Bijlage 3 Gateway Review Rapport Amsterdam.pdf

Gateway Review™ Gateway Reviewrapport Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten

De knip ligt ergens anders

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Colofon Gateway Review Classificatie

Health Check Organisatie Vertrouwelijk

Titel Kenmerk Opleverdatum rapport

Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten 2023-GM-039 26 januari 2024

Bijlage(n)

A. Doelen Gateway Review Health Check B. Geraadpleegde documenten C. Geïnterviewden

Opdrachtgever SRO

Gemeente Amsterdam Thea de Vries

Datum/Periode review

22 t/m 26 januari 2024

Datum Versie Status

29 januari 2024 1.0 Definitief

Informatie

Bureau Gateway Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Postbus 20011 | 2500 EA | Den Haag T: 06 50738585 M: postbusgateway@minbzk.nl W: www.gatewayreview.nl

Bureau Gateway is door de Britse overheid geaccrediteerd voor het gebruik van de Gateway Review™ methodiek en licentiehouder van de methodiek in Nederland. De naam Gateway Review is een geregistreerd woord- en beeldmerk, gedeponeerd bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE).

2023-GM-039

Bladzijde 2 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Context Gemeente Amsterdam kent naast voortdurende interventies en maatregelen in de Openbare Ruimte ook een structurele lange termijn opgave als het gaat om de inzet van de schaarse openbare ruimte en de gevolgen van groei en verdichting van de Stad voor de mobiliteit en de plaats die deze inneemt in de Openbare Ruimte. Hiervoor is recent een koersdocument opgesteld met de titel “Amsterdam maakt Ruimte”. Min of meer dagelijks vindt afstemming plaats over de maatregelen die genomen moeten worden om de impact van werkzaamheden in de openbare ruimte te beperken. Dit overleg vindt plaats tussen de diverse projecten, en in het kader van de vergunningverlening WIOR onder verantwoordelijkheid van de Stadsregisseur. Hierbij komen recentelijk de verkeersmaatregelen die genomen worden om de belasting door autoverkeer te verminderen. Een voorbeeld hiervan is de inzet van een omvangrijke proef om de mobiliteits- en leefbaarheidsgevolgen van verkeersingrepen te testen, zoals afgelopen zomer op de Weesperstraat. Hierdoor is het noodzakelijk om afwegingen en gevolgen niet alleen op projectniveau met de betrokken stakeholders te bespreken, maar ook op tactisch en strategisch niveau.

In de uitvoering en evaluatie van deze proef is gebleken dat ondanks herhaalde intensieve gesprekken en communicatie niet voldoende en op de juiste beslissingsniveaus is gesproken over de gevolgen voor Nood- en Hulpdiensten. Zowel gemeente als Nood- en hulpdiensten hebben de wens uitgesproken dit anders en beter te willen doen. De stadsregisseur en de directeur Verkeer & Openbare Ruimte hebben daarom samen met de Nood- en Hulpdiensten een aantal verbetermaatregelen afgesproken. Gemeenteraad en bestuur hebben de wens geuit de verbetermaatregelen extern te laten valideren. Zie hiervoor de door de gemeenteraad aangenomen motie op 9 november jl.: Verzoekt het college van burgemeester en wethouders - De in de evaluatie voorgestelde verbeteringen in de samenwerking tussen gemeente en nooden hulpdiensten extern te laten onderzoeken; - De nood en hulpdiensten te vragen aan dit externe onderzoek mee te werken en de door hen opgestelde gezamenlijke aanbevelingen hierin te betrekken; - De uitkomsten van dit onderzoek aan de Raad aan te bieden. Doelstelling verbetermaatregelen: ingrijpen in de Openbare Ruimte en Mobiliteit gaat niet zonder een afweging van -soms strijdige- belangen. Het belang van de inzet van Nood en Hulpdiensten neemt hierin een bijzondere plaats in.

Gebleken is dat met name op het tactische en strategische niveau de inbreng van deze partijen, de betrokkenheid en het expliciteren van door hen geziene risico’s beter moet worden geborgd en bij contraire inzichten op het juiste besluitvormingsniveau de afweging moet worden gemaakt. Hiertoe dienen processen, functies en escalaties bij partijen te worden versterkt of ingericht. (Hiertoe dient men elkaar te informeren over projecten en beleidsvoornemens, daarover gezamenlijk af te stemmen en waar nodig te escaleren.) Ook is gebleken dat de afstemming per project onvoldoende rekening houdt met het integrale effect op de stad als geheel.

2023-GM-039

Bladzijde 3 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Vraagstelling Naar aanleiding van de motie is door de ambtelijke top besloten het gevraagde externe onderzoek uit te laten voeren in de vorm van een Gateway Review. Bij de gemeente Amsterdam vervult de Stedelijk directeur Thea de Vries de rol van Senior Responsible Owner (SRO). In die hoedanigheid vraagt zij een Gateway Review aan (type Health Check). Naar aanleiding van de pilot Weesperstraat hebben de nood-en hulpdiensten aanbevelingen opgeschreven om het gezamenlijke proces te verbeteren en aan de gemeente aangeboden. Deze zijn omarmd door de gemeente en samen met de NHD zijn vervolgens maatregelen opgesteld en afgesproken om tot een betere afstemming en communicatie te komen op het vlak van interventies in de Openbare Ruimte. De partijen zijn de Gemeentelijke organisatie en de Nood- en Hulpdiensten. Deze maatregelen werden in december ‘23/begin januari ’24 verder uitgewerkt en verwerkt in een Gezamenlijk verbeterplan voor de afstemming en samenwerking Nood- en hulpdiensten en de gemeente Amsterdam. De SRO heeft de volgende vraagstelling meegegeven aan Bureau Gateway. In hoeverre zijn de voorgenomen verbetermaatregelen (uit het Gezamenlijk verbeterplan) tussen gemeente en nood-en hulpdiensten op het gebied van afstemming en samenwerking de juiste en voldoende, waardoor toekomstige bereikbaarheidsvraagstukken op het bij het vraagstuk passende organisatieniveau geborgd zijn.

Hierbij te betrekken de volgende sub-vragen: • In hoeverre voldoen de verbetermaatregelen aan de gemeenschappelijke doelstellingen, waaronder de aanbevelingen Nood- en Hulpdiensten naar aanleiding van de in de zomer 2023 uitgevoerde proef afsluiting Weesperstraat? • In hoeverre zijn de partijen, gezien de eigen verantwoordelijkheid van de partijen, in staat (te komen/te blijven) tot een goede borging en beheersing van de maatregelen? • In hoeverre zijn de maatregelen op de juiste niveaus en adequaat ingeregeld (op papier)? Kort na de reviewweek en oplevering van dit advies heeft de SRO een dialoogtafel gepland, waarbij de belangrijkste spelers van de partijen het advies bespreken (“eigen maken”); opdat de uitvoering van de opgenomen aanbevelingen beter geborgd is. Bij het beantwoorden van de vraagstelling is het ‘Wiel van verbinding’ gebruikt: gegeven de context waarbinnen het geheel zich afspeelt, zal gekeken worden naar aspecten zoals de opgave, eigenaarschap, ontwerp, samenwerking, instrumenten en methoden, en de benodigde facilitering. Leeswijzer In de volgende paragraaf wordt de eindconclusie door het Gateway Reviewteam gegeven in de vorm van een advies over de status. De toegekende statuskleur wordt hierin nader toegelicht. Aansluitend worden de aanbevelingen die bedoeld zijn om de slaagkans te vergroten weergegeven. Per aanbeveling wordt de urgentie aangegeven.

In de laatste paragraaf worden de belangrijkste bevindingen uit de Gateway Review beschreven. Deze dienen voor beeldvorming en tevens als

2023-GM-039

Bladzijde 4 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

onderbouwing voor de aanbevelingen. Het rapport wordt afgesloten met een tweetal bijlagen, namelijk: Bijlage A geeft een volledige opsomming van de doeleinden van een Gateway Review Health Check. Bijlage B bevat de lijst van documenten die voor de Gateway Review zijn bestudeerd. Dankwoord Het Gateway Reviewteam stelt met waardering vast dat alle betrokkenen die het deze dagen gesproken heeft, intrinsiek hetzelfde willen. Alle partijen willen dat NHD hun essentiële werk zo goed mogelijk kunnen blijven doen in de dynamische omgeving van Amsterdam. Tegelijkertijd realiseert eenieder zich dat beleidsmaatregelen en onderhoud van de stad onvermijdelijk zijn en dat de bereikbaarheid daardoor kan veranderen. Voor deze mooie maar lastige opgave willen alle partijen samenwerken om het beste resultaat te bereiken dat recht doet aan alle belangen. Het Reviewteam is allen dankbaar voor de tijd en inzet en wenst iedereen succes met hun gezamenlijke uitdaging.

2023-GM-039

Bladzijde 5 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Advies status Status:

Het reviewteam is, op basis van de bevindingen in de Gateway Review Health Check van mening dat de voorgenomen verbetermaatregelen uit het Verbeterplan tussen gemeente en nood-en hulpdiensten (hierna NHD) op het gebied van afstemming en samenwerking nog niet de juiste zijn. Het reviewteam kiest voor de kleur oranje omdat de balans tussen het doel en de daarvoor ingezette middelen nog niet optimaal is. Hieronder wordt dat nader toegelicht. Het reviewteam heeft gesproken met mensen van de gemeente en van de NHD op operationeel, tactisch en tot en met het hoogste strategisch niveau. De individuele gesprekken zijn strikt vertrouwelijk. Dat is de kracht van het Gateway instrument. Uit de gesprekken kwam een heel duidelijk beeld naar voren van een grote bereidheid aan alle kanten om in goede samenwerking tot een oplossing te komen voor de problemen die zichtbaar werden bij de Knip Weesperstraat. Door de ervaringen met de Knip is de rol van de NHD veel scherper op het netvlies van de politiek en beleidsmakers gekomen en voelen de NHD zich als meer gesprekspartner erkend. Dat wordt als positief ervaren. De NHD waarderen de serieuze benadering door de gemeente (inclusief de wijze waarop zij nu gehoord zijn in deze Gateway Review) omdat hiermee een aantal zaken in structurele zin opgelost kan worden.

De hoofdpunten van het voorliggende verbeterplan hebben de instemming van alle betrokkenen, maar wel met een waarschuwing vanuit de NHD dat het verbeterplan in zijn huidige opzet mogelijk heel veel capaciteit gaat vragen die er aan hun zijde (nog) niet is. Daar wordt ook de vraag bij gesteld of dat in de voorgestelde omvang op alle niveaus ook nodig is. Hiermee wordt in het verbeterplan zelf al op een van de drie sub-vragen aan het Reviewteam een negatief antwoord gegeven. De probleemanalyse en het verbeterplan zijn vooral gericht op de relatie en samenwerking tussen de gemeente en de NHD, de horizontale afstemmingslijnen. Het reviewteam is echter van mening dat vooral ook winst te behalen is met het verbeteren van de relatie en het samenspel tussen uitvoering en beleid, in álle betrokken organisaties, dat wil zeggen de verticale afstemmingslijnen, zowel bij de NHD als ook binnen de gemeente. Dat vraagt om in de aanpak de focus te verleggen. Vandaar de ondertitel: 'de knip ligt ergens anders': niet tussen de gemeente en de NHD, maar tussen operatie en strategie. Het is belangrijk om te constateren dat in Amsterdam voortdurend ingrepen worden gedaan in de openbare ruimte die het verkeer en de bereikbaarheid beïnvloeden. Als het gaat om technische werkzaamheden zijn daar processen en overleg voor ingericht en worden problemen die zich voordoen in samenwerking opgelost.

Dat geldt ook voor evenementen. Wel wordt geconstateerd dat de druk(te) toeneemt en daarmee ook de zogenaamde stapeleffecten. Wat nu bij de Knip Weesperstraat is gebleken (en tijdens de gesprekken zijn daar andere beleidsmatige voorbeelden aan toegevoegd zoals het zogenaamde ‘palenplan’), is dat bij beleidsmatig gemotiveerde ingrepen proces, verantwoordelijkheden, overleg en samenwerking nog niet goed zijn ingeregeld. De aanbevelingen van de NHD en de vertaling in maatregelen 2023-GM-039

Bladzijde 6 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

voldoen wel in algemeen beschrijvende zin, maar juist de verdere uitwerking mist nog een vertaling naar de praktijk van de stad en de op uitvoering gerichte diensten. Het reviewteam adviseert – mede gelet op de beperkte beleids- en adviescapaciteit van de NHD het aantal voorgestelde overleggen voor hen juist niet uit te breiden en vooral beter gebruik te maken van wat er al is en dat goed inzichtelijk te maken met bijvoorbeeld een schema in plaats van veel tekst. Het gaat veel meer om een gedeeld eigenaarschap en respect voor de verschillen in organisatie en cultuur. Het voorstel om te komen tot een eenduidig toetsingskader kan bijdragen tot het verminderen van het aantal overleggen. In het verbeterplan ontbreken momenten van reflectie en evaluatie.

2023-GM-039

Bladzijde 7 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Bij de bepaling van de Advies-Status dienen de volgende definities gebruikt te worden.

Kleur GROEN

ORANJE GROEN

ORANJE

ORANJE ROOD

ROOD

2023-GM-039

Toelichting status GROEN De balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen wordt als optimaal ervaren. Er worden geen directe aanleidingen gezien om wijzigingen in de balans aan te brengen. ORANJEGROEN De balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen wordt als bijna optimaal ervaren. Door middel van geringe aanpassingen in de balans kan deze geoptimaliseerd worden. Dit betreft geen fundamentele aspecten. Een duidelijke prioritering van verbeterpunten kan wenselijk zijn om succesvol en planmatig te kunnen kunnen optimaliseren. ORANJE De balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen wordt als sub-optimaal ervaren. Door middel van aanpassingen in de balans kan deze geoptimaliseerd worden. Dit betreft geen fundamentele aspecten. Een duidelijke prioritering van verbeterpunten is noodzakelijk om succesvol en planmatig te kunnen optimaliseren. ORANJEROOD De balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen wordt als niet-optimaal ervaren. Door middel van ingrijpende aanpassingen in de balans kan deze geoptimaliseerd worden. Waarbij een beperkt aantal aanpassingen betrekking heeft op fundamentele aspecten en de resterende op minder fundamentele aspecten. Het verdient aanbeveling om in eerste instantie aandacht te besteden aan de fundamentele aspecten.

ROOD De balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen wordt als verre van optimaal ervaren. Door middel van zeer ingrijpende aanpassingen in de balans kan deze geoptimaliseerd worden. Waarbij deze aanpassingen betrekking hebben op fundamentele aspecten. Een duidelijke prioritering van verbeterpunten is noodzakelijk om succesvol en planmatig te kunnen optimaliseren.

Bladzijde 8 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Aanbevelingen Gateway Reviewteam Het Reviewteam doet de volgende aanbevelingen met bijbehorende urgentie volgens onderstaande definities. Aanbeveling

Urgentie

1. Besteed meer aandacht aan het klassieke afstemmingsprobleem tussen strategie en operatie binnen de organisaties in plaats van alle aandacht te richten op het samenwerkingsvraagstuk tussen gemeente en NHD.

Essentieel

2. Breng het aantal overleggen terug tot wat absoluut noodzakelijk is en zorg dat dat in een helder schema staat.

Essentieel

3. Leg meer de nadruk op gedeeld eigenaarschap en samen leren en minder op het (onder hoge druk) schrijven van stukken ter verantwoording.

Essentieel

4. Zorg voor een eenduidig kader dat daadwerkelijk gebruikt wordt bij beleidsvoorbereiding en uitvoering.

Essentieel

5. Besteed in het verbeterproces aandacht aan de relationele en culturele aspecten. Begrijp, respecteer en waardeer de verschillen.

Essentieel

6. Organiseer in het veranderproces momenten van evaluatie en reflectie.

Essentieel

Kleur aanbeveling

Toelichting

Kritiek Doe onmiddellijk

Om de kans op optimale balans tussen effectiviteit en doelmatigheid te vergroten, is het van het grootste belang dat onmiddellijk actie wordt ondernomen.

Essentieel Doe binnenkort

Om de kans op optimale balans tussen effectiviteit en doelmatigheid te vergroten, is het van belang dat binnenkort actie wordt ondernomen.

Aanbevolen

De organisatie kan haar voordeel doen met het opvolgen van deze aanbeveling voor een nog betere balans tussen effectiviteit en doelmatigheid.

2023-GM-039

Bladzijde 9 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Aanbevelingen Het Reviewteam heeft zich beperkt tot aanbevelingen die essentieel zijn. Het toevoegen van nice-tohave acties brengt het doel niet dichterbij. Aanbeveling 1: Besteed meer aandacht aan het klassieke afstemmingsprobleem tussen strategie en operatie binnen de organisaties in plaats van alle aandacht te richten op het samenwerkingsvraagstuk tussen gemeente en NHD. Essentieel De probleemanalyse en het verbeterplan zijn nu vooral gericht op de relatie tussen de gemeente en de NHD. Het reviewteam is van mening dat vooral ook winst te behalen is met het verbeteren van de relatie in de lijn tussen strategie en operatie binnen álle betrokken organisaties (lees: niet alleen NHD maar ook binnen de gemeente). Dat vraagt om in de aanpak het accent te verleggen. Uit de gesprekken heeft het reviewteam opgehaald, dat alle betrokkenen willen dat politieke en bestuurlijke richting effectief vertaald wordt in operationele gevolgen, maar ook dat bij de besluitvorming tijdig en reëel rekening gehouden wordt met de uitvoerbaarheid van maatregelen. Dat vergt niet alleen tijdig overleg tussen betrokken organisaties (gemeenten en NHD), maar ook een goede terugkoppeling binnen de eigen organisaties tussen het strategisch, tactische en operationeel niveau en visa versa.

Het accent moet minder liggen op extra horizontale afstemming maar meer op effectieve verticale afstemming en communicatie. De verantwoordelijkheid voor dat laatste ligt primair bij de top van de organisaties. Aanbeveling 2: Breng het aantal overleggen terug tot wat absoluut noodzakelijk is en zorg dat dat in een helder schema staat. Essentieel De maatregelen in het verbeterplan vragen veel overleg en zijn daarmee voor organisaties die uitvoering als kerntaak hebben, erg arbeidsintensief. Het signaal hierover vanuit de NHD is als opmerking in het plan verwerkt en gesprekspartners uit alle organisaties hebben daarover hun ‘zorg’ met ons gedeeld. Tegelijkertijd is de impliciete verwachting dat de NHD dit toch gaan oplossen. Het reviewteam heeft aan de gesprekken overgehouden dat de stapeling van overleggen waaraan mensen uit de uitvoering (tactisch en operationeel) moeten deelnemen, niet realistisch is en ook niet effectief. Dit vraagt efficiënter organiseren binnen de gemeente in plaats van méér inzet vragen van de NHD. Het reviewteam ziet vooral een kans op tactisch niveau, waar strategie en operatie aan elkaar verbonden kunnen worden.

Het advies is daarom: zorg dat er één overleg is waarin gevolgen van zowel “technisch” als “maatschappelijk” ingegeven ingrepen voor de bereikbaarheid besproken worden (op het niveau waarop nu het Mobiliteitsoverleg met een smallere opdracht is belegd). Benut dát overleg ook om vooruit te kijken, ook gebiedsgericht en om de stapeleffecten te monitoren en richt daar goed de bijbehorende mandaten, formele adviesmomenten en informatievoorziening voor in. In het plan zijn dit nu allemaal afzonderlijke algemene maatregelen. Als ook andere organisaties betrokken moeten worden, zoals vertegenwoordigers van de witte kolom, doe dat dan via hetzelfde overleg. Wees terughoudend met het teveel institutionaliseren van een directieoverleg, met een vaste hoge frequentie en omvangrijke voorbereiding en ondersteuning.

2023-GM-039

Bladzijde 10 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Maak een voor iedereen begrijpelijk schema van de verschillende overleggen, wie daaraan deelnemen (of elkaar vertegenwoordigen) en wat daar gebeurt. Maak ook gebruik van andere handige vormen van informatie-uitwisseling behalve de vergadering. Aanbeveling 3: Leg meer de nadruk op gedeeld eigenaarschap en samen leren en minder op het (onder hoge druk) schrijven van stukken ter verantwoording. Essentieel Het Reviewteam heeft de pilot Weesperstraat en het daaruit voortgekomen Verbeterplan als uitgangspunt gebruikt voor zijn gesprekken. De pilot heeft voor de meeste betrokkenen een waardevol signaal afgegeven om tot een verbetering van de organisatie en processen te komen. Een aantal verbeteringen heeft ook al (een eerste) vorm gekregen, zoals een betere afstemming van de contacten op strategisch niveau en het meer betrekken van de NHD aan de voorkant. Het Verbeterplan zelf is een gedetailleerde beschrijving geworden, die kennelijk onder grote druk moest worden opgesteld en door alle betrokken organisaties moest worden geaccordeerd. Dit zonder dat duidelijk is wat het aan capaciteit kost. Bovendien is voor meer op uitvoering gerichte organisaties het doorgronden van complexe beschrijvingen en vertalen naar de eigen organisatie en uitvoering lastig. Dit heeft nu geleid tot een voorbehoud van de NHD met betrekking tot de uitvoerbaarheid.

De ervaring met vele Gateway Reviews leert dat in planbeschrijvingen proces en inhoud vaak voorop komen te staan terwijl aspecten als cultuur(verschillen), relaties, eigenaarschap en verbinding op de achtergrond raken. Het reviewteam adviseert juist meer te richten op dat gedeeld eigenaarschap en van daaruit tot gezamenlijk vastgestelde verbeteringen te komen. Aanbeveling 4: Zorg voor een eenduidig kader dat daadwerkelijk gebruikt wordt bij beleidsvoorbereiding en uitvoering. Essentieel In het verbeterplan is een toetsingskader opgenomen en daarnaast een onderzoek naar de basisbereikbaarheid voor de middellange termijn, dat ook leidt tot een wegings- en toetsingskader. Het reviewteam onderschrijft het belang van een helder toetsingskader. Veel geïnterviewden vinden dit een goed idee. Ten eerste levert het duidelijkheid op, zowel voor de gemeente (waar moeten we rekening mee houden?) als voor de NHD (wanneer kunnen we onderbouwd ‘nee’ zeggen?). Ten tweede kan het helpen om de overlegtijd terug te dringen; het voorkomt dat medewerkers op operationeel niveau steeds opnieuw moeten inbrengen waaraan gedacht moet worden. Het reviewteam heeft uit de operatie en het tactisch niveau de suggestie gekregen om dit pragmatisch op te pakken door bestaande wet- en regelgeving, zowel in- als extern te bundelen en daarmee aan het werk te gaan.

Wanneer de uitkomst van het onderzoek er is, kan het toetsingskader met deze uitkomst geactualiseerd worden. Specificeer in het toetsingskader ook de bereikbaarheidseisen voor andere doelgroepen dan de NHD, zoals de zogenaamde witte kolom. Bij de toepassing in de praktijk is van belang dat een kader alleen ‘werkt’ als de inbrengers in de praktijk ook daadwerkelijk ervaren dat het in de afweging wordt betrokken, dat expliciet gebeurt en ook wordt terug gekoppeld. Ook is het belangrijk dat bij concrete plannen op operationeel niveau de kaders worden aangevuld met de informatie uit de praktijk. Het vertrouwen op kaders heeft immers ook een risico, namelijk een technocratische benadering en onderschatting van de essentiële elementen in het werk van de uitvoering. Denk daarbij aan normen (bv aanrijtijden) die als enige criterium gehanteerd worden i.p.v. het doel van het werk in de uitvoering: zo snel mogelijk een patiënt op de juiste plek brengen.

2023-GM-039

Bladzijde 11 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Wat betreft de verantwoordelijkheid voor de kaders: het onderzoek naar de bereikbaarheid op de middellange termijn wordt in het verbeterplan gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid van gemeente en NHD. Belangrijk is echter dat de (top van de) NHD verantwoordelijkheid neemt voor deze kaders. Wel is het goed dat de gemeentelijke afdeling Kennis en Kaders een bijdrage kan leveren. Aanbeveling 5: Besteed in het verbeterproces aandacht aan de relationele en culturele aspecten. Begrijp, respecteer en waardeer de verschillen. Essentieel De gemeente, de politie, de brandweer en de ambulancedienst zijn zeer verschillende organisaties. De primaire processen zijn zeer verschillend van aard. De bestuurlijke inbedding is fundamenteel anders: Gemeente, politie en brandweer zijn bestuurlijk ingebed in respectievelijk gemeente, Rijk en Veiligheidsregio. De ambulancedienst is een zelfstandig bedrijf, met een raad van Commissarissen en een aandeelhouder. Dat leidt tot flinke cultuurverschillen. De nood en hulpdien––-sten hebben heel concrete doelen te halen. En ze worden eraan gehouden om dat op een zo efficiënt mogelijke manier te doen. De gemeente moet voortdurend allerlei doelen en belangen tegen elkaar afwegen en op vele borden tegelijk schaken. Dat zie je terug in taal, stijl van handelen en stijl van leiding geven. Ook tussen de nood- en hulpdiensten zijn er verschillen.

En dat is goed! Want de cultuur zorgt voor effectiviteit binnen de kaders van de eigen taken en verantwoordelijkheden. De cultuurverschillen kunnen er echter ook toe leiden dat men elkaar niet meer begrijpt en dat men elkaars stijl niet meer waardeert. Verminderd begrip kan de relaties onder druk zetten. Daarom is het van belang bij de te realiseren intensievere samenwerking, elkaars doelen, werkterrein en speelveld te kennen. Dat kan, want dat werkt al zo bij de afstemming over evenementen, of de afstemming en planning van werkzaamheden in de stad. Die zijn tot effectieve gezamenlijke routines gegroeid. Geef in het proces ruimte om ook bij de planning en afweging van maatschappelijke projecten en beleidsplannen dat begrip en respect te laten ontstaan. Stimuleer om in elkaars keuken te kijken en mee te lopen. Vooral gezien de uitdagingen in de openbare ruimte die de beweging naar Amsterdam autoluw met zich brengt.

Aanbeveling 6: Organiseer in het veranderproces momenten van evaluatie en reflectie. Essentieel Het reviewteam leest in het gezamenlijk verbeterplan en hoort in de gevoerde gesprekken een enorme drive om samen de geconstateerde uitdagingen aan te pakken. In het verbeterplan ontbreken nu momenten van evaluatie en reflectie. In een dergelijk veranderproces met een aantal qua cultuur verschillende partijen en verschillende abstractieniveaus (strategie, tactisch en operationeel) is het essentieel dat partijen gezamenlijk maar ook apart momenten pakken om te bezien of het gaat zoals het de bedoeling was en waar nodig bijstelling in te zetten. Dit is niet alleen van belang voor het blijvend leveren van een inhoudelijk goed product, maar ook voor het gevoel van gedeeld eigenaarschap en een informeel gevoel van verbondenheid. Hier ligt een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de directies van de organisaties.

2023-GM-039

Bladzijde 12 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Bijlage A Intentie van Gateway Review Health Check Tijdens de Gateway Health Check wordt bij een organisatie of (delen van) keten/netwerk van organisaties bekeken in hoeverre de opzet en inrichting van de verschillende onderdelen en/of de organisatie/ketennetwerk als geheel optimaal is vormgegeven en functioneert (oftewel, er wordt gekeken naar zowel opzet, bestaan als werking). Evenals bij de Gateway Review 0 t/m 5 is het uitgangspunt dat het goed gaat en dat bekeken wordt in hoeverre de opdrachtgever nog succesvoller kan zijn. Dit betekent dat de focus bij de Health Check ligt op zowel effectiviteit als doelmatigheid. Hierbij wordt effectiviteit gezien als de mate waarin de organisatie of (delen van de) keten van organisaties het gewenste doel bereikt. Doelmatigheid wordt gezien als de mate waarin de organisatie of (delen van de) keten van organisaties het gewenste doel met een optimale balans van kosten, inzet van middelen en inspanning realiseert. Vragen die bij een Gateway Review Health Check aan bod kunnen komen, zijn onder andere: • • • • • • • • •

Is de doelstelling en bestaansgrond van de (keten /netwerk van) organisaties eenduidig bekend? Past de inrichting van de organisatie qua vorm en omvang bij de gestelde taken? Bestaat er een gecommuniceerd governance model dat in opzet, inrichting en werking aanwezig is? Is de inrichting van de planning-en-control cyclus in lijn met de doelstelling en de besturingsprincipes van de organisatie? Is er een optimale balans tussen kosten en baten? Is de informatievoorziening zo ingericht dat deze het bereiken van de organisatieresultaten mogelijk maakt? Is de beheersing van de processen afdoende? Hoe beïnvloedt/versterkt de cultuur van de organisatie respectievelijk de cultuurverschillen tussen de ketenpartners het bereiken van het resultaat? Hoe ervaren de organisaties in de keten hun positie en bijdrage aan de keten?

2023-GM-039

Bladzijde 13 van 15

Organisatie Vertrouwelijk | Definitief | Samenwerking gemeente Amsterdam & Nood-en Hulpdiensten | 29-01-2024

Bijlage B Geraadpleegde documenten Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Titel document Agenda Amsterdam Autoluw Koersdocument Amsterdam Maakt Ruimte Collegebesluit incl Plan van aanpak pilot Knip Weesperstraat 6 okt 2020 Collegebesluit incl Plan van aanpak pilot knip Weesperstraat 21 mrt 2023 Raadsinformatiebrief start pilot knip Weesperstraat dd 21 maart 2023 Raadsinformatiebrief eerste ervaringen pilot Weesperstraat dd 22 juni 2023 Raadsinformatiebrief aanrijtijden NHD pilot knip Weesperstraat dd 28 juni 2023 Raadsinformatiebrief afbouw pilot knip Weesperstraat 20 juli 2023 Motie 644_23 Wijnants c_s een extern evaluatieonderzoek nood- en hulpdiensten Weesperknip Raadsdebat 8 november 2023 https://amsterdam.raadsinformatie.nl/vergadering/1035821 Overzicht documentenlijst evaluatie pilot Knip Weesperstraat Gezamenlijke aanbevelingen NHD Aanbevelingen NHD en verbetermaatregelen (5 maatregelen) Terugkoppeling en lessen focusgroepen Verbeterplan Algemeen mandaatbesluit Amsterdam Organisatiebesluit Amsterdam

22 23 24 25 26 27

NHD in WIOR, Nadere regels en mandaat Stadsregie Plan en Besluitvormingsproces Infrastructuur (PBI) https://www.amsterdam.nl/verkeer-vervoer/werken-in-de-openbare-ruimte-(wior)/wiorproces/#h15ef9a63-c5bd-4404-b8c4-e6f59548aec0 https://www.amsterdam.nl/verkeer-vervoer/werken-in-de-openbare-ruimte(wior)/coordinatiestelsel-werken-weg/#hd0f88f10-797b-4670-85ef-38937bd197be WIOR vergunning 14 juni 2023 BLVC Uitvoeringsplan Knip Weesperstraat Knelpuntenanalyse monitorings- en bijsturingsplan Escalatiescenario's-pilot Weesperstraat Tijdlijn Nood- en Hulpdiensten Terugkoppeling overleg pilot Weesperstraat met NHD dd 16 maart 2023

28 29

Verslag regulier overleg pilot Weesperstraat met NHD dd 6 april 2023 Stakeholderoverzicht 6 oktober 2020

30 31 32

Concept interne reflectie (nazending onder embargo) Nazending 23 januari concept raadsinformatiebrief onderzoek pilot Weesperstraat v 11 Nazending 23 januari concept onderzoeksrapport pilot Weesperstraat

20 21

2023-GM-039

Bladzijde 14 van 15