Document · PDF

Bijlage 7 - Projectorganisatie

Raadscommissie Kunst Diversiteit en Democratisering 23 juni 2021, gemeente AmsterdamBij agendapunt: Beschikbaar stellen van een uitvoeringskrediet van € 56,2 miljoen voor de renovatie van het Amsterdam Museum. Nr. VN2021-0149271.355 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Definitief

13 april 2021

Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum Vanaf Technisch Ontwerp tot Uitvoering

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 2 van 20

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 3 van 20

Inhoud

Inleiding

2 2.1 2.2 2.3 2.4

Posities partijen Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk en uitvoerend opdrachtgever Directeur AM en inhoudelijk opdrachtgever Projectleiders

5 5 6 6 7

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Projectorganisatie Stuurgroep Projectgroep (casco+ & inhoud) Financiële adviesgroep Risicobeheersgroep Gebruikersoverleg

9 9 9 10 10 11

Bijlagen Bijlage 1 - Organogram Bijlage 2 - Projectorganisatie Bijlage 3 - Overzicht deelprojecten

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 4 van 20

1 Inleiding Om alle betrokken partijen duidelijkheid te geven over de projectorganisatie is het document ‘Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum’ opgesteld. Hierin wordt voor de betrokkenen een beeld van de projectorganisatie geschetst met daarin de posities van de partijen, de projectorganisatie (overleggen) en een overzicht van alle deelprojecten. Na de vaststelling door de stuurgroep gelden de beschreven kaders als uitgangspunt. Dit document wordt na afronding van elke fase indien nodig verfijnd en fungeert als basis voor de volgende fase.

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 5 van 20

2 Posities partijen GEMEENTERAAD COMMISSIE COLLEGE B&W

RAAD VAN TOEZICHT AM BOUWCOMMISSIE

BESTUURLIJK OPDRACHTGEVER Mevr. T. Meliani (Wethouder Kunst en Cultuur, Monumenten en Vastgoed)

Dhr. B. Friedberg Mevr. G. Reus Dhr. T. Verlaan

AMBTELIJK OPDRACHTGEVER

INHOUDELIJK OPDRACHTGEVER

Mevr. O. Leijten – Voorm. directeur K&C (vanaf uitvoeringskrediet) – Directeur GV

Mevr. J. Kiers - Directeur AM

PROJECTMANAGER CASCO+

PROJECTMANAGER MUSEUM

Dhr. D. Brandwagt & Dhr. Th. van Swaaij

Dhr. J. Hagenbeek & Dhr. H. Lentz

AANNEMERS CASCO+

ARCHITECT + INGENIEURSDIENSTEN NRA + Deerns

UITVOERENDE PARTIJEN LOSSE INRICHTING & TENTOONSTELLING

Afbeelding: Organogram AM (zie tevens bijlage)

2.1 Bestuurlijk opdrachtgever 

Mevr. T. Meliani

Wethouder Kunst en Cultuur, Monumenten en Vastgoed (alleen relevante portefeuilles genoemd)

Functie  Wethouder T. Meliani beheert o.a. de portefeuilles; Kunst en Cultuur, Monumenten en Vastgoed.  De wethouder heeft de bestuurlijke leiding over het project en stuurt op afstand. Verantwoordelijkheid project  De bestuurlijke opdrachtgever is verantwoordelijk voor de benodigde besluitvorming ten behoeve van de voortgang van het project. Globale taakomschrijving project  Informeren College en Raad over het project.  Aansturen ambtelijk opdrachtgever.  Goedkeuren besluitvormingsprocedures.  Stafoverleg Kunst en Cultuur en Vastgoed m.b.t. AM.  Voortgangsoverleg met AM.

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 6 van 20

2.2 Ambtelijk en uitvoerend opdrachtgever  Mevr. O. Leijten Voormalig directeur Kunst en Cultuur Functie  De ambtelijk opdrachtgever is voor het project formeel aanspreekpunt namens de bestuurlijk opdrachtgever.  De ambtelijk opdrachtgever verzorgt de formele communicatie tussen bestuurlijk opdrachtgever en de projectorganisatie. Verantwoordelijkheid project  De ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van alle benodigde informatie uit de organisatie. Globale taakomschrijving project  Informeren bestuurlijk opdrachtgever.  Aansturen project intern, sector overschrijdend.  Voorbereiden bestuurlijke besluitvorming.  Deelnemen stuurgroep.

2.3 Directeur AM en inhoudelijk opdrachtgever  Mevr. J. Kiers Directeur AM Functie  Directeur van het AM.  Inhoudelijk opdrachtgever. Verantwoordelijkheid project  Verantwoordelijk voor het tijdig informeren van de Raad van Toezicht van de Stichting Amsterdam Museum.  Het verkrijgen van de toestemmingen van de Raad van Toezicht van de Stichting Amsterdam Museum.  Verantwoordelijk voor de besluitvorming ten behoeve van de voortgang van het project.  Verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van alle benodigde informatie uit de organisatie.  Verantwoordelijk voor de fondsenwerving AM.  Verantwoordelijk voor de inhoudelijke deelprojecten (zie bijlage). Globale taakomschrijving project  Informeren en verkrijgen van de benodigde toestemmingen van de Raad van Toezicht Stichting Amsterdam Museum.  Verantwoordelijk voor de besluitvorming binnen AM.  Aansturing en inzet inhoudelijk projectleider en projectmedewerkers intern.  Afstemming met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever m.b.t. het project.  Eindverantwoordelijk voor in- en externe communicatie rond het project.

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

 

13 april 2021 Pagina 7 van 20

Aansturing managementteam AM. Deelnemen stuurgroep.

2.4 Projectleiders  Dhr. D. Brandwagt Senior Projectmanager PMB  Dhr. Th. van Swaaij Bouwmanager PMB Functie  Het leiden en coördineren van het project casco+. Verantwoordelijkheid project  De projectleider genereert zelfstandig beslissingen, die logisch voortvloeien uit de besluitvorming van de opdrachtgever. Voorbereiding besluitvorming opdrachtgever(s) m.b.t.:  Bouwkosten  Investeringskosten  Opdrachten en facturen  Kredietbewaking  Planning casco+  Aanvraag voorbereidingskrediet  Aanvraag uitvoeringskrediet  Bestuurlijke rapportages  Voortgangsrapportages  Risicoanalyses  Contractmanagement  Afstemming binnen gemeente  Afstemming toetsende instanties  Communicatie (ambtelijk en bestuurlijk) Globale taakomschrijving project  Begeleiding organisatorisch en bouwkundig proces (casco+).  Deelname stuurgroep, projectgroep, risicobeheersgroep en financiële adviesgroep.

 Dhr. J. Hagenbeek Projectmanager extern (AM)  Dhr. H. Lentz Projectmanager intern (AM) Functie  Het leiden en coördineren van het inhoudelijke deel. Verantwoordelijkheid project  De projectleider genereert zelfstandig beslissingen, die logisch voortvloeien uit de besluitvorming van de opdrachtgever. Voorbereiding besluitvorming opdrachtgever(s) m.b.t.:  Programma en concept  Dekking inhoudelijk deel  Financiën  Planning  Communicatie  Fasering

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

 Uitvoering  Implementatie  Exploitatie Globale taakomschrijving project  Begeleiding organisatorisch en inhoudelijk proces en kaders AM.  Deelname stuurgroep en projectgroep.

13 april 2021 Pagina 8 van 20

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 9 van 20

3 Projectorganisatie 3.1 Stuurgroep Deelnemers  Judikje Kiers  Olga Leijten

Directeur - AM Voormalig directeur - K&C (tot uitvoeringskrediet) Hoofd - K&C Portefeuillemanager – GV

 Araf Ahmadali  Peter de Been Ondersteund door:  Jorden Hagenbeek Projectmanager extern – AM  Hans Lentz Projectmanager intern – AM  David Brandwagt Senior projectmanager – PMB  Thomas van Swaaij Bouwmanager - PMB Doel  Geven van Go No Go besluiten op alle mogelijke producten o.a. contracten, financiën, planning, varianten, eindproducten en ontwerpproducten.  Voorbereiden van eventuele benodigde bestuurlijke besluitvorming.  Sturing geven en beslissingen nemen inzake de voortgang van het project. Inschakeling  Gedurende het gehele traject.  Margot Brackel en/of Remco Mol op afroep. Frequentie  1x per 6 weken, vaker indien nodig Voorzitter en verslag  PMB

3.2 Projectgroep (casco+ & inhoud) Deelnemers  Jorden Hagenbeek Projectmanager extern – AM  Hans Lentz Projectmanager intern – AM  Nicolette van Gorp Projectmanager technisch - AM  David Brandwagt Senior projectmanager – PMB  Thomas van Swaaij Bouwmanager - PMB  Michiel Riedijk NRA  Annette van Baren NRA  David Wesdorp DNL Doel  Afstemmen casco+ en inhoud.  Het voorbereiden van documenten voor de stuurgroep. Inschakeling  Gedurende het gehele traject.

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 10 van 20

Frequentie  1x per 4 weken, vaker indien nodig Voorzitter en verslag  PMB

3.3 Financiële adviesgroep Deelnemers  Remco Mol Zakelijk leider AM  Margot Brackel Businesscontroller K&C  Jorden Hagenbeek Extern Projectmanager - AM  David Brandwagt Senior projectmanager – PMB  Thomas van Swaaij Bouwmanager - PMB Doel  Bespreken financiële stand van zaken, demarcaties en overige financiële afspraken.  Het voorbereiden van documenten voor de stuurgroep. Inschakeling  Gedurende het gehele traject. Frequentie  N.t.b. Voorzitter en verslag  PMB

3.4 Risicobeheersgroep Deelnemers  David Brandwagt  Thomas van Swaaij  Jorden Hagenbeek  Hans Lentz Doel  N.t.b. Inschakeling  Gedurende het gehele traject. Frequentie  N.t.b. Voorzitter en verslag  PMB

Senior projectmanager – PMB Bouwmanager - PMB Extern Projectmanager – AM Intern Projectmanager - AM

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 11 van 20

3.5 Gebruikersoverleg Deelnemers  Annette van Baren NRA  David Wesdorp Deerns  Peter Jacobs AM  Harry Eggink AM  Hans Lentz Projectmanager intern – AM  Nicolette van Gorp Projectmanager technisch - AM  Thomas van Swaaij Bouwmanager – PMB  Medewerkers Deerns op uitnodiging Doel  Technische afstemming tussen adviseurs en architect. Inschakeling  Gedurende het gehele traject. Frequentie  1x per 2 weken Voorzitter en verslag  NRA

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

Organogram

13 april 2021 Pagina 12 van 20

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 13 van 20

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 14 van 20

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

Projectorganisatie

13 april 2021 Pagina 15 van 20

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 16 van 20

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 17 van 20

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

Overzicht deelprojecten

13 april 2021 Pagina 18 van 20

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 19 van 20

Gemeente Amsterdam & Amsterdam Museum Projectorganisatie renovatie Amsterdam Museum

13 april 2021 Pagina 20 van 20

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10259359/1