Bijlage 2 - Gebundelde verslagen evaluatiegesprekken ET TT v7 nieuwste NA COLLEGE.pdf

GEBUNDELDE VERSLAGEN EVALUATIEGESPREKKEN Ambtelijke evaluatie inzake het functioneren van het Expertise- en Toetsteam Openbare Ruimte & Mobiliteit (OR&M), najaar 2022

VERSIE 7 – BEHANDELD IN HET COLLEGE VAN B&W OP 9 MEI 2023 Opgesteld door directie Verkeer & Openbare Ruimte

1

Inhoudsopgave

Omschrijving

Pagina

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

pag. 2 pag. 6 pag. 8 pag. 9 pag. 11 pag. 13 pag. 15 pag. 17 pag. 18

1

Samenvatting Gesprek gebruikers Expertise- en Toetsteam Gesprek VRA en GVB Gesprek dagelijkse leiding Expertiseteam OR&M Gesprek Cliëntenbelang Amsterdam Gesprek Fietsersbond en VVNL Gesprek functionarissen Toetsteam (1/2) Gesprek Puccinimethode Gesprek functionarissen Toetsteam (2/2)

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

2

Samenvatting

2.1 Aanleiding In 2021 zijn in het ruimtelijk domein zeven zogenaamde expertiseteams in het leven geroepen, om projectteams op thema’s te adviseren en te helpen bij de planvorming. Deze teams integreren verschillende expertises en disciplines en vervangen de vele loketten, werkgroepen en commissies die op heel specifieke aspecten actief waren. Een van deze teams is het Expertiseteam Openbare ruimte & mobiliteit (ET OR&M). Begin 2022 is – in aanvulling op bovenstaande beweging – door het college van B&W een Toetsteam Openbare Ruimte & Mobiliteit geïnstalleerd. Dit team is gericht op één integrale toets op de kwaliteit van openbare ruimte en verkeerskundige aspecten. Het voert een verplichte (finale) toets uit op planproducten vanuit ruimtelijke ontwikkeling, openbare ruimte, verkeer en beheer. In aanvulling op de expertise vanuit het gelijknamige expertiseteam en als vervanging van de toets die werd uitgevoerd door de Centrale Verkeerscommissie (CVC) en de Commissie Puccinimethode. Bij de inwerkingtreding van het Toetsteam OR&M per 1 april 2022 is aangekondigd om dit systeem eind 2022 te evalueren. Dit is de weerslag van die evaluatie.

2.2 Werkwijze Bij dit evaluatietraject is een kwalitatieve onderzoeksmethode gebruikt in de vorm van semigestructureerde interviews met verscheidene focusgroepen, onder wie zowel gebruikers als (ex-)deelnemers van het Expertise- en Toetsteam OR&M. Een deel van de gestelde vragen werd vooraf bepaald (‘Wat werkt volgens jou/u goed ten aanzien van het Expertise- en Toetsteam OR&M? En wat kan beter?), maar de volgorde waarin de vragen werden gesteld was flexibel en de respondenten konden volledig vrij antwoorden. Deze wijze van dataverzameling waarborgde de mogelijkheid om door te vragen op de antwoorden van de geïnterviewden. De samengestelde groepsgesprekken boden bovendien een werkbare aanpak om zijn zoveel mogelijk (relevante) doelgroepen dan wel perspectieven te betrekken. In de periode oktober t/m december 2022 hebben de interviews plaatsgevonden en zijn de gespreksverslagen met de betrokkenen afgestemd. Alle interviews zijn in duo’s afgenomen. 2.3 Conclusies en aanbevelingen De belangrijkste bevindingen zijn vertaald naar algemene aanbevelingen en specifieke aanbevelingen ten aanzien van het Toetsteam OR&M en het Expertiseteam OR&M.

Algemene conclusies Over het algemeen staan gebruikers positief tegenover de omslag en de doelen die daarmee zijn beoogd: minder loketten, eenduidig toetsmoment op planproducten (via Toetsteam OR&M) en hulp aan de voorkant bij planvorming (via Expertiseteam OR&M). Beide teams zijn ingericht, komen wekelijks bij elkaar, behandelen projectplannen en geven daar een oordeel respectievelijk advies over. Kortom: ze functioneren. Er is bij gebruikers enerzijds waardering over de adviezen, expertise en hulp vanuit beide teams. Aan de andere kant zijn ook veel verbeterpunten en aanbevelingen geuit. Een ander doel dat nagestreefd werd bij de omslag was het ‘terugbrengen van de verantwoordelijkheid voor het opstellen van (en afstemmen over) een goed planproduct bij het projectteam/opdrachtgever’. Dit komt nog onvoldoende uit de verf. De basiskwaliteit van aangeleverde plannen en ontwerpen schiet nog vaak tekort, waardoor het Toetsteam zeer gedetailleerd moet toetsen en sterk gericht is op het verbeteren van fouten in plaats van een beperkte finale toets op stukken. Bij de toetsing en advisering blijkt ook vaak dat 2

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

projectteams nog niet hebben gezorgd voor de benodigde afstemming met interne en externe partners. Het Toetsteam is gericht op ‘de kwaliteit van openbare ruimte en verkeerskundige aspecten’ (uit de ondertitel van het instellingsbesluit, college van B&W 15 maart 2022). Door het samenbrengen van toetsing op het gebied van verkeerskunde en ruimtelijke kwaliteit vindt er kruisbestuiving plaats en wordt de toetsing evenwichtiger. Dit is positief. In de praktijk is de verhouding tussen verkeerskundige aspecten en de ruimtelijke kwaliteit in de toetsing echter onevenwichtig. Door de inrichting en bezetting van het team, slaat de toetsing door naar de verkeerskundige (technische) aspecten van plannen en sneeuwt ruimtelijke kwaliteit (inclusief groen) onder. Een onontkoombare algemene conclusie is dat het betrekken van drie externe partners bij de planvorming (Cliëntenbelang Amsterdam, Fietsersbond en Voetgangersvereniging) niet goed loopt. In het collegebesluit waarmee het Toetsteam is opgericht, is aangegeven dat deze partijen geen deel uitmaken van het Toetsteam.

Aanvullend is afgesproken; - dat ‘projectteams tijdens de planvorming verantwoordelijk <zijn> voor de afstemming met partijen wiens belang duidelijk wordt geraakt.’ - dat ‘het Expertiseteam Openbare Ruimte & Mobiliteit projectteams adviseert en hen <zal> doorverwijzen naar bijvoorbeeld GVB of Fietsersbond wanneer dit nodig is.’ - dat ‘binnen het Toetsteam de stadsergonoom <toetst> op het aspect van toegankelijkheid. De stadsergonoom onderhoudt doorlopend contact met Cliëntenbelang Amsterdam en schakelt waar nodig actief hun kennis en ervaringsdeskundigheid in.’ De eerste twee gebeuren niet of zeer beperkt. Met als gevolg dat genoemde partijen nauwelijks invloed op het planproces kunnen uitoefenen. Wel neemt de stadsergonoom plus een andere expert toegankelijkheid deel aan het Toetsteam. Aanbevelingen Algemeen 1. Investeer in communicatie binnen het gehele cluster over het bestaan van Expertiseteam OR&M en Toetsteam OR&M, de doelen die zij nastreven, de momenten waarop zij betrokken (moeten en kunnen) worden en de routes ernaartoe. Besteed hierbij expliciet aandacht aan ruimtelijke ontwikkeling (G&O) en instandhoudingsprojecten (V&OR). 2. Stel de (aangekondigde) leidraad voor een Amsterdamse weginrichting op, zodat zowel adviseurs (Expertiseteam) als toetsers (Toetsteam) een helder overzicht hebben van de belangrijkste eisen waar waarop ze toetsen (naast alle staand beleid). 3.

Investeer in de kennis over toegankelijkheid bij projectmanagers, ontwerpers en anderen. Geef de toegankelijkheidsexperts uit het Toetsteam de opdracht om samen met Cliëntenbelang Amsterdam workshops te organiseren en een factsheet voor ontwerpers en projectteams op te stellen. 4. Organiseer binnen directie R&D (wellicht in samenwerking met IB) een interne kwaliteitscontrole of collegiale toets op de kwaliteit van ontwerpen. Dit gezien de terugkerende opmerking dat veel van de aangeleverde ontwerpen kwalitatief niet voldoen en het Toetsteam daardoor veel tijd besteedt aan het verbeteren van grote en kleine fouten. 5. Laat het Beheeracceptatieproces (BAP) beter aansluiten op advisering en toetsing vanuit Expertise- en Toetsteam OR&M door (i) de rol van BAP-functionaris in het 3

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

Toetsteam in te vullen en (ii) door de collega’s van het BAP de opdracht te geven het proces optimaal aan te laten sluiten op het Expertise- en Toetsteam OR&M. Toetsteam OR&M 1. Maak bij de bespreking van plannen een evenwichtiger verdeling tussen verkeerskundige aspecten en openbare ruimte, zodat ook voldoende aandacht is voor het laatste. Doe dit door: o De voorzitters actief te laten sturen op een evenwichtige bespreking. In bespreking en verslaglegging wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen kritieke, risicovolle aspecten (die een goed resultaat in de weg staan) en gedetailleerde opmerkingen (die eenvoudig te verwerken zijn). De laatste hoeven niet allemaal in de vergadering (en verslag) te worden genoemd, maar kunnen ook achteraf worden doorgegeven of nog één op één besproken tussen betreffende functionaris en het projectteam. o De rolbeschrijving van de functionaris ‘Beleidsadviseur Mobiliteit’ te wijzigen in ‘Strategisch (beleids-)adviseur Mobiliteit en Openbare Ruimte’ en voor deze functie opnieuw te werven. o Het agendaoverleg van het Toetsteam zwaarder te organiseren. Als hier ook de hoofdontwerper bij aansluit, kan nog beter worden getoetst of de stukken genoeg kwaliteit en detailniveau hebben voor bespreking in het Toetsteam.

Dit helpt om te voorkomen dat de bespreking in het Toetsteam gericht is op allerhande kleine en grotere fouten of onduidelijkheden in het ontwerp. 2. Maak bij het Toetsteam een onderscheid in proces van behandeling tussen grote herinrichtingen enerzijds en kleine wijzigingen anderzijds. Kleine projecten kunnen ook eenvoudiger geagendeerd en getoetst worden. Het Toetsteam doet hiervoor een voorstel en geeft daarbij ook op basis van welke documenten (VO/DO) kleinere ingrepen getoetst kunnen worden. 3. Verbeter het formulier dat projecten moeten aanleveren bij het Toetsteam. Laat indieners hier wat context en geschiedenis geven, toelichten waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt, hoe het plan bijdraagt aan beleidsdoelstellingen en hoe de belangen zijn afgewogen (expliciete onderbouwing). Vraag in het formulier ook naar afstemming met (bij naam en toenaam genoemde) externe partijen. 4. Verbeter de verslaglegging en agenda’s Toetsteam. Zorg dat verslagen zelfstandig leesbaar zijn, kort de voorgelegde kwestie verwoorden, de dilemma’s bevatten en een helder advies hebben. Over de agenda: deel deze ook met externe partners (Fietsersbond, Cliëntenbelang, Voetgangersvereniging) en neem per project een korte beschrijving van inhoud en vragen op. Expertiseteam OR&M 1. Breng de advisering van ruimteregie onder bij het expertiseteam OR&M.

Sturen op parkeerdruk en toewijzen van de ruimte (ruimteregie) is een onderdeel van de integrale opgave om de ruimte goed in te richten. Bovendien sluit het openhouden van een apart loket (ruimteregie) niet aan bij de gemeentebrede omslag van losse advisering naar expertiseteams. 2. Richt het Expertiseteam net zo professioneel in als het Toetsteam: met voldoende capaciteit en fulltime secretariaat. Zodat de agendering, verslaglegging en communicatie richting omgeving net zo gedegen aangepakt kan worden als bij het Toetsteam. 4

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

3.

5

Betrek externe partners (Cliëntenbelang Amsterdam, Voetgangersvereniging Nederland en Fietsersbond) bij het Expertiseteam OR&M door hen (i) periodiek in te schakelen bij relevante overleggen en vraagstukken (ii) via agenda’s en verslagen op de hoogte te houden van wat er speelt in de stad.

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

3

Gesprek gebruikers Expertise- en Toetsteam

3.1 Praktische zaken Interview met gebruikers van het Expertise- en Toetsteam OR&M op 17 oktober 2022. Aanwezig: Maud Bouwens (verkeerskundig ontwerper), Annemarie Honig (projectleider Ingenieursbureau, IB) en Rodine Oldewarris (programmamanager OR bij stadsdeel Oost). Interviewers: Evelien van der Molen en Tim Witte. 3.2 Verslag Hieronder staan de feedbackpunten die ter sprake kwamen, gesorteerd als verbeter- en positieve punten. Verbeterpunten 1. Soms zijn er praktische zaken die afbreuk doen aan de efficiencyslag die is gemaakt. Zoals wanneer het GVB in het Toetsteam een ander geluid laat horen dan erbuiten, maar vooral wanneer medewerkers van het GVB niet horen wat er in het Toetsteam is geadviseerd. In beide gevallen is intensieve nadere afstemming nodig. Dit kost de gebruikers veel tijd. Het is van belang dat alle kritische geluiden gehoord en gedeeld worden (niet perse middels uitgebreidere verslaglegging). Bovendien zijn er enkele voorbeelden van adviezen van het Expertiseteam OR&M die niet stroken met het advies van het Toetsteam. 2. Er bestaat ruis (onduidelijkheid) over bepaalde onderdelen: Scope van het Toetsteam: het huishoudelijk reglement lijkt te citeren dat eigenlijk alle ingrepen in de openbare ruimte langs het Toetsteam moeten. De term functiewijziging is verwarrend en wordt op verschillende manieren geïnterpreteerd.

Gebruikers geven aan dat ‘wanneer we dit op de letter zouden volgen, het betekent dat het om honderden kleine projecten – tot een ton – en nog meer gaat. Dat vermindert de werklast niet, maar zorgt voor extra werk!’ In sommige gevallen is het niet mogelijk/wenselijk om een VO of DO op te leveren; dit speelt vooral bij de kleinere maatregelen. Op dit terrein schiet het Toetsteam zijn doel voorbij. Het is daarom belangrijk om te kijken naar wat voor soort projecten naar het Toetsteam gaan en welke niet. Overweeg serieus om kleine ingrepen niet te laten toetsen. Ga daarbij uit van vertrouwen. Bij de oprichting van de Commissie Puccinimethode is toentertijd expliciet gekozen dat het geen ‘Puccini-politie’ zou moeten worden, maar dat we vertrouwen op het vakmanschap. Pas dat ook toe bij kleine ingrepen. Sommige gebruikers pleiten voor beperking van de scope tot uitsluitend grote/majeure projecten, zoals herinrichtingen. Onderscheid maken tussen verschillende typen projecten kan ook helpen om de werklast bij de gebiedsbeheerders te verlagen. Relatie tussen Toetsteam enerzijds en Beheeracceptatieproces (BAP) en Werkgroep Verkeerslichten Amsterdam (WVA) anderzijds is niet helder. Doordat er ook nog een uitgebreide bespreking is in de BAP-commissie, lijkt het soms wel meer werk in plaats van minder.

Doordat het Toetsteam soms verwijst naar de WVA, wordt de indruk gewekt dat dit een verplicht advies is gebleven terwijl dit feitelijk niet zo is. Behoefte van gebruikers is om de beheerbaarheid en VRI-afstemming eerder in het proces te waarborgen, bijvoorbeeld bij het Expertiseteam OR&M. 6

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

Positieve punten 3. Gebruikers staan positief tegenover de bredere stelselwijziging van de ambtelijke advies- en toetscommissies die is doorgevoerd. De uitgangspunten worden onderschreven en er is sprake van een hoog acceptatieniveau. 4. Gebruikers zijn blij met één (en eenduidig) toetsoordeel/advies vanuit het Toetsteam. Dit biedt duidelijkheid en is goed werkbaar. 5. Gebruikers ervaren het als een pluspunt dat de stadsergonoom nu deelneemt aan het Toetsteam. Dat is efficiënter dan diegene separaat voor afstemming te benaderen. Het is ook prettig en waardevol dat de politie nog steeds deelneemt.

7

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

4

Gesprek VRA en GVB

4.1 Praktische zaken Interview met de Vervoerregio Amsterdam (VRA) en het GVB op 31 oktober 2022. Aanwezig: VRA (Vincent van Laar, Peter Silvis) + GVB (Peter Tigchelaar, Debora Zijdenbos). Interviewers: Evelien van der Molen en Tim Witte. 4.2 Verslag Hieronder staan de feedbackpunten die ter sprake kwamen, gesorteerd als verbeter- en positieve punten. Verbeterpunten 1. Het Expertiseteam OR&M fungeert nog niet als stevig, integraal voorportaal. De gedachte achter de stelselwijziging is heel goed, maar pakt in de praktijk nog niet uit zoals bedoeld. Binnen het Toetsteam is er vrij veel discussie (ook op detailniveau) en zijn er veel tegenstrijdigheden, terwijl inhoudelijke vraagstukken in het voortraject beter afgestemd/gestroomlijnd zou moeten worden. Het ET verwijst op dit moment niet door naar de VRA en GVB; het is daardoor voor hen onduidelijk wat er binnen het ET gebeurt. 2. Aandachtspunt is de kwaliteit van de aangeleverde stukken. Stukken zijn soms incompleet , maar belangrijker: het is onduidelijk met wie er is afgestemd en wat dan precies de uitkomst was, bijv. onderbouwing van een beleidsafwijking. Een checklist vanuit Toetsteam (waarin wordt aangegeven met wie in welk geval moet worden afgestemd, en waarin de opsteller aangeeft wat het resultaat was, welke argumentatie er is voor afwijkingen e.a.) zou dit kunnen ondervangen. 3.

De beperkte verslaglegging van het Toetsteam komt niet goed uit de verf. Het verslag is nu te summier en daarom lastig navolgbaar (‘het is van heel veel papierwerk bij de CVC naar bijna niets gegaan’). Er ontbreekt een accorderingsmoment van het verslag. 4. Het is voor samenwerkingspartner VRA niet helder wat er nu in het Toetsteam gebeurt. GVB ontvangt nu rechtstreeks de agenda en stukken van het Toetsteam, dat zou de VRA ook graag willen. 5. De mate waarin het aantal projecten is verminderd baart de VRA zorgen. De vrees is dat er projecten tussen wal en schip vallen. Daarnaast is er bij een deel van de (externe) projectleiders sprake van onbekendheid van het Toetsteam OR&M. Positieve punten 6. De VRA en GVB staan positief tegenover de oprichting van het Toetsteam OR&M en de bredere stelselwijziging van de ambtelijke advies- en toetscommissies die is doorgevoerd. De uitgangspunten worden onderschreven en er is sprake van een hoog acceptatieniveau. 7. De onderlinge ambtelijke contacten zijn goed; de functionarissen en betrokken samenwerkingspartijen van het Toetsteam OR&M weten elkaar goed te vinden en delen feedback met elkaar.

8

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

5

Gesprek dagelijkse leiding Expertiseteam

5.1 Praktische zaken Interview met de voorzitter en secretaris van het Expertiseteam (ET) OR&M op 2 november 2022. Aanwezig: Govert de With (voorzitter), Hugo Kuiper (secretaris). Interviewers: Evelien van der Molen en Tim Witte. 5.2 Verslag Hieronder staan de feedbackpunten die ter sprake kwamen, gesorteerd als verbeter- en positieve punten. Verbeterpunten 1. In praktische zin komt de voorziene werkwijze van het het Expertiseteam OR&M ‘nog niet goed uit de verf’. Oorzaak hiervan is een fundamentele tegenstelling tussen (a) zo integraal en goed mogelijk advies geven en (b) de werkbaarheid ofwel behapbaarheid van de werkwijze (er zitten al gauw tientallen collega’s met verschillende kennis en kunde aan tafel). Het stroeve functioneren wordt versterkt door hybride vergaderen. 2. Er is sprake van enkele hiaten: - Er zit geen collega vanuit Stedelijk Beheer als functionaris in het Toetsteam. Er worden pogingen gedaan door het Expertiseteam om dit hiaat informeel te repareren, maar dat lukt niet. Stedelijk Beheer en het bap blijft een ‘blackbox’. - Externe samenwerkingspartijen zoals Cliëntenbelang Amsterdam, VRA en GVB zitten onvoldoende in het proces. Het Expertiseteam OR&M is momenteel onvoldoende in staat om een goede informatievoorziening en doorverwijzing naar de betreffende partijen te bieden. Dit geldt ook voor interne partijen zoals WVA, bap etc.

Versteviging van het weekmailtraject kan hiervoor wellicht een oplossing vormen. - De werkwijze van het Expertiseteam OR&M is bewust ingericht rondom projecten; er ontbreekt een plek of proces voor projectoverstijgende zaken of dilemma’s. Waar kan men nadenken/integraal advies geven op meerdere projecten tegelijk? Bijv. casus parkeerplekken opheffen in een bepaalde buurt waar verschillende projecten lopen. - Er ontbreekt een feedbackloop tussen het Expertiseteam OR&M en de projecten. 3. Er bestaat enige onduidelijkheid over de rol en mandaat (invloed) van het Expertiseteam OR&M en de positie van Ruimteregie. Ruimteregie heeft geen formeel (ambtelijk of bestuurlijk) mandaat en zou dus - gezien de opheffing van de adviescommissies ten behoeve van expertiseteams – onder het expertiseteam moeten komen te vallen. 4. De leden van het Expertiseteam OR&M ervaren een hoge werkdruk. 5. Signaal vanuit directie R&D: betrokkenheid bij Expertiseteam OR&M is zeer gewenst en verloopt goed, maar er zijn zorgen over de financiële dekking voor de extra werklast die ermee gemoeid gaat.

9

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

Positieve punten 1. Het is bij interne en externe samenwerkingspartners breed bekend dat het nieuwe adviesstelsel is geïmplementeerd (en dat de CVC en Cie Puccini niet meer actief zijn). Er komen dan ook veel projecten langs bij het Expertise- en Toetsteam OR&M. 2. Het Expertiseteam OR&M creëert op meerdere vlakken meerwaarde voor de ambtelijke organisatie doordat de integrale advisering zorgt voor meer contact tussen verschillende expertises, inhoudelijke kruisbestuivingen en dergelijke. 3. De adviezen van het Expertiseteam OR&M worden serieus genomen door de projectteams.

10

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

6

Gesprek Cliëntenbelang Amsterdam

6.1 Praktische zaken Interview met Cliëntenbelang Amsterdam (CBA) op 3 november 2022. Aanwezig: Nicolette Besemer, Eric Groot Kormelink en Bart Weggeman (CBA) en Evelien van der Molen en Tim Witte (Gemeente Amsterdam). 6.2 Verslag Dit gespreksverslag is afgestemd met de (externe) aanwezigen. Het werkt niet Voor CBA werkt het nieuwe systeem van toetsen (Toetsteam) en adviseren (via Expertiseteam) op dit moment simpelweg niet. Waar CBA vroeger deel uitmaakte van de Centrale Verkeerscommissie, neemt het nu niet meer deel aan het Toetsteam (TT) dat een finale check doet op planproducten. In plaats daarvan zou CBA goed ‘aan de voorkant’ worden betrokken door een goede samenwerking met het Expertiseteam dat projecten adviseert tijdens de planvorming. En daar wringt de schoen. Het Toetsteam loopt zoals bedacht. Er is een duidelijke structuur en goed secretariaat dat agenda’s en verslagen deelt. Voor het Expertiseteam geldt dit helaas niet. De betrokkenheid van CBA bij het Expertiseteam (ET) is zo goed als nihil. CBA ontvangt (op een enkele uitzondering na) geen agenda’s, geen verslagen en heeft geen zicht op wat er speelt aan projecten. Daardoor is ook niet duidelijk welke projecten de aandacht van CBA behoeven (‘je weet niet wat je niet weet’). Dit is niet alleen problematisch voor het behartigen van het belang van toegankelijkheid door de vaste medewerkers.

Het zorgt er ook voor dat het vrijwilligersnetwerk van CBA in Amsterdam geen rol meer kan spelen in de advisering. Amsterdam geeft hierdoor geen invulling aan de inspanningsverplichting die het college wel heel duidelijk heeft vastgelegd tijdens de totstandkoming van het Toetsteam. Namelijk: om CBA goed te betrekken bij de beleids- en planvorming van projecten in de openbare ruimte en zo ook te voldoen aan het geratificeerde VN-verdrag Handicap. Een neveneffect is dat CBA nu onvoldoende invulling kan geven aan de afgesproken advisering, waarvoor het een financiële bijdrage krijgt van de gemeente. CBA wil geen rekening sturen voor niet gedane advisering en er tegelijkertijd voor waarschuwen dat onderuitputting van dit budget niet betekent dat alles op rolletjes loopt. Projectenoverleg zou een goed middel kunnen zijn, maar kwam niet van de grond Het Expertiseteam adviseert projecten over planvorming en de dilemma’s en vragen die daarbij komen kijken. Als proef heeft men enkele keren een speciaal ‘projectenoverleg’ gehouden waarbij integraal wordt gekeken naar een vraagstuk en waarbij de indiener (het projectteam), ambtelijke adviseurs en externe belanghebbende partijen (zoals CBA en Fietsersbond) bij elkaar komen. CBA was hier twee keer bij. In theorie is dit overleg een goed idee.

Het stelt CBA in staat om (ervarings-)deskundigheid in te brengen in een overleg waar de verschillende aspecten van een plan bij elkaar komen. In de praktijk viel het tegen. Tijdens de vergadering sneeuwde de inbreng van CBA onder en achteraf was het onduidelijk wat er met de inbreng is gebeurd. Er was geen verslag achteraf en er zijn geen nieuwe overleggen ingepland. Doordat voor het ET een sterke structuur ontbreekt, die er wel is bij het Toetsteam, komt het niet van de grond. De kennis omtrent toegankelijkheid bij de gemeente valt tegen; de stadsergonoom doet wat hij kan Binnen de ontwerpteams lijkt te weinig actieve kennis en ervaring met toegankelijkheid te zijn. Dat heeft ook tot gevolg dat ontwerpers CBA niet benaderen met specifieke vragen. Tim 11

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

en Eric spreken af dat de eerste een afspraak inplant met Annemiek Wiersma (teamleider bij directie Ruimte & Duurzaamheid), om te bekijken hoe Eric ontwerpers kennis kan bijbrengen. Bijvoorbeeld via een of meerdere presentaties. Aandachtspunt hierbij is ook om de bestuurlijke status van toegankelijkheid op te waarderen. Er is een checklist, er is een richtlijn, maar niet bestuurlijk vastgesteld. Zorg dat projecten toegankelijkheid goed afwegen in hun voorstellen Als gevolg van bovenstaande punten, gebeurt dat nog lang niet altijd. Wat zou kunnen helpen is dat het Toetsteam een uitgebreider formulier gaat gebruiken dat projecten invullen als zij iets aanmelden. Is er gedacht aan toegankelijkheid? Welke afweging is gemaakt? Is er contact geweest met stadsergonoom en/of CBA? Bij voorkeur landt deze informatie in de toekomst ook standaard in het verslag van het Toetsteam; momenteel is de terugblik op dit aspect soms summier of afwezig. Overige punten Er is een motie aangenomen om een toets op toegankelijkheid te doen bij enkele projecten, na oplevering. Wat is hiermee gebeurd? Het gaat om een opleverschouw toegankelijkheid; Wytse de Lange heeft dit in het verleden georganiseerd. Het betreft specifiek de door de gemeenteraad Amsterdam op 29 mei 2018 aangenomen motie 147.17 van de leden Vroege en Duijndam inzake de toegankelijkheid van winkelstraten voor mensen met een beperking.

12

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

7

Gesprek Fietsersbond en VVNL

7.1 Praktische zaken Interview met Fietsersbond (FB) en Voetgangersvereniging Nederland (VVNL/VV) op 7 november 2022. Aanwezig: Florrie de Pater, Saar Muller (Fietsersbond, FB), Patty Müller (Voetgangersvereniging Nederland) en Evelien van der Molen en Tim Witte (Gemeente Amsterdam). 7.2 Verslag Dit gespreksverslag is afgestemd met de (externe) aanwezigen. Het gaat helemaal niet goed De informatievoorziening vanuit het Toetsteam is onvoldoende en de betrokkenheid van FB en VV bij het Expertiseteam is nog niet van de grond gekomen. We gaan eerst in op het Toetsteam en daarna op het Expertiseteam. Het Toetsteam: doordat we niet weten wat er speelt, kunnen we niet goed acteren Beide partijen geven aan dat er is weliswaar een agenda wordt gestuurd, maar dat die niet duidelijk maakt wat er wordt besproken. Als er in plaats van een straatnaam ook een korte beschrijving zou staan, zou dat waarschijnlijk helpen. Doordat het verslag van een bespreking bovendien pas na zes weken wordt aangeleverd, kan het project in de tussentijd al geagendeerd zijn voor de raadsvergadering. Dit betekent met name voor FB dat men momenten kan missen om invloed uit te oefenen, zoals de bespreking in de raadscommissie. Dit komt ook omdat de toezegging over het per mail aankondigen van inspraak niet wordt nagekomen*.

Om te kunnen participeren zijn is minimaal het volgende nodig: een geannoteerde agenda van tevoren en het verslag snel na de betreffende vergadering. Het verslag dient ook de genomen besluiten te bevatten zodat “men weet welke projecten er lopen, wat de toetsuitslag is en welke projecten op een later moment nogmaals ter toetsing zullen worden voorgelegd”. Alleen een reeks losse bijlagen is voor FB niet te verwerken. Verschil tussen VV en FB is dat de eerste het op zich prima vindt dat belanghebbende partijen niet meer bij het toetsen van plannen worden betrokken en in plaats daarvan bij beleidsvorming en voorbereiding van plannen. Waarbij moet worden gezegd dat juist die twee zaken nog steeds niet goed lopen. Waarover hieronder meer. FB geeft aan dat men heel graag alle stukken zou ontvangen voor de vergadering. VV sluit zich hierbij aan. Gemeente benadrukt dat hier niet voor gekozen is bij de vaststelling van het nieuwe systeem. Voor beide partijen is een belangrijke functie van het ontvangen van alle stukken: weten wat er speelt en kunnen bepalen waarop men moet acteren. Dat kan nu niet. Dat leidt niet alleen tot minder invloed maar ook tot frustratie bij achterban/vrijwilligers. Bovendien bestaat de indruk dat er momenteel projecten tussen wal en schip vallen; er staan veel minder projecten op de bespreekagenda van het Toetsteam dan voorheen werden behandeld in de CVC.

FB geeft aan dat de kwaliteit en samenhang van hoofd- en plusnet Fiets aangetast worden en dat veel projecten alleen in de stadsdelen kunnen worden afgehandeld en niet meer centraal getoetst of afgestemd worden. De stadsdelen blijken vaak de beleidskaders niet te kennen of niet toe te passen. Projecten of beleidsmakers nemen zelden zelf contact op en lijken het systeem niet altijd te kennen Zorg ervoor dat projectleiders en andere medewerkers weten hoe het systeem werkt; wat Toetsteam en Expertiseteam doen en welke interne en externe partners moeten worden 13

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

betrokken bij projecten. Wat zou kunnen helpen is een uitgebreider (intake)formulier voor het Toetsteam, zodat de indiener wordt gedwongen zich te verantwoorden over het resultaat van het advies Expertiseteam en de afstemming met FB, VV, CBA e.d. VV hoeft niet per se bij de projecten betrokken te worden maar wel heel graag bij ontwikkeling van visie en beleid. Voetgangersbeleid is in de ogen van VV namelijk een politiek zaak, waarbij het gaat om dilemma's, afwegingen, en dus keuzes maken. Het domein dus van de politiek. In de praktijk werkt dit niet en ontbreekt duidelijk voetgangersbeleid (met richtlijnen op het gebied van minimale breedtes e.a.). Ook doordat de wethouder Verkeer & Vervoer niet heel happig lijkt. Meewerken aan de uitvoering (van projecten) terwijl er geen duidelijk beleid is voor voetgangers (waar die projecten zich op kunnen baseren), wil de Voetgangersvereniging in principe niet. Omdat men dan meewerkt aan het instandhouden van de situatie waarin beleid schijnbaar niet nodig is. Terwijl dan voortdurend in de uitvoering beleidskeuzes worden gemaakt die niet zichtbaar worden en waar de politiek dus ook niet structureel iets meer mee kan. Expertiseteam voldoet niet aan de verwachting Het Expertiseteam zou bij de advisering aan projecten ook de externe partners betrekken en/of projecten naar hen doorverwijzen als een bepaald aspect relevant is.

Eigenlijk komen beide punten niet van de grond. Er melden zich eigenlijk nooit projecten bij FB en VV die zijn doorverwezen door het Expertiseteam. Er is enkele malen een speciaal ‘projectenoverleg’ gehouden vanuit het Expertiseteam. Het was VV en FB niet meteen duidelijk dat dit als aanvulling op het Expertiseteam was bedoeld en niet zozeer als het Expertiseteam zelf. Deze integrale bespreking heeft potentie, maar is helaas na enkele keren gestopt. Er is ook niet een andere manier van contact voor in de plaats gekomen. Er is een keer een “weekmail” met inhoud verzonden. Hiermee zou het mogelijk zijn dat de FB rol heeft bij de totstandkoming van projecten, maar het is bij een eenmalige mail gebleven. Alleen een bespreking ter vergadering zonder mogelijkheid tot inhoudelijke voorbereiding maakt een inhoudelijke rol voor FB onmogelijk, omdat het netwerk van deskundige vrijwilligers niet benut kan worden. De toegezegde inspanningsverplichting is dus onvoldoende geslaagd. Overige punten Door het wegvallen van CVC en de afwaardering van de Werkgroep Verkeerslichten Amsterdam (WVA), is de betrokkenheid van FB bij planontwikkeling flink afgenomen. Zo kan FB de kennis over verkeerslichten niet meer kwijt bij de gemeente, wat al zichtbaar is in toegenomen rood-tijden voor fiets en voetganger bij kruispunten. Ook het informele contact dat hieruit voortkwam, was heel waardevol.

*Uit de raadsinformatiebrief getiteld Oprichting van een nieuw Toetsteam Openbare Ruimte & Mobiliteit d.d. 7 december 2021, zoals ter kennisname geagendeerd voor de raadscommissie MLW op 20 januari 2022: “Als sluitstuk zal de gemeente voortaan bij de start van elke inspraakperiode apart de Fietsersbond, Cliëntenbelang Amsterdam en Voetgangersvereniging aanschrijven (lees: mailen) dat de inspraakperiode start. Zij kunnen dan zelf bepalen of ze een zienswijze indienen en/of aanwezig willen zijn bij bijeenkomsten. Of dat zij willen inspreken tijdens de behandeling in de raadscommissie.”

14

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

8

Gesprek functionarissen Toetsteam (1/2)

8.1 Praktische zaken Interview met Brandweer, Ambulancedienst en gemeentelijke medewerkers Toetsteam op 15 november 2022. Aanwezig: Paul Heymeijer (Ambulancedienst Amsterdam), Michel Klanke (Brandweer Amsterdam Amstelland), Ruwan Aluvihare, Addy Jonker, Klaas Kooistra. Interviewers: Evelien van der Molen en Tim Witte. 8.2 Verslag Dit gespreksverslag is afgestemd met de (externe) aanwezigen. Het loopt zoals we het bedacht hadden Michel geeft namens Brandweer Amsterdam Amstelland aan dat het goed loopt. Brandweer wordt in de vergadering vertegenwoordigd door de Politie en geeft tevoren schriftelijk aan aandachtspunten mee, die ook worden meegenomen bij de bespreking van plannen. Politie handelt hierin ook actief naar Brandweer, door te wijzen op bepaalde punten in plannen en te vragen wat Brandweer hiervan vindt. Paul geeft namens de ambulancedienst aan dat inderdaad loopt zoals tevoren bedacht. Het belang van de ambulances komt vrijwel geheel overeen met dat van de brandweer: toegankelijkheid en bereikbaarheid. De gemeentelijke medewerkers (Ruwan, Addy, Klaas) zijn het hiermee eens. Het Toetsteam is nu een ruim half jaar aan de slag. Bij deze opstartfase hoort ook dat er nog ‘gefinetuned’ wordt. Er is soms nog wel de neiging om – net als bij de CVC voorheen – erg naar de details van plannen te kijken in plaats van een globalere ‘finale’ toets te doen.

Maar soms zitten belangrijke punten gewoon in details, zoals bij toegankelijkheid: een halve meter meer of minder aan doorloopruimte kan heel veel schelen. Of: is er genoeg ruimte om een uitrolplank vanuit tram of bus neer te leggen? Toetsen we nu teveel of nog te weinig? Enerzijds behandelt het Toetsteam meer plannen dan de CVC vroeger deed. Ook (kleine) wijzigingen aan de openbare ruimte zonder verkeerskundige impact moeten langskomen. Anderzijds is de agenda minder vol dan het geval was bij de CVC. Dit kan komen omdat projecten niet meer meerdere keren terugkomen en doordat er de laatste tijd weinig besluitvorming is over grote herinrichtingsprojecten. Observatie is dat er (te) weinig projecten langskomen bij het Toetsteam met Nota’s van Uitgangspunten oftewel NvU’s en mogelijk ook Stedenbouwkundige Plannen. Tot nu toe zijn de aanmeldingen daarvan op een hand te tellen. Samenwerking WVA en Toetsteam loopt nu goed De Werkgroep Verkeerslichten Amsterdam (WVA) functioneert sinds de oprichting van het Toetsteam als binnengemeentelijk specialistennetwerk. De WVA geeft een pre-advies op de Toetsteamstukken als er een relatie is met de verkeersregelinstallaties. Dat werkt inmiddels uitstekend. Aanbevelingen, wat nog beter kan: Kwaliteit van ingediende plannen, en dan met name de tekeningen/ontwerpen schiet geregeld te kort.

De vraag is of bespreking in het Toetsteam ook zou kunnen op basis van grovere of conceptuele tekeningen in plaats van uitgedetailleerde versies.

15

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

-

-

-

-

-

16

Maak nadere afspraken over de verhouding tussen Toetsteam en het Beheeracceptatieproces (BAP) of zorg dat de bestaande afspraken (vertegenwoordiging BAP in Toetsteam e.a.) ook echt uitgevoerd worden. Verzin een werkwijze om – bij uitzondering – ontwerpen van belangrijke locaties na bespreking toch nog een keer terug te laten komen, bijvoorbeeld bij de secretaris en de voorzitter. Voor een laatste check of de adviezen goed zijn verwerkt. Bij voorkeur dus geen tweede volledige bespreking in de vergadering zelf. Handhaaf de afspraak dat ingrepen in het kader van Groot Onderhoud en Vervanging ook langs het Toetsteam komen wanneer deze leiden tot daadwerkelijke wijziging van de inrichting. Geef opvolging aan de afspraak om een leidraad voor Amsterdams wegontwerp op te stellen, als opvolger van de leidraad CVC. Deze is aangekondigd, maar niet opgesteld. Communiceer breed over de stelselwijziging, de oprichting van het Expertiseteam OR&M en de verplichte toets van het Toetsteam.

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

9

Gesprek Puccinimethode

9.1 Praktische zaken Interview met (voormalig) projectleider Handboek Rood en hoofdontwerper (Heiko Miskotte), projectleider Handboek Groen (Rixt Hofman) en ambtelijk opdrachtgever Puccini (An-Jes Oudshoorn) op 18 november 2022. Interviewers: Evelien van der Molen en Tim Witte. 9.2 Verslag Hieronder staan de feedbackpunten die ter sprake kwamen, gesorteerd als verbeter- en positieve punten. Samenvattend Het Toetsteam OR&M doet heel nuttig werk. Door de agendering van ontwerpen en plannen in het Toetsteam, stijgt de kwaliteit, zowel op het gebied van verkeer als openbare ruimte. Wat onvoldoende uit de verf is gekomen is de achterliggende ambitie van deze omslag: het neerleggen van de verantwoordelijkheid voor het opstellen van (en afstemmen over) een goed planproduct bij het projectteam/opdrachtgever. De basiskwaliteit van producten schiet vaak te kort, waardoor het Toetsteam zeer gedetailleerd moet toetsen en sterk gericht is op het verbeteren van fouten in plaats van een beperkte finale toets op stukken. Verbeterpunten/aanbevelingen Houd een strenge(re) toets op behandelrijpheid van stukken. Nu worden er vaak stukken – bijvoorbeeld ontwerptekeningen – geagendeerd waar veel fouten in zitten. Het Toetsteam zou er niet moeten zijn om ‘met een rode pen door ontwerpen heen te gaan’.

Breid de bezetting binnen het Toetsteam uit op het gebied van ruimtelijke kwaliteit, ten koste van één functionaris op het gebeid van verkeer. Overweeg om het GVB agendalid te maken, omdat er niet altijd een OV-belang speelt. Maak een einde aan de ongewenste situatie dat Ruimteregie zelfstandig adviezen geeft over parkeercapaciteit en inrichting en zich opstelt als verplicht loket. Breng dit advies onder bij het Expertiseteam, om zo ook aan te sluiten bij de gemeentebrede oprichting van expertiseteams. Ontwikkel een kortere route of eenvoudiger bespreking van kleine maatregelen. Nu nemen deze eenvoudige ingrepen onevenredig veel tijd in beslag op de agenda. Investeer in betere verslaglegging. Zorg dat ze zelfstandig leesbaar zijn, kort de voorgelegde kwestie verwoorden, de dilemma’s bevatten en een helder advies hebben. Laat dit doen door een (junior) beleidsadviseur naast een notulist, zodat de eerste ook heel nuttige ervaring opdoet met ruimtelijke inrichting. Stel de (aangekondigde) leidraad voor een Amsterdamse weginrichting op, zodat toetsers een helder overzicht hebben waarop ze toetsen (naast alle staand beleid). Positieve punten De inrichting van de openbare ruimte wordt beter getoetst dan voorheen. Commissie Puccinimethode zag voorheen alleen de ontwerpen waarvan opsteller zelf vond dat het afweek.

Nu ziet het Toetsteam alle plannen en blijkt dat er veel vaker wordt afgeweken dan verondersteld. Door het samenbrengen van kwaliteit openbare ruimte (vroeger getoetst door Cie Puccini) en verkeerskunde (vroeger getoetst door CVC) is er kruisbestuiving tussen die expertises, wordt een plan integraal beoordeeld en stijgt de kwaliteit op straat. Oprichting van het Expertiseteam is zeer positief. Fijn dat projecten advies krijgen. 17

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

10 Gesprek functionarissen Toetsteam (2/2)

10.1 Praktische zaken Interview met verscheidene gemeentelijke medewerkers Toetsteam op 21 november 2022. Aanwezig: Wouter van der Veur (functionaris/beleidsadviseur mobiliteit), Willem van Waas (functionaris Toegankelijkheid) en Luuk Tepe (Groendeskundige). Interviewers: Evelien van der Molen en Tim Witte. Noot: tijdens dit gesprek zou ook Peter Doets (functionaris Politie) aansluiten, maar door omstandigheden is dit niet gelukt. Het verslag is achteraf met Peter afgestemd en dit heeft enkele aanvullingen opgeleverd. 10.2 Verslag Hieronder staan de feedbackpunten die ter sprake kwamen, gesorteerd als verbeter- en positieve punten. Verbeterpunten/aanbevelingen Maak heel duidelijk wat het doel is van het Toetsteam: o Een finale check of een planproduct/ontwerp (technisch) voldoet (verkeersveiligheid, beheerbaarheid, ruimtelijke kwaliteit), of o Is de afweging tussen de belangen goed gemaakt en past dit resultaat bij wat we willen met de stad? ‘Doen we het goede?’ Noot: zo’n integrale afwegingstoets zou meer aan de voorkant thuishoren (in een expertiseteam), maar dat gebeurt niet altijd. De vrijblijvendheid van integraal projectadvies vanuit expertiseteams kan er bijvoorbeeld voor zorgen dan projecten ervoor kiezen niet langs te komen, of door een smalle projectscope ontbreekt het zicht op projectoverstijgende afwegingen en vraagstukken.

Bovendien bieden de huidige vastgestelde normeringen/beleidskaders niet altijd voldoende houvast voor beantwoording van de vraag of een (project)plan wel of niet aansluit bij de stad van de toekomst. Maak de rolverdeling in het Toetsteam evenwichtiger door een verkeerskundige rol weg te halen ten gunste van openbare ruimte of ruimtelijke ontwikkeling. Verbeter het formulier dat projecten moeten aanleveren bij het Toetsteam. Laat indieners hier wat context en geschiedenis geven, toelichten waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt, hoe het plan bijdraagt aan beleidsdoelstellingen en hoe de belangen zijn afgewogen (expliciete onderbouwing). Nu is het bovendien niet altijd duidelijk wat de indiener precies wil. Soms is de vraagstelling meteen helder, maar regelmatig moeten de functionarissen eerst alles doorkijken voordat hen duidelijk is wat er precies gevraagd wordt. Bij vastlegging van het toetsoordeel – op basis van het voorlopig advies waarop de functionarissen kunnen reageren – blijft soms ongewis wat er met aangeleverde opmerkingen of toevoegingen is gebeurd. Functionarissen zouden graag een korte reactie van de secretaris ontvangen in hoeverre hun correcties zijn meegenomen. Zorg dat het Toetsteam bekend is bij projectteams en specifiek bij gebiedsontwikkeling. Er zijn bijvoorbeeld nog weinig Stedenbouwkundige Plannen langsgekomen.

Zorg ook voor meer bekendheid van de verschillende expertiseteams. Nu is het soms onduidelijk hoe de verschillende expertiseteams en het Toetsteam zich tot elkaar te verhouden en waar welke vraag thuishoort. Werf mensen voor groen en openbare ruimte, want de bezetting is nu kwetsbaar. 18

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M

Positieve punten Het Toetsteam is (zeer) professioneel georganiseerd. Het secretariaat levert goed werk. Stukken zijn op tijd en agenda is op orde. Bespreking verloopt daardoor ook goed. Ook de voorzitters doen goed werk en zorgen dat ook bij volle agenda’s toch alles voldoende aan bod komt en van een goed advies wordt voorzien. Politie is net als de brandweer en ambulancedienst –zie hoofdstuk 8 – positief over het Toetsteam en ervaart de samenwerking daarbinnen tussen de nood- en hulpdiensten tevens als prima.

19

Evaluatiegesprekken Expertise- en Toetsteam OR&M