Document · PDF

Bijlage 6 Health-check (light) SAP Ariba.pdf

Tijdelijke Algemene Raadscommissie 27 mei 2026, gemeente AmsterdamBij agendapunt: Kennisnemen van de raadsinformatiebrief stand van zaken AFIS mei 2026 (VN2026-005999)4.686 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Gemeente Amsterdam Ariba health check light 27 maart 2026 Versie 1.0

Ariba health check light – plan van aanpak

Onze voorgestelde aanpak richting de oplevering van het eindrapport Vraagstelling Onderzoeksvraag 1: “In de ontwerpfase is besloten dat alle bestelprocessen via Ariba lopen. Wat is de best practice voor de inzet van Ariba versus SAP S/4 HANA en hoe verhoudt dit zich tot de inrichting bij de gemeente Amsterdam?” Deelvragen: • Wat is de impact op de licentiekosten (gebruiken we wat we hebben aangeschaft op de juiste wijze?) • Wat zijn de gevolgen voor de integratie tussen Ariba en SAP S/4 HANA. • Wat is de impact op de eindgebruiker (kunnen we voordelen halen uit de huidige configuratie) Onderzoeksvraag 2: “Er zijn het afgelopen jaar, met name door professionele aanvragers, verschillende pijnpunten ervaren in het bestelproces. Welke mogelijkheden bestaan er om de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren?”

Desk research

Show & tell sessies

Eindrapport

Het desk research is uitgevoerd over vier onderdelen met de documentatie die is aangeleverd door de gemeente Amsterdam:

Wij hebben informatie opgehaald rondom het inkoop tot bestellen proces om zo een beeld te krijgen van de huidige situatie, pijnpunten en issues. Het aanbestedingsproces valt buiten de scope van dit onderzoek.

Op basis van het en de show & tell sessies en de beschikbaar gestelde documentatie zijn verschillende knelpunten geïdentificeerd en beschreven die van invloed zijn op de gebruiksvriendelijkheid.

1) 2) 3) 4)

Licentie ‘bill of material’ Procesdocumentatie Problematiek Data

Er zijn geen systeemcontroles of configuratieanalyses uitgevoerd, aangezien dit een health-check light betreft.

We doen dit door: - ‘Show & tell’ sessies - Virtuele 1:1 sessies op specifieke onderdelen - Afstemming met CapGemini Na het opleveren van de concept versie zijn validatie sessies georganiseerd voor het toetsen van onze bevindingen.

Per knelpunt is de oorzaak en de impact beschreven. Vervolgens zijn er acties geformuleerd hoe deze knelpunten aangepast kunnen worden. Tevens is een advies gegeven over hoe de licentiekosten kunnen worden geoptimaliseerd en welke acties hiervoor moeten worden genomen.

Doorlooptijd maximaal 4 weken

Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Overzicht knelpunten – Samenvatting

Onze health check bracht zes kritieke knelpunten aan het licht die de efficiëntie van de inkoop, de naleving en de financiële nauwkeurigheid beïnvloeden.

ROL DEFINITIE & GOVERNANCE

Onduidelijke roldefinities en zwakke governance-structuren zorgen voor verwarring, beveiligingsrisico’s en inefficiënties in het inkoopproces van begin tot eind.

CONFIGURATIE STANDAARD GEBRUIKERSINSTELLINGEN

Onjuist gebruik van limiet-orders en een gebrek aan gebruikersdiscipline leiden tot ongecontroleerde uitgaven en compliance-afwijkingen, waardoor de inkoopcontroles worden ondermijnd.

Missende standaard waarden voor de gebruikers voor belangrijke velden zoals bedrijfsnummer, inkooporganisatie of kostenplaats verhoogt de handmatige inspanning, vertraagt het aanvragen en verhoogt het risico op fouten in de gegevensinvoer.

AFSLUITEN VAN BESTELLINGEN & VERWERKEN VERPLICHTINGEN Het ontbreken van een systematisch afsluitingsproces voor bestellingen zorgt voor een groot aantal openstaande verplichtingen, geeft een vertekend beeld van de financiële werkelijkheid en bemoeilijkt het budgetbeheer voor de hele organisatie.

LIMIET-ORDER AANKOPEN

CONTRACTEN SLUITEN NIET AAN OP DE CATALOGUS Het ontbreken van links tussen contracten en catalogi, gecombineerd met de lage Guided Buying-integratie, leidt tot bestellingen buiten contract en gemiste besparingskansen.

AFGESLOTEN CONTRACTEN & FACTUREN Systeemconfiguratie waardoor afgesloten contracten geldige facturen blokkeren, zorgen voor vertragingen, verstoorde leveranciersrelaties en meer handmatige nabehandeling.

Gemeente Amsterdam – Ariba health check light

Knelpunt 1: Roldefinitie en governance

Oorzaak

Huidige situatie De organisatie kent verschillende inkoop rollen. Onze bevindingen: • Contract Managers (CMs): meer dan 300 gebruikers toegewezen aan de rol Contract Manager in Ariba —hoger dan het verwachte aantal gebruikers met de rol Contract Manager. Dit veroorzaakt problemen met de licentiekosten in Ariba. • Professionele aanvragers (PAs): 900–1.000 PA’s actief in het systeem. Hoewel Guided Buying bedoeld is voor incidentele gebruikers, veroorzaken de daaropvolgende processen van order- en factuurbeheer veel problemen. Dit aantal moet worden teruggebracht naar de werkelijke aanvragers. • Lead Buyers (inkopers): inkoopprofessionals die inkooptrajecten beheren en geen rol hebben in AFIS, behalve voor workflow checks bij bedragen boven €10k waarvoor geen contract bestaat.

Ontbrekende duidelijke afstemming tussen toegewezen rollen in Ariba en daadwerkelijke functies Voor de rol Contract Managers: • Onvoldoende governanceproces om te valideren dat gebruikers met de rol Contract Managers ook daadwerkelijk deze taken uitvoeren. • Geen periodiek beoordelingsmechanisme om te garanderen dat roltoewijzingen accuraat en noodzakelijk blijven. Voor de rol Professionele aanvrager: • Geen eisen voor procesnaleving bij roltoegang (bijv. verplichte training, minimaal aantal)

Bedrijfsimpact

Aanbevolen actie •

• • • •

Hogere licentiekosten: te veel Contract Manager-rollen verhogen direct de kosten van de Ariba Contract Module. Onjuiste roltoewijzing leidt tot inefficiënt contractbeheer en compliance-risico’s. Gebrek aan roldiscipline schaadt systeembruikbaarheid en datakwaliteit. Onvoldoende getrainde of niet-betrokken gebruikers benutten het systeem niet effectief.

• •

Optimaliseer Contract Manager-toewijzingen: verwijder de Contract Manager-rol bij gebruikers die geen actief contractmanagement uitvoeren om licentiekosten te verlagen en rolduidelijkheid te vergroten. Pas het beleid aan wie de rol contract manager in Ariba toegekend moet krijgen. Stel vast hoeveel contractmanagers per directie zijn toegestaan. Voer kwartaalgewijze governance-reviews in: implementeer een formeel proces om roltoewijzingen periodiek te controleren en valideren. Handhaaf procesnaleving voor CM en PA’s: stel en handhaaf de volgende maatregelen: • Verplichte training: alle gebruikers voltooien Ariba-training vóór toegang tot de Professioneleaanvrager of Contractmanagers-rol. • Minimumactiviteit: handhaaf het beleid dat elke aanvrager een minimaal aantal aanvragen per jaar indient of een minimaal aantal contracten beheert om actief te blijven. Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Knelpunt 2: Limiet-order aankopen

Huidige situatie Het gebruik van limiet-orders stelt gebruikers in staat een maximumbedrag en verwachte hoeveelheid op te geven voor alle aankopen, ook voor materialen met een vaste prijs. In de huidige situatie vereisen zulke bestellingen geen goederenontvangst of service entry sheets (urenbriefje). Het gebruik van limiet-orders is momenteel voor alle commodities (PIA codes) ingeschakeld.

Bedrijfsimpact Wanneer limiet-orders worden toegepast op commodities waarvoor dat niet wenselijk is, wordt de prijs op de factuur de waarheid. Bestellingen bevatten een limietwaarde die vaak over het hoofd wordt gezien. Hoewel facturen binnen die limiet met de bestelling kunnen matchen, registreert de factuur de feitelijke prijs, niet de bestelling. Om de juiste contract uitnutting vast te leggen, moeten bestellingen naderhand worden aangepast. Dit kan leiden tot nacalculaties en correcties. Deze praktijk moet tot een minimum worden beperkt.

Oorzaak Het gebruik van limiet-orders is momenteel voor alle commodities (PIA codes) ingeschakeld. Tijdens de implementatie is geadviseerd deze functionaliteit alleen te gebruiken voor services (diensten). Na verloop van tijd werd gebruikers echter geadviseerd dit proces te volgen vanwege het ontbreken van de verplichte goederenontvangst, iets wat nieuw was voor de organisatie. Dit kan te maken hebben het ontbreken van de kennis of discipline in dit proces.

Aanbevolen actie • Beperk limiet-orders tot service-commodities: schakel limiet-orders uit voor materialenaankopen, met slechts enkele uitzonderingen; toepassen alleen voor service-based commodities volgens best practices. • Voer prijsvalidatie in: Lead Buyers moeten de prijs valideren voor alle Limiet-order bestellingen die niet aan een contract zijn gekoppeld. Vraag leveranciersoffertes op om de juiste prijs op de PO vast te leggen. • Onderzoek geavanceerde opties: verken Ariba Sourcing Solutions om Low Touch & High Touch aanvraag-processen voor geschikte commodities mogelijk te maken. Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Knelpunt 3: Configuratie standaard gebruikersinstellingen

Huidige situatie Gebruikers moeten bij elke aanvraag handmatig de boekingscombinatie (kostenplaats/ WBS-code) invoeren. Het systeem biedt maatwerk om specifieke grootboekrekeningen per WBS element te selecteren (overschrijft CEME-waarden), maar de standaard gebruikersinstellingen worden door Gemeente Amsterdam onvoldoende benut.

Bedrijfsimpact • Ontevredenheid bij gebruikers doordat bij elke transactie handmatig de boekingscombinatie gezocht en ingevoerd moet worden. • Handmatige invoer vergroot fouten en verslechtert datakwaliteit. • Wisselen tussen projecten/afdelingen verhoogt de complexiteit van boekingscombinaties. • Inconsistente toepassing van standaardwaarden schaadt financiële rapportages.

Oorzaak • Systeemfunctionaliteit voor standaard gebruikersinstellingen wordt door de Gemeente Amsterdam niet volledig benut. • De CEME-tabel bevat toegestane boekingscategorieën (K, P, A); aanvullend maatwerk overschrijft echter de standaard grootboekrekening. • Niet alle Guided Buying (GB) aanvragers hebben juiste standaard kostenplaats en projecttoewijzingen in hun profielen. • Er ontbreekt heldere richtlijn over wanneer en hoe gebruikers standaardwaarden moeten instellen of overschrijven.

Aanbevolen actie

Segmentatie naar inkooppatroon • Reguliere gebruikers (zelfde project/kostenplaats): behoud standaardwaarden of stel in • Multi-project gebruikers: train aanvragers die voor meerdere projecten/afdelingen werken om standaardwaarden doelgericht te wijzigen/overschrijven. Beheren gebruikersinstellingen • Maak het mogelijk dat gebruikers hun standaardwaarden in hun profiel aanpassen bij project- of afdelingsoverstap. • Bied selfservice voor het bijwerken van default kostenplaats en projecttoewijzingen. • Voorzie korte quick reference cards en gerichte training over het gebruik en overschrijven van standaarden. Analyse en inrichting • Voer een analyse uit om aanvragers te identificeren die structureel aankopen doen. • Stel passende standaardwaarden in voor reguliere gebruikers op basis van hun inkooppatroon. • Moedig gebruikers met diverse behoeften aan hun eigen defaults in te stellen waar mogelijk. Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Knelpunt 4: Contracten sluiten niet aan op de catalogus

Oorzaak

Huidige situatie

• In september 2024 zijn 5.500 contracten gemigreerd. • Momenteel zitten er circa 7.000 actieve contracten in het systeem. Onderscheid wordt gemaakt tussen externe inhuur en reguliere contracten. • Slechts enkele catalogi zijn ingericht. • Contract in Ariba Guided Buying zijn geconfigureerd op PIA code of leverancier. • Dit veroorzaakt handmatige contractselectie bij aankopen buiten catalogus. • Waar meerdere contracten voor dezelfde leverancier of PIA code bestaan, is onduidelijk welk contract te gebruiken.

• De ingebouwde catalogussubscriptie-functie van Ariba Guided Buying wordt niet volledig benut voor het koppelen van contracten aan catalogi. • Contracten zijn niet gestructureerd met item-level prijsdetails (ook niet waar dit mogelijk is; Service Contracts zijn niet structureerbaar), waardoor catalog subscripties in Guided Buying niet kunnen worden gemaakt. • Prijslijsten onder contracten zijn niet beschikbaar als contract line items, wat geautomatiseerde catalog item subscriptions voor eindgebruikers verhindert.

Bedrijfsimpact • Handmatige contractselectie: gebruikers kiezen contracten handmatig, waardoor de kans op verkeerde contractkeuze toeneemt. • Ontbrekende contract-PO-koppeling: gebrek aan duidelijke koppeling leidt tot compliance-gaten en onnauwkeurige spend-tracking. • Prijsverschillen bij matching: zonder item-level contractprijzen ontstaan afwijkingen bij factuur-matching, resulterend in factuurblokkades en nacorrecties. • Verminderde systeemefficiëntie: handmatige selectie ondermijnt de verwachte automatiseringsvoordelen © 2026 Deloitte The Netherlands

Aanbevolen actie •

• •

Herstructureer materiaal contracten met item-level pricing (streef >90% PO-to-contract matching): maak materiaal contracten in Ariba met item-level prijzen op basis van leveranciersprijslijsten; dit maakt catalog subscriptie mogelijk en verbetert PO-to-contract matching. Stel governance voor contractstructuur en vereiste item-details in. Creëer interne catalogi uit contractitems: ontwikkel catalog subscripties op basis van item-level contractgegevens en publiceer deze in Guided Buying voor eindgebruikers; vermindert prijsafwijkingen bij invoice-matching. Houd rekening met beperkingen van service contracts: service contracten zijn vaak niet item-level; voer alternatieven in zoals duidelijke Leveranciers/commodity-niveau documentatie, gedefinieerde goedkeuringsworkflows voor service-selectie en periodieke contractreviews en verlengingen. Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Knelpunt 5: Afsluiten van bestellingen en verwerken van verplichtingen

Oorzaak

Huidige situatie Limiet orders worden met opgeblazen waarden aangemaakt voor zowel materiaal als dienstHen; prijzen zijn vaak onjuist. Dit ondermijnt datakwaliteit en leidt tot foutieve financiële verplichtingen. De organisatie is niet bekend met het vastleggen van goederenontvangsten of urenbriefjes. Oorzaak: brede inzet van limiet orders voor alle commodities en contracten die op leveranciers- of commodity-niveau zijn gestructureerd in plaats van op item-niveau.

Bedrijfsimpact Onjuiste financiële verplichtingen: Bestellingen bevatten limietwaarden die niet overeenkomen met de werkelijke prijzen, wat leidt tot foutieve contractconsumptie. Mislukte factuur-matching: prijsverschillen tussen bestelling en factuur veroorzaken matchingsfouten. Achterafcorrecties: Bestellingen worden retroactief aangepast nadat facturen zijn geboekt, wat inefficiëntie en auditcomplexiteit veroorzaakt. Slechte datakwaliteit: onnauwkeurige verplichtingenadministratie ondermijnt financiële rapportage en contractbeheer

• • • • •

Alle PIA codes zijn momenteel toegestaan voor limiet-orders, in strijd met best practices. Contracten zijn op leverancier- of commodity-niveau gestructureerd in plaats van op item-niveau, waardoor bij PO-aanmaak geen nauwkeurige prijzen mogelijk zijn. Er ontbreekt strikt toezicht op prijsnauwkeurigheid. Geen verplichte processtap waarbij leveranciers prijzen bevestigen vóór levering en facturatie. Service Entry Sheets (SES) worden niet gebruikt om prijsverschillen van diensten vóór factuurontvangst te detecteren en te corrigeren.

Aanbevolen actie

Voor materialenaankopen • Beperk limiet-order aankopen: alleen uitzonderingen toestaan (zie knelpunt 2). • Voer item-niveau contractprijzen in: structureer materiaalcontracten op item-niveau op basis van leveranciersprijslijsten (zie knelpunt 4). • Zorg voor juiste PO-prijzen: item-niveau prijzen zorgen dat bestellingen automatisch de correcte prijs en contractconsumptie vastleggen. • Vermijd correcties achteraf: correcte prijsstelling bij aanmaak bestelling maakt retroactieve PO-aanpassingen overbodig. Voor dienstenaankopen (services) • Zet Service Entry Sheet (SES) verplicht: implementeer verplicht SES voor diensten bestellingen. • Detecteer issues vroegtijdig: de SES-stap maakt prijsverschillen vroeg in de keten zichtbaar. • Corrigeer vóór facturatie: pas bestellingen en SES aan voordat facturen worden geboekt, zodat correcties proactief kunnen plaatsvinden. • Verbeter datakwaliteit: vroegtijdige correcties verminderen factuur-matching problemen en verhogen datakwaliteit. Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Knelpunt 6: Geblokkeerde facturen door afgesloten contracten

Oorzaak

Huidige situatie Contracten hebben een harde einddatum (bv. 31 dec). Bepaalde afroepovereenkomsten op deze contracten moeten worden aangepast om factuurverschillen op te lossen. Als de contracten afgesloten of verlopen zijn, kan dit niet en moeten het contract heropend worden. Het systeem biedt meldingsfunctionaliteiten, maar deze worden niet of onvoldoende benut. Belangrijke oorzaken waardoor orders/facturen worden geblokkeerd of niet aangepast: • Boekingscombinatie niet beschikbaar in het huidige financiële jaar • Boekingscombinatie wel beschikbaar maar niet toegestaan voor inkoop (geen workflow) • Gekoppeld contract is afgesloten • PIA encryption niet beschikbaar • Supplier is geblokkeerd.

Bedrijfsimpact Geblokkeerde factuurverwerking: geldige facturen kunnen niet worden verwerkt door verlopen contracts of niet-beschikbare boekingscombinaties. Vertraagde betalingen: factuurblokkades leiden tot aanzienlijke vertragingen in betalingen aan leveranciers. Verslechterde leveranciersrelaties: betalingsachterstanden schaden de relatie met leveranciers. Operationele inefficiëntie: handmatige interventies zijn nodig om geblokkeerde facturen op te lossen.

• • • • •

Contract verval meldingen zijn niet goed geconfigureerd of worden niet gemonitord. Geen proactief proces voor vroegtijdige contractvernieuwing vóór vervaldatum. Contractmanagers zijn onbekend met beschikbare contract meldingsmogelijkheden. Onvoldoende kennis en training over het configureren van contract meldingsmogelijkheden. Facturen op bestellingen met boekingscombinaties die niet in het huidige boekjaar beschikbaar zijn, kunnen op die bestelling niet worden verwerkt.

Aanbevolen actie

Configureer Contract Expiry Notifications: • Stel twee notificatietypes (Notice Period Notification & Nearing Expiry Notification) in en richt ze in op de juiste ontvangers op basis van contract-einddatum: • Stel de trigger-periode in (aanbeveling: 180/90/30 dagen vóór expiratie). Los posting combination-issues op: • Werk samen met de Finance afdeling om ontbrekende of niet-beschikbare boekingscombinaties te identificeren en beschikbaar te maken voor de relevante boekjaren. • Beoordeel en herstel gerelateerde workflows zodat verwerking mogelijk blijft. Onderzoek en realiseer een dashboard voor monitoring van: • Contracten die de einddatum naderen en vernieuwingsstatus • Geblokkeerde facturen en hun root causes • Wijs eigenaren en rapportagefrequenties toe en definieer KPI’s voor tijdige vernieuwing en afhandeling van geblokkeerde facturen. Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Ariba Health Check Light

Overkoepelende organisatorische thema’s

Wij adviseren een volledige rolaudit, afgestemd op het HR-systeem met als doel dichter naar de Ariba Best Pratice (aanvrager – inkoper – goedkeurder) te bewegen. Daarnaast is procesnaleving (verplichte training) en kwartaalgewijze governance-reviews benodigd om onnodige licentiekosten te reduceren.

Er is behoefte aan strengere handhaving van prijsnauwkeurigheid en inkooporderbeheer. Dit omvat het beperken van limiet-orders tot service-commodities en het invoeren van prijsstelling op artikelniveau voor materialen. Verplichte prijsvalidatie door inkopers, het afsluiten van orders en versterkte verantwoordelijkheid binnen de inkoopafdeling zijn cruciale maatregelen.

Een samenhangende aanpak is noodzakelijk om efficiënte inkoop op basis van contracten te ondersteunen. Stel gebruikersstandaarden in, herstructureer contracten met prijsstelling op artikelniveau voor catalogi, richt governance voor leverancierscontracten in, voer proactieve verlengingsprocessen in en implementeer monitoringdashboards. Deze maatregelen zijn essentieel voor succes.

Gerelateerd aan knelpunten 2, 5 en 6

Gerelateerd aan knelpunten 3, 4 en 6

Procesdiscipline en nauwkeurigheid

Contractmanagement & Configuratie

Gerelateerd aan knelpunt 1

Rol definitie & Governance

Gemeente Amsterdam – Ariba health check light

Spend Classificatie en Platform Identificatie

Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Samenvatting Spend-analyse Aanleiding Deze analyse komt voort uit de situatie dat er momenteel meer indirect spend wordt gebruikt dan afgenomen aan licenties. De best practice van SAP is dat indirecte spend via Ariba verloopt en direct spend via S/4 HANA. Gemeente Amsterdam heeft ervoor gekozen om alle inkopen via Ariba te laten verlopen. Het effect is dat er voor ruim 3 miljard aan inkopen via Ariba verloopt, terwijl er een licentie is voor 300 miljoen. Dit komt niet duidelijk naar voren in de Bill of Material (BOM), waardoor dit onverwacht is voor gemeente Amsterdam. Het is gemeente Amsterdam ook nooit verteld bij het maken van de keuze voor een manier van inkopen. De vraag is nu of het wijs is om deze inrichting alsnog te veranderen of om extra licenties aan te schaffen. Analyse Om het maximale uit de inkoopoplossingen van SAP te halen is het een logische stap om service gebaseerde spend via Ariba te laten verlopen en kapitaal intensieve projecten/aankopen via SAP S/4HANA. Dit sluit beter aan bij de behoeften voor het monitoren van kapitaal intensieve projecten. Het heeft een positief effect op de spendlicentie en op de Ariba licenties, maar heeft als effect dat er wellicht weer andere licenties benodigd zijn. Dit is echter niet op korte termijn te realiseren en vraagt om een implementatie met een behoorlijke veranderopgave.

Voor de korte termijn is het afkopen van spend een goedkopere en meer haalbare oplossing. Om de onderhandelingen met SAP aan te gaan is het belangrijk om een volledig overzicht te hebben van de licenties. Iedere behoefte of tekort (incompliance) apart onderhandelen is suboptimaal en een zorgt vaak voor hogere kosten. Wanneer dit gecombineerd kan worden met aanvullende behoeften kan dit tegen gereduceerde prijzen worden ingekocht. Conclusie & aanbevelingen Volg de korte termijn verbeteringen op, waarbij een groot deel van het werk zit in het veranderaspect binnen gemeente Amsterdam. Maak de strategische afweging op termijn en laat het onderdeel zijn van de roadmap. Verhelp op korte termijn de incompliance en maak daarbij afspraken met SAP/iQibt dat deze licenties weer kunnen worden ingeruild wanneer er andere keuzes worden gemaakt in de toekomst. Onderhandelen gaat hier beter wanneer het pakket in volume toeneemt. Amsterdam moet zich niet laten verleiden om ieder compliance issue apart op te lossen met iQibt/SAP.

Spend analyse Platformstrategie opties We hebben drie platformstrategieën geanalyseerd. Optie 1 (Standaard) volgt een traditionele direct/indirect-scheiding die voor de publieke sector onduidelijk is. Optie 3 (S/4 First) centraliseert inkoop in S/4, maar benut Ariba onvoldoende. Wij adviseren Optie 2: richt Ariba op service-gebaseerde spend en S/4 HANA op kapitaalprojecten. Deze keuze biedt de duidelijkste scheiding, benut de kracht van beide platformen en sluit het beste aan bij de behoeften van Gemeente Amsterdam voor optimale efficiëntie, naleving en licentieoptimalisering.

Option 2: Recommended

Option 3: S/4HANA First

OMSCHRIJVING

Traditionele verdeling: Indirecte Spend in Ariba, Directe Spend in S/4HANA

Service-gebaseerde spend in Ariba, kapitaalprojecten naar S/4 HANA.

Alle inkopen starten in S/4, waarbij Ariba selectief wordt ingezet.

VOORDEEL

Eenvoudig te begrijpen en gangbare aanpak

Duidelijke scheiding; sluit aan op de kracht van het platform en de behoefte van de publieke sector.

Maximaliseert het gebruik van het core ERP systeem voor alle processen.

NADEEL

VOORDEEL

NADEEL

Onduidelijk voor publieke sector; niet geschikt voor service-intensieve uitgaven

Optimaliseert efficiëntie, naleving en licentieoptimalisering.

Benut Ariba onvoldoende en verhoogt procescomplexiteit voor diensten.

TOEPASBAARHEID Lage toepasbaarheid vanwege onduidelijke classificatie van uitgaven

TOEPASBAARHEID Hoge toepasbaarheid; biedt duidelijkheid en strategische afstemming.

TOEPASBAARHEID Matige toepasbaarheid; mist cruciale optimalisaties voor service-inkopen.

Option 1: Standard

Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Spend analyse Platformstrategie: Ariba vs SAP S/4 HANA De klassieke indeling Directe vs Indirecte spend is voor publieke organisaties vaak onduidelijk. Ariba P2O (inkoop tot bestellen) is bij uitstek geschikt voor dienstgerichte inkoop; S/4 HANA is sterk in het beheer van kapitaalprojecten. Wij adviseren Optie 2: Ariba voor service-based inkoop en S/4 HANA voor kapitaal-/bouwprojecten. Dit geeft een heldere taakverdeling, benut de sterke punten van beide platformen en optimaliseert efficiëntie, compliance en (eventueel in de toekomst) assetmanagement

ARIBA

S/4HANA

Professionele- en adviesdiensten

Beheert alle inkoop van professionele en adviesdiensten incl. operationele uitgaven en benut de kracht van Ariba in service-based P2O voor hogere efficiëntie en naleving in alle afdelingen.

Uitzendkrachten en maatschappelijke diensten

Beheert de inkoop van uitzendkrachten, buurtprogramma’s en maatschappelijke diensten en waarborgt gestroomlijnde processen en naleving van specifieke contractuele en wettelijke eisen.

Overig (lowtouch) materialen en diensten

Uitgaven van diensten en materialen. Met name gestandaardiseerde, laagwaardige en frequent bestelde producten of diensten die via catalogi of punch-outs en Guided Buying worden aangeschaft met minimale tussenkomst van inkopers.

Infrastructuur en bouwprojecten

Benut de krachtige mogelijkheden van S/4 HANA voor het beheer van grootschalige kapitaalprojecten, inclusief assetmanagement en complexe bouwinitiatieven van begin tot eind.

Park & recreatie projecten

Beheert de inkoop en financiële registratie van ontwikkelingsprojecten in de openbare ruimte, aansluitend op de sterke punten van S/4 HANA voor project gebaseerde boekhouding en kapitaalinvesteringen.

Machines en voertuigen

Beheert de aanschaf van grote assets, zoals zware machines en wagenparken; benut S/4 HANA voor levenscyclus-tracking van assets en afschrijvingsbeheer.

Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Platform strategie Optie 2: Implementatie details ARIBA - SERVICES & OPERATIONELE UITGAVEN Ariba is aangewezen voor alle dienst- en operationele uitgaven en centraliseert de inkoop van terugkerende activiteiten. Hiermee worden Ariba’s sterke punten in service contract management en catalog-based purchasing benut, wat zorgt voor consistentie en beheersbaarheid van een breed scala aan essentiële gemeentelijke diensten.

S/4 HANA - KAPITAAL, BOUW & GROTE MACHINES S/4 HANA beheert alle kapitaalintensieve projecten, inclusief bouw, infrastructuur en de inkoop van zware machines. Dit benut de sterke projectgestuurde inkoop- en assetmanagementmogelijkheden van S/4 HANA en waarborgt strakke controle over hoge waarde en langlopende investeringen.

KEY SUCCES FACTOREN VOOR IMPLEMENTATIE Duidelijke categorietoewijzing Governance voor servicecontracten Afstemming van het inkoopteam Gestructureerd contractbeheer in Ariba Assettracking en project gestuurde inkoop in S/4 HANA Naadloze systeemintegratie Uitgebreide training en verandermanagement Voortdurende monitoring

TOP & AANVULLENDE CATEGORIEEN • Topcategorieën: Maatschappelijke diensten, Personeel & arbeid, Professionele diensten, IT- & digitale diensten, Afval- en milieudiensten. • Aanvullende categorieën: Omvat ook uiteenlopende operationele behoeften zoals opleidingen, duurzaamheidsinitiatieven, routinematig vervoer, ondersteuning publieke veiligheid, diverse ondersteunende zorgfuncties en algemene administratieve diensten, waarmee het beheer van alle dagelijkse operationele inkoop wordt gewaarborgd. TOP & AANVULLENDE CATEGORIEEN

• Topcategorieën: Infra & assetmanagement, Park & Recreatie-projecten, gespecialiseerde professionele diensten voor kapitaalprojecten, Transport (kapitaalaankopen) en Grote machines. • Aanvullende categorieën: Dit platform beheert de volledige levenscyclus van grote gemeentelijke investeringen. Het biedt het kader voor monitoring van grootschalige bouwprojecten, asset-acquisitie en projectgebonden uitgaven, en waarborgt financiële verantwoording en langdurige waarde RANDVOORWAARDEN VOOR SUCCES • Naadloze systeemintegratie: zorg voor probleemloze gegevensuitwisseling tussen Ariba en S/4 HANA voor eenduidige processen. • Uitgebreide training en verandermanagement: rust alle gebruikers uit met de benodigde vaardigheden en draagvlak voor de nieuwe werkwijze. • Voortdurende monitoring: implementeer KPI's en dashboards om adoptie, compliance en efficiëntiewinst te volgen; deze datagedreven aanpak is essentieel voor voortdurende optimalisatie en het aantonen van meerwaarde. Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

S/4HANA – Ariba migratie Belangrijkste implicaties van optie 2 van de platform strategie STRATEGISCHE IMPLEMENTATIE ONDERDELEN Ariba Optimalisatie

Om de functionaliteit van service-inkoop te verbeteren zijn de kernacties: • implementatie van item-level pricing, • inrichting van robuuste governance voor servicecontracten • het verplicht gebruik van Service Entry Sheets voor betere registratie. Belangrijkste risico’s: gebruikersadoptie van nieuwe processen en de complexiteit van datamigratie uit legacy-systemen naar het geoptimaliseerde Ariba-platform.

S/4 HANA Inkoop

Voor kapitaalgerichte inkoop implementeren we een vereenvoudigde goedkeuringshiërarchie en activeren we projectgestuurde inkoopfunctionaliteiten. Belangrijke risico’s: het beheersen van workflowcomplexiteit om knelpunten te vermijden en het realiseren van gebruikersadoptie bij teams die aan andere werkwijzen gewend zijn, zodat de overgang naar de nieuwe S/4HANA-omgeving soepel verloopt.

Leveranciers & netwerk impact

De belangrijkste uitdaging is de beperkte functionaliteit van het Business Network in S/4HANA. Uit onze beoordeling blijkt echter dat belangrijke leveranciers niet op het netwerk staan, waardoor de impact minimaal is. Acties omvatten een volledige leveranciersbeoordeling en proactieve communicatie. Het algemene risico voor leveranciersrelaties en de bedrijfsvoering wordt als laag beschouwd.

Categorie- en afdelingsanalyse

Roadmap & Proces afstemming

Deze migratie vereist een herbeoordeling van de toewijzing van inkoopcategorieën per afdeling. Kernacties: gedetailleerde reallocatieplanning en uitvoering van een volledig change-managementtraject. Mitigeer risico’s op verstoring van dienstverlening en weerstand bij betrokken teams tijdens de transitie.

Om deze migratie succesvol te laten verlopen is één samenhangend plan dat volledig is afgestemd vereist. Een gefaseerde roadmap is benodigd die systeemwijzigingen en procesverbeteringen integreert. Acties: oplossingen voor knelpunten afstemmen op de migratietijdslijn en toevoegen van go / no-go momenten. Belangrijkste risico’s: tijdlijnconflicten tussen werkstromen en onvoldoende beschikbare middelen.

Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Ariba Health check light – Next steps Knelpunten oplossen en een robuuste oplossing realiseren

ONMIDDELIJKE ACTIES Acties: • Voer een volledige rolaudit uit. • Schoon Professional aanvrager-rollen op. • Stel verplichte gebruikersopleiding in.

PROCES DISCIPLINE Acties: • Beperk limiet-aanvragen voor materialen • Activeer verplichte goederenontvangst processen • Implementeer robuuste monitoring en rapportage

Verwacht resultaat: Verwacht resultaat: Versterkte gebruiker discipline en governance, directe verlaging van licentiekosten en een meer gecontroleerde, efficiënte gebruikersomgeving.

Betere prijsnauwkeurigheid en verbeterde datakwaliteit.

Richt zich op knelpunt 1 door correcte systeemtoegang en -gebruik af te dwingen.

Richt zich op knelpunten 2, 5 en 6 en zorgt voor juiste naleving van inkoopprocessen, betere financiële beheersing en betrouwbaardere systeemdata.

INKOOPKANALEN HERSTRUCTURERING

PLATFORM STRATEGIE

Acties: • Herijk de inkoopkanalen strategie, stem deze af op de acties uit dit rapport. • Scheid contracten voor diensten en materialen. • Implementeer item-niveauprijzen en richt catalogi in. • Stel formele contractverlengingsprocessen in.

Acties: • Verifieer categorie-toewijzing voor de nieuwe strategie. • Stel de gedetailleerde S/4HANA-roadmap op. • Plan het (re)activeren van Service Entry Sheet (SES) incl. het volledige proces er omheen

Verwacht resultaat: Betere inkooporder processen en juiste toepassing van beschikbare systemen.

Verwacht resultaat: Levert een helder platformimplementatieplan dat aansluit op de strategische splitsing van inkoop categorieën.

Door knelpunten 4 en 5 aan te pakken ontstaat een gestructureerd, transparant contractkader dat beheer vereenvoudigt en compliance verbetert via catalogus gebaseerde inkoop.

Lost knelpunten 3, 4 en 6 op door de toekomstige inkoop-inrichting te definiëren en langdurige compliance en efficiëntie te borgen. Daarnaast zorgt dit voor licentieoptimalisering. Gemeente Amsterdam – Ariba Health Check light

Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL’’ of ‘’Deloitte Global’’), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitte-organisatie”). DTTL en haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichten of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteiten zijn aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. www.deloitte.com/about

Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belastingadvies- en juridische diensten, en diensten op het gebied van consulting, financial advisory, en risk advisory aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op haar meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden. Ontdek hoe de meer dan 415.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com.

www.deloitte.com

Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte-organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. 18

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16943216/1