Bijlage 2 Health-check vendor invoice management.pdf

Deze uitzondering wordt gebruikt bij controle van de aanwezige Amsterdam referentie op de factuur. Pag. 52

30

204

Mogelijk duplicaat (zonder bestelling)

AP_PROCESSOR

Indien deze informatie ontbreekt, wordt de uitzondering geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze specifieke uitzondering controleert op een dubbele factuur op basis van specifieke velden die in de configuratie zijn ingesteld Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: als de factuur geen duplicaat is, wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

35

216

Factuur ouder dan toegestaan (zonder bestelling)

AP_PROCESSOR

36

916

AP_PROCESSOR

40

206

Factuurdatum in de toekomst Creditnota zonder bestelling verwerken

42

908

Factuur met BTW verlegd

AP_PROCESSOR

43

224

Ongeldige belastinginformatie (zonder bestelling)

AP_PROCESSOR

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

AP_PROCESSOR

Scenario 2: als de factuur een duplicaat is, wordt de uitzondering geactiveerd en wordt het werkitem automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Als het verschil tussen de systeemdatum en de factuurdatum groter is dan het aantal dagen vermeld in de Z-constante 005 / INVOICE_DAYS_OLD, wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering wordt geactiveerd wanneer de factuurdatum in de toekomst is. Als deze bedrijfsregel wordt geactiveerd, wordt er altijd een uitzondering geactiveerd voor een factuur waarbij de indicator Credit Memo is aangevinkt. Het doel is om aan te geven dat de binnenkomende factuur een creditnota is. Dergelijke facturen worden doorgestuurd naar een vooraf gedefinieerde agent voor verdere verwerking. Deze uitzondering controleert de BTW-codes gebruikt op facturen. De uitzondering wordt geactiveerd als er een andere BTW-code geselecteerd moet worden (voor buitenlandse facturen) en de factuur wordt automatisch gerouteerd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. De leveranciersfactuur moet het totale btwbedrag en/of het btw-percentage vermelden dat aangeeft hoeveel btw verschuldigd is.

Wanneer deze uitzondering wordt toegepast, wordt de verstrekte belastinginformatie op de leveranciersfactuur geanalyseerd en gekoppeld aan standaard SAP-belastingwaarden (belastingcodes) en doorgegeven aan het VIMdocument. Afhankelijk van de specifieke belastingconfiguratie-instellingen van VIM (met automatische belastingberekening of zonder automatische belastingberekening) wordt de belastinginformatie gevalideerd. In geval van afwijkingen wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Er kunnen veel scenario's ontstaan afhankelijk van de configuratie. Hieronder worden enkele mogelijke scenario's beschreven:

Pag. 53

Scenario 1: de belastinginformatie die op het VIMdocument is ingevoerd, heeft overeenkomstige geldige SAP-belastinginformatie. Het document gaat door naar de volgende logische stap. Voorbeeld: Het btw-percentage dat op de factuur wordt vermeld, heeft een overeenkomstige btwbelastingcode.

44

905

IBAN-nummer is niet gevuld

AP_PROCESSOR

46

270

Bankgegevens valideren (zonder bestelling)

AP_PROCESSOR

55

904

Valuta op factuur is niet in EUR

AP_EXPERT

60

900

Leverancier met Grekening: check handmatig

AP_PROCESSOR

65

901

Leverancier met Incasso (I): check handmatig

AP_PROCESSOR

130

253

Leverancieraudit verplicht (zonder bestelling)

AP_PROCESSOR

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Scenario 2: de belastinginformatie die op het VIMdocument is ingevoerd, heeft geen overeenkomstige geldige SAP-belastinginformatie. De uitzondering wordt geactiveerd en het document wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Wanneer er op de factuur geen IBAN-nummer staat vermeld van de leverancier, dan wordt deze uitzondering getriggerd (behalve bij facturen via het Ariba IDOC kanaal omdat hier nooit een IBAN nummer op staat). Standaard VIM zou in deze situatie automatisch het IBAN-nummer overnemen van de geselecteerde leverancier. Aangezien de gemeente Amsterdam dit niet gewenst vond, is deze uitzondering geconfigureerd. Deze bestaat naast de standaard uitzondering 270 bankgegevens valideren indien het IBAN-nummer op de factuur niet overeenkomt met het IBAN-nummer van de leverancier dat in het SAP S/4HANA-systeem staat. Als ongeldige bankgegevens worden ontvangen, wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering wordt gebruikt bij controle van de aanwezige valuta op de factuur.

Indien deze niet overeenkomt met euro (EUR), wordt de uitzondering geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering zorgt ervoor dat bij G-rekening facturen altijd een handmatige controle nodig is. Dit komt omdat het bedrag soms niet duidelijk op de factuur staat en de leverancier met percentages werkt. De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze uitzondering zorgt ervoor dat bij incassofacturen altijd een handmatige controle nodig is. Het bepalen van incassofacturen wordt gedaan op basis van stamgegevens. De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Relevante leveranciers kunnen in de configuratie worden gemarkeerd als audit vereist, zodat de facturen die van deze leveranciers worden ontvangen, kunnen worden doorgestuurd naar de auditagent voor verdere verwerking.

Pag. 54

Er kunnen twee scenario’s voorkomen: Scenario 1: de leverancier is niet onderworpen aan een audit. In dit geval wordt er geen actie ondernomen en gaat het document door naar de volgende logische stap.

140

250

400

998

Goedkeuring verplicht (zonder bestelling) Factuur zonder bestelling verwerken met Grekening

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

AP_PROCESSOR AP_PROCESSOR

Scenario 2: de leverancier is onderworpen aan een audit. De uitzondering wordt geactiveerd en de factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie. Deze bedrijfsregel wordt gebruikt om het goedkeuringsproces voor de factuur te starten. Deze uitzondering wordt gebruikt bij G-rekening facturen waarbij het bedrag handmatig gesplitst moet worden (miro boeken). In dit geval wordt de uitzondering geactiveerd en wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de vooraf geconfigureerde agent, afhankelijk van de rol, voor verdere actie.

Pag. 55

Bijlage 3: totaaloverzicht van alle aanbevelingen Aanbeveling 1 2 3

Hoofdstuk Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 2

4

Hoofdstuk 2

5

Hoofdstuk 2

6

Hoofdstuk 2

7

Hoofdstuk 2

8

Hoofdstuk 3

9

Hoofdstuk 3

10

Hoofdstuk 3

11

Hoofdstuk 3

12

Hoofdstuk 3

13

Hoofdstuk 3

Aanbeveling Voer testen altijd uit met een grote hoeveelheid productiedata. Zorg ervoor dat bij het testen alle onderdelen van de applicatie gereed zijn. Ontwikkel een grote verscheidenheid aan testscripts die alle mogelijke scenario's bij de live-gang dekken. Het cut-over plan dient een zo kort mogelijke periode te omvatten waarin het efacturatieportaal (of andere applicaties bij alternatieve cut-over planningen) is uitgeschakeld. Test met gemigreerde data; richt je op het valideren van de juistheid van ketenprocessen, in plaats van enkel de data zelf te testen. Het is nu belangrijker dan ooit voor eindgebruikers om nauwkeuriger te zijn bij het aanmaken van inkooporders. Dit komt doordat AFIS nu controleert op hoeveelheden en stuksprijzen, iets wat in het vorige systeem niet het geval was. Hierdoor kan een inkooporder factuur potentieel uitvallen als de ingevoerde gegevens niet correct zijn, wat verdere vertragingen in het factuurverwerkingsproces met zich meebrengt. Om de impact van deze overgang te verlichten, is het cruciaal dat er blijvende ondersteuning en training wordt geboden aan eindgebruikers. Door hen de juiste kennis en vaardigheden bij te brengen, kan de adoptie van het VIM-systeem verder worden versneld.

De beperkte rol van de gemeente Amsterdam in het functioneel beheer heeft geleid tot beperkte kennis en expertise, waardoor vragen van gebruikers vaak niet adequaat kunnen worden beantwoord en problemen niet tijdig worden opgelost. Het is essentieel dat de gemeente investeert in het optimaliseren van haar eigen functioneel beheer. Door de verantwoordelijkheid voor het oplossen van vragen en problemen niet alleen bij de implementatiepartner te leggen, maar ook intern op te pakken, kan de gemeente de doorlooptijden verkorten. Dit zal niet alleen de tevredenheid van de gebruikers verhogen, maar ook de algehele kwaliteit van de dienstverlening verbeteren. Pas selectieve validatie in OCR toe. Dit proces binnen VIM houdt in dat alleen specifieke facturen of gegevensvelden worden gecontroleerd en gevalideerd op basis van vooraf bepaalde criteria. Hierdoor wordt de handmatige controle van elke factuur of elk gegevensveld verminderd, met focus op de meest kritieke of risicovolle elementen die extra aandacht vereisen. Het is aan te raden om de toewijzing van velden uit het XML-formaat van facturen van Tie-Kinetix naar de velden in VIM zorgvuldig te verbeteren. Momenteel verloopt deze mapping niet altijd correct, wat kan leiden tot fouten in de factuurverwerking en een negatieve impact heeft op de efficiëntie en nauwkeurigheid.

Verdeel de Tie-Kinetix facturen in twee aparte factuurtypen: XML-facturen en webportaalformulieren. Dit maakt gerichtere acties mogelijk wanneer de toewijzing van factuurvelden aan de juiste VIM-velden niet correct verloopt. Wij adviseren om te onderzoeken of de huidige opzet van het inladen van facturen via Tie-Kinetix kan worden versterkt. Het implementeren van controles op dubbele facturen binnen ZVIM_UPLOAD_XML_AL11_VIM zou een directe en haalbare verbetering vormen. Op de lange termijn adviseren wij om over te stappen naar een nieuwe technologie (zoals SAP BTP SI) om facturen via Tie-Kinetix in te laden. Wij adviseren om een maatwerkcode te ontwikkelen om een aanvullende controle uit te voeren op de B01, waarmee het BTW-nummer van een leverancier eindigt. Aangezien deze code soms ten onrechte wordt aangezien voor het cijfer 8, kan VIM automatisch de B naar een 8 omzetten indien nodig. Dit zal de nauwkeurigheid van de gegevensverwerking bevorderen en het risico op fouten verminderen. Het huidige factuurnummer heeft een maximale lengte van 16 tekens, wat ertoe leidt dat sommige waarden worden afgekapt.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 56

14

Hoofdstuk 3

15

Hoofdstuk 3

16

Hoofdstuk 4

17

Hoofdstuk 4

18

Hoofdstuk 4

19

Hoofdstuk 4

20

Hoofdstuk 4

21

Hoofdstuk 4

22

Hoofdstuk 4

23

Hoofdstuk 4

24

Hoofdstuk 4

25

Hoofdstuk 4

26

Hoofdstuk 4

Om dit probleem te verhelpen, adviseren wij het veld 'Invoice Reference Long' te gebruiken om het volledige factuurnummer op te slaan. Bovendien is het belangrijk om dit veld ook op te nemen in de duplicatencheck om de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen en te voorkomen dat dubbele facturen worden verwerkt. VIM bevat een veld voor de bestellijst waarin regelmatig een oud bestelnummer of een verkeerd nummer wordt vastgelegd. Deze inconsistentie kan leiden tot verwarring en afwijkingen tijdens het factuurverwerkingsproces. Wij adviseren daarom om dit veld automatisch leeg te maken of ervoor te zorgen dat hierin uitsluitend een Aribabestelnummer kan worden ingevoerd. Wij adviseren om een op maat gemaakte rapportage via de tabel OTX/PF01_T_1EXT te ontwikkelen en op te nemen in de standaard werkprocessen van de gemeente. Deze rapportage kan waardevolle inzichten bieden in de door de OCR-engine geëxtraheerde en gevalideerde gegevens en welke gegevens handmatig zijn aangepast. Hierdoor kan de crediteurenadministratie beter toezicht houden op de factuur-informatie en leveranciers identificeren waar regelmatig aanpassingen nodig zijn, wat hen in staat stelt gerichte acties te ondernemen en proactief in te spelen op afwijkingen. Wij adviseren om gerichte verbeteracties te ondernemen om de inconsistenties met directe facturen in VIM te verhelpen.

Tijdens ons onderzoek hebben wij geconstateerd dat een aanzienlijk aantal directe facturen ten onrechte als zodanig is verwerkt, terwijl ze eigenlijk als inkooporderfacturen moeten worden behandeld. Dit probleem ontstaat vaak door het onterecht verwerken van inkooporderfacturen als directe facturen, bijvoorbeeld wanneer de inkooporder niet hoog genoeg is, en door het gebruik van oude inkoopordernummers op de factuur. Het is cruciaal om leveranciers te benaderen om ervoor te zorgen dat de juiste inkoopordernummers worden gebruikt en dat facturen correct worden ingediend, wat de automatisering zal verbeteren. Wij adviseren om bij het opstellen van werklijsten voor de crediteurenafdeling niet alleen rekening te houden met de efficiëntie van de werkzaamheden door te kijken naar de facturen die vastzitten in een zakelijke regel, maar ook om het werk te verdelen op basis van de taken die door de rol van AP_processor en AP_expert kunnen worden uitgevoerd. Momenteel kunnen facturen alleen op de status 'verouderd' worden gezet door de AP_expert-rol. Een belangrijke vraag die hierbij rijst, is of er nog zakelijke regels bestaan die enkel door een AP_expert kunnen worden behandeld. Als dit het geval is, kan het handig zijn om deze initiële rol te wijzigen naar AP_processor. Het is van essentieel belang dat de notificaties in VIM spoedig worden aan gezet.

Deze functionaliteit speelt een cruciale rol in de bedrijfsvoering, omdat het verschillende rollen binnen VIM in staat stelt om tijdig geïnformeerd te worden over noodzakelijke acties. Wij raden aan om dit probleem met urgentie aan te pakken, zodat de efficiëntie en effectiviteit van de processen worden gewaarborgd. Wij adviseren te controleren of alle aanvragers weten wat zij moeten doen wanneer zij een VIM-notificatie ontvangen en hoe zij VIM moeten gebruiken. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van het verandermanagement en de training om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen goed worden ingewerkt. Wij adviseren om de toleranties die worden gebruikt voor prijs- en hoeveelheidsverschillen te definiëren en indien noodzakelijk aan te passen. Dit heeft betrekking op het interne beleid en is zeker de moeite waard om te bespreken en te verbeteren. Communiceer de nieuwe/juiste inkooporders aan de leveranciers: het is essentieel om ervoor te zorgen dat leveranciers de juiste inkoopordernummers ontvangen, zodat deze correct op de facturen worden vermeld. Dit bevordert de nauwkeurigheid en efficiëntie in het facturatieproces. Markeer facturen met een bedrag van € 0,- automatisch als verouderd, mits deze facturen niet bedoeld zijn om een BTW correctie te verwerken.

Overweeg om de goedkeuringsworkflow dit soort facturen over te slaan (vanaf een bepaald bedrag) of ga in overleg met leveranciers voor verzamelfacturen, om de efficiëntie te verbeteren. Voer een herhaalde toepassing van zakelijke regels tijdens de nacht in om ervoor te zorgen dat facturen automatisch naar de volgende zakelijke regel worden gestuurd, zelfs als eindgebruikers vergeten zijn op "zakelijke regel toepassen" te klikken Onderzoek de mogelijkheid om een maatwerkoptie te implementeren voor het toevoegen van commentaar in VIM analytics, om de communicatie en documentatie te verbeteren.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 57

27

Hoofdstuk 5

28

Hoofdstuk 5

29

Hoofdstuk 6

30

Hoofdstuk 6

31

Hoofdstuk 6

32

Hoofdstuk 6

33

Hoofdstuk 6

34

Hoofdstuk 6

35

Hoofdstuk 6

Voer autocoding in om automatisch coderingen aan facturen toe te wijzen op basis van vooraf gedefinieerde regels en criteria. Dit omvat het automatisch koppelen van kostenplaatsen, grootboekrekeningen en belastingcodes, wat de handmatige invoer aanzienlijk vermindert. Maak gebruik van smart coding, dat gebruikmaakt van geavanceerde technologieën zoals machine learning en kunstmatige intelligentie. Dit systeem analyseert historische factuurgegevens en leert patronen en regels, waardoor toekomstige facturen nauwkeuriger en efficiënter kunnen worden gecodeerd. Dit zal leiden tot een hogere graad van automatisering en precisie in het coderingproces. Wij adviseren een rapportage te implementeren m.b.t. het automatiseringspercentage. De rapportage m.b.t. het automatiseringspercentage is een belangrijke rapportage dat inzicht biedt in de mate waarin facturen volledig geautomatiseerd zijn, ook wel aangeduid als ‘no-touch’ facturen. Het primaire doel van deze rapportage is om de efficiëntie van het factuurverwerkingsproces te monitoren en mogelijkheden voor verdere optimalisatie te identificeren. Wij adviseren een rapportage te implementeren m.b.t het aantal benodigde handelingen per factuur. Deze rapportage beschrijft het aantal benodigde handelingen per factuur in een specifieke periode.

Het primaire doel van deze rapportage is om inzicht te bieden in de efficiëntie van het factuur-verwerkingsproces en om verbeteringen te meten door de geselecteerde periode te vergelijken met eerdere periodes. Wij adviseren een rapportage te implementeren m.b.t. statusoverzicht facturen. Deze rapportage biedt een overzicht van de status van open (niet vrijgegeven) facturen binnen het factuurverwerkingsproces. Het primaire doel van deze rapportage is om inzicht te verschaffen in waar deze facturen zich bevinden en welke stappen nog moeten worden ondernomen om de goedkeuring en verwerking te voltooien. Wij adviseren een rapportage te implementeren m.b.t. VIM proces typen. Deze rapportage voor VIM proces typen toont het aantal en type uitzonderingen gedurende een geselecteerde periode. Het biedt de mogelijkheid om deze cijfers te vergelijken met een andere periode, waardoor inzicht wordt verkregen in de voortgang van genomen beslissingen, bijvoorbeeld op het gebied van doorgevoerde verbeteringen die zouden leiden tot een vermindering van uitval. Wij adviseren een rapportage te implementeren m.b.t. factuurveroudering. Deze rapportage toont de leeftijd van uw facturen in vergelijking met de betalingstermijn en vervaldatum.

Het primaire doel van deze rapportage is om inzicht te verschaffen in de tijdsduur die facturen in het systeem doorbrengen zonder betaald te worden, en om potentiële risico's van verouderde facturen te identificeren. Wij adviseren een rapportage te implementeren m.b.t. factuurgoedkeuring. Deze rapportage biedt een uitgebreid overzicht van het aantal facturen dat goedkeuring nodig heeft, evenals de veroudering van deze facturen. Dit inzicht is cruciaal, aangezien facturen die langdurig in de goedkeuringsfase blijven vaak niet meer actief worden bekeken door de crediteurenadministratie, wat kan resulteren in vertragingen in de betaling. De rapportage combineert gegevens over het aantal wachtende facturen met de tijd die zij al in de goedkeuringsfase doorbrengen. Dit stelt de gemeente Amsterdam in staat om potentiële knelpunten in het goedkeuringsproces te identificeren en tijdig actie te ondernemen om de doorlooptijden te verkorten. Wij adviseren een rapportage te implementeren m.b.t. productiviteit. Deze rapportage is essentieel voor het evalueren van de prestaties binnen de financiële administratie, aangezien het niet alleen het verwerkingsvolume toont, maar ook de gemiddelde verwerkingstijd en de gemiddelde wachttijd (de tijd die een factuur in het postvak in doorbrengt voordat deze wordt geopend).

Door de geselecteerde periode te vergelijken met een andere periode, kan de gemeente Amsterdam beoordelen of verandermanagementacties effect hebben gehad op de productiviteit, bijvoorbeeld door te analyseren of er een afname is in de gemiddelde wachttijd.

Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 58