Bijlage 3 - Participatieplan - fase 2 en 3.pdf

Vastgesteld door: college van B en W, op datum: xx.xx.xxx Opdrachtgever: Nabila Bouabbouz, Marelva van Erp-Bito, Araf Ahmadali Directie: Grond en Ontwikkeling en Economische Zaken en Cultuur

Participatieplan Nieuwe Meervaart en Zuidwestoever – fase 2 en 3 Participatie tijdens keuze architectenteam (fase2) en ontwerpen (fase 3)

1. Wat gaan we doen? De zuidwestoever van de Sloterplas krijgt een nieuwe inrichting. Hier komt ook een nieuw gebouw voor Meervaart. De Nieuwe Meervaart wordt een plek waar mensen samenkomen, kunst & cultuur beleven, leren en culturele talenten ontwikkelen. In 2026 kiezen we een architectenteam die dit gaat ontwerpen. Tot en met de zomer van 2025 organiseerde de gemeente verschillende momenten om mee te denken over de uitgangspunten voor het ontwerp. De resultaten zijn verwerkt in de ontwerpuitvraag en worden meegegeven aan de architectenteams die zich willen inschrijven voor de opdracht om de zuidwestoever en het gebouw te ontwerpen. Dat was fase 1 van de participatie. Lees hier het eindverslag. De komende periode krijgen bewoners en betrokkenen op twee momenten een rol: bij de keuze voor de architecten van het nieuwe gebouw en de oever (fase 2) en bij het ontwerpen hiervan (fase 3). Omdat we het belangrijk vinden dat zij ook een stem in het selectieproces van een architectenteam hebben, richten we een adviesgroep op. De adviesgroep bestaat uit maximaal 9 bewoners en gebruikers van het gebied en gaat onder andere adviseren over welk architectenteam het beste past bij de opgave.

Dit participatieplan gaat in op de participatie tijdens de keuze van het architectenteam (fase 2) en geeft de minimale eisen voor de participatie tijdens het ontwerpproces door het architectenteam (fase 3). Het plan is een vervolg en verdere uitwerking van het participatieplan dat 8 april 2025 is vastgesteld door het college van b en w. Op de ‘meedoenpagina’ van de website staat in het kort waarom, hoe en wanneer u mee kon en kan denken in de verschillende fasen.

2. Waarom doen we dit samen en wat is uw invloed? Iedereen uit Nieuw-West én daarbuiten is welkom bij de Nieuwe Meervaart. We vinden het belangrijk om te luisteren naar de ideeën en ervaringen van bewoners en organisaties uit Nieuw-West en bezoekers van Meervaart en het gebied eromheen. Zo willen we ervoor zorgen dat het nieuwe gebouw en de oever passen bij de wensen van de mensen die het gaan gebruiken. Doel participatieproces: Kennis, expertise en ervaring van bewoners, ondernemers, bedrijven, kunstenaars en (culturele) organisaties uit Nieuw-West en bezoekers van Meervaart en het gebied benutten zodat dit meegenomen wordt bij het ontwikkelen van de zuidwestoever van de Sloterplas met een nieuw gebouw voor Meervaart en hiermee de kwaliteit van gebouw en oever wordt verbeterd. Mate van invloed: Voor de participatie tijdens de keuze van het architectenteam (fase 2) is ‘adviseren’ het uitgangspunt. Tijdens het ontwerpen (fase 3) geldt ‘reageren’ voor het nieuwe gebouw voor Meervaart en ‘adviseren’ voor de zuidwestoever van de Sloterplas. Bij het gebouw is het belangrijk dat het gezond te exploiteren moet zijn en alle techniek goed wordt mee ontworpen. Bij de zuidwestoever speelt dit minder en is dus meer invloed mogelijk dan voor het gebouw.

Adviseren betekent dat mensen advies en nuttige ideeën of suggesties geven en gebiedskennis inbrengen. Bij reageren wordt naar meningen gevraagd over voorstellen. Bij zowel adviseren als reageren zijn gegeven adviezen en meningen niet bindend, maar moet het wel serieus worden meegenomen en afgewogen.

3. Wat vragen we aan u? In fase 2 sturen meerdere architectenteams een voorstel in met hun visie op het ontwerp voor de zuidwestoever met de Nieuwe Meervaart. Aan u vragen we: ‘Welke onderdelen van de voorstellen van de architectenteams vindt u goed? En wat past volgens u het beste bij de uitgangspunten voor het ontwerp van de zuidwestoever van de Sloterplas met het nieuwe gebouw voor Meervaart?’ In fase 3 wordt het ontwerp voor de zuidwestoever en het gebouw gemaakt. De participatievraag van deze fase is: ‘Wat vindt u van de ontwerpvoorstellen die het architectenteam heeft voor de zuidwestoever, het gebouw en de ruimte daaromheen?’ En: ‘Welke aandachtspunten wilt u meegeven bij het uitwerken van het ontwerp voor de zuidwestoever van de Sloterplas?’

4. Wat staat al vast? Er zijn al verschillende besluiten genomen. Dat zijn de kaders waarbinnen de participatie plaats kan vinden. Het gaat daarbij concreet om hoofdstuk 6 van het in het voorjaar van 2024 vastgestelde stedenbouwkundig plan Stadscentrum Osdorpplein fase 2a, de participatievisie Nieuwe Meervaart (zie Plannen en publicaties Osdorpplein - Gemeente Amsterdam) en budgetten voor de zuidwestoever en het gebouw. Het gebied waar het nieuwe gebouw komt te staan, staat vast: dat is in de hoek van de Lelylaan en Meer en Vaart, aan de Sloterplas. Het krijgt een plekje binnen het inpassingsgebied (zie plaatje pagina 1). Het nieuwe gebouw krijgt 3 theaterzalen waarvan 2 met ‘toneeltorens’ van maximaal 30 meter hoog, een foyer/entree, horeca, makers- en repetitiestudio’s, technische ruimten en 4 plekken voor laden en lossen. Ook het Talentenhuis verhuist naar de Nieuwe Meervaart. In totaal wordt het gebouw circa 14.000 m2 groot. Het gebouw wordt op het hoogste punt maximaal 30 meter hoog. De kaders en randvoorwaarden waar een architect aan moet voldoen staan ook in de ontwerpuitvraag aan de architecten. Deze ontwerpuitvraag en alle andere relevante kaders kunt u bekijken via een link op de ‘meedoenpagina’ van de website.

5. Wie kunnen er meedoen? We blijven contact houden met de omgeving en geïnteresseerden tijdens het hele proces om te komen tot een Nieuwe Meervaart. Dit zijn deels nieuwe contacten die zijn gelegd tijdens de gesprekken over de uitgangspunten voor het ontwerp (fase 1). In fase 2 en 3 willen we vooral bereiken: 

Bewoners en bewonersorganisaties in Nieuw-West. In de participatie zoeken we naar een goede diversiteit van de bewoners van Nieuw-West. Daarom letten we extra op groepen die vaak minder meedoen, zoals jongeren, jonge ouders en

 

 

mensen met een bi-culturele achtergrond. Ook is er extra aandacht voor bewoners die uitkijken op de nieuwe locatie van de Nieuwe Meervaart. Bedrijven en ondernemers in Nieuw-West, vooral rond Stadscentrum Osdorpplein. Bezoekers van Meervaart en mensen die het gebied gebruiken, zoals de zuidwestoever van de Sloterplas en Stadscentrum Osdorpplein. Dit kunnen ook mensen van buiten Nieuw-West of Amsterdam zijn. Belangengroepen zoals de Vrienden van de Sloterplas en Buren Sloterpark. Maatschappelijke organisaties, culturele instellingen en kunstenaars uit Nieuw-West.

6. Hoe en wanneer kunt u meedoen? Hieronder leest u hoe u kunt meedoen in fase 2 en 3. Daarnaast is er ook nog doorlopende participatie. Dat is beschreven in het participatieplan voor fase 1.

Fase 2 In fase 2 wordt via meerdere selectieronden een architectenteam geselecteerd (zie ook bijlage 1). Deze selectie vindt plaats door een selectiecommissie. Deze commissie bestaat uit een onafhankelijke voorzitter, ongeveer 3 personen met een specifieke expertise (zoals gebouwarchitectuur, landschapsarchitectuur en stadsontwikkeling (bijv. socioloog, antropoloog of programmeur)), een belangenbehartiger van de gemeente Amsterdam wat betreft procesen projectbeheersing en inhoud, een vertegenwoordiger vanuit de gebruikers van het gebouw (Meervaart) en een vertegenwoordiger vanuit de adviesgroep. De selectiecommissie vraagt advies aan bewoners, ondernemers, bezoekers en makers van Nieuw-West, die gebruik maken van de zuidwestoever en het theater via de ‘adviesgroep’. Hoe deze adviesgroep tot stand komt staat in bijlage 2. Van de adviesgroep wordt 1 vertegenwoordiger gekozen die volwaardig deel uitmaakt van de selectiecommissie. De selectiecommissie gebruikt het advies bij de beoordeling en uiteindelijke keuze van een architectenteam. Deze beoordeling doen de verschillende leden van de selectiecommissie samen. Daarin wordt alles afgewogen. Het doel is om in consensus tot overeenstemming te komen over welk(e) architectenteam(s) doorgaan naar de volgende ronde.

De vertegenwoordiger van de adviesgroep brengt het advies van de adviesgroep in de gesprekken in en borgt op deze manier het belang van bewoners en belanghebbenden. Ook als u niet in de adviesgroep zit, kunt u meedenken over welk voorstel van de architecten het beste aansluit bij de uitgangspunten voor het ontwerp van de zuidwestoever en het gebouw. Hoe u mee kunt doen in fase 2, staat in onderstaande tabel.

Wanneer? Vanaf eind 2025

Vanaf eind 2025

Hoe? Informeren over proces. Na het besluit van het college van b en w (over onder andere dit participatieplan) kan de aanbesteding starten. We informeren u hoe en wanneer u uw advies kunt geven over de architectenkeuze en het ontwerp. Oprichten adviesgroep die de selectiecommissie in de verschillende selectieronden vanuit het bewoners/ondernemers/gebruikersperspectief

Wanneer?

Eind 2025

Eerste helft 2026

Tweede helft 2026

Hoe? adviseert over de voorstellen van de architectenteams. Ook krijgt de adviesgroep een rol in fase 3. Zie bijlage 2 voor een beschrijving van de samenstelling en totstandkoming van de adviesgroep. We moeten de huidige bestemming(en) in het omgevingsplan voor een deel wijzigen naar een maatschappelijke functie. Nadat het gemeentebestuur toestemming heeft gegeven om het omgevingsplan te wijzigen, kunt u het plan bekijken en gedurende 6 weken uw mening geven. Dit noemen we een zienswijze. Ophalen van meningen over de 51 visies (voorstellen van de architectenteams). Het is de bedoeling dat een breed publiek de voorstellen van de architectenteams kan beoordelen, zodat de adviesgroep de bevindingen per voorstel kan meenemen in hun advies richting de selectiecommissie. De gemeente faciliteert en ondersteunt de adviesgroep om het geluid te horen van de verschillende doelgroepen. Hierbij kan de adviesgroep haar eigen netwerk gebruiken en we maken gebruik van bestaande netwerken en bijeenkomsten of plekken waar de doelgroep toch al heengaat. Denk aan:  Doelgroep bewoners: langsgaan bij buurthuizen, buurtkamers, basisscholen of speeltuinen (om jonge ouders te bereiken) en jongerencentra of middelbare scholen (om jongeren te bereiken, in samenwerking met jongerenorganisaties en scholen).

 Doelgroep direct omwonenden: in overleg met de VvE-voorzitters van omliggende complexen bepalen hoe deze stem het beste gehoord kan worden.  Doelgroep Nieuwe Makers: aansluiten bij maandelijkse bijeenkomst van de Nieuwe Makers in Nieuw-West.  Doelgroep ondernemers: aansluiten bij een vergadering van de ondernemersvereniging Stadscentrum Osdorpplein. Als dit niet lukt, samen met winkelstraatmanagers of gebiedsmakelaars bekijken hoe het gesprek gevoerd kan worden met ondernemers in Nieuw-West.  Doelgroep gebruikers gebied: op straat / langs de oever mensen aanspreken en in gesprek gaan.  Doelgroep bezoekers Meervaart: in de foyer tijdens / na afloop van voorstellingen in gesprek gaan met bezoekers of kanalen van Meervaart gebruiken.  Daarnaast zou er voor iedereen (zowel werkenden als nietwerkenden) de mogelijkheid moeten zijn om een presentatie bij te wonen, een (buiten)expositie te bezoeken en online informatie op te zoeken of te reageren. Eindevenement/tentoonstelling organiseren. Nadat het architectenteam is gekozen en de opdracht is gegund, is er een feestelijk moment waarbij we het architectenteam introduceren. Eventueel combineren met bestaand event/tentoonstelling.

Fase 3 In fase 3 maakt het winnende architectenteam een ontwerp voor de zuidwestoever en het 1

Ervan uitgaande dat elk van de 5 geselecteerde architectenteams een definitieve inschrijving doet

gebouw voor Meervaart. Deze fase eindigt met een voorlopig ontwerp. Hoe u precies kunt meedoen in fase 3 beschrijft het architectenteam in een plan van aanpak voor o.a. de participatie van fase 3. Dit plan van aanpak is een onderdeel van hun inschrijving in de definitieve inschrijvingsronde (zie stap 4, bijlage 1) en wordt beoordeeld door de selectiecommissie en de adviesgroep. Zij toetsen of het voorstel van het architectenteam voldoet aan de minimumeisen voor participatie. Als ze lager dan een 3 (op een schaal van 0 tot 5) scoren op dit punt, kan het architectenteam niet door naar de volgende ronde. Het gaat om de volgende minimale eisen: • • •

•

Doel, doelgroep, participatieniveau en de participatievraag overnemen van dit participatieplan fase 2/3. Aandacht voor het bereiken van de minder vertegenwoordigde doelgroepen. Bij de uitvoering van participatie fase 3 gebruikmaken van de contacten waarmee is gesproken en netwerken van o.a. de gebiedsmakelaars van de gemeente die zijn ingezet in de eerste 2 fasen van participatie. In de uitvoering van de participatie van fase 3 heeft de gemeente een faciliterende rol zoals het verbinden met de gemeentelijke netwerken, het beschikbaar stellen van ruimtes en inzet van de gemeentelijke communicatiekanalen.

Overigens moet het architectenteam bij de selectie ook al aantonen dat het team voldoende ervaring heeft met omgevingsparticipatie waarbij mensen vanuit verschillende culturele achtergronden waren betrokken (zie stap 1, bijlage 1).

7. Wat gebeurt er met uw inbreng? Onder punt 6 leest u hoe uw inbreng wordt meegenomen in het selectieproces om te komen tot een architectenteam. Op 2 momenten koppelen we terug hoe de selectiecommissie is gekomen tot een keuze van architectenteam(s) en hoe bij deze keuze de adviezen van de bewoners en andere betrokkenen zijn gebruikt. Het eerste moment is nadat de inschrijvingen zijn teruggebracht tot 5 architectenteams. Dan worden onder andere de verslagen van de vergaderingen van de adviesgroep gepubliceerd. Het tweede moment is nadat het winnende architectenteam bekend is gemaakt. Dan publiceren we een eindverslag participatie waarin we de resultaten van de participatie vastleggen en uitleggen hoe deze resultaten zijn gebruikt bij de keuze van de selectiecommissie. Ook het verslag met een motivering van de keuze door de selectiecommissie wordt dan gepubliceerd. Tegen die tijd kunt u de documenten terugvinden op de ‘meedoenpagina’.

8. Vooruitblik De globale planning van de ontwikkeling van de Nieuwe Meervaart ziet er als volgt uit: Eind 2025



 

Besluit door college van b en w waarmee onder andere de ontwerpuitvraag, het eindverslag van de participatie fase 1 en het participatieplan voor fase 2 en 3 wordt vastgesteld. Start aanbestedingsprocedure architectenteams. Omgevingsplan wordt ter inzage gelegd. U kunt uw mening hierover geven. Dit noemen we een zienswijze.

2025/2026



Uitvoeren participatie fase 2 tijdens de aanbesteding. Resultaat van de aanbesteding is de keuze van het architectenteam voor gebouw en zuidwestoever.

2026



Vaststellen omgevingsplan Nieuwe Meervaart door gemeenteraad. Keuze (gunning) architectenteam Start participatie over ontwerp van het gebouw en zuidwestoever.

 

2027

Definitief ontwerp

2028

Raad besluit over krediet voor uitvoering

2029

 

2031

Oplevering gebouw

2032

Opening gebouw

Aanbesteding bouw Start bouw

We informeren u over de voortgang van het proces én nodigen u uit voor de participatiemomenten op de volgende manieren: • • • • • • • • • • • • •

Persoonlijke gesprekken met georganiseerde (bewoners)groepen Mailings aan stakeholders en bewoners die zich hebben opgegeven hiervoor Netwerk gebiedsmakelaars (via o.a. appgroepen) Netwerk jongerenwerk Website amsterdam.nl/nieuwemeervaart Digitale nieuwsbrief Stadscentrum Osdorpplein – elke 2 maanden Vernieuwingskrant Stadscentrum Osdorpplein – 3x per jaar Krant Amsterdam, editie stadsdeel Nieuw-West – 6x per jaar Websites gemeente, Stadsdeel, stadscentrum-osdorpplein.nl, Meervaart Nieuwsbrief Cultuur Nieuw-West Middelen Meervaart (M-talk, website, social media) Social Media stadsdeel, G&O, cultuur, Meervaart, NPSNW, stadscentrum-osdorpplein Posters in het gebied

Het kan zijn dat dit participatieproces anders loopt dan beschreven. Kijk voor de actuele informatie op amsterdam.nl.

BIJLAGE 1: KEUZEPROCES ARCHITECTENTEAM Om te komen tot een nieuwe inrichting van de zuidwestoever van de Sloterplas met een nieuw gebouw voor Meervaart wordt een architectenteam gekozen. Dat gaat via een aanbesteding. Het team bestaat tenminste uit:  

Een gebouwarchitect die het nieuwe gebouw voor Meervaart ontwerpt; Een landschapsarchitect die de inrichting van de zuidwestoever van de Sloterplas ontwerpt.

De gemeente kan niet zomaar een architectenteam kiezen. Hier gelden wetten, regels en richtlijnen voor. Deze bepalen dat er een aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd. De gemeente en Meervaart vinden het belangrijk dat bewoners en andere betrokkenen onderdeel uitmaken van het ontwerpproces. Daarom is er voor een aanbestedingsvorm gekozen dat ruimte laat voor het betrekken van bewoners en betrokkenen. We willen dat het gekozen architectenteam samen met Meervaart, met inbreng van de omgeving en ondersteund door adviseurs (op gebied van gebouw, installatietechniek etc.) het ontwerp maakt. De aanbesteding moet leiden tot de keuze van één architectenteam. Dat vraagt om een beoordeling op onder andere geschiktheid (deskundigheid/ervaring), kwaliteit en motivatie. De beoordeling op kwaliteit en motivatie wordt gedaan door een selectiecommissie. Rol selectiecommissie en adviesgroep De selectiecommissie bestaat uit:  

1 onafhankelijke voorzitter ongeveer 3 personen met een specifieke expertise (gebouwarchitectuur, landschapsarchitectuur en stadsontwikkeling (bijv. socioloog, antropoloog of stadsprogrammeur)  1 vertegenwoordiger van de gemeente Amsterdam wat betreft proces- en projectbeheersing én inhoud  1 vertegenwoordiger vanuit de gebruikers van het gebouw (Meervaart)  1 vertegenwoordiger vanuit de bewoners, ondernemers, bezoekers en de makers van Nieuw-West, die gebruik maken van de zuidwestoever en het theater (iemand van de adviesgroep). Alle leden van de selectiecommissie zijn gemotiveerd om bij te dragen aan een prachtige grootstedelijke culturele plek aan de Sloterplas wat past bij de omgeving en rechtdoet aan de wensen en behoeften van bewoners en gebruikers van het gebied en theater. De commissie vraagt advies aan bewoners, ondernemers en bezoekers van Meervaart en gebied via de ‘adviesgroep’. Van de adviesgroep neemt 1 vertegenwoordiger, waarschijnlijk de voorzitter van de adviesgroep, deel aan de selectiecommissie. Hoe deze adviesgroep tot stand komt staat in bijlage 2. De selectiecommissie gebruikt het advies van de adviesgroep bij de beoordeling en uiteindelijke keuze van een architectenteam. Het belang van bewoners en gebruikers wordt ingebracht door de vertegenwoordiger van de adviesgroep (dit is waarschijnlijk de voorzitter van de adviesgroep).

Deze persoon maakt volwaardig onderdeel uit van de selectiecommissie.

De selectiecommissie komt in onderling overleg tot consensus over een beoordeling van de verschillende elementen van de voorstellen van de architectenteams. De aanbesteding bestaat uit 5 stappen. Een volledige beschrijving van dit proces en hoe er beoordeeld wordt, is vanaf de start aanbesteding te vinden via amsterdam.nl/nieuwemeervaart. Hieronder een samenvatting per stap: Stap 1: Selectiefase De aanbesteding start met publicatie door de gemeente. De wijze van aanbesteding beschrijft de gemeente in een zogeheten selectieleidraad. Daarin staat hoe de teams zich kunnen inschrijven. Ook staan hier de minimale vereisten in die de gemeente aan de architectenteams stelt. De ontwerp-uitvraag is een essentieel document in de selectiefase. In deze ontwerpuitvraag is opgenomen aan welke uitgangspunten het ontwerp voor zowel gebied als gebouw moet voldoen. De brochure met de ontwerp-uitvraag is te vinden via de website amsterdam.nl/nieuwemeervaart. Als eerste worden alle inschrijvingen getoetst door het projectteam van de gemeente op deskundigheid en ervaring. Als een team niet voldoet, valt het af. Daarna volgt een toetsing op het selectiecriterium ‘motivatiebrief en referentiebeeldmateriaal (van eigen werk)’. De brief is gericht aan de bewoners, ondernemers, bezoekers en de makers van Nieuw-West, die gebruik maken van de zuidwestoever en Meervaart.

De brief gaat onder andere over wat het team motiveert en waarom zij vinden dat zij de meest geschikte kandidaat zijn. Ook staat erin hoe ze aankijken tegen deze complexe opgave waarin het betrekken van bewoners bij de uitwerking tot een ontwerp een belangrijke rol speelt. De selectiecommissie beoordeelt de brieven. Daarbij betrekt de selectiecommissie een advies van de adviesgroep. Dat advies gaat in ieder geval ook over wat architectenteams schrijven over de participatie. Aan het einde van deze ronde blijven er 10 architectenteams over.

Stap 2: Eerste inschrijvingsronde Tien architectenteams leveren een eerste visie op de ontwerpopgave in de eerste inschrijvingsronde. We noemen dit een pre-visie. De pre-visie is op hoofdlijnen en loopt vooruit op de definitieve inschrijving die veel uitgebreider is. De pre-visie moet gaan over:   

De wijze waarop een herkenbare en betekenisvolle culturele plek voor de stad en de buurt wordt gemaakt. De wijze waarop een plek wordt gecreëerd die landschap, stad, water en gebouw op elkaar laat aansluiten en elkaar versterken. Het evenwicht tussen de volgende aspecten in het ontwerp(proces): a. functionele kwaliteit (inclusief gebruik, programma etc); b. landschapsarchitectonische en stedenbouwkundige kwaliteit; c. samenwerking en inbreng vanuit de omgeving (participatie); d. sociaal-culturele doelstellingen/aspecten;



e. duurzaamheid. Ontwerpuitdagingen op basis van ontwerp-uitvraag met daarbij een uitleg over hoe het team hiermee omgaat.

De adviesgroep beoordeelt de onderdelen van deze pre-visies. Ze leveren een goed onderbouwd advies op basis van bevindingen zoals pluspunten, opmerkingen, suggesties en kanttekeningen per onderdeel van de pre-visie, per inschrijver. De vertegenwoordiger van de adviesgroep neemt dit advies met alle afwegingen mee naar de selectiecommissie. Deze vertegenwoordiger neemt volwaardig deel aan de selectiecommissie. De selectiecommissie beoordeelt vervolgens de onderdelen van de pre-visies. Per onderdeel geven ze een cijfer. Dit gaat in onderling overleg totdat er consensus (overeenstemming) is bereikt. Deze stap leidt tot de selectie van 5 architectenteams die een definitieve inschrijving mogen doen.

Stap 3: Onderhandelingsfase De 5 architectenteams gaan op basis van de pre-visie eerst een gesprek aan met de gemeente. De teams kunnen verdiepende vragen stellen met als doel de pre-visie verder uit te kunnen werken naar een visie en een conceptuele oplossingsrichting voor het gebouw en de zuidwestoevers. Op deze manier kan er naar beste inzicht van de inschrijvende architectenteams maatwerk worden geleverd als ze de definitieve inschrijving gaan indienen.

Stap 4: Definitieve inschrijvingsronde In de definitieve inschrijvingsronde leveren de 5 geselecteerde architectenteams een visie, en een conceptuele oplossingsrichting voor het gebouw en de zuidwestoevers en een plan van aanpak op het proces aan. De visie + conceptuele oplossingsrichting is een uitwerking van de pre-visie. Het plan van aanpak op het proces gaat onder andere over hoe het architectenteam invulling wil geven aan het participatieplan voor fase 3. De beoordeling van de visie, conceptuele oplossingsrichting en het plan van aanpak door de adviesgroep en selectiecommissie gaat op dezelfde manier als bij stap 2. Met het enige verschil dat de adviesgroep geen advies hoeft te geven op de onderdelen van het plan van aanpak die gaan over projectbeheersing (zoals planning en proces). Aan het eind van deze stap is er 1 architectenteam over, de ‘winnaar’.

Stap 5: Gunnen en contracteren Een architectenteam wint de aanbesteding. De selectiecommissie stelt aan de gemeente voor om de opdracht aan dit architectenteam zoals dat heet te gunnen. Tussen de gemeente en het winnende team worden afspraken gemaakt en vastgelegd in een contract.

BIJLAGE 2: ROL EN TOTSTANDKOMING ADVIESGROEP Het projectteam wil voor de fases aanbesteding en ontwerpen van de zuidwestoever van de Sloterplas en de Nieuwe Meervaart een adviesgroep oprichten. Deze diverse groep meedenkers uit Nieuw-West adviseert de selectiecommissie tijdens de aanbestedingsprocedure over de inschrijvingen van architectenteams. Ook adviseren ze over de inrichting en uitvoering van het participatietraject om te komen tot een ontwerp voor de zuidwestoever Sloterplas en Nieuwe Meervaart. De adviesgroep doet dit met de ontwerpuitvraag als basis (zie www.amsterdam.nl/nieuwemeervaart voor dit document), en committeert zich daaraan. De adviesgroep bestaat uit maximaal 9 personen.

Gele rand = inpassingsgebied Nieuwe Meervaart, rode rand = herinrichting zuidwestoever, beige vlak = indicatieve vorm, positie en oppervlakte Nieuwe Meervaart (definitieve invulling volgt later). Hoe komt de adviesgroep tot een advies? Het is belangrijk dat de adviesgroep samen tot een advies komt. Dit betekent dat de leden goed met elkaar moeten kunnen praten. De adviesgroep maakt uitdrukkelijk gèèn ranglijst, maar geeft goed onderbouwd advies op basis van bevindingen zoals pluspunten, opmerkingen, suggesties en kanttekeningen per onderdeel van de inschrijving en per inschrijvend architectenteam. Wat die onderdelen zijn en hoeveel procent elk onderdeel meetelt voor de finale beoordeling van de selectiecommissie, staat beschreven in de aanbestedingsdocumenten en zijn te vinden via amsterdam.nl/nieuwemeervaart. Transparant proces We vinden het belangrijk dat het hele participatieproces transparant en navolgbaar is. Voor de adviesgroep betekent het dan ook dat het proces om te komen tot een adviesgroep volkomen

transparant is en we de verslagen van de vergaderingen van de adviesgroep op een openbare plek online zetten. Hoeveel invloed heeft de adviesgroep in de keuze van een architectenteam? De voorzitter van de adviesgroep neemt als volwaardig lid deel aan de overleggen van de selectiecommissie. In deze overleggen wordt het gesprek gevoerd met als doel om in consensus tot overeenstemming te komen over welk(e) architectenteam(s) doorgaan naar de volgende ronde. Deze persoon brengt het advies van de adviesgroep in de gesprekken in en borgt op deze manier het belang van bewoners en belanghebbenden. Dit betekent dat de voorzitter van de adviesgroep het vertrouwen en het mandaat moet krijgen van de rest van de adviesgroep om als afgevaardigde op te treden tijdens de selectiecommissiegesprekken. Mocht de adviesgroep liever een andere afgevaardigde kiezen voor de selectiecommissie, moet dit wel bij iedere vergadering dezelfde persoon zijn.

Waarop geeft de adviesgroep advies? De adviesgroep adviseert de selectiecommissie tijdens de aanbestedingsprocedure over de inschrijvingen van de architectenteams op de volgende producten: 1. De motivatiebrieven (stap 1, de selectiefase). De brief gaat onder andere over wat het team motiveert en waarom zij vinden dat zij de meest geschikte kandidaat zijn. Ook staat erin hoe ze aankijken tegen de complexe opgave waarin het betrekken van bewoners en andere betrokkenen bij de uitwerking tot een ontwerp een belangrijke rol speelt. 2. De pre-visie (stap 2, de eerste inschrijvingsronde). De adviesgroep beoordeelt de onderdelen van de pre-visies van de 10 architectenteams die door zijn gegaan naar deze 2e ronde. Ze leveren een goed onderbouwd advies op basis van bevindingen zoals pluspunten, opmerkingen, suggesties en kanttekeningen per onderdeel van de pre-visie. De afgevaardigde van de adviesgroep neemt dit advies met alle afwegingen mee naar de selectiecommissie. 3. De visie (stap 4, de definitieve inschrijvingsronde). In deze ronde leveren de 5 geselecteerde architectenteams een visie, een conceptuele oplossingsrichting en een plan van aanpak op het proces aan. De visie is een uitwerking van de pre-visie. De conceptuele oplossingsrichting geeft oplossingen op ontwerpuitdagingen die eerder door het architectenteam zijn gesignaleerd.

Het plan van aanpak op het proces gaat onder andere over hoe het architectenteam invulling wil geven aan het participatieplan voor fase 3 (ontwerpfase). Aan het eind van deze stap is er 1 architectenteam over, de ‘winnaar’. Daarnaast vragen we het gekozen architectenteam om tijdens de ontwerpfase ook gebruik te maken van de adviesgroep. Op welke manier zij dat voor zich zien beschrijven ze in het plan van aanpak bij hun inschrijving.

Samenstelling adviesgroep

Voor de adviesgroep zijn we op zoek naar maximaal 9 mensen met minimaal vertegenwoordiging vanuit de volgende groepen: -

-

Bewoners van Nieuw-West in een diverse samenstelling (divers in woonsituatie (culturele) achtergrond en leeftijd waarbij we erop letten dat ook de vaak minder gehoorde groepen een stoel aan tafel krijgen). Direct omwonenden met uitzicht op de nieuwe locatie van Meervaart Ondernemers uit Nieuw-West. Nieuwe Makers van Nieuw-West met ideeën voor de toekomst die gebruik maken van Meervaart. Frequente bezoekers van Meervaart, vanuit Nieuw-West of daarbuiten (mogelijk buiten Amsterdam).

De leden van de adviesgroep… -

-

hebben de motivatie om constructief advies te geven op vraagstukken die voorgelegd worden. Zijn woonachtig in Nieuw-West of hebben een aantoonbare link met Nieuw-West; Zijn regelmatig in de omgeving van de Sloterplas te vinden. Bijvoorbeeld vanwege sport/recreatieve activiteiten. Of hebben affiniteit met de cultuur en theaterwereld. Bijvoorbeeld omdat ze regelmatig naar een voorstelling in de Meervaart gaan of artiest zijn. Staan in contact met een bredere groep mensen in Nieuw-West. Zodat er een bredere raadpleging mogelijk is.

Mensen die zich niet aan kunnen melden zijn: -

Ambtenaren van de gemeente Amsterdam; Personen die op welke manier dan ook gelinkt zijn aan inschrijvende partijen; Medewerkers van Meervaart.

Werving leden adviesgroep via o.a. een wervingscommissie Om tot een adviesgroep te komen met bovenstaande vertegenwoordiging, gaan we als eerste een wervingscommissie zoeken die gemeente, Meervaart en selectiecommissie kan helpen met het vinden van een divers samengestelde adviesgroep. Het zijn onafhankelijke vertegenwoordigers uit groepen die draagvlak in Nieuw-West hebben en een bredere groep vertegenwoordigen. Zoals het Jongeren Informatie Punt Nieuw-West, de ondernemersvereniging Osdorpplein of de wijkverbinders die zijn verbonden aan het Nationaal Programma Nieuw-West. Op deze manier denken we dat we veel beter de ‘minder gehoorde doelgroepen’ kunnen bereiken. Het uitgangspunt is dat iedereen zich mag aanmelden voor de adviesgroep. We zorgen dat de uitvraag breed bekend is bij genoemde doelgroepen. De wervingscommissie helpt bij de werving van de minder gehoorde groepen zodat we uiteindelijk een divers samengestelde adviesgroep hebben met vertegenwoordiging vanuit de groepen omschreven onder het kopje ‘samenstelling adviesgroep’.

Selectieproces adviesgroep

Hoe het aanmeld- en keuzeproces voor de leden van de adviesgroep er precies uit gaat zien, wordt samen met de wervingscommissie vormgegeven. Uitgangspunt is in ieder geval dat de gemeente geen rol heeft in het kiezen van leden van de adviesgroep. Als eerste verzorgt de wervingscommissie een voorselectie op basis van de criteria onder het kopje ‘samenstelling adviesgroep’. Daarna, als er voldoende aanmeldingen per groep zijn, wordt per groep geloot door een notaris. Hierbij wordt rekening gehouden met een representatieve verdeling in leeftijd en culturele achtergrond voor Nieuw-West.

Opdrachtbeschrijving adviesgroep -

-

-

-

-

-

-

-

-

De adviesgroep bestaat uit minimaal 5 en maximaal 9 personen De leden van de adviesgroep vertegenwoordigen een bredere groep in de adviesgroep (dus bijvoorbeeld ondernemers, jongeren, ouderen etc). Dat betekent niet dat ze namens deze hele groep spreken (want dat is onmogelijk) maar wel dat ze moeite doen om het perspectief van hun groep in te brengen. Participatiemomenten in fase 2 om overige bewoners en geïnteresseerden te betrekken organiseert de gemeente samen of in overleg met de adviesgroep. De adviesgroep adviseert de selectiecommissie tijdens de aanbestedingsprocedure over de inschrijvingen van de architectenteams (zie onder kopje ‘Waarop geeft de adviesgroep advies?’ waarover precies). Ook ziet de adviesgroep samen met het projectteam en de selectiecommissie erop toe dat de adviezen die zijn voortgekomen uit de 1e fase participatie (april – juli ’25) worden meegenomen. En dat de participatie in fase 2 en 3 goed navolgbaar, transparant en betrouwbaar is. Een aantal dingen liggen al vast, zoals: o Het Stedenbouwkundig Plan Stadscentrum Osdorpplein fase 2aProgramma van Eisen voor het nieuwe gebouw o Programma van Eisen voor de zuidwestoever De adviesgroep kan hier dus niet over adviseren. Adviesgroep wordt ondersteund door een begeleider / secretaris vanuit de gemeente om tijdens de vergaderingen vragen over de inhoud of procedure te kunnen beantwoorden.

Ook zorgt de gemeente voor verslaglegging van de vergaderingen. De leden van de adviesgroep kiezen zelf een voorzitter. Het idee is dat de voorzitter van de adviesgroep lid wordt van de selectiecommissie. Mocht de adviesgroep een andere afgevaardigde kiezen voor de selectiecommissie, moet dit wel bij iedere vergadering dezelfde persoon zijn. De leden van de adviesgroep gaan vertrouwelijk om met de stukken die gedeeld worden. Vanwege de aanbestedingsregels mag de informatie niet gedeeld worden en moet hiervoor een geheimhoudingsplicht worden getekend. De leden van de adviesgroep ontvangen een onkostenvergoeding van 50 euro per bijeenkomst/vergadering van de adviesgroep of selectiecommissie waaraan zij deelnemen; Deelnemers komen ongeveer 6x bijeen: o Kick-off sessie: 1 x in 2025 o Inhoudelijke sessies: 3x in 2026 tijdens de aanbestedingsfase. Circa 2x tijdens de ontwerpfase in 2026/2027. In overleg met de groep kunnen dat meer of minder momenten worden. De gemeente heeft de mogelijkheid buiten de bijeenkomsten om specifieke vragen aan de adviesgroep te stellen. Dat wordt per e-mail of telefonisch gedaan.

-

Hoe het adviesproces er precies uit komt te zien, bepalen de wervingscommissie en leden van de adviesgroep binnen de kaders van het participatieplan fase 2/3.

Opdrachtomschrijving wervingscommissie adviesgroep -

-

Wervingscommissie bestaat uit 3 á 4 onafhankelijke vertegenwoordigers uit groepen die een groot netwerk hebben in Nieuw-West en een bredere groep vertegenwoordigen. Zij denken mee over en zoeken actief mee naar een diverse en evenwichtig samengestelde adviesgroep. Ze zoeken direct contact met mogelijke leden van de adviesgroep en helpen met de bredere communicatie over de werving van de leden van de adviesgroep Zij komen maximaal 3x samen om het plan van aanpak te bespreken met de gemeente (maken selectiecriteria, wijze van werving etc). Naar verwachting kost het werk zo’n 15 á 20 uur in de periode november 2025 – december 2025. Ze krijgen een onkostenvergoeding voor hun werkzaamheden van maximaal 1000 euro, afhankelijk van hun situatie. Ze hebben geen rol in de uiteindelijke adviesgroep en zijn ook niet werkzaam bij de gemeente, Meervaart of een inschrijvende partij. We zoeken: o 1 vertegenwoordiger uit het culturele netwerk in Nieuw-West die kan helpen bij het vinden van een nieuwe maker van Nieuw-West en aan een frequente bezoeker van Meervaart die willen deelnemen aan de adviesgroep o 1 vertegenwoordiger met netwerk bij ondernemers uit Nieuw-West (met focus op gebied rondom Osdorpplein en Sloterplas) die kan helpen met het vinden van een ondernemer die wil deelnemen aan de adviesgroep.

o 2 vertegenwoordigers die kunnen helpen bij het bereiken van bewoners NieuwWest die een goede afspiegeling zijn van het stadsdeel qua culturele achtergrond en leeftijd. Waarbij 1 persoon zich richt op jongeren en de andere persoon op de ‘overige bewoners’.