Bijlage 2 - Quickscan Deelnemingen - DEFINITIEF.pdf

Quickscan Deelnemingen 2022 / Vervolg AEB-raadsenquête

4-7-2022

Quickscan Deelnemingen 

Aanleiding: AEB Raadsenquête – Belangrijkste instrument van de gemeenteraad – Presentatie en bespreking in december 2021 – Na 6 maanden vervolg op de aanbevelingen en moties



Motie 2021/873 van het lid Martens over een quickscan naar de aanbevelingen: – analyse van alle deelnemingen middels een toets op de aanbevelingen, de raad te informeren over de pijnpunten en deze mee te nemen in het herijkingsproces.



Onderwerpen ten behoeve van quickscan: – Expliciteren van het publiek belang van deelnemingen. – Operationaliseren sturing, maatstaven, verantwoordelijkheden. – Onderzoeken van de financiële stromen. – Toets op bedrijfsvoering bij signalen van falende bedrijfsprocessen. – Analyse van aanwezige kennis en ervaring.

Quickscan van de aanbevelingen van de AEB-Raadsenquête onder Deelnemingen

4-7-2022 | 2

Vragenlijst onder alle deelnemingen Het expliciteren van het publieke belang van de deelneming: 1. Hoe is het publieke belang van de deelneming vastgelegd in de begroting? 2. Hoe is het publieke belang van de deelneming vastgelegd in de statuten van de deelneming? 3. Is het publieke belang van de deelneming geëxpliciteerd in een (ander) document dat is vastgesteld door het college van B&W en/of de gemeenteraad? Het operationaliseren van het publieke belang van de deelneming: 4. Op welke wijze oefent de gemeente invloed uit op het publieke belang van de deelneming? 5. Welke maatstaven hanteert de gemeente daarbij? 6. Wie is bestuurlijk en wie is ambtelijk verantwoordelijk voor de borging van het publieke belang van de deelneming? 7. Welke bestuurlijke en ambtelijke afstemming vindt er plaats voorafgaand aan besluiten over de deelneming? Inzicht in financiële stromen tussen de gemeente en de deelneming: 8. Is er zicht op het geheel van financiële stromen tussen de gemeente en de deelneming? Ja/nee 9. Welke financiële relaties heeft de gemeente met de deelneming (denk aan contracten, leningen, subsidies, opdrachten, concessies, belastingen etc.) Falende bedrijfsprocessen 10. Welke bedrijfsprocessen van de deelneming zijn kritiek voor de gemeentelijke publieke belangen? 11.

Wat zijn de gevolgen voor de gemeente Amsterdam indien de bedrijfsprocessen van de deelneming plotseling geheel tot stilstand komen? 12. Heeft de deelneming en/of de gemeente een noodplan voor een dergelijk scenario? Waarom wel/niet? Voldoende expertise 13. Heeft de gemeente voldoende kennis en ervaring op de gebieden waar de gemeente publieke belangen identificeert bij haar deelnemingen? 14 Welk beleid is er aanwezig om juiste kennis en ervaring in huis te hebben/houden? Quickscan van de aanbevelingen van de AEB-Raadsenquête onder Deelnemingen

4-7-2022 | 3

Conclusies De vragenlijst is voor alle 24 deelnemingen ingevuld (respons 100%). Uit de beantwoording van de Quickscan komt het volgende beeld:  Er zijn geen pijnpunten die direct ingrijpen noodzakelijk maken.  Er zijn verbeterpunten bij individuele deelnemingen om te voldoen aan de aanbevelingen van de AEB Raadsenquête.  Er zijn enkele structurele verbeterpunten gevonden: 1. De gemeente kan verdere stappen zetten met het operationaliseren van publieke belangen. Er zijn hiervoor een aantal goede praktijken. 2. Daarbij is het de uitdaging om gestructureerd vorm te geven aan de afstemming tussen de diverse wethouders en vakdirecties over publieke belangen en rollen. 3. De gemeente kan ten aanzien van kritieke deelnemingen, dus deelnemingen waarbij een falend kritiek bedrijfsproces de veiligheid en/of volksgezondheid in gevaar brengt, de incidentele afstemming met OOV / Veiligheidsregio en de dossierhouders aanvullen met een structureel overleg. Zo kunnen vanuit OOV / Veiligheidsregio sterker aandachtspunten meegegeven worden bij het beheer van de deelnemingen. Verder kan onderzocht worden wat de toegevoegde waarde van een aanvullende toetsing en/of monitoring door OOV/Veiligheidsregio via de verbonden partijen kan zijn.

 Verder is het begin van een nieuwe collegeperiode is een goed moment om te bepalen of de (eind)verantwoordelijkheid voor het beheer van een deelneming bij de juiste portefeuillehouder ligt. De quickscan geeft inzicht in de deelnemingen waarbij overwogen kan worden deze verantwoordelijkheid te heroverwegen.

Quickscan van de aanbevelingen van de AEB-Raadsenquête onder Deelnemingen

4-7-2022 | 4

Quickscan Deelnemingen

Quickscan van de aanbevelingen van de AEB-Raadsenquête onder Deelnemingen

4-7-2022 | 5

Toelichting 

Expliciteren publiek belang (vragen 1 t/m 3) – De publieke belangen van de deelnemingen zijn vastgelegd in de P&C cyclus. – De doelen van de deelnemingen zijn vastgelegd in de statuten. Observatie is dat het statutaire doel van deelnemingen meestal wel het primaire publieke belang bevat, maar niet altijd de volledige lading van alle publieke belangen dekken, wat per definitie kan leiden tot spanning. – De gemeente legt de publieke belangen van deelnemingen ook regelmatig vast in andere documenten. – Er zijn goede praktijken ten aanzien van het expliciteren van publieke belangen die navolging verdienen bij andere deelnemingen. Denk aan de Gemeentelijke visie Haven, Warmtevisie, Gemeentelijke visie RAI, Aanpak binnenstad.

Quickscan van de aanbevelingen van de AEB-Raadsenquête onder Deelnemingen

4-7-2022 | 6

Toelichting 

Operationaliseren publiek belang (vragen 4 t/m 7) – De maatstaven vanuit deelnemingen zijn goed in beeld. Deze volgen uit de Nota verbonden partijen 2021. Het betreft het behartigen publiek belang, financiële continuïteit en waardebehoud aandeel, beheersen risico’s. Daarbij is de corporate governance code de leidraad en is er een kader voor effectieve sturing op MVO. – De maatstaven die vanuit het publiek belang worden gebruikt zijn bij een aantal deelnemingen niet beschreven in de Quickscan. Dat wil niet zeggen dat deze niet vastgelegd zijn in beleid. Dossierhouders zullen hiernaar moeten kijken; aandacht hiervoor bij de Roadshow en de uitvoering Nota verbonden partijen. – Het is duidelijk wie primair bestuurlijk verantwoordelijk is voor het beheer van een deelneming en welke directie ambtelijk verantwoordelijk is. – Bestuurlijke en ambtelijke afstemming vindt over het algemeen altijd (waar nodig) plaats. De bestuurlijke en ambtelijke afstemming is bij veel deelnemingen niet geborgd via structurele werkafspraken en/of overleggen, terwijl dit wel nuttig kan zijn. Wijze van afstemmen voorleggen in notitie aan het college.

Quickscan van de aanbevelingen van de AEB-Raadsenquête onder Deelnemingen

4-7-2022 | 7

Toelichting 

Inzicht in financiële stromen (vragen 8 en 9) – Aangegeven wordt dat bij de gemeente zicht is op de financiële stromen tussen de gemeente en de deelneming. – De financiële relaties tussen de gemeente en de deelnemingen variëren per deelneming (dividend, leningen, contracten, subsidies, opdrachten, belastingen) – Het zicht op de deelnemingen is niet per se een vergelijkbaar of een integraal beeld. Er vindt een separaat onderzoek plaats naar de mogelijkheden op het beeld op de financiële stromen bij verbonden partijen te verbeteren.

Quickscan van de aanbevelingen van de AEB-Raadsenquête onder Deelnemingen

4-7-2022 | 8

Toelichting 

Falende bedrijfsprocessen (vragen 10 t/m 12) – De gemeente heeft een goed beeld van de bedrijfsprocessen van de deelnemingen die kritiek zijn voor de gemeentelijke publieke belangen en de gevolgen voor de gemeente als deze processen plotseling tot stilstand komen – Uit de beantwoording in de Quickscan is niet direct duidelijk of de deelneming, de gemeente of de desbetreffende toezichthouder een noodplan heeft voor een scenario met falende kritieke bedrijfsprocessen. Dat dit niet beschreven is vanuit het perspectief van het beheer van deelnemingen, wil uiteraard niet zeggen dat dergelijk plannen er niet zijn. Uit verdere navraag blijkt dat er incidenteel – zo nodig - contact is vanuit OOV/Veiligheidsregio met de dossierhouders van het deelnemingenbeheer. – Het voorstel naar aanleiding van deze Quickscan is om voor de kritieke deelnemingen, waar het publieke belang de veiligheid en/of volksgezondheid betreft, een structureel overleg in te richten. Op die manier kunnen vanuit OOV / de Veiligheidsregio sterker aandachtpunten meegegeven worden bij het beheer van de deelnemingen. Onderzocht kan worden wat de toegevoegde waarde van aanvullende toetsing en/of monitoring door OOV/Veiligheidsregio via de verbonden partijen is.

Quickscan van de aanbevelingen van de AEB-Raadsenquête onder Deelnemingen

4-7-2022 | 9

Toelichting 

Voldoende expertise (vragen 13 t/m 14) – De gemeente meent zelf voldoende relevante kennis en ervaring te hebben op de gebieden waar de gemeente publieke belangen identificeert bij haar deelnemingen. Specifiek bij verzelfstandigingen is het borgen hiervan expliciet opgenomen in de Nota verbonden partijen 2021. – Het is niet altijd duidelijk als gevolg van welk beleid er voldoende kennis en ervaring in huis is. Nader overleg met bureau GS, HRM en/of P&O kan nuttig zijn.

Quickscan van de aanbevelingen van de AEB-Raadsenquête onder Deelnemingen

4-7-2022 | 10