bijlage 5 - Nota van beantwoording adviezen op concept VTH UP 2024.pdf
Tekst van het document
Nota van beantwoording adviezen: VTH Uitvoeringsprogramma Fysieke Leefomgeving 2024 – domeinen Bouw en Gebruik Versie 0.3 d.d. 25-09-2024 Inleiding Voor de uitvoering van de VTH-taken in het ruimtelijk domein geldt binnen Amsterdam in 2024 het “VTH Beleid Fysieke Leefomgeving 2024”. Jaarlijks wordt in een VTH Uitvoeringsprogramma formatieve capaciteit geprogrammeerd om de geldende beleidsstrategieën uit te kunnen voeren. In het uitvoeringsprogramma wordt inzichtelijk gemaakt hoe de beschikbare formatie voor de VTH-taken gemeente breed wordt ingezet. Het “VTH Uitvoeringsprogramma Fysieke Leefomgeving 2024” is op verzoek van de stedelijk bestuurders gesplitst in twee losse documenten: een uitvoeringsprogramma voor het domein Bouw en een uitvoeringsprogramma voor het domein Gebruik. Het domein Bouw ziet op de VTH-bevoegdheden van het college, het domein Gebruik op de VTHbevoegdheden van de burgemeester. De twee documenten samen vormen het integrale VTH Uitvoeringsprogramma Fysieke Leefomgeving 2024. Kort inhoudelijk inzake het VTH Uitvoeringsprogramma Fysieke Leefomgeving 2024 In het VTH Uitvoeringsprogramma Fysieke Leefomgeving 2024 wordt de formatieve VTH-capaciteit geprogrammeerd voor het jaar 2024.
Met deze capaciteit wordt voor het desbetreffende jaar uitvoering gegeven aan de VTH-basisopgaven (afhandeling aanvragen) en dynamische opgaven (veelal projectmatig) uit het geldende VTH Beleid Fysieke Leefomgeving 2024. Het gaat bij de programmering expliciet om de stedelijke formatieve capaciteit. Het uitvoeringsprogramma ziet niet op de inzet van de daadwerkelijk beschikbare capaciteit inclusief vacatures en ziekte gedurende het jaar. Het concept VTH Uitvoeringsprogramma Fysieke Leefomgeving 2024 ziet op de VTH-formatie van de stadsdelen, de stedelijke teams Prostitutie, team Bibob en Expertiseteam Brandveiligheid en op de VTH-formatie voor de fysieke leefomgeving van de directie Wonen. Ook de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG) voert in Amsterdam VTH-taken uit. De OD NZKG stelt echter jaarlijks een eigen uitvoeringsprogramma op dat door het college wordt vastgesteld. Het opstellen van het VTH Uitvoeringsprogramma is een wettelijke verplichting voor de gemeente, waarop toezicht wordt gehouden door de provincie Noord-Holland. Advisering op het concept VTH Uitvoeringsprogramma Fysieke Leefomgeving 2024 Op 4 juni 2024 heeft het college het VTH Uitvoeringsprogramma Fysieke Leefomgeving 2024 in concept vastgesteld.
Conform de verordening op de stadsdelen en stadsgebied Weesp heeft het college advies ingewonnen bij het dagelijks bestuur van de stadsdelen en bij de bestuurscommissie van stadsgebied Weesp. De adviestermijn bedraagt in beginsel zes weken na verzending van het adviesverzoek. Deze termijn wordt verlengd gedurende de recesperiode, waardoor de adviesperiode liep tot medio september 2024. In deze nota zijn de adviezen verzameld die door de stadsdelen en stadsgebied Weesp zijn ingediend.
Belangrijkste aandachtspunten n.a.v. advisering De belangrijkste aandachtspunten uit de adviesronde luiden als volgt. •
•
•
Het VTH-stelsel is vanwege de komst van de Omgevingswet per 01-01-2024 ingrijpend gewijzigd, waardoor het lastiger is om prognoses te maken. Het lokaal bestuur zal om deze reden niet direct overgaan aanpassing/ afslanking van de beschikbare capaciteit binnen het stadsdeel/ stadsgebied op basis van deze prognoses en adviseert het college om hiermee in de begrotingscyclus eveneens rekening te houden. Reactie: Het college kan zich tot op zekere hoogte vinden in de analyse van de op dit punt adviserende stadsdelen. Vanwege de ingrijpende wijziging van het VTH-stelsel is het lastiger is om prognoses te maken. Indien blijkt dat er in 2025 sprake van structurele tekorten/ overschotten zal de omvang van de formatie en eventuele aanpassing daarvan op dat moment nader worden beschouwd De inwerkingtreding en implementatie van de Omgevingswet drukt sterk op de beschikbare capaciteit. Dit kan ten koste gaan van andere werkzaamheden. Reactie. Het college is zich bewust van de druk op de beschikbare VTH-capaciteit. Op ambtelijk niveau is afgesproken is dat wanneer knelpunten ontstaan in de uitvoering, dit kenbaar wordt gemaakt aan het management van de VTH-afdelingen. Gezamenlijk wordt dan tussen de stadsdelen gekeken hoe geholpen kan worden in het realiseren van opgaven. Verder heeft VTH ingezet op uniformeren van processen.
Dit maakt samenwerking en flexibel inzetten van medewerkers meer mogelijk. Wanneer bezettingsproblematiek in een stadsdeel desondanks leidt tot keuzes om bepaalde taken niet of op een ander niveau uit te voeren dan moet dit worden gemonitord en vindt verslaglegging hierover plaats in het jaarverslag VTH. Indien blijkt dat er sprake is van structurele tekorten/ overschotten zal de omvang van de formatie en eventuele aanpassing daarvan op dat moment nader worden beschouwd De arbeidsmarkt voor VTH-medewerkers is krap en de werkdruk hoog. Geadviseerd wordt om in te zetten op werving en behoud van VTH-medewerkers. Reactie: voor 2024 zijn middelen aan de stadsdelen beschikbaar gesteld om VTH uitvoering te versterken en medewerkers te werven. VTH zet in op goed werkgeverschap en het duurzaam behouden van medewerkers, en hun kennis en kunde. Werving van nieuwe medewerkers wordt gezamenlijk opgepakt door onder andere traineeships.
In de volgende alinea worden de belangrijkste aandachtspunten uit de adviseringsronde kort samengevat en van een reactie voorzien. Het volledige overzicht van de adviezen en de wijze waarop deze zijn verwerkt, wordt vervolgens weergegeven in de tabel op pagina 2 en verder.
1
Adviezen stadsdelen/ stadsgebied Weesp Nr. 1
Stadsdeel/ stadsgebied Centrum, Weesp, Zuid, Zuidoost
2
Centrum, Weesp, Zuid, Zuidoost
3
Centrum
4
Weesp, Zuidoost
5
Zuid
Advies
Reactie nota van beantwoording
Verwerkt en/of nader toegelicht
In het concept VTHup FLO 2024 is vermeld dat per stadsdeel verschilt hoe de formatief beschikbare capaciteit zich verhoudt tot de omvang van de opgaven. Er is per stadsdeel (per functie) sprake van een overschot of tekort voor het uitvoeren van de basisopgaven en de stedelijke dynamische opgaven. Stadsdelen lossen dit zo veel mogelijk zelf op. Het DB merkt op dat de in het VTHup FLO 2024 geschatte formatieve overschotten vooralsnog niet zullen leiden tot aanpassing/ afslanking van de capaciteit binnen het stadsdeel. De programmering van formatie in het VTHup FLO 2024 is daarvoor naar het oordeel van het DB nog teveel gestoeld op onzekere aannames en schattingen. Het VTH-stelsel is immers vanwege de komst van de Omgevingswet per 01-01-2024 ingrijpend gewijzigd, waardoor het lastiger is om prognoses te maken van het aantal in te dienen vergunningsaanvragen in 2024 en de afhandelingstijd die hiermee is gemoeid. Het DB verzoekt het college om hiermee in de begrotingscyclus eveneens rekening te houden. Het VTHup geeft inzicht in de formatief beschikbare capaciteit. In de uitvoeringspraktijk is echter niet alle formatie ingevuld door (langdurig) ziekteverzuim, natuurlijk verloop en niet-ingevulde vacatureruimte. Het invullen van vacatureruimte is ingewikkeld in de huidige arbeidsmarkt.
Daarnaast kunnen er dossiers of problematieken in een stadsdeel spelen die een aanzienlijk deel van de beschikbare capaciteit vergen. Dit alles geeft bezettingsproblematiek bij de uitvoering van de VTH-taken. Het kan leiden tot het maken van keuzes in wat in een stadsdeel wel of niet wordt uitgevoerd of keuzes in het niveau van uitvoering van basisopgaven of stedelijk dynamische opgaven. Het DB adviseert het college om stadsbreed in te zetten op werving en -met name- behoud van werknemers en daarvoor ook de middelen beschikbaar te stellen.
Het college kan zich tot op zekere hoogte vinden in de analyse van de op dit punt adviserende stadsdelen. Het VTH-stelsel is vanwege de komst van de Omgevingswet per 01-01-2024 ingrijpend gewijzigd, waardoor het lastiger is om prognoses te maken. Indien blijkt dat er in 2025 sprake is van structurele tekorten/ overschotten zal de omvang van de formatie en eventuele aanpassing daarvan op dat moment nader worden beschouwd
Advies overgenomen
Het college is zich bewust van de bezettingsproblematiek en de krapte op de arbeidsmarkt. Het college onderschrijft dat naast het beschikbaar stellen van middelen ingezet moet worden op goed werkgeverschap en het duurzaam behouden van medewerkers, en hun kennis en kunde. De traineeships zijn hier een goed voorbeeld van. Daarnaast is afgesproken is dat wanneer knelpunten ontstaan in de uitvoering dit kenbaar wordt gemaakt aan het management van de VTH-afdelingen. Gezamenlijk wordt dan tussen de stadsdelen gekeken hoe geholpen kan worden in het realiseren van opgaven. Verder heeft VTH ingezet op uniformeren van processen. Dit maakt samenwerking en flexibel inzetten van medewerkers meer mogelijk. Wanneer bezettingsproblematiek in een stadsdeel desondanks leidt tot keuzes om bepaalde taken niet of op een ander niveau uit te voeren dan moet dit worden gemonitord en vindt verslaglegging hierover plaats in het jaarverslag VTH. Voor 2024 zijn op basis van het concept VTHup middelen over de stadsdelen verdeeld voor het werven van nieuwe VTH-medewerkers.
Advies overgenomen
Als extra aandachtspunt geeft stadsdeel Centrum mee dat de inhoud en complexiteit van zowel vergunningen bouw als gebruik is toegenomen en daarmee extra druk op de capaciteit legt. Met name is er zorgvuldige aandacht nodig voor de bestendiging van de capaciteit voor horecavergunningen. Met de komst van het nieuwe horecabeleid wordt hiervoor een hogere werkdruk verwacht. Zoals ook bij de programmering in 2023 wordt het VTHup FLO 2024 nu halverwege 2024 aangeboden ter advisering. De bestuurscommissie adviseert om zodra het VTHup FLO 2024 is vastgesteld meteen te beginnen aan de programmering van 2025 zodat deze op tijd, voor 2025, wordt vastgesteld.
Het college begrijpt deze zorgen. Indien blijkt dat er vanwege de geschetste toegenomen complexiteit c.q. komst van het nieuwe horecabeleid een hogere werkdruk c.q. structurele onderbezetting ontstaat, zal de omvang van de formatie en eventuele aanpassing daarvan op dat moment nader worden beschouwd.
Aandachtspunt meegenomen
Het college neemt dit signaal ter harte. Het VTHup is een proces waarin zoveel mogelijk zorgvuldigheid moet worden betracht en waarin uitgebreide afstemming met -en formele advisering van- het bestuur van de stadsdelen en stadsgebied Weesp plaatsvindt. De voorbereidingen voor het VTHup 2025 zijn reeds gestart om er voor zorg te dragen dat er vroegtijdig een VTHup voor 2025 is. Op dit moment (september-oktober 2024) vinden reeds de eerste doorberekeningen plaats. Hierna kan worden begonnen aan de programmering en het daadwerkelijk schrijven van het (concept) VThup 2025. Na afstemming met de stadsdelen/ stadsgebied Weesp kan het concept VTHup 2025 vervolgens in januari 2025 worden vastgesteld, waarna formele advisering van de stadsdelen/ stadsgebied Weesp volgt. Het college begrijpt deze zorgen. Indien het geschetste scenario zich voordoet en de ondersteuning vanuit andere stadsdelen de werkdruk c.q. onderbezetting niet doet afnemen, staat het het stadsdeel vrij een onderbouwd beroep op financiële middelen in te brengen in de begrotingscyclus.
Advies overgenomen
De invoering van de Omgevingswet heeft tot nu toe in stadsdeel Zuid een enorme impact. Zowel in cijfers maar ook procentueel zijn sinds de invoering de meeste aanvragen omgevingsvergunning ingediend in stadsdeel Zuid. Ter illustratie: sinds 1 januari hebben we in Zuid 805
Aandachtspunt meegenomen
2
Nr.
Stadsdeel/ stadsgebied
6
Noord
7
Noord
Advies aanvragen omgevingsvergunning ontvangen, de twee stadsdelen met daarna de meeste aantallen zijn Centrum met 568 en West met 524. Voor splitsingsaanvragen het volgende vergelijk: Zuid 108, Centrum 90 en West 84. Los van de gebruikelijke uitdagingen die een nieuwe wet met zich meebrengen, zoals nieuwe procedures, nieuwe documenten, nieuwe wetsartikelen, gaat de invoering van het landelijke digitale systeem, het DSO, ook niet vlekkeloos. Niet voor ons maar zeker ook niet voor de inwoner. Met als gevolg een groot percentage foutieve aanvragen die ook moeten worden afgedaan. De medewerkers in de gehele keten, vergunningverleners, toezichthouders, handhavers, juristen maar ook alle ondersteuning, staan dan ook onder enorme druk. De verwachting is dat die druk zeker dit jaar maar ook in 2025 aanhoudt. Het DB zal zich daarom inzetten om, waar mogelijk, ondersteuning vanuit andere stadsdelen waar de druk minder groot is, te vragen. Ook stedelijk, bij het college, zal het DB, indien nodig, aandringen op financiële middelen mocht ook het ondersteuning vanuit andere stadsdelen de werkdruk niet verminderen. Het VTHup FLO 2024 bevat een aantal aannames en schattingen, deze zijn in 2024 extra onzeker door de komst van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen.
In de praktijk kost deze nieuwe wetgeving meer tijd dan verwacht, met name door slecht functionerende ICT van het Rijk en meer ondersteuning bij klanten dan verwacht, wat ten koste gaat van andere werkzaamheden. De wijziging in het berekenen van de lokale dynamische opgaven maakt dat Noord in 2024 iets minder capaciteit heeft daarvoor, zeker in combinatie met de voornoemde implementatie van de Omgevingswet en de Wet op de kwaliteitsborging. Hierdoor kan dit maar beperkt opgepakt worden.
Reactie nota van beantwoording
Verwerkt en/of nader toegelicht
Waarvan akte. De verantwoording over van de inzet op de verschillende werkzaamheden en de keuzes die per stadsdeel/ stadsgebied worden gemaakt, kunnen worden meegenomen in de interviews en verslaglegging ten behoeve van het Jaarverslag 2024.
Aandachtspunt meegenomen
Waarvan akte. De verantwoording over van de inzet op de verschillende werkzaamheden en de keuzes die (per stadsdeel/ stadsgebied) worden gemaakt, kunnen worden meegenomen in de interviews en verslaglegging ten behoeve van het Jaarverslag 2024.
Aandachtspunt meegenomen
3