Bijlage 2 Uitvoeringsnotitie rollen en verantwoordelijkheden bij leningen en garanties2023.docx

DMC Treasury 2023

Rollen en Verantwoordelijkheden bij leningen en garanties Uitvoeringsnotitie

1

DMC Treasury 2023

1. Inleiding In deze uitvoeringsnotitie staat hoe de rollen en verantwoordelijkheden bij het beheer en het verstrekken van leningen en garanties zijn belegd; wie is binnen de gemeente waarvoor verantwoordelijk en wie doet wat. Deze notitie is aanvullend op het leningen garantiebeleid van de gemeente. In het lening- en garantiebeleid staat beschreven wanneer de gemeente een lening of garantie verstrekt en waar het beheer aan moet voldoen. Voor het verstrekken van nieuwe leningen en garanties geldt het ‘nee, tenzij’ beleid. Dat wil zeggen dat de gemeente alleen een lening verstrekt wanneer banken hier niet toe bereid zijn én een lening de beste manier is om een publiek belang te behartigen. In deze notitie wordt eerst ingegaan op de rollen en verantwoordelijkheden binnen de gemeente bij het verstrekken van nieuwe of gewijzigde leningen en garanties en vervolgens op de rollen en verantwoordelijkheden bij het beheer van al bestaande leningen en garanties. Tot slot staat in de bijlage toegelicht hoe Treasury een marktconforme rente kan vaststellen. 2. Verantwoordelijkheden bij het aangaan van een nieuwe lening of garantie Rol vakwethouder en wethouder Financiën De wethouder Financiën heeft een specifieke systeemverantwoordelijkheid voor de financiële functie.

Daarnaast draagt de wethouder Financiën verantwoordelijkheid voor het financiële systeem (inrichting financiële processen, adequate applicaties) en heeft de wethouder een kaderstellende rol ten aanzien van financiën. De wethouder Financiën kijkt mee op dossiers die zijn aandacht verdienen vanuit zijn systeemverantwoordelijkheid. In dit lening- en garantiebeleid wordt de verantwoordelijkheid van de wethouder Financiën en de verantwoordelijke vakwethouder expliciet vastgelegd. Binnen het college is de vakwethouder verantwoordelijk voor: - het beleidsinhoudelijke publieke belang van de verstrekte lening of garantie, - de toepassing en naleving van de in de gemeente geldende financiële beleidskaders. De wethouder Financiën is verantwoordelijk voor: - de nakoming van de randvoorwaarden uit het lening- en garantiebeleid en het zoveel mogelijk beperken van de risico’s voor de gemeente, - het monitoren van de gemeentelijke schuld.

2

DMC Treasury 2023

Vakwethouder brengt voordracht in bij college Deze taakverdeling betekent ook dat de vakwethouder de voordracht met het voorstel voor het verstrekken van een lening of garantie indient in het college, in afstemming met de wethouder Financiën. De vakwethouder zal de trekker zijn voor het verstrekken van een lening (of garantie). Die heeft in zijn of haar portefeuille een beleidsdoel dat het beste bereikt kan worden middels een lening. De voordracht wordt behandeld in de raadscommissie van de vakwethouder met uitnodiging van de raadscommissie Financiën. Zoals hieronder ook beschreven stelt de directie de voordracht op met onafhankelijk advies van Treasury. Redenen waarom gekozen is voor rolverdeling vakwethouder / wethouder Financiën - Publiek belang is dé reden om een lening te verstrekken (wet Fido). De voorwaarden uit het lening- en garantiebeleid zijn randvoorwaarden voor het verstrekken van een lening. - Dit is consistent met het deelnemingenbeleid de nota ‘Beleidskader verbonden partijen 2021’. Ook hierin is de vakwethouder verantwoordelijk voor het publiek belang en de wethouder Deelnemingen voor het aandeelhoudersbelang. - De vakwethouder ‘verdedigt’ het verstrekken van een lening vanuit het publiek belang (nee, tenzij…). De vakwethouder heeft een beleidsbelang dat het beste geborgd kan worden door het verstrekken van een lening.

- De vakwethouder bereidt besluitvorming over het verstrekken van de lening of garantie voor de raadscommissie en de raad. - De voordracht gaat naar de raadscommissie van de vakwethouder met uitnodiging van de raadscommissie Financiën. Organisatie Het verzoek tot verstrekken van een lening of garantie komt in het algemeen binnen bij één van de directies. Alvorens tot het verstrekken van een lening of garantie kan worden overgegaan, dient een aantal stappen te worden doorlopen. Deze stappen zijn onderstaand schematisch weergegeven. Het proces voor directies en stadsdelen is hetzelfde en ziet er als volgt uit:

3

DMC Treasury 2023

DMC Treasury

betrekken

Directie/ stadsdeel

Advies Juridische Zaken (o.a. staatssteuntoets)

Verzoek lening of garantie

Advies DMC Treasury

College B&W

Afgewezen

Akkoord (onder voorbehoud) Raadscommissie Advies Gemeenteraad Directie Juridische Zaken

Wensen en bedenkingen

Documentatie

College B&W

DMC Treasury

Directie / stadsdeel Aanvraag lening of garantie - primair verantwoordelijk

bestuurlijke traject (aanvraag en besluitvorming); opsteller van de voordracht - betrekt Treasury z.s.m. in het proces - verzamelt benodigde informatie voor de aanvraag (business case, financiële cijfers, ..) - vraagt (i.s.m. Treasury) advies aan Directie Juridische Zaken (DJZ) voor o.a. staatssteun toets - vormt indien nodig voorziening

Akkoord

DMC -

-

-

Beheer (H3, lening en garantiebeleid)

Bestuurlijk Treasury schrijft verplicht advies voor in de voordracht Treasury stelt rente en opslag en andere voorwaarden vast rekening houdend met beleid en regelgeving, zie ook bijlage 1 hoe de rente wordt vastgesteld. DMC Control beoordeelt of directie of het stadsdeel het risico van

- B&W: besluit over verstrekken lening of garantie onder voorbehoud van wensen en bedenkingen van de raad - Raad heeft het recht om wensen en bedenkingen te uiten - B&W Indien er wijzigingen plaatsvinden, naar aanleiding van wensen en bedenkingen van de raad, neemt B&W definitief besluit1

1 Voor standaard overeenkomsten die afgestemd zijn met de directie Juridische Zaken hoeft de

documentatie niet voorgelegd te worden aan het college voor zover de belangrijkste elementen van de overeenkomst voorgelegd zijn aan het college (hoofdsom, aflossingswijze, renteberekening, zekerheden). In dit geval is DMC gemachtigd om de leningdocumentatie samen met DJZ op te stellen en te tekenen.

4

DMC Treasury 2023

-

-

-

de lening of garantie kan dragen DMC B&BZ/ risicomanagement valideert impact op het weerstandsvermogen met inachtneming van een eventuele voorziening (decentraal) Treasury stelt documentatie op i.s.m. DJZ Treasury tekent leningovereenkomst conform mandaatsbesluit (4 ogen) Treasury stort geldlening

-

Beheer lening of garantie - draagt het risico van wanbetaling (beheerfase) - Vormt voorziening indien nodig of past al bestaande voorziening aan - Vult de relevante formats in ten behoeve van de P&C cyclus

- Treasury is verantwoordelijk

voor de administratieve afhandeling en licht risico van lening en garantie toe in de jaarrekening en begroting samen met directie en / of stadsdeel

- B&W en raad: stellen begroting en jaarrekening vast

Uit bovenstaand overzicht komt duidelijk naar voren dat het initiatief en de trekkende rol voor aanvraag van de lening of garantie decentraal ligt. De eerste lijn (de directies) is primair verantwoordelijk. Dit komt omdat zij inzicht hebben in het publiek belang en waarom de lening of garantie nodig is. Treasury bekijkt of aan de (rand) voorwaarden is voldaan, geeft advies over de financiële structuur en zal de risico’s voor de gemeente, gegeven het publiek belang, zoveel mogelijk beperken. De directies en stadsdelen zijn verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde informatie en het opstellen van de voordracht. Wel dient Treasury vanaf het begin in het proces betrokken te worden. Hiermee kan al in een vroegtijdig stadium de risico-inschatting en de financieringsvraag op juiste wijze worden geadresseerd. Ook kan dan de verwachte doorlooptijd voor het indienen van de voordracht worden afgestemd. Het gehele besluitvormingsproces is intensief en neemt over het algemeen 3 tot 4 maanden in beslag. Advies en besluitvorming De vakdirectie zal de voordrachten voor besluitvorming opstellen. Treasury zal in de voordracht een advies geven en beoordelen of de lening past binnen het beleid van de gemeente. Daarnaast zal Treasury onder andere de punten die genoemd staan onder vormvereisten voor aanvraag lening of garantie toelichten.

Het advies zal integraal worden opgenomen in de voordracht. Vervolgens stuurt de directie het voorstel verder naar het college en de Gemeenteraad.

5

DMC Treasury 2023

Documentatie Op basis van de uitgangspunten die geformuleerd zijn in de besluitvorming stelt Treasury, in samenwerking met Directie Juridische zaken, de documentatie op (leningsovereenkomst en bijlagen). Het betreffende organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor aanlevering van de benodigde informatie om de documentatie op te kunnen stellen. Onderhandelingen over de documentatie worden namens de gemeente gevoerd door Treasury en eventueel ook het betreffende gemeenteonderdeel. Ondertekening documentatie en overmaken van de lening Treasury zorgt voor rechtsgeldige ondertekening van de documentatie (conform het meest actuele treasury mandaatsbesluit) namens de gemeente en de daadwerkelijke overboeking van het leningbedrag. De directie Financiële Dienstverlening zorgt voor de administratieve vastlegging van de uitbetaling in het boekhoudsysteem. Lening- of garantiefaciliteit In sommige gevallen hebben het college en raad een lening- of garantiefaciliteit ter beschikking gesteld waaronder een externe partij vervolgens, binnen de limiet van de faciliteit, afzonderlijke leningen kan trekken. Aan Westpoort Warmte is bijvoorbeeld een leningsfaciliteit beschikbaar gesteld (onder voorwaarden). Wanneer onder een dergelijke faciliteit getrokken wordt, wordt dat niet meer apart aan het college of raad voorgelegd.

Treasury toetst wel of de kredietnemer op dat moment nog voldoet aan de voorwaarden uit de lening- of garantieovereenkomst. Overige garanties Niet-financiële garanties vallen niet onder dit beleid. Voor dergelijke garanties maakt de directie onder andere een kans en impact schatting over het optreden van het risico. Deze risico’s worden door de directie opgenomen in het risicomanagementsysteem. Dekking voor een eventueel verlies valt onder de vakportefeuille.

6

DMC Treasury 2023

3. Verantwoordelijkheden bij het beheer van leningen en garanties Getrapt beheer: Wat zijn de rollen en verantwoordelijkheden? Als we het over kredietbeheer hebben, spreken we in eerste instantie over twee vormen van beheer, te weten: i) administratief beheer: het vastleggen van de lening in administratieve systemen, beheer van geldstromen als initiële storting, rentebetalingen en aflossingen; en ii) financieel-economisch beheer: rapportage en beheer van het risico van de lening of garantie. In deze paragraaf worden de rollen en verantwoordelijkheden voor de beheerfase vastgelegd. Schematisch ziet dat er als volgt uit: Beheer Administratief beheer

Directie / Stadsdeel

DMC / Treasury

- geen18

- administratieve vastlegging leningovereenkomst met hoofdsom, rente en aflossingen in IT systemen - beheer geldstromen (initiële storting, rentenota’s, ontvangst rente en aflossing (deels Financiele Dienstverlening)

Financieel economisch beheer

- primair verantwoordelijk voor het beheer van de onderliggende risico’s - opsteller periodieke rapportages conform beleid - periodieke gesprekken geldnemer, minimaal jaarlijks over financiële ontwikkelingen en kredietrisico - opvragen benodigde informatie en documentatie - beheer zekerheden - controle naleving voorwaarden - maatregelen treffen om risico’s te beperken en beheersen

- signalering richting decentraal zodra een betalingsachterstand optreedt - eventueel aansluiting bij periodiek gesprek tussen kredietbeheerder en geldnemer - op basis van periodieke beheerinformatie verslag opstellen voor jaarrekening en begroting - kredietrisicomodel invullen voor iedere kredietnemer - technisch advies en ondersteuning aan decentraal kredietbeheerder (op verzoek)

Intensief beheer

- maatwerkafspraken en nauwe samenwerking / afstemming Treasury

- maatwerkafspraken en nauwe samenwerking / afstemming decentraal beheerder

(aanvulling op administratief en financieel economisch beheer)

18

Uitzondering: Directie Wonen en Inkomen hebben om praktische redenen een eigen leningadministratie

7

DMC Treasury 2023

Financieel economisch beheer is primair decentrale verantwoordelijkheid Financieel economisch beheer omvat activiteiten die erop zijn gericht om tijdig ontwikkelingen te signaleren die het kredietrisico mogelijk wijzigen. Om dat adequaat te kunnen doen is het noodzakelijk om periodiek de prestaties en ontwikkelingen van de geldnemer te volgen en te beoordelen, en in voorkomende gevallen tijdig maatregelen te treffen om de positie van de gemeente veilig te stellen. De verantwoordelijkheid voor het financieel economische beheer ligt decentraal omdat daar het publieke belang wordt behartigd en omdat het financiële risico (het risico voor wanbetaling) ook daar ligt. Overigens moet opgemerkt worden dat een aantal leningen in zijn geheel door Treasury beheerd worden, omdat er geen vakdirectie is (historisch zo gegroeid). Dit is bijvoorbeeld het geval bij Westpoort Warmte of Carré. Administratief beheer van de geldstromen In principe legt Treasury de lening administratief vast in haar systemen en controleert de periodieke ontvangst van rente en aflossing. Wanneer deze niet ontvangen worden wordt dit onmiddellijk met de verantwoordelijke directie gedeeld en worden in overleg stappen ondernomen. Financiële Dienstverlening verzorgt de vastlegging van de lening in de boekhoudingssystemen. Periodiek worden de Treasury administratie en financiële administratie op elkaar aangesloten.

Treasury zorgt ook voor het opnemen van de leningen en garanties in de jaarrekening en begroting inclusief bijbehorende toelichting met indicatie over het risicoprofiel op basis van de door de directie ingeleverde formats. De directies zijn in eerste aanleg verantwoordelijk voor het opvragen van informatie die benodigd is voor adequaat beheer. Het beheer geldt voor alle leningen en garanties ongeacht de omvang. Risicoclassificatie Treasury en de verantwoordelijke directie bepalen samen de risicoclassificatie. Om te bepalen wat het kredietrisico is zijn er een aantal handvatten. Ten eerste heeft Treasury de beschikking over het eerder genoemde kredietrisicomodel dat een rating geeft aan de kredietnemer. Daarnaast moet goed gekeken worden naar toekomstige verwachte kasstromen, oftewel het toekomstige vermogen van de kredietnemer om de lening terug te betalen. Beperkt beheer Dit is de minimale vorm van beheer. De kredietbeheerder dient twee keer per jaar iedere lening die onder zijn beheer valt te analyseren en een keer per jaar zal Treasury (indien van toepassing) het kredietrisicomodel invullen. Op basis van de jaarcijfers en eventueel een gesprek met de geldnemer dient het risicoprofiel (risico op wanbetaling) van de lening te worden geactualiseerd en onderbouwd. Dit betekent

8

DMC Treasury 2023

onder andere dat inzichtelijk moeten worden wat de resterende hoofdsom is, hoe het betalingsgedrag is op de lening en of aan de voorwaarden van de lening of garantie wordt voldaan. Ook dient te worden aangegeven of er aanvullende beheersmaatregelen gewenst zijn. Regulier beheer In aanvulling op de vereisten die gelden voor beperkt beheer is ten behoeve van regulier beheer nadere analyse door de kredietbeheerder vereist zowel voor leningen als garanties. Hiertoe dient de beheerder naast het jaarverslag ook prognoses met toelichting op te vragen. Tevens is een gesprek tussen kredietbeheerder en geldnemer ter onderbouwing van de kredietwaardigheid en het kredietrisico onderdeel van regulier beheer. In beginsel zal Treasury aanwezig zijn bij dit gesprek. Door ook de vooruitzichten (zoals prognoses en begrotingen) te beoordelen is de gemeente in staat om pro-actief te handelen. In gesprekken met de geldnemer kan onder andere nadere onderbouwing van ontvangen informatie (vb. jaarrekening of prognose) of mogelijke implicaties van marktontwikkelingen worden gevraagd. In overleg met Treasury zal het kredietrisico worden beoordeeld. In overleg zullen, indien opportuun, aanvullende afspraken worden gemaakt om het risico te monitoren en mogelijke maatregelen geïdentificeerd worden om het risico te reduceren.

Intensief Beheer Voor leningen en garanties waarvoor een verhoogd risicoprofiel geldt dienen, in aanvulling op de vereisten voor regulier beheer, separate afspraken te worden gemaakt over de wijze waarop de risico’s bewaakt en beheerst worden enerzijds en de rapportage anderzijds. Dit zal maatwerk zijn. In de jaarrekening van de gemeente zal voor leningen en garanties met een verhoogd risicoprofiel een aparte toelichting worden opgenomen. Intensief beheer zal in ieder geval bestaan uit het regelmatig voeren van gesprekken met de kredietnemer en zodanig informatie inwinnen dat een goed beeld van het kredietrisico wordt verkregen.

9

DMC Treasury 2023

Bijlage 1 Vaststellen marktconforme rente of garantiepremie

In het lening- en garantiebeleid is toegelicht dat het nodig is om een marktconforme rente of garantiepremie te vragen. In deze bijlage staat toegelicht hoe dat moet gebeuren. Marktconforme rente Treasury stelt de (marktconforme) voorwaarden voor de lening vast. Om te bepalen wat een marktconforme rente is, kan Treasury gebruik maken van een aantal hulpmiddelen. a) Ten eerste zal Treasury met een kredietrisicomodel de rating van de kredietnemer bepalen. De rating geeft aan wat het kredietrisico is en wordt gebruikt om de opslag te bepalen. Kredietrisicomodel De gemeente Amsterdam heeft samen met de gemeenten Rotterdam en Den Haag een model laten ontwerpen voor het bepalen van de kredietwaardigheid van een geldnemer/garantiegenieter. Het model berekent de kredietwaardigheid van de geldnemer (de rating) op basis van kwantitatieve en kwalitatieve gegevens. De kwantitatieve gegevens betreffen de balans, resultaat en cash flow van de afgelopen jaren. De kwalitatieve vragen zijn onder andere afhankelijk van de sector en de rechtsvorm van de geldnemer. b) Vraag advies aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) of zij in hun database vergelijkbare leningen hebben en wat de actuele marktconforme rente is. De RVO verstrekt (vergelijkbare) leningen en is bereid deze informatie met de gemeente te delen.

c) Vraag aan de 3 banken die geen lening wilden verstrekken, naar de redenen en vraag of ze bereid zijn een indicatie van een marktrente te geven. d) Eventueel, indien beschikbaar, actuele rentes uit jaarverslagen van vergelijkbare bedrijven met vergelijkbare voorwaarden/ condities. e) Inhuren van een externe specialistische partij die een marktconforme rente kan bepalen.

10

DMC Treasury 2023

Overige Specifieke opslagen Indien het een kleine lening betreft, dient een opslag voor administratieve kosten te worden gerekend. Dit is afhankelijk van de omvang van de lening; gedacht kan worden aan een opslag tussen de 50 en 100 basispunten (0,5-1%) voor leningen kleiner dan € 1 miljoen. Mochten er andere specifieke voorwaarden van een lening zijn, bijvoorbeeld een achterstelling, dan dienen ook deze worden meegenomen voor het bepalen van een marktconforme rente. Renteopslag Europese Commissie De Europese Commissie geeft er de voorkeur aan dat overheden op basis van benchmarking een actuele marktconforme rente bepalen, zoals hierboven beschreven. Voorwaarde hiervoor is wel dat dit goed onderbouwd wordt én dat dit schriftelijk wordt vastgelegd. Als er onvoldoende informatie beschikbaar is om dit te doen, biedt de Europese Commissie onderstaand schema, waarin te zien is welke opslag nodig is bij welke kredietwaardigheid en onderpand. Om de kredietwaardigheid vast te stellen kan gebruik worden gemaakt van bovengenoemd kredietrisicomodel. De Europese Commissie heeft een schema voor opslagen vastgesteld boven de referentierente (1-jaars Euribor): Richtlijnen Europese Commissie: Opslag in basispunten (100 punten = 1%) Kredietwaardigheid Sterk (AAA-A)

Onderpand (dekkingswaarde) Hoog

Normaal

Laag

60

75

100

Goed (BBB

75

100

220

Redelijk (BB)

100

220

400

Zwak (B)

220

400

650

Slecht (CCC en lager)

400

650

1000

Aangezien de 1-jaars Euribor geen voor de hand liggende basisrente is voor langlopende vastrentende leningen, hanteert de gemeente Amsterdam de gemeentelijke marktrente voor de gewenste looptijd (bijvoorbeeld een 5-jaars marktrente voor een gemeentelijke lening plus een risico opslag voor een lening die de gemeente verstrekt met een 5-jaars looptijd). Daarnaast staat in de ‘Mededeling’ van de Europese Commissie dat “voor startende ondernemingen of leningnemers zonder kredietverleden of waarvan de rating op grond van een analyse van de balans wordt bepaald, zoals bepaalde special purposeentiteiten, het rentepercentage dient te worden vermeerderd met ten minste 400

11

DMC Treasury 2023

basispunten (afhankelijk van de beschikbare zekerheden)”. De opslag kan nooit lager zijn die welke op de moedermaatonderneming van toepassing zou zijn2. Garantiepremie Het vaststellen van een marktconforme garantiepremie is in principe gelijk aan die van het vaststellen van een marktconforme rente. Ook hier geldt dat het bepalen van een marktconforme garantiepremie een grijs gebied is. Immers marktpartijen zijn niet bereid een lening of garantie te verstrekken. Mocht er onvoldoende informatie beschikbaar zijn om een marktconforme rente te bepalen, dan kan de staatssteunmatrix worden gebruikt. Mocht er wel voldoende informatie zijn dan moet de garantiepremie en rente die de bank rekent, samen uitkomen op de marktconforme rente die een bank zonder garantie zou rekenen. Dit betekent dat de kredietnemer bij een lening van de gemeente of een lening van de bank met garantie van de gemeente ongeveer evenveel betaalt3. De bank zal immers een veel lagere rente rekenen met een garantie van de gemeente omdat zij dan veel minder risico lopen. De garantiepremie wordt net als de verstrekte rente periodiek betaald.

Garantiepremie = marktconforme rente (zonder garanties) – rente die de bank rekent (inclusief garantie) Zoals hierboven ook genoemd is het bepalen van een marktconforme rente een grijs gebied, want de gemeente verstrekt alleen leningen wanneer marktpartijen het niet doen en er in feite geen marktprijs is. Gegeven dit dilemma moet de gemeente een rente bepalen (zie hierboven voor de stappen) die zo dicht mogelijk in de buurt van een marktconforme rente komt, wanneer een marktpartij wel een lening zou hebben verstrekt.

2 Zie ook ‘Mededeling van de Commissie over de herziening van de methode waarmee de referentie- en

disconteringspercentages worden vastgesteld’, 19-1-2008. 3 In de praktijk zal een geldverstrekker een kleine risico opslag rekenen voor het risico dat zij lopen op de gemeente Amsterdam en een kleine opslag voor de administratiekosten. Per saldo zal de structuur met garantie iets duurder zijn ten opzichte van het rechtstreeks verlenen van een lening door de gemeente, omdat er 2 partijen zijn die risico lopen en een renteopslag vereisen.

12