bijlage 2. raadsinformatiebref evaluatie inkoop WMO (003).pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 000, 0000 AA Amsterdam

Aan de leden van de gemeenteraad

Datum

17 maart 2021

Ons kenmerk Uw kenmerk

Bijlage(n)

Karla Toxopeus, bestuurs- en managementadvisering, 0610199342, k.toxopeus@amsterdam.nl Rapportage evaluatie

Onderwerp

Evaluatie inkoopproces aanvullende ondersteuning Wmo en MO/BW

Behandeld door Kopie aan

Geachte leden, Op 20 januari 2021 hebben wij u schriftelijk geïnformeerd over het besluit om de aanbestedingsprocedures voor de uitvoering van de aanvullende ondersteuning Wmo en Maatschappelijke Opvang/Beschermd Wonen (MOBW) deels in te trekken en een nieuwe procedure te gaan organiseren. Momenteel voeren wij gesprekken met aanbieders over het verlengen van hun tijdelijke contracten. Cliënten blijven daar waar mogelijk in zorg bij hun huidige aanbieder, voor wie de financiering wordt verlengd totdat een nieuwe procedure is afgerond. Met dit proces is veel tijd en energie verloren gegaan, en het college betreurt dat dit niet goed is verlopen. Het college vindt het belangrijk om uit dit proces lessen te trekken en verbeteringen door te voeren. Daarom is bij het intrekken van de procedure ook direct besloten tot een onafhankelijke evaluatie. U vindt deze evaluatie inclusief aanbevelingen in de bijlage en de maatregelen die wij naar aanleiding daarvan zullen doorvoeren verderop in deze brief. Het college omarmt de aanbevelingen en is blij met de snelle en grondige evaluatie. Het college bedankt het onderzoeksteam voor alle inzet en de medewerkers voor hun openheid. Uit de evaluatie blijkt dat een unieke en complexe combinatie van factoren ten grondslag heeft gelegen aan de ontstane risico’s en uiteindelijke noodzaak om de procedures deels in te trekken.

Het college vindt het belangrijk te benadrukken dat wij kwalitatief goede, deskundige en zeer betrokken medewerkers hebben en dat eerdere complexe aanbestedingen in het sociaal domein, zoals de specialistische jeugdhulp en buurtteams, succesvol zijn verlopen. Desondanks moet het college uit deze evaluatie wel constateren dat een focus op het verbeteren van de gemeentelijke

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 17 maart 2021 Pagina 2 van 4

inkoop en het inkoopstelsel nog steeds actueel is en dat de organisatie op een aantal punten nog versterkt en verbeterd moet worden. Het college ziet daarbij verbeterpunten op drie niveaus in onze organisatie: bij de ambtelijk opdrachtgever (inhoud en sturing, ondergebracht in de lijnorganisatie), de eerstelijns inkoopondersteuning (proces en begeleiding, ondergebracht bij de Lead buyer sociaal) en de tweedelijns ondersteuning (advisering en toetsing, ondergebracht bij concern Inkoop, DMC en DJZ). Het gaat daarbij nadrukkelijk ook om het verbeteren van de onderlinge samenhang en samenwerking tussen deze drie niveaus. Het college deelt de inschatting van de onderzoekers dat de context en opzet van de aanbesteding complex waren. In de evaluatie blijkt dat er tijdens het traject in de uitvoering sprake was van tijdsdruk en planningsoptimisme. Er is veel tijd en aandacht besteed aan de formulering en draagvlak voor het beleid. Echter, voor de uitvoering van het gehele aanbestedingsproces en de voorbereiding van de cliënttransitie is uitgegaan van een te strakke, en daardoor foutgevoelige, planning. Het belang en de complexiteit van het maken van een heldere verdelingssystematiek zijn onderschat en te lang vooruitgeschoven. Specialistische adviseurs op concernniveau zijn achteraf betrokken en hadden volgens het college actief ingezet moeten worden vanaf het begin.

Er had meer in gezamenlijkheid aan de totale opgave gewerkt moeten worden. Daarnaast is er onvoldoende aandacht geweest voor de praktische impact die de aanbesteding zou gaan hebben in het veld. Het college constateert ook dat gedurende dit traject de signalen die er waren weinig zijn geëscaleerd, waardoor beslissingen niet of niet tijdig heroverwogen konden worden op directie- of bestuurlijk niveau. Daarom neemt het college een aantal maatregelen binnen de organisatie, op zowel de korte als de middellange termijn. Deze acties worden gezamenlijk verder uitgewerkt en uitgevoerd vanuit de drie genoemde organisatieniveaus (inhoudelijk opdrachtgever, lead buyer en concernniveau). Het college ziet hierbij drie verbeteropgaven. 1.

Integrale strategie voor (complexe) inkoopprocessen

Uit de evaluatie blijkt dat het cruciaal is om bij het begin van een contractering van deze omvang uitgebreid en met alle beschikbare expertise (opdrachtgever, eerste en tweede lijn) te reflecteren op de doelen, risico’s en de doorlooptijd van de gekozen procedure. En daarbij ook te overwegen welke mogelijkheden er zijn om risico’s en complexiteit te verminderen door opdrachten bijvoorbeeld meer gefaseerd in de markt te zetten. Het belang van uitvoerbaarheid in de tijd en in het veld zal daarbij zwaarder gewogen moeten worden. Bij beleidsvaststelling zal explicieter stil gestaan moeten worden bij implementatie en uitvoeringsdilemma’s. In beleidsstukken is de implementatie en uitvoering nog onderbelicht, dit zal voor complexe vraagstukken onderdeel van de besluitvorming en sturing moeten zijn. Alle genoemde afwegingen en uitgangspunten worden vastgelegd in een formeel inkoopstrategiedocument.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 17 maart 2021 Pagina 3 van 4

Aan de basis van deze afwegingen ligt een realistische contracterings- en implementatieplanning, die regelmatig wordt herijkt, en waarin tijdsdruk en andere risico’s expliciet tegen elkaar worden afgewogen. Waar nodig wordt daarbij ook gebruik gemaakt van bestaande regelingen, zoals de regeling risicovolle projecten en advisering van de tenderboard. Ook wordt strategischer naar de inkoopkalender gekeken om risico’s te signaleren en handelingsperspectieven te ontwikkelen. Om ook tot meer duidelijkheid en eenduidigheid over de te kiezen vorm en strategie te komen. Hiertoe wil het college overgaan tot het breder inzetten van categoriemanagement, dat op dit moment al binnen het fysiek domein wordt toegepast. 2. Integrale projectteams voor complexe inkopen, met stevige checks en balances Uit de evaluatie blijkt dat de reguliere samenwerking tussen de verschillende afdelingen niet altijd voldoende is. Daarom zal voor complexe inkopen in het vervolg een gespecialiseerd projectteam worden ingericht, met een integrale opdracht een expliciet bestuurlijk en ambtelijk escalatieproces, onder de directe aansturing van de opdrachtgevend directeur. Specialistische kennis en kunde van de ambtelijk organisatie zullen hierbij aan de voorkant van het proces beschikbaar komen.

Tegelijkertijd zullen de checks en balances bij deze complexe inkopen niet volgens het principe van ‘comply or explain’ worden ingezet, maar een stevig sturende en terugkerende rol in het proces krijgen. Door het gespecialiseerde projectteam worden dilemma’s vroegtijdig en actief voorgelegd aan de toetsende gremia om zo optimaal gebruik te maken van de beschikbare kennis en kunde. Daarnaast wordt er actief teruggekoppeld wat er met de adviezen is gedaan en opnieuw advies gevraagd. Voor de nieuwe contractering van de aanvullende WMO en MOBW betekent dit dat een integraal inkoopteam met ambtelijke en bestuurlijke stuurgroep is opgericht. Daarin is specialistische kennis aan het bestaande team toegevoegd, o.a. tweedelijnsadviseurs. Samen sturen zij op strakkere procesregie en een gedegen uitvoeringsplan voor de benodigde cliënttransities. Over de stand van zaken van het nieuwe contracteringstraject aanvullende WMO en MOBW ontvangt u komende week nog een aparte brief, waarin we uitgebreider in gaan op de planning en op de specifieke maatregelen die we daar hebben genomen. 3.

Cultuur van samenwerken, kennis delen, en maatschappelijk resultaat centraal

Uit de evaluatie constateert het college als verbeterpunt dat de samenwerking op dit soort complexe projecten beter moet. De verantwoordelijkheid moet, ieder vanuit de eigen expertise, gedeeld en niet ‘verdeeld’ worden. Niet alle beschikbare kennis is op tijd benut en er is onvoldoende geëscaleerd. Door met een specifieke projectstructuur intensiever aan de voorkant samen te werken en integrale teams voor complexe projecten te maken willen we dit versterken. Maar het college constateert dat dit ook een cultuurkwestie is, en ook aan die gezamenlijkheid en cultuurontwikkeling zal daarom extra aandacht worden besteed. In het algemeen geldt daarbij het belang om als organisatie complexe vraagstukken niet ‘klein’ te maken maar juist op te tillen zodat de juiste zorg, aandacht en kwaliteit vanuit de verschillende organisatieonderdelen optimaal kan worden ingezet. En om in te zetten op een cultuur waarin samenwerking en hulp vragen centraal staan. Dit krijgt breed in de organisatie aandacht in de

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 17 maart 2021 Pagina 4 van 4

bestaande organisatieontwikkelingstrajecten en gesprekken op managementniveau. Als bestuurders zullen wij daarbij zelf ook actief het gesprek voeren over risico’s, uitvoeringsvraagstukken en het belang van escalatie bij complexe trajecten. Tot slot De evaluatie sterkt het college in de overtuiging dat het noodzakelijk was de aanbesteding in te trekken. Het college betreurt dat ondanks een uitgebreid en zorgvuldig proces, met grote betrokkenheid van het veld en inhoudelijke deskundigen bij de gemeente, de complexiteit en risico’s bij deze aanbesteding onvoldoende in beeld zijn geweest. Om dit te verbeteren is het nodig om in de organisatie te sturen op het voorkomen van onnodige complexiteit, voortdurend aandacht te houden voor uitvoerbaarheid van beleidswensen, alle kennis aan de voorkant beschikbaar te stellen en problemen en risico’s bespreekbaar te maken en waar nodig te escaleren. De maatregelen zoals we die hierboven hebben genoemd, worden in de komende periode verder uitgewerkt. Over de algemene verbetermaatregelen voor inkoop op concernniveau wordt u geïnformeerd via de bestuursopdracht inkoop. Over het traject van de nieuwe contracteringsprocedure van de aanvullende WMO en MOBW zullen wij u daar waar nodig apart informeren.

Zoals in de vorige brief al is aangegeven, betekent het intrekken van deze twee omvangrijke aanbestedingen helaas potentieel een forse toename van de gemeentelijke onrechtmatigheid. Hierover zijn wij met de ACAM in gesprek. Hoe groot die onrechtmatigheid zal zijn, zal afhangen van de termijn van de overbrugging naar een nieuwe rechtmatige overeenkomst. Op basis van de Wmo en MOBW inkoopuitgaven uit 2020 en afhankelijk van die termijn bedraagt de potentiële gemeentelijke onrechtmatigheid in dit dossier maximaal circa €250 miljoen bij de Jaarrekening 2021. Het college zal zich inspannen om deze niet langer te laten duren dan noodzakelijk. Anderzijds wil het college ook waken voor het leidend maken van het beperken van de onrechtmatigheid, er moet ook voldoende tijd genomen worden voor een kwalitatief en zorgvuldig proces. Ook hierover informeren wij u zodra hier meer duidelijkheid over is. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Namens het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam, Met vriendelijke groet,

Simone Kukenheim Wethouder Zorg

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Rutger Groot Wassink wethouder Inkoop