Bijlage Eindrapport BMC onderzoek Hart voor de K-buurt.pdf

Co nc ep t

Managementsamenvatting Dit rechtmatigheids- en doelmatigheidsonderzoek, uitgevoerd door BMC, evalueert hoe de stichting Hart voor de K-buurt subsidies en inkoopopdrachten van de gemeente Amsterdam heeft ingezet in de periode 2019-2023. Wij zijn ons ervan bewust dat dit onderzoek plaatsvindt in een context van hoogoplopende emoties en gespannen verhoudingen, waarbij standpunten verhard zijn en discussies soms op de persoon worden gevoerd. Het onderzoek heeft als doel een objectieve en zorgvuldige basis te creëren om de huidige impasse te doorbreken en een constructieve dialoog mogelijk te maken, met begrip voor alle betrokkenen. Onderzoeksvragen en conclusies De eerste onderzoeksvraag betreft de rechtmatigheid: is het geld dat de stichting Hart voor de K-buurt heeft ontvangen, gebruikt voor de afgesproken activiteiten? Het onderzoek omvatte 9 subsidies en 21 inkoopopdrachten. Op basis van een analyse van de geldende kaders, documenten en interviews is een verdiepend onderzoek uitgevoerd. De inkopen zijn integraal getoetst en volledig rechtmatig bevonden. Voor de subsidies is een aanvullende toets uitgevoerd op 24% van de gerealiseerde lasten. De resultaten hiervan zijn: ●​ 94% is rechtmatig. ●​ 3% is als onrechtmatig aangemerkt (o.a. door een telfout en dubbele boeking).

●​ Voor 3% kon de rechtmatigheid niet worden vastgesteld, omdat de relatie tussen de kosten en de subsidieactiviteit onvoldoende kon worden aangetoond. ​ Een belangrijk aandachtspunt en daarbij horend risico was de constatering dat 28% van de subsidielasten is betaald aan vier, aan Hart voor de K-buurt gelieerde, stichtingen. Bij de analyse van dit onderwerp is vastgesteld dat de omvang van deze betalingen na de opstartfase significant is afgenomen, betalingen via het vierogenprincipe worden geautoriseerd en er een strikte scheiding is tussen het toezichthoudende bestuur en het uitvoerende kernteam. ​ Daarnaast is na een diepgaande verificatie van de transacties vastgesteld dat de getoetste declaraties geautoriseerd, volledig onderbouwd met de benodigde bewijsstukken en in overeenstemming met de gesubsidieerde activiteiten zijn. Om deze reden heeft dit aandachtspunt geen invloed gehad op de bevindingen van de rechtmatigheid. De tweede onderzoeksvraag is of het geld heeft bijgedragen aan de doelen waarvoor het bedoeld was. Hart voor de K-buurt is doelmatig in het bereiken van maatschappelijke doelen. De subsidies en inkoopopdrachten zijn succesvol ingezet om de beoogde maatschappelijke doelen te realiseren. Hart voor de K-buurt heeft de ontvangen gelden besteed aan de afgesproken activiteiten en concrete resultaten geboekt.

De werkelijke waarde van Hart voor de K-buurt overstijgt de individuele subsidies, met name door haar strategische impact en rol als autonoom gemeenschapsnetwerk, waarbij Hart voor de K-buurt op eigen initiatief significante resultaten heeft bereikt. Kwetsbaar element is het buurtbegrotingsproces van buurtbudgetten dat concurrentiegevoelens oproept in de K-buurt. Wat betreft de derde onderzoeksvraag, is de gemeente efficiënt omgegaan met de inzet van bewoners, is de conclusie dat de gemeente ruimte heeft voor verbetering in de manier waarop zij de inzet van bewonerscapaciteit heeft benut. De doelmatigheid van de subsidies werd bereikt ondanks de moeizame samenwerking en inefficiënte procedures. Hart voor de K-buurt moest, ondanks de gemeentelijke en gezamenlijke inspanningen om geschikte methoden te vinden voor de uitvoering van het democratiseringsbeleid, nog steeds financiering verkrijgen via een versnipperd systeem van projectsubsidies waarvan spelregels herhaaldelijk ter discussie staan. Dit leidt tot discontinuïteit van middelen en belemmert een

BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

stabiele interne organisatie van Hart voor de K-buurt. Bovendien vraagt het een grote investering van tijd en energie die anders in de buurt geïnvesteerd had kunnen worden, wat duidt op procedurele inefficiëntie. De samenwerking is ernstig verstoord. De relatie tussen Hart voor de K-buurt en onderdelen van stadsdeelorganisatie Zuidoost1 wordt gekenmerkt door diepgeworteld wantrouwen en polarisatie, wat constructieve samenwerking vrijwel onmogelijk maakt. Er is ook sprake van ‘verticale disconnectie’ binnen de gemeente; de aansluiting en onderlinge versterking zijn nog onvoldoende gerealiseerd tussen het stedelijke beleid op democratisering en de uitvoering op stadsdeel- en projectniveau. Zo zijn er op bestuurlijk niveau ambities op het gebied van zeggenschap en emancipatie van inwoners en wordt onderkend dat Hart voor de K-buurt hiervoor soms het conflict moet opzoeken. Ambtelijk is dit spannend en soms bedreigend omdat vanuit een conflictmijdend frame gewerkt wordt. Hart voor de K-buurt had haar communicatie met de gemeente minder op de persoon kunnen richten en de-escalatie kunnen nastreven om de relatie te verbeteren, in plaats van bij te dragen aan de verstoorde relaties waarin het ook over personen gaat. Daarnaast is er sprake van ‘horizontale disconnectie’.

Dit komt door de verstoorde samenwerking tussen gemeente en Hart voor de K-buurt, maar ook door het contrast tussen werken in domeinen vanuit de gemeente versus het werken vanuit het ecosysteem van de buurt door Hart voor de K-buurt. Aanbevelingen De derde onderzoeksvraag gaat over mogelijke verbeteringen. De aanbevelingen zijn gericht op drie cruciale gebieden: het creëren van een doelmatig financierings- en proceduresysteem (voornamelijk voor de gemeente), het herstellen van de fundamenteel verstoorde relatie (voor beide partijen) en werken aan een toekomstbestendige en rechtmatige samenwerking. Dit omvat onder andere Hart voor de K-buurt erkennen als buurtplatform en hiermee een structurele en passende basisfinanciering voor de organisatie van Hart voor de K-buurt als buurtplatform instellen en gezamenlijk verder uitwerken in een meerjarenplanning, procedures verbeteren, de rol van Hart voor de K-buurt als geldverdeelorganisatie bij buurtbudgetten stoppen, wederzijds vertrouwen herstellen, communicatie reguleren, doorontwikkeling van Hart voor de K-buurt uit de pioniersfase en in de strategie van campaigning, beleid en uitvoering koppelen, en autonome impact van Hart voor de K-buurt monitoren.

Ten slotte is geadviseerd om aan de voorkant duidelijke en werkbare afspraken te maken, de transparantie en onafhankelijkheid te vergroten en de administratieve organisatie en interne beheersing bij Hart voor de K-buurt te optimaliseren.

1

Op verzoek van de gemeente is deze aanduiding gebruikt. Bij de bij dit onderzoek betrokken bestuurlijke en ambtelijke eindverantwoordelijken is bekend om welk onderdeel van stadsdeel Zuidoost het gaat.

BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 | Inleiding​

1

1.1 Aanpak onderzoek Hart voor de K-buurt: tussenrapportage van een breder onderzoek​

1

1.2 Leeswijzer​

2

DEEL I RECHTMATIGHEID​

3

Hoofdstuk 2 | Inleiding onderzoek Rechtmatigheid​

4

2.1 Activiteiten fase 1: Onderzoek rechtmatigheid​

4

2.2 Afbakening en scope opdracht​

4

Hoofdstuk 3 | Resultaten kaderstelling en verdiepend onderzoek​

8

3.1 Kaderstelling subsidies en inkopen​

8

3.2 Kaderstelling Subsidies overhead en handelingskosten​

9

3.3 Scope onderzoek geïntensiveerde controle en externe accountants niet gelijk aan onderzoek BMC​ 10 3.4 Verdiepend onderzoek subsidies en inkopen​

10

3.5 Inkopen volledig rechtmatig​

14

Hoofdstuk 4 | Bevindingen onderzoek rechtmatigheid​

16

4.1 Subsidies en inkopen​

16

4.2 Toetsing rechtmatigheid subsidies​

16

4.3 Betalingen aan andere stichtingen​

16

4.4 Resumerend​

17

DEEL II DOELMATIGHEID​

18

Hoofdstuk 5 | Inleiding onderzoek doelmatigheid​

19

5.1 Onderzoeksaanpak​

19

5.2 Leeswijzer​

20

Hoofdstuk 6 | Doelmatigheid​

21

6.1 Heeft het geld bijgedragen aan de doelen van de gemeente?​

21

6.2 Inkopen​

23

6.3 Conclusie​

23

Hoofdstuk 7 | Factoren van invloed: procedures en relaties​

24

7.1 Procedurele inefficiëntie​

24

7.2 Disfunctionele samenwerkingsproblemen​

25

7.3 Functionele knelpunten in de samenwerking​

27

7.4 Conclusie​

28

Hoofdstuk 8 | De bredere impact van Hart voor de K-buurt​

30

8.1 Hart voor de K-buurt's volledige waarde voor de K-buurt​

30

8.2 Conclusie​

31

DEEL III CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN​

32

Hoofdstuk 9 | Conclusies en aanbevelingen​

33

9.1 Conclusies​

33

9.2 Aanbevelingen​

33

Bijlage 1 | Interviews​

38

Dit document (inclusief eventuele bijlagen) is opgesteld door BMC en de (auteurs)rechten met betrekking tot de inhoud en het format van dit document berusten bij BMC. Dit document is uitsluitend bedoeld voor gebruik door de opdrachtgever en mag niet worden gepubliceerd of aan anderen ter beschikking worden gesteld zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van BMC.

BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Hoofdstuk 1 | Inleiding De aanleiding voor dit onderzoek zijn voorlopige resultaten van de geïntensiveerde verantwoordingscontrole van de gemeente Amsterdam. Hieruit blijkt dat bij vier van de door Stichting Hart voor de K-buurt ontvangen subsidies, onvoldoende de koppeling kon worden gemaakt tussen de ontvangen bedragen en de uitgevoerde activiteiten. Het is belangrijk te benadrukken dat het onderzoek naar de geïntensiveerde controle niet is afgerond en dat de voorlopige resultaten gebaseerd zijn op de destijds beschikbare informatie. Naar aanleiding van deze situatie is op verzoek van zowel de gemeente Amsterdam, bestuurlijk en ambtelijk, als stichting Hart voor de K-buurt besloten dit externe en onafhankelijke onderzoek uit te voeren. ​ BMC is gevraagd om dit onderzoek uit te voeren. De opdracht richt zich op de rechtmatigheid, doelmatigheid en het geven van advies over mogelijke verbeterpunten voor de toekomst. Dit hoofdstuk start met fase 1 van het onderzoek waarin de rechtmatigheid van de verstrekte subsidies en opdrachten is onderzocht.

1.1 Aanpak onderzoek Hart voor de K-buurt: tussenrapportage van een breder onderzoek Het doel van dit onderzoek is te komen tot een onafhankelijke en deskundige rapportage waaruit duidelijk wordt of het geld goed is besteed, of de gemaakte afspraken zijn nagekomen en of de afgesproken doelen zijn bereikt. Het onderzoek wordt uitgevoerd door BMC, in gesprek met alle betrokken partijen en met kennis van ​ subsidieverantwoording, gemeentelijke processen en bewonersorganisaties.​ Daarbij worden ook lessen en concrete aanbevelingen opgenomen, waarmee de gemeente en bewonersorganisaties zoals Hart voor de K-buurt in de toekomst betere afspraken kunnen maken over het afleggen van verantwoording. Door aanvullende bronnen te gebruiken, interviews af te nemen en beleids- en tijdscontext te betrekken, bieden we een rijker beeld van de rechtmatigheid en doelmatigheid. Deze contextuele benadering is voor ons essentieel om in dit vraagstuk écht van toegevoegde waarde te kunnen zijn. In onderstaand overzicht lichten we onze aanpak in hoofdlijnen toe. Aanpak onderzoek Hart voor de K-buurt, de verschillende fases

Voor een meer gedetailleerde toelichting op de aanpak, en een uitgebreidere toelichting van de verschillende fases verwijzen we naar onze uitgebrachte offerte van 4 augustus 2025. ​

-1BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

1.2 Leeswijzer Dit rapport bestaat uit drie delen: 1.​ onderzoek naar de rechtmatigheid: hoofdstuk 2 tot en met 4; 2.​ onderzoek naar doelmatigheid: hoofdstuk 5 tot en met 8; 3.​ conclusies en aanbevelingen: hoofdstuk 9. Wij zijn ons ervan bewust dat dit onderzoek plaatsvindt in een context van hoogoplopende emoties en gespannen verhoudingen. Als onderzoekers constateren we dat standpunten over en weer verhard zijn. Discussies worden soms zowel op de inhoud van de zaak als op de persoon gevoerd. Dit laat ons niet onberoerd; we zien dat mensen door deze situatie diep geraakt en beschadigd zijn. Wij vinden het belangrijk om dat hier te benoemen. Het is echter ook belangrijk te benadrukken dat het niet de opzet van dit onderzoek is om deze onderliggende spanningen direct op te lossen. De inzet van dit onderzoek is een objectieve en zorgvuldige basis te creëren, door de onderzoeksvragen helder en onpartijdig te beantwoorden. Of beter nog: met begrip van de rol en positie van alle betrokkenen in dit speelveld. We zien deze objectivering als een noodzakelijke voorwaarde om tot conclusies te komen, als eerste stap om de huidige impasse te doorbreken en een constructieve dialoog voor de toekomst weer mogelijk te maken.

-2BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

DEEL I RECHTMATIGHEID

-3BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Hoofdstuk 2 | Inleiding onderzoek Rechtmatigheid In deze inleiding geven we aan welke activiteiten in dit onderzoek zijn uitgevoerd, wat de scope van dit onderzoek is en hoe het onderzoek is afgebakend.

2.1 Activiteiten fase 1: Onderzoek rechtmatigheid Fase 1 startte met een documentenstudie. Als eerste stap is het toetsingskader vastgesteld: dit zijn de van toepassing zijnde regels en afspraken van de verantwoorde lasten waarop getoetst wordt. De volgende activiteiten zijn hierbinnen uitgevoerd: ●​ doornemen van financiële en juridische kaders, administratie, verantwoordingen, jaarrekeningen en het uitvoeren van cijferbeoordelingen; ●​ doornemen dossier van de geïntensiveerde controle; ●​ doornemen informatie controleverklaringen van de externe accountants; ●​ doornemen van aanvullende informatie zoals tussentijdse verslagen, aanwezig beeldmateriaal, nieuwsberichten en overige openbare informatie. De belangrijkste aandachtspunten vanuit de kaderstelling, de subsidie-activiteiten en de financiële stromen, geven een goed inzicht in de mogelijke risico’s en aandachtspunten.

Op basis van de documentenstudie is verdiepend onderzoek uitgevoerd, bestaande uit de volgende activiteiten: ●​ vaststellen van de aansluiting van de financiële verantwoordingen met de financiële administratie en brondocumentatie; ●​ beoordelen documentatie over subsidies en opdrachten; ●​ uitvoeren rechtmatigheidstoets op brondocumentatie; ●​ afnemen interviews met: ​ a) betrokken medewerkers vanuit de gemeente van de geïntensiveerde controle;​ b) relevante medewerkers van de Hart voor de K-buurt;​ c) externe accountants die betrokken zijn geweest bij accountantscontrole van de financiële verantwoordingen van de subsidieprojecten. ●​ Op locatie bij Hart voor de K-buurt gesproken met medewerkers van de Hart voor de K-buurt en afstemming gehad over aanvullende bewijsstukken naast de aanwezige informatie vanuit de financiële administratie. De resultaten van de uitgevoerde werkzaamheden zijn nader toegelicht in hoofdstuk 3, waarbij uitkomsten van de documentenstudie zijn toegelicht onder paragraaf 3.1 (Kaderstelling subsidies en inkopen) en de uitkomsten van het verdiepend onderzoek onder paragraaf 3.4 en 3.5. De resultaten vormen de input voor fase 2 van het onderzoek.

2.2 Afbakening en scope opdracht 2.2.1 Een onafhankelijk onderzoek naar rechtmatigheid Dit rapport is het resultaat van een zorgvuldig en onafhankelijk onderzoek. Om de rechtmatigheid van de bestedingen te toetsen, hanteren we een heldere, stapsgewijze aanpak: 1.​ Vaststellen van de normen: Eerst bepalen we het kader waaraan de uitgaven moeten voldoen. Dit kader bestaat uit de Algemene Subsidieverordening gemeente Amsterdam (ASA), de subsidieregelingen, de subsidiebeschikkingen en de gemaakte afspraken rondom inkopen.

-4BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

2.​ Toetsen van de praktijk: Vervolgens toetsen we de daadwerkelijke uitgaven aan deze normen. We analyseren de administratie en controleren de onderliggende bewijsstukken, zoals facturen, declaraties, contracten en bankafschriften. 3.​ Vormen van een totaalbeeld: Op basis van deze toets formuleren we onderbouwde bevindingen over de rechtmatigheid. Waar nodig verrijken we onze analyse met interviews om de context te duiden. De opdracht is, conform de uitvraag van de gemeente, bewust vormgegeven als een onafhankelijk onderzoek en niet als een formele audit. Deze aanpak is door de gemeente specifiek gekozen omdat het de ruimte biedt om een breder onderzoek te doen, waarbij naast de rechtmatigheid van de bestedingen ook de doelmatigheid en concrete verbeterpunten voor de toekomst kunnen worden onderzocht. Bij het onderzoek toetsen we de beschikbare documentatie, administratie en andere bronnen aan vooraf vastgestelde normen, kaders of afspraken (zoals subsidievoorwaarden). We formuleren daarbij bevindingen, analyseren risico’s en signaleren eventuele onduidelijkheden of afwijkingen. Waar nodig bieden we aanvullende duiding via interviews.

2.2.2 Bepaling van de scope BMC en inzicht scope geïntensiveerde controle en externe accountants De scope van het onderzoek omvat:: 1.​ alle door de gemeente beschikte en door Hart voor de K-buurt verantwoorde subsidies en door de gemeente​ geaccordeerde en definitief vastgestelde subsidiebedragen (2019-2023): dit zijn 9 subsidies, met een totale waarde van € 654.175,—; 2.​ alle door de gemeente gegunde en door Hart voor de K-buurt gefactureerde activiteiten als onderdeel van opdrachten (inkoop) (2019-2023). Zie voor de volledigheid ook de bijgevoegde bijlage bij de offerte-uitvraag: dit zijn 21 facturen met een totale waarde van € 153.264,—. Voor dit onderzoek hanteren wij de volgende definities:: ●​ Rechtmatigheid: Is het geld dat Hart voor de K-buurt heeft ontvangen, gebruikt voor de afgesproken activiteiten? ●​ Doelmatigheid: Heeft het geld bijgedragen aan de doelen waarvoor het bedoeld was?​ We werken van grof naar fijn. We doen een toets op basis van de documenten, stellen een integrale aansluiting vast van de financiële verantwoordingen met de administratie (inclusief brondocumentatie), nemen het dossier van de geïntensiveerde controle door, clusteren onderdelen en onderwerpen en doen vervolgens nader onderzoek naar de onderdelen die vragen oproepen. We voeren eerst een bredere analyse uit om daarna op onderdelen een gedetailleerd onderzoek uit te voeren.

​ In onderstaande tabel is een totaaloverzicht opgenomen van de subsidieprojecten binnen de scope. Daarbij is ook in beeld gebracht voor welke bedragen de subsidies zijn verleend, wat de omvang is van de verantwoorde lasten in de financiële verantwoording door Hart voor de K-buurt en welke subsidies zijn beoordeeld door de geïntensiveerde controle en gecontroleerd door externe accountants.

-5BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Tabel 1: overzicht subsidies onderzoek rechtmatigheid #

1

Projectnaam

Verleend

Plan buurtontwikkelplatform Hart voor de K-buurt

Verantwoord Scope geïntensiveerde Scope Externe Hart voor de controle Accountant K-buurt

€ 250.000

€ 267.756 2

€ 267.756

2

Shutdown 1104 festival

€ 5.000

€0

3

Viering Successen Projecten in de buurt

€ 4.800

€ 01

4

Weekend Kortvoort, week 1104, buurtfestival

€ 20.000

€ 01

5

Vervolg Pilot Hart voor de K-buurt

€ 120.000

€ 246.865

6

Week van 1104 editie 2022

€ 20.000

€ 01

7

Samen Sterker

€ 92.675

€ 93.7953

€ 92.675

8

Buurtplatform Hart voor de K-buurt

€ 100.000

€ 100.930

€ 100.000

9

Wijktransitie-Hub K-buurt

€ 41.700

€ 37.991

€ 41.700

Totaal

€ 654.175

€ 747.332

€ 354.375

€ 120.,000

€ 246.865

€ 100.930

€ 615.551

Van de negen onderzochte subsidies zijn er vier beoordeeld door de geïntensiveerde controle en voor drie subsidies is een controleverklaring afgegeven door een externe accountant. De subsidies met projectnummers 1, 2, 3, 4 en 6 zijn reeds definitief vastgesteld door de gemeente Amsterdam. Voor ons onderzoek hebben wij ons gericht op de financiële verantwoordingen, daar zijn de realisatiegegevens (en ook de financiële administratie) op gebaseerd.​ ​ In tabel 1 valt op dat de totaal verantwoorde lasten (€ 747.332) hoger zijn dan het totaal verleende subsidiebedrag (€ 654.175). De voornaamste verklaring hiervoor is dat Hart voor de K-buurt naast deze subsidies ook andere inkomsten heeft ontvangen, zoals bijdragen van fondsen en kleinere subsidies, om de totale projectkosten te dekken. Dit is met name zichtbaar bij subsidie #5, waarin ook andere baten zijn opgenomen om aan te sluiten bij de oorspronkelijke, bredere projectbegroting. De reden van deze gecombineerde verantwoording komt doordat de eindverantwoording (volgens de toekenningsbeschikking) moest aansluiten bij de oorspronkelijke projectbegroting die destijds is ingediend bij de subsidieaanvraag en dus ook andere baten omvat. Tabel 2 licht de samenstelling van dit bedrag nader toe.​ Tabel 2: overzicht financiële verantwoording subsidie 5 Projectnaam Vervolg Pilot Hart voor de K-buurt (subsidie #5)

Lasten € 246.865

Baten

Toelichting Totale omvang van verantwoorde lasten in de financiële verantwoording.

2

De verantwoorde lasten van een aantal subsidies zijn administratief samengevoegd. Om dubbeltelling in het totaal te voorkomen, zijn deze hier op € 0 gezet. Het betreft de volgende posten: ●​ ●​

De verantwoording van subsidie #2 (€ 14.790) is opgenomen onder subsidie #1. De verantwoordingen van subsidie #3 (€ 2.900), #4 (€ 24.917) en #6 (€ 25.087) zijn opgenomen onder subsidie #5.

3

Verantwoorde bedrag is tijdens het onderzoek bijgesteld van € 93.795 naar € 90.795 naar aanleiding van constateren door Hart voor de K-buurt.

-6BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Vervolg Pilot Hart voor de K-buurt (subsidie #5)

€ 120.000

Verleende subsidie project Vervolgpilot Hart voor de K-buurt

Doelspecifieke subsidies stadsdeel (Subsidies #3, #4 en #6)

€ 44.800

Verleende en vastgestelde subsidies #3 Viering Successen Projecten in de buurt , #4 "Weekend Kortvoort, week 1104, buurtfestival" en #6 ‘Week van 1104 editie 2022’.

Buurtplatformrecht/ buurtbudgetvervolg

€ 16.000

Overige inkomsten vanuit dienstverlening inzake "Landelijk Conf buurtplatformrecht", "Werkzaamheden proeftuin buurtplatformrecht" en "Bijdrage aan Kickoff buurtbudget feb 2022"

Fondsen en andere bijdragen

€ 65.603

Diverse fondsen ,giften en andere bijdragen van overige instanties

Totaal

€ 246.865

€ 246.403

​ Gedurende het onderzoek is de verantwoording voor subsidie 7 (Samen Sterker) door Hart voor de K-buurt gecorrigeerd en opnieuw ingediend. Dit is geconstateerd naar aanleiding van het jaarrekeningproces bij Hart voor de K-buurt. Een dubbel opgevoerde factuur van € 3.000 is hieruit verwijderd, waardoor het verantwoorde bedrag is bijgesteld van € 93.795 naar € 90.795.​ ​ Naast de subsidies omvat de scope van dit onderzoek 21 inkoopfacturen met een totale waarde van € 153.264. De totale financiële omvang van de verantwoorde lasten van het onderzoek (subsidies en inkopen) bedraagt daarmee € 900.601 (€ 747.337 plus € 153.264).

-7BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Hoofdstuk 3 | Resultaten kaderstelling en verdiepend onderzoek Dit hoofdstuk licht eerst de relevante kaders toe, gevolgd door een toelichting van deze resultaten per onderdeel. ​ De paragrafen 3.1 en 3.2 gaan in op de gestelde kaders die relevant zijn voor het onderzoek naar de rechtmatigheid. Deze paragrafen zijn vooral belangrijk om inzicht te geven hoe de norm is bepaald waar wij ons onderzoek op hebben gebaseerd. De paragrafen 3.3 en verder gaan in op de resultaten van het verdiepende onderzoek.

3.1 Kaderstelling subsidies en inkopen De kaders voor de subsidies komen voort uit de landelijke Algemene wet bestuursrecht (Awb). Deze wet is op lokaal niveau verder uitgewerkt in de Algemene Subsidieverordening gemeente Amsterdam (ASA), de specifieke subsidieregelingen en de individuele toekenningen (beschikkingen). Voor subsidies waar geen specifieke regeling voor bestaat, zoals eenmalige of incidentele subsidies, vormt de Awb de directe wettelijke basis voor de toekenning. In tabel 3 zijn de belangrijkste kaders weergegeven die relevant zijn voor de onderzoeksvraag: ‘Is het geld dat Hart voor de K-buurt heeft ontvangen, gebruikt voor de afgesproken activiteiten?’. ​ Tabel 3: overzicht belangrijkste kaders subsidies Regeling

Kaders

Algemene wet bestuursrecht (Awb)

Vormt de nationale basis voor alle subsidies (Titel 4.2). Kern is artikel 4:21, dat een subsidie definieert als een aanspraak op financiële middelen voor bepaalde activiteiten van de aanvrager.

Algemene Subsidieverordening

Doelmatigheid: ​ ‘a. een verslag waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht en waarin wordt aangegeven in hoeverre de beoogde doelstellingen en resultaten zijn gerealiseerd;’ ​ Rechtmatigheid: ‘b. een financieel verslag4 over de aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn, dan wel een jaarrekening waarin de verantwoording over de besteding van de subsidie inzichtelijk wordt gemaakt.’

Subsidieregelingen

Subsidiabele activiteiten zijn bijvoorbeeld: bijdragen aan de wijk, professionalisering (vrijwilligers)organisaties, pilot buurtplatform, activiteiten samen, zelfredzaamheid et cetera.

Beschikking

Verwijzing naar overige relevante wet- en regelgeving.

Voor de inkopen is in dit onderzoek getoetst of de gefactureerde diensten overeenkomen met de vooraf gemaakte afspraken, die veelal zijn vastgelegd in offertes. Er is geen sprake van een overkoepelende dienstverleningsovereenkomst van Hart voor de K-buurt met de gemeente. De onderzoeksvraag richt zich op de rechtmatige besteding (is het geld gebruikt voor de afgesproken activiteiten?). Een formele toetsing aan het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid viel buiten de afgebakende scope van dit specifieke onderzoek. Voor het rechtmatigheidsonderzoek waren daarom de volgende onderwerpen van belang: ●​ vaststellen dat de verantwoorde subsidielasten passend zijn bij de subsidie-activiteiten zoals vastgelegd in de projectaanvraag, beschikking en subsidieregelingen; ●​ vaststellen dat de inkopen overeenstemmen met de bepalingen opgenomen in de vooraf gemaakte afspraken. 4

Afhankelijk van de financiële omvang is een controleverklaring verplicht bij het indienen van het verzoek tot vaststelling van de subsidie.

-8BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

3.2 Kaderstelling Subsidies overhead en handelingskosten Een van de aandachtspunten van dit onderzoek is het onderwerp overhead en/of handelingskosten. Voor de negen subsidies die in scope zijn van dit onderzoek geldt dat er geen specifiek beleid is voor ‘overhead’. Wel is er in twee subsidieregelingen sprake van de term ‘handelingskosten’. In de subsidieregeling ‘Subsidieregeling buurtbudgetten/buurtbegroten’ is onder artikel 13 het volgende opgenomen: ​ ​ ‘1. In aanvulling op artikel 9, tweede lid, van de ASA kan het dagelijks bestuur geheel of gedeeltelijk​ ​ weigeren een subsidie te verlenen als:

​

b) De handelingskosten voor ondersteuning bij uitvoering van het (buurt)plan hoger zijn dan de 8% van het totale subsidiebedrag.’

Onder de algemene toelichting bij dit artikel is het volgende opgenomen: ​ ​ ‘Buurtcollectieven kunnen maximaal 8% handelingskosten uit het toegekende buurtbudget in​ ​ rekening brengen voor ondersteuning bij de uitvoering van het (buurt)plan. Deze eventuele kosten ​ ​ worden vooraf transparant gecommuniceerd naar overige buurtbewoners/iedereen die op het plan​ ​ kan stemmen en zijn achteraf controleerbaar.​ ​ ​ a. Beheer financiën door een derde partij​ ​ ​ b. Administratieve ondersteuning door een derde partij​ ​ ​ c. Klachtenafhandeling door een derde partij’ Voor subsidie 5 (Vervolg Pilot Hart voor de K-buurt) is in de beschikking een verwijzing opgenomen naar het Stedelijk Kader Buurtbudgetten. In de toekenningsbeschikking is verder geen bepaling opgenomen over de toepassing van dit artikel. Voor subsidie 7 (Samen Sterker) is sprake van subsidieregeling buurtbudgetten/ buurtbegroting waarbij is aangegeven dat dit weigeringsgronden zijn voor het verlenen van subsidies. In de beschikking voor subsidie 7 wordt wel een percentage genoemd, maar dit heeft betrekking op 'penvoerderschap' en niet op de formele definitie van handelingskosten. In beide gevallen geldt dat dit onderwerp gezien de toepassing van dit artikel geen gevolgen heeft voor de bevindingen voor de rechtmatigheid.

​ ​ Bij de toepassing van de definitie van handelingskosten geldt overigens dat dit bij beide subsidies binnen de 8%-norm blijft. Bij subsidie 5 is dit percentage 5% en bij subsidie 7 is dit percentage 6% op basis van de gerealiseerde kosten. In beide gevallen is dit op kostensoort en omschrijving bepaald. Aangezien de gehanteerde percentages binnen de gestelde norm van 8% blijven en dat vanuit de kaders niet expliciet aangegeven is dat dit onderdeel bij de subsidievaststelling van toepassing is, heeft dit onderwerp geen gevolgen voor de bevindingen over de rechtmatigheid van deze subsidies. Handelingskosten zijn voor de andere subsidies niet van toepassing aangezien deze niet vallen binnen de andere projectperiodes en deze betrekking hebben op andere subsidieregelingen. Voor de andere subsidies zijn, gezien de periode en ook de betreffende subsidieregelingen, handelingskosten niet aan de orde. Zowel de Hart voor de K-buurt als de gemeente Amsterdam hebben de intentie om maatschappelijk geld zoveel mogelijk direct aan projecten te besteden en zo min mogelijk indirecte kosten te maken. In dit geval is het van belang om hier vooraf duidelijke afspraken over te maken, zodat tussentijds en bij de eindverantwoording beoordeeld kan worden of de vooraf gemaakte afspraken juist zijn toegepast.

-9BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

3.3 Scope onderzoek geïntensiveerde controle en externe accountants niet gelijk aan onderzoek BMC Bij het interpreteren van de resultaten is het belangrijk de verschillende scopes en methodieken van de uitgevoerde controles te onderscheiden. Geen van de onderzoeken betreft een 100% integrale toets; alle zijn gebaseerd op selecties. De verschillen in aanpak verklaren waarom de bevindingen kunnen afwijken of een aanvulling op elkaar vormen. De scope van ons onderzoek, dat alle negen subsidies omvat, is hierin het breedst. ​ Geïntensiveerde verantwoordingscontrole​ Het onderzoek van de geïntensiveerde controle (zie tabel 1) richt zich op de subsidies 5, 7, 8 en 9. Het is van belang om hierbij te vermelden dat dit onderzoek niet is afgerond, maar dat de tussentijdse bevindingen wel zijn meegenomen in ons onderzoek. De voorlopige bevindingen van de geïntensiveerde controle hadden vooral betrekking op overheadskosten, de omvang van de betalingen aan andere stichtingen en en de constatering dat voor een groot deel van de kosten de relatie met de specifieke subsidieactiviteit onvoldoende kon worden aangetoond.

Voor ons onderzoek hebben wij de bevindingen en het dossier van de geïntensiveerde controle doorgenomen en hierover interviews afgenomen met de betrokkenen.​ ​ Controles door externe accountants​ Voor de subsidies 1, 5 en 8 hebben externe accountants (zie tabel 1) goedkeurende controleverklaringen afgegeven (met goedkeuringstoleranties van 1-2%). Het is hierbij relevant dat geconstateerde fouten gedurende het controleproces veelal door de organisatie worden gecorrigeerd, waarna de uiteindelijke goedkeurende verklaring wordt afgegeven over de definitieve, gecorrigeerde verantwoording. Conform de beroepsstandaarden, is deze verklaring gebaseerd op steekproefsgewijze controles, analyses en andere deelwaarnemingen. Dit betekent dat ook hier geen sprake is van een integrale controle. Wij hebben de controleverklaringen en interviews met de accountants meegenomen in ons verdiepende onderzoek. Belangrijkste aandachtspunten voor ons onderzoek​ De (voorlopige) bevindingen van de geïntensiveerde controle en de accountantscontroles, inclusief de interviews, leverden de volgende belangrijke aandachtspunten op voor ons verdiepend onderzoek: ●​ omvang van de verantwoorde subsidielasten aan andere stichtingen (zie 3.4.1); ●​ onderbouwing en rekenkundige juistheid van ingediende declaraties; ●​ toerekening en onderbouwing van subsidielasten aan de betreffende subsidieprojecten.

Op basis van deze aandachtspunten hebben wij daarnaast een aanvullende selectie gemaakt voor onze deelwaarneming (zie tabel 5).

3.4 Verdiepend onderzoek subsidies en inkopen 3.4.1 Groot deel subsidielasten betrekking op betalingen aan andere stichtingen Uit onze analyse blijkt dat een significant deel (28%, zie tabel 4) van de subsidielasten bestaat uit betalingen aan vier andere stichtingen waarmee personele en bestuurlijke banden bestaan. Tabel 4: overzicht kostensoorten verantwoorde subsidielasten Relatie/Kostensoort

Totaal

% van totaal

Stichting HetKanBeter (HKB)

€ 114.971

15%

Stichting Zuidoost Vooruit (Zovo)

€ 40.719

5%

Stichting Women’s Empowerment Zuidoost (WEZ)

€ 32.504

4%

- 10 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Circle of Harmony

€ 22.200

3%

Subtelling

€ 210.394

28%

Overige verantwoorde lasten

€ 536.943

72%

Totaal

€ 747.337

100%

​ De verklaring voor deze constructie hangt volgens Hart voor de K-buurt samen met de opstartfase, een bestaande huurovereenkomst op naam van HKB, de inzet van vrijwilligers via de andere stichtingen en inzet voor specifieke projectactiviteiten. ●​ Stichting Het Kan Beter (HKB), opgericht in 2014, werd voornamelijk in de beginperiode ingeschakeld. Omdat Hart voor de K-buurt in oprichting was (oktober 2019) en nog geen eigen bankrekening had, was er sprake van een tijdelijke bankrekening (zie toelichting 3.4.2). Dit stelde Hart voor de K-buurt in staat om noodzakelijke contracten aan te gaan (met name gerelateerd aan de huisvesting) en kosten te betalen en met het eerste subsidieproject te starten. In de periode na de opstart zijn de uitgaven vooral te relateren aan de huidige inrichting. Zo geldt dat de huurovereenkomst op naam staat van HKB. Er is geen sprake van doorbelasting van huurlasten aangezien HKB geen huur verschuldigd is voor het gebruik van de locatie. Dit is ook een belangrijke reden waarom de huurovereenkomst niet is overgezet op naam van Hart voor de K-buurt. De lasten die door HKB doorbelast worden aan Hart voor de K-buurt betreffen voornamelijk organisatiekosten en huisvestingslasten (zoals energiekosten) en projectkosten (zoals inzet van projectmedewerkers).

●​ De overige stichtingen (Zovo, WEZ en Circle of Harmony), werden ingeschakeld voor specifieke taken, zoals de organisatie en inzet van vrijwilligers en de daarbij behorende projectlasten. ​ Hoewel deze werkwijze is te verklaren identificeren wij de volgende aandachtspunten en bijbehorende risico’s: ●​ De bestuurder van stichting HKB is tevens directeur van Hart voor de K-buurt. Bij de andere stichtingen zijn de bestuurders van de stichtingen tevens lid van het kernteam van Hart voor de K-buurt. Dit brengt het risico van (de schijn van) belangenverstrengeling met zich mee. ●​ Wij hebben voor ons onderzoek gevraagd om inzage in de jaarrekeningen van de bovengenoemde stichtingen, maar deze zijn niet ontvangen. De motivatie hiervoor was dat het onderzoek zich richt op Hart voor de K-buurt en niet op deze stichtingen. Doordat inzage in de jaarrekeningen is geweigerd, ontstaat het risico dat er geen zicht is op de volledige financiële huishouding van deze stichtingen, inclusief andere inkomsten, uitgaven en eventuele bezoldigingen. In ons onderzoek is specifiek ingespeeld op de geïdentificeerde aandachtspunten en bijbehorende risico’s. Daarbij zijn diverse factoren vastgesteld die deze risico's nuanceren en beheersen.

Enerzijds heeft Hart voor de K-buurt met de strikte scheiding tussen het toezichthoudende bestuur en het uitvoerende 'kernteam' een belangrijke interne beheersmaatregel getroffen. Anderzijds is als positieve ontwikkeling geconstateerd dat de omvang van de betalingen na de opstartfase significant is afgenomen, waardoor het risico in de loop der tijd kleiner is geworden.​ ​ Voor de toetsing van deze lasten hebben we voor een bedrag van € 88.787 de declaraties van de stichtingen aan Hart voor de K-buurt onderzocht (zie tabel 5). Onze werkwijze was hierbij identiek aan de controle op directe facturen: we hebben getoetst of de declaraties zijn geautoriseerd (door middel van het vierogenprincipe) en betaald. Cruciaal is dat we hebben vastgesteld dat onder deze declaraties onderliggende bewijsstukken aanwezig zijn, zoals facturen van externe leveranciers en bonnen. Het verschil in werkwijze is dus administratief: Hart voor de K-buurt betaalt een declaratie aan een van de stichtingen, in plaats van direct de factuur van de eindleverancier.

- 11 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

3.4.2 Inzicht financiële geldstromen Voor de eerste subsidie ‘Plan buurtontwikkelplatform Hart voor de K-buurt’ met een waarde van € 250.000 was Hart voor de K-buurt zoals eerder vermeld nog in oprichting. Om deze reden is het eerste voorschot met een bedrag van ​ € 125.000 door de gemeente Amsterdam gestort op de tijdelijke bankrekening die nog op naam stond van HKB. Deze bankrekening is in september 2019 geopend. ​ ​ Van deze derdenrekening voor Hart voor de K-buurt van de Rabobank hebben we inzicht gekregen in alle mutaties. Daarbij hebben wij vastgesteld: ●​ dat het eerste voorschot van € 125.000 op deze bankrekening is ontvangen op 9 december 2019; ●​ dat deze rekening in de periode van september 2019 tot 29 maart 2020 is gebruikt en passend binnen de aard van de subsidie-activiteiten voor Hart voor de K-buurt; ●​ dat op 29 maart 2020 het restantbedrag met een waarde van € 71.250 is overgemaakt naar de bankrekening van Hart voor de K-buurt; ●​ dat de saldi van deze bankrekening aansluiten bij de opgenomen standen in de jaarrekeningen (en mutaties) van Hart voor de K-buurt over de periode 2019 en 2020. In maart 2020 is een nieuwe bankrekening van Bunq geopend die op naam is gesteld van Hart voor de K-buurt.

Hierbij hebben we vastgesteld dat: ●​ het restantbedrag van € 71.250 is ontvangen van de tijdelijke rekening van de Rabobank; ●​ deze rekening in de periode van vanaf maart 2020 is gebruikt en passen binnen de aard van de subsidieactiviteiten voor Hart voor de K-buurt; ●​ het tweede deel van de subsidie ‘Plan buurtontwikkelplatform Hart voor de K-buurt’ ten bedrage van​ € 125.000 op 29 april 2020 is ontvangen; ●​ de saldi van deze bankrekening aansluiten bij de opgenomen standen (en mutaties) in de jaarrekeningen van Hart voor de K-buurt over de periode 2020, 2021, 2022 en 2023. Van beide bankrekeningen hebben wij inzicht in alle transacties over de vermelde projectperiode. Voor een deel van de betalingen geldt dat dit op basis van declaraties vanuit HKB heeft plaatsgevonden. De door Hart voor de K-buurt beoordeelde en goedgekeurde declaraties zijn daarbij betaald aan HKB. Bij de aanvullende toets op rechtmatigheid (zie volgende paragraaf) zijn deze posten ook getoetst.

3.4.3 Selectie aanvullende toets rechtmatigheid Bij de toets op rechtmatigheid hebben we, bij de aanvullende de toets op rechtmatigheid van subsidies, rekening gehouden met: ●​ de omvang en de verschillende type kostensoorten; ●​ de spreiding over de negen subsidies die in scope zijn van het onderzoek; ●​ de omschrijving en toelichtingen in de administratie; ●​ identieke bedragen en omschrijvingen in de administratie; ●​ uitgevoerde werkzaamheden van de geïntensiveerde controle en de externe accountantscontroles. Voor de inkopen geldt dat we een integrale toets hebben uitgevoerd op de 21 inkopen. Tabel 5: selectie aanvullende toets Relatie/kostensoort

Populatie (€)

Selectie BMC (€)

Andere stichtingen

€ 210.394

€ 88.787

Overige verantwoorde lasten

€ 536.394

€ 93.890

Selectie (%)

- 12 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Totaal verantwoorde subsidielasten

€ 747.337

€ 182.677

24%

Totaal inkopen

€ 153.264

€ 153.264

100%

Totaal

€ 900.052

€ 335.941

37%

Toelichting aanvullende toets:​ ​ Andere stichtingen (aanvullende toets van € 88.787): ●​ Hiervan heeft 95% betrekking op organisatie-, project- en vrijwilligerskosten waarvoor facturen als onderbouwing aanwezig zijn. De overige 5% betreft kleinschalige verbruiksartikelen voor de uitvoering van activiteiten, zoals kantoorartikelen en consumpties die verbonden zijn aan subsidiabele activiteiten. ●​ Specifiek voor HKB geldt: 88% van de doorbelaste kosten betreft organisatie- en projectkosten (onderbouwd met facturen) en 12% betreft kleinschalige verbruiksartikelen voor de uitvoering van activiteiten, zoals kantoorartikelen en consumpties die verbonden zijn aan subsidiabele activiteiten. Overige verantwoorde lasten (aanvullende toets van € 93.890): ●​ Dit deel van de deelwaarneming bestaat voornamelijk uit personele lasten en projectkosten waarvan de facturen direct aan Hart voor de K-buurt zijn gericht.

3.4.4 Merendeel subsidielasten rechtmatig Het merendeel, circa 94% van posten uit de aanvullende toets op rechtmatigheid, van de verantwoorde subsidielasten is rechtmatig. In aanvulling op de al beschikbare informatie vanuit de financiële administratie hebben wij voor de toets op rechtmatigheid aanvullende informatie onderzocht. Bij de werkzaamheden op locatie bij Hart voor de K-buurt hebben wij onder meer inzage gekregen in facturen, bestuursverslagen en -besluiten, facturen, beeldmateriaal, foto’s en video’s van activiteiten, verslagen, arbeidsovereenkomsten, vrijwilligersovereenkomsten, roosters en relevante websites.​ ​ Daarbij hebben we onder meer vastgesteld dat de verantwoorde subsidielasten: ●​ overeenstemmen met de factuur en/of declaraties; ●​ overeenstemmen met de subsidie-activiteiten; ●​ overeenstemmen met de onderdelen vanuit de projectaanvraag; ●​ passend zijn binnen de projectperiode; ●​ aansluiten met de financiële administratie; ●​ zijn geautoriseerd en betaald door Hart voor de K-buurt; ●​ niet dubbel zijn betaald en verantwoord; ●​ aansluiten met aanwezige brondocumentatie. De toets die wij hebben uitgevoerd is een aanvullende toets. Van deze subsidies zijn drie financiële verantwoordingen (zie tabel 1) voorzien van een goedkeurende controleverklaring door externe accountants.

3.4.5 Rechtmatigheid niet voor alle lasten vast te stellen Voor een deel van de subsidielasten (circa 3%) hebben we niet kunnen vaststellen dat deze betrekking hebben op het desbetreffende subsidieproject. De belangrijkste posten zijn als volgt: ●​ Een factuur van € 4.080,— betreft een declaratie van 66 bonnen (project Plan buurtontwikkelplatform Hart voor de K-buurt) waarbij voor een bedrag van € 1.644 sprake is van diverse uitgaven van algemeen gebruik, zoals boodschappen en kwitanties. Vanuit de subsidieregeling en aanvraag hebben we voor deze uitgaven niet kunnen vaststellen of deze

- 13 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

uitgaven passend zijn bij het desbetreffende subsidieproject. ●​ Een factuur van € 1.975,— (Vervolg Pilot Hart voor de K-buurt) betreft een declaratie van 113 bonnen (project vervolg pilot) voor boodschappen voor algemeen gebruik. Vanuit de subsidieregeling en aanvraag hebben we niet kunnen vaststellen of deze uitgaven passend zijn bij het desbetreffende subsidieproject. ●​ Van een declaratie van € 644,— (project Week van 1104 editie 2022) van verschillende soorten onkosten en de uitgaven van een afscheidsreceptie van de projectleider voor een bedrag van € 641,— (project Buurtplatform Hart voor de K-buurt) hebben wij niet kunnen vaststellen dat deze passend zijn binnen de subsidievoorwaarden van het project waarvoor de subsidie is aangevraagd en toegekend. Van deze uitgaven hebben we overigens wel bonnen gezien en is aan de hand van videomateriaal aangetoond dat de afscheidsreceptie heeft plaatsgevonden. ●​ Een factuur van € 500,– (project Vervolg Pilot Hart voor de K-buurt) is betaalbaar gesteld voor boodschappen. Deze factuur is betaald op basis van bevoorschotting en op een later moment zijn diverse kassabonnen aangeleverd. Vanuit de aangeleverde bonnetjes hebben wij de relatie met de subsidieregeling en aanvraag niet kunnen vaststellen. ●​ Een factuur van € 823,— (project Wijktransitie-Hub) betreft de huur van een opslagruimte.

De oorspronkelijke activiteit (opslag en distributie van bespaarproducten) kon niet worden uitgevoerd, omdat de wijze van distributie door de gemeente veranderde en ook een later gewonnen aanbesteding niet tot uitvoering in de K-buurt leidde door Hart voor de K-buurt. Hierdoor is de ruimte niet voor het beoogde subsidiedoel gebruikt en hebben wij niet kunnen vaststellen of deze kosten passend zijn binnen de subsidieregeling.​

3.4.6 Onrechtmatige subsidielasten Een deel van de subsidielasten (circa 3%) is onrechtmatig. De belangrijkste posten zijn als volgt: ●​ Bij één declaratie van energiekosten van € 3.722,– door HKB (project Vervolg Pilot Hart voor de K-buurt), ten behoeve van de door Hart voor de K-buurt volledig gebruikte locatie, is € 1.505,– te veel in rekening gebracht. De werkelijke kosten van energienota’s zijn € 2.217,–. Dit is ontstaan door een telfout in verband met creditfacturen (opgeteld i.p.v. in mindering gebracht). ●​ Bij de subsidieverantwoording (project Samen Sterker) is een bedrag van € 3.000,– dubbel verantwoord. Hart voor de K-buurt heeft aangegeven dat deze fout bij het opstellen van de jaarrekening 2024 is geconstateerd en dat inmiddels een aanpassing van het subsidiebedrag (en daarmee ook een nieuwe verantwoording) bij de gemeente is ingediend en daarbij na aanpassing niet meer onrechtmatig is. ●​ Een factuur van financiële dienstverlening met een bedrag van € 605,– (project Buurtplatform Hart voor de K-buurt) is abusievelijk bij twee subsidies verantwoord.

3.5 Inkopen volledig rechtmatig Voor de inkopen zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Daarbij is vastgesteld dat: ●​ de verantwoorde inkopen niet dubbel (ook als subsidie) zijn gedeclareerd; ●​ de verantwoorde inkopen (zoals uitgevoerde werkzaamheden en tarieven) in overeenstemming zijn met de vooraf gemaakte afspraken. In het onderzoek hebben we bij twee inkopen van € 1.000,— geconstateerd dat het bedrag, de datum en de omschrijving van de factuur hetzelfde zijn. Op basis van navraag is gebleken dat, op verzoek van de gemeente Amsterdam, dit in twee afzonderlijke delen is gefactureerd, aangezien dit betrekking heeft op twee verschillende deelbudgetten bij de gemeente. Deze inkoop is ook eerder uit de interne controle van het onderzoek naar dubbele betalingen vanuit de gemeente Amsterdam naar voren gekomen. We hebben de documentatie en

- 14 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

correspondentie onderzocht en daaruit bleek dat er geen sprake is van een dubbele betaling en dat de inkoop rechtmatig is.

- 15 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Hoofdstuk 4 | Bevindingen onderzoek rechtmatigheid 4.1 Subsidies en inkopen Het onderzoek naar de rechtmatigheid laat een genuanceerd beeld zien over de verantwoorde subsidies ter waarde van € 747.337 en de inkopen van € 153.264. De inkopen zijn volledig rechtmatig. Voor de subsidies geldt dat het overgrote deel van de uitgaven rechtmatig is, maar ons onderzoek stelt wel concrete bevindingen, aandachtspunten en risico’s vast.

4.2 Toetsing rechtmatigheid subsidies De scope van ons onderzoek omvat negen subsidies, met een totaal aan verantwoorde lasten van € 747.337 (zie tabel 1). Voor drie van deze subsidies (met een gezamenlijke waarde van € 615.551) zijn reeds goedkeurende controleverklaringen (met goedkeuringstoleranties van 1-2%) afgegeven door externe accountants. ​ ​ Ons onderzoek is een aanvullende en verdiepende toets, gebaseerd op de financiële verantwoordingen zoals die bij aanvang van dit onderzoek door Hart voor de K-buurt zijn aangeleverd. Wij hebben een eigen selectie van transacties ter waarde van € 182.677 (zie tabel 5) onderzocht. De resultaten van deze aanvullende toets zijn als volgt: ●​ € 171.330 (94%) is rechtmatig. ●​ Voor € 6.226 (3%) hebben we de rechtmatigheid niet kunnen vaststellen, omdat de relatie tussen de gemaakte kosten en de specifieke subsidieprojecten niet kon worden aangetoond. ●​ € 5.120 (3%) is onrechtmatig, als gevolg van een telfout, een dubbele declaratie5 en een onjuist toegerekende factuur. ​ De geconstateerde onrechtmatigheden van de toets op rechtmatigheid door BMC hebben betrekking op de subsidies 5, 7 en 8 die nog niet definitief zijn vastgesteld. De bevindingen uit dit onderzoek bieden de mogelijkheid tot correctie voorafgaand aan de definitieve vaststelling.

Zo is de dubbele verantwoording van ​ € 3.000 (subsidie #7) gedurende het onderzoek reeds door Hart voor de K-buurt gecorrigeerd via een nieuw ingediende verantwoording. De overige bevindingen kunnen eveneens worden gebruikt om de verantwoordingen te verbeteren voorafgaand aan de definitieve vaststelling.

4.3 Betalingen aan andere stichtingen Een belangrijk aandachtspunt en risico is dat 28% van de subsidielasten (€ 210.394 van totaal € 747.337) is betaald aan vier stichtingen die personeel of bestuurlijk nauw verbonden zijn met Hart voor de K-buurt. Deze constructie is deels te verklaren vanuit de opstartfase van Hart voor de K-buurt. Ondanks deze verwevenheid en het feit dat wij geen inzage kregen in de jaarrekeningen van deze stichtingen, heeft dit geen invloed op onze bevindingen over de rechtmatigheid van de door ons getoetste subsidielasten. Dit is is gebaseerd op de volgende constateringen: ●​ Diepgaande verificatie van transacties: Wij hebben de onderliggende bewijsstukken van betalingen tussen de vier genoemde stichtingen gedetailleerd getoetst. Dit omvatte niet alleen facturen en kassabonnen, maar ook aanvullende documentatie zoals beeldmateriaal van activiteiten, bestuursbesluiten, verslagen, vrijwilligersovereenkomsten et cetera. Wij hebben getoetst of de declaraties zijn geautoriseerd en door Hart voor de K-buurt zijn betaald, of ze voorzien zijn van achterliggende documentatie en of ze in overeenstemming zijn met de gesubsidieerde activiteiten.

5

Zie 1.3.2 bedrag van € 3.000 is gedurende het onderzoek gecorrigeerd.

- 16 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

●​ Interne controle: Betalingen binnen Hart voor de K-buurt vinden pas plaats nadat autorisatie door twee medewerkers, door middel van het vierogenprincipe (de directeur en penningmeester/bestuurslid) heeft plaatsgevonden. Deze controle wordt verder versterkt door de interne governanceregels, die een strikte scheiding voorschrijven tussen het toezichthoudende bestuur en het uitvoerende 'kernteam'. Betalingen aan leden van het kernteam of aan hen gelieerde stichtingen vereisen expliciete goedkeuring van dit bestuur. ●​ Externe validatie door externe accountants: Een aanzienlijk deel van de betalingen aan deze stichtingen vond plaats binnen de drie subsidies (totaal € 615.551, oftewel 76% van de totale subsidielast) die reeds een goedkeurende verklaring op rechtmatigheid hebben ontvangen van een externe accountant.

4.4 Resumerend In dit onderzoek gaan we in de vervolgfase naast de rechtmatigheid ook in op de doelmatigheid en de mogelijke verbetersuggesties. De resultaten van fase 1 Rechtmatigheid nemen we dan ook mee in het vervolg van ons onderzoek, en kunnen in deze contextuele benadering dan ook niet los worden gezien van het onderzoek naar doelmatigheid en mogelijke verbeterpunten. In het volgende deel wordt de doelmatigheid onderzocht en worden deze bevindingen in een bredere context geplaatst om te komen tot concrete aanbevelingen voor zowel de gemeente als voor Hart voor de K-buurt.

- 17 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

DEEL II DOELMATIGHEID

- 18 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Hoofdstuk 5 | Inleiding onderzoek doelmatigheid De gemeente wil, voor het onderdeel doelmatigheid, antwoorden op onderstaande vragen. 1.​ Heeft het geld bijgedragen aan de doelen waarvoor het bedoeld was? Denk hierbij aan de impact op de buurt en de leefbaarheid. 2.​ Is de gemeente efficiënt omgegaan met de inzet van bewoners? Concreet: hoeveel van die inzet is concreet naar het behalen van impact voor de buurt kunnen gaan, en hoeveel is voorwaardelijk nodig geweest om te voldoen aan vragen die vanuit de gemeente/ systeemwereld? 3.​ Wat zijn mogelijke verbeteringen? Concreet: a.​ Wat heeft Hart voor de K-buurt nodig en kan Hart voor de K-buurt doen om in de toekomst makkelijker en beter verantwoording af te leggen? b.​ En wat kan de gemeente doen om bewonersorganisaties zoals Hart voor de K-buurt beter te ondersteunen? c.​ Welke botsingen kunnen worden voorkomen die een doelmatige inzet in de weg staan? De scope van dit doelmatigheidsonderzoek zijn de subsidies en inkoopopdrachten aan Hart voor de K-buurt in de periode 2019 tot en met 2023. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar het deel I Rechtmatigheid.

5.1 Onderzoeksaanpak In de onderzoeksaanpak zijn de onderzoeksvragen verder uitgewerkt in afstemming met de begeleidingscommissie, en zijn de methoden van onderzoek beschreven. Onderzoeksvragen De onderzoeksvragen zijn, ten behoeve van de dataverzameling, uitgewerkt in vier pijlers van doelmatigheid: 1.​ Impact: wat zijn de doelen die met de subsidieregelingen bereikt zijn en welke impact heeft Hart voor de K-buurt gemaakt? 2.​ Samenwerking: hoe is de samenwerking tussen de gemeente en Hart voor de K-buurt? Deze vraag is van belang, omdat doelmatigheid gebaat is bij een goede samenwerking tussen gemeente en Hart voor de K-buurt: ‘alleen ga je sneller, samen kom je verder’. 3.​ Verbinding in de buurt: in de context van democratisering en community based werken is verbinding in de buurt een belangrijk doel: hoe verbindend werken Hart voor de K-buurt en de gemeente in de K-buurt? 4.​ Procedures om subsidies en inkoop opdrachten te verwerven: hoe toegankelijk, duidelijk en laagdrempelig waren die voor Hart voor de K-buurt? In deze rapportage zijn deze pijlers bij elkaar gebracht. Begeleidingscommissie De gemeente heeft een begeleidingscommissie ingericht voor het doelmatigheidsonderzoek. De begeleidingscommissie bestaat uit twee leden uit wetenschappelijke kring die ervaring hebben met kwalitatief onderzoek naar samenwerkingen tussen overheden en bewonersinitiatieven.

De begeleidingsgroep richt zich met name op de doelmatigheid en de verbetermogelijkheden. Met de begeleidingscommissie is gesproken bij aanvang, gedurende en aan het eind van dit onderzoek, voorafgaand aan deze rapportage. De vier pijlers van doelmatigheid, gebaseerd op een wetenschappelijk onderbouwd raamwerk zoals beschreven in ons plan van aanpak, zijn tijdens dit onderzoek in afstemming

- 19 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

met de begeleidingscommissie verdiept. De begeleidingscommissie maakt een eindverslag dat bij de bestuurlijke stukken wordt gevoegd. Methoden De methoden van onderzoek zijn documentenanalyse, interviews en gesprekken aan de hand van tussenproducten: ●​ documentenanalyse: ○​ subsidieaanvragen, beschikkingen, verantwoordingen, vaststellingen, de algemene subsidieverordening van de gemeente Amsterdam (ASA); ○​ inkopen: offertes, inkoopopdrachten, facturen; ○​ beleid op de onderwerpen democratisering en participatie, omgevingsvisie en Samen stad maken, Nationaal Programma Leefbaarheid en Veiligheid (NPLV), gebiedsgericht werken; ○​ websites gemeente Amsterdam en Hart voor de K-buurt; ○​ externe publicaties over Hart voor de K-buurt van de HvA, Verweij-Jonker en Movisie; ●​ interviews, zie bijlage 1 om te zien welke mensen zijn geïnterviewd. Deze interviews zijn vertrouwelijk en een bron voor dit rapport; ●​ gesprekken met de gemeente6 en met Hart voor de K-buurt (bestuur en coördinator) om tussentijdse bevindingen en conceptrapportages door te nemen en kennis te nemen van reacties en vragen. Tussentijdse afstemming Aan de onderzoekers is gevraagd nauw samen te werken met zowel de ingestelde ambtelijke werkgroep als Hart voor de K-buurt. Er is regelmatig overleg gepleegd en feedback opgehaald op tussentijdse bevindingen en conceptrapportages.

5.2 Leeswijzer De opbouw van dit deel II Doelmatigheid is als volgt: ●​ Hoofdstuk 6 beantwoordt de vraag of het geld heeft bijgedragen aan de doelen waarvoor het bedoeld was, door de resultaten van de subsidies en inkopen te onderzoeken. ●​ Hoofdstuk 7 bevat een analyse van de samenwerking, met een focus op procedurele en relationele zaken die de doelmatigheid beïnvloeden. Daarmee beantwoordt hoofdstuk 7 de vraag naar de efficiëntie van de gemeentelijke inzet van bewoners. ●​ Hoofdstuk 8 gaat over Hart voor de K-buurt's volledige waarde voor de K-buurt. Dit hoofdstuk beoordeelt de effectiviteit van Hart voor de K-buurt buiten de enge scope van individuele subsidies, en kijkt naar de totale impact op gemeentelijke beleidsdoelen. Hiermee geven we een verdiepend antwoord op de eerste onderzoeksvraag. ●​ In hoofdstuk 9 wordt de derde onderzoeksvraag naar mogelijke verbeteringen beantwoord.

6

Met ‘de gemeente’ bedoelen we de gemeente Amsterdam.

- 20 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

Hoofdstuk 6 | Doelmatigheid Dit hoofdstuk beantwoordt de eerste onderzoeksvraag: heeft het geld bijgedragen aan de doelen waarvoor het bedoeld was? We zijn tot die beantwoording gekomen door de resultaten van de subsidies en inkopen te onderzoeken.

6.1 Heeft het geld bijgedragen aan de doelen van de gemeente? Hart voor de K-buurt heeft de ontvangen gelden besteed aan de afgesproken activiteiten en daarmee concrete resultaten geboekt. Om doelmatigheid te onderzoeken hebben we van alle ingezette regelingen de doelen en beoogde resultaten beschreven. Uit de aanvragen van Hart voor de K-buurt hebben we afgeleid of de doelen die Hart voor de K-buurt beoogt, passen bij de doelen uit de subsidieregelingen. Dat is het geval. Dat is niet verrassend; anders was het niet tot een beschikking gekomen. Wat we ook constateren is dat acht van de negen subsidieregelingen van de gemeente brede doelen beschreven en geen specifieke, meetbare resultaten. Hart voor de K-buurt vertaalde in haar aanvragen en rapportages deze brede doelen consequent naar concrete activiteiten en uitkomsten. In onderstaande tabel zijn de doelen van de negen subsidieregelingen op een rij gezet en is voor ieder van de negen subsidies (rijen 1 tot en met 9) aangevinkt welke doelen de gemeente heeft genoemd in een bepaalde regeling. Tabel 6: subsidiedoelen in relatie tot subsidieregelingen Subsidiedoelen in relatie tot regelingen

1*

2

a. Stimuleren maatschappelijke initiatieven, samenredzaamheid, meedoen

​

b. Overnemen taken overheid en welzijnsinstellingen

​

c. Bijdragen aan en zeggenschap over buurtopgaven (gebiedsagenda’s, leefomgeving)

3

6 ​

​

​

​

d. Faciliteren activiteiten inspringend op nieuwe ontwikkelingen

​

​

e. Professionaliseren van kansrijke (vrijwilligers)organisaties

​

f. Nieuwe samenwerkingsvormen ontwikkelen en samen leren (overheid-inwoners)

​

h. Stimuleren van ketensamenwerking tussen formele en informele organisaties i. Initiatieven uit buurtbudgetten mogelijk maken

​

5 ​

g. Zelfredzaamheid, ontplooiing en gelijke kansen volwassenen

​

4

​

8 ​

9 ​

​

​ ​ ​

​

​

​ ​

​ ​

​ ​

j. Onderzoeken buurtplatformrecht als onderdeel van participatiebeleid

​

k. Kennis delen met andere initiatieven in Zuidoost

​

- 21 BMC, Eindrapport onderzoek Hart voor de K-buurt

7

​ ​

l. Bijdragen aan gezamenlijke trots op het gebied m. Minimaal aantal bezoekers of mensen/doelgroepen te bereiken

​ ​

​

​

n. Het energieverbruik of de energierekening van huishoudens verlagen

​

o. Gebiedsgerichte, passende en lokaal gedragen projecten stimuleren

​

* De negen regelingen zijn: 1 Maatschappelijk Initiatief Oost 2 Sociale Basis 3 Bewonersinitiatieven Zuidoost 4 Eenmalige initiatieven, Week van 1104, 2021 5 Eenmalige initiatieven 6 Eenmalige initiatieven Zuidoost, Week van 1104, 2022 7 Buurtbudgetten en buurtbegroten (Samen sterker) 8 Integraal maatschappelijk initiatief (Rimi) 9 Gebiedsgerichte bestrijding energiearmoede​

Voor iedere categorie is de bijdrage van Hart voor de K-buurt in beeld te brengen. We geven een aantal voorbeelden. Voor het gemeentelijk doel ‘stimuleren van maatschappelijke initiatieven, samenredzaamheid en meedoen’ organiseert Hart voor de K-buurt jaarlijks een burendag. Hieraan doen bijna alle 26 buurten mee. Daarnaast organiseert Hart voor de K-buurt de jaarlijkse Week 1104, een buurtverbindende activiteit. Hart voor de K-buurt heeft buurten met een format gefaciliteerd in het maken van bewoners-buurtplannen die jaarlijks aangeboden worden aan de stadsdeelcommissie. Ieder half jaar brengt Hart voor de K-buurt de buurtverbinders per buurt samen in ‘townhall meetings’. Voorbeelden van het doel ‘overnemen van taken van overheid en welzijnsinstellingen’ zijn inwoners informatie geven en doorverwijzen voor allerlei vragen, gratis diensten en producten zoals de uitgifte van maandverband, recycling bevorderen en energiearmoede verminderen met de Transitie Hub, en opkomstbevordering bij verkiezingen. Voorbeelden van doelen over ‘bijdragen aan en zeggenschap over buurtopgaven’ zijn het K-midden-plan, participatie-effectrapportage in 2020, gebiedsplannen met bewoners 2021, en Bovenligger 2023 (de verzamelde bewoners-buurtplannen).