Bijlage 6. Aanscherping richtlijnen Meerjarenonderhoudsplan (MOP) en verantwoording

Meerjarenonderhoudsplan (MOP) en verantwoording (update november 2024) De richtlijnen voor het meerjarenonderhoudsplan en verantwoording zijn voor de periode 20252028 in het kader van het Kunstenplan als volgt: 1) Actueel MOP Bij de indiening van de aanvragen voor vierjarige subsidies in het kader van het Kunstenplan, moet het daarbij in te dienen meerjarenonderhoudsplan (MOP) voor het onderhoud waar de huurder conform het huurcontract verantwoordelijk voor is, actueel zijn. In de MOP, conform NEN 2767 en met onderhoudsniveau 3, dient het onderscheid tussen huurders- en verhuurdersonderhoud duidelijk te zijn. Om de MOP’s zoveel mogelijk gelijk te laten lopen met de fasering van het Kunstenplan, heeft het de sterke voorkeur dat een MOP -op het moment van indienen van de aanvraag- niet ouder is dan 1 jaar. Een MOP mag ouder zijn dan 1 jaar, maar niet ouder dan 4 jaar. Als een MOP -op het moment van indienen van de aanvraag- tussen 1 en 4 jaar oud is, dan moet bij de aanvraag in een inhoudelijke toelichting de actuele situatie én een vooruitblik naar het verwachte onderhoud voor de Kunstenplanperiode worden beschreven. Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als er sprake is van ingrijpende renovaties en/of verbouwingen gedurende het komende Kunstenplan en de periode waarop het MOP betrekking heeft.

Er dient dan een uitgebreide onderbouwing te worden toegevoegd waarom de MOP niet actueel is en/of niet kan worden nageleefd en wanneer het onderhoud wel uitgevoerd gaat worden. Alleen met schriftelijke toestemming van deze onderbouwing door de gemeente kan afgeweken worden van bovenstaande actualiteitseis. 2) Verantwoording MOP-subsidie In het jaarverslag gaan instellingen uitgebreid in op de onderhoudsstatus van het huurders-deel, MOP-bestedingen of uitstel van bestedingen van het desbetreffende jaar alsmede doteringen aan de voorziening/fonds/reserve. Als onderdeel van de jaarlijkse verantwoording dient een schriftelijk en cijfermatige toelichting te worden opgenomen over de wijze waarop een instelling de MOP heeft nageleefd en hoe de op de lange termijn benodigde middelen worden gereserveerd. In de toelichting wordt ingegaan op de verschillen tussen de in de MOP begrote uitgaven en de werkelijke uitgaven. Hierbij moet ook worden ingegaan op welke Werkzaamheden en waarom op een ander moment uitgevoerd worden dan in de MOP stond opgenomen. 3) Welke kosten kunnen verantwoord worden Met ingang van het Kunstenplan 2021-2024 is het niet langer mogelijk om schoonmaakkosten, investeringen in de inventaris en/of afschrijvingen ten laste te brengen van het MOP budget.

Alleen het onderhoud waarvoor de huurder conform het huurcontract verantwoordelijk is, mag ten laste worden gebracht van het MOP budget. Welke uitgaven die als onderdeel van het MOP geactiveerd worden, is aan de instelling en de accountant van de instelling. Als er gekozen wordt om uitgaven -die onderdeel uitmaken van het MOP- te activeren, dan worden de middelen die in het MOP zijn opgenomen voor deze investering

toegevoegd aan een kapitaallastenreserve, waarmee de toekomstige kapitaallasten van het activum worden gedekt. De afschrijvingen in de exploitatie worden gedekt uit deze balanspost. De kosten voor leges, advies- en/of architectenbureaus etc., mogen niet ten lasten worden gebracht van het MOP. Hiervoor dienen instellingen apart budget te reserveren. Ook attenderen we de aanvrager op de huidige trend van fors stijgende kosten (inflatie) Uitvoering van onderhoud door eigen Technische Dienst van de subsidieaanvrager Medewerkers in dienst van de subsidieaanvrager kunnen zowel het gebouwenonderhoud aansturen (lees: begeleiden van opdrachtverstrekking aan externe marktpartijen) als het gebouwenonderhoud zelf uitvoeren. In beide gevallen dient uiteraard de wet- en regelgeving in acht wordt genomen bij het uitvoeren van onderhoud. In de MOP is alleen het gepland en begroot gebouwenonderhoud opgenomen en niet de personele lasten van de gebouwbeheerders. Hier is een MOP niet voor bedoeld. De uren / fte van het gebouwbeheer maken dus regulier onderdeel uit van de exploitatie cq personele lasten van de subsidieaanvrager. Maar mogen apart worden opgeteld bij de jaarlijkse kosten van de MOP waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

Op deze wijze wordt dus feitelijk een deel van de personele kosten doorbelast aan het gebouwenonderhoud en blijft inzichtelijk wat het onderhoud omvat en wat de aansturing hiervan vergt. 4) Intern uitvoeren onderhoud Indien een instelling zijn onderhoud laat verrichten door een interne onderhoudsdienst dan dienen deze kosten, de werkzaamheden en de daarvoor benodigde uren specifiek verantwoord te worden aan de hand van een urenregistratie of urenplanning. 5) Voorziening of reserve De in de beschikking geoormerkte subsidiebedragen mogen niet anders ingezet worden dan voor de in het MOP opgenomen werkzaamheden. De bedoeling is om de lasten voor het onderhoud zoveel mogelijk gelijkmatig te verdelen over de jaren. Om deze redenen is een instelling verplicht om gebruik te maken van een bestemmingsfonds en/of onderhoudsvoorziening. De gemeente laat instellingen vrij in de keus om de MOP-subsidie te verantwoorden via een reserve en/of voorziening zolang dit binnen de voor de instelling geldende verslaggevingsregels past. 6) Monumenten of monumentaal binnenwerk Als er sprake is van monumentaal binnenwerk of binnenwerk van een monument dat vraagt om specifiek onderhoud, dan dient dit ook door de instelling in het MOP te worden opgenomen.

Mochten instellingen gehuisvest zijn in een monument dan moeten ze daarvoor voorafgaande aan constructieve werkzaamheden een vergunning aanvragen en kunnen ze hiervoor ter voorbereiding op de vergunningaanvraag kosteloos advies inwinnen bij Monumenten en Archeologie. 7) Indexatie / nominale verhoging van subsidie De Kunstenplansubsidies worden verleend voor een periode van 4 jaar. Onder voorbehoud van vaststelling van de begroting door de gemeenteraad, kunnen subsidies geïndexeerd/nominaal verhoogd worden. In dat geval dient de instelling deze verhoging ook toe te passen op het MOP bedrag - als ‘geoormerkt’ onderdeel van de totale subsidie.

8) Duurzaamheid Instellingen dienen in hun MOP te streven naar verduurzaming waar dit mogelijk is en hier zoveel mogelijk het natuurlijke moment van onderhoud voor aan te wenden. Instellingen dienen bij hun aanvraag te specificeren welke verduurzamingsmaatregelen het betreft. De Rijksoverheid en Provincie Noord-Holland helpen instellingen ook via subsidieregelingen als DuMaVa met een financiële bijdrage aan verduurzamingsplannen. 9) Advies Gemeentelijk Vastgoed Gemeentelijk Vastgoed is altijd bereid te adviseren over het opstellen van het nieuwe/geactualiseerde MOP, de mogelijkheden tot subsidieaanvragen bij Rijk en/of provincie ten behoeve van monumentaal onderhoud en de verduurzaming van het betreffende pand welke gehuurd wordt van Gemeentelijk Vastgoed. Neem in dat geval contact op met de desbetreffende assetmanager.