Bijlage 2. Protocol externe inzet_november 2023.pdf
Tekst van het document
SB/23-23A
Protocol externe inzet Waternet
Versie 1.6 November 2023
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................... 2 1 Inleiding ................................................................................................................................................... 3 1.1 Doel van het Protocol externe inzet .................................................................................................. 4 1.2 Werkingssfeer ................................................................................................................................... 4 1.3 Uitgangspunten van het beleid op externe inzet .............................................................................. 5 2. Regels en richtlijnen bij externe inzet ..................................................................................................... 6 2.1 Beslisbevoegd ................................................................................................................................... 6 2.2 Afwegingskader personele inzet ....................................................................................................... 6 2.2.1 Inspanningsverplichting .............................................................................................................
7 2.2.2 Resultaatverplichting ................................................................................................................. 8 2.2.3 Inhuur versus uitbesteden ......................................................................................................... 8 2.2.4 4-ogen principe .......................................................................................................................... 8 2.3 Streefcijfer externe inzet................................................................................................................... 8 2.4 Goed opdrachtgeverschap ................................................................................................................ 9 2.5 Goed werkgeverschap....................................................................................................................... 9 2.6 Maximale bedragen .......................................................................................................................... 9 2.7 Duur van de inzet ............................................................................................................................ 10 2.8 Inhuren voormalige medewerker ...................................................................................................
10 2.9 Externe (leidinggevende) beperkt bevoegd .................................................................................... 11 2.10 Inzet zzp ........................................................................................................................................ 11 3. Proces en inkoop................................................................................................................................... 11 3.1 Administratieve inrichting en vastlegging ....................................................................................... 12 3.2 Urenregistratie ................................................................................................................................ 13 3.3 Financiële budgettoets in proces externe inzet .............................................................................. 14 3.4 Verantwoording en rapportage over externe inzet ........................................................................ 14 Bijlage 1: Eenduidige definities ................................................................................................................. 15
2
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
1 Inleiding Waternet beheert in de regio Amsterdam een robuuste en veilige watercyclus. Drinkwater van uitstekende kwaliteit met een hoge leveringszekerheid tegen een redelijke prijs met daardoor een hoge klanttevredenheid. Honderd procent aansluiting op riolering en afvalwaterzuivering met een hoog zuiveringsrendement. Een watersysteem met een zeer kleine overstromingskans, beperkte kans op wateroverlast en redelijke waterkwaliteit. Een uitgebreide grondwater monitoring en zorg. Een goed vaarwegbeheer voor een vlotte en veilige doorvaart. We beheren en onderhouden een grote hoeveelheid assets (vervangingswaarde ca 17 miljard euro), die we in goede conditie houden. Om optimaal in te spelen op alle eisen, verwachtingen en ontwikkelingen is een daadkrachtige organisatie nodig die snel, flexibel en effectief kan inspelen op de actuele behoefte van onze bestuurlijke opdrachtgevers en de inwoners en organisaties in ons verzorgingsgebied. Waternet wil een goede (mede)werk- en opdrachtgever zijn. Waternet heeft daarbij de ambitie om nog beter de juiste persoon op de juiste plek op het juiste moment in te kunnen zetten. De intentie is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de flexibele inzet van eigen medewerkers.
Waar dat niet lukt, vereist flexibiliteit dat er snel een beroep kan worden gedaan op (extra) personele capaciteit voor het vervullen van een functie of specifieke expertise, bijvoorbeeld bij bestuurlijke actualiteiten of bij grote projecten. Het permanent in eigen huis hebben van extra capaciteit en specifieke en tijdelijk benodigde expertise is echter (financieel) onverstandig. Waternet maakt daarom de bewuste keuze om in dergelijke gevallen een beroep te doen op externen. Het vorige Protocol dateerde uit 2019 en bleek tussen verschillende interne afdelingen onduidelijkheid te creëren bij het inhuren van externen. In dit nieuwe Protocol is de ‘ruis’ weggenomen. In dat kader is het wenselijk om ook de uitgangspunten van het inhuurbeleid uit te werken en te vertalen naar adequate beleidsmaatregelen. De meest in het oog springende inhoud van het Protocol is: -
Uitgangspunten van het beleid op externe inzet zijn opgenomen in het Protocol. Duidelijke definiëring van verschillende soorten personele inzet. Het jaarlijks vast te stellen Waternet-brede streefcijfer externe inzet is opgenomen. Meerjarige externe inzet is niet wenselijk. Het uitgangspunt bij inhuur van een zelfstandige zonder personeel (verder zzp) is maximaal 24 maanden en bij detachering maximaal 48 maanden. Het afwegingskader inzet personele behoefte om managers te helpen de bewuste keuze te maken tussen interne of externe inzet is integraal onderdeel van het Protocol. Handen en voeten aan goed werkgeverschap bij externe inhuur van personele capaciteit geven en aan goed opdrachtgeverschap in geval van een (advies)opdracht. Vereisten aan de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Dit Protocol is gebaseerd op het Protocol externe inzet van de gemeente Amsterdam ten einde zoveel mogelijk eenduidigheid in de uitvoering te verzorgen tussen de opdrachtgevers van Waternet.
3
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
1.1 Doel van het Protocol externe inzet Doel van het Protocol externe inzet (verder Protocol) is om de interne en externe capaciteit op een effectieve en efficiënte wijze in te zetten. Het Protocol is voor intern gebruik. De afwegingen en besluitvorming door de leidinggevenden vinden daarbij transparant en toetsbaar plaats. Hierbij wordt rekening gehouden met de verschillende taken en typen externe inzet. Het Protocol biedt kaders aan het management waarbinnen gehandeld moet worden. Het geeft informatie over het te volgen inkoopproces en de transparante en financiële verantwoording. Daarbij is oog voor de maatschappelijke en (interne) politieke gevoeligheden rondom salariëring. Dit Protocol is leidend voor de werving, opdrachtverlening aan en de inzet van externen.
1.2 Werkingssfeer Dit Protocol geldt voor alle externe inzet die via inhuur en/of het verlenen van een (advies)opdracht plaatsvindt. De inzet heeft betrekking op standaard bedrijfsprocessen – reguliere taken die Waternet uitvoert – die ‘in house’ worden uitgeoefend. De externe inzet kan op verschillende manieren worden ingevuld: via een bedrijf (uitzendbureau, detacheringsbureau of een overige onderneming via uitvoering van een opdracht) of via een zelfstandige zonder personeel (zzp), die een opdracht verkrijgt. De wijze waarop de externe inzet wordt ingevuld is bepalend voor de rol die Waternet vervult. Er zijn twee situaties externe inzet mogelijk: 1. 2.
Externe inhuur met een inspanningsverplichting; en Externe inhuur met een resultaatverplichting.
Daar waar in dit Protocol gesproken wordt over feitelijk mede-werkgeverschap wordt specifiek gedoeld op externe inhuur met een inspanningsverplichting zoals onder nummer 1 beschreven. Daar waar in dit Protocol gesproken wordt over opdrachtgeverschap wordt expliciet gedoeld op externe inhuur met een resultaatverplichting die op basis van een overeenkomst van opdracht een (advies)opdracht uitvoeren zoals onder nummer 2 beschreven. De inspanning- en resultaatverplichting worden in het afwegingskader personele inzet verder toegelicht. Buiten de werkingssfeer van dit Protocol valt de gedetacheerde uit nummer 1 afkomstig van een andere overheidsorganisatie, die worden ingezet tegen kostprijs (bruto loonkosten inclusief werkgeverslasten). Binnen de werkingssfeer van dit Protocol valt wel de gedetacheerde uit nummer 1 die tegen een hoger tarief dan de kostprijs (bruto loonkosten inclusief werkgeverslasten) gedetacheerd bij Waternet wordt. Buiten de werkingssfeer van dit Protocol valt de uitbesteding. Indien de activiteit geen reguliere standaardtaak (meer) is van de bedrijfsprocessen spreken we van uitbesteding en is dit protocol niet van toepassing. Wat uitbesteed werk is en wat het onderscheid met externen maakt, wordt in de definities toegelicht en ook in paragraaf 2.2.3 van dit Protocol. Hieronder is de werkingssfeer van het Protocol weergegeven.
Daarbij is sprake van externe inzet indien het reguliere standaardtaken van Waternet betreft. Indien het geen reguliere standaardtaak is, gaat het om uitbesteding:
4
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
1.3 Uitgangspunten van het beleid op externe inzet De sector Waterschappen staat voor werkzekerheid. Onnodige flexibilisering past hier niet bij. Het uitgangspunt daarbij is dat bij vast werk, een vast contract hoort. 1 Hier sluit Waternet zich bij aan. Flexibiliteit vereist dat bij piekbelastingen, (bestuurlijke) actualiteiten of bij complexe vraagstukken, snel een beroep gedaan kan worden op extra personele capaciteit of op specifieke expertise. De intentie is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de flexibele inzet van eigen medewerkers. Als aanvullende externe capaciteit of expertise nodig is, dan moet dat op een bewuste en verantwoorde wijze worden gedaan. Het uitgangspunt daarbij is dat Waternet de externe inzet terug wil dringen. Het terugdringen van externe inzet is echter geendoel op zich. De onderstaande uitgangspunten vormen de koppeling tussen de bredere doelen van de organisatie en de (operationele) regels en richtlijnen van het Protocol. 1. 2.
3. 4.
1
We streven op termijn naar een percentage externe inzet van 15% 2 van de loonsom. De keuze om over te gaan tot externe inzet is een verantwoordelijkheid van het management. Met de juiste financiële verantwoording over de budgetten van personele inzet kan de directie en het stichtingsbestuur periodiek op transparante wijze geïnformeerd worden over de inzet van externen. De monitoring en control rol is hiervoor adequaat belegd. Alle externe capaciteitsaanvragen verlopen via het centrale vacatureloket . In beginsel wordt de personeelsbehoefte ingevuld door een arbeidsovereenkomst (tijdelijk of vast). Externe inzet vindt pas plaats als de mogelijkheden om het personeel van Waternet in te zetten zijn uitgeput. Uitzondering betreft de flexibele schil die uit oogpunt van effectieve bedrijfsvoering wordt gehanteerd, bijvoorbeeld voor het opvangen van seizoensinvloeden. De directie besluit of en in welke mate een flexibele schil wenselijk is. Het afwegingskader personele inzet (p.7 van dit Protocol) is leidend bij externe inzet.
Preambule hoofdstuk 2 2. Dienstverband behorende bij de cao Werken voor Waterschappen.
2 De 15%-regel sluit aan bij DV/19-050 van 13 februari 2019, waarin de toelichting wordt gegeven op het Protocol Externe inzet.
5
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
5.
6. 7. 8. 9.
We hebben oog voor de maatschappelijke en politieke gevoeligheden rondom salariëring. Het maximumtarief voor externe inzet is in lijn met de uitgangspunten van de actuele Wet Normering Topinkomens (WNT). De duur van de externe inzet, en daarmee ook de duur van de overeenkomst van opdracht, is afhankelijk van de duur van de werkzaamheden. Externe inzet geschiedt volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Waternet. Principes van goed werkgeverschap die Waternet voor eigen personeel hanteert, worden waar mogelijk ook voor externe inhuur van personele capaciteit gehanteerd. Opdrachtgeverschap bij externe inzet vullen we professioneel en resultaatgericht in. We streven naar een zoveel mogelijk resultaatgerichte opdrachtverlening. Externen dienen te voldoen aan gelijkwaardige integriteitsvoorwaarden als het eigen personeel, tenminste het leveren van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)3 en het tekenen van de integriteit- en geheimhoudingsverklaring
2. Regels en richtlijnen bij externe inzet Voor de inzet van externen gelden regels waaraan moet worden voldaan. Deze regels staan in dit Protocol, maar ook in de algemene voorwaarden (inkoopvoorwaarden) van Waternet 4. Indien er met toestemming uitzonderingen mogelijk zijn, staat dit vermeld bij de regel. Bij de inzet van externen wordt altijd met de standaardovereenkomsten van Waternet gewerkt (voor zover aanwezig). Daarnaast worden de inkoopvoorwaarden van Waternet van toepassing verklaard en eventuele leveringsvoorwaarden van de leveranciers nadrukkelijk van de hand gewezen. Verder gelden de aanbestedingswetgeving, en het inkoopbeleid van Waternet en de Ondermandaatregeling Waternet.
2.1 Beslisbevoegd De keuze om over te gaan tot externe inzet is een verantwoordelijkheid van het management. Alle externe capaciteitsaanvragen lopen via het Vacatureloket 5. Inzet van externen wordt altijd beargumenteerd en gemotiveerd door de leidinggevende, daarbij geadviseerd door een M&O-adviseur en geregistreerd door het management. Iedere aanvraag voor de inzet van een externe moet zijn goedgekeurd door het betreffende afdelingshoofd.
2.2 Afwegingskader personele inzet Het afwegingskader helpt managers bij de afweging of aanbod van werk bemenst moet worden met interne medewerkers, met externe inhuur van personele capaciteit of door middel van het verstrekken van een (advies)opdracht. Uitgangspunt bij het afwegingskader is de ambitie van Waternet om zoveel mogelijk het aanbod van werk te verrichten met eigen medewerkers. Het moet op basis van efficiënte en doelmatige bedrijfsvoering verantwoord zijn om tot inhuur of tot een opdrachtverlening over te gaan. Capaciteitsvragen worden zoveel mogelijk ingevuld met (tijdelijk of vast) eigen personeel. Hierbij gelden de volgende richtlijnen, afhankelijk van de typering van het werk (zie bijlage 1 voor de definities):
3 De VOG mag niet ouder dan twee maanden zijn.
4 Te raadplegen via Inkoop en aanbesteding | Waternet.
5 Generieke aanduiding van het centrale organisatieonderdeel dat capaciteitsaanvragen afhandelt. Primaire verantwoordelijkheden van dit onderdeel betreffen het ontvangen van de melding, registreren en adviseren over de personele inzet.
6
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
-
-
Structureel werk wordt ingevuld door medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor (on)bepaalde tijd. Incidenteel werk wordt in beginsel ingevuld door eigen, interne medewerkers. Vanuit loopbaanontwikkeling en het aanbieden van een gevarieerd werkpakket aan vaste medewerkers is het nuttig hen in te zetten op tijdelijk werk. Het vrijvallende structurele werk kan dan tijdelijk worden opgevangen met andere interne mobiliteit of eventueel externe inzet. Meerjarig incidenteel werk wordt ingevuld door interne medewerkers (loopbaanontwikkeling en gevarieerd werkpakket). Als er geen interne medewerker beschikbaar is, wordt het werk na werving & selectie ingevuld door medewerkers met een tijdelijke aanstelling of onder voorwaarden door medewerkers met een vaste aanstelling.
Externe inhuur is mogelijk bij: - Piekbelasting. Daaronder verstaan we: • seizoensgebonden werk; • incidentele pieken: niet te voorspellen vraag zoals crisis en acute ziekte; • conjuncturele / door de markt gedreven vraag, waarbij organisatieonderdelen structureel een flexibele schil tot hun beschikking hebben. - Langdurige vervangingsvraag die niet intern opgelost kan worden. - Moeilijk vervulbare functies, waarbij geldt dat de reguliere mogelijkheden van werving & selectie voldoende zijn geprobeerd (arbeidsmarktcampagne, aanpassing functieprofiel, beloningsbeleid, enzovoorts). - Specifieke kennis of expertise waarvan het (financieel) onverstandig is deze in huis te hebben, bijvoorbeeld bij majeure of innovatieve projecten. De externe inzet kan op verschillende manieren worden ingevuld. Bij het uitzetten van een vacature voor een externe is het belangrijk te kijken naar de inhoud van de werkzaamheden. Moet de externe zelfstandig werken of moet de externe allerlei werkinstructies opvolgen en draait hij mee in een team? Het antwoord op deze vragen, maakt een verschil in de soort overeenkomst die bij de situatie past. Bepalend is de vraag in welke mate Waternet wil sturen op capaciteit en/of functioneren. Er zijn twee situaties mogelijk: 1.
2.
Externe inhuur met een inspanningsverplichting: Waternet stuurt op de inzet van (extra) capaciteit en/of het functioneren. De externe is daarbij onder leiding en toezicht van Waternet werkzaam (als uitzendkracht of via (overheids)detachering). Waternet vervult in deze situatie als opdrachtgever feitelijk een (mede)werkgeversrol. Externe inhuur met een resultaatverplichting: (Waternet stuurt niet op de inzet van de specifieke capaciteit en/of het functioneren, maar stuurt op de gemaakte resultaatsafspraken. In dit geval sluit Waternet een overeenkomsten van opdracht. De opdrachtnemer is daarbij verantwoordelijk voor het behalen van het afgesproken resultaat. Waternet is in deze situatie uitsluitend opdrachtgever.
2.2.1 Inspanningsverplichting Bij een inspanningsverplichting verbindt de externe zich ertoe de nodige inspanningen te zullen leveren met het oog op het bereiken van het gewenste, maar niet gegarandeerde resultaat. Bij deze verplichting is het toegestaan dat een leidinggevende instructies aan de externe geeft. Enkele voorbeelden van instructies zijn: • werkinstructies die opgevolgd moeten worden (template en briefpapier van Waternet gebruiken en bepaalde werkprocessen van Waternet volgen); • zich houden aan de afgesproken werktijden;
7
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
• vroegtijdig ziekmelden bij de leidinggevende; • verplicht werkkleding van Waternet te dragen; en • vakantiedagen aanvragen. De inspanningsverplichting komt terug in de constructie van detachering en uitzending. Dit betekent dat de externe tijdelijk werkzaamheden met instructies voor Waternet verricht.
2.2.2 Resultaatverplichting Bij een resultaatverplichting is de werkverhouding anders dan bij inspanningsverplichting. Bij deze verplichting mag een leidinggevende in principe geen (werk)instructies aan de externe geven voor het uitvoeren van de werkzaamheden. De externe werkt zelfstandig. Waternet en de externe spreken resultaten af die behaald moet worden in een opdrachtomschrijving. De externe is ingehuurd vanwege zijn/haar specialisme en mag zelf inhoud geven hoe het afgesproken resultaat behaald kan worden. Waternet en de externe maken afspraken met elkaar wanneer (tussentijds) de resultaten worden geëvalueerd. Kortom, welke resultaten zijn behaald en welke nog niet. Hoe de resultaten worden behaald is dus niet relevant, de externe medewerker doet dit naar eigen inzicht. De resultaatverplichting komt terug in de constructie van zzp’er, ook de zzp’er die via een bedrijf wordt ingehuurd.
2.2.3 Inhuur versus uitbesteden Kenmerkend voor uitbesteden is dat een resultaat of product wordt ingekocht zonder dat de opdrachtgever op de inzet van specifieke capaciteit stuurt. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de geleverde kwaliteit, er wordt een resultaat opgeleverd. Werkzaamheden vinden niet altijd op het kantoor van de opdrachtgever plaats. Het risico voor realisatie van het gevraagde product ligt bij de opdrachtnemer. Bij inhuur worden werkzaamheden onder regie van de aanbestedende dienst uitgevoerd. De inhuurkracht heeft een inspanningsverplichting of een resultaatsverplichting, maar de resultaatverantwoordelijkheid blijft bij de aanbestedende dienst liggen. Als voorbeeld, ingenieursbureaus geven er de voorkeur aan om op basis van uitbesteding te werken. Voornamelijk omdat ze hun medewerkers en kennis dan optimaal kunnen inzetten voor de realisatie van de producten. Ook kunnen ze zo hun toegevoegde waarde t.o.v. detacheerders beter benutten. Dus uitbesteding heeft de voorkeur indien de aanbestedende dienst het op te leveren resultaat of dienst goed kan omschrijven. Indien dit niet het geval is, kan inhuur de voorkeur hebben. Wanneer er sprake is van uitbesteden kun je terecht bij afdeling Inkoop voor advies. Zie voor een verdere toelichting op uitbesteden van werk de definities.
2.2.4 4-ogen principe Van de managers wordt verwacht dat zij het afwegingskader volgen bij elke keuze voor een capaciteitsvraag 6 (nieuw of verlengd). De M&O-adviseur ondersteunt en adviseert het management over de correcte toepassing (4ogen principe). De medewerker van Financiën en Control kijkt mee op de financiële dekking. Voor deze gebruikers van het afwegingskader wordt voorzien in een gedetailleerd stappenplan en casuïstiek om in de praktijk goed onderscheid te kunnen maken tussen (advies)opdrachtverlening en uitbesteding.
2.3 Streefcijfer externe inzet Er geldt een Waternet breed streefcijfer voor externe inzet (zie Uitgangspunten van het beleid op externe inzet). Het geeft de externe inzet in verhouding tot de totale loonsom van Waternet 7 weer. In het streefcijfer bij externe inzet telt mee (zie bijlage 1, definities): 1) Externe inhuur met inspanningsverplichtingen; en 2) Externe inhuur met resultaatverplichtingen.
6 Een capaciteitsvraag kan resulteren in de inhuur van externen of het verstrekken van een (advies)opdracht
7 Streefpercentage = Totaal (verwachte) realisatie externe inzet: Totaal (verwachte) loonsom. Loonsom = (verwachte) Realisatie externe inzet + Totaal (verwachte) realisatie salarissen
8
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
Het uitgangspunt is dat de verantwoording over het streefcijfer ligt bij de inhurende partij: de partij bij wie de kosten van de externe inzet worden geboekt. Uitbesteding telt niet mee. De totale kosten voor externe inzet mogen niet hoger zijn dan het vastgestelde streefcijfer. Het streefcijfer wordt vanaf 2024 gemonitord door de afdeling Financiën en Control en periodiek (jaarlijks) door de directie van Waternet herijkt, mede op basis van (bestuurlijke) actualiteiten, ontwikkelingen in het primaire proces en een nader vast te stellen benchmark met relevante overheden. Overschrijdt een afdeling het streefcijfer dan dienen de redenen hiervoor aan de directie toegelicht te worden door het betreffende afdelingshoofd.
2.4 Goed opdrachtgeverschap We sturen op kwaliteit met duidelijke opdrachtformuleringen inclusief periodieke evaluatiemomenten. Opdrachtgever en opdrachtnemer (externe) tekenen de overeenkomst. Daarbij hoort ook dat de opdrachtnemer (externe) de VOG toont en dat deze door de opdrachtgever wordt gecontroleerd op origineel en identiteit van de in te zetten persoon. Daarnaast levert de opdrachtnemer een door hem/haar en de opdrachtgever ondertekende integriteits- en geheimhoudingsverklaring in. Deze documenten dienen voor aanvang van de werkzaamheden ingeleverd te zijns. Het niet aanleveren en waar nodig onvoorwaardelijk tekenen van de documenten leidt tot directe beëindiging van de overeenkomst, en uitsluiting van faciliteiten. Het Vacatureloket draagt zorg voor de archivering van de documenten in het contractenregister. De VOG wordt door het Vacatureloket ook centraal opgeslagen (bij registratie externen). De opdrachtgever is er verantwoordelijk voor en moet erop toezien dat het geleverde werk en de kennis van een opdrachtnemer binnen Waternet beschikbaar blijft en tijdig wordt overgedragen aan de organisatie. Een verplichting tot overdracht van de kennis is in de overeenkomst met de opdrachtnemer vastgelegd.
2.5 Goed werkgeverschap Externen, zoals uitzendkrachten en gedetacheerden, hebben praktisch gezien twee ‘werkgevers’. De formele werkgever is de uitlenende organisatie (het uitzendbureau of de detacheringsorganisatie). Waternet verwacht van de uitleners goed werkgeverschap, zoals van de uitzendbureaus waarmee een raamovereenkomst is afgesloten. Daarop vindt vooraf screening plaats en tussentijds monitoring -door middel van onder andere gesprekken met de Leverancier- plaats. Voor de uitgeleende kracht vervult Waternet voor de duur van de inhuur feitelijk ook een rol als ‘werkgever’. Uitgangspunt is dat de extern ingehuurde zoveel mogelijk op een gelijke wijze wordt behandeld als de interne medewerker. Zo krijgen uitzendkrachten voor vergelijkbaar werk hetzelfde maandloon en overige vergoedingen als vaste medewerkers conform de cao Werken voor waterschappen 8. Uitzendkrachten krijgen een uitzendcontract aangeboden van minimaal zes maanden, tenzij van tevoren vaststaat dat het werk korter gaat duren. De leidinggevende dient uiterlijk een maand voor het einde contract aan de uitzendkracht te laten weten of de inzet van de uitzendkracht wel of niet wordt verlengd. Bij verlenging geldt wederom: minimaal zes maanden, tenzij van tevoren vast staat dat het werk korter gaat duren.
2.6 Maximale bedragen Waternet past voor externe inzet de actuele Wet Normering Topinkomens 9 (WNT) toe. De WNT geldt voor salariëring van topfunctionarissen bij (semi)publieke organisaties. Hiertoe behoort Waternet. Topfunctionarissen 8 Dit is geregeld in de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI) en de ABU cao. 9 Bron: https://www.topinkomens.nl/. Jaarlijks vindt indexatie van de WNT-norm plaats.
9
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
binnen de (semi)publieke organisatie zijn bestuursleden en directeuren die leidinggeven aan de hele organisatie.10 De meeste functies dan wel (advies)opdrachten die ingevuld worden met externe inzet zien niet op deze topfuncties. Toch wordt in principe de WNT door Waternet ook toegepast op deze functies. Hiermee moet rekening worden gehouden bij de hoogte van de bedragen. Er gelden hierdoor maximale bedragen bij de inzet van een externe. -
Voor functies en (advies)opdrachten geldt als uitgangspunt een maximum uurtarief van € 135,- waarbij maximaal 36 uur per week mag worden gefactureerd. De contractwaarde is maximaal gelijk aan de actuele WNT-norm over 12 maanden. Ter illustratie: voor 2023 is het algemene bezoldigingsmaximum bepaald op € 223.000,- 11. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld specifieke expertise, is een afwijkend, maximaal bezoldigingsmaximum voor de eerste 12 maanden voor functies en (advies)opdrachten mogelijk. Voor 2023 geldt dat de eerste 12 maanden van de functievervulling (in 2023) het inkomen niet meer mag zijn dan de som van € 29.500 per maand voor de eerste 6 maanden en € 22.400 per maand voor de volgende 6 maanden, waarbij in beginsel maximaal 40 uur per week mag worden gefactureerd. Ook geldt een uurtarief van maximaal € 212. (Na 12 maanden functievervulling geldt het algemene WNT-maximum.) De uitzonderlijke gevallen en de eventuele afwijking van het beginsel van maximaal 40 uur per week factureren, moeten via een RAF met goedkeuring van de directie worden ingediend bij het Vacatureloket. Het RAF wordt opgesteld door de betrokken teamleider en het betrokken directielid samen met een inkoopadviseur van team Inkoop. Daarna kan het contract door het Vacatureloket worden opgemaakt.
In overeenstemming met artikel 2.1 lid 2 WNT dient naar rato het bezoldigingsmaximum toegepast te worden indien een functionaris een deeltijdfunctie heeft. Voor een afwijking hoger dan de genoemde bedragen moet voor een topfunctionaris, conform artikel 2.4 uit de WNT, vóór het ondertekenen van de overeenkomst een verzoek tot het nemen van een besluit hierover worden ingediend bij de Minister van Infrastructuur en Waterstaat.
2.7 Duur van de inzet De duur van de externe inzet is in beginsel afhankelijk van de duur van de werkzaamheden. Bij het bepalen van de duur van de overeenkomst dient rekening te worden gehouden met de relevante wetgeving inzake de inzet van externen. Alleen als de overeenkomst niet in een mogelijkheid van verlenging voorziet, wordt de overeenkomst slechts verlengd na aantoonbare afstemming met het verantwoordelijke afdelingshoofd. Ook hier wordt het afwegingskader opnieuw doorlopen. Vanaf 1 januari 2023 is het van belang om geen (advies)opdrachten met zzp’ers en zzp’ers via een privaatbedrijf te verstrekken langer dan 24 maanden en nooit meer dan drie (advies)overeenkomsten (hier gaat het om een resultaatverplichting). Vanaf januari 2025 of eerder wordt immers de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA) door de Belastingdienst gehandhaafd. Waternet wil voorkomen dat er sprake is van ‘verkapte dienstbetrekking’ dan wel ‘schijnzelfstandigheid’ en verstrekt daardoor geen (advies)opdracht aan een externe langer dan 24 maanden. Voor het inzetten van detacheerders kiest Waternet er uitdrukkelijk voor dat tijdelijk ook echt tijdelijke inzet betreft. Hierdoor wordt als maximale termijn van detachering een periode van 48 maanden gehanteerd.
Deze termijn is het dubbele van de maximale zzp-termijn en sluit aan bij de fases A en B uit de ABU- en NBBU-cao voordat de uitzendkracht een arbeidsovereenkomst van onbepaalde tijd dient te ontvangen. 10 Bron: Topinkomens bestuurders (semi)publieke instellingen | Beloningen bestuurders | Rijksoverheid.nl
10
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
2.8 Inhuren voormalige medewerker Draaideurconstructies zijn niet toegestaan. Voormalig Waternet personeel is gedurende zes maanden 11 na de ontslagdatum uitgesloten van externe inzet bij Waternet. Dit om te voorkomen dat de externe door de Belastingdienst wordt gezien als ‘schijnzelfstandige’ en mogelijk een ‘verkapte dienstbetrekking’ met Waternet heeft.
2.9 Externe (leidinggevende) beperkt bevoegd Indien de aanvragende vacaturehouder een externe (leidinggevende) is, moet de aanvraag voor externe inzet worden ingediend door de naaste hogere, in dienst van Waternet zijnde, leidinggevende. Een externe leidinggevende mag geen overeenkomsten sluiten of de invulling van een vacature bepalen.
2.10 Inzet zzp Zzp’ers kunnen alleen voor (advies)opdrachten worden ingezet. Belangrijk hierbij is dat het gaat om een resultaatverplichting aangezien er anders sprake kan zijn van een verkapte arbeidsrelatie. Het is dus niet toegestaan dat zij onder leiding en toezicht werkzaamheden verrichten. Het is aan de opdrachtgever om dit onderscheid goed te maken bij de uitvraag en, zodra de zzp’er de werkzaamheden verricht, ook daadwerkelijk zo te acteren.
3. Proces en inkoop Alle aanvragen voor capaciteit (zowel interne als externe) moeten worden ingediend op één centraal punt (het Vacatureloket). Het centrale punt adviseert de vacaturehouder over werving en faciliteert het proces van inkopen. Voor de verbetering van de aansturing en de controleerbaarheid van de uitgaven aan externe inzet en het verzorgen van faciliteiten is een volledige registratie van externen noodzakelijk. Voor alle inhuur van externen geldt centrale en uniforme registratie. Het digitale intakeformulier is daarvoor de ingang en de vacaturehouder is verplicht dit volledig in te vullen. Er worden geen opdrachten gepubliceerd die meerdere opdrachtgevers hebben. Kortom, per opdracht is er een overeenkomst. Alleen geregistreerde externen krijgen autorisaties voor toegang tot de ICT-systemen en tot de panden van Waternet. Bij een capaciteitsaanvraag worden de volgende regels gehanteerd: - Mobiliteit: Bij iedere aanvraag wordt intern getoetst of er personeel in de dienst van Waternet beschikbaar is voor het werk. - Raamovereenkomst: Indien er een raamovereenkomst bestaat, wordt hiervan gebruik gemaakt. Dit is bijvoorbeeld het geval voor uitzendkrachten t/m schaal 9 en voor de inzet van trainees.
- Externe Inzet Waternet (EIW): Indien er geen raamovereenkomst beschikbaar is en het een vraag voor schaal 10 of hoger betreft, maakt het Vacatureloket gebruik van eenDynamisch Aankoopsysteem (DAS). Dit is een marktplaats op het aanbestedingsplatform Mercell, waar Waternet haar vacatures voor 11 De tussenpauze van zes maanden is conform artikel 7:668a BW. Het gaat er om dat als Waternet eerst de werkgever van de werknemer was dat er sprake kan zijn van opvolgend werkgeverschap als de werknemer via de zzp-instructie binnen zes maanden weer in dienst bij Waternet komt.
11
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
-
tijdelijke externe inzet (inhuur en ZZP) van schaal 10 en hoger op uitvraagt. Partijen die voldoen aan de basis geschiktheidseisen kunnen zich inschrijven en blijven zo op de hoogte van alle voor hen relevante vacatures. Opdrachtgever kan in uitzonderlijke situaties gemotiveerd afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en rapporteert hierover via het centrale punt.
3.1 Administratieve inrichting en vastlegging Iedere externe wordt vastgelegd in het personeelssysteem. Bij de stamgegevens wordt vastgelegd welke arbeidsrelatiecode van toepassing is. Waternet maakt voor externen gebruik van de volgende arbeidsrelatiecodes: - UZK Uitzendkracht. Externe die via een uitzendorganisatie werkzaamheden onder leiding en toezicht uitvoert voor Waternet. Deze externe wordt ingehuurd op generieke functies in de loonschalen tot en met schaal 9. - DET Gedetacheerde. Externe die via een detacheringsovereenkomst werkzaamheden onder leiding en toezicht uitvoert voor Waternet. Deze externe wordt ingehuurd op generieke functies in de loonschalen 10 en hoger. - AVD Adviesdienst. Externe die via een detacheringsovereenkomst zelfstandig werkzaamheden verricht (resultaatverplichting) - ZZP Zelfstandige zonder personeel. Externe die via een ZZP-overeenkomst zelfstandig werkzaamheden verricht (resultaatverplichting). - WUBS Uitbesteed werk. Is een externe die toegang nodig heeft tot het gebouw en/of de systemen. Er worden werkzaamheden verricht die niet tot de reguliere taken van Waternet behoren. Zoals accountants, beveiliging, catering, glazenwassers, etc. Bij de afdelingen Applicatiediensten, Infrastructuur & Werkplek en Informatievoorziening is er behoefte om, ondanks de resultaatverplichting, inzicht te hebben in de urenbesteding van ZZP’ers en AVD’ers.
Dit is in de praktijk opgelost door de aparte arbeidsrelatiecodes ZZX en AVX. Hierbij worden alle uren van deze externen geregistreerd in All Solutions met een tarief van € 0.
12
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
Schema Arbeidsrelatiecodes met splitsing naar; Waternetfunctie of Specialist en urenverantwoording J/N. inspannin g
resultaat
uitbesteed
ZZPW
Voorstel; ZZX of AVX
ZZP of AVD
Waternetfunctie
Waternetfunctie
Specialist
Specialist
Urenschrijven Ja
Urenschrijven Ja
Urenschrijven Ja met € 0 tarief
Urenschrijven Nee
Kosten op Project
Kosten op Project bij primaire afdeling en bestelaanvraag namens AGV of Amsterdam
UZK
DET
Kosten op teamcode
Kosten op teamcode
414100
414100
414101
UBS
414101 Kosten op teamcode bij overheadafdeling en bestelaanvraag namens Waternet 414100
Bij Projecten de ingehuurde ZZP Projectleider
Bij IT/IV ingehuurde ZZP'er/AVD'er waarvan men wel de uren wil weten.
3.2 Urenregistratie Als dit van toepassing is volgens bovenstaand schema, schrijft de externe haar/zijn uren in het daarvoor bestemde urenregistratiesysteem All Solutions van Waternet dat vindbaar is via Bron. Doel hiervan is inzicht in de
13
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
tijdbesteding en dat eventueel de kosten van externe inzet per afdeling op de juiste wijze financieel geboekt worden. Hierdoor wordt een bijdrage geleverd aan juiste en volledige rapportages. De slotfactuur wordt pas betaald na eindevaluatie van de opdracht. Deze evaluatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vindt plaats binnen twee weken na afronding van de opdracht.
3.3 Financiële budgettoets in proces externe inzet Op dit moment is geen toets of er wel budget is voor externe inzet. Iedere afdeling heeft een financial controller vanuit het team P&C. Het is gewenst dat de financial controller vooraf een toetst doet of er budgetruimte is. Mocht dat niet het geval zijn, dient de leidinggevende met een dekkingsvoorstel te komen en deze te laten accorderen door de hiërarchisch directeur en de CFO.
3.4 Verantwoording en rapportage over externe inzet Het afdelingshoofd van M&O rapporteert in de reeds gebruikelijke cyclus aan alle stakeholders over de omvang en aard van de externe inzet. Het afdelingshoofd van M&O is de proceseigenaar, heeft een adviserende rol en toetst aan de kaders en uitgangspunten van dit Protocol en rapporteert daarover aan de directie. De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de uitgaven aan externe inzet binnen hun begroting en zij rapporteren daarover aan de directie. De directie is verantwoordelijk voor het actueel houden van het beleid en het Protocol. Zij rapporteert over de uitvoering aan het stichtingsbestuur als onderdeel van de reguliere cyclus voor planning en control. De budgethouder is naast budgetverantwoordelijk ook verantwoordelijk voor het naleven van de opgenomen kaders en uitgangspunten in dit Protocol. De budgethouder legt verantwoording af binnen de bestaande lijnstructuur.
14
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
Bijlage 1: Eenduidige definities DAS
Dynamisch Aankoop Systeem, een elektronisch aanbestedingsproces voor het doen van gangbare aankopen.
Detachering
Een werknemer in dienst van een detacheringsbureau of een privaat bedrijf die op tijdelijke basis wordt uitgeleend aan Waternet.
EIW
Externe Inzet Waternet, een dynamisch aankoopsysteem waarbij Waternet alle vraag naar externe inzet in de markt zet.
Externe capaciteitsaanvraag
Hierbij gaat het om de aanvragen die via DAS verlopen en deze zien conform dit Protocol op externe inzet zoals in de definities uitgewerkt.
Externe inzet
Het in opdracht van Waternet uitvoeren van werkzaamheden, die betrekking hebben op de standaard bedrijfsprocessen c.q. reguliere taken, die door Waternet worden uitgeoefend, waarbij er twee situaties zijn: Externe inhuur Inspanningsverplichting : Externe inhuur van personele capaciteit, waarbij Waternet stuurt op de inzet van capaciteit en/of functioneren van de externe. De externe is onder leiding en toezicht van Waternet werkzaam (uitzendkracht of (overheids)detachering. Externe inhuur resultaatverplichting: (Advies) opdracht: Overeenkomst van opdracht (met een privaat bedrijf of een zzp'er).
Incidenteel werk
Taken en activiteiten die gefinancierd worden uit incidentele middelen. Incidentele middelen zijn de middelen die bij ongewijzigd beleid en omstandigheden voor maximaal de komende drie jaren vaststaan.
Meerjarig incidenteel werk
Taken en activiteiten die gefinancierd worden uit incidentele middelen die voor meer dan een jaar zijn toegewezen.
Overheidsdetachering
De persoon is afkomstig van een andere overheidsorganisatie en wordt ingezet tegen kostprijs (bruto loonkosten inclusief werkgeverslasten) of tegen een hoger tarief.
Structureel werk
Taken en activiteiten die gefinancierd worden uit structurele middelen. Structurele middelen zijn de middelen die bij ongewijzigde beleid en omstandigheid voor minimaal de vier komende jaren of langer vaststaan.
Uitbesteed werk
Uitbesteden kun je omschrijven als: 'het uitvoeren van een proces als gevolg van een strategische keuze door een organisatie, om één of meer bedrijfsactiviteiten uit te besteden aan een dienstverlenende onderneming of
15
Classificatie: Intern Waternet
Protocol Externe Inzet Waternet Versie 1.6 – November 2023
toeleverancier.' Of met andere woorden: we spreken van uitbesteden wanneer een opdrachtgever/aanbestedende dienst ertoe besluit om activiteiten niet door zijn eigen organisatie te laten uitvoeren, maar door een andere organisatie, te weten een marktpartij/onderneming/leverancier. Hij doet dit door een organisatie daartoe een opdracht te geven. De marktpartij die de opdracht accepteert, voert een opdracht uit met zijn eigen medewerkers of medewerkers van onderaannemers die hij zelf selecteert, en is volledig verantwoordelijk voor de kwaliteit van die activiteiten. Er wordt op hem geen toezicht uitgeoefend door de opdrachtgever, anders dan dat de opdrachtgever nagaat of de afgesproken kwaliteit binnen de afgesproken tijd geleverd is en hij tot betaling voor de prestatie kan overgaan op basis van een door de opdrachtnemer verstrekte factuur. Er is sprake van uitbesteding van werkzaamheden als Waternet ervoor kiest om de werkzaamheden bijvoorbeeld door een externe partij te laten uitvoeren. De keuze om een bepaalde activiteit niet intern met eigen medewerkers uit te voeren is doorgaans organisatorisch. Keuze voor uitbesteden Door activiteiten uit te besteden kan een aanbestedende dienst profiteren van schaalvoordelen, expertise van bedrijven, lagere uitvoeringslasten en innovatieve oplossingen.
Door activiteiten zelf te doen kan een aanbestedende dienst sneller inspelen op veranderende wensen, worden ketenrisico's beperkt en is men minder afhankelijker van externen en hun kwaliteitsbeheersing. Als voorbeeld schoonmaakdiensten, glasbewassing, catering/ingenieursdiensten/ GWW. Uitzendkracht
Een werknemer in dienst van een uitzendbureau die onder de raamovereenkomst op tijdelijke basis wordt uitgeleend aan Waternet. Het gaat hierbij vaak om inzet in verband met o.a. vervanging bij ziekte of een behoefte aan extra werkkracht in verband met drukte.
Vacatureloket
Generieke aanduiding voor het organisatieonderdeel bij de afdeling M&O. Hier worden alle capaciteitsaanvragen getoetst (zowel voor inhuur als voor (advies)opdrachten), vacaturehouders/ opdrachtgevers geadviseerd over de werving en wordt het proces van inkopen gefaciliteerd.
Werk
Alle activiteiten waar personele capaciteit voor nodig is, die worden uitgeoefend ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van Waternet, of onderdelen daarvan.
Zzp’er
Zelfstandige zonder personeel: een ondernemer die zichzelf aanbiedt om zelfstandig opdrachten uit te voeren.
16
Classificatie: Intern Waternet