Bijlage 3. Beleidsplan AFK_2025-2028.pdf

28

BELEIDSPLAN AFK 2025-2028

J We schalen de integrale planning van het fonds op, om te zorgen dat de meerjarige beleidscyclus, de werking van afzonderlijke regelingen en de culturele seizoenseffecten beter op elkaar en op de capaciteit van de organisatie zijn afgestemd. ICT J Het AFK werkt toe naar aansluiting bij het PublicSpaces Manifest, een coalitie die samenwerkt aan een ethisch digitaal ecosysteem dat gebaseerd is op publieke in plaats van commerciële waarden. De keuze voor ons nieuwe behandelprogramma is al in lijn met dit manifest. In 2025 brengen we eerst in beeld wat er minimaal aan aanpassingen in onze werkwijze nodig is om het manifest met realiteitszin te kunnen onderschrijven, en welke mogelijkheden het ons verder biedt. J Er is de komende periode veel inzet nodig om ons nieuwe behandelprogramma door te voeren naar de verschillende projectregelingen, én om het te voorzien van bijpassende modules voor CRM, bezwaarprocedures en verantwoordingen. Hiermee is meer menskracht, tijd en geld gemoeid dan voorzien, wat leidt tot een aantal verschuivingen in financiële middelen en teambezetting. J We verkennen de mogelijkheden van AI voor ondersteuning en efficiency van onze werkpraktijk, en wisselen hierbij kennis met andere organisaties uit. Medewerkers J Veerkracht van de organisatie is een doorlopend aandachtspunt. We leveren veel en van hoge kwaliteit met relatief weinig mensen.

De werkdruk is vaak aanzienlijk, maar AFK’ers werken over het algemeen ook met veel plezier, aandacht voor elkaar en liefde voor kunst en de stad. We blijven aan de veerkracht van de organisatie werken via de omvang van de formatie, freelance inzet op piekmomenten, soepeler werkprocessen, meer planning en overzicht, en ruim aandacht voor samenzijn en individueel welzijn. J In 2025 vindt een volgende kleine uitbreiding van het team plaats tot in totaal circa 29 fte. De uitbreiding landt voornamelijk in het subsidiebureau en de afdeling financiën & bedrijfsvoering. Op termijn is verdere uitbreiding nodig (zie toelichting meerjarenbegroting). J Het verdelen van subsidies is een gespecialiseerd vak dat voor nieuwe collega’s tijd vraagt om in te groeien. De arbeidsmarkt is bovendien krap. Extra aandacht voor de ontwikkeling van talent is ook komende jaren daarom wezenlijk. -

Vaste medewerkers kunnen een eigen specialisme of talent ontplooien bij tijdelijke regelingen (zoals nachtcultuur) of activiteiten zoals de 3Package Deal en Amsterdamprijs. Tijdens de vierjarige regeling stappen sommige stafmedewerkers in dat proces of nemen coördinerende taken bij projectsubsidies voor hun rekening.

-

Komende tijd worden inwerkprogramma’s verbeterd en zorgen we voor meer kennis­ uitwisseling tussen collega’s. Er komt een vernieuwde monitorcyclus: van traditionele jaargesprekken naar een opzet waarin ontwikkeling in meer dimensies kan worden bekeken (bijvoorbeeld ook met feedback van collega’s).

-

Naast onze cultuurverkenners ontwikkelen we onze talentploeg met onder anderen freelancers die de afgelopen periode zijn ingewerkt op de vierjarige en tijdelijke regelingen.

29

BELEIDSPLAN AFK 2025-2028

J Door de wet DBA nemen we de inzet van freelancers opnieuw onder de loep. Het zorgt voor extra administratie en minder flexibiliteit – en voor een balanceeract van budget versus werkdruk. Door fluctuaties in het werk heeft het AFK altijd behoefte aan een flexibele schil. J De primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van het AFK zijn al fair pay en fair practice, inclusief scholingsmogelijkheden, en zullen dat vanzelfsprekend blijven. We zetten in aanvulling een honorariumtabel voor freelancers op, gekoppeld aan de aard van het werk. Er komt een beknopte versie van de medewerkersgids voor freelancers, adviseurs en andere externe betrokkenen. J We herzien de vergoedingen voor de circa 180 adviseurs die de aanvragen voor de verschillende regelingen beoordelen. Afgelopen periode heeft het AFK de vergadervergoedingen fors verhoogd. Een deel van de adviseurs vraagt echter ook om een meer reële vergoeding van voorbereidingswerk. In de culturele sector is peerreview bij subsidie­ aanvragen de praktijk, historisch met vacatievergoedingen gedacht vanuit i­ntercollegialiteit. De werkpraktijk van adviseurs is echter veranderd en vanuit fair p ­ ractice wordt er anders tegen vergoedingen aangekeken. Adviseurs zijn essentieel voor het functioneren van het AFK en het is daarom noodzakelijk om tarieven opnieuw te bezien binnen de budget­ mogelijkheden.

Het AFK wil daarbij samen optrekken met andere publieke ­subsidiënten, de gemeente en de Kunstraad. Sociale veiligheid J Het AFK heeft een externe vertrouwenspersoon voor medewerkers. De protocollen voor meldingen, klachten en grensoverschrijdend gedrag zijn vastgelegd in de medewerkersgids inclusief ‘escalatieladders’ die rollen en routes duidelijk aangeven. Collega’s hebben zelf de gedragscode opgesteld. Waar we in de vorige periode de formele basis op orde hebben gebracht, werken we nu verder aan bewustzijn en bekwaamheid in de praktijk. De komende periode willen we jaarlijks de gedragscode en routes onder de aandacht brengen in de organisatie, en leidinggevenden trainen in het herkennen en handelen bij grensoverschrijdend gedrag. J Vanaf 2025 vertalen we onze uitgangspunten voor sociale veiligheid op het werk ook naar de activiteiten die we extern organiseren, zoals de Amsterdamprijs en 3Package Deal. We werken aan een gedragscode en protocollen voor events en samenwerkingen. J Het AFK wordt als subsidiënt steeds vaker aangesproken op mogelijke misstanden of sociale onveiligheid bij door ons gesubsidieerde organisaties of kunstenaars. We hebben daar gaandeweg een werkwijze voor ontwikkeld, hoewel elke situatie weer anders is.

We hebben daarbij de beperkingen van onze rol als subsidiënt te respecteren: we zijn geen algemeen meldpunt en kunnen niet de toedracht, waarheid of strafbaarheid van situaties onderzoeken. Subsidies kunnen ook niet zomaar worden ingetrokken. Wel kunnen we kwesties agenderen bij organisaties of kunstenaars die we subsidiëren, nagaan of daar de juiste en voldoende stappen zijn gezet, waar nodig aandringen op meer stappen en monitoren. Uitgangspunt is dat we signalen altijd serieus nemen en verkennen, en daarbij hoor en wederhoor toepassen. Komende periode werkt het AFK met de gemeente aan een gezamenlijke werkwijze. We trekken ook samen op in monitoring op sociale veiligheid en fair practice bij de meerjarig gesubsidieerde organisaties.

30

BELEIDSPLAN AFK 2025-2028

Governance Het AFK volgt de acht principes van de Governance Code Cultuur. We zetten de komende jaren verdere stappen: J De raad van toezicht en directeur-bestuurder werken toe naar een nieuwe opzet van vergaderingen met naast een financiële ook een inhoudelijke commissie. Dit creëert naast de formele toezichtstaken meer ruimte voor inhoudelijke input van de verschillende leden. J Naast de interne gedragscode ontwikkelen we een externe gedragscode: hierin staat wat mensen kunnen verwachten hoe het AFK met hen omgaat, en wat het AFK verwacht hoe mensen omgaan met medewerkers van het AFK. J Integriteit en het voorkomen van (de schijn van) belangenverstrengeling staan in hoog vaandel bij het AFK. We toetsen daar streng op bij adviseurs, medewerkers en de raad van toezicht. Naast heldere regels is sensitiviteit belangrijk voor situaties die minder wenselijk zijn - zonder strikt belangenprobleem. De aandacht hiervoor willen we vergroten bij nieuwe collega’s en betrokkenen die niet dagelijks bij ons over de vloer komen, zoals adviseurs en freelancers. Andersom merken we ook dat aanvragers de grenzen van belangenverstrengeling en vrijheid van meningsuiting niet altijd realistisch in beeld hebben. Ook hierom willen we de integriteitslijn in onze openbare stukken verder gaan verduidelijken.

J We stellen een meerjarig plan op voor de evaluatie van regelingen en activiteiten, waar dit tot nu toe meer ad hoc wordt georganiseerd. We betrekken het veld van (potentiële)

W139, Rainbow Soulclub 20 jaar – Re-arrangement of Priorities. Foto: Elodie Vreeburg

aanvragers hier systematischer bij.

31

BELEIDSPLAN AFK 2025-2028

Risico’s Hieronder schetsen we risico’s die door interne en externe ontwikkelingen in de komende periode urgent kunnen zijn. Dit is aanvullend op het doorlopende beleid voor risicobeheersing. J Politieke veranderingen in gemeentelijk beleid: Na de gemeenteraadsverkiezingen kunnen er verschuivingen van prioriteiten zijn in het Amsterdamse cultuurbeleid. Dit kan gevolgen hebben voor de cultuursubsidies in Amsterdam, voor de hoogte van de gemeentelijke indexatie van het cultuurbudget in de komende jaren en voor de rol van het AFK in het cultuurbeleid. Dit vraagt om een alerte houding van het AFK om tijdig te reageren op wijzigingen in financiering of beleid. J Afhankelijkheid van cofinanciering: Veel Amsterdamse projecten en instellingen leunen naast het AFK op aanvullende financiers. Bij wijziging van het landelijke cultuurbeleid of de financiering ervan kan er een vervolg­ effect zijn voor het AFK en het Amsterdamse culturele veld. Als de cofinanciering afneemt, vermindert dat de effectiviteit van AFK-subsidies. Economische tegenwind kan een vergelijkbaar effect hebben voor zowel het veld als voor het AFK zelf. Daarom is het van belang dat het AFK zich – samen met of via de gemeente – mengt in het gesprek over het nationale cultuurbeleid.

Het AFK monitort daarnaast bij verantwoordingen van subsidieontvangers de beoogde financieringsmix en stimuleert financiële spreiding om dit risico te beheersen. J Toegenomen druk op dataveiligheid: De digitalisering van werkprocessen en strengere privacyeisen maken informatiebeveiliging extra belangrijk. Het risico op cyberincidenten neemt toe. Het AFK investeert in IT-beveiliging en bewustwording bij medewerkers om de betrouwbaarheid van gegevens en systemen te blijven waarborgen. J Structurele personeelskrapte: Een krappe arbeidsmarkt maakt het aantrekken en behouden van gekwalificeerd personeel uitdagender dan voorheen. Dit kan de slagkracht van het fonds onder druk zetten. Het AFK anticipeert hierop met maatregelen voor goed werkgeverschap, kennisborging en een flexibele schil van freelancers als er extra capaciteit of specialistische kennis nodig is. J Juridische consequenties van het subsidieproces: Aanvragers die zijn afgewezen kunnen kritisch staan tegenover de motivering van subsidiebesluiten. Zij kunnen bezwaar aantekenen en zelfs een gerechtelijke procedure starten tegen een besluit. Dit risico neemt toe als de druk op budgetten toeneemt (bijvoorbeeld door meer aanvragen) en het fonds gedwongen wordt om scherper te selecteren. Het AFK loopt hierin het risico van imagoschade en financiële consequenties als een procedure alsnog leidt tot een toekenning van subsidie.

Het blijft dus essentieel om alle deskundigheid te waarborgen om het beoordelingsproces uit te voeren. Daarnaast pleit het AFK voor een hogere risicoreserve.

32

BELEIDSPLAN AFK 2025-2028

J Evenwichtskunst: Het werk van het AFK vereist enerzijds vergaand maatwerk in de haarvaten van de hele stad. Het AFK is wendbaar, laagdrempelig, vlot en actueel. Anderzijds vraagt het soliditeit, robuustheid, en bestuurlijke, juridische en administratieve nauwkeurigheid. Het AFK beschikt over de kracht en kwaliteit die nodig zijn voor dit werk, maar in deze evenwichtskunst kan ook een risico schuilen als de organisatie doorlopend op het scherpst van de bedrijfsmatige snede moet werken.

Meerjarenbegroting met toelichting De meerjarenbegroting voor 2025-2028 is gebaseerd op de afspraken die de gemeente en het AFK hebben gemaakt naar aanleiding van het Kunstenplan 2025-2028. Vrijwel alle vierjarig gesubsidieerde organisaties zijn nu ondergebracht bij het AFK, met uitzondering van zeven die direct onder verantwoordelijkheid van de gemeente vallen. In het verlengde hiervan heeft de gemeente middelen toegevoegd aan het budget van het AFK voor de vierjarige regeling, en daarnaast vanwege beleidsmatige impulsen voor de regeling Ontwikkeling en de projectsubsidies (waaronder Wijkimpuls en Programmering Broedplaatsen. In het kader van het Kunstenplan is er onlangs voor 2025 en 2026 de regeling Verbeteren bestaanszekerheid kunstenaars toegevoegd (Werkruimte professionele kunst). Ten opzichte van 2024 is een indexering van 1,8 procent op het gehele budget toegepast. Meerjarenbegroting 2025

2026

2027

2028

Activiteitenbaten Projectsubsidies

8.281.401

8.281.401

8.026.900

8.026.900

Meerjarige subsidies

57.122.450

57.122.450

57.122.450

57.122.450

Totaal

65.403.851

65.403.851

65.149.350

65.149.350

Activiteitenlasten Projectsubsidies

8.281.401

8.281.401

8.026.900

8.026.900

Meerjarige subsidies

57.122.450

57.122.450

57.122.450

57.122.450

Totaal

65.403.851

65.403.851

65.149.350

65.149.350

Saldo

-

-

-

-

Beheer Baten bedrijfsvoering

4.305.100

4.305.100

4.305.100

4.305.100

Lasten bedrijfsvoering

4.406.250

4.484.050

4.634.050

5.922.550

Saldo

-101.150

-178.950

-328.950

-1.617.450

Overige baten en lasten

94.250

122.250

122.250

122.250

Taakstelling beheer

6.900

56.700

56.700

45.200

150.000

1.450.000

-

-

Doelstelling herbesteding Saldo

-

-

33

BELEIDSPLAN AFK 2025-2028

Activiteiten De activiteitenlasten zijn gelijk begroot aan het budget, het saldo komt op nul uit. Het AFK voert binnen de projectregelingen en de meerjarige regelingen diverse deelregelingen uit, zoals: 1. Regeling projectsubsidies Professionele Kunst 2. Regeling projectsubsidies Cultuurmakers 3. Stimuleringsregeling Eigentijdse Dans 4. Amsterdamprijs voor de Kunst 5. 3Package Deal 6. Wijkimpuls 7. Beeldende kunst in de openbare ruimte 8. Programmering Broedplaatsen 9. Tweejarige subsidies Cultuurmakers 10. Regeling Vierjarige subsidies 11. Regeling Ontwikkeling (meerjarig) 12. Regeling Cultuurcoach (meerjarig) Beheer De apparaatskosten worden vanaf 2025 vergoed door de gemeente met een bijdrage van € 4,2 miljoen ten opzichte van € 3,4 miljoen in 2024, naar aanleiding van de taakverzwaring. Daarnaast is met de gemeente overeengekomen dat als er tussentijds nieuwe of tijdelijke regelingen bij het AFK worden belegd, er per regeling afspraken worden gemaakt over uitvoeringskosten. De bijdrage van € 100.000 voor Cultuurherstel (Culturis) is onderdeel van de apparaatskosten omdat het een samenwerkingsverband is met de gemeente, de provincie en de Kunstraad. Totaal komen de baten bedrijfsvoering daarmee op € 4,3 miljoen. De formatie wordt uitgebreid naar 29,1 fte, exclusief stagiairs en inhuur. De loonsom stijgt mee.

De kantoorkosten stijgen door de investering van het AFK in een nieuw subsidiebehandelprogramma (Mira), wat ook zorgt voor een negatief saldo dat gedekt wordt door het bestemmingsfonds Mira. Algemene kosten stijgen door de versteviging van de organisatie voor zaken als informatiebeveiliging, archiefbeheer en algemene compliance eisen. In 2028 en deels in 2027 zijn de behandelkosten begroot voor de aanvraagronde voor de vierjarige subsidies voor de periode 2029-2032. De kosten hiervoor zijn niet gedekt door de vaste vergoeding van de gemeente. In de praktijk worden deze kosten gespaard uit herbesteedbare middelen vanuit bijvoorbeeld lagere vaststellingen of ingetrokken projecten (zie doelstelling herbesteding). Deze werkwijze is onzeker omdat we op voorhand niet weten hoeveel geld herbesteedbaar wordt. Het AFK stelt voor een reserve op te bouwen voor de behandelkosten voor vierjarige subsidies op een manier die meer zekerheid geeft.

34

BELEIDSPLAN AFK 2025-2028

Ambities begroting Bij de wijziging van het Kunstenplan 2025-2028 is ook de beheerskostenvergoeding van het AFK verhoogd. Ondanks deze groei constateert het AFK dat de organisatie te krap bezet is. Dat komt onder meer door de druk van autonome kostenstijgingen, het toenemende aantal aanvragen, de inzet op het vergroten van het bereik in de stad en de toenemende eisen die aan de behandeling worden gesteld. Daarnaast constateren we aan de hand van een vergelijking met de Rijkscultuurfondsen dat de grondslag voor de vergoeding van de apparaatskosten heroverweging vraagt. Het AFK voert zijn taken tegen zeer lage apparaatskosten uit (zes procent van de totale baten vanaf 2025), zelfs wanneer rekening wordt gehouden met verschillen in type regelingen tussen fondsen. Daarom formuleert het AFK een ambitie voor een meer robuuste werkorganisatie in de komende periode. We hebben een aantal ambities benoemd om de behoefte aan meer budget concreet te maken. Dit geambieerde budget brengt het AFK op circa zeven procent apparaatskosten, wat nog altijd lager is dan de Rijkscultuurfondsen. J Personeel: uitbreiding van de formatie voor het primair proces, aanstellen van een juridisch medewerker en een medewerker archief- en informatiebeheer. J Budgetverhoging voor opleidingen, werving en selectie. J Verhoging van de vergoeding voor adviseurs en commissieleden in het kader van fair practice.

J Toekomstbestendig maken van de digitalisering van het subsidiebehandelingsproces, onder andere met een robuuste service level agreement (SLA), informatiebeveiliging en voorbereiding op AI. J Vergroten van de slagkracht van de communicatie ten dienste van het bereik van het AFK en het onder de aandacht brengen van diverse regelingen. J Gerichte inzet op organisatieontwikkeling om de expertise, wendbaarheid en de kwaliteit van de organisatie op peil te houden. J Het creëren van een duurzame en betere werkomgeving bij de verbouwing, passend bij de groei van de organisatie. J Investeren en beheren in een verbeterde versie van customer relationship management (CRM). J Opvang van de stijgende kosten voor de organisatie van de Amsterdamprijs.

35

BELEIDSPLAN AFK 2025-2028

Colofon Uitgave Amsterdams Fonds voor de Kunst

Ontwerp Piraña grafisch ontwerp, www.pirana.nl

Amsterdams Fonds voor de Kunst Bezoekadres Pakhuis de Zwijger Piet Heinkade 179 1019 HC Amsterdam Postadres Postbus 1079 1000 BB Amsterdam Tel: 020 – 5200520 info@afk.nl afk.nl

36

BELEIDSPLAN AFK 2025-2028