Bijlage 4 bij brief van de minister.pdf

Rapportage Indringend Ketentesten (IKT) Fase 4

Verbreden, verdiepen, verbeteren Datum Status

juni 2023 Definitief

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

Samenvatting

Deze rapportage bevat de resultaten vanuit het project Indringend Ketentesten (IKT) Fase 4 (verder te noemen IKT-4). In deze fase (testweek 18 tot en met 24 – van medio januari 2023 tot medio april 2023) is weer een niveau complexer en indringender getest, conform plan van aanpak IKT-4, dan in fase 3. Bij de uitvoering van IKT-4 zijn praktisch alle doelstellingen uit het plan van aanpak, gerealiseerd. Deze samenvatting bevat de belangrijkste resultaten vanIKT-4 en de duiding daarvan. Belangrijkste resultaten en bevindingen Planketen Tijdens IKT-4 heeft – ten opzichte van IKT-3 - een aantal nieuwe bevoegd gezagen en planleveranciers deelgenomen aan de test. Ook is nieuwe testcasuïstiek uitgevoerd, in het bijzonder interbestuurlijk. De tijdelijke alternatieve maatregelen (TAM) hebben onderdeel uitgemaakt van de testscope van IKT-4. Specifiek is door provincies (succesvol) getest de 'TAM Voorbereidingsbesluit met meervoudige tijdelijke regelingdelen'. De meeste TAM zijn hiermee in het IKT-proces getest. Er resteren er nog enkele TAM voor provincies in de plan-keten. Deze worden in IKT-5 opgepakt. De resterende TAM zijn daarmee ruim voor inwerkintreding getest. De lokale software voor de STOP-TPOD-keten heeft stappen gezet, zo is inmiddels integrale tekstvervanging als mutatiewijze bij alle leveranciers beschikbaar.

Tegelijk is de lokale software voor de Planketen nog niet volledig uitontwikkeld. Belangrijke functionaliteiten ontbraken nog tijdens IKT-4. Dit betreft de plan-plan-uitwisseling, basismutaties en daarmee samenhangend de parallelle wijzigingen en het tonen van plannen aan de raad. Na beschikbaar komen van deze functionaliteiten zullen deze nog indringend worden getest in samenhang met de landelijke voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO-LV) en de Landelijke voorziening bekendmaken en beschikbaar stellen (LVBB). Als alternatief voor de ontbrekende functionaliteiten zijn TAM beschikbaar. De landelijke voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) heeft alle functies opgeleverd, maar een aantal functies wordt nog verbeterd. De belangrijkste verbetering betreft de Viewer Regels op de kaart. Hier is een voortdurende ontwikkeling gaande, zowel qua functionaliteit – denk aan tijdreizen – als qua gebruiksvriendelijkheid. In het bijzonder de functionaliteit voor het tonen van ontwerpplannen heeft nog doorontwikkeling nodig. De foutmeldingen en waarschuwingen bij het publiceren van een omgevingsinstrument zijn niet altijd begrijpelijk voor eindgebruikers, waardoor de gebruiker niet altijd in staat is om zelfstandig een omgevingsinstrument te publiceren. Dit betreft een samenspel tussen de landelijke voorziening en de lokale software.

Het verbeterproces is gestart met betrokken partijen. De algemene observatie vanuit IKT is dat nieuwe partijen zowel in het maken van content als met het testen en inregelen van hun software een leercurve doormaken gedurende de IKT-testen. Belangrijkste resultaten en bevindingen toepasbare regels In aanvulling op de testen in IKT-3 is een beperkt aantal testen met toepasbase regels uitgevoerd in IKT-4. Dit betreft nieuwe testcasuïstiek. Hiermee is het

Pagina 1 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

leeuwendeel van de beoogde testen met betrekking tot toepasbare regels door IKT uitgevoerd. Er is opnieuw vastgesteld dat het van groot belang is voor de bevoegd gezagen om goed de relatie te bewaken tussen de juridische regels uit de plannen en de toepasbare regels voor de vergunningcheck en de formulieren voor vergunningaanvragen en meldingen. Dit betreft niet zozeer softwarefunctionaliteiten, als wel een correcte implementatie door de bevoegd gezagen zelf. Het importeren door een bevoegd gezag van toepasbare regels die gemaakt zijn door een ander bevoegd gezag met een andere leverancier, gaat niet altijd goed. Dit wordt onderkend door de betrokken leveranciers en aan een oplossing wordt gewerkt. Belangrijkste resultaten en bevindingen Vergunningenketen In IKT-4 zijn voor de Vergunningenketen ten opzichte van IKT-3 aanvullende testen uitgevoerd: met nieuwe leveranciers, en met nieuwe testcasuïstiek. Met IKT-4 is het leeuwendeel van de IKT-testen voor de Vergunningenketen daarmee uitgevoerd. Uit de testen blijkt dat de benodigde functionaliteiten voor inwerkingtreding in de Vergunningenketen aanwezig zijn en dat deze technisch gezien werken. Dit is een herbevestiging in IKT-4 van wat eerder in IKT-3 ook al is geconstateerd.

Een andere observatie tijdens de IKT-testen is dat de inrichting van de lokale werkprocessen en configuratie van software bij het bevoegd gezag aandacht blijven vragen. Licht dalende lijn testbevindingen in aantal en urgentie In deze rapportage is wederom een trendanalyse opgenomen over de gehele looptijd van IKT (fasen 1 tot en met 4). Hierbij wordt een lichte daling geconstateerd van het aantal testbevindingen. Daarnaast is een afname waar te nemen van het aantal 'urgente' bevindingen (met prioriteiten 1 en 2) ten opzichte van het aantal niet-urgente testbevindingen (met prioriteiten 3 en 4). Er worden dus minder testbevindingen gedaan en die zijn ook minder ernstig van aard. Dat het aantal bevindingen 'slechts' licht daalt is te verklaren doordat risico-gestuurd wordt getest. Elke volgende IKT-fase wordt met de testaanpak juist de complexiteit en de nieuw beschikbare functionaliteit in het DSO-stelsel 'opgezocht'. Vervolg IKT-aanpak IKT-5 en verder Ook IKT-5 zal weer bijdragen aan duidelijkheid en zekerheid over de werking van het DSO. De focus van IKT-5 zal liggen op de nieuw beschikbare functionaliteit in lokale software. Waarbij ook de verbeteringen in de landelijke voorziening getest zullen worden. Focus zal liggen bij de planketen.

De testcasuïstiek in de volgende IKT-fasen zal scherp gestuurd blijven in de richting waar de gesignaleerde risico's voor inwerkingtreding het hoogste zijn. IKT 4 en de werkbaarheid van het DSO in relatie tot eisen inwerkingtreding In het algemeen is door de IKT deelnemers ervaren dat de functionaliteit van het DSO (inclusief de TAM), zoals die per april 2023 beschikbaar was, werkbaar is en daarmee gereed is voor inwerkingtreding. Dat is daarmee een herbevestiging van de conclusie uit de fase-rapportage IKT 3. Meest in het oog springende verbeteringen zijn de integrale tekstvervanging in de Planketen bij de lokale softwareleveranciers en meerdere verbeteringen in de Viewer(s) van het Omgevingsloket.

Pagina 2 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

Verbetermaatregelen naar aanleiding van advies AcICT Ook in IKT-4 zijn de maatregelen naar aanleiding van de eerder door AcICT geformuleerde adviezen krachtig doorgezet. Meest in het oog springend zijn daarbij de verbeteringen in testregistratie, testtooling en testrapportages. In de vorm van een geslaagde 'proeftuin' is gewerkt aan deze verbetermaatregelen. Deze worden vanaf de start van IKT-5 in productie genomen. Verder zijn analyses uitgevoerd met betrekking tot de dekking van de IKT-uitvoering voor wat betreft alle bevoegde gezagen. Testen bij een bevoegd gezag met een specifieke softwareleverancier zeggen indirect ook iets over andere bevoegd gezagen die ook software van deze leverancier gebruiken. Uit de eerste analyses blijkt dat door het representatief testen met deze groep van IKT-voorlopers het merendeel van alle bevoegd gezagen 'is afgedekt'.

Pagina 3 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

Inhoud

Indringend Ketentesten (IKT) Fase 4—1 Samenvatting—1 Inhoud—4 Inleiding—6 1

Kwalitatieve duiding van resultaten IKT-4—10

1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.5 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4

Doelstellingen en aanpak IKT-4—10 Gemeenten—10 Provincies—10 Waterschappen—10 Rijk—11 Testresultaten planketen (stappen 1 tot en met 4)—11 Gemeenten—11 Provincies—14 Waterschappen—15 Rijk—16 Testresultaten Toepasbare-regels-keten (stappen 5 tot en met 7)—17 Gemeenten—17 Provincies—17 Waterschappen—17 Testresultaten vergunningenketen (stappen 8 tot en met 11)—18 Gemeenten—18 Provincies—19 Waterschappen—19 Rijk—20 Tijdelijke alternatieve maatregelen—21 Vervolg IKT-aanpak IKT-5 en verder—21 Gemeenten—21 Provincies—22 Waterschappen—22 Rijk—22

2

Testbevindingen IKT-4 in cijfers—23

2.1 2.2 2.3 2.4

Herkomst van bevindingen en wensen—24 Statusafhandeling bevindingen en wensen—24 Meldingen per prioriteit—25 Bevindingen per processtap—27

3

Trendanalyse geheel IKT (Fasen 1 tot en met 4)—28

3.1 3.2 3.3

Aantallen meldingen per IKT-testweek onderverdeeld naar soort melding—28 Aantal meldingen in relatie tot aantal deelnemers—29 Verdeling bevindingen naar prioriteiten—29

4

Verbetermaatregelen in IKT-4—31

4.1 4.2

IKT-registratie, -tooling, en rapportages—31 Dekking IKT—31

Pagina 4 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

BIJLAGE 1 De DSO keten in 11 stappen—33 BIJLAGE 2 Minimale functionele set en IKT-4—34 BIJLAGE 3 Maatregelen naar aanleiding van adviezen AcICT—37 BIJLAGE 4 Deelnemende organisaties IKT-4—40 BIJLAGE 5 Figuren en tabellen bij hoofdstuk 2—41 BIJLAGE 6 Figuren en tabellen bij hoofdstuk 3—50

Pagina 5 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

Inleiding

Voor u ligt de Rapportage Indringend Ketentesten (IKT) Fase 4. Deze rapportage bevat de bevindingen vanuit het project Indringend Ketentesten (IKT) Fase 4 (verder te noemen IKT-4). In deze fase (testweek 18 tot en met 23 – van 16 januari tot 24 april 2023) is weer een niveau complexer en indringender getest dan in Fase 3. Het IKT-project (Fase 1) is oorspronkelijk gestart in april 2022. Positionering IKT IKT is van belang voor het aantonen of het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) werkbaar is voor inwerkingtreding van de Omgevingswet. In het IKT komt alle functionaliteit van het DSO samen en wordt in de praktijk getest of het DSO in functionele zin werkbaar is. Deze functionele werkbaarheid wordt aangetoond door het DSO te beproeven in het ondersteunen van de werkprocessen die relevant zijn voor bevoegd gezagen na inwerkingtreding. Dat betekent dat de IKT-testen wordt uitgevoerd met complexe casuïstiek en gericht op de werkprocessen van de diverse betrokkenen uit de DSO keten als geheel. IKT is opgezet om de functionaliteit te testen en kijkt daarbij ook of bevoegd gezagen bij inwerkingtreding via het DSO hun taken en verantwoordelijkheden onder de Omgevingswet kunnen uitoefenen.

Anders gezegd: ondersteunen de nieuwe functionaliteiten de nieuwe werkwijze in de DSO keten, zijn deze via IKT indringend getest, zijn eventueel aanwezige risico's in beeld en voorzien van mitigerende maatregelen? Dit betekent dat alle betrokken partijen nauw moeten samenwerken en zicht ontstaat op de werkbaarheid van het DSO. In onderstaande figuur zijn de werkprocessen van het DSO weergegeven. Deze figuur is ook als vergrote weergave opgenomen in bijlage 1 Deze procesplaat is de leidraad voor alle bevoegd gezagen die deelnemen aan IKT: gemeenten, provincies, waterschappen en rijkspartijen.

Pagina 6 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

Figuur 1. Procesplaat DSO-keten in 11 stappen Zie Bijlage 1 voor een grotere weergave van deze figuur

Ketentesten met en voor bevoegd gezagen Uitgangspunt van het Indringend Ketentesten (IKT) blijft om vast te stellen wat er goed werkt in de gehele keten van het DSO en wat nog niet, uitgaande van de minimale vereisten voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet. De testbasis voor IKT is de functionele set inwerkingtreding (zie hiervoor de functionele set op de website van Aan de slag met de Omgevingswet). Deze set komt voort uit samenwerkingsafspraken tussen vertegenwoordigers van stedenbouwkundige bureaus, de Geo-ICT branche en softwareleveranciers, samen met de koepels van gemeenten, provincies, waterschappen en Rijk. Basis daarbij zijn de werkprocessen van de bevoegd gezagen: van planvorming tot aan afhandeling van aanvragen. Testbevindingen worden daarbij door betreffende ketenpartijen zo snel mogelijk opgepakt en opgelost. AcICT en Axini Op basis van de adviezen van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) is de bestaande testaanpak verstevigd via een concrete set van maatregelen. Essentie van het advies van AcICT is dat dit zich richt op de gehele quality assurance (QA) van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) (zowel centraal, als decentraal), waardoor aanvullende zekerheid wordt verkregen dat de keten stabiel, betrouwbaar en werkbaar is bij inwerkingtreding.

Het AcICT geeft in zijn advies van 10 oktober 2022 een bredere beschouwing van de werking van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) dan 'alleen' het interbestuurlijke ketentesten door middel van het project IKT. Er worden ook aanbevelingen gedaan ten aanzien van bijvoorbeeld de non-functionals of de testvoorzieningen van het DSO in algemene zin. Deze integrale verantwoordelijkheid Pagina 7 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

voor de kwaliteit van het DSO ligt primair bij het programma Aan de slag met de Omgevingswet – en is daar ook belegd – en niet bij het interbestuurlijke project IKT. De voor u liggende rapportage betreft het interbestuurlijke project IKT, met de daarbij behorende scope. Bij de uitvoering van IKT-3 is een aantal maatregelen genomen, mede naar aanleiding van de adviezen van AcICT. Met de uitvoering van IKT-3 is daarmee al eerder een start gemaakt met de implementatie van de maatregelen op basis van het advies van AcICT van 10 oktober 2022. Bij de uitvoering van IKT-4 is de implementatie van de maatregelen als gevolg van de adviezen van AcICT verder doorgezet. Op 28 november 2022 is door de minister voor Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening (VRO) aan AcICT het verzoek gedaan tussentijds te adviseren over het Plan van Aanpak IKT Fase 3. Op 22 december 2022 heeft AcICT dit advies uitgebracht. De daarin verwoorde adviezen waren basis voor de verdere uitvoering van IKT-3 en IKT-4. In bijlage 3 is een overzicht opgenomen van de stand van zaken van de genomen maatregelen als gevolg van de adviezen van AcICT. Medio oktober 2022 is tevens externe testdeskundigheid (Axini) in de arm genomen om de DSO-organisatie en het interbestuurlijke IKT-project te versterken met aanvullende expertise op het vlak van quality assurance en testaanpak.

Axini is een autoriteit in zijn (test-)vakgebied en heeft ruime kennis en ervaring met vergelijkbare grote ICT-ketenintegratie-projecten. Sinds oktober 2022 adviseert Axini het programma Aan de slag met de Omgevingswet over de te nemen kwaliteitsmaatregelen voor het DSO en IKT. Door Axini is tijdens de uitvoering van IKT-4 in het bijzonder ondersteuning verleend bij het verbeteren van de IKT-registratie, -tooling en rapportages (dashboards). Zie hiervoor hoofdstuk 4.

Pagina 8 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

Leeswijzer De voor u liggende rapportage is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 1 wordt een kwalitatieve beschrijving gegeven van de testbevindingen. De belangrijkste bevindingen en trends worden hier toegelicht. Basis hiervoor zijn de gedetailleerde testrapportages die per testweek al eerder zijn gepubliceerd op de website van het programma Aan de slag met de Omgevingswet. Het IKT-project test de functionele werking van het DSO in relatie tot de werkprocessen van de bevoegde gezagen. Bevindingen die zeker relevant zijn maar niet tot deze focus behoren zijn bijvoorbeeld: gereedheid van een lokaal bevoegd gezag, juiste implementatie bij een bevoegd gezag, performance van het DSO, gebruikersvriendelijkheid van software-componenten. Dit zijn voorbeelden van zaken die elders binnen het programma zijn belegd. Genoemde type bevindingen worden wel door het IKT-project geregistreerd en doorgezet naar relevante partijen, maar in deze rapportage (hoofdstuk 1) worden deze bevindingen gelabeld als 'bijvangst'. In de hoofdstukken 2 en 3 wordt een kwantitatieve beschrijving gegeven van de testbevindingen en een duiding gegeven van de trends die daar worden gezien. In hoofdstuk 2 wordt dat specifiek voor IKT Fase 4 gedaan.

In hoofdstuk 3 wordt gekeken naar alle doorlopen IKT-fasen (1 t/m 4) In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op 2 specifieke verbetermaatregelen die zijn doorgevoerd in de manier van werken, gedurende IKT-4. Dit betreft enerzijds het verbeteren van de IKT-registratie, -tooling- en dashboards. En anderzijds een analyse van de dekking van IKT met betrekking tot de representativiteit van de IKTtesten voor alle bevoegde gezagen. In de bijlagen is een nadere uitwerking opgenomen van: 1. De DSO-keten in 11 stappen en daarmee de scope van IKT 2. De minimale functionele set (de testnorm) in relatie tot IKT-4, maar ook de eerdere en toekomstige IKT-fasen 3. De status van de maatregelen naar aanleiding van de adviezen van AcICT 4. De deelnemende bevoegde gezagen en overige partijen aan IKT-4 Tot slot zijn in de bijlagen 5 en 6 opgenomen de figuren en tabellen horend bij respectievelijk de hoofdstukken 2 en 3. Deze zijn mede opgenomen vanwege de webrichtlijnen voor toegankelijkheid, in het bijzonder de internet(voor-)leesbaarheid van pdf-documenten.

Pagina 9 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

1

Kwalitatieve duiding van resultaten IKT-4

1.1

Doelstellingen en aanpak IKT-4

1.1.1

Gemeenten In IKT-4 hebben dertien gemeenten en twee omgevingsdiensten de keten beproefd aan de hand van business-scenario's. De focus deze fase lag op de gemeentelijke planketen, de interbestuurlijke planketen en de gehele DSO-keten. Daarnaast zijn enkele aanvullende testen uitgevoerd in de toepasbareregelketen en de vergunningenketen. De meeste testen in deze twee ketens vonden al in eerdere IKT-fasen plaats. Als alle IKT-fasen samen worden genomen, dan zijn aan het einde van IKT-4 met alle grotere softwareleveranciers (met meer dan vier klanten in de gemeentemarkt) meerdere testen uitgevoerd. Ook voor IKT-4 is met de gemeenten weer gericht getest op basis van de in het Plan van Aanpak gestelde (risicogebaseerde) doelen.

1.1.2

Provincies Aan IKT-4 is deelgenomen door vijf provincies, waarvan er één provincie aan een of enkele testweken heeft deelgenomen en vier provincies aan het overgrote deel van de testweken. Vier van de vijf provincies hebben ook aan de eerdere IKT-ronden deelgenomen. Bij de start van IKT-3 is een inventarisatie gemaakt van risico's in de verschillende deelketens en die risico's zijn ook in fase 4 van IKT richtsnoer geweest voor het testen. Een testcoördinator van IPO begeleidt provincies bij de voorbereiding en uitvoering van het testen. De werkzaamheden zijn hiermee grotendeels conform Plan van Aanpak uitgevoerd.

1.1.3

Waterschappen In totaal hebben acht waterschappen deelgenomen aan IKT-testen, waaronder ook twee die niet eerder hebben deelgenomen. Hiermee is de doelstelling om zes waterschappen deel te laten nemen en de dekking van in gebruik zijnde software te vergroten ruimschoots gehaald. De doelstelling om te komen tot een meer risicogerichte aanpak is opgepakt door een extern bureau interviews uit te laten voeren bij waterschappen, softwareleveranciers en met personen van het programma Aan de slag met de Omgevingswet. Dit heeft geleid tot een risico-set waarbij gezocht is naar risicobeperkende maatregelen en testscenario's om te beoordelen of risico's (nog) optreden. Deze testscenario's worden geïntegreerd met de bestaande scenario's die nu in het kader van IKT gebruikt worden. Inmiddels vindt tweewekelijks een afstemming plaats met waterschappen die deelnemen aan de IKT-testen (of dat eerder hebben gedaan). Hierdoor wordt kennisuitwisseling gestimuleerd. Het voornemen om aan te sluiten bij regionale oefensessies heeft geleid tot een initiatief om een regionale oefenbijeenkomst (Haaglanden) te gaan benutten om hier IKT-testen plaats te laten vinden. De uitvoering hiervan vindt plaats in IKT-5. De inhoudelijke doelstellingen die waren geformuleerd in het Plan van Aanpak, zijn gerealiseerd. Zie hiervoor volgende paragrafen.

Pagina 10 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

1.1.4

Rijk Aan IKT-4 is in de VTH-keten deelgenomen door Rijkswaterstaat (in samenwerking met Waterschap Limburg), Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) (in samenwerking met provincie Zeeland en Utrecht) en ProRail. Er is gebruikgemaakt van een opgestelde risico-inventarisatie in de verschillende deelketens en die risico's zijn ook in fase 4 van IKT richtsnoer geweest voor het testen. Getest zijn meervoudige vergunningaanvragen en de Samenwerkfunctionaliteit (SWF). Conform de doelstelling voor deze periode is ook het eigen zaaksysteem betrokken geweest bij de testen. De werkzaamheden zijn hiermee grotendeels conform Plan van Aanpak uitgevoerd. Het Serviceteam Rijk (STR) heeft voorbereidingen getroffen om een IKT-test voorbereidingsbesluit hyperscale datacenter uit te voeren. Afstemming met deelnemende gemeenten en KOOP vergde evenwel meer tijd dan gedacht, zodat de daadwerkelijke IKT-test nog niet heeft plaatsgevonden.

1.2

Testresultaten planketen (stappen 1 tot en met 4) De planketen betreft het downloaden, wijzigen en publiceren van omgevingsinstrumenten: omgevingsvisie, omgevingsverordening, omgevingsplan, waterschapsverordening en het programma. Het betreft een keten die start bij de gemeente, waterschap of provincie en/of een stedenbouwkundig bureau en doorloopt naar de Landelijke voorziening bekendmaken en beschikbaar stellen (LVBB) en de landelijke voorziening van DSO (DSO-LV). Verwezen wordt naar de stappen 1 tot en met 4 uit de procesplaat DSO-keten in 11 stappen, zoals opgenomen in bijlage 1.

1.2.1

Gemeenten In IKT-4 is de planketen met drie grote plansoftware leveranciers beproefd. De planleverancier waarbij de software in de eerdere IKT-fasen nog niet gereed was, neemt inmiddels ook deel aan IKT. Vanuit de gemeenten bezien zijn er vier grote plansoftware-leveranciers (minimaal vier gemeenten als klant). Met de vierde leverancier zijn in eerdere IKT-fasen alle planketen-business-scenario's doorlopen. Om deze reden heeft deze leverancier deze fase niet deelgenomen. Hiermee zijn alle op dit moment beschikbare functionaliteiten in een test beproefd. De bevindingen die in de testen zijn gedaan, worden hieronder beschreven. Functionaliteiten planketen •

•

Lokale plansoftware: in de planketen ontbraken tijdens IKT-4 bij de meeste leveranciers nog belangrijke software-functionaliteiten (waaronder de plan-planuitwisseling, parallelle wijzigingen en tonen van het plan aan de Raad). Deze functies zijn derhalve nog niet getest in IKT-4 en zullen in een latere IKT-ronde worden getest. Hierdoor is in IKT-4 een deel van de DSO-planketen getest. De planleveranciers hebben stappen gezet wat betreft de wijze van muteren: alle leveranciers ondersteunen de voor inwerkingtreding (IWT) benodigde 'integrale tekstvervanging'. Voor de volledigheid: in eerdere IKT-fasen is reeds de planketen met het TAM-omgevingsplan beproefd. Deze dient als vervanging voor de nog ontbrekende functionaliteit. Landelijke voorziening: met betrekking tot de landelijke voorziening zijn alle functies opgeleverd, maar wordt een aantal functies nog verbeterd (met als belangrijkste de DSO-LV viewers met het tonen van het ontwerp en tijdreizen).

Pagina 11 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

Succesvol kunnen downloaden omgevingsplannen In de vorige IKT-fase is met gemeente Waalre een eerder gepubliceerd omgevingsplan van de gemeente bij de landelijke voorziening gedownload. De downloadfunctie werkte. In deze fase is met een andere softwareleverancier eveneens de downloadfunctie beproefd waarbij ook bleek dat de functie naar behoren werkte. Wijzigen, valideren en publiceren Met de drie softwarepakketten zijn verschillende wijzigingen voor zowel omgevingsplannen als omgevingsvisies in de software voorbereid en gepubliceerd bij de LVBB. Nieuw hierbij in IKT-4 was dat alle leveranciers de 'integrale tekstvervanging mutatie' ondersteunen. De testen met deze nieuwe manier van wijzigen verliepen in de meeste gevallen uiteindelijk positief. In de gevallen waarbij het niet goed ging, zijn de bevindingen: •

•

Mislukte publicatie, toepasbare regels verdwenen: bij een gemeente ontstond een issue toen de publicatie halverwege het proces mislukte. Zoals ook de provincies ondervonden, zorgde een mislukte publicatie van juridische regels voor het niet meer beschikbaar zijn van toepasbare regels en daarmee de vragen in het Omgevingsloket. De provincies ondervonden hetzelfde issue. Voor een verdere uitleg van deze bevinding, zie de onderstaande alinea 'wijzigen, valideren en publiceren' in de tekst van de provincies. Meldingen validatiefouten: zoals ook de provincies verder in deze rapportage concluderen zijn de foutmeldingen die de LVBB teruggeeft voor 'gewone gebruikers' van de plansoftware niet altijd te begrijpen. Er zijn hierbij verschillen per leverancier hoe wordt omgegaan met de foutmeldingen. Eén leverancier biedt de gebruiker een 'vertaling' van de foutmelding, een ander toont de melding 'neem contact op met de leverancier' en de laatste leverancier toont letterlijk de door de landelijke voorziening (LVBB) geleverde tekst. Het gevolg is dat, bij het ontstaan van een validatiefout, de gebruiker van de plansoftware in veel gevallen niet verder kan zonder hulp van de softwareleverancier en/of de specialisten van de landelijke voorziening. Content: omgevingsinstrumenten, inhoudsvariaties, omgevingsplan-stadia.

Tijdens de gemeentelijke IKT-4 testen zijn voorbereidingsbesluiten (wijzigingen van het omgevingsplan met voorbeschermingsregels), omgevingsplannen (wijzigingsbesluiten van het omgevingsplan) en omgevingsvisies gemaakt en gepubliceerd. Per instrument zijn de belangrijkste bevindingen: •

•

•

Omgevingsvisie: met de gemeente Eindhoven zijn meerdere wijzigingen aan de omgevingsvisie gepubliceerd. Bij één publicatie was hulp nodig van de leverancier bij het duiden van een melding van een validatiefout, waarna de wijziging alsnog succesvol kon worden gepubliceerd (zie ook bovenstaande bevinding met betrekking tot validatiefouten). Ook was een wijziging niet direct zichtbaar op officiële bekendmakingen. Dit is door de specialisten bij de landelijke voorzieningen opgelost. Uiteindelijk werden de wijzigingen correct getoond. Voorbereidingsbesluit: meerdere gemeenten hebben succesvol voorbereidingsbesluiten gepubliceerd. Bij de gemeente Deventer ontstond een onverwachte situatie waarbij een voor de volgende dag geldend voorbereidingsbesluit werd gekoppeld aan een in de verdere toekomst inwerkingtredende wijziging van het omgevingsplan. Dit wordt nog onderzocht. Wijzigingen omgevingsplan en planstadia: voor het omgevingsplan is specifiek aandacht besteed aan inhoudsvariaties van het omgevingsplan. Hierbij worden in Pagina 12 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

•

een plan bewust allerlei variaties in de inhoud van het plan aangebracht waarbij enerzijds getest wordt of de plansoftware de mogelijkheid biedt om de variatie aan te brengen en anderzijds wordt bekeken hoe de variaties doorwerken in de rest van de planketen (validatie, publicatie en bekijken in de diverse viewers). Hierbij zien we dat niet alle variaties door iedere leverancier worden ondersteund, maar dat de belangrijkste variaties voor IWT wel beschikbaar zijn. Het publiceren van inhoudsvariaties werkte naar behoren. Door gemeente Leidschendam-Voorburg is een test uitgevoerd waarbij de gemeente in twee weken tijd zes publicaties van (ontwerp-) wijzigingen deed waarbij enkele in de toekomst. Alle publicaties werden goed verwerkt en waren correct terug te zien in de DSO-LV-viewers.

Viewers en tijdreizen Binnen IKT-4 zijn de door de dertien gemeenten gepubliceerde plannen bekeken in zowel de viewer van officiële bekendmakingen (LVBB) als de DSO-LV-viewers Regels op de kaart en de Viewer Documenten op de kaart. •

•

•

Doorlooptijden: de regeling en werkingsgebieden verschijnen nu gezamenlijk de dag na publiceren: een duidelijke verbetering. Echter de doorlooptijden verschilden nog per publicatie. In IKT-4 zijn meerdere publicaties achter elkaar gedaan om te zien wanneer welke versie in de Viewer Regels op de kaart getoond zou worden. Volgens de afspraak zou bij een publicatie 'vandaag' in de plansoftware de regeling een dag later binnen 2-4 uur te zien moeten zijn in Viewer Regels op de kaart, vanaf 9 uur 's morgens gerekend. Een aantal keer is vastgesteld dat dit langer duurde. In uitzonderlijke gevallen zelfs nog 24 uur later. Gebruiksvriendelijkheid: de gemeenten zagen daarbij wel kleine issues met betrekking tot de gebruiksvriendelijkheid en de manier van weergeven van het plan. Zo werden normen op de kaart nog over elkaar getoond. Daarnaast werd bevonden dat gepubliceerde ontwerpen blijven bestaan ook na het publiceren van het definitieve omgevingsplan. Daarbij hebben de ontwerpen een wat prominente plek in de lijst, wat door de gemeenten als minder gebruiksvriendelijk is ervaren. De landelijke voorziening en de koepels zijn in gesprek over deze bevindingen. Verbeteringen aan de viewer worden daarbij constant doorgevoerd.

Tijdreizen: het is mogelijk om in de viewer de gepubliceerde versies van het omgevingsplan als geheel (de complete regeling) op verschillende momenten in de tijd te bekijken. Het tijdreizen naar de toekomst werkte nog niet. Gemeenten geven daarbij aan dat ze uitgebreidere functionaliteit hadden verwacht waarbij het eenvoudiger is om te zien wat er exact is gewijzigd in het omgevingsplan, op welk moment en op een specifieke locatie.

Samenhang juridische en toepasbare regels In IKT-4 is met een aantal gemeenten de samenhang tussen juridische en toepasbare regels getest als onderdeel van de DSO-ketentest. In de happy flow van het publiceren van juridische regels en vervolgens de bijbehorende toepasbare regels zijn geen issues naar voren gekomen. Specifiek is er ook onderzocht wat er gebeurt als juridische en toepasbare regels worden gewijzigd tijdens een lopende vergunningaanvraag, waarbij de indiener nog een aanvulling indient. De gemeente was hierbij benieuwd naar de gevolgen van het wijzigen van de regel voor een lopende aanvraag. Geconstateerd werd dat de aanvraag gewoon kon worden voortgezet op basis van de regels die golden op het moment van aanvragen.

Pagina 13 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

Interbestuurlijke planketen In deze fase is bij twee provincies en met meerdere gemeenten de interbestuurlijke planketen beproefd. De twee provincies hebben beide een voorbereidingsbesluit gepubliceerd met een tijdelijk regelingdeel voor in totaal vier gemeenten. Het regelingdeel werd bij drie gemeenten zichtbaar bij het meest recente vastgestelde omgevingsplan. Bij één gemeente werd het tijdelijk regelingdeel niet getoond bij het meest recent vastgestelde omgevingsplan. Dit wordt nog onderzocht. Verder werden enkele wensen geuit met betrekking tot de wijze waarop het tijdelijk regelingdeel in de Viewer Regels op de kaart wordt getoond. 1.2.2

Provincies Zes provincies hebben deelgenomen aan het testen van de planketen en daarbij zijn de beide softwareleveranciers die bij provincies voorkomen, geraakt. Functionaliteiten planketen •

•

Decentrale plansoftware: provincies kunnen nog niet beschikken over alle functionaliteiten die nodig zijn voor inwerkingtreding. Enerzijds zijn specifieke provinciale instrumenten nog niet geïmplementeerd, zoals de reactieve interventie en instructie. Anderzijds ontbreken nog functionaliteiten, zoals de basismutaties, functionaliteit voor het werken met omgevingsnormen en -waarden en functionaliteit voor de uitwisseling van plannen. Uiteraard betekent het nog niet beschikbaar zijn van deze functionaliteiten in de decentrale plansoftware ook dat de daarmee samenhangende functionaliteit in de landelijke voorziening nog niet indringend kan worden getest. Landelijke voorziening: in de landelijke voorziening werkt nog niet alle functionaliteit zoals beoogd of verwacht voor inwerkingtreding. Dit betreft bijvoorbeeld de functionaliteit voor het raadplegen van ontwerpregelingen in de viewers en de functionaliteit voor tijdreizen naar de toekomst.

Deze functionaliteiten zijn dus niet of niet volledig getest in IKT-4. Wijzigen, valideren en publiceren Provincies hebben met verschillende instrumenten – zie de volgende paragraaf over Content – het opstellen, wijzigen, valideren en publiceren getest. Hoewel het publiceren met elk instrument uiteindelijk altijd wel lukte, waren er vaak meerdere pogingen nodig voordat een publicatie succesvol was en doorgaans was daarvoor ondersteuning van de softwareleverancier nodig. De foutmeldingen die het DSO-LV teruggeeft, zijn voor 'gewone gebruikers' van de plansoftware niet altijd te begrijpen en met enige regelmaat trad ook de 'onbekende fout' (BHKV9999) op. In die gevallen moest vrijwel altijd een beroep worden gedaan op specialisten van DSO-LV om te achterhalen wat er in dat specifieke geval niet goed ging. Door de wijze van muteren in een van de plansoftwareapplicaties traden regelmatig onbedoelde neveneffecten op als een publicatie niet volledig slaagde. Bij het uitvoeren van een mutatie met 'integrale tekstvervanging' worden eerst alle Omgevingswetobjecten van de oorspronkelijke publicatie beëindigd met directe mutaties en vervolgens weer opnieuw gepubliceerd samen met de (tekst van de) nieuwe regeling.

Echter, als de eerste stap (het beëindigen van Omgevingswetobjecten) wel slaagt, maar de tweede stap (het integraal vervangen van de tekst van de regeling en het opnieuw aanleveren van, al dan niet gewijzigde, Omgevingswetobjecten) niet, dan staat er niet alleen geen regeling in het DSO-LV, maar ontbreken ook de Omgevingswetobjecten. Omdat belangrijke objecten als activiteiten en werkingsgebieden zijn beëindigd, functioneren dan ook de toepasbare regels voor de check en indieningsvereisten niet meer en is het dus niet meer Pagina 14 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

mogelijk vergunningaanvragen in te dienen of meldingen te doen. De gemeenten die met deze plansoftware werken, constateerden hetzelfde. De leverancier is uiteraard bekend met het probleem en werkt aan het oplossen ervan. Content: omgevingsinstrumenten, inhoudsvariaties en planstadia Provincies hebben in IKT-4 getest met omgevingsverordeningen, voorbereidingsbesluiten, projectbesluiten en programma's. Daarnaast is de tijdelijke alternatieve maatregel (TAM) voor het Voorbereidingsbesluit getest. Omgevingsverordening: provincies hebben veelvuldig getest met het opstellen en publiceren van hun belangrijkste omgevingsinstrument, de omgevingsverordening. Voor initiële publicaties en mutaties op basis van integrale tekstvervanging geldt dat deze in de loop van IKT-fase 4 tot steeds minder, maar nog wel tot een beperkt aantal bevindingen leidden. Daarnaast zijn provincies gaan testen met het opstellen van wijzigingsbesluiten ten behoeve van ontwerp-omgevingsverordeningen. Onderdeel hiervan is het opstellen van een wijzigingsbesluit met ondersteuning van de renvooiservice. De ervaringen met de renvooiservice zijn positief. Ten aanzien van de weergave van ontwerpregelingen in de viewers van het DSO-LV zijn er nog relatief veel (veelal kleinere) bevindingen. •

•

•

1.2.3

Voorbereidingsbesluit: een aantal provincies heeft getest met voorbereidingsbesluiten met meervoudige tijdelijke regelingdelen die zien op omgevingsplannen van gemeenten in de provincie. Hierbij is een beperkt aantal bevindingen geconstateerd, waarvan de voornaamste was dat de meervoudige tijdelijke regelingdelen niet bij alle omgevingsplannen werden getoond in de viewers. Projectbesluit: twee provincies hebben getest met het opstellen en publiceren van een projectbesluit. De voornaamste bevindingen hebben betrekking op een incomplete en soms onjuiste weergave van onderdelen van het projectbesluit in de viewers. Programma: twee provincies hebben getest met het opstellen en publiceren van een programma. Dit is succesvol verlopen, er zijn geen bevindingen geconstateerd.

Waterschappen Algemeen De functionaliteit om waterschapsverordeningen (WSV) te publiceren is in eerdere fasen van IKT uitgebreid getest. Dit werkt over het algemeen naar behoren. Het grootste knelpunt dat hier nog bestaat, betreft de onmogelijkheid om plannen met zeer omvangrijke geometrieën te kunnen publiceren. Zeer omvangrijk wordt hier bedoeld als: omvangrijker dan eerder als een realistisch ingeschatte limiet is ingesteld. Bij de bepaling van die limiet heeft ook een afweging plaatsgevonden in relatie tot (mogelijk verminderde) performance bij zeer omvangrijke bestanden. De meeste waterschappen kunnen uit de voeten met deze begrenzing. De oplossing om deze bestanden te verkleinen wordt op dit moment door een tweetal waterschappen nog niet aanvaard als een werkbare oplossing. Hierover vindt nog overleg plaats tussen betrokken partijen. Voor waterschappen is de WSV het belangrijkste plan. Het is de intentie van alle waterschappen om geen gebruik te gaan maken van alternatieve oplossingen (TAM). Naast de waterschapsverordening is het projectbesluit relevant. Hier zijn in deze ronde de eerste publicaties van gedaan. De functionaliteit voor het projectbesluit

Pagina 15 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

aan de plan-kant is in deze periode door een leverancier afgerond. Het is de bedoeling om hier in een volgende ronde een verdieping in testen uit te voeren. Publicatie van plan-inhoud In de planketen zijn in deze ronde - conform Plan van Aanpak- testen uitgevoerd waarbij werd nagegaan of waterschapsverordeningen op een juiste wijze werden getoond in de Viewer Regels op de kaart. In het algemeen kan gesteld worden dat deze viewer juist werkt. Opgemerkt is dat publicaties van wijzigingen juist worden doorgevoerd. Voor regels wordt ook duidelijk gemaakt wat de wijzigingen waren. Er is echter geen functionaliteit beschikbaar die inzichtelijk maakt welke geometrische wijzigingen zijn aangebracht. Dit wordt als een gemis ervaren en is als wens ingebracht. Aansluiting van besluitvorming op functionaliteit om te publiceren Meerdere waterschappen hebben het proces gevolgd om van een ontwerp-plan, via wijzigingen daarin, te komen tot een definitief te publiceren plan. Daarbij is ook beoordeeld wat het betekent voor het besluitvormingsproces. Wie kan wat op basis waarvan besluiten en hoe is voor geïnteresseerde burgers en bedrijven inzichtelijk wat er in een bepaalde besluitvormingsfase wordt voor-/vastgesteld? Het blijkt dat de inrichting van een dergelijk proces nog de nodige uitwerking behoeft. In technische zin konden de verschillende stappen allemaal goed uitgevoerd worden. 1.2.4

Rijk De Rijkspartijen hebben aangegeven de benodigde IWT-functionaliteiten voor de plan tot publicatie keten in de systemen nu te kunnen gebruiken en ook al te gebruiken voor bijvoorbeeld de bekendmaking van (wijzigingen op) de Omgevingsregeling (Or) en het laden van de algemene maatregelen van bestuur (AMvB's) en Or op de pre-productieomgeving. Wel gaat dit nog niet volgens het beoogde werkproces en hanteert het Rijk in samenwerking met zijn softwareleverancier en de ketenpartners KOOP/DSO een aantal (handmatige) workarounds. Dit betreft bijvoorbeeld het buiten de LVBB om consolideren van de rijksregelgeving en het niet-automatisch uitleveren van geconsolideerde versies vanuit de LVBB aan wetten.nl, omdat de LVBB beide nog niet ondersteunt. Dit heeft nadelen op het gebied van doorlooptijd, robuustheid en beheer. Daarom wordt enerzijds aan de kant van het Rijk het werkproces dit najaar geoptimaliseerd met behulp van ondersteunende software en anderzijds aan de LVBB/DSO-kant gewerkt aan functionaliteit om rijksconsolidatiescenario's te ondersteunen (na IWT verwacht). Het Rijk heeft in IKT-4 geen testen in de planketen in IKT-verband uitgevoerd. Vermeldenswaard is dat het Rijk wel anderszins testen heeft uitgevoerd en voorbereidingen voor IKT-testen heeft getroffen.

In de testperiode zijn alle bij het Rijk bekende openstaande issues in de categorieën laag, midden en hoog opnieuw door het Rijk getest of – in het geval van nieuwe bevindingen – bij IPLO gerapporteerd. Vooral de issues in de categorie hoog zijn voor het Rijk van belang om nog voor IWT opgelost te hebben. Deze betreffen met name de Omgevingsregeling, AMvB's, projectbesluit en programma. Door IKT is een hertest uitgevoerd (op de test van september 2022) van een selectie van de door het Rijk gebruikte omgevingsdocumenten AMvB, omgevingsregeling, projectbesluit en programma in de DSO-viewer. De uitkomst is dat er bevindingen zijn die nog opgelost moeten worden, maar in deze fase nog niet kunnen worden afgesloten,

Pagina 16 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

omdat hiervoor door het Programma DSO nog aanvullende functionaliteiten moeten worden gerealiseerd. 1.3

Testresultaten Toepasbare-regels-keten (stappen 5 tot en met 7) Verwezen wordt naar de stappen 5 tot en met 7 uit de procesplaat DSO-keten in 11 stappen, zoals opgenomen in bijlage 1.

1.3.1

Gemeenten De meeste specifieke testen van de keten van toepasbare regels (TR) zijn in eerdere IKT-fasen uitgevoerd. In IKT-4 heeft één specifieke TR-ketentest plaatsgevonden. De andere testen met TR-software vonden plaats als onderdeel van een DSOketentest waarbij de gehele keten van juridische regels tot vergunningverlening werd doorlopen. Hierbij is ingezoomd op de relatie tussen juridische en toepasbare regels. Daarnaast is in IKT-4 een test uitgevoerd met de uitwisselbaarheid van toepasbare regels (STTR-bestanden) tussen de verschillende TRsoftwareleveranciers. Hiermee zijn na IKT-4 TR-ketentesten uitgevoerd met de pakketten van de vier grotere softwareleveranciers voor toepasbare regels, waarbij alle business-scenario's voor TR zijn doorlopen. Uit de IKT-testen zijn daarmee geen grote bevindingen naar voren gekomen waaruit blijkt dat de TR-keten technisch gezien niet werkt. De volgende twee bevindingen zijn relevant: Uit IKT-4 is, 'als bijvangst', naar voren gekomen dat – naast het technische aspect – het werken met toepasbare regels de nodige kennis en inzichten vraagt aan de zijde van de gemeenten. Het importeren van toepasbare regels die gemaakt zijn door een ander bevoegd gezag met een andere leverancier, gaat niet altijd goed. De betrokken softwareleveranciers zijn op dit gebied verbeteringen aan het doorvoeren.

Hiermee wordt echter het idee van toepasbare regels als herbruikbare open data momenteel maar beperkt bereikt.

1.3.2

Provincies Provincies hebben getest met het opstellen en publiceren van toepasbare regels en hebben daarbij geen technische beletsels geconstateerd. Wel is er één bevinding ('bijvangst') geconstateerd die raakt aan de gebruiksvriendelijkheid voor aanvragers, namelijk dat als toepasbare regels worden gewijzigd, de antwoorden die al waren gegeven door een initiatiefnemer op basis van de vorige versie van de toepasbare regels, worden verwijderd.

1.3.3

Waterschappen Er is opnieuw vastgesteld dat het van groot belang is om goed de relatie te bewaken tussen de toepasbare regels die worden opgesteld, en de juridische regels die worden vastgelegd. Primair is dat een verantwoordelijkheid van de bevoegd gezagen zelf. Eén waterschap heeft vastgesteld dat er performance-issues optreden bij het gebruik van omvangrijke Geo-data in de toepasbare-regel-software. Hiervoor zoekt de betreffende leverancier naar een oplossing. Rijk Door de rijkspartijen zijn in IKT-4 geen specifieke testen uitgevoerd met betrekking tot toepasbare regels.

Pagina 17 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

1.4

Testresultaten vergunningenketen (stappen 8 tot en met 11) De vergunningenketen loopt van het DSO-LV-Omgevingsloket (check en aanvraag) naar de VTH-software van het bevoegd gezag dan wel de omgevingsdienst, waarbij eventueel ook gebruik wordt gemaakt van de Samenwerkfunctionaliteit (SWF). Interbestuurlijk is de vergunningenketen al tijdens IKT Fase 2 beproefd. Verwezen wordt naar de stappen 8 tot en met 11 uit de procesplaat DSO-keten in 11 stappen, zoals opgenomen in bijlage 1.

1.4.1

Gemeenten Bijna alle benodigde functionaliteiten waren ten tijde van IKT-3 al beschikbaar. De meeste testen zijn dan ook in eerdere IKT-fasen uitgevoerd. Tijdens IKT-4 is daarom slechts een beperkt aantal testen uitgevoerd in de vergunningenketen. Daarnaast is de keten in breder verband getest binnen de gehele DSO-keten. Kijkend naar alle IKT-fasen dan zijn aan het einde van IKT-4 voor de gemeenten zo goed als alle business-scenario's voor de vergunningenketen doorlopen met de vijf grote softwareleveranciers. Uit de IKT-testen zijn daarmee geen grote bevindingen naar voren gekomen waaruit blijkt dat de VTH-keten technisch gezien niet werkt. Anders dan een storing in het berichtenverkeer (tijdens testweek 24) waardoor ingediende aanvragen niet bij het bevoegd gezag aankwamen. Dit issue is snel opgelost. IKT-4 is op dit punt daarmee succesvol doorlopen. Het is mogelijk gebleken om de meest voorkomende typen meldingen en (meervoudige) aanvragen te doen in het Omgevingsloket waarna de gemeente of de omgevingsdienst deze in behandeling kan nemen. Waarbij ook functies als 'samenwerking met andere bevoegd gezagen', 'aanvullen en intrekken' en 'doorsturen' met succes zijn getest. Net als eerder in de IKT-3-rapportage gesteld, dienen ook na IKT-4 weer twee zaken te worden opgemerkt die we onderstaand als 'bijvangst' in IKT constateren.

Inrichting software en werkprocessen Issues die tijdens IKT-4 zijn bevonden, zijn te herleiden tot een onjuiste configuratie in de lokale software. Zowel wat betreft het verlenen van vergunningen als het samenwerken met andere organisaties. Met hulp van de leverancier zijn deze issues vaak snel opgelost. We constateren veel variatie in de door gemeenten gebruikte systemen (zowel voor wat betreft leverancier als in type software: zoals een specifiek VTH-systeem of een generiek ingezet zaaksysteem). Hierdoor is het inrichten (configureren) van de software vaak 'maatwerk' per gemeente of omgevingsdienst. Daarbij blijven we constateren dat het inrichten van de werkprocessen en het maken van werkafspraken bij de betrokken gemeenten en omgevingsdiensten significant tijd kost. Gebruiksvriendelijkheid en verbeteringen Tijdens het testen van de vergunningenketen werden door de testende gemeenten regelmatig zorgen geuit over de gebruiksvriendelijkheid en werden verbeteringen voorgesteld, zowel voor het Omgevingsloket als voor de lokale software. Het beproeven van gebruiksvriendelijkheid is geen onderdeel van IKT, maar wel van belang voor een goed bruikbaar stelsel. Ook deze bevindingen worden geregistreerd en teruggekoppeld naar de juiste behandelaar.

Pagina 18 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

1.4.2

Provincies Omdat nagenoeg alle functionaliteit in de keten voor vergunningverlening al geruime tijd beschikbaar is, is deze door provincies al vrij uitgebreid in eerdere IKT-fasen getest. Uit de testen in IKT-4 zijn geen bevindingen ten aanzien van de technische werking van het DSO gekomen: checks en aanvragen functioneren technisch goed en aanvragen en meldingen worden ontvangen in de VTH-applicatie of het zaaksysteem van de provincie. Wel zijn er – net als bij gemeenten en waterschappen – ook bij provincies twee onderwerpen waar provincies bevindingen op rapporteren (de eerder genoemde 'bijvangst'). Inrichting software en werkprocessen De software waarmee provincies de processen in het VTH-domein ondersteunen, functioneert nog niet in alle gevallen zoals gewenst of verwacht. Het gaat dan doorgaans om een niet juiste of optimale configuratie van de VTH-applicatie. Tijdens fase 4 van IKT zijn enkele bevindingen aan de leveranciers van decentrale VTHsoftware doorgegeven, uiteenlopend van functionele wensen tot een enkele 'bug'. Gebruiksvriendelijkheid en verbeteringen Net als andere bestuurslagen hebben provincies vooral bevindingen ten aanzien de gebruiksvriendelijkheid van het Omgevingsloket.

Een relatief veel bevindingen gaan over het moeilijk kunnen opgeven van de locatie waar een activiteit zal plaatsvinden, bijvoorbeeld als het gaat om een plek langs een provinciale weg of een traject/tracé van bijvoorbeeld kabels en leidingen. Ook in deze IKT-fase zijn weer bevindingen geconstateerd die betrekking hebben op het onderscheid tussen werkzaamheden tijdens de check en activiteiten tijdens het opstellen van een aanvraag of melding. Enerzijds is de lijst met werkzaamheden nog niet volledig in de ogen van provincies en anderzijds merken provincies dat het overstappen van de check (gebaseerd op werkzaamheden) naar een aanvraag (gebaseerd op activiteiten) niet altijd soepel verloopt.

1.4.3

Waterschappen Inrichting software en werkprocessen Omdat er een aantal waterschappen is toegevoegd met nog niet eerder bij IKT betrokken softwareleveranciers, zijn de nodige testcases uitgevoerd in de vergunningenketen. Knelpunten die hier naar voren kwamen, zitten met name in het goed overnemen van gegevens en documenten uit het aanvraagproces. Hier zijn nog slechts enkele relevante bevindingen naar voren gekomen die voortkomen uit het functioneren van de landelijke voorziening van het DSO. In het algemeen loopt de verwerking inmiddels goed. Wel blijkt dat bij waterschappen die voor het eerst participeren in IKT, nog inrichtings-knelpunten naar voren komen. Hieruit blijkt de noodzaak voor een goede voorbereiding en toets. Deze knelpunten komen inmiddels veel minder voor bij waterschappen die al eerder aan IKT deelnamen. Gebruiksvriendelijkheid en verbeteringen Er zijn bij een aantal waterschappen testen uitgevoerd om het aanvraagproces te beoordelen. Hierbij is ook de werking van het Omgevingsloket beoordeeld. Er zijn op dit vlak geen serieuze knelpunten meer vastgesteld, maar er zijn wel verschillende voorstellen gedaan ter verduidelijking van de werking.

Pagina 19 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

Ook zijn er voorstellen gedaan in de richting van VTH-leveranciers. Denk daarbij aan het inzichtelijk maken van wijzigingen die zijn gedaan bij een aanvraag. Samenwerken Een waterschap heeft complexere samenwerkingszaken met een gemeente beproefd. In het algemeen kan gesteld worden dat de Samenwerkfunctionaliteit goed functioneert. Wel zijn er zaken naar voren gekomen waar nog een oplossing voor moet worden gevonden. In de samenwerking met een gemeente is bijvoorbeeld geconcludeerd dat het mogelijk was om een aanvraag af te sluiten, terwijl er nog een actieverzoek was uitgezet. Dit heeft tot gevolg dat in het DSO bij afgesloten aanvragen nog zichtbaar is dat er actieverzoeken openstaan. Ook zijn enkele niet-kritische verbetervoorstellen opgesteld voor VTHapplicatieleveranciers. Deze testbevindingen zijn doorgezet naar de lokale softwareleveranciers. 1.4.4

Rijk Rijkswaterstaat (in samenwerking met Waterschap Limburg), RVO (in samenwerking met provincie Zeeland en Utrecht) en ProRail hebben in deze periode testen uitgevoerd. De business-scenario's betroffen enkelvoudige en meervoudige aanvragen met meerdere betrokken bevoegd gezagen. Ook is de Samenwerkfunctionaliteit getest. Alle opgedane bevindingen zijn geregistreerd in TMR. De belangrijkste opgedane bevindingen die betrekkingen hebben op de VTH-systemen van de betrokken bevoegd gezagen, zijn hieronder vermeld: Inrichting software en werkprocessen Het VTH-loket werkt grotendeels naar behoren. Geconstateerde bevindingen hebben, onder andere, betrekking op het automatisch verwijderen uit het VTHsysteem van ingetrokken verzoeken, antwoorden op participatie die niet worden getoond, en op de Samenwerkfunctionaliteit die niet meer kan worden heropend na het sluiten ervan. Gebruiksvriendelijkheid en verbeteringen Er is een aantal testen uitgevoerd om het aanvraagproces te beoordelen. De bevindingen rond gebruikersvriendelijkheid zijn weliswaar te beschouwen als 'bijvangst' van het IKT-proces, maar bieden wel mogelijkheden tot verbetering van het systeem.

Verbeteringen betreffen, onder meer, dat aangegeven wordt wat de wijzigingen zijn van een aanvulling op een verzoek in het VTH-systeem, welke antwoorden zijn gewijzigd na het ontvangen van een aanvulling op een eerder ontvangen verzoek en welke documenten zijn verwijderd of juist toegevoegd in een aanvulling. Een andere bevinding is dat een rijkspartij nu niet wordt geïnformeerd wanneer een relevante aanvraag is ontvangen door een ander bevoegd gezag. Een tijdelijke oplossing wordt hiervoor nu toegepast via Daf (DSO-activiteitenfilter). Hiermee krijgt de rijkspartij inzicht in bij andere bevoegd gezagen ingediende aanvragen. Een andere bevinding heeft betrekking op het informeren van initiatiefnemers. De initiatiefnemer zou geïnformeerd moeten worden wanneer zijn/haar aanvraag is doorgestuurd naar een ander bevoegd gezag en een ontvangstbevestiging dient te worden toegestuurd bij het doorsturen van een aanvraag. Verder zou het mogelijk Pagina 20 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

moeten zijn om een toelichting toe te voegen bij het doorsturen van een aanvraag naar een ander bevoegd gezag. En bijlagen moeten als vertrouwelijk kunnen worden aangeleverd na wijzigen van de locatie van de nieuwe aanvraag. Informatie betreffende participatie zou moeten kunnen worden getoond in het VTH-systeem. 1.5

Tijdelijke alternatieve maatregelen Er zijn tijdelijke alternatieve maatregelen (TAM) voor bevoegd gezagen beschikbaar die bij de voorbereiding en inwerkingtreding van de Omgevingswet nog geen gebruik kunnen maken van (delen van) het DSO. Deze vangnetten zorgen ervoor dat bevoegd gezagen de belangrijkste uitvoeringsprocessen kunnen blijven uitvoeren totdat ze de landelijke voorziening van het DSO (DSO-LV) wel kunnen gebruiken zoals bedoeld. Niet alle TAM lenen zich voor testen in het kader van IKT. Zo wordt een aantal TAM als dienstverlening aangeboden (bijvoorbeeld de TAM voor Behandeldiensten, Gerelateerde verzoeken, Instellen omgevingsoverleg). In eerdere IKT fasen zijn reeds getest: •

TAM IMRO Omgevingsplan

•

TAM IMRO Omgevingsverordening (IMRO-deel)

•

TAM Voorbereidingsbesluit

In geen van deze testcases zijn blokkerende bevindingen gevonden. In IKT 4 is de volgende TAM succesvol getest: •

TAM Voorbereidingsbesluit met meervoudige tijdelijke regelingdelen

Daarmee resteren nog de volgende te testen TAM: • •

TAM IMRO Omgevingsverordening (deel 'placeholder op basis van STOP-TPOD') TAM Projectbesluit, TAM Reactieve interventie en TAM Instructie (ook voor provincies). Deze zijn zogenaamde IMRO-TAM.

Provincies verwachten deze te kunnen testen in IKT-5. 1.6

Vervolg IKT-aanpak IKT-5 en verder

1.6.1

Gemeenten In IKT-5 zal de focus van de gemeenten met name liggen op de gemeentelijke planketen, de interbestuurlijke planketen en de gehele DSO-keten waarmee ook een aantal niet in IKT-4 behaalde doelen worden opgenomen in IKT-5. Specifiek voor deze ketens hebben de deelnemende gemeenten op hoofdlijnen de volgende doelen: • • • • •

testen van nieuwe functies in de plansoftware binnen de gehele plan- en DSOketen (onder andere basismutaties) voortzetten van de testen van de inhoudsvariaties van het omgevingsplan testen van het validatie- en publicatieproces testen van de landelijke voorziening viewer Documenten op de kaart testen van de interactie tussen de verschillende gemeentelijke en provinciale instrumenten.

Naast de testen met de planketen en DSO-keten, worden enkele specifieke testen binnen de toepasbare-regels-keten (uitwisseling van STTR-bestanden en maatregelen op maat) en vergunningenketen (BOPA en interbestuurlijke samenwerking met waterschappen en provincies) uitgevoerd.

Pagina 21 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

1.6.2

Provincies Tijdens IKT-5 verwachten provincies in de planketen te kunnen testen met het muteren op basis van basismutaties in plaats van integrale tekstvervanging. Als de ontwikkeling van de decentrale plansoftware voorspoedig verloopt, kunnen provincies ook testen met omgevingsnormen en omgevingswaarden in hun verordeningen. Verder verwachten provincies de resterende tijdelijke alternatieve maatregelen (TAM) te testen voor het projectbesluit, de reactieve interventie en de instructie. Samen met medeoverheden wordt verder ingezet op het interbestuurlijk testen van zowel de planketen als de ketens voor toepasbare regels en vergunningverlening.

1.6.3

Waterschappen Komende periode zal de nadruk gelegd worden op de uitvoering van testscenario's die inzicht moeten geven in de afdekking van risico's die zijn onderkend. Daarnaast zal de nodige aandacht worden besteed aan het hertesten van functionaliteit van softwareleveranciers waarvoor inmiddels verbeteringen of aanvullingen zijn gedaan. Met name wordt aandacht besteed aan de functionaliteit die samenhangt met het projectbesluit. Ook zal aandacht worden besteed aan de wijze waarop het besluitvormingsproces vorm kan krijgen, in combinatie met DSO-functionaliteit en lokale softwarefunctionaliteit. Hierbij moet gedacht worden aan de wijze waarop (in de loop van een ontwerp-, aanpassing- en vaststellingsproces) systemen ingezet kunnen worden. Interbestuurlijke testen zullen opgepakt worden in samenspraak met andere bevoegd gezagen, waarbij regionale oefensessies benut zullen worden om testen voor te bereiden en uit te voeren.

1.6.4

Rijk •

•

•

Voor wat betreft de planketen richten de rijkspartijen zich in IKT-5 op: vervolg scenario's interbestuurlijk testen publicatie, beschikbaar stellen voorbereidingsbesluit met tijdelijke regelingdelen (meer complexe scenario's), en eventueel het extra testen van Programma, Bopa en projectbesluit. Bij de vergunningenketen zullen de rijkspartijen zich richten op: interbestuurlijk testen door alle daarvoor in aanmerking komende rijkspartijen met meervoudige complexe aanvragen met gebruikmaking van de Samenwerkfunctionaliteit. Waaronder de Noordzee-casus en de Geothermiecasus Limburg Voor zowel de Planketen als de Vergunningenketen wordt ook ingezet op het hertesten van nog openstaande bevindingen.

Pagina 22 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

2

Testbevindingen IKT-4 in cijfers

Een deel van de opdracht voor het IKT-project betreft: 1. Rapporteer de bevindingen en borg dat deze in het reguliere proces worden belegd. 2. Adviseer over de prioriteit en het belang van de afhandeling van de gerapporteerde bevindingen. Onderstaande figuren geven een beeld van de aard van de bevindingen, door wie ze zijn ingediend, de huidige status (uitdraai 25 april 2023) en de processtappen in de keten waarop de bevindingen betrekking hebben. Bevindingen worden teruggelegd en opgevolgd bij de DSO-ontwikkelteams en bij de softwareleveranciers (vaak via de betrokken bevoegd gezagen) In totaal zijn in IKT-4 357 meldingen geregistreerd. Dit betreft 259 bevindingen en 98 wensen. 'Bevindingen' hebben betrekking op de werking van de gerealiseerde software, 'wensen' zijn de aanvullende gewenste functionaliteiten op software en een 'vraag' betreft een onduidelijkheid over werking van de functionaliteit. Van groot belang zijn ook de prioriteiten die in het IKT-proces worden toegekend aan de bevindingen en wensen. Deze bepalen de 'ernst' en daarmee de gewenste prioriteit waarmee opvolging dient wordt gegeven door de oplosteams aan de bevindingen en wensen. Voor een toelichting op de classificatie van prioriteiten zie paragraaf 2.3. Omwille van de leesbaarheid zijn de alle opgenomen figuren en de bijbehorende gegevens in dit hoofdstuk, met een grotere weergave opgenomen in Bijlage 5.

Figuur 2. Totaal aantal meldingen onderverdeeld naar bevinding of wens Zie Bijlage 5 voor een grotere weergave van deze figuur en de bijbehorende gegevens.

Pagina 23 van 56

Rapportage Indringend Ketentesten Fase 4 | juni 2023

2.1

Herkomst van bevindingen en wensen Onderstaand is gevisualiseerd de herkomst van de meldingen, onderverdeeld naar bevindingen, wensen en vragen. Aangegeven is wie de meldingen hebben ingediend, gegroepeerd naar bedrijfsleven, bevoegd gezag per koepel, softwareleverancier en koepelorganisatie. Een beknopte duiding van onderstaande figuur: - Door het IKT-project is de 'MKB-toets' gefaciliteerd. Deze vond plaats in de eerste week van IKT-4. Over de MKB-toets is door het programma AdS separaat gerapporteerd - Verder liggen de aantallen bevindingen en wensen redelijk in lijn met aantallen deelnemende bevoegde gezagen: gemeenten (14), provincies (5), waterschappen (8), rijkspartijen (4) Figuur 3. Aantallen bevindingen en wensen per koepelorganisatie Zie Bijlage 5 voor een grotere weergave van deze figuur en de bijbehorende gegevens.