5.2.2 Monitoring verbonden partijen

32

5.3 Impact- en risicomodel voor actief en betrokken beheer

33

6 Afstoten

35

6.1 Inleiding 6.2 Aandachtspunten bij afstoting

35 36

6.2.1 Wijze van afstoten

36

6.2.2 Publiek belang

36

6.2.3 Financiële afwikkeling

36

6.2.4 Juridische afwikkeling

36

7 Overstijgende activiteiten 7.1 Inleiding 7.2 Verbonden partijen in de gemeentelijke P&C-cyclus 7.3 Herijkingen 7.4 Beleidskaders 7.5 Jaarverslag Deelnemingen

8 Bestuurlijke rolverdeling

38 38 39 39 40 40

42

8.1 Uitgangspunten 8.2 De rolverdeling tijdens de oprichting 8.3 De rolverdeling tijdens de beheerfase 8.4 De rolverdeling bij afstoting 8.5 Ambtelijke rolverdeling

42 43 44 44 45

Bijlagen

46 3

1 4

1

Inleiding De gemeente Amsterdam kent meerdere instrumenten om beleidsdoelen te realiseren. Voor iedere publieke opgave maakt de gemeente keuzes hoe deze uit te voeren en via welk instrumentarium. In deze nota wordt op het instrument van de verbonden partijen ingegaan. Dit beleidskader verbonden partijen geeft de beleidslijnen voor de oprichting, het beheer en het afstoten van de verbonden partijen van de gemeente Amsterdam. Het volgt op twee voorgaande beleidsnotities en voegt deze samen: het deel­nemingenbeleid ‘Doelgericht op Afstand 2’ (2013) en het addendum daarop: de ‘Kaderstelling verbonden partijen’ (2014). De ervaringen die de gemeente de afgelopen jaren heeft opgedaan met haar verbonden partijen zijn in dit beleidskader meegenomen. Het beleid is geactualiseerd naar aanleiding van relevante (maatschappelijke) ontwikkelingen, zoals de invoering van de herziene Nederlandse Corporate Governance Code. Deze Code blijft de leidraad voor het deelnemingenbeheer. Daarnaast hebben aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken, de onderzoekscommissie Winter (over de oorzaken en leerpunten van het stilleggen van vier verbrandingslijnen door AEB in de zomer van 2019) en het concern auditprogramma over het beheer van verbonden partijen een plek in deze nota gekregen.

Het beleidskader verbonden partijen herbevestigt uitgangspunten van het bestaande beleid en vult deze aan op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

5

1

Inleiding

Het publieke belang staat centraal. Dit houdt in dat de gemeente alleen taken uitvoert die voortkomen uit een gemeentelijk publiek belang. Daarbij geldt dat de gemeente beziet of volledige gemeentelijke betrokkenheid noodzakelijk is, vervolgens kijkt of de markt een activiteit kan uitvoeren, of dat de gemeente andere instrumenten tot haar beschikking heeft waarmee het publieke belang ook of beter kan worden geborgd dan via een verbonden partij. Daarbij is het meestal een politieke afweging of iets een publiek belang is en hoe dat belang het beste kan worden geborgd. De gemeente is actief en betrokken ten aanzien van het beheer van de verbonden partijen. Dat uit zich in de wijze waarop de gemeente formeel dan wel informeel invloed uitoefent op belangrijke besluiten. Hierbij maakt de gemeente gebruik van de (wettelijke) bevoegdheden die zij via het aandeelhouderschap of zeggenschapsbelang bij haar verbonden partijen heeft, zoals het vaststellen van de jaarrekening en het benoemen van bestuurders. De gemeente gaat echter niet over de dagelijkse gang van zaken van haar verbonden partijen. Dat is de verantwoordelijkheid van de directie van de verbonden partij. De bevoegdheden die de gemeente heeft, kunnen per verbonden partij verschillen. De gemeente Amsterdam hecht groot belang aan effectieve sturing op maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).

De gemeente wil het aandeelhouderschap en andere zeggenschapsbevoegdheden benutten om MVO bij haar deelnemingen en overige verbonden partijen te bevorderen. Daarbij ontstaat soms een spanningsveld, als de gemeente geen wettelijke bevoegdheden heeft, het ad hoc verzoeken betreft, er zich een stapeling van ambities voordoet of als financiële consequenties onduidelijk zijn. Dit document bevat een kader voor effectieve sturing op MVO via de verbonden partijen.

De werkwijze voor actief en betrokken beheer en effectieve sturing op MVO wordt zoveel mogelijk ook toegepast voor de overige verbonden partijen, niet zijnde deelnemingen, zoals gemeenschappelijke regelingen, stichtingen, verenigingen en coöperaties. Door het eigen karakter van deze overige verbonden partijen kan dat echter niet altijd op alle terreinen van deze nota op vergelijkbare wijze als via een aandeelhouderschap worden doorgevoerd. Het actief en betrokken beheer van de overige verbonden partijen is gericht op de behartiging van het publieke belang, het beheersen van risico’s en het streven naar continuïteit van de verbonden partij en is daarnaast zoveel mogelijk in lijn met de kaders van deze nota. Hiermee is dit beleidskader een uitgebreide toelichting op de wijze waarop de gemeente Amsterdam omgaat met haar verbonden partijen en op de bestuurlijke rolverdeling daarbij. Tevens is dit het door de gemeenteraad vastgestelde kader waarbinnen het college van B&W de oprichting, het beheer en het afstoten van de verbonden partijen uitvoert.

1.1 Leeswijzer Hoofdstuk 2 gaat in op het wettelijk kader ten aanzien van verbonden partijen en relevante definities. In Hoofdstuk 3 staan de zeven Amsterdamse uitgangspunten voor het beleidskader verbonden partijen met vervolgens een nadere uitwerking. Dit hoofdstuk bevat tevens het afwegingskader dat de gemeente hanteert voor de vraag of een verbonden partij een goede wijze is om een publiek belang te behartigen.

6

1

Inleiding

Het beheer van verbonden partijen is op te delen in drie verschillende fases. Die fases hebben eigen doelen, aandachtpunten, karakteristieken en belangrijke actoren. Hoofdstukken 4, 5 en 6 beschrijven achtereenvolgens de oprichting (Hoofdstuk 4), het beheer (Hoofdstuk 5) en het afstoten (Hoofdstuk 6) van verbonden partijen. Actief en betrokken beheer omvat naast het feitelijke beheer van de verbonden partijen ook het ontwikkelen van beleid, verantwoording in P&C producten en andere verbonden partijen brede activiteiten. Deze activiteiten staan beschreven in Hoofdstuk 7. In Hoofdstuk 8 wordt nader ingegaan op de bestuurlijke en ambtelijke rolverdeling die de gemeente Amsterdam hanteert. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen het beleidsinhoudelijke publieke belang en het zeggenschapsbelang van een verbonden partij. Om de hoofdstukken zelfstandig leesbaar te maken zitten er soms dubbelingen in de teksten van hoofdstukken.

7

2 8

2

Wettelijk kader 2.1 Definities Verbonden partij Een verbonden partij is een (zelfstandige) rechtspersoon waarin de gemeente een financieel belang én een bestuurlijk belang heeft. Het gaat hierbij om twee typen rechtspersonen:  privaatrechtelijke rechtspersonen (vennootschappen, stichtingen en verenigingen);  publiekrechtelijke rechtspersonen (gemeenschappelijke regelingen). Financieel belang Van een financieel belang is sprake als de gemeente middelen beschikbaar heeft gesteld die ze kwijt is wanneer de verbonden partij failliet gaat. Een ander kenmerk van een financieel belang is dat de gemeente aansprakelijk is als de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Van een financieel belang is bijvoorbeeld sprake als de gemeente aandeelhouder is, een lening heeft verstrekt en/of een garantie heeft afgegeven, maar ook wanneer de gemeente deelneemt aan een gemeenschappelijke regeling. Bij enkel een subsidierelatie is er géén sprake van een financieel belang.

9

2

Wettelijk kader

Bestuurlijk belang De gemeente heeft een bestuurlijk belang als de gemeente zeggenschap heeft in de rechtspersoon. Dat kan zijn op basis van stemrecht of op basis van vertegenwoordiging in het bestuur. Er is sprake van een bestuurlijk belang als de gemeente op basis van de statuten moet instemmen met een besluit, bijvoorbeeld het vaststellen van de jaarrekening of een statutenwijziging. Daarnaast heeft de gemeente een bestuurlijk belang als een wethouder, raadslid of ambtenaar van de gemeente namens de gemeente in het bestuur van de verbonden partij plaatsneemt, of namens de gemeente stemt.

Bij zitting in een toezichthoudend orgaan is geen sprake van vertegen­ woordiging in het bestuur, tenzij de gemeente daar een besluitvormende stem heeft. Bij alleen een benoemingsrecht of voordrachtsrecht voor het bestuur is er strikt genomen ook geen sprake van een verbonden partij. Onderstaand figuur 1 bevat de verschijningsvormen van verbonden partijen.

Figuur 1: overzicht verbonden partijen

Verbonden partijen

Publiekrechtelijk

Gemeenschappelijke regelingen

Bestuurscommissies

Privaatrechtelijk

Deelnemingen

Stichtingen

(coöperatieve) Verenigingen

10

2

Wettelijk kader

2.2 Relevante wet- en regelgeving De (wettelijke) richtlijnen voor het beleidskader verbonden partijen worden gevormd door onder andere de Gemeentewet, het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV), de Wet gemeenschappelijke regelingen en Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Een overzicht van de specifieke (en overige) relevante wetsartikelen is gegeven in bijlage 1. De Gemeentewet (artikel 160) geeft duidelijkheid over besluiten omtrent het deelnemen aan en oprichten van verbonden partijen, waarbij een voorkeur geldt voor het publiekrecht. Het college kiest slechts voor een privaatrechtelijke samenwerking, als dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Reden voor de voorkeur voor een publiekrechtelijke regeling is dat het publiekrecht meer waarborgen biedt ten aanzien van het gebruik van bevoegdheden, besluitvormingsstructuren, toezicht, controle en openbaarheid. Verder regelt de gemeentewet de verhoudingen tussen het college en de raad, waaronder de plicht van het college om zich te verantwoorden richting de gemeenteraad en de informatieverplichtingen. Deze informatieverplichting is uitgewerkt in het overzicht informatievoorziening bij oprichting, beheer en afstoten (bijlage 3) en het informatieprotocol verbonden partijen (bijlage 4).

Tevens volgt uit de Gemeentewet dat het college van B&W bevoegd is te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen, waardoor alle aandeelhoudersbesluiten worden voorbereid door het college van B&W.

Uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) volgen de wettelijke eisen die gelden voor de informatie die de gemeente Amsterdam in de begroting en verantwoording geeft over verbonden partijen. Dit betreft met name de paragraaf Verbonden Partijen die deel uitmaakt van de gemeentelijke begroting en het jaarverslag. In paragraaf 7.2 van dit document wordt uitgebreider ingegaan op de verantwoording over verbonden partijen. De regels voor oprichting, fusies, splitsingen, ontbinding en werkwijzen van privaatrechtelijke rechtspersonen zijn opgenomen in Boek 2 BW. In Boek 2 BW staan voor de diverse rechtspersonen de te benoemen organen, hun taken en bevoegdheden. In de statuten van de verschillende rechtspersonen wordt het doel van de rechtspersoon en de interne organisatie verder uitgewerkt en vastgelegd. Sommige bevoegdheden liggen bij het bestuur, andere bij andere organen binnen de rechtspersoon. Er zijn wettelijke regelingen voor de verdeling van de bevoegdheden tussen de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA), het bestuur en de Raad van Commissarissen (RvC). Ook kent Boek 2 BW bepalingen waar de boekhouding en financiële verslaggeving van rechtspersonen aan dienen te voldoen.

Bij het oprichten van een verbonden partij en de monitoring van verbonden partijen is daarnaast wet- en regelgeving met betrekking tot informatievoorziening en digitalisering van toepassing.

11

3 12

3

Amsterdamse uitgangspunten 3.1 Amsterdamse uitgangspunten Hieronder staan de uitgangspunten van het Amsterdamse beleidskader verbonden partijen. 1. Het publiek belang staat centraal: De gemeente voert alleen taken uit, of laat deze uitvoeren, die voortkomen uit een gemeentelijk publiek belang. Het vaststellen van een gemeentelijk publiek belang is meestal een politieke afweging. Het gaat om belangen die het gemeentebestuur wil en kan behartigen, waarvoor vervolgens beleid en activiteiten worden ontwikkeld. Iedere collegeperiode herijkt het college de verbonden partijen. 2. Denkkader verbonden partijen: De gemeente hanteert het denkkader verbonden partijen om te bepalen op welke wijze het publieke belang het beste behartigd kan worden. Na het vaststellen van een publiek belang beziet de gemeente of volledige gemeentelijke betrokkenheid noodzakelijk is. Als dat niet het geval is, overweegt de gemeente of de markt een activiteit kan uitvoeren. Voorwaarde daarbij is dat het publiek belang voldoende geborgd is. Als dat ook niet het geval is, dan overweegt de gemeente of er andere instrumenten beschikbaar zijn waarmee het publieke belang ook of beter kan worden geborgd dan via

13

3

Amsterdamse uitgangspunten

een verbonden partij. Voor de oprichting, herijking, dan wel afstoting van verbonden partijen hanteert de gemeente een gefaseerde aanpak. 3. Tegengaan schijn van belangenverstrengeling: De gemeente wil de schijn van belangenverstrengeling tegengaan bij het aangaan van verbindingen met externe partijen, zoals verbonden partijen. De gemeente hanteert daarom een “nee-tenzij-beleid” ten aanzien van benoeming van bestuurders en ambtenaren van de gemeente bij een verbonden partij. Zodat niet de schijn wordt gewekt dat functionarissen worden benoemd die niet in het belang van de onderneming, maar in het belang van de gemeente handelen. Daarnaast wordt hiermee voorkomen dat gemeentebestuurders en/of ambtenaren dubbele petten hebben, namelijk het behartigen van gemeentelijke belangen en behartigen van belangen van verbonden partijen. 4. De Nederlandse Corporate Governance Code (de Code) is leidraad voor de sturing en beheersing van de gemeentelijke deelnemingen. De richtlijnen uit de Code zijn niet altijd toe te passen op stichtingen, verenigingen, coöperaties en gemeenschappelijke regelingen, omdat deze vaak eigen richtlijnen kennen (bijvoorbeeld culturele instellingen die over het algemeen de culturele governance code volgen) en omdat de Code is geschreven voor beursgenoteerde ondernemingen. 5.

Effectieve sturing op maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO): De gemeente benut het aandeelhouderschap en andere zeggenschapsbevoegdheden om MVO bij haar verbonden partijen te bevorderen. Hiervoor heeft de gemeente een kader voor effectieve sturing op MVO via het aandeelhouderschap opgesteld, die voor zover mogelijk ook wordt toegepast op de overige verbonden partijen, niet zijnde deelnemingen. Daarnaast toetst de gemeente – in aanvulling op de Code – bij verbonden partijen de wijze waarop zij invulling geven aan MVO en de daarop betrekking hebbende maatschappelijk relevante indicatoren.

6. Passende beloning: De gemeente volgt voor haar verbonden partijen in beginsel het rijksbeleid dat is opgesteld voor beloningen in de (semi) publieke sector. De gemeente hanteert daarmee een stringenter beloningsbeleid dan de Code. 7. Actief en betrokken beheer: De gemeente benut de bevoegdheden van het aandeelhouderschap bij deelnemingen en de zeggenschaps­ bevoegdheden bij overige verbonden partijen om grip te houden op haar verbonden partijen. Dit gebeurt door zich actief en betrokken op te stellen. De gemeente heeft bij het beheer (en de oprichting) aandacht voor de inrichting en het gebruik van de bevoegdheden waarmee de gemeente wordt geïnformeerd, betrokken is bij of goedkeuring verleent aan bijvoorbeeld: a. De strategie en strategische beslissingen; b. Grote investeringsbeslissingen; c. Het rendement en de vermogensstructuur; d. Het benoemen en ontslaan van de leden van het bestuur en RvC; e. Het bezoldigingsbeleid. Daarbij voert de gemeente actieve, tijdige interne (binnen de gemeente) en externe dialoog met de verbonden partijen over de afweging van diverse rollen en publieke belangen.

14

3

Amsterdamse uitgangspunten

3.2 Uitwerking uitgangspunten 3.2.1 Publiek belang centraal Centraal in het beleidskader verbonden partijen staat de behartiging van het publieke belang. In dit beleidskader wordt daarvoor de definitie van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid gehanteerd: ”Een publiek belang is een maatschappelijk belang waarvan de overheid zich de behartiging aantrekt op grond van de overtuiging dat dit belang anders niet goed tot zijn recht komt.” Daarbij is het meestal een politieke afweging of iets een publiek belang is en hoe dat belang het beste kan worden geborgd. Soms volgt de gemeentelijke betrokkenheid uit een wettelijke verplichting.

3.2.2 Denkkader verbonden partijen De gemeente hanteert een denkkader, waarin vragen en overwegingen zijn opgenomen, die antwoord geven op de vraag op welke wijze het publiek belang het beste behartigd kan worden. Schematisch ziet het denkkader verbonden partijen er als volgt uit:

Herijking In beginsel vindt in iedere collegeperiode een herijking van de deelnemingen plaats. Hierbij wordt bekeken of een deelneming nog steeds de beste manier is om een publiek belang te borgen. Een dergelijke herijking kan ook plaats vinden voor de overige verbonden partijen. Naar aanleiding van de aanbevelingen van het rapport van de commissie Winter wordt hierop een uitzondering gemaakt voor nieuw verzelfstandigde deelnemingen. Bij net opgerichte en verzelfstandigde deelnemingen is het wenselijk om te wachten met het ter discussie stellen van het publiek belang totdat het bedrijf zich solide heeft ontwikkeld.

15

3

Amsterdamse uitgangspunten

Figuur 2: denkkader verbonden partijen

1

Is er sprake van een gemeentelijk publiek belang?

Afwegingen NEE

Aan de markt of andere overheden overlaten

JA

Interne uitvoering: uitvoering door dienst of bedrijf

JA

Uitvoering door markt (regulering/ subsidiëring/opdrachtgever/lening)

Politieke afweging

JA

2

Is volledige gemeentelijke betrokkenheid noodzakelijk?

Wettelijke verplichting Kosten Specialistische kennis in eigen hand

NEE

3

Is behartiging belang als opdrachtof regelgever of subsidie- of leningverstrekker mogelijk afdoende?

Subsidie verstrekken Opdracht geven Reguleren (Wet- en regelgeving) Lening of garantie verstrekken

NEE

4

Keuze meest geschikte rechtsvorm

Gemeenschappelijke regeling

Stichting/vereniging

Wettelijke eisen rechtsvorm Beïnvloedingsmogelijkheden Financieringsmogelijkheden Mogelijkheid tot winstuitkering Samenwerkingsmogelijkheden Toetredings- en exitmogelijkheden Aansprakelijkheidsregime Fiscaliteit

Deelneming (BV/NV)

Interne uitvoering: uitvoering door dienst of bedrijf

Ongeoorloofde staatssteun

16

3

Amsterdamse uitgangspunten

Bij de keuze voor meest geschikte rechtsvorm volgt uit de gemeentewet een voorkeur voor publiekrechtelijke rechtsvormen, omdat het publiekrecht meer waarborgen biedt ten aanzien van het gebruik van bevoegdheden, besluitvormingsstructuren, toezicht, controle en openbaarheid.

3.2.3 De schijn van belangenverstrengeling tegengaan De gemeente wil voorkomen dat bestuurders van de gemeente en ambtenaren functies bekleden bij (privaatrechtelijke) organisaties waar de gemeente een financieel belang in heeft of een subsidierelatie mee is aangegaan. Dit betekent dat de gemeente streeft bij de benoeming van bestuurders of toezichthouders naar het voorkomen van dubbele pettenproblematiek. Als een bestuurder of ambtenaar van de gemeente in het bestuur of een raad van commissarissen van een organisatie wordt benoemd, kan deze in de problemen komen als de belangen van de gemeente en die van de organisatie uiteen dreigen te lopen. De vraag is of de vertegenwoordiger zijn functie bij de organisatie ‘behoorlijk’ kan vervullen, zonder het gemeentelijk belang te schaden? Om dergelijke situaties te voorkomen heeft de gemeente een “nee-tenzij-beleid” ten aanzien van benoeming van bestuurders en ambtenaren van de gemeente bij een verbonden partij.  Voorkomen moet worden dat een bestuurder of ambtenaar van de

gemeente óók bestuurder of toezichthouder van een verbonden partij is. Dit in het geval de functie wordt vervuld uit hoofde van zijn/haar functie bij de gemeente (geen nevenfuncties naast dat werk). Daarbij moet voorkomen worden dat personen die de afgelopen vijf jaar bestuurder, raadslid of ambtenaar waren van de gemeente, benoemd worden bij verbonden partijen waar de gemeente een benoemings-, voordrachts-, goedkeurings-, schorsings- en/of ontslagrecht heeft.

 Ook is het onwenselijk dat dat de gemeente een benoemings-, bindend

voordrachts-, goedkeurings-, schorsings-, en of ontslagrecht heeft voor bestuurs­functies binnen organisaties waar de gemeente geen aandeelhouder van is, maar wel een financieel belang in heeft of een subsidierelatie mee is aangegaan. Wettelijk is deze bevoegdheid belegd bij de aandeelhoudersvergadering. Door deze daar te laten, voorkom je de situatie dat over de bestuurder in kwestie de schijn wordt gewekt dat deze niet in het belang van de onderneming, maar van de gemeente handelt.

3.2.4 De Nederlandse Corporate Governance Code als leidraad Het ondernemingsbestuur is in Nederland geregeld in wetgeving en in de Code. De wet schrijft de belangrijkste regels voor op het gebied van de inrichting van een vennootschap. De Code geeft verdere invulling van de regels voor Nederlandse beursvennootschappen. Zo bevat de Code principes en best practice bepalingen voor goed ondernemingsbestuur en reguleert de Code de verhoudingen tussen het bestuur, de RvC en de (algemene vergadering van) aandeelhouders. De Code bevat principes die kunnen worden opgevat als breed gedragen algemene opvattingen over goede corporate governance. Deze principes zijn uitgewerkt in concrete best practice bepalingen die normen bevatten voor het gedrag van bestuurders, commissarissen en aandeelhouders. Op basis van de Code zijn het bestuur en de RvC van een beurs­vennootschap verantwoordelijk voor de corporate governance structuur van de onderneming en voor de naleving van de Code. Het bestuur en de RvC leggen aan de AVA verantwoording af over de naleving. Aandeelhouders vormen hier een oordeel over en treden zo nodig in dialoog met het bestuur en de RvC. Beursvennootschappen dienen door middel van het pas-toe-of-leg-uitprincipe uitleg te geven over toepassing van de Code.

17

3

Amsterdamse uitgangspunten

In 2016 is de Code herzien. De belangrijkste vernieuwing is het centraal stellen van lange termijn waardecreatie. Dit element loopt als een rode draad door de Code. Met de herziening van de Code staan niet meer de organen van de vennootschap (het bestuur, RvC en aandeelhouders) maar de onderwerpen lange termijn waardecreatie, effectief bestuur en toezicht centraal. De gemeente heeft in haar beleid, ten aanzien van goed ondernemings­ bestuur, ervoor gekozen om de Code als leidraad te hanteren voor de sturing en beheersing van de gemeentelijke deelnemingen. De richtlijnen uit de Code zijn echter niet altijd toe te passen op stichtingen, verenigingen en coöperaties, omdat deze vaak eigen richtlijnen kennen (bijvoorbeeld culturele instellingen die over het algemeen de culturele governance code volgen).

3.2.5 Effectieve sturing op MVO De gemeente hecht een groot belang aan een goed beleid ten aanzien van MVO. Als publiek aandeelhouder verwacht de gemeente van haar deelnemingen en overige verbonden partijen dat ze oog hebben voor bredere publieke belangen, zoals duurzaamheid, inclusiviteit, goed werkgeverschap en de maatschappelijke impact van digitalisering en informatievoorziening. De gemeente wil maximaal gebruik maken van haar instrumenten om MVO te bevorderen. Hierbij valt te denken aan de invloed die de gemeente als aandeelhouder heeft, of op basis van andere zeggenschapsbevoegdheden bij overige verbonden partijen, bij het vaststellen van de strategie van een verbonden partij, strategische en investeringsbeslissingen, het benoemen en ontslaan van bestuurders en het bezoldigingsbeleid. Daarbij zet de gemeente ook het meer normatieve instrumentarium in. De gemeente kan actief bij de verbonden partijen uitvragen tegen welke belangenafwegingen

zij aanlopen bij het doorvoeren van MVO en gaat een constructieve dialoog aan over deze belangenafweging. De gemeente vraagt in ieder geval aan haar deelnemingen en waar mogelijk ook aan haar overige verbonden partijen jaarlijks te rapporteren over maatschappelijk relevante indicatoren (MRI’s), waaronder CO2-uitstoot en diversiteit. De gemeente verwacht dat de deelnemingen en waar mogelijk de overige verbonden partijen in hun jaarverslagen aandacht besteden aan de MRI’s. De gemeente bespreekt de voortgang op de MRI’s met de verbonden partijen indien daar aanleiding voor is. In het verleden stelde de gemeente hierover een aparte rapportage op. Vanaf het verslagjaar 2016 is de “MRI-rapportage” geïncorporeerd in het jaarverslag deelnemingen. Bij beleidswensen om het aandeelhouderschap of andere vormen van zeggenschapsbelang in te zetten voor MVO kan een spanningsveld ontstaan. Soms betreft het wensen die buiten de bevoegdheden van de gemeente vallen (bijvoorbeeld het personeels- of inkoopbeleid van een deelneming). Dan kan de gemeente geen dwingende sturing geven. Soms betreft het ad hoc verzoeken, terwijl een effectieve sturing op MVO-thema’s consistentie vraagt en vaak een lange adem. In andere gevallen worden ambities ‘gestapeld’ of zijn de (financiële) consequenties van de aanvullende beleidswensen niet duidelijk.

Het risico bestaat dan dat afbreuk wordt gedaan aan de borging van het primaire publieke belang van de gemeente bij de verbonden partij. Het college hanteert daarom het volgende kader met uitgangspunten voor sturing op MVO bij haar verbonden partijen: 1. De gemeente verwacht van haar verbonden partijen dat zij een voorbeeldfunctie vervullen in hun eigen sector op gebied van MVO.

18

3

Amsterdamse uitgangspunten

2. De gemeente is bewust dat de verbonden partijen onderling verschillen in aard, omvang en zeggenschap van de gemeente. MVO en de sturing daarop verschilt dus per verbonden partij. 3. De gemeente is bewust dat zij in relatie tot de verbonden partijen vaak geen dwingende sturing kan geven aan MVO, maar maakt maximaal gebruik van de ruimte die er is om MVO door haar verbonden partijen te bevorderen. Dat gebeurt door aan te dringen op MVOdoelstellingen in bijvoorbeeld statuten en strategiedocumenten, door MVO mee te wegen in de uitoefening van aandeelhouders- over zeggenschapsbevoegdheden (bijvoorbeeld investeringsbesluiten en benoemingen) en door aan te sturen op transparantie/rapportage door deelnemingen over MVO. 4. De gemeente verbindt een aantal voorwaarden aan het sturen op MVO: a. Er is sprake van een gemeentelijk publiek belang vastgelegd in beleid; b. Sturing via het aandeelhouderschap of via andere zeggenschapsbevoegdheden vindt plaats in samenhang met andere beschikbare sturingsmogelijkheden en is aanvullend op breder beleid; c. De (financiële) consequenties voor de verbonden partij en de gemeente zijn inzichtelijk gemaakt. Zo kan het college de verschillende belangen evenwichtig wegen. De gemeente kan besluiten om de nadelige (financiële) consequenties voor de verbonden partij te compenseren en/ of die voor de gemeente te accepteren.

De inzet van de gemeente op MVO bij verbonden partijen is door dit (nieuwe) kader vol in ontwikkeling. Het is belangrijk om de goede voortgang van de (nieuwe) werkwijze te blijven volgen. Het college maakt regelmatig de balans op van de voortgang en informeert de gemeenteraad hierover. Dit biedt de mogelijkheid om de inzet op MVO bij verbonden partijen te blijven verbeteren.

3.2.6 Passende beloning De gemeente volgt voor haar verbonden partijen in beginsel het rijksbeleid dat is opgesteld voor beloningen in de (semi)publieke sector. Daarbij is de wettelijke normering topinkomens leidend. De gemeente gebruikt haar invloed door:  Voor de jaarlijkse aandeelhouders-, leden-, vennotenvergaderingen, te bekijken of een herziening van het beloningsbeleid van de verbonden partij noodzakelijk is. Indien dit het geval is, zal de gemeente dit agenderen. Of en hoe het beloningsbeleid wordt aangepast is mede afhankelijk van bijvoorbeeld eventuele andere aandeelhouders, samenwerkingspartners en/of een RvC.  Bij benoemingen van leden van bestuur en RvC haar invloed aan te wenden voor een passende beloning.  Lopende arbeidsovereenkomsten te respecteren. Waar nodig zal de gemeente een moreel appèl doen op bestuurders en commissarissen wanneer de beloning de norm van de gemeente (ver) overstijgt.  Erop aan te dringen dat alle beloningen van bestuurders en leden van de RvC van verbonden partijen, op persoonsniveau, openbaar worden gemaakt. Vanuit wetgeving is dit veelal geen verplichting.  Voorwaarden te stellen als de gemeente financiële steun aan een verbonden partij verleent.

 Bij verzelfstandigingen, oprichtingen en participaties wordt per datum verzelfstandiging/oprichting/participatie de invloed van de gemeente gebruikt om het bezoldigingsbeleid voor bestuurders en toezichthouders vast te stellen conform het Beloningsbeleid Deelnemingen. Dit voorkomt dat ongewenste afspraken over (ongepaste) beloningen worden gemaakt.

19

3

Amsterdamse uitgangspunten

3.2.7 Actief en betrokken beheer De gemeente behartigt de beleidsmatige en financiële belangen bij haar verbonden partijen op evenwichtige wijze. De gemeente benut de bevoegdheden van het aandeelhouderschap bij deelnemingen en de zeggenschapsbevoegdheden bij overige verbonden partijen om grip te houden op haar verbonden partijen. Dit gebeurt door zich actief en betrokken op te stellen. De gemeente heeft bij het beheer (en de oprichting) aandacht voor de inrichting en het gebruik van de bevoegdheden waarmee de gemeente wordt geïnformeerd, betrokken is bij of goedkeuring verleent aan de ondernemingsstrategie, belangrijke investerings­beslissingen, het rendement en de vermogensstructuur, het benoemen en ontslaan van de leden van het bestuur en RvC en het bezoldigingsbeleid. Actief en betrokken betekent niet dat de gemeente op de stoel van het bestuur of RvC gaat zitten van een verbonden partij. Het betekent dat duidelijke afspraken worden gemaakt met het bestuur en RvC, waarbij wordt vastgelegd hoe over deze afspraken wordt gerapporteerd en waarbij politiek-bestuurlijke doelstellingen en financieel rendement op evenwichtige wijze worden nagestreefd. Hoe het zeggenschapsbelang concreet wordt ingevuld, ligt per verbonden partij anders. Daarvoor moet per verbonden partij nader bepaald zijn welke publieke en zakelijke belangen de gemeente nastreeft.

Dit biedt tevens een handvat om bij herijking na te gaan of deze belangen nog steeds via een verbonden partij het beste behartigd kunnen worden.

nodig. De mate waarin de gemeente hierin succesvol is biedt eveneens een handvat om het nut van de verbonden partij bij herijking te kunnen wegen. Ook is in sommige gevallen sprake van bijvoorbeeld kleine deelnemingen of overige verbonden partijen waar geen actief aandeelhouderschap of actieve uitoefening van zeggenschapsbevoegdheden nodig is. Deze verbonden partijen hebben geen tot weinig personeel en hebben ook vaak geen actief bestuur. In dergelijke gevallen zullen de eisen die uit bovenstaande visie voortvloeien veel minder strikt worden toegepast. Samenvattend geldt dat de mate en aard van uitoefening van het gemeentelijk zeggenschapsbelang bij verbonden partijen sterk afhankelijk is van de volgende aspecten:  de (mogelijke) impact van de verbonden partij: kans op ingrijpende gevolgen voor de stad, waarde die gehecht wordt aan realisatie van het publieke belang;  de hoogte van het financiële belang en het karakter en de wensen van eventuele andere aandeelhouders of betrokkenen;  de wijze waarop en de mate waarin de gemeente via andere rollen invloed heeft op de behartiging van het publieke belang (bijv. als regelgever of als subsidieverstrekker);  het belang dat de gemeente heeft in de verbonden partij.

De gemeente heeft niet bij alle verbonden partijen bepalende bevoegdheden of sturende invloed. In sommige gevallen is daarvoor overeenstemming met andere aandeelhouders/ samenwerkingspartners

20

4 21

4

Oprichting van een verbonden partij Van oprichting van een verbonden partij is sprake wanneer de gemeente een nieuwe rechtspersoon opricht, al dan niet vanuit de verzelfstandiging van een gemeentelijke directie, of wanneer de gemeente gaat deelnemen in een al bestaande rechtspersoon. Als het doorlopen van het denkkader uit hoofdstuk 3 aanleiding geeft om de oprichting van een verbonden partij nader te onderzoeken, dan hanteert de gemeente Amsterdam daarvoor een standaardaanpak. Hierin zijn de stappen duidelijk en herkenbaar gemaakt voor alle deelnemers aan het oprichtingsproces. Deze standaardaanpak onderscheidt vier fases, die afgesloten worden met bestuurlijke besluitvormingsmomenten. De inrichting van de standaardaanpak stellen het college van B&W en de gemeenteraad in staat om tot afgewogen besluitvorming te komen.

4.1 Standaardaanpak oprichting verbonden partij De oprichting van een verbonden partij vindt plaats in vier fases: denkfase, onderzoeksfase, uitvoeringsfase en nazorgfase. Hieronder een schematische weergave van deze fases.

22

4

Oprichting van een verbonden partij

Figuur 3: vier fases van een oprichting / verzelfstandiging

Denkfase

Onderzoeksfase

Uitvoeringsfase

Alle oprichtingen Specifiek verzelfstandiging Besluitvorming

 Beoordelen wenselijkheid en

 Opstellen businesscase

 Personele organisatorische,

mogelijkheid nieuwe organisatie – Positioneringsanalyse – SWOT – Denkkader DOA – Risicoanalyse (wel/niet RRP)  Tegenspraak organiseren  Visie op toekomstige samenwerking  Plan van Aanpak onderzoeksfase

 Voorstel inrichting organisatie

financiële en juridische afspraken vastleggen in overeenkomsten  Opstellen statuten  Benoemen directie en toezicht

 Behoud relevante kennis

 Uitgangspunten overdracht

 Sociaal plan

activa en passiva  Uitgangspunten sociaal plan  Definiëren ‘licence to operate’  Onafhankelijk onderzoek naar de haalbaarheid

 OR-advies

 Principe Besluit College van B&W

 Voorgenomen Besluit College

 Ontwerpbesluit College van B&W

 Principebesluit Raad (start

van B&W  Besluit Gemeenteraad (ter instemming/wensen bedenkingen)  Definitief besluit College van B&W

(conceptstukken)  Eventueel: Gemeenteraad (ter kennisname)  Definitief Besluit College van B&W (def. stukken)

bij de gemeente

onderzoeksfase)

Voorstel Governance & structuur Voorstel Financiering – Concept Statuten  Randvoorwaarden en uitgangspunten (juridisch, financieel, beleidsmatig)  Risico & kwaliteitsmanagement  Plan van Aanpak Uitvoeringsfase – –

Nazorg- en beheerfase  Beheer organisatie

 Bewaken uitvoering nazorg

 Ontvlechting

23

4

Oprichting van een verbonden partij

Bij de oprichting van verbonden partijen blijft het een bestuurlijke afweging in hoeverre het toepassen van alle onderdelen uit de standaard­ aanpak proportioneel is. Van deze standaardaanpak kan, op basis van het pas-toe-of-leg-uit-principe, alleen gemotiveerd worden afgeweken. Het belang van het volgen van de standaardaanpak is groter indien de verwachte verbonden partij een omzet van miljoenen heeft, dan wanneer de verwachte omzet duizenden euro’s betreft. Bij de oprichting van kleinere verbonden partijen kan het pragmatisch zijn om meerdere stappen gelijktijdig te zetten. De denkfase kan dan bijvoorbeeld geïntegreerd worden in de onderzoeksfase. Het (tijdig) betrekken van de gemeenteraad en het duidelijk hebben welke bevoegd­heden en risico’s de gemeente aangaat zijn echter in alle omstandigheden van belang.

4.2 Aandachtspunten per fase 4.2.1 Fase 1 – Denkfase (principebesluit) Een voornemen om een nieuwe verbonden partij op te richten of een gemeentelijke activiteit te verzelfstandigen, kan overal binnen de gemeente­ ­lijke organisatie opkomen. Zowel op politiek niveau in het college of in de gemeenteraad, als op ambtelijk niveau bij een directie. Het initiatief voor de denkfase kan dus op verschillende plaatsen genomen worden. Voor een verzelfstandiging is het startsein echter altijd een raadsbesluit of motie. In de denkfase wordt getoetst of het zin heeft de intensieve onderzoeks­fase te starten. Bij kleinere verbonden partijen komt het vaak voor dat de denkfase geïntegreerd met de onderzoeksfase wordt uitgevoerd; besluitvorming vindt dan pas plaats na de onderzoeksfase.

Vaststellen publiek belang en onderbouwen keuze rechtsvorm In de denkfase wordt onderzocht of een publiek belang inderdaad het beste gediend wordt door een oprichting of een verzelfstandiging. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het denkkader verbonden partijen (hoofdstuk 3). Het is daarbij van belang om in deze fase al een beeld te hebben of er sprake gaat zijn van privatisering, omdat dit van invloed is op de verdere vormgeving van het oprichtings­proces. Bij privatisering bestaat er na oprichting immers geen zeggenschapsbelang. Het onderzoek kan vergezeld gaan van een positioneringsanalyse, waarin de sterktes en zwaktes, en de kansen en bedreigingen voor de gemeente en de op te richten verbonden partij zijn gemaakt. Risicoanalyse In de denkfase wordt een risicoanalyse gemaakt. De beheersmaatregelen om de risico’s te beheersen en monitoren komen terug in een plan van aanpak. Ook wordt de vraag gesteld of de Regeling Risicovolle Projecten (RRP) wel of niet van toepassing is. De RRP geldt voor projecten die voldoen aan meerdere indicatoren, zoals een omvangrijk budget, een grote impact op maatschappij of gemeentelijke bedrijfs­voering, politieke gevoeligheid etc. De RRP biedt richtlijnen voor de opzet, uitvoering en afsluiting van het project en regels voor de bestuurlijke informatie­ voorziening over het project.

Indien de RRP van toepassing is, zal de denkfase moeten uitmonden in een zogeheten Basisrapportage. Indien de regeling niet van toepassing is, zal het principebesluit een risicoparagraaf bevatten waarin ingegaan wordt op hoe het risicomanagement in de volgende fases een plaats zal krijgen.

24

4

Oprichting van een verbonden partij

Tegenspraak organiseren Een van de risico’s in een proces van oprichting is het fuik- en/of wensdenken. Een ander risico is het ontbreken van een exit strategie; dat er geen mogelijkheid meer is ingebouwd om het oprichtingsproces af te breken. In de denkfase moet daarom een strategie worden vastgesteld voor de wijze waarop tegenspraak wordt georganiseerd. Het doel van de tegenspraak is een kritische blik/reflectie op het proces en de aanpak in de denk- en onderzoeksfase en het toetsen van de haalbaarheid van het oprichten van een verbonden partij. De daadwerkelijke uitvoering van deze tegenspraak vindt plaats in de onderzoeksfase. Visie op de toekomstige samenwerking tussen de gemeente en de verzelfstandigde organisatie Bij verzelfstandigingen is het daarbij van belang dat voldoende macht en tegen­macht bij de gemeente en de verbonden partij zijn georganiseerd. Het te verzelfstandigen onderdeel moet volwassen genoeg zijn en van de gemeentelijke organisatie voldoende ruimte krijgen om tegenspel te kunnen bieden tijdens het verzelfstandigingsproces en de periode daarna. Bij verzelfstandigingen en het uitplaatsen van gemeentelijke taken is het voorts van belang om een relevante kennispositie bij de gemeente te borgen. Een goede balans tussen de gemeente en de verbonden partij is essentieel voor een goede toekomstige samenwerking.

In de denkfase moet daarom een visie ontwikkeld worden op de gevolgen die een verzelfstandiging heeft op de toekomstige samenwerking tussen de gemeente en de verzelfstandigde organisatie.

Bestuurlijke besluitvorming (principebesluit) De denkfase wordt afgesloten met een principebesluit over het wel of niet verder onderzoeken van de oprichting van een verbonden partij of het treffen van een gemeenschappelijke regeling. Het principebesluit zal door het college ter kennisname aan de raad worden voorgelegd. In het geval van een verzelfstandiging, of indien het budgetrecht van de raad wordt geraakt, wordt het principebesluit ter instemming aan de raad voorgelegd. In het principebesluit worden mogelijke alternatieve organisatievormen voorgelegd aan het college met de daarbij behorende voordelen, nadelen en risico’s en een advies om een scenario verder te onderzoeken in een onderzoeksfase. Het principebesluit gaat vergezeld van een plan van aanpak voor de onderzoeksfase en een risicoparagraaf.

Op te leveren ten behoeve van het principebesluit:  Doorlopen denkkader (vaststellen publiek belang/keuze rechtsvorm)  Positioneringsanalyse (SWOT)  Risicoanalyse en toets regeling risicovolle projecten  Haalbaarheidstoets (tegenspraak / visie op toekomstige samenwerking)  Plan van aanpak onderzoeksfase

25

4

Oprichting van een verbonden partij

4.2.2 Fase 2 – Onderzoeksfase (voorgenomen besluit) Na een principebesluit om de oprichting van een verbonden partij (verder) te onderzoeken, volgt de onderzoeksfase. Doel van deze fase is te komen tot een nauwkeurig beeld over de haalbaarheid van de oprichting en de beoogde vorm en inrichting van de organisatie. Om de haalbaarheid te toetsen worden de bedrijfsmatige baten, kosten en risico’s van de op te richten verbonden partij geanalyseerd. Hiertoe wordt een business case opgesteld en kan er een (externe) bedrijfsvoeringtoets uitgevoerd worden om te bepalen waar organisatorische aandachtspunten liggen bij de start van de nieuwe onderneming; dit is met name bij grotere ondernemingen relevant. Speciale aandacht gaat uit naar de financiering. Hierop is het gemeentelijk leningen- en garantiebeleid van toepassing. Het bestaansrecht van een verbonden partij is (primair) gelegen in het borgen van het publiek belang. In de onderzoeksfase wordt nader onderzocht of de beoogde rechtsvorm het meest passend is voor het gestelde publiek belang. De randvoorwaarden en uitgangspunten op het gebied van beleidsen bedrijfsvoering, personeel, (good) governance, financiën en compliance met wet- en regelgeving, waaronder dataverwerking worden benoemd.

Tijdens de onderzoeksfase vormt de gemeente ook een visie over de inrichting en besturing van de organisatie en reguliere evaluaties daarvan, de rol en invulling van de actieve betrokkenheid van de gemeente op de verbonden partij en de wijze waarop het toezicht wordt vormgegeven. Verder is er duidelijkheid over het (maatschappelijk) rendement. Tevens is er een exit-strategie bekend. Dit wordt vastgelegd in de statuten, die in deze fase al in concept worden opgesteld.

Soms heeft de gemeente bij de oprichting van een verbonden partij te maken met meerdere oprichters of medeaandeelhouders. Die hebben logischerwijs ook invloed op de inrichting van de organisatie of de invloed van de gemeente. In het geval van een verzelfstandiging moet ook inzichtelijk gemaakt worden wat de uitgangspunten en achtergronden van de (financiële) ontvlechting zijn. Ook wordt een berekening van de ondernemingswaarde gemaakt, eventueel inclusief externe validatie, ten behoeve van de verwerking in de gemeentelijke financiën. Bestuurlijke besluitvorming (voorgenomen besluit) De onderzoeksfase wordt afgesloten met voorgenomen besluit tot oprichting van een verbonden partij. Het voorgenomen besluit van het college tot het oprichten van een verbonden partij wordt, conform de gemeentewet, ter wensen en bedenkingen voorgelegd aan de gemeenteraad. Als sprake is van een grote investering of de investering nog niet in de begroting is vastgesteld, dan wordt het besluit ter instemming aan de raad voorgelegd. Dit wordt bepaald op basis van de financiële verordening van de gemeente Amsterdam. Voor het treffen van een gemeenschappelijke regeling geldt op basis van de wet gemeenschappelijke regelingen dat het college hiertoe pas kan overgaan, nadat de gemeenteraad hiervoor toestemming heeft verleend.

Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

26

4

Oprichting van een verbonden partij

De gemeenteraad heeft altijd de mogelijkheid om nog een onafhankelijk onderzoek in te stellen. Het is belangrijk dat de gemeenteraad pas een besluit wordt voorgelegd als alle daarvoor relevante informatie beschikbaar is. Hij kan dan volledig geïnformeerd zijn besluit nemen; zo wordt voorkomen dat de gemeenteraad naderhand nog stukken ter kennisname krijgt aangeboden, die van invloed hadden kunnen zijn op het genomen besluit.

Op te leveren ten behoeve van het voorgenomen besluit:  Plan van aanpak en budgetaanvraag voor uitvoeringsfase  Risicoparagraaf (indien RRP van toepassing is een basisrapportage)  Resultaten tegenspraak  Haalbaarheidstoets (Businesscase, evt. due diligence onderzoek, voorstel financiering)  Randvoorwaarden en uitgangspuntennotitie  Compliance met wet- en regelgeving  Inrichting van organisatie en bestuur (conceptstatuten)  (Maatschappelijk) rendement  Exit-strategie Specifiek bij verzelfstandiging:  Financiële ontvlechting  Berekening ondernemingswaarde  Evt. extern validatieonderzoek  Uitgangspunten ontvlechting en sociaal plan

4.2.3 Fase 3 – Uitvoeringsfase Na het besluit tot oprichting van een verbonden partij start de uitvoeringsfase. In deze fase worden alle (formele) oprichtingshandelingen verricht om de oprichting van de verbonden partij te realiseren. Dit bekent dat er geen verandering meer komt in de uitgangspunten zoals deze zijn vastgesteld in het voorgenomen oprichtingsbesluit. In deze fase worden de oprichtingshandelingen, statuten, de reglementen en de profielschets voor het bestuur en de toezichthoudende organen van de verbonden partij, personeelsbesluiten en andere overeenkomsten ter finale goedkeuring aan het college voorgelegd. Afhankelijk van de inhoud wordt het besluit hiertoe aan de gemeenteraad ter kennisname voorgelegd. Op het moment dat er sprake is van een verzelfstandiging zal voorafgaande aan het besluit van het college de onderhandeling met de bonden over het sociaal plan plaatsvinden. Bij de oprichting van een deelneming moet, indien van toepassing, voor het eerst een RvC worden benoemd. De gemeente heeft hiervoor een procedure ontwikkeld die wordt toegepast bij deelnemingen waarvan ze enig aandeelhouder is (bij oprichting). Kern van deze procedure is dat bij een eerste benoeming een raad van advies wordt ingesteld die als taak heeft de wethouder Deelnemingen te adviseren over de werving & selectie.

De gemeente wil voorkomen dat bestuurders van de gemeente en ambtenaren functies bekleden bij (privaatrechtelijke) organisaties waarin de gemeente een financieel belang heeft dan wel een subsidierelatie mee is aangegaan. Dit betekent dat de gemeente bij de benoeming van bestuurders streeft naar het voorkomen van dubbele pettenproblematiek

27

4

Oprichting van een verbonden partij

(zie ook uitgangspunt 3: de schijn van belangenverstrengeling tegengaan) en om die reden streeft naar een openbare (externe) werving en selectie van bestuurders en toezichthouders. Bestuurlijke besluitvorming (definitief besluit) De uitvoeringsfase wordt afgesloten met een definitief besluit door het college. Dit definitieve besluit zal ter kennisname aan de gemeenteraad gestuurd worden.

4.2.4 Fase 4 – Nazorg- en beheerfase De nazorgfase heeft als doel om alle onderwerpen die met de oprichting van de verbonden partij niet zijn afgerond of in het beheer doorlopen, over te dragen aan de verantwoordelijke voor het beheer van de verbonden partij. Dat kan gaan om onderwerpen van personele (nakomen sociaal plan), financiële (overdracht of beheer van voorzieningen) en juridische (afwikkeling oude claims) aard. Er wordt een overdrachtsdocument opgesteld, waarin alle openstaande punten staan beschreven. Daarnaast wordt op basis van het risico/impact model de verbonden partij geclassificeerd en de vorm van actief en betrokken beheer bepaald. De nazorg is per definitie tijdelijk. De beheertaak is vanwege de publieke en zakelijke belangen van de gemeente permanent. In het volgende hoofdstuk wordt nader ingegaan op het beheer van de verbonden partijen.

28

5 29

5

Beheer 5.1 Inleiding Het beheer van een verbonden partij start nadat deze is opgericht. In dit hoofdstuk staan de verschillende beheeractiviteiten centraal. De kaders hiervoor zijn de Amsterdamse uitgangspunten die in hoofdstuk 3 zijn weergegeven. Het beheer van verbonden partijen heeft tot doel: 1. het behartigen van het publieke belang; 2. het streven naar financiële continuïteit van de verbonden partij en specifiek voor deelnemingen waardebehoud van het aandeel, waarbij in beginsel een marktconform rendement verwacht wordt; 3. het beheersen van risico’s van het houden van verbonden partijen. Om deze doelen te realiseren maakt de gemeente gebruik van verschillende wettelijke en statutaire bevoegdheden. Tijdens het beheer van verbonden partijen stelt de gemeente zich actief en betrokken op, zoals is weergegeven in uitgangspunt 7. Actief en betrokken beheer is een continu proces en bestaat hoofdzakelijk uit activiteiten op het terrein van monitoring en toetsing op realisatie van voornoemde doelen door de verbonden partijen. De mate waarin actief en betrokken beheer moet worden gevoerd, verschilt per verbonden partij. De verbonden partijen worden geanalyseerd aan de hand van het impact/risico model. Op basis hiervan wordt de mate van actief en betrokken beheer bepaald.

30

5

Beheer

Daarnaast bestaat actief en betrokken beheer uit de herijking van verbonden partijen en verbonden partijen overstijgende activiteiten (volgens de uitgangspunten 1: publiek belang centraal en 2: denkkader verbonden partijen). Voor gemeenschappelijke regelingen geldt daarnaast de Wet gemeenschappelijke regelingen waaraan het beheer van de gemeenschappelijke regelingen moet voldoen.

Interne en externe governance Naar aanleiding van de aanbevelingen van de commissie Winter in 2020 realiseert de gemeente zich des te meer dat het voor een actief en betrokken beheer van belang is dat de beleidsdirecties betrokken en in positie zijn om de publieke belangen via de verbonden partij tot hun recht te laten komen. De gemeente maakt daarbij onderscheid tussen de interne en externe governance. Het is van belang dat de gemeente haar interne governance op orde heeft. De betrokken beleidsdirecties moeten niet alleen op de hoogte zijn van de mogelijkheden om invloed te hebben via de verbonden partijen, maar moeten ook in positie zijn om actief gebruik te maken van de verbonden partij als beleidsinstrument. Binnen de gemeente vindt er daartoe een actieve dialoog plaats tussen de verschillende rollen en diverse beleidsbelangen die de gemeente kan hebben bij een verbonden partij. Het besef binnen de gemeente dat er sprake kan zijn van meerdere rollen en belangen is nodig om tot een afgewogen standpunt en benadering richting de verbonden partij te komen. Zo kan de gemeente zich vanuit meerdere rollen met één geluid tot de verbonden partij verhouden, waarbij alle publieke belangen zijn meegenomen en afgewogen.

Voor wat betreft de relatie tussen de gemeente en de verbonden partij (externe governance) is het van belang dat er tijdig een constructieve dialoog plaats vindt over hoe om te gaan met de diverse rollen die de gemeente kan hebben ten aanzien een verbonden partij en meerdere, verschillende publieke belangen. Dat gesprek kan bijvoorbeeld plaatsvinden aan de hand van een gemeentelijke visie (interne governance) die door de verbonden partij in overleg met de gemeente (externe governance) omgezet kan worden naar een strategie. In een dergelijke constructieve dialoog komt ook aan de orde welke (on)mogelijkheden de verbonden partij kent bij het bevorderen van de door de gemeente gewenste publieke belangen en hoe de gemeente daarin kan ondersteunen.

5.2 Uitvoering van beheeractiviteiten Beheer is ten eerste de invulling van de rol die het college heeft op basis van de wet en de statuten. Dit betekent dat het college de besluiten neemt die in de algemene vergadering of op een andere manier worden voorgelegd. Ten tweede betreft beheer de monitoring van verbonden partijen. Verder betreft het beheer ook de meer informele contacten die de gemeente intern (tussen de directies) en met de verbonden partij heeft.

5.2.1 Uitvoering statutaire en wettelijke beheersactiviteiten In de uitvoering van de statutaire en wettelijke beheersactiviteiten staat de voorbereiding op besluitvorming voor de algemene vergaderingen van leden, aandeelhouders of vergaderingen van het algemeen bestuur van gemeenschappelijke regelingen centraal. Daarmee wordt het publiek belang van de gemeente in verbonden partij behartigd: zowel het beleidsinhoudelijke, als het zeggenschapsbelang.

31

5

Beheer

Het bestuur is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur van de verbonden partij. Bij verbonden partijen waar een toezichthoudend orgaan is ingesteld, heeft deze de taak om naast toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken toe te zien op naleving van good governance. Bij het bestuur, tezamen met het toezichthoudend orgaan, ligt de verantwoordelijkheid voor de operationele activiteiten van de verbonden partij. De gemeente, als aandeelhouder, lid of als bevoegde partij, dient daarbij belangrijke besluiten goed te keuren of hier kennis van te nemen. Deze besluiten kunnen gaan over strategie, investeringsbeslissingen, jaarrekening, good governance, benoemingen, statutenwijziging en dividendbeleid. Een zorgvuldige afweging van en tussen verschillende belangen van de gemeente is nodig om het college te faciliteren. Een goede, proactieve voorbereiding van bijvoorbeeld de algemene vergadering draagt hieraan bij. Die voorbereiding vindt intern plaats (met de relevante beleidsdirecties) en extern richting de verbonden partij. Ook wanneer de gemeente geen doorslaggevende zeggenschap heeft bij een verbonden partij, dan wel met andere partijen in een (algemene) vergadering zit, is dit van groot belang. De gemeente heeft dan immers geen doorslaggevende zeggenschap en moet van tevoren goed afstemmen met de medeaandeelhouders, andere leden of samenwerkingspartners.

Good governance: aandachtspunten bij benoemingen bestuurders en toezichthouders In de hoofdstukken 2 en 3 wordt het wettelijk kader en de Code als leidraad voor good governance geschetst. Dit vertaalt zich in de praktijk naar een aantal voorwaarden die de gemeente bij benoemingen van bestuurders stelt. Zo vraagt de gemeente bij benoemingen:  Een verklaring van onafhankelijkheid  Een verklaring omtrent een beperking van het aantal nevenfuncties  Een afgegeven verklaring omtrent gedrag Een commissaris mag conform de Code slechts tweemaal voor een periode van vier jaar worden benoemd. Enkel met een sterke motivatie mag hiervan worden afgeweken. Ook streeft de gemeente in haar beloningsbeleid bij benoemingen naar een beloning conform de geldende wet normering topinkomens (WNT). Uitgangspunt is wel dat lopende arbeidscontracten gerespecteerd worden. Als een nieuwe bestuurder benoemd wordt, vraagt de gemeente daarom ook dat een nieuw arbeidscontract voor de duur van de benoeming wordt aangegaan

5.2.2 Monitoring verbonden partijen Naast de statutaire en wettelijk verplichte beheeractiviteiten, houdt de gemeente ‘vinger aan de pols’ bij de verbonden partijen ten aanzien van:

32

5

Beheer

 Financiële en politieke risico’s: De gemeente kijkt naar de vermogens­

structuur, investeringen, rechtshandelingen en garanties die zowel bijdragen aan de behartiging van het publiek belang als aan het financiële en het zeggenschapsbelang. De rol van de gemeente hierin is voornamelijk het identificeren van financiële en politieke risico’s, zodat deze tijdig kunnen worden gemitigeerd. In het geval van incidenten kan de gemeenteraad tijdig geïnformeerd worden.  Naleving van de governance structuur: De gemeente kijkt naar de naleving van de governance regels die volgen uit de wet, de statuten en de Code. Informatievoorziening en uitwisseling (gevraagd, ongevraagd of op basis van een afspraak) tussen de verbonden partij en de gemeente dragen daaraan bij.  Naleving gemeentelijk beleid, MVO en Beloningsbeleid Deelnemingen: De gemeente kijkt in hoeverre de verbonden partij zich committeert aan het gemeentelijke beleid en de reguliere aanpassingen daarvan. De wijze waarop dit wordt vormgegeven en de intensiteit hangt af van de uitkomst van het impact/risicomodel (zie volgende paragraaf) en kenmerken van de specifieke verbonden partij. Het monitoren van een verbonden partij gaat verder dan het onderhouden van contact met het bestuur of de toezichthouders bij de voorbereiding van de besluiten die de gemeente moet nemen. Het gaat om het hebben van een open communicatiewijze tussen de verbonden partij en de gemeente.

Waarbij de gemeente de invulling van gemaakte afspraken en doelstellingen met de verbonden partij bewaakt en los van formele besluiten de mogelijkheid heeft om onderwerpen als good governance, diversiteit, integriteit, beloningsbeleid en duurzaamheid met de verbonden partij te bespreken.

5.3 Impact- en risicomodel voor actief en betrokken beheer Actief en betrokken beheer betekent niet dat elke verbonden partij met dezelfde intensiteit wordt beheerd door de gemeente. De verbonden partijen verschillen onderling in structuur, het belang dat de verbonden partij dient en zeggenschap van de gemeente. Aan de hand van een impact/risico model analyseert de gemeente de verbonden partijen. In het model kijkt de gemeente welke intensiteit van beheer het beste past bij het risicoprofiel van de verbonden partij. Binnen het model wordt onderscheid gemaakt tussen drie vormen van beheer:  Licht beheer: de gemeente monitort de financiële, operationele en politieke risico’s op basis van de P&C producten van de verbonden partij.  Regulier beheer: de gemeente monitort de financiële, operationele en politieke risico’s op basis van de P&C producten van de verbonden partij. Daarnaast toetst de gemeente actief op de realisatie van beleidsdoel­ stellingen (het publiek belang dat de verbonden partij behartigt), de naleving van de governance en de continuïteit van de verbonden partij.  Verzwaard beheer: er is in aanvulling op het regulier beheer sprake van bredere aandacht binnen de gemeente en zijn meerdere gemeentelijke onderdelen betrokken bij het monitoren en toetsen. Het vaststellen van het risicoprofiel van een verbonden partij is onderdeel van het beheer.

Een risicoprofiel is niet statisch. Iedere collegeperiode, of wanneer daar eerder aanleiding is, wordt bij de herijking het risicoprofiel van de verbonden partij heroverwogen (volgens de uitgangspunten 1: publiek belang centraal en 2: denkkader verbonden partijen. In bijlage 2 is het impact/risico model verder uitgewerkt.

33

6 34

6

Afstoten 6.1 Inleiding De gemeente participeert in verbonden partijen om het publiek belang te behartigen. Het publiek belang is echter niet statisch: een nieuw college kan andere doelstellingen hebben of de doelstellingen die met een verbonden partij beoogd waren, kunnen zijn gerealiseerd. Ook externe factoren kunnen van invloed zijn: bijvoorbeeld het veranderen van wettelijke taken van de gemeente. Er zijn meerdere mogelijkheden om de verbonden partij van de gemeente af te stoten: verkoop van aandelen, overdracht van de rechtspersoon aan een andere rechtspersoon, zeggenschap op basis van de statuten laten vervallen en liquidatie van een rechtspersoon. Het afstoten van een verbonden partij is een complex proces, afhankelijk van de statutaire bepalingen, de mate waarin de gemeente anderen nodig heeft en de financiële gevolgen van het afstoten. Er is dan ook geen standaardmodel voor afstoting. De exit strategie die bij het aangaan van een verbonden partij is omschreven, biedt veelal het uitgangspunt voor de afstoting van de verbonden partij. Daarnaast kent elke afstoting een aantal generieke onderwerpen waarover gemeentelijke besluitvorming plaatsvindt.