Bijlage 8. 24.001163 reflectie OR op governance april 24.pdf

Datum 18 april 2024 Contactpersoon C. Burger keetie.burger@ waternet.nl

Leden BOGO Leden DT Waternet T.a.v. Koen de Snoo Postbus 94370 1090 AC AMSTERDAM Nederland

Mobiel nummer 06-52 53 44 21 Ons kenmerk 24.001163

1090AC94370

Onderwerp Reflectie OR op Governance

Geachte heer de Snoo, Beste Koen, Met deze brief geeft de OR een reflectie op de recent opgeleverde bouwstenen ten aanzien van het governance vraagstuk. Het doel van deze reflectie is om de leden van het BOGO de zienswijze van de OR mee te geven alvorens een (voorgenomen) besluit te nemen over de governance. De recente stukken die de OR bij deze reflectie betrekt zijn: Leeswijzer stukken BOGO 9 april 2024 Syntheserapport Governance Waternet (datum 3 april, versie BOGO 9 april 2024) + bijlage Syntheserapport-overzichtstabel varianten Eindrapport stap 2b: Synergievoordelen en complexiteit huidige samenwerking watertaken gemeente Amsterdam en waterschap Amstel, Gooi en Vecht (versie 21 maart 2024) Onderzoek variant ontvlechting Waternet (KPMG, versie 27 maart 2024) Uiteraard spelen ook alle eerder verschenen rapporten, documenten, correspondentie en de door de OR uitgebrachte adviezen een rol in het opstellen van deze reflectie. Aanpak De OR schetst hieronder het governanceproces vanaf 2021 tot nu toe. Vervolgens geeft de OR een algemene reactie op de recent opgeleverde bouwstenen om daarna meer inhoudelijk te reflecteren op de in het syntheserapport beschreven varianten. De OR bekijkt de varianten vanuit de in 2021 door de OR opgestelde doelen en criteria met het daarbij gegeven advies om te kiezen voor de variant Stichting B. Deze doelen en criteria zijn nog steeds actueel.

Dit is destijds in een ongevraagd advies aan u kenbaar gemaakt (brief met kenmerk: 21.018035 Ongevraagd advies herijking governance). De doelen van de OR blijven ongewijzigd: 1. Tekortkomingen aanpakken en werken aan een verbeterde organisatie; 2. Versterken van de governance; 3. Behoud van een watercyclus organisatie. Ook de in 2021 door de OR geformuleerde criteria waaraan het te kiezen governancemodel moet voldoen zijn ongewijzigd: Het model zorgt voor duidelijkheid en eenduidigheid omtrent rollen, verantwoordelijkheden en eigenaarschap. Dit is vastgelegd in statuten of andere afspraken; Er is duidelijkheid over de aansturing van de uitvoering van de watertaken, vastgelegd in heldere opdrachten; Aansturing van de uitvoering gebeurt op basis van tevoren duidelijk gecommuniceerde haalbare resultaten en op gewenste uitvoering van taken, verantwoordelijkheden en gedrag, mede door voorbeeldgedrag van de verantwoordelijken. Deze reflectie wordt afgesloten met een eindbeschouwing. Daarin geeft de OR u zijn visie met als doel u te ondersteunen bij het nemen van een zorgvuldig afgewogen besluit.

Classificatie: Openbaar

Datum 18 april 2024 Pagina 2 van 5

Terugblik op het proces Nadat de OR in oktober 2021 adviseerde om te kiezen voor variant Stichting B, is in december 2021 een principebesluit genomen door de bestuurlijk opdrachtgevers. Het principebesluit hield in dat de variant Bedrijfvoeringsorganisatie verder zou worden uitgewerkt. Op verzoek van de OR werd ook de variant Stichting B gelijkwaardig onderzocht op haalbaarheid. Er volgde een traject met een extern projectleider (de heer Hans Verdellen) om hier vorm aan te geven. Gedurende dit traject werd duidelijk dat de Bedrijfvoeringsorganisatie en de variant Stichting A niet de gewenste oplossing bieden en werd Stichting B de basis voor het ontwerp van de variant Vernieuwde stichting. De toenmalige directie van Waternet heeft op verzoek van de bestuurlijk opdrachtgevers een topstructuur voor deze Vernieuwde stichting ontworpen (zomer 2022). De Vernieuwde stichting kan voldoen aan wet- en regelgeving, met behoud van de synergievoordelen van het werken binnen één samenwerkingsorganisatie waarin alle watertaken efficiënt en effectief uitgevoerd kunnen blijven worden. De OR heeft een positief advies uitgebracht ten aanzien van de topstructuur voor de Vernieuwde stichting in december 2022. Daarbij zijn diverse aandachtspunten meegegeven die in een latere fase uitgewerkt moesten worden.

Begin 2023 was er overeenstemming tussen de bestuurlijk opdrachtgevers om de variant Vernieuwde stichting verder uit te werken. Hiermee was de onderzoeksfase afgerond en werd gestart met de ontwerpfase. Bureau Rijnconsult kreeg de opdracht om het ontwerp van de Vernieuwde stichting vorm te geven. Gedurende het proces werden de in de eerdere fase benoemde risico’s opnieuw gewogen door de huidige directie waarna een abrupt einde kwam aan het ontwerpproces. De bestuurlijk opdrachtgevers hebben vervolgens besloten additioneel onderzoek te laten uitvoeren naar de variant ontvlechting, de synergievoordelen en complexiteit van de huidige samenwerking. Het resultaat van de onderzoeken zijn bouwstenen die voldoende input geven voor een bestuurlijk besluit. Dit is het punt waarop het traject nu is aanbeland. Volgens planning zal er in het BOGO op 25 april een formeel (voorgenomen) besluit genomen worden over het te kiezen governancemodel/de gewenste variant. Recente bouwstenen KPMG onderzoek naar variant ontvlechting Waternet In december 2023 is door de bestuurlijk opdrachtgevers een aantal onderzoeksvragen opgesteld voor het ‘technisch onderzoek ontvlechting’. KPMG heeft dit onderzoek uitgevoerd binnen de gestelde doorlooptijd van zes weken. De beperkte doorlooptijd was voor de OR een reden om de diepgang van de op te leveren resultaten vooraf in twijfel te trekken.

Voor de OR was de meest interessante onderzoeksvraag: Breng de incidentele en structurele kosten in beeld: wat betekent het wanneer de taken die Waternet uitvoert voor AGV en voor AMS juridisch volledig zelfstandig worden georganiseerd (eigendommen, transactiekosten etc.). Helaas ziet de OR in het rapport van KPMG een zeer beperkt antwoord op de geformuleerde onderzoeksvraag. Zowel voor de incidentele als voor de structurele kosten stelt KPMG dat de kosten nader bepaald moeten worden bij verdere uitwerking van een ontvlechting. De inschatting dat ontvlechting van het IT-landschap significante complexiteit met zich meebrengt, wordt door de OR herkend en onderschreven. Daarnaast merkt de OR op dat KPMG zich, in tegenstelling tot het advies van de OR, in het onderzoek heeft beperkt tot interviews met afdelingshoofden en directieleden en niet vanuit alle lagen van de organisatie mensen heeft gesproken. Rapport synergievoordelen en complexiteit Dit rapport is opgesteld door de directeur Assets en Operatie, Saskia de Haas, en bij het onderzoek zijn vooral medewerkers van Waternet betrokken. De OR waardeert de organisatiebrede input. Het rapport

Classificatie: Openbaar

Datum 18 april 2024 Pagina 3 van 5

geeft daardoor een breed gedragen beeld van de synergie en complexiteit binnen de huidige organisatie. Wat voor de OR ook belangrijk is, is dat dit onderzoek uitgaat van de huidige bedrijfsvoeringsprocessen en dat niet primair de watertaken het uitgangspunt zijn. Uit het rapport blijkt dat synergievoordelen in de samenwerking vooral gelden voor de processen en dat herkent de OR vanuit de praktijk. Een veelgehoord knelpunt bij de samenwerking binnen de huidige Stichting Waternet tussen AGV en de gemeente Amsterdam, is dat er op veel vlakken complexiteit door deze samenwerking optreedt. Complexiteitreductie is een van de wensen van de bestuurlijk opdrachtgevers. Dit rapport laat echter zien dat bezien vanuit de processen de samenwerkingscomplexiteit als matig complex of nauwelijks complex wordt beschouwd. De meeste complexiteit wordt geconstateerd bij de ondersteunende processen. In het rapport wordt aangegeven dat het mitigeren van de nadelen die ontstaan door die complexiteit, belemmerd wordt doordat Waternet de processen onvoldoende heeft ontwikkeld. Er wordt geconcludeerd 'Op dit moment is een groot deel van de ondersteunende processen niet op orde en wordt flink geïnvesteerd in verbetering ervan.

De systemen en processen zijn op dit moment ontoereikend om adequate en efficiënt stuurinformatie op verschillende niveaus en voor verschillende doeleinden te genereren’ De genoemde complexiteit is volgens de OR dus niet een direct gevolg van de samenwerking maar spelen andere factoren een rol die niet per definitie opgelost worden bij het anders inrichten van de governance. Syntheserapport en bijlage In het syntheserapport worden op verzoek van de bestuurlijk opdrachtgevers drie governance varianten getoetst aan onder andere uitgangspunten en randvoorwaarden. Het betreft de volgende varianten: Vernieuwde Stichting Stichting B Ontvlechting Tevens worden de stichtingsvarianten (Vernieuwde stichting en Stichting B) met afsplitsing van de drinkwatertaak getoetst. Er wordt een aantal constateringen gedaan in het rapport die voor alle varianten geldt. De OR herkent het merendeel van die constateringen. Hieronder citeren we de meest belangrijke voor de OR (ook in volgorde van belangrijkheid weergegeven) en koppelen we deze aan de tekortkomingen die we reeds in 2021 constateerden: •

•

•

Ongeacht het organisatiemodel, is aandacht voor cultuur en leiderschap essentieel. In de afgelopen jaren is hier aandacht voor geweest, maar dit heeft nog niet geleid tot het gewenste effect. Er zijn terugkerende thema’s (resultaatgerichtheid, erkenning en waardering, integriteit, samenwerking en leiderschap in tijden verandering) die moeten worden aangepakt. Bij de keuze van een variant is dit een onlosmakelijk onderdeel van de uitwerking en implementatie. Ongeacht welke variant, zijn verbeteringen in de bedrijfsvoering nodig voor het efficiënt uitvoeren van de watertaken en het verzilveren van de potentie die samenwerking heeft. Integrale procesarchitectuur is daar een belangrijke voorwaarde voor. Dat reduceert de operationele complexiteit maar zal deze nooit helemaal wegnemen. (...)Alleen voor de variant ontvlechting is tot aan plateau 1 (de eerste fase van ontvlechting met oprichting van een zelfstandige AGV organisatie) de financiële impact ingeschat. Wat een overgang naar een ander organisatiemodel daadwerkelijk kost (frictiekosten en structurele kosten), zal voor elke variant nader uitgewerkt moeten worden. Voor elke variant geldt dat voorwaardelijk is dat alle leden van het stichtingsbestuur gecommitteerd zijn aan het belang van de stichting. Deze is bovengeschikt aan het individueel belang van de afzonderlijke opdrachtgevers.

Classificatie: Openbaar

Datum 18 april 2024 Pagina 4 van 5

•

Een belangrijke voorwaarde voor elke variant is een verdere professionalisering van het opdrachtgeverschap.

De OR heeft in 2021 aangegeven dat een deel van de door de OR geconstateerde verbeterpunten los staat van het te kiezen governancemodel. Deze punten komen terug in de hierboven geciteerde constateringen. Deze verbeterpunten hebben de afgelopen drie jaar volgens de OR onvoldoende aandacht gehad. Het terugkomen op de eerdere keuze (variant Vernieuwde stichting), het stopzetten van de inrichtingsfase van deze variant en wisselingen in de directie Waternet, hebben een remmend effect gehad. De OR heeft steeds aangegeven dat met geringe aanpassingen in de governance de organisatie zich kan richten op het aanpakken van de verbeterpunten. Het is spijtig te constateren dat deze punten nog steeds niet voldoende aandacht hebben gehad. Hetzelfde geldt voor de professionalisering van het opdrachtgeverschap en de aansturing van de organisatie. Aandacht is vooral uitgegaan naar de vorm en structuur van samenwerken tussen de bestuurlijk opdrachtgevers maar niet naar het verbeteren van de aansturing en besturing van de organisatie Waternet. Wat betreft die samenwerking deelt de OR van harte de constatering die in het syntheserapport als volgt is geformuleerd: Voor elke variant geldt dat de intrinsieke motivatie om samen te werken voorwaarde is voor het welslagen daarvan.

Overwegingen OR Voor de overwegingen die tot de eindbeschouwing leiden, kijkt de OR terug naar alle eerdere correspondentie vanuit de OR over het governancetraject. Daarbij constateren we dat de doelen en criteria (zie de opsomming onder het kopje ‘Aanpak”) van de OR sinds de start van het traject ongewijzigd zijn. Het eerste doel van de OR, het aanpakken van tekortkomingen en werken aan een verbeterde organisatie, zien we nog steeds als cruciaal en geldt voor alle varianten. Zoals aangegeven constateert de OR de afgelopen drie jaar wel verbetering maar zijn de tekortkomingen zeker nog niet opgelost. Voor het tweede doel van de OR, het versterken van de governance, is de keuze van de variant zeker van belang. Met betrekking tot het derde doel, behoud van een watercyclusorganisatie, is de OR tot de conclusie gekomen dat dit gedurende het onderzoeksproces een steeds belangrijker doel is geworden. Dat heeft te maken met de aantrekkingskracht van de organisatie op de arbeidsmarkt. De lengte van het proces en de negatieve berichtgeving in de media heeft de arbeidsmarktpositie van Waternet zeker negatief beïnvloed. We zien onder andere dat medewerkers het belang van het behoud van de integrale watercyclusorganisatie voor het voetlicht proberen te brengen.

Dit blijkt onder andere uit de actie ‘Hartekreet’ maar ook in de ‘Sluissessies’ met de algemeen directeur en in de gevoerde ‘dialoogsessies’ met de dijkgraaf. Bij ontvlechting is er geen onderscheid meer ten opzichte van andere waterschappen, gemeenten en drinkwaterbedrijven waardoor we een uitstroom van personeel voorzien. Hierdoor kan de uitvoering van de maatschappelijke opgaven onder druk komen te staan en worden bestuurlijke ambities hoogstwaarschijnlijk niet waargemaakt. Eindbeschouwing Aangekomen bij de eindbeschouwing concludeert de OR dat voor de OR het ongevraagd advies Herijking governance Waternet van oktober 2021 nog steeds van kracht is. Daarin geeft de OR aan dat de variant Stichting B het meest wenselijk is. Die variant heeft een geringe veranderimpact op de

Classificatie: Openbaar

Datum 18 april 2024 Pagina 5 van 5

organisatie en de medewerkers waardoor alle aandacht en energie ingezet kan worden op het verbeteren van de geconstateerde tekortkomingen in de organisatie. Stichting B voldoet aan wet- en regelgeving (WBTR) en met de juiste inrichting en heldere statuten, samenwerkingsovereenkomsten en organisatiebesluiten is meer directe sturing van de bestuurlijk opdrachtgevers mogelijk. De variant Vernieuwde stichting komt dichtbij de variant Stichting B. Knelpunt bij deze variant is volgens de OR dat er in de Vernieuwde stichting mogelijk sprake is van tegenstrijdig belang in het Stichtingsbestuur, waardoor deze variant strijdig kan zijn met de WBTR. Voor de leden van het stichtingsbestuur moet het belang van de stichting prevaleren ten opzichte van het eigen belang van de bestuurlijk opdrachtgevers. In het model van de Vernieuwde stichting is daarom een raad van toezicht toegevoegd om toe te zien op dat belang van de samenwerking. Hoe dat in de praktijk uitpakt op het moment dat de belangen van de bestuurlijk opdrachtgevers niet gelijk zijn is een zorg van de OR, waardoor deze variant niet onze eerste voorkeur heeft. De variant Ontvlechting voldoet niet aan het doel van de ondernemingsraad om de gezamenlijke watercyclusorganisatie te behouden. Daarnaast brengt deze variant frictiekosten met zich mee, die nog steeds niet volledig bekend zijn.

De OR voorziet een hogere uitstroom van medewerkers bij deze keuze. Bovendien leidt deze variant niet direct tot het oplossen van de eerder geschetste tekortkomingen. De inschatting dat het ontvlechten van het IT-landschap complex is, zal mogelijk vertraging en risico’s met zich meebrengen. Concluderend blijft de OR bij zijn voorkeur voor variant Stichting B en vraagt de bestuurlijk opdrachtgevers dit mee te wegen in hun uiteindelijke besluit. Tot slot roept de OR de bestuurlijk opdrachtgevers wederom op tot het nemen van een standvastig besluit en wel op korte termijn. De onzekerheid over de richting van de organisatie duurt erg lang en medewerkers hebben daar last van. De medewerkers blijven hard nodig om te werken aan de maatschappelijk opgaven.

Met vriendelijke groet, namens de OR,

M.J. Hermanns Voorzitter OR

Classificatie: Openbaar