Document · PDF

Bijlage 5 Model DPIA Zero Emissie Zones V0.5.docx

Raadscommissie Mobiliteit, Openbare ruimte en Water 4 september 2025, gemeente AmsterdamBij agendapunt: Het college stemt in met het verlenen van mandaat en machtiging aan het RDW voor het nemen van besluiten op ontheffingsaanvragen voor de nul-emissiezone bedrijfs- en vrachtauto’s in Amsterdam (VN2025-008376)7.148 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Zero Emissie Zones

Versie: 0.5 Datum: 19-5-2025 Auteur: G.Bijlenga Opdrachtgever: SHPV

Inhoud 1

Voorstel—4

Persoonsgegevens—6

Gegevensverwerkingen—9

Verwerkingsdoeleinden—10

Betrokken partijen—11

Belangen bij de gegevensverwerkingen—12

Verwerkingslocaties—14

Technieken en methoden van de gegevensverwerkingen—14

Juridisch en beleidsmatig kader—16

Bewaartermijnen—17

Rechtsgrond—18

Bijzondere persoonsgegevens—19

Doelbinding—20

Noodzaak en evenredigheid—21

Rechten van betrokkenen—22

Risico’s voor betrokkenen—23

Maatregelen—25

Managementsamenvatting SHPV heeft in opdracht van gemeenten de taak gekregen om een landelijk loket op te zetten voor het aanvragen van ontheffingen in het kader van Zero Emissie Zones. Onderstaande DPIA is uitgevoerd vanuit het gezichtspunt van een gemeente. Het is een referentie DPIA door SHPV en dient aangepast te worden naar de lokale situatie. Een betrokkene kan diverse ontheffingen aanvragen. Deze aanvragen lopen procesmatig grotendeels gelijk. De gegevens die bij een aanvraag worden verwerkt kunnen verschillen. Dit komt door de bewijslast die op een betrokkene rust, waarbij voor verschillende ontheffingen andere documenten moeten worden aangevoerd. De DPIA ziet geen problemen in de doeleinden en grondslagen van de verwerking. Wel dienen partijen bij de uitvoering van de verwerking bepaalde details nader in te richten. Denk aan het inrichten van de bewaartermijnen en de verwerkersovereenkomsten met het financieel bureau. Tot slot dient kritisch gekeken te worden naar het beginsel van dataminimalisatie in de verwerking. Vanwege de open velden waarin burgers bestanden kunnen uploaden ontstaat een risico tot overbodige en / of onrechtmatige gegevensverwerking.

Voorstel Beschrijf het voorstel waar de DPIA op toeziet op hoofdlijnen en benoem hoe het voorstel tot stand is gekomen en wat de beweegredenen zijn achter de totstandkoming van het voorstel.

Vanaf 1 januari 2025 voeren verschillende gemeenten Zero-Emissie Zones (ZEZ) in. Een zero-emissiezone is, in tegenstelling tot een milieuzone, een gebied waar op termijn alleen nog uitstootvrije bedrijfsauto’s en vrachtwagens mogen rijden. Vanaf 1 januari 2025 zullen als eerste de meest vervuilende voertuigen worden geweerd. Voor de schonere voertuigen geldt een overgangsregeling. Gemeenten voeren een zero-emissiezone in om de luchtkwaliteit in die gebieden te verbeteren en de CO2-uitstoot te verminderen. Het is mogelijk voor natuurlijke personen en rechtspersonen om een ontheffing aan te vragen voor de ZEZ. Met deze ontheffing mag een voertuig een ZEZ gebied in. Deze ontheffing is locatie onafhankelijk, dat wil zeggen dat deze geldig is voor alle deelnemende gemeenten. Sommige ontheffingen gelden enkel voor de gemeente waar de aanvraag voor is gedaan. Deze DPIA gaat over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het proces van ontheffing. De verwerking stopt als de gegevens in het NPR komen. Scope Er is momenteel al een Zero Emmissie Loket waar deze DPIA over gaat. Dit loket wordt door de gemeente Amsterdag uitgevoerd (als verwerker). De huidige inrichting van het proces valt buiten scope van deze DPIA. Deze DPIA gaat over de toekomstige situatie waarbij het loket duurzaam is ondergebracht bij de RDW.

Partijen zijn voornemens in september 2025 live te gaan met het nieuwe loket. Echter, de overdracht van de data Van Amsterdam (de huidige verwerker) naar RDW (de verwerker in het hieronder omschreven proces) is door partijen nog niet ingeregeld. Dit moet komende periode worden uitgewerkt. Dat dit nog uitgewerkt moet worden is wel als een risico opgenomen in deze DPIA. Leeswijzer De rollen van de verschillende partijen zijn elders in deze DPIA beschreven. Om de lezer nu alvast duidelijkheid te geven is het van belang om te begrijpen dat gemeenten (afzonderlijk) verwerkingsverantwoordelijke zijn voor het proces rondom ontheffing. De RDW is verwerker voor het systeem en SHPV voor de financiele beoordeling. SHPV is een cooperatie opgericht door gemeenten voor het digitaliseren van parkeren. SHPV is het eerste aanspreekpunt voor gemeenten en de RDW rondom de dienstverlening van de ZEZ. SHPV is ontvanger van gepseudonimiseerde/anonieme data ten behoeve van beleidsdoeleinden. De colleges van burgemeester en wethouders van de diverse gemeenten (hierna: gemeenten) zijn verwerkingsverantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in dit kader, maar hebben de behandeling van

ontheffingsaanvragen gemandateerd aan het Centraal Loket bij de RDW. Omwille de leesbaarheid wordt in de DPIA gesproken van gemeente(n). In deze DPIA wordt gesproken van een landelijke ontheffing. Dit kan de indruk wekken dat één enkel besluit wordt genomen dat geldt in elke gemeente in Nederland. Doordat de gemeenten het in behandeling nemen van diverse ontheffingen hebben gemandateerd aan de RDW, worden die gezamenlijk door de deelnemende gemeenten verleend en is derhalve sprake van een juridische bundeling van besluiten in één besluit. Daarmee geldt de ontheffing in alle deelnemende gemeenten middels een dynamische verwijzing in de ontheffing naar een website waar deze helder te vinden zijn. Hiermee is altijd een actueel beeld waar de ontheffingen gelden. Er komen alleen nog deelnemende gemeenten bij. In deze DPIA wordt hiernaar verwezen als een ‘landelijke dekkende ontheffing’. Daarnaast zijn er gemeentespecifieke ontheffingen. Deze DPIA is uitgevoerd in opdracht van het SHPV. Gemeenten blijven conform de AVG zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en dienen de DPIA naar de eigen situatie aan te passen indien noodzakelijk. Er is geen sprake van gezamelijke verwerkingsverantwoordelijkheid.

Persoonsgegevens Beschrijf alle persoonsgegevens op die worden verwerkt. Classificeer deze persoonsgegevens naar: gewoon, gevoelig, bijzonder, strafrechtelijk en wettelijk identificatienummer. Geef per categorie betrokkenen aan welke (categorieën) persoonsgegevens worden verzameld. Categorie betrokkenen

Categorie persoonsgegevens

Persoonsgegevens

Type persoonsgegeven (gewoon, gevoelig, bijzonder, strafrechtelijk, identificatienummer)

Bron

Natuurlijk persoon

Contactgegevens, bewijsdocumenten

Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, kenteken, betaalgegevens

Gewoon

Aanvrager

Natuurlijk persoon / ZZP’er

Voertuiggegevens

Gewoon

RDW (openbaar)

Natuurlijk persoon met een bedrijf

Financiële gegevens

Jaarrekening, btw-aangifte

Gevoelig

Aanvrager

Particulier

Gezondheidsgegevens

Gehandicaptenparkeerkaart, foto’s van voertuig, factuurgegevens van de aanpassing van het voertuig, andere medische gegevens die ter onderbouwing voor een bepaalde ontheffing dienen

Bijzonder

Aanvrager

Particulier

Open veld

foto’s (voertuig)

Gevoelig

Aanvrager

Categorie betrokkenen

Categorie persoonsgegevens

Derden

Contactgegevens bewijsdocumenten

Persoonsgegevens

Type persoonsgegeven (gewoon, gevoelig, bijzonder, strafrechtelijk, identificatienummer)

Bron

Naam, foto’s, arbeidsgegevens

Gewoon

Aanvrager

Algemene opmerking Voor alle aanvragen van ontheffing geldt dat de volgende persoonsgegevens worden verwerkt: naam, e-mailadres, telefoonnummer en betaalgegevens. Betaalgegevens kunnen persoonsgegevens zijn indien de kosten zijn voldaan door een particulier of een ZZP’er bijvoorbeeld. Gehandicapte parkeerkaart (GPK) Het enkele feit dat iemand een GPK heeft zegt iets over de mobiliteit van de houder; dit is een gezondheidsgegeven. De GPK kan persoonsgebonden zijn. In deze gevallen betreft het een bestuurderskaart, passagierskaart of een combinatie hiervan. Elke GPK heeft een uniek nummer en dat nummer is (bij de gemeenten) gekoppeld aan de gegevens (naam en adres) van een natuurlijk persoon. Indien bij een ontheffingsaanvraag een GPK(-nummer) wordt verwerkt, is sprake van een verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Partijen zijn nog in gesprek over het gebruik van een GPK(-nummer), of dat ook andere (medische/bijzondere) persoonsgegevens als bewijsmiddel kunnen dienen, zoals een medische verklaring van een door de gemeente gecontracteerde GGD-arts. Foto’s voertuig Soms vereist een ontheffing een foto van het voertuig als bewijsstuk. De foto’s worden alvorens het uploaden niet gecheckt, waarmee de aanvrager vrij is om alles te uploaden zolang het systeem het bestandstype accepteert.

De inhoud van de foto’s is derhalve vormvrij en kan een scala aan (onbedoelde) persoonsgegevens bevatten. Daarnaast zijn foto’s an sich ook een persoonsgegeven, nu deze informatie bevatten over de waarde – en daarmee eigendom – van een voertuig. Financiële gegevens Bij de aanvraag van diverse ontheffingen wordt gevraagd naar bepaalde financiële documenten ter bewijsvoering. Deze documenten kunnen op diverse peroonsgegevens bevatten. Denk aan bedrijfsdocumenten van ZZP’ers waar financiële en medische gegevens van afgeleid kunnen worden. Derden Voor diverse ontheffingen moeten bewijsstukken worden aangeleverd waar persoonsgegevens van derden op kunnen staan. Zo moeten bij een ontheffing ‘voertuig dat niet emissieloos verkrijgbaar is’ offertes van twee leveranciers worden verstrekt die verklaren dat het beoogde voertuig en/of de gewenste voertuig(-configuratie) met de vereiste specificaties niet emissieloos

verkrijgbaar is. Op deze offerte kunnen persoonsgegevens van derden staan, zoals hun naam en functie bij de leverancier (arbeidsgegevens). Voertuiggegevens Om te bepalen of een voertuig wel of geen toegang heeft tot een ZEZ wordt gebruik gemaakt van data afkomstig van de RDW, gegevens uit het kentekenregister en buitenlandse registraties bij aanvragen voor buitenlandse voertuigen. Overig Aanvrager kan dmv uploadfunctie aanvullende bewijsdocumenten uploaden die een scala aan persoonsgegevens kunnen bevatten. Specifiek wat betreft de hardheidsclaususle kan men persoonsgegevens verstrekken die niet in bovenstaande tabel zijn opgenomen.

Gegevensverwerkingen Geef alle voorgenomen gegevensverwerkingen weer en geef aan welke persoonsgegevens worden verwerkt per voorgenomen gegevensverwerking. Desgewenst kan een stroomschema van de gegevensverwerkingen worden toegevoegd. Voeg aanvullende informatie toe in het tekstveld.

De verwerking betreft de aanvraag van een ontheffing via de het zero emissie loket. Dit loket staat op de website van de RDW. Aangezien de verwerking voor de verschillende ontheffingen op het gebied van privacy grotendeels hetzelfde verloopt – met minimale wijziging in de vereiste relevante informatie – wordt dit als één verwerking behandeld. Waar relevant wordt een onderscheid gemaakt tussen de verschillende processtromen. De verwerking betreft de aanvraag van een ontheffing via het RDW-loket. De ontheffingen kunnen procesmatig op de volgende punten verschillen: De aanvraag kan via post of elektronisch. De aanvraag kan een binnelands of buitenlands voertuig betreffen. De aanvraag kan geautomatiseerd of handmatig beoordeeld worden. Elektronische indiening kan met of zonder doorzending naar gemeenten. De aanvraag kan met of zonder doorzending naar een financieel bureau.

1. Indienen aanvraag De aanvrager van een ontheffing vult op Ontheffing aanvragen | RDW het desbetreffende (Nederlandse) kenteken in de kentekenchecker in. De functionaliteit van de kentekenchecker valt onder de scope van ZE-loket. De bronnen is afkomstig van RDW. Bij een aanvraag voor particulier bezit wordt handmatig gecontroleerd of de aanvrager ook de eigenaar/houder is van het voertuig. Bij de aanvraag wordt gebruik gemaakt van DigiD en Eherkenning. Een aanvraag van een ontheffing kan ook per post komen of vanuit het buitenland. Indien de aanvraag per post wordt gedaan wordt ook het adres van de betrokkene verwerkt om de beslissing aan de betrokkene bekend te maken.

Indien het gaat om een buitenlandse aanvraag worden ook buitenlandse (niet openbare) bronnen geraadpleegd. Indien het kenteken geen toegang heeft tot de ZE-zone, krijgt de aanvrager een lijst met mogelijke ontheffingen te zien. De aanvrager vult vervolgers een formulier met de relevante (bedrijfs)gegevens in, zoals naam en contactgegevens. Op het volgende scherm kan de aanvrager de voor de gekozen ontheffing vereiste documenten uploaden. De laatste stap is het betalen van de legeskosten waarbij gebruik wordt gemaakt van de Ideal. Voor buitenlandse aanvragen wordt een rekening gestuurd per post of e-mail. De leges komen aan bij RDW. Na de betaling krijgt de aanvrager een bevestigingsmail met dossiernummer en een betaalbewijs.

2. Beoordeling aanvraag Er zijn verschillende soorten ontheffingen die aangevraagd kunnen worden. De wijze van afhandeling is verschillend. Automatisch Sommige ontheffingen, zoals een dag-ontheffing, Plug-in Hybride en Bijzonder voertuig Exceptioneel Transport, worden automatisch verleend door het centraal loket. De aanvrager krijgt per mail direct de beschikking. Tevens wordt een bericht gestuurd naar het Nationaal Parkeer Register (NPR). Handmatige controle Voor de ontheffingen die door een beoordelaar handmatig beoordeeld moeten worden, controleert de ontvankelijkheidstoetser (RDW) of de geüploade documenten aanvulling behoeven. Indien dit het geval is stuurt de ontvankelijkheidstoetser buiten het CLZE een e-mail naar de aanvrager voor de aanvullende informatie middels een nader te bepalen e-mailadres van RDW. De ontvankelijkheidstoetser upload de informatie vervolgens vanuit het lokale ICTsysteem in het desbetreffende dossier in het CLZE. Indien de aanvrager niet de gevraagde informatie aanlevert, heeft de ontvankelijkheidstoetser de mogelijkheid de aanvraag buiten behandeling te stellen en stuurt het CLZE per mail de bijbehorende beschikking. Nadat alle relevante documentatie is verzameld volgt de inhoudelijke beoordeling.

Afhankelijk van de aangevraagde ontheffing zal de beoordeling worden gedaan door de centraal-loketbeoordelaar (landelijk dekkende ontheffingen) en de gemeentelijke beoordelaar (gemeentelijke ontheffingen; ontheffing voor bedrijfs- of vrachtauto’s in verband met bedrijfseconomische omstandigheden en ontheffingen vastgesteld op grond van de afwijkingsbevoegdheid die aan het college toekomst). Financieel bureau Voor de ontheffing bedrijfseconomische omstandigheden wordt een financiële toets uitgevoerd door een financieel bureau dat toegang heeft tot de relevante beschikbare informatie. Het financiële bureau maakt contractuele afspraken met SHPV omtrent privacy en geheimhouding in de vorm van geheimhoudingsverklaringen, VOG’s en een verwerkersovereenkomst. Hierin heeft SHPV de rol van verwerker en het financieel bureau de rol van subverwerker, met de gemeenten als verwerkingsverantwoordelijken. De relevante informatie wordt via RDW als verwerker van gemeenten aan het financieel bureau verstrekt.

Het financieel bureau uploadt het advies vanuit de lokale ICT-omgeving in CZLE 1.0. Tot de ingangsdatum van de verwerking door RDW met volledige functionaliteit (1 juli 2025) krijgt het financieel bureau een bericht dat de documenten lokaal gedownload kunnen worden. Het financieel bureau werkt lokaal op de eigen systemen met de documenten, uploadt de resultaten en verwijdert daarna de lokale bestanden. Het streven is dat vanaf 1 juli 2025 het financieel bureau kan inloggen in het centrale systeem waarin de ontheffingen worden verwerkt. Hierover moeten partijen nog afstemmen. De gemeentelijke beoordelaar gebruikt het advies voor de inhoudelijke beoordeling. Deze stap in het proces valt onder de verwantwoordelijkheid van de gemeente. Indien de aangeleverde informatie door de aanvrager nog aanvulling behoeft, stuurt de beoordelaar een e-mail naar de aanvrager. De centraal-loketbeoordelaar stuurt deze mail, buiten het CLZE om maar wel vanuit een centrale mailbox onder zero-emissieloket.nl (binnen de VOR-IN Exchangeomgeving) naar de aanvrager. De gemeentelijke beoordelaar stuurt deze mail, buiten het CLZE om, vanuit de eigen gemeentelijke mailbox naar de aanvrager. De aanvrager mailt de gevraagde aanvullende informatie terug en de beoordelaar (centraal loket/gemeentelijk) kan die vervolgens, vanuit een lokaal ICT-systeem, uploaden in CLZE.

Een tweewegauthenticatiesysteem zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde ontvankelijkheidstoetsers, financieel adviseurs en beoordelaars toegang hebben tot CLZE. De manier waarop gemeenten in kunnen loggen in het portaal van de RDW is nog niet op een duurzame wijze ingericht. Inloggen doormiddel van SSO lijkt niet mogelijk, certificaten heeft geen voorkeur van de RDW. Men kijkt momenteel naar e-Herkenning. De aanvrager ontvangt per e-mail een link waarmee de beschikking kan worden opgehaald in het Elektronische Diensten Systeem van de RDW. Bij een positieve beschikking wordt er een bericht naar het NPR gestuurd, zodat het kenteken in het register van het NPR wordt opgenomen. De handhavingssoftware van de aangesloten gemeenten bevraagt het NPR of een bepaald voertuig een ontheffing heeft voor de desbetreffende ZE-zone. De handhavingssoftware valt buiten de scope van de DPIA en is gedekt door de ISO27001 certificering van RDW. Bezwaar en beroep Krachtens 6:4 Awb kan een aanvrager bezwaar indienen bij het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen. De bevoegdheid om het bezwaar te behandelen is gemandateerd aan RDW. Hetzelfde geldt voor de procesbegeleiding bij beroep. Op het proces van bezwaar en beroep zijn verder de normale procesregels van het bestuursrecht van toepassing. Verwerkingsdoeleinden Beschrijf de doeleinden van de voorgenomen gegevensverwerkingen.

Met het Klimaatakkoord (28 juni 2019) hebben de doelstellingen van de Green Deal ZES een nieuwe impuls gekregen. Het Klimaatakkoord zet in op een versnelling naar een volledig emissievrije stadslogistiek: de zero-emissie stadslogistiek. Deze doelstellingen zijn wettelijk vastgelegd in artikel 2 van de Klimaatwet. Dit gebeurt met het instellen van middelgrote zero-emissiezones

voor vracht- en bestelauto’s in dertig tot veertig grotere gemeenten vanaf 2025. Deze afspraken zijn een belangrijke aanjager voor emissieloos transport in Nederland in 2050. Het doel in bredere zin is het verbeteren van leefbaarheid in gemeenten ten aanzien van de luchtkwaliteit. Wat betreft het verwerken van persoonsgegevens is het doel het beoordelen van ontheffingsaanvragen van de ZEZ ingesteld op basis van een verkeersbesluit als bedoeld in artikel 15 van de Wegenverkeerswet en mogelijk op basis van artikel 87 RVV 1990. Tot slot kunnen de persoonsgegevens door de SHPV worden gebruikt voor beleidsmatige doeleinden. Deze gegevens worden te allen tijde gepseudonimiseerd en waar mogelijk geanonimiseerd tot statistische gegevens. SHPV ontvangt deze gegevens van RDW zoals vastgelegd in artikel 10 van de verwerkersovereenkomst. SHPV anonimiseert dan wel pseudonimiseert de gegevens alvorens het opstellen van de managementrapportages. Het anonimiseren dan wel pseudonimiseren is een verwerking die SHPV uitvoert. In de uiteindelijke rapporatages komen geen persoonsgegevens te staan. De rapportages kunnen bijvoorbeeld gaan over het aantal aanvragen per ontheffing op gemeentelijk/landelijk dekkend niveau, de verdeling per ontheffingstype tussen gemeenten,

Betrokken partijen Benoem alle organisaties die betrokken zijn per voorgenomen gegevensverwerking. Deel deze organisaties in onder de rollen: verwerkingsverantwoordelijke, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, sub-verwerker, verstrekker, ontvanger en derde. Benoem ook welke functies/afdelingen binnen deze organisaties toegang krijgen tot persoonsgegevens. Voeg aanvullende informatie toe in het tekstveld. Naam partij Gemeenten SHPV

Rol partij Verwerkingsverantwoordelij ke verwerker

RDW

Verwerker

Bureau voor financieel adviseur (EDR) Commissie nietemissieloos verkrijgbaar voertuig

Sub-verwerker voor SHPV

Derde

Functies/afdelingen College van B&W, beoordelaar Verwerker voor gemeenten Verwerker voor gemeenten Doet financiële toets

Persoonsgegevens Alle (zie P. 5)

Beoordelen of een bepaald voertuig niet emissieloos verkrijgbaar is

Geen

Financiële gegevens Alle (zie P. 5) Financiële gegevens

Gemeenten

Zoals opgenomen in de inleiding van deze DPIA zijn de colleges van burgemeester en wethouder formeel verwerkingsverantwoordelijken. Vanwege de leesbaarheid van deze DPIA wordt gesproken van ''de gemeente''.

SHPV SHPV is een coöperatie met als doel het ondersteunen van gemeenten bij de uitvoering van beleid en publieke taken op het gebied van mobiliteit, waaronder begrepen maar niet beperkt tot parkeren en verblijven, het hiervoor verzorgen of beheren van geld- en informatiestromen en het stimuleren van landelijke standaards en innovaties op het gebied van mobiliteit. Het SHPV zorgt zelf voor de organisatorische en juridische voorwaarden. RDW De RDW is een ketenpartner voor de gemeenten op het gebied van registratie en verstrekking van gegevens over parkeer- en verblijfsrechten in het NPR. De RDW ontwikkelt en beheert het Centraal Loket. Het RDW neemt (in mandaat) ontheffingsaanvragen in behandeling. Dit doet het RDW in de rol van verwerker. De RDW kan in samenwerking met SHPV persoonsgegevens pseudonimiseren/anonimiseren voor beleidsdoeleinden, zoals het opstellen van rapportages. Bureau voor Financieel adviseurs Voor sommige ontheffingen is een handmatige beoordeling nodig. Welke ontheffingen dit zijn is opgesteld in het gemeentelijk beleid. Hiervoor schakelt een gemeente een bureau voor financieel adviseur in. Dit bureau fungeert als sub-verwerker van SHPV. Deze rol wordt vervult door EDR.

Commissie niet-emissieloos verkrijgbaar voertuig De Commissie niet-emmieloos verkrijgbaar voertuig oordeelt bij bepaalde ontheffingsaanvragen of een voertuig niet verkrijgbaar is in emissieloze uitvoering. Deze taak is momenteel uitbesteed aan twee zzp'ers. Omdat de informatie die hier uitgewisseld wordt enkel betrekking heeft op de technische aspecten van het voertuig(gebruik), kan dit in beginsel zonder persoonsgegevens. Omdat derhalve geen persoonsgegevens verwerkt worden, behoeft de rol van de Commissie niet in een AVG-term uitgedrukt te worden. Hierbij de kanttekening dat het proces waarmee de Commissie te werk gaat nog duurzaam moet worden ingericht. Hierdoor is niet uit te sluiten dat de Commissie alsnog persoonsgegevens gaat verwerken. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens uit foto's die aanvragers uploaden, of een telefoonnummer en/of emailadres van de aanvrager zodat de Commissie voor vragen contact met hen op kan nemen. Dit is als risico bij de DPIA opgenomen.

Belangen bij de gegevensverwerkingen Beschrijf alle belangen die de betrokken partijen hebben bij de voorgenomen gegevensverwerkingen. Voeg aanvullende informatie toe in het tekstveld. Betrokken Partij Gemeenten

Belangen Verbeteren van de luchtkwaliteit in de betreffende gebieden en het verminderen van de CO2-uitstoot om de doelstellingen van het Nationaal Klimaatakkoord te bereiken.

SHPV Bureau voor financieel adviseurs RDW Burgers

Heeft als verwerker geen eigen belang. Financiële toets uitvoeren voor ontheffingsaanvragen. Dit is een verwerker met geen direct eigen belang. Geen eigen belang. Schone woon- en leefomgeving in lijn met nationaal klimaatakkoord. Voertuig mogen blijven gebruiken op grond van ontheffingen.

Bedrijven/ondernemers /particulieren

Gemeenten SHPV Het SHPV is verwerker en heeft daarom geen eigen belang naast het uitvoeren van de overeenkomst. Het SHPV doet dit in belang van, en namens de aangesloten gemeenten. Voor beleidsdoeleinden ten behoeve van de gemeenten gezamenlijk verwerkt het SPHV gepseudonimiseerde dan wel anonieme gegevens. RDW Omdat de RDW als verwerker optreedt binnen het NPR heeft de RDW vanuit de AVG geen (primair) belang bij de gegevensverwerking. Verwerkingslocaties Benoem in welke landen de voorgenomen gegevensverwerkingen plaatsvinden. Beschrijf het doorgiftemechanisme (bv. adequaatheidsbesluit) dat van toepassing is wanneer verwerkingslocaties buiten de Europese Economische Ruimte bevinden. Voeg aanvullende informatie toe in het tekstveld. Gegevensverwerkingen Gemeente Beoordelaars Financieel (EDR) SHPV

adviesbureau

Verwerkingslocaties Nederland Nederland (lokaal ICT-systeem) Nederland (lokaal ICT-systeem) n.v.t.

Doorgiftemechanisme n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Technieken en methoden van de gegevensverwerkingen Beschrijf op welke wijze en met gebruikmaking van welke (technische) middelen en methoden de persoonsgegevens worden verwerkt. Benoem of sprake is van bijvoorbeeld (semi-) geautomatiseerde besluitvorming, profilering, een cloudoplossing of big data-verwerkingen en, zo ja, beschrijf waaruit dat bestaat.

Informatiebeveiliging (algemeen) De RDW werkt volgens een algemeen erkende norm voor informatiebeveiliging, te weten ISO27001 en is volgens deze norm gecertificeerd. Derhalve is de informatiebeveiliging van een toereikend niveau. Het financieel bureau (EDR) is tevens onder andere ISOP27001 gecertificeerd en heeft met SHPV een verwerkersovereenkomst gesloten. Geautomatiseerde besluitvorming. Bij de automatische aanvragen is sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Van ‘uitsluitend op geautomatiseerde besluitvorming’ in de zin van art. 22 AVG is sprake indien een besluit wordt genomen met technologische middelen en zonder menselijke tussenkomst. Dit is het geval voor de dag-ontheffing, Plug-in Hybride ontheffing en Bijzonder voertuig Exceptioneel Transport ontheffing. Het besluit wordt bij deze ontheffingen namelijk door het systeem automatisch gemaakt zonder menselijke toets. Betrokkenen hebben het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming, tenzij 1. Dit noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en een verwerkingsverantwoordelijke; 2. Een Unierechtlijkse en lidstaatrechtelijke bepaling op de verwerkingsverantwoordelijke van toepassing is. a. Deze dient dan wel passende maatregelen te nemen ter bescherming van de rechten, vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de betrokkenen. b.

Deze bepaling geldt niet rechtstreeks, maar is uitgewerkt in het nationale recht  art. 40 UAVG. 3. De betrokkene hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Derhalve dient beoordeeld te worden of de geautomatiseerde verwerking van de automatische vragen onder een van deze uitzonderingen valt. Op grond van art. 40 UAVG moet de geautomatiseerde verwerking daarvoor noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust of noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang. Omdat een geautomatiseerd besluit wordt genomen waarbij in een individueel geval een wet (in casu het geheel aan wet- en regelgeving dat aan de ontheffingen ten grondslag ligt) wordt toegepast geldt het recht om niet daaraan te worden onderworpen, niet. Wel is het dan nodig dat de verwerkingsverantwoordelijke passende maatregelen treft ter

bescherming van de rechten en vrijheden en gerechtvaardigde belangen van betrokkenen.1 Gezien de beperkte hoeveelheid persoonsgegevens die bij de automatische besluitvorming wordt verwerkt is het risico hier laag. Wel moet de verwerkingsverantwoordelijke borgen dat de rechten van betrokkenen passend geborgd zijn.

1 H.B. Winter, T.L.J. Drouwen, B.M.A. van Eck, C.M. Ridderbos-Hovingh, Onderzoek voor

het WODC. Bescherming gegeven? Evaluatie UAVG, meldplicht datalekken en de boetebevoegdheid, Groningen: Pro Facto 2022, p. 117.

Juridisch en beleidsmatig kader Benoem alle wet- en regelgeving en beleid met mogelijke gevolgen voor de voorgenomen gegevensverwerkingen. De AVG en de Richtlijn hoeven niet genoemd te worden. Voeg aanvullende informatie toe in het tekstveld. Gegevensverwerkingen Alle

Aanvraag ontheffing ivm aangepast voertuig wegens handicap

Juridisch en/of beleidsmatig kader Ontheffingenbeleid nulemissiezone gemeente 2025 (Nationaal) Klimaatakkoord Regeling gehandicaptenparkeerkaart

Wetsartikelen Volledige besluit

Alle artikelen

(Nationaal) Klimaatakkoord Op grond van het Klimaatakkoord van Parijs heeft de Nederlandse overheid in 2019 het Nationaal Klimaatakkoord gesloten. Dit onderdeel van het Nederlandse klimaatbeleid is een overeenkomst tussen veel organisaties en bedrijven in Nederland om de uitstoot van broeikasgassen tegen te gaan. Het belangrijkste doel van het Klimaatakkoord is om de CO2-uitstoot in 2030 met 49% te verminderen t.o.v. 1990. De nul-emissiezones zijn een uitvloeisel van deze doelstelling. Algemene wet bestuursrecht (Awb) Op grond van art. 4:81 Awb, eerste lid kan een bestuursorgaan beleidsregels vaststellen met betrekking tot een hem toekomende of onder zijn verantwoordelijkheid uitgeoefende, dan wel door hem gedelegeerde bevoegdheid. Dit artikel vormt de grondslag voor de gemeentelijke bevoegdheid tot het opstellen van een ontheffingenbeleid. Wegenverkeerswet 1994 (Wvw) Krachtens art. 149, eerste lid, sub d kan door burgemeester en wethouders een ontheffing worden verleend. Gelet op art. 15, eerste lid geschiedt bij algemene maatregel van bestuur de plaatsing of verwijdering van de daarbij aangewezen verkeerstekend en onderborden voor zover daardoor een gebod of verbod ontstaat of wordt gewijzigd (zoals een nul-emissiezone). Dit betreft verkeersborden in de zin van art. 12 BABW. Besluit Administratieve Bepalingen inzake het Wegverkeer (BABW) In art.

12 BABW staan de verkeerstekens opgesomd waarvan de plaatsing of verwijdering moet geschieden krachtens een verkeersbesluit. Het plaatsen van de onder art. 15, eerste lid Wvw vallende verkeerstekens vereist een dergelijk verkeersbesluit. Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens 1990 (RVV 1990) Voor de invulling van bepaalde begrippen in het ontheffingenbeleid wordt aangesloten bij de definities gegeven in de artikelen 86e en 87 Rvv 1990. In artikel 862 lid 6 is bijvoorbeeld opgenomen dat verhuisauto’s en voertuigen van gehandicapten altijd een ontheffing krijgen.

Verkeersbesluiten nul-emissiezone Het college stelt een ontheffingenbeleid op voor de uitstootvrije zone voor bedrijfs- en vrachtauto’s en de milieuzone voor dieselpersonen- en bedrijfsauto’s middels een verkeersbesluit(en). Hiertoe plaatst zij gesloteverklaring voor deze motorvoertuigen. Dit kan in een enkel verkeersbesluit, of in diverse samengevoegde besluiten. Dit doen gemeentes op grond van art. 15, eerste lid Wvw juncto art. 12 BABW. Ontheffingenbeleid nul-emissiezone gemeente 2025 Het ontheffingenbeleid stelt de beleidsregels vast voor een aantal categorieën ontheffingsmogelijkheden op het verkeersbesluit nul-emissiezone. Regeling gehandicaptenparkeerkaart De Regeling gehandicaptenparkeerkaart is de basis voor de GPK. Hierin staat wanneer iemand in aanmerking komt voor een GPK, dat een geneeskundig onderzoek verplicht is en hoe de kaart eruit moet zien. De GPK is verplicht bewijsmiddel bij de aanvraag van een ontheffing voor bedrijfsauto’s en vrachtauto’s die vanwege een handicap zijn aangepast indien deze is aangepast voor een bedrag van minimaal €500,-.

Bewaartermijnen Bepaal de bewaartermijnen van de persoonsgegevens aan de hand van de gegevensverwerkingen en de verwerkingsdoeleinden. Motiveer waarom deze bewaartermijnen niet langer zijn dan strikt noodzakelijk ten opzichte van de verwerkingsdoeleinden. Beschrijf wie toeziet op de bewaartermijn en de mogelijke vernietiging of archivering aan het einde van de bewaartermijn. Voeg aanvullende informatie toe in het tekstveld. Gegevensverwerking

Verwerkingsdoeleinde

Afgegeven ontheffing

Afgeven van de ontheffing

Categorie Persoonsgegevens Hangt af van de ontheffing

Afwijzen ontheffing

Afgeven van de ontheffing Afgeven van de ontheffing

Hangt af van de ontheffing Hangt af van de ontheffing

Intrekken aanvraag

Bewaartermijn

Afhankelijk van de ontheffing, vastgelegd in gemeentelijk beleid (duur ontheffing + 1 jaar) 5 jaar 1 jaar

Motivatie bewaartermijn 11.1 VNG selectielijst

11.2 VNG selectielijst 11.3 VNG selectielijst

Afgegeven ontheffing Voor de afgegeven ontheffingen is het afhankelijk van het type ontheffing. Indien in het beleid is opgenomen dat bij het toekennen van een ontheffing het desbetreffende kenteken niet meer in aanmerking kan komen voor een

ontheffing, dan komt de bewaartermijn overeen met de looptijd van het huidige ontheffingenbeleid. Indien deze voorwaarde er niet is voor een ontheffingstype dan is de bewaartermijn de duur van de ontheffing plus 1 jaar. Afwijzen ontheffing / intrekken aanvraag Een ontheffingsaanvraag kan ook aangewezen of ingetrokken worden. Onder de afwijzing van een ontheffing valt ook de bezwaartermijn van 6 weken. Pas als deze termijn is verlopen, gaat de bewaartermijn lopen. Voor aan afgewezen ontheffing geldt een bewaartermijn van 5 jaar. Als de aanvraag wordt ingetrokken of anderswijs wordt afgebroken, geldt een termijn van 1 jaar E-mail inbox Veel gegevens worden verwerkt en gedeeld via de e-mailsystemen. Zo worden de automatische aanvragen beantwoord uit een automatische e-mailbox. Voor de e-mailinboxen moeten de gestelde bewaartermijnen ingebouwd worden. Hiervoor wordt aangeraden de Capstone-methodiek te hanteren. Huidige inrichting RDW hanteert momenteel (als verwerker) een bewaartermijn van 5 jaar na einddatum van het betreffende besluit. Partijen zijn in gesprek over de te hanteren bewaartermijnen. Hiertoe is het advies om een archivaris te benaderen zodat de verwerking met zekerheid aan het beginsel van dataminimalisatie voldoet.

Aangezien de huidige inrichting van de bewaartermijnen bij RDW afwijkt van de VNG selectielijst bestaat het risico dat de gegevens langer worden bewaard dan toegestaan. Dit is als risico opgenomen.

Beoordeling rechtmatigheid gegevensverwerkingen Rechtsgrond Bepaal op welke rechtsgronden de gegevensverwerkingen worden gebaseerd. Iedere rechtsgrond moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, voeg in de toelichting op de rechtsgrond toe hoe aan deze voorwaarden wordt voldaan. Voeg aanvullende informatie toe in het tekstveld. Gegevensverwerking Afgeven ontheffing

Rechtsgrond Algemeen belang openbaar gezag

Toelichting op de rechtsgrond Gemeentelijke vastgestelde verkeersbesluiten en onheffingenbeleid

Wettelijke grondslag AVG Deze DPIA behandelt de gegevensverwerking met betrekking tot het afgeven van ontheffingen. De wettelijke grondslag hiervoor is de taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag (art. 6, eerste lid sub e AVG). De verwerkingsverantwoordelijke – de gemeente – is met openbaar gezag bekleed en de verwerking is noodzakelijk voor de uitoefening van dat gezag / de vervulling van die taak. De grondslag voor het afgeven van ontheffingen is gemeentelijke vastgestelde verkeersbesluit(en) en ontheffingenbeleid in combinatie met het Reglement verkeerregels en verkeerstekens 1990 (RVV 1990).

Bijzondere persoonsgegevens Het verwerken van bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens is in principe verboden. Verwerking is pas mogelijk wanneer een uitzonderingsgrond van toepassing is. Beoordeel of een van de wettelijke uitzonderingen op het verwerkingsverbod van toepassing is. Bij verwerking van een nationaal identificatienummer, beoordeel of dit is toegestaan. Voeg aanvullende informatie toe in het tekstveld. Gegevensverwerking Houder GPK

Type bijzonder persoonsgegeven Gezondheidsgegevens

Overig

Divers

Uitzonderingsgrond Artikel 30 lid 1 onder a UAVG jo. artikel 9 lid 2 onder g AVG UAVG publieke taak

Gehandicaptenparkeerkaart (GPK) Een van de ontheffingen die de betrokkene kan aanvragen is een ontheffing voor bedrijfsauto’s en vrachtauto’s die vanwege een handicap zijn aangepast indien deze is aangepast voor een bedrag van minimaal €500,-. Ter onderbouwing van de ontheffingsaanvraag dient een aantal bewijsstukken te worden overlegd. Dit betreft o.a. ten minste een kopie van de gehandicaptenparkeerkaart van de voertuigeigenaar, bestuurder van het voertuig, van een gezinslid van de eigenaar danwel de bestuurder of van een persoon aan wie de eigenaar mantelzorg verleent. "Tijdens Q1 van 2025 overleggen de partijen nog over welke bewijsstukken van de betrokkene zullen worden gevraagd bij het indienen van de aanvraag voor deze ontheffing." In artikel 2 lid 1 van de regeling Gehandicaptenparkeerkaart staat dat een gehandicaptenparkeerkaart niet mag worden afgegeven zonder dat hiervoor een geneeskundig onderzoek heeft plaatsgevonden (behalve als al eerder een onderzoek heeft plaatsgevonden en vaststaat dat de beperkingen dusdanig zijn dat een onderzoek achterwege kan blijven). GPK(-nummers) zijn hierdoor bijzondere persoonsgegevens. Aan de hand van een GPK-nummer dat gekoppeld is aan een persoon, is af te leiden dat de desbetreffende persoon een mobiliteitsbeperking heeft. Zie ook de opmerkingen over de GPK bij het hoofdstuk persoonsgegevens.

Het verwerken van gezondheidsgegevens is toegestaan op basis van artikel 9 lid 2 onder g AVG in combinatie met artikel 86e lid 6 onder a Reglement verkeersregels en verkeertekens 1990. Overig Voor diverse ontheffingen moeten bepaalde bewijsstukken worden aangeleverd. Uit deze bewijsstukken kan een breed scala aan mogelijke bijzondere persoonsgegevens worden afgeleid. Denk aan gezondheidsgegevens die de grondslag vormen voor een ontheffing wegens bedrijfseconomische omstandigheden (‘’door mijn hernia werk ik nog maar 24 uur per week’’).

Doelbinding Als de persoonsgegevens voor een ander doel worden verwerkt dan oorspronkelijk verzameld, beoordeel of deze verdere verwerking verenigbaar is met het doel waarvoor de persoonsgegevens oorspronkelijk zijn verzameld. Voeg in het tekstveld de verenigbaarheidstoets en aanvullende informatie toe.

Gegevensverwerking

Persoonsgegevens

Doeleinde

Alle (in anonieme vorm)

Alle

Uitvoeren analyse

Opstellen managementraportages

Alle

Informatievergaring voor gemeentes

Oorspronkelijk doeleinde Beoordeling ontheffing Beoordeling ontheffing

In de verwerkersovereenkomst tussen gemeenten en RDW is opgenomen dat gemeenten SHPV toestemming geven om (persoons)gegevens te verwerken.2 SHPV kan managementrapportages opstellen ten behoeve van het collectiviteit van gemeenten, SHPV heeft informatie nodig om bijvoorbeeld antwoord te kunnen geven op de volgende vragen:  Hoeveel ontheffingen zijn er verleend in de afgelopen periode.  Welk soort ontheffing wordt het vaakst afgewezen en wat is de oorzaak hiervan en de vervolg vraag: is dat wenselijk?  Hoe gaan we om met deze (beschrijving casus) aanvraag?  Wat is de doorlooptijd van het verlenen van een ontheffing? Al deze informatie gebruikt SHPV om de feitelijke uitwerking te toetsen aan de verwachtingen van gemeenten. SHPV wil hiervoor geen persoonsgegevens verwerken. SHPV hoeft geen namen van burgers of bewijsdocumenten in te zien. Toch kan niet uitgesloten worden dat de gegevens die SHPV ontvangt nog gepseudonimiseerde gegevens zijn.3 Er kan sprake zijn van gespeudonimiseerde gegevens indien SHPV een overzicht ontvangt van afhandeling termijnen van aanvragen waarbij het zaaknummer (bijvoorbeeld 58784) is opgenomen als sleutelveld. Dit is voor SHPV nietszeggend. Een ander voorbeeld is dat SHPV een beschrijving krijgt van een casus (zonder direct herleidbare persoonsgegevens) waar van te voren niet aan is gedacht.

SHPV gaat vervolgens met deze casus in gesprek met gemeenten om te bepalen of hiervoor ook ontheffing verleend moet worden. SHPV is hiervoor wel verwerkingsverantwoordelijke, met als opmerking dat SHPV altijd het belang van de gemeenten dient. Daarnaast heeft de RDW als verwerker toestemming nodig om gegevens te anonimiseren dan wel te pseudonimiseren om deze vervolgens samen te voegen in één overzicht voor managementdoeleinden. Ook het anonimiseren of pseudonimiseren is een verwerking van persoonsgegevens.

2 Art. 10.1 Verwerkersovereenkomst gemeente / RDW 3 Zie ook deze uitspraak van het HvJ waartegen hoger beroep is ingesteld.

Noodzaak en evenredigheid Beoordeel of de voorgenomen gegevensverwerkingen noodzakelijk en evenredig zijn voor het verwezenlijken van de verwerkingsdoeleinden. Ga hierbij in ieder geval in op: a. Proportionaliteit: staat de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer en de bescherming van de persoonsgegevens van de betrokkenen in evenredige verhouding tot de verwerkingsdoeleinden? b. Subsidiariteit: kunnen de verwerkingsdoeleinden in redelijkheid niet op een andere, voor de betrokkenen minder nadelige wijze, worden verwezenlijkt?

Proportiontaliteit: Alleen persoonsgegevens die nodig zijn bij het aanvragen van een ontheffing worden verwerkt. De Naam, e-mailadres, telefoonnummer, kenteken, en betaalgegevens zijn allemaal vereist voor het verlenen van de ontheffing. Zonder deze persoonsgegevens kan de ontheffingsaanvraag niet beoordeeld worden. Voor sommige ontheffingsaanvragen zijn ter onderbouwing foto’s van het voertuig verplicht. De foto’s vormen een open veld waarin mensen vrij kunnen uploaden. Hierbij ontstaat het risico dat de foto’s meer persoonsgegevens bevatten dan noodzakelijk is voor de verwerking (de ontheffingsaanvraag). Denk aan een bepaald religieus symbool dat – onbedoeld – op de ingezonden foto staat. Aangezien de gemeente geen grondslag heeft voor het verwerken van deze gegevens, dient zij een tweeledig beleid op te stellen: 1. De burger duidelijk informeren over de wijze waarop foto’s moeten worden gemaakt en ingediend. Hiermee wordt het risico op het ontvangen van overbodige (bijzondere) persoonsgegevens geminimaliseerd. 2. Werkwijzen opstellen m.b.t. werknemers voor a) het herkennen van (bijzondere) persoonsgegevens in foto’s, en b) het verwijderen van dergelijke foto’s op alle locaties. Dit waarborgt dat de levenscyclus van de onrechtmatig verwerkte (bijzondere) persoonsgegevens zo kort mogelijk is.

Indien het beoordelen van het voertuig zelf noodzakelijk wordt geacht voor het verlenen van de ontheffing, is de enige minder nadelige manier om het voertuig fysiek te inspecteren. Dit is nadeliger voor zowel de betrokkenen als de verwerkingsverantwoordelijke. Daarom is de gekozen werkwijze proportioneel. Voor sommige ontheffingen worden bewijsstukken in hun volledigheid gevraagd. Denk aan een leasecontract of een vaststelling van de levertijd van een vervangend voertuig. Gemeenten dienen kritisch te kijken in hoeverre het nodig is om deze documenten in hun volledigheid te vragen, en of volstaan kan worden met minder gegevens van de aanvrager om aan de bewijslast te voldoen. Hier schaart een risico tot schending van het beginsel van dataminimalistie. Zie hiervoor verder het hoofdstuk Risico’s en maatregelen.

Subsidiariteit: nee, omdat bij het beoordelen van de ontheffingsaanvraag het nodig is om de relevante gegevens te overleggen die beschreven staan in het ontheffingenbeleid nul-emissiezone 2025.

Rechten van betrokkenen Beschrijf de procedure waarmee invulling wordt gegeven aan de rechten van de betrokkenen en welke partij verantwoordelijk is voor de uitvoering van de procedure. Als de rechten van de betrokkene worden beperkt, beschrijf op grond van welke wettelijke uitzondering dat is toegestaan. Rechten van betrokkene

Procedure ter uitvoering

Beperking op grond van wettelijke uitzondering

Recht van inzage Recht op rectificatie en aanvulling Recht op vergetelheid Recht op beperking van de verwerking Recht op dataportabiliteit Recht niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming Recht om bezwaar te maken Recht op duidelijke informatie

De gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het in plaats stellen van procedures waarmee betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen. De RDW ondersteunt bij de uitoefening van de AVG-rechten die aan betrokkenen toekomen waar de RDW in het kader van het mandaatbesluit over beschikt. Gemeenten hebben bij gemeentespecifieke ontheffingen, waaronder aanvragen voor een ontheffing in de context van de hardheidsclausule, ook zelf de beschikking over persoonsgegevens. De DPIA is uitgevoerd door SHPV en wordt bekrachtigd door de individuele gemeenten als verwerkingsverantwoordelijken. Omdat de gemeenten verwerkingsverantwoordelijk zijn is bovenstaande tabel niet ingevuld. Voor recht op inzage kan de betrokkene die een landelijk dekkende ontheffing aanvraagt een mail sturen naarhet hiertoe ingerichte e-mailadres van RDW. Voor een gemeente specifieke ontheffing kan de betrokkene op grond van artikel 15 AVG ook de desbetreffende verantwoordelijke gemeente mailen. Het proces van het centraal loket is opgenomen op de website van RDW. Dit suggereert dat RDW verwerkingsverantwoordelijk is. Echter de verschillende gemeenten zijn afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijk. Het is van belang dat op de website van RDW een privacyverklaring komt met een duidelijke procesomschrijving.

Risico’s voor betrokkenen Beschrijf en beoordeel de risico’s van de gegevensverwerkingen voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Ga hierbij in ieder geval in op: a. welke negatieve gevolgen de gegevensverwerkingen kunnen hebben voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, zoals het verbod op discriminatie; b. de oorsprong van deze gevolgen; c. de waarschijnlijkheid (kans) dat deze gevolgen zullen intreden; d. de ernst (impact) van deze gevolgen voor de betrokkenen wanneer deze intreden. Gebruik voor de inschatting van de kans, impact en het risico de niveaus ‘laag’, ‘gemiddeld’ en ‘hoog’. De kans wordt bepaald aan de hand van de formule kans x impact. Gebruikmaken van de bijbehorende kleuren is aan te raden. Voeg aanvullende informatie in het tekstveld toe. Beschrijving risico Onrechtmatige verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens bij insturen foto’s Misbruik van onheffingsaanvraag, met name aangepast voertuig voor handicap De migratie van de data van gemeente Amsterdam (de huidige verwerker) naar RDW, waaronder de vernietiging van de data bij Amsterdam, is nog niet ingeregeld. De beveiligde verbinding waarmee de gemeenten kunnen inloggen in het portaal van RDW is nog niet ingeregeld. De bewaartermijnen van de RDW wijken af van de VNGselectielijst. De werkwijze van de Commissie emissieloos voertuig niet beschikbaar is nog niet opgesteld.

Per mail worden aanvullende stukken overlegd die daarna op meerdere plekken worden opgeslagen voordat de beoordelaar ze uploadt in CLZE. Schending beginsel van dataminimalisatie door meer informatie opvragen bij bewijslevering dan nodig voor het toe-/afwijzen van de ontheffing

Kans

Impact

Risico-inschatting

Hoog

hoog

Hoog

Gemiddeld

hoog

Onbekend

Middel

Beschrijving risico Er is geen inhoudelijke check of de juiste documenten worden aangeboden en geüpload. Afspraken over gebruik en geheimhouding met beoordelaars die in CLZE werken. Er is geen authenticatie bij aanvraag ontheffing Overtollig inzicht in documenten door financieel bureau in centraal systeem E-mailverkeer gaat bij sommige processtappen buiten CLZE om.

Kans

Impact

Risico-inschatting

Middel

Maatregelen Beoordeel welke technische, organisatorische en juridische maatregelen in redelijkheid kunnen worden getroffen om de hiervoor beschreven risico’s te voorkomen of te verminderen. Beschrijf welke maatregel welk risico aanpakt. Voeg aanvullende informatie in het tekstveld onder de tabellen toe. Beschrijf ook de resterende risico’s die nog aanwezig zijn na de uitvoering en/of implementatie van de geïdentificeerde maatregelen. Geef per resterend risico aan wat het niveau is van dit risico. Gebruik voor de inschattingen van de risico’s de niveaus ‘laag’, ‘gemiddeld’ en ‘hoog’. Gebruikmaken van de bijbehorende kleuren is aan te raden. Risico

Maatregelen

Onrechtmatige verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens bij insturen foto’s

1. Instructie opstellen voor aanvragers omtrent het uploaden van foto’s 2. Interne werkwijze opstellen voor werknemers voor a) het herkennen van (bijzondere) persoonsgegevens in foto’s en b) het volledig en tijdig vernietigen hiervan.

Misbruik van ontheffingsaanvraag met name aangepast voertuig voor handicap Per mail worden aanvullende stukken overlegd die daarna op meerdere plekken worden opgeslagen voordat de beoordelaar ze uploadt

Extra controles inbouwen voor mogelijk misbruik (gehandicaptenkaart)

Schending beginsel van dataminimalisatie door meer informatie opvragen bij bewijslevering dan nodig voor het

Procedurele afspraken maken (in verwerkersovereenkomst) op welke wijze deze stukken worden opgeslagen en verwijderd worden. De e-mailbox beherende partij(en) dient deze in lijn met de Capstone methodiek in te richten. Gemeenten dienen kritisch te kijken welke gegevens nodig zijn om aan de bewijslast voor een specifieke ontheffing te voldoen en welke informatie hiervoor

Resterend risico en risico-inschatting Gemiddeld. Elke overbodige verwerking is per definitie onrechtmatig, maar met toereikende werkinstructies richting medewerkers en instructie richting aanvragers kan dit risico afdoene gemitigeerd worden voor een gemiddelde risicoclassificatie. Gemiddeld.

Beheerder maatregelen SHPV en RDW

van

Gemiddeld

Proces eigenaar voor landelijk dekkende ontheffingen (RDW). Aangesloten gemeente voor gemeente specifieke ontwikkelingen.

Laag

Gemeenten en SHPV

Samenwerkingsverband

Risico

Maatregelen

toe-/afwijzen van de ontheffing Er is geen inhoudelijke check of de juiste documenten worden aangeboden en geüpload.

opgevraagd dient te worden Aandachtspunt opnemen in werkinstructie voor ontvankelijkheidstoets

Afspraken over gebruik en geheimhouding met beoordelaars die in werken. Overtollig inzicht in documenten door financieel bureau in centraal systeem

E-mailverkeer gaat bij sommige processtappen buiten CLZE om.

Resterend risico en risico-inschatting

Beheerder maatregelen

Laag

Projectleider CLZE

Aandachtspunt opnemen in werving voor gemeentelijke beoordelaars

Laag

Gemeente

Autorisatiematrix dermate inrichten dat het financieel bureau enkel inzicht heeft in de documenten die zij voor hun taak nodig hebben. vanuit digitale zaaksysteem communiceren

Laag

SHPV en RDW

Laag

SHPV en RDW

Instructie uploaden foto’s aanvrager Om te voorkomen dat aanvragers bij het uploaden van foto’s onnodige persoonsgegevens uploaden, en daarmee een onrechtmatige verwerking vormen voor RDW, is het belangrijk om de aanvrager een duidelijke instructie te geven. Momenteel wordt duidelijk aangegeven wat op de foto moet staan voor de ontheffingsaanvraag, maar ontbreekt een instructie omtrent wat niet in de foto dient te staan. In deze instructie moet de aanvrager op de volgende punten worden gewezen, waarbij het kan helpen om enkele voorbeelden weer te geven van een correcte en een incorrecte foto:  Zorg dat er geen personen zijn afgebeeld in de foto.  Voorkom huisnummers en naambordjes in de foto.  Let op reflecties en weerspiegelingen in de foto.  Vermijd persoonlijke objecten, zoals religieuze symbolen.  Controleer de foto en de bestandsnaam voor het uploaden.

van

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15875824/1