BIJLAGE 3 - (BIJLAGE 2 bij raadsinformatiebrief) Beantwoording brief Ring Amsterdam.pdf

Bezoekadres Weesperplein 8 1018 XA Amsterdam Postbus 1104 1000 BC Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 1104, 1000 BC Amsterdam

KNB Ring Amsterdam t.a.v. mr. Guido Tjadens Postbus 53040 1007 RA AMSTERDAM Per e-mail: g.tjadens@lubbers.nl

Datum Ons kenmerk Behandeld door

Onderwerp

3 april 2025 2025-2931 Kim Hallers, juridisch beleidsadviseur Erfpacht & Uitgifte; Grond & Ontwikkeling, k.hallers@amsterdam.nl en Nelleke Lubach, juridisch beleidsadviseur Erfpacht & Uitgifte; Grond & Ontwikkeling, n.lubach@amsterdam.nl Reactie op uw brief d.d. 17 februari 2025 inzake de huidige achterstanden in de behandeling van erfpachtdossiers

Geachte heer Tjadens, Dank voor uw brief d.d. 17 februari jl. waarin u namens de Ring van Notarissen in het arrondissement Amsterdam (hierna: Ring Amsterdam) uw zorgen uit over de huidige achterstanden met betrekking tot de behandeling van erfpachtdossiers door de afdeling Erfpacht & Uitgifte (hierna: E&U). Allereerst merk ik graag op dat ik de betrokkenheid van de Ring Amsterdam waardeer en uw zorgen uiteraard ter harte neem. In reactie op uw brief neem ik u graag kort mee in de achtergrond van het project ‘Verbeteren Werkprocessen Erfpachtbeheer’, dat in 2023 onder leiding van extern adviesbureau Deloitte is gestart. Vervolgens zal ik de huidige stand van zaken van de werkvoorraad van vóór 1 januari 2024 weergeven en tot slot blik ik graag met u vooruit naar de komende periode. Korte achtergrond van het project ‘Verbeteren Werkprocessen Erfpachtbeheer’ Sinds de zomer van 2017 heeft E&U, op verzoek van het college van B&W, vol ingezet op de uitvoering van de Overstapregeling van voortdurende naar eeuwigdurende erfpacht. Hierdoor is in juni 2022 de doelstelling bereikt dat voor 85% van de particuliere overstapaanvragen (circa 113.000 erfpachtrechten) een overstapaanbieding is verstuurd, dan wel dat de aanvraag anderszins is afgehandeld.

Als gevolg van de focus op de uitvoering van de Overstapregeling zijn er in de afgelopen jaren achterstanden ontstaan in de afhandeling van reguliere erfpachtwijzigingen zoals splitsingen, bestemmings- en bebouwingswijzigingen en tuinuitbreidingen. Nadat het overgrote deel van de erfpachters in 2023 een overstapaanbieding had ontvangen, heeft E&U de focus weer verlegd naar de reguliere erfpachtdossiers. Onder leiding van extern

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 3 april 2025 Kenmerk 2025-2931 Pagina 2 van 3

adviesbureau Deloitte (hierna: Deloitte) is vervolgens het project ‘Verbeteren Werkprocessen Erfpachtbeheer’ gestart dat als doel heeft om structurele verbeteringen in de werkprocessen door te voeren, gericht op het terugdringen van de werkvoorraad bij regulier erfpachtbeheer. Deloitte heeft met ondersteuning vanuit E&U een analyse uitgevoerd op de werkprocessen om knelpunten in de werkprocessen en werkwijzen, die het wegwerken van de werkvoorraad mogelijk in de weg staan, in kaart te brengen. Uit de analyse bleek (als één van de grootste knelpunten) dat veel aanvragen incompleet bij E&U worden ingediend. Dit heeft tot gevolg dat erfpachtbeheerders veel tijd kwijt zijn aan het opvragen van de ontbrekende benodigde gegevens. De knelpunten zijn vervolgens door Deloitte via interne werkgroepen vertaald naar verbeterinitiatieven, die erop zijn gericht om de processen te optimaliseren en daarmee de doorlooptijden en achterstanden terug te dringen. Met betrekking tot de aanvragen die destijds (in 2023) al waren ingediend zijn kort gezegd de volgende verbeterinitiatieven doorgevoerd: • Er is een zogenoemde ‘knip’ doorgevoerd in de werkvoorraad tussen nieuwe aanvragen vanaf 1 januari 2024 en oudere dossiers van vóór 1 januari 2024.

Besloten is om hierbij te werken volgens het ‘first in- first out’ principe, zodat de nieuwe, dagelijkse instroom van aanvragen kan worden bijgehouden en de reeds bestaande achterstanden niet verder zouden oplopen. Uit de oudere werkvoorraad van vóór 1 januari 2024 zijn de dossiers inzake canonherzieningen einde tijdvak en dossiers gericht op de Naleving van erfpachtvoorwaarden zijn - gelet op de aard van deze dossiers - hiervan uitgezonderd en toegevoegd aan de werkvoorraad van ná 1 januari 2024. Op die manier wordt het rechtsverkeer zo min mogelijk belemmerd; • Het werkproces voor het indienen van een wijziging is verbeterd. Er is een intake-proces ingevoerd, waarbij het compleet maken van de reeds ontvangen en nieuw te ontvangen aanvragen is belegd bij een apart administratief team binnen E&U. Ook is de informatievoorziening via de erfpachtwebsite verbeterd en wordt thans binnen het project Nieuw Informatie Systeem Erfpacht (NISE) gewerkt aan de realisatie van het nieuwe modulaire integrale IT-systeem Het Erfpacht Registratie Systeem Amsterdam (hierna: HERA). HERA gaat een verbeterd webportaal aan de erfpachter bieden, zodat de erfpachter beter wordt begeleid naar een volledige aanvraag. Hierdoor kunnen nieuwe aanvragen en klantvragen binnen de termijnen worden afgehandeld en ontstaan geen nieuwe achterstanden.

Bovendien is er hierdoor ruimte ontstaan bij erfpachtbeheerders die op die manier hun specialistische kennis efficiënter kunnen inzetten. Bovengenoemde verbeterinitiatieven zijn vanaf begin 2024 op gestructureerde en zorgvuldige wijze geïmplementeerd, in samenhang met de vernieuwing van de digitale erfpachtsystemen en een aantal andere verbeterinitiatieven. Hierbij geldt dat er altijd ruimte is en wordt gemaakt voor de afhandeling van spoedverzoeken, die voorrang kunnen krijgen binnen de bestaande werkvoorraad. Desalniettemin is er, zoals u zelf ook terecht opmerkt, een reeds bestaande werkvoorraad van vóór 1 januari 2024 die niet kan worden afgehandeld via het nieuw ingerichte intake-proces. Vanzelfsprekend onderschrijft de gemeente de door u geuite zorgen daaromtrent en is het ook de wens en doelstelling van de gemeente om deze oudere werkvoorraad vlotter te kunnen oppakken en afhandelen. Huidige stand van zaken van de werkvoorraad van vóór 1 januari 2024 Zoals reeds bij u bekend, heeft er in 2024 een analyse plaatsgevonden met betrekking tot de werkvoorraad van vóór 1 januari 2024. Dit heeft er onder meer toe geleid dat er op basis van de complexiteit van deze dossiers categorieën zijn gemaakt van soortgelijke dossiers. Vervolgens is bekeken welke van deze dossiers relatief snel opgepakt konden worden. Als gevolg van deze

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 3 april 2025 Kenmerk 2025-2931 Pagina 3 van 3

aanpak zijn er in 2024 circa 450 dossiers uit de werkvoorraad van vóór 1 januari 2024 behandeld. Dit is een vermindering van circa 20% van de gehele werkvoorraad van vóór 1 januari 2024. Hoewel aan de zijde van de gemeente vanzelfsprekend de wens bestaat om de werkvoorraad van vóór 1 januari 2024 in een hoger tempo te behandelen, is tegelijkertijd de realiteit dat daar momenteel niet voldoende capaciteit voor beschikbaar is. De capaciteit is o.a. uitgebreid met (externe) medewerkers maar de ervaring leert dat het enige tijd vergt voordat een medewerker zelfstandig dossiers kan afhandelen. Bovendien staat de complexiteit van (een deel van) deze dossiers daaraan in de weg en speelt daarnaast een aantal externe factoren een rol die de doorlooptijden verder verlengen, zoals discussies met erfpachters over de totstandkoming van de canon en het aanleveren van gewijzigde gegevens door de erfpachter nadat de aanbieding reeds is verstuurd, waardoor een nieuwe aanbieding moet worden opgesteld. Samen werken aan de oplossing Op dit moment wordt een project ingericht waarin de volledige focus gaat liggen op de afhandeling van de werkvoorraad van vóór 1 januari 2024. Als onderdeel van dit project wordt momenteel onderzocht of externe partijen/arbeidskrachten een rol kunnen spelen in de afhandeling van deze dossiers.

Tegelijkertijd is gestart met een (vervolg)analyse op basis waarvan de volgordelijkheid van de verdere afhandeling van deze dossiers wederom kan worden bepaald. Het doel is om voor het zomerreces een plan van aanpak te hebben vastgesteld, zodat daarna zo snel mogelijk kan worden gestart met de uitvoering hiervan. In de tussentijd blijft het uiteraard mogelijk om spoedverzoeken in te dienen, zodat deze waar nodig met voorrang kunnen worden opgepakt. Als onderdeel van bovengemeld project maakt de gemeente ook graag gebruik van het aanbod van de Ring Amsterdam om mee te denken over een gezamenlijke vervolgstrategie. Mogelijk kan de praktijkervaring van het notariaat hulp bieden bij het vinden van een adequate en passende oplossing voor dit probleem, zodat de oude werkvoorraad sneller opgepakt en afgehandeld kan worden. De gemeente zal u op korte termijn een uitnodiging toesturen voor een overleg. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Zita Pels Waarnemend Wethouder Woningbouw en Stedelijke Ontwikkeling

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl