Bijlage 3 Health-check financieel plan tm verantwoording.pdf
Tekst van het document
Transformatie partner Verantwoordelijkheden
Ontwerp
• •
Ondersteuning tijdens het definiëren en verfijnen van functionele Eisen Bewaken van de kwaliteit van de oplossing op basis van diepgaande proces en technologie expertise
Implementatie • Bewaken dat functionele eisen •
correct worden geïmplementeerd Bewaken van risico’s m.b.t. scope en tijdslijn
Test en release • Waken over het correct en
volledig testen van de oplossing
© 2025 Deloitte The Netherlands
Taken
Verantwoordelijkheden
Taken
• •
Ontvangen van eisen Opstarten van de implementatiefase
• •
Aanmaken van accounts Opzetten van basis SAC-infrastructuur
•
Faciliteren en voorbereiden van ontwerpsessies Vertalen van eisen naar SAC-specifieke mock-ups en procesbeschrijvingen Vertalen van eisen naar een robuust SAC-specifiek technisch ontwerp Uitwerken van concrete sprint planning
• • •
Uitvoeren van functionele reviews Faciliteren van sprint planning- en reviewsessies Faciliteren van tussentijdse testsessies
•
Bouwen van een kwalitatieve oplossing op basis van het technisch en functioneel ontwerp
• •
Voltijds bouwen van de oplossing Aangeven van problemen en risico’s tijdens dagelijkse stand-ups
• •
Maken van specifieke test scripts en scenario’s Begeleiden van het testen tijdens specifieke gebruikersacceptatie testen/sessies
•
Toezien dat het systeem klaar is voor go-live
• •
Corrigeren van bugs in testomgeving Voorbereiden en uitvoeren van transporten naar productieomgeving
• • •
Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV
44
De integrale tijdlijn voor Financieel Plan tot uitvoering en Verantwoording September
Oktober
Functioneel Ontwerp
December
Januari
Implementatie Beheren & muteren begroting
#1 – Project traject
Test & release
Prognosticeren Beheer reserves
Februari
Maart
Diagnose
Rechtzetten oplossing
April
Go-Live begroten, prognosticeren en beheer reserves P&C rapportage
Test & release
Herontwerp MIP Index. & Ext.
#2 – Quick-win
November
Herwerken MIP
Test & release
Test & release
Test & release
Activabeheer
Typische team opzet Functie
Rolbeschrijving
Beschikbaarheid
Project Partner
• Algemene kwaliteitscontrole op basis van expertise in het opleveren van implementatieprojecten
0,25 d/week
Project Manager
• Algemeen projectmanagement (opvolgen oplevering, budget …) • Aligneren met stakeholders op risico’s en problemen
2,5 d/week
Delivery lead
• • • •
Solution architect
• Opleveren van technisch design o.b.v. functionele vereisten • Kwaliteitscontrole op de oplossing tijdens de implementatie
2,5 d/week
Functionele analyst
• Tussentijds testen van de oplossing • Supporteren tijdens test- en reviewsessies • Ondersteunen van implementatieteam door actief mee te bouwen in SAC
5 d/week
• Voltijdse implementatie
5 d/week
Solution developer (2) © 2025 Deloitte The Netherlands
Voorbereiden van ontwerp- en testsessies Bewaken van functionele eisen tijdens implementatie Herhaaldelijk aligneren met de business om eisen en verwachtingen te verfijnen Toezicht houden op dagelijkse activiteiten van het projectteam
5 d/week
Rol van transformatie partner
Rol van implementatie partner
Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV
45
De integrale tijdlijn voor Financieel Plan tot uitvoering en Verantwoording September
Oktober
Functioneel Ontwerp
November
Implementatie Prio 1
December Test & release
Beheren & muteren begroting
Januari
Maart
April
Implementatie Prio 2 Progn. Beheer reserves
Test & release
#2 – Quick-win
Diagnose
Rechtzetten oplossing
Juni
Go-Live prognosticeren en beheer reserves P&C rapportage
Test & release Herontwerp MIP
Indexeren & Ext.
Mei
Go-Live beheren en muteren van begroting Funct. Ontwerp
#1 – Project traject
Februari
Herwerken MIP
Test & release
Test & release
Test & release
Activabeheer
Afhankelijk van de verwachtingen en prioriteiten zijn alternatieve tijdlijn opties mogelijk. Deze opties werken met een gefaseerde go-live om bepaalde functionaliteiten eerder in gebruiksklaar te hebben. In alternatief voorbeeld hierboven is een tijdlijn uitgewerkt waarbij de focus ligt op het opleveren van ‘Beheren & muteren van de begroting’ begin januari. De implementatie van andere processen worden daarna hervat. Andere opties om de tijdlijn puzzel te leggen zijn mogelijk en kunnen verder besproken worden. Noteer wel dat alternatieve opties zullen afwijken van de optimale team- en projectstructuur. Bijgevolg zullen inefficiënties optreden die een impact hebben op de doorlooptijd en gehele kost van het traject. Concrete voorbeelden zijn verlies van schaalvoordelen tijdens de ontwerp en testfases.
© 2025 Deloitte The Netherlands
Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV
46
Appendix
Hoofdknelpunten mogelijke oplossingsrichtingen Hoofdknelpunten
• Workflow problematiek (seriële goedkeuring, diepte van de workflow)
• Gebruiksvriendelijkheid (schermindelingen, handmatige dataoverdracht, verspreide databronnen)
• Autorisatiebeperkingen (gebruikers kunnen via omweg stamgegevens aanpassen) • Onbetrouwbare rekenkernen (indexatie-formule, kapitaallasten, prognose-standen)
• Gebrekkige rapportages & audit functionaliteit (ontbrekende informatie, mutatiestatus, traceerbaarheid)
Voorbeeldoplossingsrichting Oplossingsrichting in SAC: bij voorgaande klanten hebben we uitdagingen op dit vlak opgelost door dimensies in het model toe te voegen per stap in de workflow. Standaard SAC autorisatiebeheer staat toe om inzageschrijfmogelijkheden te beperken per stap in het proces. Via data actions in SAC kan de status worden door gekopieerd. Dit staat toe op op een flexibele manier workflows te modeleren en een audit rapport te plaatsen om wijzigingen en voortgang in kaart te brengen. Oplossingsrichting in S4: In S4 heb je geringe configuratie mogelijkheden bij standaard workflows. Voor de meeste eisen zul je in de praktijk een standaard workflow als startpunt nemen en deze compleet op moeten bouwen, waarbij er goed opgelet moet worden naar uitzonderingsgevallen (bijvoorbeeld afkeuring, terugzetten vorige niveau, achtervang)
S4 is vanuit origine een ERP systeem, waardoor je tegen bepaalde grenzen zal aanlopen bij een complex begrotings/prognose process. Wat wij doorgaans bij onze klanten zien is dat zij deze (zeker indien er complexe eisen zijn aan de workflow en/of berekeningen benodigd zijn) onderbrengen in EPM-tooling. Typisch wordt het proces van begroten ingericht in een EPM-tooling, waarna het eindresultaat in het ERP systeem geladen word als stand zodat deze gebruikt kan worden als budgetcontrole zodra de realisaties binnen komen lopen. Indien vergaande rapportage van begroting versus realisatie gewenst is, kunnen actuele gegevens ook in de EPMoplossing geladen worden. Er zijn mogelijkheden om het technisch werkbaar te maken in ERP (kijk naar verregaande en complexe workflows, invoerschermen met nummers en rapportages elders om impact te meten) maar dit is niet wenselijk/gebruiksvriendelijk Zie slide 42 voor drie mogelijke oplossingsrichtingen voor de autorisatie uitdaging Bij complexe berekeningen is het belangrijk samen uit te detailleren wat de exacte berekening is (bijvoorbeeld d.m.v. modelleren in Excel met echte data), zodat deze goed overgebracht kan worden naar de applicatie. Nauwe samenwerking is van belang om ook de uitzonderingen te bedenken, en hoe daarmee om gegaan moet worden.
De indexatie en kapitaallasten berekening zijn beide niet uniek bij de Gemeente, maar juist veel voorkomende use-cases die we al vaak bij andere klanten gezien hebben Voor gebrekkige rapportage en audit-trail problematiek analyseren we normaliter eerst de huidige processen, identificeren we tekortkomingen (bijvoorbeeld in de verloopstaat reserves, mutatiestatus en DM-tegel) om deze vervolgens te prioritiseren bij implementatie van geavanceerde tooling als SAC en SAP DM om de rapportering en monitoring te verbeteren Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV
48
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more. www.deloitte.com/about
Deloitte provides industry-leading audit and assurance, tax and legal, consulting, financial advisory, and risk advisory services to nearly 90% of the Fortune Global 500® and thousands of private companies. Our professionals deliver measurable and lasting results that help reinforce public trust in capital markets, enable clients to transform and thrive, and lead the way toward a stronger economy, a more equitable society and a sustainable world. Building on its 175-plus year history, Deloitte spans more than 150 countries and territories. Learn how Deloitte’s more than 345,000 people worldwide make an impact that matters at www.deloitte.com. www.deloitte.com
This communication contains general information only, and none of DTTL, its global network of member firms or their related entities is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte organization shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.
© 2025. For information, contact Deloitte Netherlands.