Bijlage 700.000.23-U5

X

Gemeente Amsterdam

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam

Postbus 1078 loon BB Amsterdam

X

X

Telefoon 020 254 9000 www.amsterdam.n1

Directie Middelen en Control De heer S. Breedijk Amstel 1 1011 PN Amsterdam

Datum

17 oktober 2023

Kenmerk

700.000.23-U5

Behandeld door

D.A. van Hooff, D.vanHooff@amsterdam.n1

Onderwerp

Afdoening aanbevelingen 2019-7

Geachte heer Breedijk, In haar eindrapport 2018 heeft de Rekeningencommissie aanbevelingen opgenomen ten aanzien van de financiele functie van de gemeente Amsterdam. Een van deze aanbevelingen heeft betrekking op de opvolging van aanbevelingen die door de Rekeningencommissie en ACAM worden gedaan. De Rekeningencommissie acht 'een effectiever proces monitoren opvolging aanbevelingen noodzakelijk. Indien het voorstel is om een aanbeveling of te doen, dan dient hierbij een advies van ACAM te zijn opgenomen'. Voorstel afdoen aanbeveling De wethouder Financien is voornemens middels een brief aan de commissie Financien, Kunst en Diversiteit te rapporteren over het afdoen van aanbevelingen 2019-7 over het nieuwe management controle framework: 'Het nieuwe management control framework biedt uitzicht op een betere samenwerking'. In de door ons ontvangen conceptbrief brief Iicht de wethouder de voortgang van de gereedmelding van de aanbeveling als volgt toe: Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2019 aangegeven dat zij deze aanbeveling opvolgt. In feite betekent dit het doorgaan met de ontwikkeling die in gang is gezet. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld. lk stel daarbij voor de aanbeveling of te doen.

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1

Gemeente Amsterdam

17 oktober 2023 700.000.23-U5 Pagina 2 van 3

Deze aanbeveling kwam voort uit een zorg dat opgaven in de stad meervoudig en complex zijn en daardoor steeds meer directie overstijgend zijn. Hierdoor werd een risico gezien op (keten)samenwerking tussen de directies en op de beheersing van deze opgaven. De aanbeveling is inmiddels bjna 4 jaar oud. Gedurende de afgelopen 4 jaar is veel veranderd en sindsdien hebben we belangrijke stappen gezet in de ontwikkeling, doorontwikkeling en implementatie van het nieuwe management control framework genaamd "Amsterdam Doelgericht Stelsel van uitgangspunten". Dit stelsel, dat eind 2019 is vastgesteld door het Gemeentelijke Management Team, biedt handvatten voor een effectievere sturing, verantwoording, beheersing en samenwerking binnen de ambtelijke organisatie. Begin 2020 is de ambtelijke organisatie begonnen deze uitgangspunten in de praktijk te brengen. Hierbij hebben we ons gericht op het verbeteren van de focus op de doelen uit de programmabegroting, het versterken van de kwaliteit van doelen en indicatoren, het stimuleren van gesprekken en samenwerking gericht op het bijdragen aan de gemeenschappelijke doelen en het beter laten aansluiten van de sturing op deze doelen zoals die zijn weergegeven in de programma's, zogenaamde programmasturing. Dit heeft onder andere geleid tot een advies voor de raad voor een verbetering van de indeling van de programma's in de programmabegroting.

De raad heeft dit overgenomen bij het accorderen van de Programmabegroting 2023. Inhoudelijk is door dit traject de indeling van de begroting aangepast van de vorige 12 programma's plus A en B naar 8 programma's plus A en B. De 8 nieuwe programma's sluiten beter aan bij de bestendige maatschappelijke opgaven in de stad. Elk programma behelst een keten van directies die werken aan beleid, realisatie en beheer. Want alleen bij een sluitende samenwerking tussen deze disciplines, zijn we in staat de maatschappelijke opgaven op te lossen. In de nieuwe begroting zijn naast 8 programma's plus A en B ook een aantal opgaven geexpliciteerd waar alle programma's aan bijdragen, zoals kansengelijkheid, zogenaamde 'horizontale thema's' Per programma maken we tevens inzichtelijk in welk gebied we minder ofjuist meer moeten doen. Zo kunnen we onze inzet daar op afstemmen. Dit draagt bij aan gebiedsgericht werken. Door het verbeteren van de structuur van de programmabegroting geeft die ons een totaalbeeld van alle opgaven en van wat nodig is in welk gebied. Hierdoor kunnen we integraal afwegen wat waar nodig is, en daar samen aan werken. De doelen en bijpassende indicatoren en streefwaarden van elk programma sluiten nu beter aan bij de maatschappelijke opgaven en bij de wettelijke taken van de gemeente.

Met het sturen en verantwoorden op die doelen faciliteren we dat we focus kunnen aanbrengen die bijdraagt aan een passende inzet van onze middelen. Om de samenwerking rondom de nieuwe programma's te verbeteren zijn ambtelijke rollen verhelderd en bestaande overlegstructuren versterkt. Periodiek komen de directeuren die bijdragen aan elk programma bijeen om daar middelen in relatie tot doelen te verbinden en daarin beleidsinhoudelijke en strategische keuzes voor het programma in gezamenlijkheid te maken. Hiernaast zijn de scope van de bestuurljke teams en begrotingsprogramma's met elkaar in verbinding gebracht en is ook bestuurlijke samenwerking rondom de programma's verhelderd door deze met de portefeuilles te ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

17 oktober 2023

Gemeente Amsterdam

700.000.23-U5 Pagina 3 van 3

fixeren. Hiermee wordt de benodigde bestuurlijke en ambtelijke wisselwerking op de opgaven beter gefaciliteerd. Het implementeren van deze werkwyze is een meerjarig verandertraject en blijit aandacht vergen, denken we dat de ontwikkelingen en veranderingen die we hebben doorgevoerd bijdragen bij aan een betere samenwerking en een effectievere sturing binnen de gemeente. Door de programmabegroting aan te passen en de keten van beleid, realisatie en beheer rondom bestendige maatschappelijke opgaven samen te voegen en tevens verheldering rondom de ambtelijke rotten is er voor gezorgd dat (keten)samenwerking geinstitutionaliseerd is en er duidelijke afspraken te maken zijn wanneer opgaven meervoudig en complex zijn. Hiermee komen we tegemoet aan de aanbeveling by het Jaarverslag 2019. Observaties ACAM Op basis van onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole herkennen wij de door de wethouder geschetste ontwikkeling. Onze observatie van destijds was bedoeld als aanmoediging om veranderingen daadwerkelijk door te voeren. Gezien het meerjarige karakter van de ontwikkelingen in cornbinatie met de zichtbaarheid van wat reeds is gerealiseerd zien wij geen bezwaren om de aanbeveling of te doen. Uiteraard zullen wij de ontwikkelingen, daar waar relevant, betrekken

ze controle ten behoeve van de jaarrekening.

drs. D.A. van - oof 'A Auditdie a AM

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

-

•

_ .

_

'--,'"%•7• ••

-

--

•

-

•

1• r.

• .)

•

ri

'

- ••

Fr

ti

7

,

•

• -[••

LIB

=

• ul

, ,

1:r ,""

A

•1

-

,--

•-

-

rt.

I

•

•

~F III

L III

-

—

ly

'

—

•

-

1.

I

1

•

=

•