Bijlage 2b. Actualisatie inschatting ontvlechtingskosten.pdf

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten April 2023

Aanleiding • In het BOGO op 9 april jl. is gevraagd om de kosten van volledige ontvlechting in beeld te brengen. De voorliggende slides bevatten de opvolging daarvan. Gegeven de beschikbare tijd is hiervoor al aanwezig materiaal als basis genomen.

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Inleiding In het kader van het governancetraject Waternet is op een drietal momenten advies gevraagd aan Berenschot om de financiële implicaties van ontvlechting in beeld te brengen, namelijk: • In september 2021 heeft Berenschot een onderzoek uitgevoerd naar de omvang van de kosten op basis van begroting 2021, versie 1, bij eventuele ontvlechting van de AGV activiteiten uit de Waternet organisatie. Tijdens het onderzoek zijn de structurele kosten (personeel, uitbesteed werk, IT, facility), synergie effecten en eenmalige kosten (frictiekosten en projectkosten) in kaart gebracht bij een eventuele splitsing. • In maart 2022 is een analyse gemaakt van de verschillen in frictiekosten bij drie destijds voorgestelde varianten: de stichting variant A, de stichting variant B en een Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO). • Tot slot is in december 2022 gevraagd om een actualisatie van de kosten op basis van de begroting 2023 bij een eventuele afsplitsing van de AGV activiteiten naar een volledig zelfstandige organisatie voor AGV. Daarmee vergelijkbaar aan het onderzoek uit september 2021. De actualisatie uit december 2022 is medio 2023 (besproken in directie op 30 augustus 2023) voorzien van reflecties en kanttekeningen. De nu voorliggende actualisatie is: a. een vervolg op de laatste cijfers van Berenschot, b. rekening houdend met de gemaakte reflecties en kanttekeningen en c.

aansluitend op de door KPMG gehanteerde cijfers uit de begroting 2024. De gepresenteerde cijfers zijn een indicatie voor een proces, waarbij er nog vele onzekerheden bestaan en zijn te beschouwen als een schatting binnen een bandbreedte.

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Berenschot december 2022

Berenschot: uitgangspunten • In de memo d.d. december 2022 is begroting 2023 het uitgangspunt. • Focus ligt op een analyse van de synergie verschillen en bouwstenen als de organisatie gesplitst wordt in AGV en een gemeentelijk deel.

• Gelijkblijvende doelstellingen en ambitieniveau. • Lopende reorganisaties of efficiency-verbeteringen zijn niet meegenomen. • Er zijn geen frictiekosten opgenomen als gevolg van bijvoorbeeld overgang naar andere CAO.

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Berenschot: structurele kosten

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Berenschot: incidentele kosten

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Formatie en begroting 2024 De reflecties en kanttekeningen d.d. augustus 2023 zijn hiervoor als vertrekpunt genomen.

Formatie en bijbehorend budget 2024 Afdeling

Bron- en natuurbeheer Productie Leidingwerken Beleid & Assets Brug- en sluisbediening Zuiveringsbeheer Waterinfrastructuur Waterplannen en besturing Programmeren VTH & Bedrijfsinspectie Projecten Onderzoek & Advies Techniek Bestuursdienst AGV BDO Marketing & Communicatie KS&B Algemene Zaken F&C (incl. Corporate Control) Internationale samenwerking IV/ICT Mens en Organisatie Strategie & Ontwikkeling Overig

Personeelskosten x € 1 miljoen Deel Deel Totaal Deel AGV Amsterdam gemengd 4,0 4,0 5,1 5,1 25,0 25,0 9,3 4,0 5,3 6,0 1,0 5,0 10,1 7,3 2,8 6,3 3,9 2,4 7,3 6,8 0,5 12,2 5,4 6,8 6,1 5,2 0,9 20,2 14,2 6,0 13,4 6,7 6,7 11,7 11,7 3,4 3,4 0,8 0,1 0,7 3,7 1,0 2,1 0,6 15,3 15,3 6,2 6,2 15,8 6,4 7,3 2,1 1,9 0,9 1,0 33,4 33,4 7,1 7,1 2,2 1,5 0,7 2,5 1,2 1,3 229,0 69,0 83,6 76,4

Formatie Totaal 42,5 42,6 270,0 74,2 62,4 102,4 72,3 64,7 103,7 60,5 152,3 110,8 120,6 27,8 6,0 32,7 166,4 57,6 130,1 12,0 288,1 46,2 14,0 9,0 2.068,9

Deel Deel AGV Amsterdam 42,5 42,6 270,0 31,7 42,5 10,1 52,3 73,8 28,6 44,7 27,6 60,2 4,5 45,8 57,9 51,7 8,8 107,0 45,3 55,8 55,0

Deel gemengd

120,6 27,8 0,9 9,2

5,1 18,2

52,8 5,6

60,0 6,4

5,3 166,4 57,6 17,3 288,1 46,2

9,7 4,2 591,0

Classificatie: Openbaar

4,3 4,8 776,4

Realisatie 2023 In de (concept) jaarrekening 2023 komen de kosten voor vast en tijdelijk personeel uit op € 214,7 miljoen. Dat ligt in lijn met de raming van € 229,0 miljoen voor 2024, rekening houdend met CAOafspraken en formatieuitbreiding. De begroting 2024 is daarmee te beschouwen als een goede basis voor de inschatting van extra kosten als gevolg van organisatorische wijzigingen.

701,5 Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Reflecties en kanttekeningen De reflecties en kanttekeningen d.d. augustus 2023 zijn hiervoor als vertrekpunt genomen.

Algemene reflecties • Theorie versus praktijk: waar zit de synergie? Er wordt verondersteld dat de Waternet organisatie tot synergievoordelen leidt voor beide bestuurlijke opdrachtgevers; daarin zit namelijk de meerwaarde van het construct. Het is de vraag in hoeverre dat terug te zien is in de kosten. In de periode 2017-2024 is de formatie van de Waternet organisatie gestegen van ca. 1.700 fte naar ruim 2.000 fte en zijn de kosten aan inhuur van € 11 miljoen gestegen naar € 57 miljoen. Bovendien zijn de kosten voor IT/IV sterk toegenomen. Taken voor de bestuurlijk opdrachtgevers zijn enigszins gewijzigd, niet substantieel. • Beleid en strategie: de praktijk is dat beleid en kaders voor de bestuurlijk opdrachtgevers alsook voor de Waternet organisatie verschillen. • Organisatie en processen: de bestuurlijke opdrachtgevers hebben verschillende sturingsfilosofieën. Het procesgericht werken is op onderdelen doorontwikkeld, levert uniformiteit, kwaliteit en verminderde kwetsbaarheid op. Voor zo ver het hogere productiviteit heeft opgeleverd, weerspiegelt die zich niet in lagere kosten. • Informatie en systemen: een kostenvoordeel is veelal te behalen door harmonisatie en standaardisatie van IT-systemen. Uit elke benchmark blijkt echter, dat de omvang en de kosten van IV/ICT bij Waternet in vergelijking tot soortgelijke organisaties hoog uitvallen.

• Mensen en cultuur: de schaal van samenwerking binnen Waternet kan de kwetsbaarheid in personele bezetting op cruciale plekken verminderen, de kwaliteit van het werk verhogen en de aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt verhogen. • Ontvlechting naar twee nieuwe organisaties is in financieel opzicht een andere variant dan overgang naar zelfstandige organisatie van AGV en latende organisatie Waternet. Die tweede variant is naar verwachting nog iets goedkoper, omdat voor een deel de bestaande situatie blijft bestaan. • Vermindering complexiteit versus synergieverlies. Waar met name geredeneerd wordt vanuit verlies van synergievoordeel valt er bij afsplitsing van de AGV-taken uit de Waternet organisatie ook iets te stellen over vermindering van de complexiteit. Vanwege verschil qua richting in beleid en strategie is er minder maatwerk nodig in de inrichting van de organisatie, processen en systemen en de verrichting van de taken. Denk daarbij onder meer aan de P&C-cyclus. Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten Classificatie: Openbaar

Reflectie op onderdeel personeel Een belangrijk deel van de taken hoeft met splitsing van de organisatie niet te stijgen. Vooralsnog wordt een stijging van 10% voorzien, gelet op de wensen en behoeften die vanwege een splitsing van de organisatie zich kunnen voordoen: • Programmeren

Afdeling

• Projecten

• Techniek • Financiën en control, Inkoop en KAM • Mens en organisatie

Programmeren Projecten Techniek F&C (incl. Corporate Control) Mens en Organisatie

Personeelskosten x € 1 miljoen Deel Amsterda Deel Totaal Deel AGV m gemengd 12,2 5,4 6,8 20,2 14,2 6,0 11,7 11,7 15,8 6,4 7,3 2,1 7,1 7,1 67,0 26,0 20,1 20,9

Formatie Deel Amsterda Deel Totaal Deel AGV m gemengd 103,7 45,8 57,9 152,3 107,0 45,3 120,6 120,6 130,1 52,8 60,0 17,3 46,2 46,2 552,9 205,6 163,2 184,1

De overige activiteiten zijn, hoewel gecombineerd, al grotendeels toe te rekenen aan één van de bestuurlijk opdrachtgevers en hoeven derhalve niet te leiden tot stijging. IV/ICT komt in de volgende slides aan de orde. Deze benadering komt uit op een stijging met € 6,7 miljoen (55 fte), waarvan € 3,4 miljoen voor AGV en € 3,3 miljoen voor Amsterdam. NB1 De door KPMG aangegeven toename voor plateau 1 met 32 fte is anders opgebouwd/gemotiveerd, behalve ten aanzien van de afdeling Programmeren. Het grootste verschil betreft de afdeling Zuiveringsbeheer, waarvoor KPMG een toename met 7 fte vermeldt. NB2 Na validatie door de directie van de toename met fte’s in het KPMG-rapport komt de toename voor plateau 1 uit op 12 fte. Deze is opgebouwd uit 7 fte voor Zuiveringsbeheer, 4 fte voor Financiën & Control en 1 fte voor Projecten. Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Reflectie op onderdeel Inkoop • Berenschot stelt dat het synergieverlies uitkomt op circa EUR 2 miljoen structureel aan inkoopvoordeel door contracten die worden opengebroken (5% van EUR 40 miljoen). • Inkoop is typisch een voorbeeld van een activiteit die in gezamenlijkheid kan worden georganiseerd zonder dat daarvoor sprake hoeft te zijn van één organisatie. In die zin kan bij een splitsing van de organisatie in voorkomende gevallen de gezamenlijkheid blijvend worden gezocht om inkoopvoordelen te behouden, dan wel kan elk besluiten met andere partners tot gezamenlijke inkoop over te gaan. • Wanneer Waternet handelt namens Amsterdam of AGV als (enige) opdrachtgever staan contracten al op naam van de betreffende opdrachtgever. Bij ontvlechting zal voor contracten voor gezamenlijke activiteiten een splitsing of wijziging in tenaamstelling nodig zijn. Per contract kan dat tot positieve, negatieve of geen gevolgen leiden. Op voorhand is hieruit geen substantieel nadeel te verwachten. • Inschatting is dat synergieverlies als gevolg van ‘inkoop op gecombineerde contracten’ op 0 is te plaatsen.

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Reflectie op extra externe kosten ten aanzien van IVontwikkeling • Berenschot stelt dat de huidige uitgaven EUR 23 miljoen per jaar aan domeinzaken zoals digitalisering, BIM 360 is. Waarbij het effect op de structurele kosten ergens tussen de EUR 6,4 en EUR 12,7 miljoen per jaar gaat stijgen. • De veronderstelling dat door een splitsing van de organisatie de structurele kosten aan extra externe kosten ten aanzien van IV-ontwikkeling navenant gaat stijgen valt te betwisten. Juist vanwege de kaders die zijn meegegeven, en de schaarste waarin gekozen dient te worden. Mocht AGV of Amsterdam op onderdelen meer snelheid en resultaat willen bereiken, dan heeft dit ook in de huidige situatie consequentie voor de middelen die nodig zijn. • Voorts is met het reorganisatieplan IV ingezet op het verlagen van de externe kosten door eigen personeel aan te trekken voor de ontwikkelkant en gaat bovendien een sourcingstrategie lopen; met mogelijke gevolgen voor hetgeen eigenstandig gedaan blijft worden en wat op een andere wijze kan worden georganiseerd. Deze ontwikkeling staat los van de governance, kan prima onderdeel zijn van de ontwikkeling van zelfstandige organisaties, zonder dat dit direct hoeft te leiden tot structurele kostenstijging. • Inschatting is dat synergieverlies als gevolg van ‘extra externe kosten ten aanzien van IV-ontwikkeling’ op 0 is te plaatsen.

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Reflectie op dubbele kosten innovatie • Uitgangspunt van Berenschot is € 3 miljoen tot € 5 miljoen aan extra kosten per jaar bij gelijkblijvend ambitieniveau voor beide bestuurlijk opdrachtgevers. • De praktijk is echter dat de gemeente Amsterdam en AGV een strategische samenwerkingsagenda hebben opgesteld met aandacht voor innovatie en strategische thema’s. Daarnaast heeft AGV de intentie om ook andere partners binnen haar verzorgingsgebied te verbinden aan de strategische thema’s. Ontvlechting creëert meer ruimte voor het vervolg geven aan deze intentie, maar is geen kostendrijver voor een hoger ambitieniveau. • De strategische samenwerkingsagenda is bij uitstek een mogelijkheid om de samenwerking voort te zetten in een andere vorm zonder dat dit leidt tot noemenswaardige kostenstijgingen. Het is immers de bedoeling om de krachten te blijven bundelen, ook wanneer die hun thuisbasis in verschillende organisaties vinden. Vanuit die filosofie is het ook niet congruent om hier extra structurele kosten toe te rekenen aan splitsing van de organisatie. • Inschatting is dat synergieverlies als gevolg van ‘dubbele kosten ten aanzien van innovatie’ op 0 is te plaatsen.

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Reflectie op IT-beheerskosten • In het geval Waternet wordt ontvlochten naar twee organisaties dan leidt dit voor beide bestuurlijke opdrachtgevers tot een stijging aan IT-beheerskosten van EUR 3,8 tot EUR 6,4 miljoen. De stijging houdt verband met extra kosten voor licenties, hardware, onderhoud en support. • De harmonisatie en standaardisatie van het IT-landschap leidt potentieel tot een synergievoordeel in kosten. De praktijk is echter dat het applicatielandschap nog gerationaliseerd dient te worden en de inrichting en de werking voor bestuurlijk opdrachtgevers op onderdelen verschillen. Wel is de verwachting dat bij ontvlechting kosten gemoeid gaan met het realiseren van een eigenstandige IT-beheersorganisatie(s), mits daartoe wordt besloten. • Onze inschatting is, dat het reëel is om voor de extra kosten voor IT-beheer uit te gaan van het midden van de genoemde bandbreedte. Opgewaardeerd naar het prijspeil van de begroting 2024 komt dit afgerond uit op € 5,5 miljoen. Bij de verdeelsleutel 40/60 komt dit uit op € 2,2 miljoen voor AGV en € 3,3 miljoen voor Amsterdam.

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Recapitulatie actuele inschatting structurele extra kosten bij ontvlechting De actuele inschatting komt beduidend lager uit dan de cijfers van Berenschot. De motivatie is in voorgaande slides toegelicht. Redenen zijn vooral dat het niet zozeer gaat om synergieverlies als wel om extra kosten en dat alleen kosten in directe relatie tot ontvlechting zijn mee te nemen.

Personeel Inkoop op de gecombineerde contracten Extra externe kosten IV Dubbele kosten innovatie IT-beheerskosten

Bedragen x € 1 miljoen Berenschot Inschatting Basis Hoog Totaal Amsterdam AGV 14,7 14,7 6,7 4,0 2,7 2,0 2,0 6,4 12,7 3,0 5,0 3,8 6,4 5,5 3,3 2,2 29,9 40,8 12,2 7,3 4,9

Overigens wordt in een memo d.d. 15 april 2024 vanuit DMC/Amsterdam gesteld, dat de verwachting voor de initiële structurele hogere kosten door synergieverlies maximaal € 5,0 miljoen per jaar is en deze in een periode van 10 jaar afneemt tot nihil, of zelfs goedkoper zal zijn dan de huidige constructie. De afname is gemotiveerd vanuit de omstandigheid, dat de gemeente “al een degelijk ondersteunend apparaat heeft, wat tot versterking bij verbeteringen en besparingen kan leiden. (…) Ook ontstaan in de uitvoering synergievoordelen, doordat de assets van drinkwater en riolering dichter bij Amsterdam worden georganiseerd.”

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Incidentele extra kosten

Incidentele implementatiekosten In de opzet van Berenschot is de raming voor de inzet van personeel aan de stevige kant. Het zou betekenen, dat er omgerekend 50 mensjaren mee zijn gemoeid. De helft hiervan komt als redelijker over. Op de andere onderdelen is de ‘basis’ over te nemen. Dit leidt tot het volgende beeld. Berenschot Basis Hoog Ca. 10% van personeel gedurende 1 jaar bezig voor 25% van de tijd met implementatie Omzetten contracten van Waternet naar waterschap Programmamanagement en projectmanagement Juridische ondersteuning met externe expertise IT migratiekosten Onvoorzien (10%)

6,4 0,5 2,2 2,2 2,2 1,1 14,6

6,4 0,8 2,2 2,2 8,8 1,1 21,5

Bedragen x € 1 miljoen Inschatting Amsterdam AGV

Totaal 3,2 0,5 2,2 2,2 2,2 1,0 11,3

1,9 0,3 1,3 1,3 1,3 0,6 6,8

1,3 0,2 0,9 0,9 0,9 0,4 4,5

In de memo d.d. 15 april 2024 van DMC/Amsterdam wordt een afslag van 50% op alle componenten toegepast, omdat Berenschot in 2021 uitging van een quick & dirty ontvlechting. DMC schat daarmee de incidentele frictiekosten in op €7,0 - €11,0 miljoen. De bovenkant van deze bandbreedte komt nagenoeg overeen met de inschatting in de tabel. Een lagere inschatting komt ons als directie als te optimistisch over. Indruk is dat mogelijke ruimte in de ene component benodigd zal zijn voor krapte in een andere. KPMG heeft geen uitspraak over de incidentele kosten gedaan.

Classificatie: Openbaar

Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten

Totaal inschatting structurele en incidentele extra kosten

Totaal inschatting structurele en incidentele extra kosten

18,0 2,3

x € 1 miljoen

15,0

3,4

12,0 4,9

4,9

4,9

4,9

7,3

7,3

7,3

7,3

2026

2027

2028

2029

9,0 6,0 2,3

3,0 3,4

Vooralsnog aangenomen dat de incidentele kosten in 1 jaar worden gemaakt, gelijkelijk verdeeld over 2025 en 2026

2025 Structureel Amsterdam

Structureel AGV

Incidenteel Amsterdam

Classificatie: Openbaar

Incidenteel AGV Actualisatie inschatting ontvlechtingkosten