Bijlage 2 - Gereedmelding aanbeveling ACAM.pdf

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam Postbus 1078 1000 BB Amsterdam Telefoon 020 254 9000 www.amsterdam.nl

Directie Personeel en Organisatie Mevrouw W. Sutherland Amstel 1 1011 PN Amsterdam

2 november 2022 700.016.22-U Behandeld door F. Nillesen RO, Auditmanager, 06 8362 9034, F.Nillesen@amsterdam.nl Datum

Kenmerk

Onderwerp

Gereedmelding aanbevelingen 2018-2

Geachte mevrouw Sutherland, In haar eindrapport 2018 heeft de Rekeningencommissie aanbevelingen opgenomen ten aanzien van de financiële functie van de gemeente Amsterdam. Een van deze aanbevelingen heeft betrekking op de opvolging van aanbevelingen die door de Rekeningencommissie en ACAM worden gedaan. De Rekeningencommissie acht ‘een effectiever proces monitoren opvolging aanbevelingen noodzakelijk; Indien het voorstel is om een aanbeveling af te doen, dan dient hierbij een advies van ACAM te zijn opgenomen’ . Voorstel directie Personeel en Organisatie afdoen aanbeveling 2018-2 In de brief van 19 november 2021 aan de commissie Kunst, Diversiteit en Democratisering rapporteert wethouder Personeel en Organisatie over de voortgang van de aanbevelingen van rekeningencommissie. In deze brief stelt de wethouder voor om de volgende aanbeveling af te doen: Zorg voor voldoende en zichtbare checks & balances bij totstandkoming van vertrekregelingen en de adequate administratie ervan. In de brief van 30 juni 2020 licht wethouder de voortgang van de gereedmelding van de aanbeveling als volgt toe: De discussie over de vertrekregelingen en de bevindingen van het onafhankelijk onderzoek zijn aanleiding geweest om opnieuw te kijken naar de uitgangspunten voor het in- door- en uitstroombeleid van directeuren.

In de brief van 19 oktober 2022 aan de gemeenteraad licht de wethouder de gereedmelding van de aanbeveling naar aanleiding van het onafhankelijk uitgevoerde onderzoek als volgt toe: ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

2 november 2022 700.016.22-U Pagina 2 van 4

Als het dienstverband van een medewerker van de gemeente Amsterdam eindigt, kan het voorkomen dat hierbij een beëindigingsovereenkomst wordt opgesteld. De leidraad beëindigingsovereenkomsten bevat uitgangspunten, toepassing, wetgeving en randvoorwaarden met betrekking tot deze specifieke manier van uitstroom. De procesbeschrijving wordt gedigitaliseerd in het personeelssysteem MijnP&O. Hiermee kunnen leidinggevenden en HR-adviseurs een eenduidig, transparant en navolgbaar proces volgen, zoals verwoord in de Raadsbrief van 30 juni 2020. Het College sluit hiermee ook aan op de aanbevelingen uit het onderzoek van Necker van Naem (november 2019) en de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) en de Wet Normering Topinkomens (WNT). De WNT stelt een maximum aan de hoogte van een vertrekpremie voor de hoogste ambtenaar en de griffier. Deze norm hanteren we in de gemeente Amsterdam in beginsel ook bij het aangaan van een beëindigingsovereenkomst. De procesbeschrijving bevat ook de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen, het vier-ogen principe en functiescheiding bij de totstandkoming van een beëindigingsovereenkomst. Daarnaast zijn conform de voorschriften van de AO/IC (administratieve organisatie en interne controle), ook de risico’s & beheersmaatregelen vastgelegd. De bestuurlijke verantwoordingslijn is ook onderdeel van de procesbeschrijving.

Over beëindigingsovereenkomsten boven 75.000 euro en voor directeuren worden zowel de vakwethouder als de stelselverantwoordelijke wethouder geïnformeerd voordat een besluit hierover wordt voorgelegd aan het college. Ook is vastgelegd dat de verantwoordelijkheid voor een beëindigingsovereenkomst bij de vakwethouder ligt en voor het stelsel bij de portefeuillehouder P&O. Observaties ACAM Op basis van onze controlewerkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 stellen wij vast dat de aanbevelingen van het onafhankelijk uitgevoerde onderzoek door Necker van Naem zijn overgenomen en geïmplementeerd door de directie P&O en stellen wij vast dat dit in overeenstemming is met de toelichting in de brief van 19 oktober 2022. Samengevat beschouwen wij hiermee de aanbevelingen uit het onderzoek als afgedaan. Onderstaand is door ons per aanbeveling de onderbouwing aangegeven. Aanbeveling 1: Advies om beleid omtrent uitstroom via vertrekregelingen te wijzigen Wij hebben vastgesteld dat een leidraad (d.d. 20 september 2022) is opgesteld en is vastgesteld waarin het beleid omtrent uitstroom via vertrekregelingen is opgenomen. Hierin is onder meer opgenomen: -

Het onderscheid tussen een beëindigingsovereenkomst, een transitievergoeding en een vertrekpremie. Wanneer er wel of geen sprake is van beëindigingsovereenkomst. Randvoorwaarden voor het aangaan van een beëindigingsovereenkomst. De te volgen procedure en zichtbare en transparante controlemomenten. Evaluatie en rapportage.

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

2 november 2022 700.016.22-U Pagina 3 van 4

Aanbeveling 2: Een zorgvuldig, eenduidig en transparant proces tot totstandkoming vertrekregelingen Wij hebben vastgesteld dat een procesbeschrijving beëindigingsovereenkomsten (d.d. 31 augustus 2022) is opgesteld waarin het beleid is opgenomen (geborgd) en dat deze is vastgesteld. In de aanbeveling van het onafhankelijk onderzoek is een drietal belangrijke onderwerpen opgenomen waaraan een zorgvuldig, eenduidig en transparant proces moet voldoen: 1 Verankering van juridische zaken in de totstandkoming van vertrekregelingen; 2 Verankering van management development in de totstandkoming van de vertrekregelingen; 3 Verankeren verantwoordingslijn naar gemeentesecretaris en bestuur. Aanbeveling 3: Transitievergoeding en opzegtermijn als uitgangspunt, afwijkingen schriftelijk motiveren In de leidraad beëindigingsovereenkomsten is een uiteenzetting gemaakt van de financiële randvoorwaarden die moeten worden gevolgd. Hierin is opgenomen dat de berekende transitievergoeding en de geldende opzegtermijn als indicatie wordt genomen bij de onderhandeling. De daadwerkelijk gemaakte afspraken worden op geld gewaardeerd, vastgelegd in het motiveringsformulier, in beginsel niet boven de berekende transitievergoeding uitgegaan en afwijkingen worden onderbouwd.

Aanbeveling 4: Huidig bestand AWA herzien en het contact met de directeuren te intensiveren Afspraken tussen de gemeentesecretaris/de stedelijke directeuren en het huidige bestand (directeuren) AWA (Algemeen Werkgeverschap Amsterdam) worden vastgelegd. In leidraad is opgenomen dat de gemeentesecretaris per kwartaal een rapportage ontvangt waarin de beëindigingsovereenkomsten zijn opgenomen. Aanbeveling 5: Besluit over de aard van de AWA-constructie In de leidraad is de aard van AWA-constructie opgenomen. Verder zijn in de leidraad de randvoorwaarden opgenomen die zorgen voor de transparantie in kosten en de relatie met goed werkgeverschap. Aanbeveling 6: Heroverweging niet boventallig verklaren van directeuren In de aanbeveling is opgenomen dat de gemeente moet heroverwegen in hoeverre directeuren niet boventallig kunnen worden verklaard. Volgens de leidraad gelden de uitgangspunten voor alle beëindigingsovereenkomsten voor alle werknemers, directeuren en de gemeentesecretaris. Op basis van deze uitgangspunten worden ook de directeuren boventallig verklaard. Hiermee wordt de heroverweging uitgevoerd. Aanbeveling 7: Mismatch tussen bestuurder en directeur In de aanbeveling is opgenomen dat bij een mismatch het college een beslissing dient te nemen over de vertrekregeling.

Op basis van de leidraad, het proces en het bevoegdhedenbesluit is opgenomen dat het college beslissingsbevoegd is voor regelingen boven de € 75.000 en bij regelingen van directeuren. Aanbeveling 8: Bestuurlijke verantwoordingslijn ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

2 november 2022 700.016.22-U Pagina 4 van 4

In de leidraad is bestuurlijke verantwoordingslijn opgenomen. Aangegeven is dat de gemeentesecretaris periodiek een rapportage ontvangt die wordt besproken met de wethouder Personeel en Organisatie. De aanbeveling van de rekeningencommissie Zorg voor voldoende en zichtbare checks & balances bij totstandkoming van vertrekregelingen en de adequate administratie ervan. Op basis van de opvolging van de aanbevelingen uit het onafhankelijk onderzoek van Necker en Naem stellen wij vast dat er voldoende en zichtbare checks & balances zijn getroffen met betrekking tot de vertrekregelingen en dat sprake is van een adequate administratie daarvan. De aanbeveling van de Rekeningencommissie kan worden afgedaan. Het daadwerkelijk afdoen van deze aanbeveling betreft een besluit van de Rekeningencommissie.

F. Nillesen RO Auditmanager Auditdienst ACAM

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl