Bijlage 3: Aanbeveling 2019 - 2, 2020-8, 2020-9 Voortgangsbrief Rekeningencommissie en ACAM.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie FED van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum Onderwerp

5 november 2021 Voortgang aanbeveling 2019-2, 2020-8, 2020-9

Geachte leden van de commissie FED,

Eén van de aanbevelingen van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Bij de najaarsnota en het jaarverslag wordt alleen een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die is of zal worden ingebracht. Aanbeveling In het verslag van de rekeningencommissie en/of het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2019 is de volgende aanbeveling opgenomen: De rekeningencommissie beveelt aan om: • Wij adviseren de activiteiten te integreren om tot één gemeentelijke risicoanalyse te komen, deze risico’s op stedelijk niveau te prioriteren en keuzes in beheersmaatregelen vast te leggen. • Hierop voortbouwend, verwacht de commissie een uitwerking van de risicobereidheid van het bestuur. In het verlengde van deze aanbeveling is een motie (702) van de raadsleden Biemond en Hammelburg aangenomen, met als dictum:

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 5 november 2021 Pagina 2 van 4

Te onderzoeken of het mogelijk is:  om in aanvulling op het bestaande risicomanagement tot één gemeentelijke integrale risicoanalyse te komen en gemaakte keuzes ten aanzien van het mitigeren van die risico’s vast te leggen en daarvan in het vervolg verslag te doen in het Jaarverslag;  eens per jaar een beoordeling te laten uitvoeren van de effectiviteit van het risicomanagementsysteem door de Auditdienst ACAM. Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het verslag van de Rekeningencommissie/ het Accountantsverslag 2019 aangegeven dat zij deze aanbeveling opvolgt. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld. Eerdere update Het college heeft de motie Biemond-Hammelburg met betrekking tot het uitvoeren van een beoordeling van de effectiviteit van het risicomanagement systeem uitgevoerd middels de audit van ACAM in 2021. Bij de audit van ACAM is een steekproef genomen van 6 directies en de effectiviteit van het risicomanagement in deze directies getoetst aan de ISO 31000 richtlijn. Naar aanleiding van de aanbevelingen (en motie) om aan het bestaande risicomanagement één gemeentelijke integrale risicoanalyse toe te voegen en een verdere uitwerking van de risicobereidheid is in de commissie FED van 14 januari jl. het aanbod tot een gesprek en een technische sessie gedaan.

Dit omdat een audit ‘assurance’ biedt aan college en raad maar dat dit niet automatisch betekent dat de raad is geholpen om haar rol bij het risicomanagement goed in te vullen. Voortgang Het effectiviteitsonderzoek van ACAM is gepubliceerd in het generaal verslag bij jaarrekening 2020. De technische sessie is op 23 maart jl. gehouden. Daarmee is deze aanbeveling opgevolgd en afgedaan. Bij het jaarverslag 2020 zijn er door de rekeningen commissie nieuwe aanbevelingen gedaan die – op het gebied van risicomanagement – in het verlengde liggen van de aanbeveling bij jaarrekening 2019. Op het gebied van het weerstandsvermogen: De raad zich periodiek en frequent door het college te laten informeren over de voortgang van het herstelplan voor de algemene reserve. Het college neemt de aanbeveling over. Het college monitort het niveau van de Algemene reserve bij het jaarverslag, de voorjaarsnota en de begroting en zal daarvan verslag doen aan de raad in die stukken. Door dit in het reguliere P&C proces op te nemen zal deze aanbeveling worden afgedaan.

Gemeente Amsterdam

Datum 5 november 2021 Pagina 3 van 4

En de aanbeveling op het gebied van risicomanagement: 1. Conform de motie Biemond en Hammelburg in het jaarverslag te rapporteren over de gemeentelijke integrale risicoanalyse en de mogelijke (keuzes in) mitigerende maatregelen. 2. In het risicomanagementsysteem Naris met standaard risicogebeurtenissen te gaan werken, en waar mogelijk ook met standaard beheersmaatregelen en een vergelijkbare weging van de restrisico’s, zonder dat dit leidt tot het doorlopen van een ‘tick the box event’. 3. In aanvulling op IT- en frauderisico’s, ook de aandacht voor beleidsrisico’s in het risicomanagementproces te versterken. M.b.t. aanbeveling 1: In de bestuurlijke reactie d.d. 16 juni 2021 heeft het college zich als volgt uitgesproken: “het college is erkentelijk voor de constructieve en voortdurende aandacht vanuit de raad voor risicomanagement voor zowel financiële als niet financiële risico’s. Het is belangrijk daarover in gesprek te blijven. De aanbeveling van de rekening commissie - het rapporteren over risicomanagement in integrale zin - ziet het college als een sluitstuk van de risicomanagementprocessen die binnen de gemeente zijn georganiseerd. Daar is al veel voor handen bij besluitvorming, in bestuurlijke rapportages en in de P&C-producten.

Het college heeft om uitvoering te geven aan deze aanbeveling wederom een gesprek met de Rekeningencommissie aangeboden over een doeltreffende en doelmatige aanvulling aan het huidige pallet waarbij een extra rapportage in het jaarverslag een mogelijkheid is. Daarbij hecht het college eraan dat er al veel beweging is in het integrale denken, toepassen en communiceren over risicomanagement in onze organisatie. Voorbeelden zijn de brede control tafels die integraal op programma niveau onder andere het risicomanagement benaderen, het risk en audit.” Het college heeft invulling gegeven aan de motie Biemond-Hammelburg en daarover met de raad gewisseld in de commissie FED d.d. 14 januari en 10 juni jl. Het college heeft de acties genomen die de motie het college heeft opgedragen en constateert dat met de nieuwe aanbeveling van de rekeningencommissie er behoefte is bij de raad aan jaarlijkse verslaglegging over het risicomanagement. Het college zal daarom in aanvulling op de risico informatie bij het jaarverslag een beschouwing geven op het risicomanagement met een notitie gebaseerd op de risico informatie die u als raad al ontvangt bij jaarrekening, begroting en bestuurlijke rapportages. Met deze notie zetten we de volgende stap om gezamenlijk op een doelmatige wijze tot de gewenste integraliteit van het risicomanagement te komen. M.b.t.

aanbeveling 2, deze heeft het college overgenomen. NARIS is het organisatie breed gebruikte systeem voor risicomanagement. Alle organisatieonderdelen leggen in dit systeem hun risico’s vast. Met het project versterking operationeel risicomanagement (VORM) wordt het werken met standaardrisico’s en beheersmaatregelen geïntroduceerd. Dit project is in 2020 gestart en zal naar verwachting in het vierde kwartaal van 2021 worden afgerond.

Gemeente Amsterdam

Datum 5 november 2021 Pagina 4 van 4

Verslaglegging naar de raad zal in de paragraaf bedrijfsvoering bij jaarrekening 2022 plaats hebben. Met het opnemen van de aanbeveling in het project VORM zal deze aanbeveling worden afgedaan. M.b.t. aanbeveling 3, deze heeft het college overgenomen. Met ingang van de begroting 2022 zal er meer sturing komen op de wijze van behandeling van beleidsrisico’s en communicatie over de beleidsrisico’s met de raad. Verslaglegging vindt plaats in de programma’s bij het jaarverslag en de begroting. Door dit in het reguliere P&C proces op te nemen zal deze aanbeveling worden afgedaan. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de voortgang van deze aanbeveling. Met vriendelijke groet,

Victor Everhardt, Wethouder Financiën