Bijlage 4: Aanbeveling 2020-4 Voortgangsbrief Rekeningencommissie en ACAM .pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie FED van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum Onderwerp

4 november 2021 Voortgang aanbeveling 2020-4

Geachte leden van de commissie FED, Eén van de aanbevelingen van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Bij de najaarsnota en het jaarverslag wordt alleen een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die is of zal worden ingebracht. Aanbeveling In het verslag van de Rekeningencommissie en het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2020 zijn de volgende aanbevelingen opgenomen: -

Het jaarverslag is op onderdelen voor verbetering vatbaar, houd voldoende rekening met wet- en regelgeving (Accountantsverslag, p.12). Jaarverslag moet beter leesbaar worden voor belangrijke doelgroep: de Amsterdammer (verslag Rekeningencommissie, p.7).

Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het verslag van de Rekeningencommissie/het Accountantsverslag 2020 aangegeven dat zij deze aanbevelingen zullen opvolgen. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbevelingen behandeld.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 4 november 2021 Pagina 2 van 3

Voortgang Naar aanleiding van de aanbeveling van de ACAM en de rekeningencommissie is er gekeken naar de leesbaarheid van het jaarverslag en verbeteringen die daar gedaan kunnen worden. Het college onderschrijft dat er winst valt te behalen op de leesbaarheid en kwaliteit van het jaarverslag. Echter, dit moet wel bezien worden binnen de context dat het Jaarverslag 2020 vroeg in het jaar is opgeleverd, én door ACAM voorzien is van een goedkeurende verklaring op het gebied van rechtmatigheid en getrouwheid. De volgende punten worden aangepakt bij het komende jaarverslag (en de overige planningen control-documenten). -

-

-

-

-

Om de leesbaarheid te vergroten geven we aan de voorkant van het proces aandachtspunten en schijftips aan de schrijvers mee en zijn er verschillende redactiemomenten in het proces ingebouwd. Er wordt nauw samengewerkt met de communicatieafdeling van de gemeente. Veel onderdelen van de P&C-producten worden dus kritisch doorgelezen, maar er zijn ook onderdelen die nog te weinig onderworpen worden aan een redactionele blik. Bij de komende producten wordt met communicatie afgestemd welke onderdelen meer aandacht verdienen. Het is en blijft de doelstelling om het jaarverslag korter te maken. Net als we de afgelopen jaren hebben gedaan, blijven we tips delen over hoe de schrijvers van de teksten kort en bondig én helder kunnen schrijven. Hoewel we de afgelopen jaren een flinke kwaliteitsslag hebben behaald moeten de financiële toelichtingen nog verder verbeterd worden. Dit heeft de aandacht van het college, waarbij het streven is om dit aan de voorkant zo strak mogelijk te organiseren. Door het opstellen van de toelichtingen steeds meer te standaardiseren kan er meer tijd geïnvesteerd worden in de duiding van de cijfers. De planning- & controlcyclus kan alleen het hart van de beheersorganisatie zijn wanneer er samenhang bestaat tussen de verschillende documenten van de planning& controlcyclus.

Het college zal het komende jaarverslag het uitgangspunt dat het jaarverslag de begroting volgt nog strenger toetsen en daarbij oog houden voor de eisen die het BBV stelt aan de diverse overzichten. Dit wordt gedaan door te controleren of de verschillende onderdelen in beide producten overeenkomen. Als laatste is, naar aanleiding van het Accountantsverslag 2020, dit jaar het rekeningresultaat niet meer rechtstreeks op de algemene reserve gemuteerd. Dit voorkomt dat bij het komende jaarverslag extra tabellen en toelichtingen opgenomen moeten worden om zo een goed en volledig inzicht te geven in het rekeningresultaat.

Gemeente Amsterdam

Datum 4 november 2021 Pagina 3 van 3

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de voortgang van deze aanbeveling.

Met vriendelijke groet,

Victor Everhardt, Wethouder Financiën