Document · PDF

Bijlage 3 Health-check financieel plan tm verantwoording.pdf

Tijdelijke Algemene Raadscommissie 24 juni 2026, gemeente AmsterdamBij agendapunt: Bespreken van de raadsinformatiebrief stand van zaken AFIS mei 2026. (VN2026-007329)9.439 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Gemeente Amsterdam Eindrapportage Financieel plan tot uitvoering en verantwoording 25 juli 2025

Evaluatierapport financieel plan tot uitvoering en verantwoording

Van aanleiding en scope, via procesgerichte fit-gap-analyse en aanbevelingen, naar een geïntegreerde roadmap met beslispunten I

Context & opdracht

Analyse & advies

In dit blok schetsen we waarom de health-check is uitgevoerd, voor welke P&C processen en welke onderzoeksmethoden zijn toegepast

Per (deel)proces tonen we de fit gap, benoemen we de hoofdproblematiek en duiden we oplossingsrichtingen aan voor verbetering

III

Realisatie & Besluitvorming

De adviezen per proces zijn samengebracht in één integrale roadmap met capaciteit, mijlpalen en afhankelijkheden

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Context & opdracht

FPtV Health check – opdrachtsamenvatting

Probleemschets, routekaart en beoogde waarde - waarom we deze health-check uitvoeren en welke impact we nastreven Achtergrond

Aanpak

De gemeente Amsterdam heeft, na de implementatie van SAP S/4HANA, SAC en SAP Ariba, problemen ontdekt met het financieel plan tot verantwoordingsproces in het nieuwe financieel managementsysteem (AFIS).

Analyse & Inventarisatie: Relevant documentatieonderzoek en beoordeling van de huidige systeemconfiguratie (o.a. programma van eisen, testscenario’s en functioneel ontwerp).

Een groot deel van de planning en verantwoording wordt nog steeds in Excel uitgevoerd, terwijl SAP Analytics Cloud (SAC), SAP S/4HANA en SAP Disclosure Management bedoeld waren om dit proces end-to-end te ondersteunen.

Gap-analyse & Advies: Bepalen van de verschillen tussen de gewenste situatie (vereisten) en de huidige inrichting, met aanbevelingen voor optimalisatie.

Doelstellingen • Inzicht verkrijgen in de fit/gap tussen de vereisten en de huidige inrichting van SAP Analytics Cloud, SAP S/4HANA en SAP Disclosure Management. • Knelpunten in de financiële planning en verantwoording lokaliseren en prioriteren. • Advies opstellen voor de mogelijke oplossingen, inclusief technische en organisatorische aanbevelingen. • Borging van een efficiënt en transparant financieel plan tot uitvoering en verantwoording op de lange termijn. © 2025 Deloitte The Netherlands

Interviews & Workshops: Deepdive interviews met betrokken stakeholders om knelpunten, benodigde functionaliteiten en wensen te identificeren.

Eindrapport & Presentatie: Opleveren van een concreet plan van aanpak om de financieel plan tot uitvoering en verantwoording toekomstbestendig in te richten binnen de beschikbare SAP-systemen.

Resultaten

Belanghebbende

Tijd/inspanning

• Gestructureerde analyse van de tekortkomingen (gaps) en overeenkomsten (fits) in het huidige systeem.

• Opdrachtgever: • Jos van Brakel

Voorbereiding & Dataverzameling

1 week

• Core project team: • Joeri Oosterbroek • Jannes Kruseman

Analyse & Gap-identificatie

1 week

Interviews & Stakeholdervalidatie

2 weken

Workshop & Eindrapportage

2 weken

• Concreet advies over benodigde aanpassingen (functioneel, technisch of procesmatig) in SAP Analytics Cloud, SAP S/4HANA en SAP Disclosure Management. • Eindrapport met duidelijk actieplan en overzicht van rollen, verantwoordelijkheden en tijdslijnen.

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

FPtV Health check – plan van aanpak

Onze voorgestelde aanpak gedetailleerd met verdieping op wat het eindresultaat moet zijn Vraagstelling Hoofdvraag: “In welke mate kan gemeente Amsterdam het proces FPtV uitvoeren binnen het nieuwe systeem en wat voor aanpassingen zijn hier voor nodig?”

Desk research

Interviews & Werksessie

Eindrapport

Uitgevoerd over drie hoofdlijnen met de documentatie die is aangeleverd door de Gemeente Amsterdam:

Onderstaande punten bevestigen middels interviews die meegewogen worden in het eindresultaat: 1) Wat het moest zijn 2) Problematiek

Op basis van het deskresearch (inclusief de applicatie) gepaard met interviews zal de vraagstelling beantwoord worden:

Analyse – 1) Wat het moest zijn

Deelvraag: “Eisen en uitgangspunten” • Welke eisen gelden voor de FPtV deelprocessen? • Welke kritische prestatie-indicatoren (kwaliteit, tijd, transparantie) worden daarbij nagestreefd?

Bron: Lijst van eisen (eisen)

Deelvraag: “Huidige systeem ondersteuning” • Hoe is SAP/SAC/DM momenteel ingericht? • Welke knelpunten zijn reeds gemeld en wat is hun impact op de FPtV processen?

Bron: Architectuur Bron: Proces omschrijving Bron: Functioneel ontwerp Bron: Train-the-trainer Bron: Systeemconfiguratie

Deelvraag: “Fit-gap analyse” • Oorzaak gaps (inrichting, gebruiker/proces, systeembeperking) vaststellen • Oplossingsrichting per gap (her-configuratie, proces aanpassing, ongeschikt) Deelvraag: “Afwegingscriteria en advies” • Herconfiguratie, volledige herbouw of alternatieve oplossing

Analyse – 2) De huidige inrichting

Later in het proces zullen de uitkomsten per (deel)proces besproken worden tijdens een werksessie ter additionele validatie en toelichting op een integrale manier

Aanbeveling De oplossingsrichting aangeraden door Deloitte Fit met SAC, S4Hana en DM - Wat het moest zijn (1) versus de huidige inrichting (2) - Fits & gaps Vervolgstappen Wat dient er aangepast te worden en hoe

Analyse – 2a) Problematiek Bron: Openstaande tickets Over de processen

Beheer van begroting, budget en prognose Indexatie en extrapolatie van budgetten Beheer van reserves en voorzieningen Opstellen van P&C-rapportages Activabeheer en meerjaren-investeringsplannen

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Analyse & advies

0. Managementsamenvatting

Managementsamenvatting

Onze voorgestelde aanpak gedetailleerd met verdieping op wat het eindresultaat moet zijn

Onderzoeksresultaten

Aanleiding & Scope Top 5 knelpunten: • Livegang AFIS (S/4, DM en SAC) laat nog grote afhankelijkheid van Excel zien in het financieel plan t/m verantwoordingsproces waarbij gedeeltes van het pakket niet in gebruik zijn genomen

• Health-check heeft 9 deelprocessen (1.1 t/m 5.2) van Begroting tot Activabeheer/MIP onder de loep genomen

• Onderzoeksbasis: 104 PvE-eisen, ± 60 TopDesk/CR’s, 25 interviews, 1 validatiewerksessie • Doelstelling: vaststellen fit-gap, hoofdproblematiek en verbeterroute om P&C volledig in SAP-ecosysteem te borgen

• • • • •

Workflow problematiek (seriële goedkeuring, diepte van de workflow) Gebruiksvriendelijkheid (schermindelingen, handmatige dataoverdracht, verspreide databronnen) Autorisatiebeperkingen (gebruikers kunnen via omweg stamgegevens aanpassen) Onbetrouwbare rekenkernen (indexatie-formule, kapitaallasten, prognose-standen) Gebrekkige rapportages & audit functionaliteit (ontbrekende informatie, mutatiestatus, traceerbaarheid)

Strategische conclusies per cluster:

• Begroting & Prognose: herontwerp in SAC (future-proof planning, flexibele workflow, intuïtieve UI) Indexatie, Extrapolatie, Rapportages: problematiek pragmatisch oplossen, rekenfouten oplossen en automatiseringsslagen maken voor rapportage en integratie in SAC/DM • • Activabeheer: Kapitaallastenformule corrigeren (afschrijving/rente) en controle rapportages • MIP: autorisatielek dichten, jaarcyclusmodule en bulk-mutaties in SAC

Integrale roadmap

• Q3 2025: Quick wins • Q4 2025 – Q1 2026: Projectmatig SAC – prio 1 • Q1 2026 – Q2 2026: Projectmatig SAC – prio 2

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Analyse-uitkomst per (deel)proces

Fit-gap en vervolgactie advies per stroming binnenin het project Conclusie Proces is mogelijk in huidig systeem, mits herconfiguratie

Nood aan Binnen het SAPalternatieve ecosysteem, oplossing buiten mogelijk in een het SAPandere oplossing ecosysteem

Systeem

Huidige fit-score

Toelichting

1.1 Beheren/Muteren van de begroting

S/4HANA

30%

Systeem (zeer) beperkt in gebruik. Workflow alleen serieel, geen bulk-upload, onduidelijke schermen; gebruikers rapporteren en reconciliëren grotendeels in Excel

1.2 Prognosticeren

S/4HANA

10%

Systeem (zeer) beperkt in gebruik. Invoer uitsluitend op detailniveau, top-down correctie ontbreekt, veel toegangsproblemen; prognoses worden extern in Excel opgesteld

2.1 Indexeren

SAC

20%

Systeem niet in gebruik. Foutieve indexatie-formule, ontbrekende filters en instabiele write-back naar S/4; proces volledig naar Excel verplaatst

2.2 Extrapoleren

SAC

20%

Systeem niet in gebruik. “Alles-of-niets” run zonder selectiefilters, write-back is niet succesvol; geen versie-locking

3.1 Beheer reserves en voorzieningen

S/4HANA

20%

Systeem beperkt in gebruik. Slechts één workflow-laag, geen automatische saldo-/negatieve-check, verloopstaat ontbreekt; Excel is leidend

4.1 Beheren Doelenboom

SAC

90%

Systeem in gebruik. Functioneert goed

4.2 Opstellen P&C-producten

20%

Systeem niet in gebruik. Data-import uit S/4/SAC handmatig in batches; dynamische tabellen tekstblokken verversen onbetrouwbaar; hoge werkdruk

4.3 Opstellen ambtelijke rapportages

30%

Systeem niet in gebruik. Kleinere datasets dan 4.2 maar nog steeds manuele loads; sjablonen slechts deels dynamisch

5.1 Activabeheer

S/4HANA

60%

Systeem in gebruik. Kapitaallastenformule onjuist, migratiegaten, geen bulkmutaties; Excel nodig voor rentelas

5.2 Beheren MIP

SAC

60%

Systeem beperkt in gebruik. ‘SAC back-door’ autorisatieuitdaging, ontbrekend jaarcyclusbeheer en bulk-mutaties; kapitaallastenraming extern

Topics

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces template

Template dat zal worden gebruikt voor de beoordeling en evaluatie van deelprocessen. Analyse

Bevindingen

Gebruikte bronnen • Welke bronnen en interviews werden gebruikt voor de analyse Fit-gap analyse – Fit-score van de huidige inrichting t.o.v. de lijst van eisen Laag

Hoog

Hoofdproblematiek • Samenvatting van grootste problemen Overige Observaties

• Overige zaken die van belang zijn. Bijvoorbeeld afhankelijkheden van andere processen, huidige gebruikersacceptatie, etc. Risico’s en gevolgen voor de FPtV processen. • Opsomming van risico’s (tijd, betrouwbaarheid, andere) die een incorrect gebruik van de oplossing met zich meebrengen © 2025 Deloitte The Netherlands

Conclusie

Potentiële Fit-score van de gevalideerde eisen met huidige systeem (indien niet SAC) Laag

Voorkeursinrichting advies

Hoog

Potentiële Fit-score van de gevalideerde eisen met SAC Laag

Hoog

Belangrijkste bevindingen (combinatie eisen en problematiek) • Belangrijkste bevindingen uit de analyse fase

Voorkeursinrichting advies In welk systeem/type systeem zouden wij dit proces inrichten. Dit is een voorkeur op basis van onze interpretatie van de eisen en onze gecombineerde expertise wat betreft budgettering in publieke sector en EPM technologie

In welk systeem/type systeem zouden wij dit proces inrichten. Dit is een voorkeur op basis van onze interpretatie van de eisen en onze gecombineerde expertise wat betreft budgettering in publieke sector en EPM technologie Algemene conclusie (1 van volgende opties)

1. Proces is mogelijk in huidig systeem, mits herconfiguratie 2. Binnen het SAP-ecosysteem, mogelijk in een andere oplossing

Vervolgstappen Verbeterstrategie • Quick-win versus projecttraject • Doelstelling Implementatieplan • Activities • Deliverables • Succesfactoren Benodigde inzet en rolverdeling • Betrokkenheidsgrafieken voor Gemeente en systeem implementator • Team compositie Implementatietijdlijn

3. Nood aan alternatieve oplossing buiten het SAP-ecosysteem Toelichting bij bovenstaande conclusie

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

1 0

1. Beheer begroting, budget en prognose – Beheren/muteren van de begroting

Uitkomst onderzoek proces – beheren/muteren van de begroting Analyse Gebruikte bronnen • Lijst van eisen / openstaande tickets / procesbeschrijving / FOD / train-thetrainer • 2 interviewsessies Fit-gap analyse van de huidige oplossing

Laag

Hoog

30%

Hoofdproblematiek • Workflow gerelateerde issues: afkeuren van een begrotingswijziging is opnieuw beginnen, geen parallelle goedkeuring van begrotingswijzigingen, persoons- in plaats van functie-rollen én onbedoelde koppeling met de inkoop-workflow • Gebruiksonvriendelijke rapportages: Locatie waar de mutatie plaatsvindt, verantwoordelijken en toelichting zijn moeilijk terug te vinden; standaardrapportage toont jaren in rijen en mist kolomweergave, meermaals doorklikken om tot de juiste informatie te komen

Overige observaties • Omwille van de centrale rol van het begrotingsproces sijpelen issues door naar andere procesessen (indexeren, extrapoleren, prognosticeren, rapportage) • Door een ontbrekende bulk-upload mogelijkheid en rapport lay-out, onderhouden afdelingen Excels met macro’s wat schaduwboekhoudingen creëert • Vanwege tijdsgebrek zijn niet alle functionaliteiten, zoals de workflow, voldoende getest voordat ze in productie zijn genomen • Test- en Acceptatieomgeving komen niet overeen in functionaliteit en data, wat regressietesten blokkeert/complexer maakt • Niet alle eisen zijn gecapteerd tijdens de ontwerpfase, die wel van belang zijn voor adequaat gebruik van de oplossing (bijvoorbeeld lay-out / look & feel) Risico’s en gevolgen voor P&C cyclus • Risico op doorlooptijd van begrotingsmutaties indien de begrotingsworkflows niet efficiënt worden gebruikt • Risico op datakwaliteit en betrouwbaarheid indien ingevoerde begrotingsmutaties niet accuraat opgevolgd en getoetst kunnen worden • Risico op transparantie door missen van audit-trail op begrotingsmutaties, plaats waar de mutatie plaatsvindt in workflow is niet traceerbaar • Risico op werkdruk door frustratie, afhaken kerngebruikers en kennisverlies bij uitval van medewerkers

• Gebruikservaring onvoldoende: schermen tonen codes, onlogische nummering en vereisen veel doorklikken; gebruikers wijken uit naar Excelmacro’s voor rapportages, reconciliaties en bulkmutaties • Kinderziektes: incomplete functies en laag vertrouwen; kleine issues blijven onopgelost

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – Beheren/Muteren van de begroting Conclusie

Bevindingen Belangrijkste bevindingen (combinatie eisen en problematiek) • Diepgaande workflow vereisten die niet (volledig) opgevangen worden in huidige inrichting • Weerstand van gebruikersgroep t.o.v. het systeem omwille van gebruiksonvriendelijkheid • Onvoldoende inzicht in mutatie status, verantwoordelijkheid en toelichting Potentiële Fit-score van de gevalideerde eisen met S/4HANA Laag

Hoog

50%

Wat er wel aanwezig is, zijn een revisie van de workflow (serieel), verfijnde rapportages mogelijkheid met inzicht op de standen en impact (realisatie/P&C producten)

Wat er niet aanwezig is (zonder verregaande customization), zijn parallel workflows, verbeterde bulk-upload functionaliteit, intuïtieve schermen met omschrijvingen i.p.v. codes, eenvoudige audit over alle stappen en toekomstbestendigheid (flexibiliteit)

Potentiële Fit-score van de gevalideerde eisen met SAC Hoog

Laag

90%

Wat er dan wel in zit is zijn flexibele invoerschermen met omschrijvingen, filter en validatieregels, topdown/bottom-up aanpassingen, parallel/functie gebasseerd workflows, bulkmutaties en naadloze koppeling met indexatie/prognose en futureproof (eenvoudig aan te passen) © 2025 Deloitte The Netherlands

Wat er dan niet in zit (zonder verregaande customization) is direct boeken in S/4 Bij deze optie zal er een licentieherziening uitgevoerd moeten worden, de stappen staan op slide 19

Voorkeursinrichting advies Typisch verwachten wij dat het proces van budgetteren en begroten wordt ingericht in een specifieke planningstool (SAC). Dit omwille van: • Flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid in de opzet wat het robuust en toekomstbestendig maakt voor aankomende veranderingen. • Snelle plan-to-report en ad-hoc analysemogelijkheden. • Uitgebreide invoer en planningsmogelijkheden (top-down, bottom-up, berekeningen…). Algemene conclusie 1. Proces is mogelijk in huidig systeem, mits herconfiguratie 2. Binnen het SAP-ecosysteem, mogelijk in een andere oplossing 3. Nood aan alternatieve oplossing buiten het SAP-ecosysteem Op basis van de eisen en de geconstateerde problematiek concluderen wij dat de huidige oplossing niet geschikt is om aan de gestelde eisen te voldoen. Mogelijke vervolgstappen om tot een werkbaar proces te komen: Met SAC krijgt de gemeente een toekomstbestendige planningsomgeving waarin parallelle, functie-gebaseerde workflows mogelijk zijn, gebruikers mutaties bulkgewijs kunnen invoeren en veel flexibiliteit ervaren bij de rapportages (bijvoorbeeld jaren in kolommen) met drill-down en audit-trail functionaliteiten. De oplossing sluit bovendien organisch aan op indexeren, extrapoleren en prognosticeren, waardoor de huidige afhankelijkheid van Excel verminderd en één geïntegreerd model ontstaat voor de planning t/m verantwoordingproces.

Alternatief: We zien we ook mogelijkheden om de huidige inrichting in S/4HANA te verbeteren – bijvoorbeeld door herconfiguratie van de workflows en het toevoegen van customized rapportages om tot een werkbare oplossing te komen. Dit lost echter de kernproblemen (workflow en gebruiksvriendelijkheid) niet compleet op Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – beheren/muteren van de begroting Analyse Vervolgstappen Verbeterstrategie Quick-win versus projecttraject: Kijkend naar deze stroming dan raden wij een projecttraject aan met scherpe focus op de ontwerpfase waarin de lijst van eisen gereviseerd moet worden, naar duidelijke user stories voor testen vertaald zal worden en een gedetailleerd functioneel ontwerp via welke deze processen enabled zullen worden Doelstelling: toekomstbestendige, gebruiksvriendelijke SAC-oplossing realiseren waarin begrotingsmutaties efficiënt en integraal worden afgehandeld. Benodigde inzet en rolverdeling Systeem configurator: Project lead end-to-end, vertaald eisen naar functioneel ontwerp, bouwt en configureert het model en de inrichting Gemeente Amsterdam: Treedt op als product-owner, 4-6 kerngebruikers op voor validatie in de ontwerpworkshops, testscenario uitvoering en definitieve acceptatie van de oplossing en een stuurgroep voor scope-wijziggingen

Oktober

Functioneel Ontwerp

System Gemeente Implementator Amsterdam

• Configuratie SAC model, workflow tracker en rapportages • Autorisatiematrix en roltoewijzing • Licentieanalyse • Gebruikerstraining en ketentesten • Go-live en hypercare

• Functioneel en technisch ontwerpdocument • Geconfigureerd SACbegrotingsmodel inclusief workflow en dashboards

December

Implementatie

Januari Test & release

Prognosticeren Beheer reserves

Februari

Maart

April

Go-Live begroten, prognosticeren en beheer reserves P&C rapportage

Test & release Herontwerp MIP

Indexeren & Ext.

• Test- en trainingsmateriaal en testrapportages • Go-live cutover runbook en hypercase verslag

Succesfactoren: betrokkenheid en inbreng kerngebruikers, tijdige training en hands-on support om adoptie te borgen

November

Beheren & muteren begroting

• Validatie eisen en blueprint (specifiek detailinventarisatie mutatie-eisen, bijvoorbeeld jaar, programma, etc.) • Functioneel en technisch ontwerp • Modelleren workflow Op te leveren

Implementatietijdlijn

September

Implementatieplan Activiteiten

Herwerken MIP

Test & release

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

1. Beheer begroting, budget en prognose – Prognosticeren

Uitkomst onderzoek proces – prognosticeren Analyse Gebruikte bronnen • Lijst van eisen / openstaande tickets / procesbeschrijving / FOD / train-thetrainer • 2 interviewsessies Fit-gap analyse van de huidige oplossing

Laag

Hoog

10%

Hoofdproblematiek • Toegangsproblematiek: veel gebruikers missen de juiste toegang en/of komen niet bij de benodigde tegels, dit verhindert het gebruik van de oplossing • Gebruiksvriendelijkheid: data invoer is alleen mogelijk op het laagste niveau, top-down en aggregaat correctie functionaliteiten ontbreken • Resultaat input: er is geen direct zicht op resultaat van ingevoerde wijzigingen, dit moet via een rapport opgevraagd worden of zelf bijgehouden worden in Excel

Overige Observaties • Er is een lage gebruikers acceptatie omwille van bovengenoemde problematiek (gebruiksvriendelijkheid, toegangsproblemen) en laag vertrouwen in datakwaliteit (drie verschillende standen geven drie verschillende cijfers die met een grote marge van elkaar verschillen) • Het proces van prognosticeren is sterk afhankelijk van het algemene begrotingsproces. Issues vanuit die stroming hebben invloed op dit proces (zoals de beschikbaarheid van data) • De late beslissing om van SAC over te gaan naar S4 heeft geleidt tot ontbrekende functionaliteiten (automatisch kopiëren van begroting, voorstel van budget prognose, etc.) en geringe trainingen • De testfase was onvolledig, veel gebruikers hebben het proces niet volledig doorlopen waardoor niet alles getest is Risico’s en gevolgen voor P&C cyclus • Risico op doorlooptijd omdat de aanpassingen op eerder ingevoerde prognose alleen op het laagste niveau te maken zijn zonder zicht op wat het resultaat is, waardoor gebruikers terug gaan naar Excel • Risico op datakwaliteit en betrouwbaarheid omdat gebruikers handmatige kopie en plakacties uitvoeren tussen Excel en de applicatie • Risico op transparantie omdat er geen sluitende audit-trail is van aangebrachte aanpassingen op de prognose en gebruikte versie-standen

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – prognosticeren Bevindingen

Conclusie

Belangrijkste bevindingen (combinatie eisen en problematiek) • Late beslissing tot verschuiving van SAC naar S/4HANA. Dit heeft als gevolg dat enkele belangrijke functionaliteiten niet aanwezig zijn in de oplossing of niet goed functioneren (weergave verschillende standen) • Er is een nood aan een snel en flexibel proces voor prognosticeren: top-down input, flexibele keuze van basisversie, snelle plan-to-report

Voorkeursinrichting advies Omwille van de volgende redenen verwachten wij om het proces van prognosticeren in een flexibele planningstool (SAC): • Snelle plan-to-report • Data-invoer op verschillende niveaus • Flexibiliteit in beheren van het proces (keuze basisversie / openen en sluiten van periodes) • Toevoegingen van additionele functionaliteiten in de toekomst

Potentiële fit-score van de gevalideerde eisen met S/4HANA Laag

Hoog

40%

Wat er wel aanwezig is, zijn verfijnde rapportages mogelijkheden met inzicht op de standen en impact

Wat er niet aanwezig is (zonder verregaande customization), zijn topdown aanpassingen, automatische voorstellen op basis van rekenregels, real-time feedback bij invoeren, geavanceerde workflows, flexibele invoerschermen en KPI berekeningen

Potentiële fit-score van de gevalideerde eisen met SAC Hoog

Laag

90%

Wat er dan wel in zit is zijn flexibele invoerschermen met omschrijvingen, filter en validatieregels, topdown/bottom-up aanpassingen, parallel/functie gebaseerde workflows, bulkmutaties en naadloze koppeling met begroting en futureproof (eenvoudig aan te passen) © 2025 Deloitte The Netherlands

Wat er dan niet in zit (zonder verregaande customization) is direct boeken in S/4 Bij deze optie zal er een licentieherziening uitgevoerd moeten worden, de stappen staan op slide 19

Algemene conclusie 1. Proces is mogelijk in huidig systeem, mits herconfiguratie 2. Binnen het SAP-ecosysteem, mogelijk in een andere oplossing 3. Nood aan alternatieve oplossing buiten het SAP-ecosysteem Op basis van de eisen en de geconstateerde problematiek concluderen wij dat de huidige oplossing niet geschikt is om aan de gestelde eisen te voldoen. Mogelijke vervolgstappen om tot een werkbaar proces te komen: SAC dekt (nagenoeg) alle prognose-eisen: top-down en bottom-up wijzigingen op elk hiërarchisch niveau, automatische prognosevoorstellen met parameters, rol-gebaseerde workflow, versie- en period-locking en directe dashboards met realtime resultaat. Hiermee verdwijnen Excelomwegen, ontstaat één geïntegreerd model en is een volledige audit-trail beschikbaar. Tevens raden we een kritieke review van gebruikers & toegekende rollen aan, om de kosten te reduceren en de business case te versterken (zie slide 19) Alternatief: in S/4HANA blijven, werkt slechts beperkt. Ook na herconfiguratie blijft invoer uitsluitend op detailniveau, ontbreekt top-down correctie, is er geen automatische voorstel-berekening en blijft realtime-feedback en workflow‐ ondersteuning minimaal. Het risico bestaat dan dat Excel gebruik en risico op fouten structureel worden Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – prognosticeren Analyse Vervolgstappen Verbeterstrategie Quick-win versus projecttraject: Kijkend naar deze stroming dan raden wij een projecttraject aan. Deze is samen te koppelen met de andere componenten die een betere fit vormen met SAC, en een sterk component liggen op de analyse van aantal gebruikers & rollen. Binnen een korte doorlooptijd is verbetering realiseerbaar ten opzichte van het begrotingsmutatie proces. Doelstelling: Volwaardig, toekomstbestendig prognose proces realiseren dat aansluit op de begrotingsoplossing in SAC

Implementatieplan Activiteiten

Benodigde inzet en rolverdeling Systeem configurator: end-to-end projectleider, vertaalt eisen naar functioneel ontwerp, bouwt en configureert het model en de inrichting Gemeente Amsterdam: treedt op als product-owner, 4-6 kerngebruikers voor validatie in de ontwerpworkshops, testscenario uitvoering en definitieve acceptatie van de oplossing en een stuurgroep voor scope-wijziggingen

Op te leveren

Systeem configurator

Gemeente Amsterdam

Oktober

Functioneel Ontwerp

November

December

Implementatie Beheren & muteren begroting

• Configuratie SAC model, workflow tracker en rapportages • Autorisatiematrix en roltoewijzing • Inrichten proces write-back S4 • Gebruikerstraining en ketentesten • Go-live en hypercare

• Functioneel en technisch ontwerpdocument • Geconfigureerd SACPrognosemodel inclusief workflow en dashboards

• Test- en trainingsmateriaal en testrapportages • Go-live cutover runbook en hypercase verslag

Succesfactoren: betrokkenheid en inbreng kerngebruikers, tijdige training en hands-on support om adoptie te borgen

Implementatietijdlijn

September

• Validatie eisen en blueprint (specifiek detailinventarisatie mutatie-eisen, bijvoorbeeld jaar, programma, etc.) • Functioneel en technisch ontwerp • Modelleren workflow

Januari Test & release

Prognosticeren Beheer reserves

Februari

Maart

Go-Live begroten, prognosticeren en beheer reserves P&C rapportage

Test & release Herontwerp MIP

Indexeren & Ext.

April

Herwerken MIP

Test & release

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Licenties in SAC

In SAC bestaan 3 licentie types, elk met hun eigen mogelijkheden en beperkingen Licentie type

Business Intelligence

Planning Standard

Planning professional

Kost

€

€€

€€€

Ruwe schatting

De gebruiker hoeft alleen de data in te zien en geen acties uit te voeren

Gebruikers die data invoeren of andere acties uitvoeren in het systeem (bijvoorbeeld promoveren in workflow)

Beheerders die het hele datamodel moeten kunnen aanpassen (doorgaans 1-3 max in een organisatie)

• Opstellen van rapporten • Rapportering en visualisatie op planning en actuele data • Toevoegen van commentaar in rapporten

• Invoeren en wijzigen van gegevens • Uitvoeren van berekeningen en opslaan van resultaten • Vastzetten van data • Aanmaken van master data

• Aanmaken en wijzigen van backend modellen • Modelleren van data actions • Opzetten van integraties met andere systemen

Dit type licentie wordt uitsluitend toegepast voor gebruikers die enkel toegang nodig hebben tot rapportering. Het invoeren, wijzigen of publiceren van gegevens is niet mogelijk

Dit type licentie wordt toegepast voor planners en approvers. Naar verwachting hebben de meeste gebruikers bij de gemeente deze licentie nodig om begrotingsactiviteiten uit te voeren

Dit type licentie wordt toegepast voor systeemontwikkelaars. Typisch is slechts een heel beperkt aantal van deze licenties nodig in de productieomgeving

Mogelijkheden*

Type gebruiker

Licentiekosten

Voor het ontwikkelen van een totaalbeeld van de licentiekosten adviseren wij de volgende stappenreeks: 1) Draai in de huidige systemen uit welke gebruikers hier betrokken waren en op wat voor manier, 2) plot deze op basis van de activiteiten ruwweg in de bovenstaande drie groeperingen, 3) Voer een kritische check uit (samen met de managers van de verschillende afdelingen) welke gebruikers noodzakelijk zijn voor het systeem, 4) Check met de inkooporganisatie wat de exacte kosten zijn

* Elk licentietype heeft dezelfde mogelijkheden als het voorgaande type (bijvoorbeeld planning standard heeft dezelfde mogelijkheden als business intelligence) en heeft daarbovenop de mogelijkheden zoals omschreven in deze sectie © 2025 Deloitte The Netherlands

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

2. Indexeren en extrapoleren

Uitkomst onderzoek proces – indexeren en extrapoleren Analyse Gebruikte bronnen • Lijst van eisen / openstaande tickets / procesbeschrijving / FOD / train-thetrainer • 1 interviewsessie Fit-gap analyse van de huidige oplossing

Laag

Hoog

20%

Hoewel de eisen in de basis aanwezig zijn in het systeem, zien we een lage fitscore omwille van de problematiek die het gebruik van het systeem verhinderen Hoofdproblematiek • Berekeningsfout indexatie: percentages worden niet correct toegepast, waardoor resultaten afwijken

Overige observaties • De huidige testomgeving komt niet overeen met productie (zowel qua data als qua inrichting), wat leidt tot inefficiënties in issue resolutie en een gebrek aan vertrouwen bij gebruikers. • Lage tot geen gebruikersacceptatie omwille van bovengenoemde problematiek • Geen mogelijkheid tot groepsextrapolatie of gefaseerde run; de run kan alleen compleet draaien • Excel is leidend: index- en extrapolatieberekeningen worden extern gedaan en daarna handmatig in S/4 geladen Risico’s en gevolgen voor P&C cyclus • Risico op doorlooptijd omdat eindgebruikers terug grijpen naar Excel • Risico op datakwaliteit en betrouwbaarheid omdat eindgebruikers teruggrijpen naar Excel • Risico op transparantie door missen van audit-trail, accountant en raad kunnen herkomst van de geïndexeerde cijfers niet volgen

• Upload- en write-back-problemen: geëxtrapoleerde / geïndexeerde cijfers kunnen niet stabiel naar S/4 worden teruggeschreven • Datarestricties: er zijn beperkingen op het filteren en laden van data van en naar SAC voor bijvoorbeeld bepaalde directies • Datastroombelemmering: er ontbreekt een robuuste route om berekende cijfers terug te schrijven naar S/4HANA • Dichtzetten voor extrapolatie is niet mogelijk, waardoor gebruikers doorgaan met bewerken

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – indexeren en extrapoleren Conclusie

Bevindingen Belangrijkste bevindingen (combinatie eisen en problematiek) • De oplossing in SAC voor indexeren en extrapoleren is momenteel niet inzetbaar door rekenfouten, uploadfouten en ontbrekende filters • Er is behoefte aan een systeem dat (semi-)automatisch gegevens kan verwerken voor indexeren en extrapoleren in SAC • Door het ontbreken van een robuust proces voor write-back naar S/4 ontstaat dubbele handmatige invoer, wat doorlooptijd, foutkans en werkdruk aanzienlijk verhoogt Potentiële fit-score van de gevalideerde eisen met SAC

Laag

Hoog

80%*

Wat er wel aanwezig is, zijn flexibele schermen voor indexatie en extrapolatie, gefaseerde runs met filter mogelijkheden op directie of programma, versie-locking, realtime dashboards en een proces voor writeback van alleen de gewijzigde regels in SAC zelf

Wat er niet aanwezig is (zonder verregaande customization), is het direct boeken in S/4. Bij deze optie zal er een licentieherziening uitgevoerd moeten worden, de stappen staan op slide 19

Voorkeursinrichting advies Omwille van de volgende redenen verwachten het proces van indexeren en extrapoleren in een planningstool (SAC): • Flexibele input van parameters • Geavanceerde berekeningsmogelijkheden • Gebruiksvriendelijke invoermechanismes • Schaalbaarheid Algemene conclusie 1. Proces is mogelijk in huidig systeem, mits herconfiguratie 2. Binnen het SAP-ecosysteem, mogelijk in een andere oplossing 3. Nood aan alternatieve oplossing buiten het SAP-ecosysteem Aangezien de workflow essentieel is voor dit proces, is een grondige herconfiguratie noodzakelijk. Mogelijke vervolgstappen om tot een werkbaar proces te komen: Wanneer de rekenlogica is gecorrigeerd en de standaard write-back naar S/4 is ingericht, dekt SAC in potentie circa 80 % van de eisen: flexibele schermen, gefaseerde runs met filters per directie, versie-locking, realtime dashboards en een proces voor het terugschrijven van de gewijzigde regels

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – indexeren en extrapoleren Analyse Vervolgstappen Verbeterstrategie Quick-win versus projecttraject: Gezien de huidige staat van de oplossing adviseren wij een pragmatische aanpak waarbij kleine ingrepen de prioriteit krijgen, één-voor-één opgelost worden om vervolgens in productie te nemen. Deze aanpakt is enkel gefocust op het oplossen van concrete problemen in de indexatie-en extrapolatiemodules. Het nodige re-work om nieuwe integraties van en naar de begrotingsmodule in SAC te bouwen dient meegenomen te worden in de projectmatige approach. Doelstelling: het proces vóór de eerstvolgende begrotingscyclus weer uitvoerbaar te maken zodat indexatie en extrapolatie niet langer in Excel plaatsvinden Benodigde inzet en rolverdeling Systeem configurator: één SAC expert die zich op de drie knelpunten richt, deze vervolgens oplost, samen met de gemeente test en het vervolgens naar productie overbrengt Gemeente Amsterdam: de product owner en mogelijk twee kerngebruikers die testdata aanleveren, de gebruikers acceptatietesten uitvoeren en de resultaten valideren

Systeem configurator

Gemeente Amsterdam

Implementatieplan Activiteiten • Analyse foutieve indexatie formule • Configureren en testen • Bouwen selectiefilter en version locking activeren

• Regressietest in acceptatieomgeving met representatieve data set • Transport naar productie

Op te leveren • Correctie rekenlogica indexatie berekening • Introductiedocument voor filtergebruik

• Testscripts voor kerngebruikers • Korte oplevernotitie en update configuratie handleidingen voor beheer

Succesfactoren: betrokkenheid en inbreng kerngebruikers, representatieve testomgeving en correcte indexatieformule bij aanvang

Implementatietijdlijn

Oktober

November

December

Implementatie begroten, prognosticeren en beheer reserves

Integraties van en naar de begrotingsmodule worden meegenomen

Herconfigureren van berekening voor indexeren

Uitbreiden van flexibiliteit in filteren en laden

Test & release

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

3. Beheer reserves en voorzieningen

Uitkomst onderzoek proces – beheer reserves en voorzieningen Analyse Gebruikte bronnen • Lijst van eisen / openstaande tickets / procesbeschrijving / FOD / train-thetrainer • 2 interviewsessies Fit-gap analyse van de huidige oplossing

Laag

Hoog

20%

Overige observaties • Diepgaande afhankelijkheid met het algemene proces van beheren/muteren van de begroting • Beperkt gebruik van de oplossing momenteel omwille van beschreven hoofd problematiek Risico’s en gevolgen voor P&C cyclus • Risico op doorlooptijd omdat eindgebruikers terug grijpen naar Excel • Risico op datakwaliteit en betrouwbaarheid omdat eindgebruikers teruggrijpen naar Excel

Hoewel de eisen in de basis aanwezig zijn in het systeem, zien we een lage fitscore omwille van de problematiek die het gebruik van het systeem verhinderen Hoofdproblematiek • Workflowbeperking: de workflow is niet diepgaand genoeg en omvat te weinig stappen • Beperking in data analyse: er is geen controle op negatieve reserves wat handmatig controles noodzakelijk maakt • Beperking overzicht: er is geen totaal overzicht op de stand van reserves en voorzieningen (wordt in Excel gedaan) met begin-, mutatie-, eindstand, tevens is er ook geen verloopstaat

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – beheer reserves en voorzieningen Conclusie

Bevindingen Belangrijkste bevindingen (combinatie eisen en problematiek) • De huidige S4 workflow (één laag, afkeuren is opnieuw beginnen) voldoen niet aan de gemeentelijke eisen Potentiële fit-score van de gevalideerde eisen met S/4HANA Laag

Hoog

60%*

Wat er wel aanwezig is, zijn verfijnde rapportage mogelijkheden met inzicht op de standen & impact (realisatie/P&C producten) en diepgaandere workflows

Wat er niet aanwezig is (zonder verregaande customization), zijn verbeterde bulk-upload functionaliteiten, intuïtieve schermen met omschrijvingen i.p.v. codes, eenvoudige audit over alle stappen en toekomstbestendigheid (flexibiliteit)

Potentiële fit-score van de gevalideerde eisen met SAC Hoog

Laag

90%

Wat er dan wel in zit is zijn flexibele invoerschermen met omschrijvingen, filter en validatieregels, topdown/bottom-up aanpassingen, parallel/functie gebasseerd workflows, en naadloze koppeling met begroting en futureproof (eenvoudig aan te passen)

Wat er dan niet in zit (zonder verregaande customization) is direct boeken in S/4

Bij deze optie zal er een licentieherziening uitgevoerd moeten worden, de stappen staan op slide 19

Voorkeursinrichting advies Omwille van de afhankelijkheid met het begrotingsproces adviseren wij het beheer van reserves en voorzieningen in hetzelfde systeem in te richten. Dit laat toe om beide processen op een snelle intuïtieve manier te connecteren. Zowel S/4HANA als SAC zijn in staat om de eisen van dit proces op te vangen, al biedt SAC meer mogelijkheden naar rapportage en analyse. Algemene conclusie 1. Proces is mogelijk in huidig systeem, mits herconfiguratie 2. Binnen het SAP-ecosysteem, mogelijk in een andere oplossing 3. Nood aan alternatieve oplossing buiten het SAP-ecosysteem Mogelijke vervolgstappen om tot een werkbaar proces te komen: Vervolgstappen zijn afhankelijk van het gekozen systeem voor begroten Ons advies: SAC biedt gebruiksvriendelijkere invoerschermen met meerlaagse, functiegebonden workflows, automatische saldo-controles en een realtime verloopstaat; alle mutaties zijn direct inzichtelijk, voorzien van commentaar en audit-trail. Indien het begrotingsproces ook overgezet wordt naar SAC dan kan het naadloos aansluiten en daarmee verdwijnen de Exceloverzichten, handmatige saldobewaking en het risico op negatieve reserves Het alternatief is om door te gaan met S/4HANA in combinatie met herconfiguratie, maar dit blijft beperkt wat betreft de workflow mogelijkheden (zonder maatwerk).

Daarnaast ontbreken preventieve controles en is maatwerk nodig voor een geïntegreerde verloopstaat. Hierdoor blijven afhankelijkheid van Excel, een hogere foutkans en beperkte transparantie structurele aandachtspunten binnen de FPtV processen.

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – beheer reserves en voorzieningen Analyse Vervolgstappen Verbeterstrategie Quick-win versus projecttraject: kijkend naar dit deelproces, dan adviseren wij een projecttraject waarin de problematiek aangepakt kan worden. Aanbevolen is om dit mee te nemen als component van de begrotingsmutatie en prognose project, waarin het die logica volgt in SAC (met wat specifieke stromingslogica, zoals bijvoorbeeld de negatieve check) Doelstelling: een toekomstbestendige en gebruiksvriendelijke SAC-oplossing realiseren met volledige workflow, saldo-bewaking en real-time inzichten Benodigde inzet en rolverdeling Systeem configurator: end-to-end projectleider, vertaalt eisen naar functioneel ontwerp, bouwt en configureert het model en de inrichting Gemeente Amsterdam: treedt op als product-owner, 4-6 kerngebruikers op voor validatie in de ontwerpworkshops, testscenario uitvoering, definitieve acceptatie van de oplossing en een stuurgroep voor scope-wijziggingen

Oktober

Functioneel Ontwerp

Systeem configurator

• Configuratie SAC model, workflow tracker en rapportages • Autorisatiematrix en roltoewijzing • Inrichten proces write-back S4 • Gebruikerstraining en ketentesten • Go-live en hypercare

Gemeente Amsterdam

• Functioneel en technisch ontwerpdocument • Geconfigureerd SACbegrotingsmodel inclusief workflow en dashboards

December

Implementatie

Januari Test & release

Prognosticeren Beheer reserves

Februari

Maart

April

Go-Live begroten, prognosticeren en beheer reserves P&C rapportage

Test & release Herontwerp MIP

Indexeren & Ext.

• Test- en trainingsmateriaal en testrapportages • Go-live cutover runbook en hypercase verslag

Succesfactoren: betrokkenheid en inbreng kerngebruikers, logica voor saldocontrole en verloopstaat aanwezig en grondige testen met gerichte training

November

Beheren & muteren begroting

• Validatie eisen en blueprint (bijvoorbeeld overzicht stand van reserves en voorzieningen ) • Functioneel en technisch ontwerp • Modelleren (functie gebonden) workflow Op te leveren

Implementatietijdlijn

September

Implementatieplan Activiteiten

Herwerken MIP

Test & release

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

4.1 Doelenboom

Uitkomst onderzoek proces – doelenboom Analyse

Conclusie

Gebruikte bronnen • Lijst van eisen / openstaande tickets / procesbeschrijving / FOD / train-thetrainer • 2 interviewsessies Fit-gap analyse van de huidige oplossing

Laag

Algemene conclusie Op basis van de eisen en problematiek concluderen we dat de oplossing in staat is om te kunnen voldoen aan de gestelde eisen.

Mogelijke vervolgstappen om tot een werkbaar proces te komen: Geen vervolgacties aanbevolen

Hoog

90%

Hoofdproblematiek • Doelenboom werkt naar behoren Risico’s en gevolgen voor P&C cyclus • Geen risico

Bevindingen Belangrijkste bevindingen (combinatie eisen en problematiek) • De oplossing is momenteel inzetbaar in SAC Potentiële fit-score van de gevalideerde eisen met SAP DM

Laag

Hoog

90%

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

4.2 & 4.3 Opstellen Rapportages

Uitkomst onderzoek proces – opstellen rapportage Analyse Gebruikte bronnen • Lijst van eisen / Openstaande tickets / Procesbeschrijving / FOD / Train-thetrainer • 2 interviewsessies Fit-gap analyse van de huidige oplossing

Laag

Hoog

20%

Hoofdproblematiek • Data-import uit S/4 en SAC is handmatig: grote Excel-tabellen moeten worden omgevormd en batch-gewijs ingeladen (door laadlimiet)

Overige observaties • Wanneer de data op het juiste detail in het systeem zit, lijkt de output naar behoren te werken • Kleine technische uitdagingen in dynamische koppelingen en sjablonen die niet automatisch gevuld worden • Er is een load-limiet in DM die in de toekomst als bottleneck gezien wordt • Trainingen waren voor sommige groepen onvoldoende (groep die later aanhaakte (30 uur), eerste groep had 1/2 maanden training)

Risico’s en gevolgen voor P&C cyclus • Risico op datakwaliteit en doorlooptijd omwille van extensief kopieer-enplak methode van offline naar online • Risico op werkdruk, klein KR&C-team besteedt disproportioneel veel tijd aan data-omvorming en controles in plaats van analyse en sturing

• Handmatig proces om data van S4 naar DM over te brengen door middel van omvorming tabellen • Ontbreken flexibele filter en bewerkopties: mutaties kunnen niet online worden aangepast, maar buiten het systeem om dan opnieuw in te laden • Dynamische koppelingen (tabellen tekstblokken) verversen niet betrouwbaar; sjablonen vullen zich niet automatisch

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – opstellen rapportage Bevindingen

Conclusie

Belangrijkste bevindingen (combinatie eisen en problematiek) • De oplossing is momenteel inzetbaar in DM zodra de informatie beschikbaar is, maar de uitdaging zit hem in de data er correct inkrijgen • Er is een nood aan een geautomatiseerd proces voor Opstellen rapportage in DM

Voorkeursinrichting advies Omwille van de volgende redenen adviseren wij om het proces van rapportage in DM te modeleren: • Data-integratiemogelijkheden uit SAC en S/4HANA • Mogelijkheid om met vaste sjablonen te werken

Potentiële fit-score van de gevalideerde eisen met DM Laag

Hoog

90%

Wat er wel aanwezig is, zijn het opstellen, structureren en versiebeheer van de P&Choofddocumenten, vastleggen van taken en rechten per tekst/tabelblok en dynamische koppeling naar de financiële tabellen nadat de data is ingeladen via een native integratie data flow van SAC en S4HANA naar SAP DM

Wat er niet aanwezig is (zonder verregaande customization) betreft het filteren, wijzigen of verwijderen van mutatieregels binnen de applicatie, evenals het verhogen van de bulklimiet bij handmatig inladen in DM. Beide aspecten zouden echter opgelost kunnen worden door middel van een native integratie

Mogelijke vervolgstappen om tot een werkbaar proces te komen: Disclosure management blijft het aangewezen platform de P&C producten, maar rendeert wanneer datatoevoer wordt geautomatiseerd en daardoor de noodzaak voor nabewerking ook geminimaliseerd wordt. Door een directe import uit S4 en SAD, en het reviseren van de bestaande rapportages om ze dynamisch te maken, wordt de doorlooptijd verkort en de effort drastisch minder Alternatief: De rapportages geheel buiten DM op te bouwen maar dat vraagt een nieuw ontwerp, training en governance en levert potentieel fragmentatie op tussen formele boekwerkopmaak en financiële brondata. Een tweede is proberen middels Excel macro’s en formules de overdracht van data te vergemakkelijken Automatisering binnen DM kent daardoor de voorkeur en levert met relatief beperkte ingrepen de grootste winst in tijd, datakwaliteit en transparantie

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – Opstellen rapportage Analyse Vervolgstappen Verbeterstrategie Quick-win versus projecttraject: Kijkend naar deze stroming dan raden wij een pragmatische aanpak, ofwel als deel van het bredere SAC project, ofwel als alleenstaand pragmatisch component. Het opstellen van de integraties en dynamisch maken van de rapportages in elk geval, maar indien het bredere SAC project start dan dit aan het einde daarvan voor het nieuwe datamodel Doelstelling: Automatiseren van proces en verminderen foutgevoelig Benodigde inzet en rolverdeling Systeem configurator: Ontwerp en bouwen geautomatiseerde ETL-route vanuit S4 en SAC, DMsjablonen aanpassen en dynamische koppeling creëeren Gemeente Amsterdam: Lever bronsysteemkennis en kerngebruikers aan voor datamapping, valideert nieuwe sjablonen en importruns tijdens acceptatie test

Test & release

Systeem configurator

Gemeente Amsterdam

• Ontwerpdocument ETL (Technisch en Functioneel ontwerp) • Werkende importjobs en mappings • Geactualiseerde DM sjablonen met autoverversing

• Aanpassen DM sjablonen en toevoegen dynamische koppeling • Integraal testen, GAT en livezetten • Opt: aanpassen nieuwe data model indien SAC project start • Test- en gebruiksacceptatie testen rapportgage, trainingsmateriaal • Go-live runbook en cutover planning

Succesfactoren: betrokkenheid en inbreng kerngebruikers, tijdige training en hands-on support om adoptie te borgen

Februari

Maart

April

Go-Live begroten, prognosticeren en beheer reserves Funct. Ontwerp

• Valideren rapportage-eisen en opstellen ETL-ontwerp • Bouwen en plannen importjobs incl mapping Op te leveren

Implementatietijdlijn

Januari

Implementatieplan Activiteiten

Integratie voor P&C rapportage

Test & release

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

5.1 Activabeheer

Uitkomst onderzoek proces – activabeheer Analyse Gebruikte bronnen • Lijst van eisen / Openstaande tickets / Procesbeschrijving / FOD / Train-thetrainer • 2 interviewsessies Fit-gap analyse van de huidige oplossing

Laag

Hoog

Overige observaties • De berekening lijkt alleen te kijken naar de oorspronkelijke aanschafwaarde en negeert bij-en afboekingen • Op dit moment is Excel nodig om de rentelast handmatig te boeken en kapitaallasten te berekenen • Diverse migratieknelpunten verhinderen aansluiting met de balans • Autorisatie uitdaging waarbij project en FA medewerkers activakaarten kunnen muteren of de-blokkeren en/of niet bij de rapportage queries kunnen • Gebruikers missen bulk-upload of massa-mutaties (gaat nu kaart voor kaart) • Testomgeving niet synchroon met productie

60%

Hoofdproblematiek • Calculaties van kapitaallasten (rente en afschrijving) onjuist • Niet alle zaken kunnen ingelezen worden in het systeem (afschrijvingslast en rentelast)

Risico’s en gevolgen voor P&C cyclus • Risico op datakwaliteit indien berekeningen niet geautomatiseerd en correct verlopen • Mogelijke vertragingen in de P&C cyclus door onvolledige data-integratie • Risico op transparantie: incomplete activakaarten en manuele correcties verstoren de audit-trail; accountant kan aansluiting niet verifiëren

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – activabeheer Conclusie

Bevindingen Belangrijkste bevindingen (combinatie eisen en problematiek) • De standaardfunctionaliteit voor kapitaallasten in S/4 voldoet niet aan de gemeentelijke rekenregels: rente- en afschrijvingslasten worden foutief berekend, waardoor exploitatie- en balanscijfers structureel afwijken • Migratie problematiek leidt tot balansverschillen die handmatig moeten worden gecorrigeerd

Potentiële fit-score van de gevalideerde eisen met S/4HANA Laag

Hoog

90%

Wat er dan wel in zit is correcte kapitaallastenberekening (rente + afschrijving) en een compleet activa beheerproces

Er zijn vooralsnog geen eisen die niet verwerkt kunnen worden

Voorkeursinrichting advies Omwille van de volgende redenen verwachten wij om het proces van Activabeheer in S/4HANA • Standaardfunctionaliteiten voor beheer en kapitaallastenberekening • Integratie met andere processen (boekhouding, aankoop …) • Activabeheer wordt idealiter uitgevoerd binnen een ERP-systeem. Algemene conclusie 1. Proces is mogelijk in huidig systeem, mits herconfiguratie 2. Binnen het SAP-ecosysteem, mogelijk in een andere oplossing 3. Nood aan alternatieve oplossing buiten het SAP-ecosysteem Op basis van de eisen en problematiek concluderen we dat de oplossing in staat is om de eisen op te vangen Mogelijke vervolgstappen om tot een werkbaar proces te komen: Gedetailleerde review van de activamodule in S4 met focus op de berekeningsproblematiek. Simuleer de berekening in Excel met echte data, scherp de logica vervolgens aan in S4 en test deze vervolgens grondig door

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – activabeheer Analyse Vervolgstappen Verbeterstrategie Quick-win versus projecttraject: Kijkend naar deze stroming dan raden wij een pragmatische aanpak aan door kleine ingrepen te prioritiseren, één-voor-één aan te pakken en dan te promoveren naar productie

Implementatieplan Activiteiten • Detailontwerp rente- en afschrijvingslogica • Configuratie (formule-aanpassing) • Datacorrectie bestaande kaarten

Doelstelling: Volledig functionerend activabeheer waarbij de juiste berekeningen automatisch worden uitgevoerd in S4HANA

• Autorisatie-herinrichting • Ontwikkelen controle- en balansrapporten • Gebruikerstraining en cutover

Op te leveren Benodigde inzet en rolverdeling Systeem configurator: Verantwoordelijk voor het traject, ontwerpt en configureert de verbeterde logica, richt controle rapportages in en migreert bestaande kaarten Gemeente Amsterdam: Product-owner, levert accountants en functioneel beheer om rekenregels en rapportwensen te specificeren, data clean up, gebruikersacceptatietesten en promotie tot productie

• Functioneel en technische ontwerpdocument • Geconfigureerde omgeving met correctie berekening Systeem configurator

Gemeente Amsterdam

• Schoon activabestand en migratiescript • Aangepaste autorisatiematrix en rollen • Test en trainingsmateriaal • Go-live runbook en hypercare

Succesfactoren: Voorbereide rente en afschrijfformule en volledige correcte data en autorisatie bestanden

Implementatietijdlijn

September

Detailontwerp renteen afschrijvingslogica

Oktober

• • •

Rechtzetten oplossing: Configuratie formule Autorisatie-herinrichting Ontwikkelen controlerapporten

November

Test & release

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

5.2 Beheren MIP

Uitkomst onderzoek proces – meerjaren investeringsplan (MIP) Analyse Gebruikte bronnen • Lijst van eisen / Openstaande tickets / Procesbeschrijving / FOD / Train-thetrainer • 2 interviewsessies

Overige observaties • Geen duidelijk, werkend beheerproces • Bezorgdheden rond datakwaliteit voor beheersing van investeringsprojecten • Kapitaallastenraming kan niet automatisch worden uitgevoerd, berekening in Excel en handmatig verwerkt in mutatie

Fit-gap analyse van de huidige oplossing

Risico’s en gevolgen voor P&C cyclus • Risico op compliance: onbeveiligde ‘back-door’ ondermijnt scheiding van functies en controle op stamdata • Risico op datakwaliteit en betrouwbaarheid omdat eindgebruikers teruggrijpen naar Excel voor de kapitaallastenraming

Laag

Hoog

60%

Hoofdproblematiek • Beveiligingsprobleem met betrekking tot de rollen die toegang hebben tot het model (in de volksmond “SAC back-door” genoemd”) • Jaarcyclusbeheer ontbreekt waardoor je niet vroeg genoeg kan starten met mutaties • Workflow is niet optimaal voor het proces • Handmatig proces van kapitaallastenraming en geen bulk mogelijkheid

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – meerjaren investeringsplan (MIP) Conclusie

Bevindingen Belangrijkste bevindingen (combinatie eisen en problematiek) • De oplossing is momenteel inzetbaar in SAC, maar onwerkbaar zonder oplossing van het autorisatie probleem en de ontbrekende cyclusfunctionaliteit • Er is een nood aan een volledig en flexibel proces voor MIP Potentiële fit-score van de gevalideerde eisen met SAC Laag

Hoog

80%*

Wat er wel aanwezig is, zijn een beveiligde, functie-gebaseerde workflow (zonder back-door) met jaarcyclusbeheer vanaf oktober T-1, bulk-upload van mutaties, automatische plafond- en kapitaallastencontroles, realtime dashboards per directie/domein en een volledige audit-trail

Er zijn vooralsnog geen eisen die niet verwerkt kunnen worden Voor de oplossingsrichtingen m.b.t. de back-door problematiek zie slide 42

Voorkeursinrichting advies Omwille van de volgende redenen verwachten het MIP proces in een planningstool (SAC): • Visuele dashboard met inputmogelijkheden • Data-integratie • Workflow functionaliteiten • Flexibiliteit in beheren van het proces • Toevoegen van additionele functionaliteiten in de toekomst Algemene conclusie 1. Proces is mogelijk in huidig systeem, mits herconfiguratie 2. Binnen het SAP-ecosysteem, mogelijk in een andere oplossing 3. Nood aan alternatieve oplossing buiten het SAP-ecosysteem Op basis van de eisen en problematiek concluderen we dat de oplossing in staat is om te voldoen aan de gestelde eisen. Mogelijke vervolgstappen om tot een werkbaar proces te komen: Door de voorgestelde workaround voor de backdoor problematiek en het jaarcyclusbeheer toe te voegen kan SAC bijna alle eisen afdekken: planners werken dan via een beveiligde, functie-gebaseerde workflow, mutaties kunnen vanaf oktober T-1 worden ingevoerd én goedgekeurd, kapitaallasten en plafonds worden automatisch berekend en alle wijzigingen zijn realtime zichtbaar in dashboards Van invloed is of de mutaties uiteindelijk landen in S4 (nu het geval), van is er een fit van 80% door de handmatige acties deze terug te laden. Mocht het mutatiemechanisme naar SAC gaan dan kan dit naar 90% gaan.

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Uitkomst onderzoek proces – meerjaren investeringsplan (MIP) Analyse Vervolgstappen Verbeterstrategie Quick-win versus projecttraject: Kijkend naar deze stroming dan raden wij een pragmatische aanpak, ofwel als deel van het bredere SAC project, ofwel als alleenstaand pragmatisch component. Deze component bestaat uit het deels herontwerpen en bouwen van de MIP-functionaliteiten om tegemoet te komen aan het beveiligingsprobleem van de stamdata (vermeld als optie 1 in slide 42) In afwachting van een finale oplossing kan een tijdelijke workaround ingevoerd worden (vermeld als optie 2 op slide 42) Doelstelling: Robuuste, toekomst bestendigde MIP-module realiseren die volledig integreert met begroting, projecten en kapitaallasten Benodigde inzet en rolverdeling Systeem configurator: Voert deels redesign uit, ontwerp en configureert het aangepaste model, integreert en begeleidt tests en hypercare Gemeente Amsterdam: Treedt op als product-owner, levert input ontwerpworkshops, valideert nieuwe model in sprintreviews, voert gebruikersacceptatietesten uit en promoveert naar productie

Systeem configurator

Gemeente Amsterdam

Implementatieplan Activiteiten • Functioneel en technisch herontwerp • Modelleren attributen naar transactionele data

• Revisie SAC model en aanpassing bestaande configuratie • Gebruikerstraining en ketentesten • Go-live en hypercare

Op te leveren • Functioneel en technisch ontwerpdocument • Geconfigureerd SAC-MIP model inclusief workflow en dashboards

• Test- en trainingsmateriaal en testrapportages • Go-live cutover runbook en hypercase verslag

Succesfactoren: Strikt rol gebaseerd autorisatiemodel goed getest in ketentest, realistische data aangeleverd en kerngebruikers volledig getrained

Implementatietijdlijn

September Functioneel Ontwerp

Oktober

November Implementatie

Beheren & muteren begroting Invoeren workaround* * Optioneel

December

Januari Test & release

Prognosticeren Beheer reserves

Februari

Maart

April

Go-Live begroten, prognosticeren en beheer reserves P&C rapportage

Test & release Herontwerp MIP

Herwerken MIP

Test & release

Gemeente Amsterdam – Eindrapportage FPtV

Autorisatie oplossing voor data model

Er bestaan 3 oplossingen, elk met hun eigen mogelijkheden en beperkingen *Voorkeursoptie

Optie

Optie 1: Gebruiken van transactionele data in plaats van master data

Optie 2: Link naar SAC story in presenter mode vanuit Fiori tiles

Optie 3: Bouwen van master data maintenance applicatie in BTP

• In plaats van het gebruiken van attributen wordt de kritische masterdata (bvb status) als een dimensie in het model beheerd » *Beste optie voor alle nieuwe processen die in SAC gebouwd zullen worden (beheer begroting, reserves)

• Toegang naar SAC homepage wordt vervangen door specifieke links naar de relevante SAC stories. Indien deze geflagd worden om altijd in ‘presenter’ mode te openen kunnen gebruikers minder makkelijk aan de back end

• Specifieke oplossing in BTP voor aanmaken van master data

Pro’s

• Robuuste oplossing • Mogelijkheid tot audit op data changes • Flexibel in opzet

• Low effort, wat het een interessante tijdelijke workaround maakt voor MIP

• Robuuste en flexible oplossing

Cons

• Meer dimensies in model wat leidt tot meer onderhoud • Voor MIP betekent dit gedeeltelijke heropbouw van de oplossing

• Minder robuust • Beperkter gebruik van standard planningsmogelijkheden

• Zeer hoge effort • Heropbouw huidige oplossing nodig • Specifieke skill set nodig voor bouw en onderhoud

Omschrijving

Realisatie & Besluitvorming

De integrale tijdlijn voor Financieel Plan tot uitvoering en Verantwoording September

Oktober

November

Functioneel Ontwerp

December

Implementatie Beheren & muteren begroting

#1 – Project traject

Januari

Februari

Test & release

Prognosticeren

Maart

Go-Live begroten, prognosticeren en beheer reserves P&C rapportage

Beheer reserves

Test & release

Herontwerp MIP Index. & Ext.

#2 – Quick-win

Diagnose

Rechtzetten oplossing

April

Herwerken MIP

Test & release

Activabeheer

In het uitvoeren van een dergelijk traject heeft de gemeente nood aan een transformatie partner, die ondersteuning en advies biedt in alle fases van het traject Implementatie partner

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/17075713/1