Bijlage 2 - Handreiking fraude- en integriteitsrisicoscan

Handreiking fraude- en integriteitsrisicoscan Bureau Integriteit Toelichting Hieronder heeft Bureau Integriteit (BI) een aantal tips geformuleerd die behulpzaam kunnen zijn om frauderisico’s en andere integriteitsrisico’s in de organisatie te formuleren. Wat is fraude? Wat zijn de andere integriteitsschendingen die hier bedoeld worden? Fraude is in feite bedrog, oftewel zaken anders voorstellen dan ze zijn. Hiertoe geeft de fraudeur een andere voorstelling van zaken, door te liegen (verbaal) of door papier of digitaal een onjuiste weergave te geven van de werkelijkheid. Fraude valt binnen het rijtje strafbare feiten binnen werktijd zoals diefstal, verduistering, fraude en corruptie. In de risicobeheersing wordt het risico op deze strafbare feiten zoveel als mogelijk beheerst. Daarnaast richt de risicobeheersing zich op een aantal andere integriteitsschendingen zoals manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie, belangenverstrengeling en verspilling en misbruik van gemeentelijke eigendommen. De organisatie is schatbewaarder van geld, (kapitaal)goederen (auto’s, vastgoed), informatie (belastinggegevens, bevolkingsgegevens) en/of belangen (beslissingsbevoegd over bijvoorbeeld wel of geen uitkering, verblijfstitel, bekeuring, vergunning of huishoudelijke hulp). Goed omgaan met deze schatten vraagt om zorgvuldig en professioneel handelen.

Indien dit niet of minder het geval is, neemt de kans op fraude en andere integriteitsschendingen, zoals belangenverstrengeling, omkoping of inkoop van “niet geleverde diensten of goederen” toe. Perspectief van de fraudeur Het uitgangspunt van onze organisatie is vertrouwen en omdat fraude gepaard gaat met bedrog en misleiding, is het soms lastig om te bedenken waar fraude zich zou kunnen voordoen. Het is daarom zaak het werkproces en de daadwerkelijke uitvoering te bekijken vanuit het perspectief “van de boef”; waar zouden kwaadwillende medewerkers ruimte kunnen vinden om fraude of andere integriteitsschendingen te plegen? Diezelfde ruimte kan ook goedwillende medewerkers verleiden om “het verkeerde” te doen. Kwetsbare werkgebieden/activiteiten Vanuit de praktijk is bekend is dat er werkgebieden/activiteiten in de organisatie zijn, die inherent kwetsbaar zijn voor fraude en andere integriteitsschendingen. Kijkend vanuit het perspectief van de kwaadwillende medewerker kan het helpen om juist deze werkgebieden/activiteiten in de risicoscan mee te nemen. Kwetsbare werkgebieden/activiteiten Innen belastingen/heffingen, leges, premies, etc. Informatie registreren en muteren persoons- en andere gegevens toegang tot vertrouwelijke informatie, etc. Uitbesteden/inkoop aanbestedingen, orders, opdrachten, gunningen, etc.

Uitkeren subsidies, uitkeringen, toelagen, premies, sponsoring, etc. Verlenen vergunningen, identiteitsdocumenten, machtigingen, keuringen, indicatiestelling, etc. Handhaven toezicht, (be)keuringen, controles, sancties, etc. Geld contant/giraal, budgetbeheer, declaraties, gratificaties, etc. Beheer en Onderhoud wagenpark, vastgoed, openbare ruimte, etc.

1

Derden Bij het opsporen van kwetsbare processen is het belangrijk om oog te hebben voor het feit dat derden ook een rol kunnen spelen bij fraude en andere integriteitsschendingen, met name belangenverstrengeling en corruptie. Denk hierbij aan:  de kwaadwillende burger/ondernemer die een ambtenaar onder druk zet om zijn zin te krijgen  de burger/ondernemer die de ambtenaar op slinkse wijze aanzet tot onbedoeld frauduleus gedrag  de ambtenaar die persoonlijk gewin nastreeft bij het zaken doen met derden en/of de ondernemer die wordt begunstigd ten koste van de gemeente Risicofactoren De ervaring leert dat fraude en andere integriteitsschendingen in de hand worden gewerkt door risicofactoren als:  langdurig alleen of in dezelfde teamsamenstelling het werk doen  beslissings-/discretionaire bevoegdheid  budget-/tekenbevoegdheid  verstrekken van voor burgers/ondernemers gewilde producten of diensten  bepalen hoogte tarieven/heffingen en/of verlenen vrijstelling/ontheffing daarvoor  geen of geen eenduidige kaders voor de uitvoering van het werk  geen of onvoldoende functiescheiding  geen of een gebrekkige administratie  geen of onvoldoende controle  geen of onvoldoende leiderschap  geïsoleerd en dus letterlijk op afstand of afgezonderd van de gemeentelijke moederorganisatie werken, waardoor eigen waarden en normen leidend kunnen worden voor de taakuitoefening Belang

basis op orde Om te kunnen werken aan risicobeheersing is het belangrijk dat de basis op orde is. Dit houdt in dat er aandacht moet zijn voor de basale kanten van professionaliteit, de dingen doen zoals ze wettelijk zijn opgedragen en het werk zo inrichten en uitvoeren zoals we met elkaar hebben afgesproken. Dit betekent aandacht voor de bedrijfsvoering en goed werkende AO/IC’s. Formuleren van integriteitsrisico’s (Stap 1) Om als gemeentelijke organisatie goed zicht te krijgen op mogelijke fraude- en andere integriteitsrisico’s is het zaak om aan de hand van de volgende hulpvragen zo helder en concreet mogelijk te formuleren waar de werkprocessen kwetsbaar daarvoor kunnen zijn:  Omschrijf zo concreet mogelijk waar de risico’s zich binnen werkprocessen van je organisatieonderdeel kunnen voordoen. De focus dient hierbij te liggen op de primaire processen, waarvoor je organisatieonderdeel schatplichtig is. Omschrijf kort en bondig de ongewenste situatie (het wat), de daarbij betrokken actoren (wie) en hun handelswijze (het hoe) en wat mogelijke motieven zijn voor het illegale handelen (het waarom). Kijk hierbij vanuit de bril van de kwaadwillende medewerkers die bewust het verkeerde wil doen, de goedwillende die onbewust het verkeerde doet en de kwaadwillende derde.

Evaluatie beheersmaatregelen (Stap 2) De volgende stap is om na te gaan wat je er al aan hebt gedaan om de in Stap 1 beschreven risico’s te verminderen en of deze maatregelen werken in de praktijk. Evalueer hiervoor de volgende zaken. Zijn er beheersmaatregelen, wat is het beoogde risicoreducerende effect van deze maatregelen, worden ze toegepast en zijn ze voldoende effectief? Het is hierbij belangrijk om na

2

te gaan of de maatregelen niet alleen aanwezig zijn in opzet (op papier), maar dat ook het feitelijke bestaan en de werking worden getoetst. Ga hiervoor na of de maatregelen:  worden toegepast in de praktijk  goed werken  kunnen worden omzeild  worden gecontroleerd (periodiek, af en toe?) Verbeteracties (Stap 3) Evalueer op basis hiervan of de beheersmaatregelen voor verbetering vatbaar zijn en wat nodig is om het risico verder te beheersen. Geef daarbij aan wat je zelf kunt doen en wat je nodig hebt van anderen en zorg voor een goede mix tussen harde (regels, procedures, systemen) en zachte (kennis, leidinggeven, cultuur) beheersmaatregelen, waarbij je per verbeteractie het beoogde risicoreducerende effect beschrijft.

3