Bijlage 2: Gereedmelding aanbevelingen 2023-15 en 2022-14

X

Gemeente Amsterdam

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam

Postbus 1078 1000 BB Amsterdam

X

X

Telefoon 020 254 9000 www.amsterdam.n1

Directie Middelen en Control De heer S. Breedijk Amstel 1 1011 PN Amsterdam

Datum

6 maart 2025

Kenmerk

700.000.25-U

Behandeld door

H. Demirel RA RE, o6 83631175, h.demirel@amsterdam.n1

Onderwerp

Gereed melding aanbevelingen 2023-15 en 2022-14

Geachte heer Breedijk, In het accountantsverslag bij het jaarverslag 2023 heeft ACAM de volgende aanbeveling gedaan: Afdoening aanbevelingen Rekeningencommissie en A CAM: Besteed voldoende aandacht in de raad (en raadscommissies) aan opvolging van aanbevelingen. Enerzjds door, waar nodig, inhoudeljk het gesprek te voeren over de opvolging in raadscommissies, en anderzijds door bij besluitvorming met betrekking tot het jaarverslag en opvolging aanbevelingen Rekeningencommissie alert te zijn op aanbevelingen die niet worden overgenomen door het college (2023-15/ Accountantsverslag 2023, blz. 34). Voorstel afdoen aanbeveling De wethouder Financien is voornemens middels een brief aan de commissie Financien Kunst en Diversiteit te rapporteren over het afdoen van aanbeveling 2023-15. In de door ons ontvangen conceptbrief d.d. 27 maart 2025 licht de wethouder de voortgang van de gereed melding van de aanbevelingen als volgt toe: Het college gaf hierbij aan het belang van de controlerende taak van de raad te onderschrijven. Het is daarbij aan de raad zelf om aan te geven hoe de opvolging van aanbevelingen te bespreken. Hoofdstuk 4 van het jaarverslag geeft inzicht in de voortgang van de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer. De stand van zaken van alle dan nog openstaande aanbevelingen en de in datjaar afgedane aanbevelingen is daarin toegelicht.

We beschouwen deze aanbeveling als afgedaan. ACAM is bereikbaar per metro (Iijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1

Gemeente Amsterdam

6 maart 2025 700.000.25-U Pagina 2 van 2

Observaties ACAM Op basis van onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole herkennen wij de door de wethouder geschetste voortgang. Deze bevinding is vooral gericht op de raadsleden die deelnemen aan de commissies en niet zo zeer een directe aanbeveling voor het college. Wij zien daarom geen bezwaar in de afdoening van deze aanbeveling vanuit het college. Voorstel afdoen aanbeveling In het verslag van de Rekeningencommissie bij het Jaarverslag 2022 is de volgende aanbeveling opgenomen: Bid het opstellen van het jaarverstag expliciet aandacht te geven aan de leesbaarheid voor de doelgroep (2022-14/ verslag Rekeningencommissie 2022, blz. 13). In de door ons ontvangen conceptbrief brief licht de wethouder de voortgang van de gereed melding van de aanbevelingen als volgt toe: Voor de Begroting 2024 en het Jaarverslag 2023 hebben wij een digitaal magazine gemaakt. Verder is er voor de Begroting 2025 een digitate begroting gemaakt. Meerdere raadsleden hebben op verschillende momenten aangegeven dat hierdoor de toegankelijkheid en leesbaarheid is vergroot. We beschouwen deze aanbeveling als afgedaan, waarbij we ook de ambitie uitspreken om by elk volgend P&C-product een nieuwe stap te zetten in het verbeteren van de leesbaarheid en toegankelijkheid.

Observaties ACAM Op basis van onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole herkennen wij de door de wethouder geschetste voortgang. Wij zijn ook blij om te lezen dat de ambitie er is om de volgende P&C-producten verder te verbeteren in leesbaarheid en toegankelijkheid. Om die reden zien wij geen bezwaar in de afdoening van deze aanbeveling. Tot slot zijn wij blij om te lezen dat er voortgang wordt geboekt bij de overige bevindingen. Wij kijken uit naar de uitkomsten en eindproducten.

H. Demirel RA RE Auditdienst ACAM

Bijlage: Conceptbrief van wethouder Financien aan commissie FKD

ACAM is bereikbaar per metro (Iijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Bezoekadres

Gemeente Amsterdam

Amstel 1 loll PN Amsterdam Postbus 202 l000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.n1

X

X

Retouradres: Postbus 202, l000 AE Amsterdam

Aan de commissie Financien, Kunst en Diversiteit van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum

27 maart 2025

Onderwerp

Afdoening en voortgang aanbevelingen ACAM en Rekeningencommissie

Geachte leden van de commissie Financien, Kunst en Diversiteit,

In deze brief informeer ik u over de nog openstaande aanbevelingen van ACAM en de Rekeningencommissie op het terrein van de planning en control. Hieronder vindt u de wijze waarop aanbevelingen zijn of worden uitgevoerd. Aanbeveling In het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2023 is de volgende aanbeveling opgenomen: Afdoening aanbevelingen Rekeningencommissie en ACAM: Besteed voldoende aandacht in de raad (en raadscommissies) aan opvolging van aanbevelingen. Enerzijds door, waar nodig, inhoudelijk het gesprek te voeren over de opvolging in raadscommissies, en anderzijds door bij besluitvorming met betrekking tot hetjaarverslag en opvolging aanbevelingen Rekeningencommissie alert te zijn op aanbevelingen die niet worden overgenomen door het college (2o23-15/Accountantsverslag 2023, blz. 34). Voortgang Het college gaf hierbij aan het belang van de controlerende tack van de raad te onderschrijven. Het is daarbij aan de raad zelf om aan te geven hoe de opvolging van aanbevelingen te bespreken. Hoofdstuk 4 van het jaarverslag geeft inzicht in de voortgang van de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer. De stand van zaken van alle dan nog openstaande aanbevelingen en de in dat jaar afgedane aanbevelingen is daarin toegelicht. We beschouwen deze aanbeveling als afgedaan.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum (dd/mm/jj) Pagina 2 van 4

Aanbeveling In het verslag van de rekeningencommissie bij het Jaarverslag 2022 en 2023 en bij het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2023 zijn de volgende aanbevelingen opgenomen: 1.

Kwaliteit van de P&C producten: 1: De mogelijkheden te onderzoeken om tot een beter ramingsproces binnen de P&C cyclus te komen. 2: De afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie in hetjaarverslag navolgbaar toe te lichten. 3: De reserves inhoudelijk beter toe te lichten en daarbij ook per reserve een relatie te leggen tussen begroting en realisatie. (2023-24/ Verslag Rekeningencommissie 2023, blz. 13)

2.

Begroting versus realisatie: Onderzoek wat de oorzaak is van de relatief grote afwijkingen tussen de begroting en de realisatie en pas indien mogelijk de begroting daarop aan (Accountantsverslag 2023, blz. 11). Deze aanbeveling voegen we semen met bovenstaande aanbeveling 1.1 van de Rekeningencommissie vanwege de inhoudelijke overlap.

3.

Bij het opstellen van hetjaarverslag expliciet aandacht te geven aan de leesbaarheid voor de doelgroep (2022-14/ Verslag Rekeningencommissie 2022, blz. 13).

Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het verslag van de Rekeningencommissie en het Accountantsverslag aangegeven dat deze aanbevelingen worden opgevolgd en geeft hierbij inzicht in de voortgang. Voortgang 1: Kwaliteit van de P&C producten: 1. De mogelijkheden te onderzoeken om tot een beter ramingsproces binnen de P&C cyclus te komen. Te onderzoeken wat de oorzaak is van de relatief grote afwijkingen tussen de begroting en de realisatie en pas indien mogelijk de begroting daarop aan. Om tot een beter ramingsproces en betere ramingen te komen, maken we onder andere gebruik van het onderzoek van de Rekenkamer naar de voorspellende waarde van de begroting. Daarin biedt de Rekenkamer nuttige aanknopingspunten. Zo gaan we onderzoek doen naar de achterliggende oorzaken van de geconstateerde afwijkingen tussen begroting en realisatie, om op basis daarvan de ramingen te verbeteren. Ook zullen we de inzichten uit de realisatie in de jaarverslagen beter betrekken bij de toekomstige begrotingen. En daarbij transparent maken hoe we dat doen. Bij het Jaarverslag 2024 sturen we een plan van aanpak

Gemeente Amsterdam

Datum (dd/mm/jj) Pagina 3 van 4

voor de aanbevelingen van de Rekenkamer uit het onderzoeksrapport Voorspellende waarde van de begroting, waarin we in meer detail hierop ingaan. 2. De afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie in het jaarverslag navolgbaar toe te lichten. In het jaarverslag ligt de focus op de verklaring van het verschil tussen najaarsnota en realisatie. Om de eventuele afwijkingen beter navolgbaar te maken, zullen we naast de hoofdlijnen voor de begrotingsprogramma's ook ingaan op het verschil tussen de initieel vastgestelde begroting en de uiteindelijke realisatie. Voor een betere navolgbaarheid zullen we bij het Jaarverslag 2024 digitaal inzicht geven in de verschillende begrotingsstanden per programmaonderdeel. Op die manier is te zien hoe de ramingen zich ontwikkelden tussen de initiele begroting, de voorjaarsnota, de begroting en de najaarsnota. Daarbij zullen we de verschillen tussen de initieel vastgestelde begroting en de uiteindelijke realisatie toelichten. 3. De reserves inhoudelijk beter toe te lichten en daarbj ook per reserve een relatie te leggen tussen begroting en realisatie. Het college onderschrijft het belang voor de raad van een goed inzicht in de reserves en voorzieningen.

In overleg met ACAM gaan we onderzoeken hoe we de informatieve waarde van toelichtingen op de (mutaties en verantwoording van) reserves en voorzieningen kunnen verhogen. Hierbij zullen we ook kijken naar een betere verbinding tussen de toelichtingen op de balans, de programmaverantwoording en de paspoorten van de reserves en voorzieningen. Voor het jaarverslag 2024 gaan we de verloopstaat reserves ook digitaal beschikbaar maken. Hierin geven we inzicht in het verloop van de stand van de reserve over 2024 en maken het mogelijk direct naar het paspoort van de reserve te gaan. Bij de Begroting 2025 hebben we in de financiele toelichtingen per programmaonderdeel getoond hoe de afzonderlijke reserves wijzigen in plaats van alleen het totaal van reserves zoals voorheen. Bij de Voorjaarsnota 2025 streven we ernaar om dit uit te breiden met de realisatie van vorig jaar, zodat per programmaonderdeel inzichtelijk wordt gemaakt wat de realisatie op de toevoegingen en onttrekkingen van iedere reserve was en welke toevoegingen en onttrekkingen begroot zijn. En om per reserve direct naar de verloopstaat van die reserve te kunnen pan, en naar het zogeheten paspoort waarin het doel, eindjaar, en de systematiek zijn opgenomen. 3: Leesbaarheid voor de doelgroep Voor de Begroting 2024 en het Jaarverslag 2023 hebben wij een digitaal magazine gemaakt.

Verder is er voor de Begroting 2025 een digitale begroting gemaakt. Meerdere raadsleden

Gemeente Amsterdam

Datum (dd/mm/jj) Pagina 4 van 4

hebben op verschillende momenten aangegeven dat hierdoor de toegankelijkheid en leesbaarheid is vergroot. We beschouwen deze aanbeveling als afgedaan, waarbij we ook de ambitie uitspreken om bij elk volgend P&C-product een nieuwe stap to zetten in het verbeteren van de leesbaarheid en toegankelijkheid.

Met vriendelijke groet,

Hester van Buren, Wethouder Financien