Bijlage 3 Onderzoeksrapport risicomanagementsysteem programma Zuidasdok.pdf
Tekst van het document
33 van 39 | Onderzoeksrapport risicomanagementsysteem programma Zuidasdok
Tekst Toelichting stroomschema Risicomanagement in Procedure Risicomanagement of eis uit Referentiekader onderzoek Deze gesprekken zullen plaatsvinden nadat de risicosessie voor de projecten heeft plaatsgevonden, zodat de toprisico’s van de projecten tevens als input kunnen worden meegenomen voor deze overleggen.
Bevindingen Beschreven in opzet?
Toegepast in praktijk?
Toelichting
JA
JA
De risico-overleggen voor Q3 2022 hebben in alle gevallen plaatsgevonden nadat de risicosessie voor de projecten heeft plaatsgevonden. De stand van zaken van het risicodossier, die wordt gebruikt voor de kwartaal risicorapportage, wordt bewaard (dit is een ‘bevriezingsmoment’) en wordt als uitdraai bij de kwartaal risicorapportage gevoegd. De mutaties in het systeem worden gedaan door de programma adviseur risicomanagement. De programma adviseur risicomanagement houdt per kwartaal minimaal 1 ronde risicooverleggen om de risicodossiers te bespreken met de eigenaren. De toprisico’s van de projecten voor Q3 2022 zijn in alle gevallen tevens als input meegenomen voor deze risicooverleggen.
JA
JA
De programma adviseur risicomanagement heeft voorafgaand aan de risicosessie een vooroverleg met de programmadirectie. Voor Q3 2022 heeft de gezamenlijke voorbespreking, van de toprisico’s voor het programma, met de programmadirectie plaatsgevonden. Dit ter voorbereiding op de programma risicosessie. Aan deze gezamenlijke voorbespreking namen de volgende functionarissen deel: de programmadirecteur, de directeur bedrijfsvoering, de directeur uitvoering, de directeur strategie en omgeving, alle risicoadviseurs van de projecten en de projectmanagers. Ook is er een bilateraal overleg met de programmadirecteur en een bilateraal overleg met de manager programmabeheersing. De deelnemers aan de risicosessie ontvangen vooraf stukken met de oude top-10 risico's. Het initiëren en opstellen van de agenda van de gezamenlijke voorbespreking wordt gedaan door de programma adviseur risicomanagement.
5. Top-down: Voorbereiding risicosessie programmarisico's Gezamenlijke voorbespreking met de programmadirectie van de top risico’s voor het programma ter voorbereiding op de programma risicosessie.
34 van 39 | Onderzoeksrapport risicomanagementsysteem programma Zuidasdok
Tekst Toelichting stroomschema Risicomanagement in Procedure Risicomanagement of eis uit Referentiekader onderzoek 6. Top-down: Risicosessie programmarisico's Eens per kwartaal organiseert de adviseur risicomanagement een risicosessie waarbij de directieleden van het programma, de programmasecretaris en de projectmanagers aanwezig zijn.
Bevindingen
Tenminste de programma risico top10 wordt in dit overleg vastgesteld.
7. Top-down: Kwantificering programmarisico's De kwantificering van de programmarisico’s vindt plaats op basis van de motivaties die tijdens de risicosessie ter vaststelling van de top 10 zijn benoemd.
De programma risico’s zullen door de adviseur risicomanagement samen met de directeur bedrijfsvoering en de kostendeskundige van het programma worden gekwantificeerd op basis van de actuele stand van zaken.
Beschreven in opzet?
Toegepast in praktijk?
Toelichting
JA
JA
Voor Q3 2022 heeft de risicosessie plaatsgevonden waarbij de directieleden van het programma, de programmasecretaris en de projectmanagers aanwezig waren.
JA
JA
De programma risico top-10 is in dit overleg vastgesteld. Dit wordt altijd gedaan, maar er wordt ook altijd gekeken naar de risico's die (net) buiten de top-10 vallen. Verder is ook per project de project risico top10 besproken. Er is geen afzonderlijk verslag gemaakt van deze programma risicosessie voor Q3 2022. Indien dat noodzakelijk wordt gevonden wordt de informatie uit de risicosessie verwerkt in het risicomanagementsysteem RiskID, dat voor de programmarisico's wordt gebruikt.
JA
JA
JA
JA
De kwantificering van de programmarisico's voor Q3 2022 heeft plaatsgevonden op basis van de motivaties die tijdens de risicosessie ter vaststelling van de top-10 risico’s zijn benoemd. Dit is net als bij de andere aanpassingen vastgelegd in het logboek in het risicodossier. De programmarisico’s voor Q3 2022 zijn door de programma adviseur risicomanagement samen met de directeur bedrijfsvoering en de kostendeskundige van het programma gekwantificeerd op basis van de actuele stand van zaken. Ook dit is net als bij de andere aanpassingen vastgelegd in het logboek in het risicodossier.
35 van 39 | Onderzoeksrapport risicomanagementsysteem programma Zuidasdok
Tekst Toelichting stroomschema Risicomanagement in Procedure Risicomanagement of eis uit Referentiekader onderzoek Referentiekader onderzoek ADR: eis 5.2 (prioriteren) en 6.1 (herprioriteren): Is beschreven welke werkwijze voor het (her)prioriteren van de risico’s moet worden gevolgd?
Bevindingen Beschreven in opzet?
Toegepast in praktijk?
Toelichting
NEE
JA
Referentiekader onderzoek ADR: eis 5.3 (prioriteren) en 6.3 (herprioriteren): Is beschreven hoe de resultaten van de (her)prioritering van de risico’s moeten worden vastgelegd?
NEE
JA
De ontwikkeling binnen het programma risicomanagement wordt ieder kwartaal door de adviseur risicomanagement vastgelegd in een programma risicorapportage.
JA
JA
Voor het programma Zuidasdok is niet expliciet beschreven welke werkwijze voor het prioriteren van de risico’s moet worden gevolgd (idem projectrisico's). Prioritering van risico’s vindt in de praktijk plaats op basis van kwantificering en de expertise van de programmadirectie en andere experts. De risico’s worden gekwantificeerd op de onderdelen: geld, tijd, kwaliteit, omgeving, veiligheid en imago. De kwantificering op deze onderdelen wordt bepaald op basis van expertise van de directeur bedrijfsvoering, de manager projectbeheersing en de kostendeskundige. Voor het programma Zuidasdok is niet expliciet beschreven hoe de resultaten van de (her)prioritering van de projectrisico’s moeten worden vastgelegd (idem projectrisico's). De resultaten van de prioritering van de risico’s worden in de praktijk vastgelegd in het risicodossier. Bij een aanpassing van de prioritering van risico’s wordt in het logboek van het risicodossier opgenomen wat de reden is voor de aanpassing en door wie het voorstel daarvoor is gedaan. Wij hebben de programma risicorapportage - waaronder een uitdraai van het risicodossier - van Q3 2022 ontvangen.
Hierin wordt gerapporteerd over wijzigingen in de toprisico’s, over nieuwe en gesloten risico’s en over de ontwikkeling van het benoemd onvoorzien.
JA
JA
36 van 39 | Onderzoeksrapport risicomanagementsysteem programma Zuidasdok
In de programma risicorapportage Q3 2022 wordt gerapporteerd over wijzigingen in de toprisico’s alsmede over nieuwe en gesloten risico’s. In paragraaf 1.5 ‘Verwachtingswaarde risicodossier’ zie je in de tabel de ontwikkeling van het benoemd onvoorzien terug, met daarboven en onder een toelichting met mutaties. De verwachtingswaarde die volgt uit het risicodossier is het benoemd
Tekst Toelichting stroomschema Risicomanagement in Procedure Risicomanagement of eis uit Referentiekader onderzoek
Bevindingen Beschreven in opzet?
Toegepast in praktijk?
Toelichting onvoorzien. Hier zie je de ontwikkeling tussen de vorige rapportageperiode en de huidige standlijn (Q3 in dit geval). Het programma doet aan semikwantificering van de risico's met gebruikmaking van de kwantificeringstabel die bij de Procedure Risicomanagement (versie 1.1) is gevoegd als bijlage 1. Op projectniveau worden de tijdgevolgen van risico’s tevens met exacte waarden gekwantificeerd. Op programmaniveau is dit niet mogelijk. De vertraging van het moment van afronden van het programma is gelijk aan de vertraging van het project dat als laatste wordt opgeleverd. De risicomanager en de planner hebben overleg over de kwantificering. Hierbij wordt het resultaat van het risico op de planning besproken. Bij de kwantificering in geld zijn naast de risicomanager ook de kostenramer en de financieel adviseur betrokken.
Tevens zal de adviseur risicomanagement bijdragen aan de Q- en H rapportages waarin de risico top-10 van het programma wordt toegelicht.
JA
JA
De risicorapportage wordt aan het eind van ieder kwartaal door de adviseur risicomanagement gerapporteerd aan de directeur bedrijfsvoering.
JA
JA
37 van 39 | Onderzoeksrapport risicomanagementsysteem programma Zuidasdok
Wij hebben de planningsnota ontvangen met de resultaten van Q2 2022. De programma adviseur risicomanagement heeft bijgedragen aan de Q3 2022 en H1 2022 rapportage waarin de risico top-10 van het programma wordt toegelicht. De hoofdstukken in de Q- en Hrapportages van het programma, die betrekking hebben op risicomanagement, zijn in concept door de programma adviseur risicomanagement opgesteld. Deze zijn aan de coördinator van de Q- en H-rapportages van het programma aangeleverd. De programma adviseur risicomanagement heeft aan het eind van Q3 2022 de programma risicorapportage ter goedkeuring voorgelegd aan de directeur bedrijfsvoering.
Tekst Toelichting stroomschema Risicomanagement in Procedure Risicomanagement of eis uit Referentiekader onderzoek De bijdrage aan de Q- en Hrapportage worden door de adviseur risicomanagement aangeleverd aan de betreffende coördinator van de Q en H rapportage en wordt geagendeerd in het PBO.
Bevindingen
Referentiekader onderzoek ADR: eis 15.4: Is beschreven op welke wijze, door welke functionaris(sen) en met welke periodiciteit de externe rapportering moet plaatsvinden?
Beschreven in opzet?
Toegepast in praktijk?
Toelichting
JA
JA
NEE
JA
De bijdrage aan de Q3 2022- en H1 2022-rapportage is door de programma adviseur risicomanagement aangeleverd aan de betreffende coördinator van de Qen H-rapportage. De bijdrage aan de Q3 2022- en H1 2022-rapportage is niet apart geagendeerd in het PBO. De totale Q- en H-rapportage worden geagendeerd, waar risicomanagement een paragraaf van is. Voor het programma Zuidasdok is niet beschreven op welke wijze, door welke functionaris(sen) en met welke periodiciteit de externe rapportering moet plaatsvinden. Vanuit de programmaorganisatie gezien bestaat de externe rapportering uit de Q-rapportages voor het Opdrachtgeversoverleg (OGO) (niet openbaar) en de halfjaarlijkse H-rapportages voor de Tweede Kamer (openbaar). In de praktijk is de invulling van deze externe rapportering vanzelfsprekend en vindt deze ook plaats. Wij hebben van elke externe rapportage (Q- en H-rapportage) de laatste twee versies met bijbehorende aanbiedingsbrief ontvangen.
JA
JA
8. Top-down: Afronding Archiveren van de documenten in het DMS Dokland.
38 van 39 | Onderzoeksrapport risicomanagementsysteem programma Zuidasdok
De documenten voor H1 2022 en Q3 2022 zijn gearchiveerd in het DMS Dokland. Voor alle projecten en het programma worden de risicodossiers en de risicorapportages in Dokland vastgelegd. Wij hebben hiervan een print-screen als voorbeeld ontvangen.
Auditdienst Rijk Postbus 20201 2500 EE Den Haag (070) 342 77 00