Bijlage 2. Versterken financiële zeggenschap lokaal bestuur

VERSTERKEN FINANCIËLE ZEGGENSCHAP LOKAAL BESTUUR

Vastgesteld college B&W dd. 19 september 2023

Aanleiding

▪ Vormen van burgerparticipatie benutten, faciliteren en stimuleren;

Het Gebiedsgericht werken kreeg sinds 2015 vorm door een gebiedscyclus. Elk jaar leverden dagelijks besturen vier producten op die door het college vastgesteld werden. Deze vier producten werkten niet samen met de P&Ccyclus en leidden af van de bedoeling van gebiedsgericht werken.

▪ Een stadsdeelpanel kunnen instellen en betrekken in de uitvoering van hun taken.

In de verordening op de stadsdelen en het stadsgebied is in 2021 de gebiedscyclus vervangen door gebiedsopgaven. Deze gebiedsopgaven worden door DB’s in samenspraak met stadsdeel- en bestuurscommissies en in samenhang met het coalitieakkoord voor vier jaar vastgesteld.

Dagelijks besturen zijn:

In die verordening zijn ook de 22 taken waar de dagelijks bestuurders namens het college bevoegd zijn voor de uitvoering geactualiseerd. Deze versimpeling is nodig om de bestuurlijke samenwerking te verbeteren. Dit biedt tevens een kader voor de budgettaire bevoegdheid voor de Dagelijks Besturen. Het legt de basis voor de bestuurlijke ambities om de financiële zeggenschap van DB’s te versterken en inzicht te kunnen geven aan stadsdeel- en bestuurscommissies over hun budgetadviesrecht.

▪ Uitvoerders: in de dagelijkse praktijk voeren ze de regie op extra stedelijke inzet in buurten en wijken na besluitvorming in het college en raad. Ze vertalen stedelijke beleidskaders naar de uitvoering op gebiedsniveau;

Rol Dagelijks Bestuur ▪ Beslissers: binnen hun mandaat besluiten ze over de uitvoering van de 22 taken en bevoegdheden en het leveren van maatwerk als de maatschappelijke context daar om vraagt;

▪ Adviseurs: signaleren voor het college: ontwikkelingen in de buurten en wijken als input voor de stedelijke kaders;

Rol Stadsdeel- en bestuurscommissies

▪ Vertegenwoordigers: het dagelijks bestuur is namens het college de verbinder in de wijken en buurten;

De stadsdeel- en bestuurscommissies zijn bestuurscommissies en gelijkwaardige spelers binnen het gemeentebestuur die:

▪ Het dagelijks bestuur geeft met de stadsdeel- of bestuurscommissie vorm aan burgerparticipatie;

▪ Richtinggevend en controlerend zijn richting DB in de uitvoering van de 22 taken en de gebiedsopgaven;

▪ Het dagelijks bestuur bepaalt met de stadsdeel- of bestuurscommissie de gebiedsopgaven. De gebieds-opgaven maken onderdeel uit van de jaarlijkse begrotingscyclus;

▪ Budgetbestedingsadviesrecht hebben bij het budgetbestedingsrecht van DB’s; ▪ Gevraagd en ongevraagd advies geven aan DB; voorstellen en moties kunnen indienen waar het de identiteit en fysieke en sociale leefbaarheid van de bewoners in het stadsdeel betreft;

▪ Het dagelijks bestuur doet ten behoeve van de uitvoering van de taken en rollen al datgene dat noodzakelijk is ter verwezenlijking van de publieke taak op stadsdeelniveau.

2

Bestuurlijke samenwerking als succesfactor voor financiële zeggenschap Dagelijks besturen voeren hun taak in mandaat uit. Zij zijn verlengd bestuur. De 8 dagelijks besturen hebben een identiek takenpakket dat ondersteund wordt door 1 ambtelijke organisatie. Om die reden is zowel samenwerking en afstemming tussen dagelijks besturen als mét het college essentieel. Zonder goede afstemming en prioritering tussen stadsdeelbesturen en college is een doelmatige en doeltreffende inzet van mensen en middelen en daarmee voor het werken aan de opgave buiten onmogelijk. Zowel op het gebied van de 22 taken als van de gebiedsopgaven is het inregelen van deze samenwerking dan ook een van de belangrijkste voorwaarden voor het goed laten werken van het bestuurlijk stelsel. We investeren deze bestuursperiode dan ook in het professionaliseren van deze samenwerking. Die krijgt vorm in de bestuurlijke portefeuillehoudersoverleggen (PHO’s). We groeien toe naar 6-wekelijkse overleggen waarin bestuurlijke afspraken over de jaarlijkse inzet (van mensen en middelen) op de 22 taken op hoofdlijnen bepaald wordt, waar geïntervenieerd en bijgestuurd kan worden daar waar dat nodig is en waar wordt besloten hoe gebiedsspecifieke aandachtspunten (gebiedsopgaven) goed genoeg uitgevoerd kunnen worden. Taken dagelijks bestuur

Per taak is inzichtelijk welke budgetten hiervoor beschikbaar zijn. Het college maakt dit jaarlijks tegelijk met het vaststellen van de gemeentebegroting transparant. De eerste 8 taken zijn bestuurlijk geanalyseerd en er is een beeld van het totaal van budget dat gemoeid is met de uitvoering van de 22 taken. Het college voert het gesprek met de raad over de inzet van mensen en middelen langs de lijn van de programma’s. De 22 taken zijn daarom gekoppeld aan de verschillende programmaonderdelen. Hiermee wordt inzichtelijk hoe de 22 taken (activiteiten en financiën) zich verhouden tot de rest van de begroting. Als bijlage is een overzicht opgenomen van de taken, de bijbehorende budgetten en de koppeling met de PHO’s en de programmaonderdelen. Voor iedere taak is scherp gemaakt welke rol de DB’s hierin vervullen (uitvoeren, beslissen, adviseren, vertegenwoordigen).

Daarnaast is per taak vastgelegd op welke wijze geprioriteerd wordt en hoe de inzet van mensen en middelen wordt bepaald. Voor deze zogenaamde ‘inzetplannen’ geldt 1 van de volgende 3 varianten: 1.

Op basis van uitvoeringsplannen beheertaken (Afvalplannen, VTHUP)

2.

Door het prioriteren van projecten (Programmering Stadsbehoud en stadsverbetering, Groen, Economie)

3.

Door het vaststellen van een gemeenschappelijke kader waarbinnen stadsdeelgebonden budget ingezet kan worden (Sociale Basis, Veiligheid)

In de activiteiten dient voldoende flexibele ruimte te zitten zodat er per gebied passend bij de context en de behoefte van bewoners en ondernemers ingespeeld kan worden. Doel is steeds een betere aansluiting op de lokale opgave door een gebiedsgerichte focus. De aanpak per stadsdeel of gebied kan dus verschillen, maar wordt in algemene zin begrensd door: ▪

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur waaronder het gelijkheidsbeginsel

▪

De uitgangspunten van 1 Amsterdam

▪

De doelmatige inzet van mensen en middelen op het niveau van de stad.

Uitvoering gebiedsopgaven Naast de verantwoordelijkheid voor de aan hen gemandateerde 22 taken zijn de dagelijks besturen ook verantwoordelijk voor de gebiedsopgaven. Een gebiedsopgave is een opgave in een straat, buurt, wijk of gebied. De dagelijks besturen stellen voor elk gebied de gebiedsopgaven vast met de belangrijkste vierjaren doelstellingen en leggen deze voor aan de stadsdeel- of bestuurscommissie. Indien gebiedsopgaven (volledig) vallen binnen het takenpakket van de dagelijks besturen, dan kunnen deze beschouwd worden als beoogd resultaat en is daarmee onderwerp van gesprek tussen DB en stadsdeel- of bestuurscommissie. Het kan nodig zijn dat er nadere afstemming en prioritering nodig is in het hiertoe meest geëigende portefeuillehoudersoverleg. 3

De door het stadsdeelbestuur geformuleerde gebiedsopgaven kunnen ook raken aan de taken en verantwoordelijken van het college. In dat geval worden de beoogde doelstellingen geformuleerd als ambitie. Na vaststelling gaat het dagelijks bestuur hierover in gesprek met college of collegeleden. Voor veel gebiedsopgaven zal daarom gelden dat vaststelling door het dagelijks bestuur niet voldoende is om ook direct de uitvoering ter hand te kunnen nemen. Evenals bij de 22 gemandateerde taken, vergt dit dan een gesprek van dagelijks besturen en het college waarbij schaarste verdeeld moet worden.

Dit kan door dit te agenderen in het portefeuillehoudersoverleg (PHO) waar ook de vakwethouder aanwezig is.

PHO’s zijn dé plek om de jaarlijkse inzet op de 22 taken op hoofdlijnen te bepalen en te besluiten hoe gebiedsspecifieke aandachtspunten (gebiedsopgaven) hierin een plek kunnen krijgen. Hiervoor is per taak een type inzetplan beschikbaar, dit kan in de vorm van een uitvoeringsplan, een projectenprioritering of een inzetplan voor een stadsdeelgebonden budget.

Ook hier is het PHO de meest geëigende plek. In de meeste gevallen kunnen de gebiedsopgaven betrokken worden bij de totstandkoming van de per taak opgestelde inzetplannen (uitvoeringsplannen, projectenprioritering of de inzet van stadsdeelgebonden budget).

Financiële opgaven of knelpunten die niet individueel (stadsdeel), gezamenlijk (PHO) of door college kunnen worden opgelost, kunnen geagendeerd worden voor de Voorjaarsnota.

Financiële zeggenschap in de dagelijkse praktijk

Voorjaarsnota als integraal afwegingsmoment lokaal bestuur

De kern is dat er op basis van ambtelijke voorbereiding bestuurlijk ook keuzes gemaakt worden over de uitvoering van lokale opgaven. Die lokale opgaven krijgen in het financiële stelsel daarmee een vergelijkbare status als centraal stedelijke opgaven.

In de afgelopen bestuursperiode was er geen uitgewerkt proces waarbij dagelijks besturen vanuit hun rol en verantwoordelijkheid financiële knelpunten of ambities konden bespreken met college (en raad).

Dagelijks besturen hebben financiële zeggenschap ten aanzien van hun taken en bevoegdheden. In eerste instantie door binnen het eigen stadsdeel goed ondersteund te worden in hun bestuurlijke keuzes, zowel door stadsdeelorganisatie als door betrokken vakdirecties. Indien een oplossing op stadsdeelniveau niet voorhanden is, maken dagelijks bestuurders dit bespreekbaar bij hun collega’s van de andere stadsdelen/-gebied

In het kader van de voorjaarsnota wordt jaarlijks in de PHO's vastgesteld of er zaken zijn die door het college meegenomen moeten worden in de integrale financiële afweging die zij voorbereiden en ter besluitvorming voorleggen aan de raad. Deze input gebeurt vanuit 2 perspectieven, namelijk vanuit de taakverantwoordelijkheid van de dagelijks besturen (de 22 taken) en de vastgestelde gebiedsopgaven. De input wordt besproken in de PHO’s. Op basis van de uitkomsten van het PHO bepaalt de vakwethouder langs de lijn van het betreffende programma de input voor de collegebesprekingen.

4

De input voor en de uitkomsten van de collegebesprekingen over de voorjaarsnota worden besproken in het PHO Financiën. Uitgangspunt is het ambtelijk en bestuurlijke proces ‘light’ te houden: het is de kunst om vanuit een gezamenlijke agenda en ambitie (coalitieakkoord, bestuursopdrachten, gebiedsopgaven) te bepalen wat nodig is. Onderwerpen ter bespreking ihkv de voorjaarsnota voldoen aan de volgende uitgangspunten/criteria: ▪ Als de opgave groter is dan de beschikbare middelen en het verdelen van schaarste geen recht doet aan de zwaarte van de opgave; ▪ Als er een nieuwe ‘grote’ opgave in takenpakket dagelijks bestuurders of in een specifiek gebied/stadsdeel ontstaat. ▪ Er noodzaak is tot herijking of afwijking van de bestaande (afwegings-)kaders De voorbereiding en afstemming loopt langs de lijn van de programmasturing. Werkwijze door de oogharen: budgetrecht, budgetbesteding en budgetadviesrecht Gemeenteraad: het budgetrecht ligt bij de raad. De raad autoriseert uitgaven van het college langs de programma’s. De taken van de dagelijks besturen worden in mandaat van het college uitgevoerd. Verschuiving van middelen tussen programma’s en -onderdelen is een bevoegdheid van de gemeenteraad.

Stadsdeel- en bestuurscommissies: controleren de kwaliteit van de uitvoering van de werkzaamheden van dagelijks besturen op de 22 taken en de gebiedsopgaven (ambities en/of uitvoering). Zij hebben geen budgetrecht, maar wel budgetadviesrecht. Zij kunnen gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen over een andere inzet van mensen en middelen Bij het vaststellen van de gemeentebegroting is door het college inzichtelijk gemaakt welke budgetten beschikbaar zijn voor de 22 taken van de dagelijks besturen. Tevens is inzichtelijk gemaakt of deze stadsdeelgebonden zijn of op basis van uitvoeringsplannen of projectprioritering verdeeld worden. Vanuit de identiteit en fysieke en sociale leefbaarheid van de bewoners in het stadsdeel kan de stadsdeel- of bestuurscommissie gevraagd en ongevraagd advies geven aan het DB door middel van voorstellen en moties Dagelijks bestuurders: voor de uitvoering van de 22 taken gelden dezelfde uitgangspunten voor dagelijks bestuurders als voor het college. Dagelijks bestuurders kunnen, al dan niet in overleg met wethouders en/of burgemeester besluiten om over te gaan tot beperkte investering, ontzien en/of herverdeling van financiële middelen om recht te kunnen doen aan (veranderende) opgaves, binnen programma’s en binnen een stadsdeel. Dat kan op elk moment in het jaar geagendeerd worden in de portefeuillehoudersoverleggen.

Blijkt het noodzakelijk om tussen programma’s/-onderdelen te schuiven, dan dient een voorstel via het college via de voorjaarsnota aan de raad voorgelegd te worden.

College: Binnen programmaonderdelen is het college en zijn wethouders gemandateerd om tot bepaalde bedragen te schuiven met mensen en middelen als dat de opgave dient.

5

BIJLAGEN

Overzicht 22 taken Taken stadsdeelbestuurders (22) Samenwerking zorg, werk & inkomen en onderwijs

1

Gebiedsontwikkeling en ruimtelijk beheer

7

Milieu (VTH)

13

2

Openbare ruimte, groen en parken

8

Wegen

14 Diversiteit

20 leefbaarheid

3

Afval en grondstoffen

9

Betaald parkeren en parkeergarages

15 Kunst en cultuur

21 en stadsgebied

4

Monumenten en archeologie

10 Gemeentelijk vastgoed

16 Sport

22 kernregistraties

5

Wonen

11 Waterbeheer

17 crematoria

6

Economie

12 Sociale Basis

18 inspraak en initiatief

Begraafplaatsen en

Burgerparticipatie,

19 Subsidieverlening Veiligheid en

Verkiezingen stadsdelen

Basis- en

Overzicht 22 taken en PHO’s Taak

PHO

Taak

PHO

1 - Gebiedsontwikkeling en ruimtelijk beheer

Wonen en Woningbouw

12 - Sociale basis

Zorg en Sociale basis Sociaal integraal

2 - Openbare ruimte, groen en parken

Mobiliteit, openbare ruimte en water

13 - Samenwerking zorg, werk, & inkomen en onderwijs

Zorg en Sociale basis Sociaal integraal

3 - Afval en grondstoffen

Afval en Reiniging

14 - Diversiteit

Kunst en Cultuur

4 - Monumenten en archeologie

Ruimtelijke Ordening, Monumenten & Archeologie

15 - Kunst en cultuur

Kunst en Cultuur

5 - Wonen

Wonen en Woningbouw

16 - Sport

Sport en Jongerenwerk

6 - Economie

Economische Zaken en MBO

17 - Beheer exploitatie begraafplaatsen en crematoria

Geen PHO Betrokkenen: Van Dantzig, El Ksaihi, Vroege, Booij-van Willigen.

7 - Milieu (VTH)

Stadsdeelvoorzittersoverleg

18 - Burgerparticipatie, inspraak en initiatief

Democratisering

8 - Wegen

Mobiliteit, openbare ruimte en water

19 - Subsidieverlening

Financiën

9 - Betaald parkeren en parkeergarages

Mobiliteit, openbare ruimte en water

20 - Veiligheid en leefbaarheid

Stadsdeelvoorzittersoverleg

10 - Gemeentelijk vastgoed

Vastgoed

21 - Verkiezingen stadsdelen en stadsgebied

Stadsdeelvoorzittersoverleg

11 - Waterbeheer

Mobiliteit, openbare ruimte en water

22 - Basis- en kernregistraties

Stadsdeelvoorzittersoverleg

Voetnoot

8

Samenhang gebiedsopgaven en 22 taken ▪ ▪

Adviseren Signaleren

= Ambitie

Taken college

Gebiedsopgaven

22 taken dagelijks bestuur

(in gesprek met College)

= Beoogd resultaat (zonodig via PHO)

▪ ▪

Uitvoeren Beslissen

9