Bijlage 2 Concept Mandaatregeling MIRT-verkenning OV-verbinding.pdf

Mandaatregeling MIRT-verkenning OV-verbinding Sloterdijk – Amsterdam Centrum Versie: 1.0 Datum: 2 februari 2024

Deze mandaatregeling is een uitwerking van het governancemodel zoals beschreven in de notitie ‘governance MIRT-verkenning OV-verbinding Sloterdijk – Amsterdam Centrum’. In de mandaatregeling wordt voor de besturing van het project (bovenkant zandloper) vastgelegd welke bevoegdheden de rolhouders in het project hebben om beslissingen te nemen. De mandateringsregeling borgt dat binnen de bestuurlijke opdracht (uitvoering van het projectplan), zoals die voortvloeit uit de samenwerkingsovereenkomst, op een efficiënte en slagvaardige manier sturing kan worden gegeven aan het uitvoeringsproces van deze MIRT-Verkenning. Het gaat om wie bevoegd is om enerzijds verplichtingen aan te gaan en anderzijds in geval van wijzigingen van de projectkaders, met betrekking tot onder andere scope/planning/budget, mag beslissen. Daarnaast gaat het ook om wie bevoegd is om resultaten (producten) van de Verkenning vast te stellen. Dit voorstel voorziet in een specifiek projectmandaat en heeft een beperkte geldigheid voor de duur van deze MIRT-verkenning. Ter toelichting; deze mandaatregeling gaat niet over de interne (mandaat)processen van directie Bijzondere Projecten (dBP). De projectdirecteur handelt in deze Verkenning als opdrachtnemer, waarbij de Vervoerregio en gemeente Amsterdam opdrachtgever zijn, namens financierende partijen.

Voor de uitvoering van de projectopdracht zal dBP als aanbestedende dienst moeten voldoen aan het inkoopbeleid en de spelregels van de gemeente Amsterdam. Definities: - Budget: het door de opdrachtgevers (BO) vrijgegeven taakstellend budget voor de Verkenningsfase. - Financieel: de vanuit kasbeheer uit te voeren handelingen voor aangaan van verplichtingen, vaststellen van prestatieverklaringen en afhandelen van facturen. - Change management: wijzigingsbeheer van afwijkingen en voorstel tot wijziging van de oorspronkelijke opdracht (baseline conform projectplan). De baseline wordt uitgeschreven in het projectplan met werkpakketten, planning en begroting. Kleine wijzigingen passend binnen de kaders van het geaccordeerde projectplan kunnen per keer tot €250.000 (excl. BTW) zelfstandig door de projectdirecteur besloten worden. Hiervoor wordt een deel van de totale budgetpost onvoorzien toegekend aan de projectorganisatie. De projectdirecteur rapporteert hierover in het 2-wekelijks opdrachtgeversoverleg (OGO) en legt dit vast in de kwartaalrapportage. Als er sprake is van een wezenlijke wijziging van de kaders zoals in het projectplan vastgesteld, dan wordt deze via de AOG’s aan het DO voorgelegd middels een VTW-procedure.

Hiervoor biedt het andere deel van de onvoorziene budgetpost ruimte aan de opdrachtgevers om binnen het door BO vastgestelde taakstellend budget, beslissingen te kunnen nemen. Wijzigingen kunnen impact hebben op zowel de fysieke scope als de Verkenningsscope (o.a. uitgangspunten, eisen en werkpakketindeling). De AOG’s en projectdirecteur bepalen bij de ingangstoets of een voorstel via de VTW-procedure verloopt of door de projectorganisatie zelfstandig afgehandeld kan worden. Alle issues en changes worden gedocumenteerd en gerapporteerd aan het DO (en vastgelegd in kwartaalrapportages). Ook in geval partijen in samenspraak een issue of change hebben doorgevoerd, wordt het DO altijd op de hoogte gesteld. - Informatie: Vaststelling van hoofdproducten ten behoeve van het voorkeursbesluit, exclusief producten ten behoeve van bevoegd gezag. En de voortgangsrapportages (kwartaal en halfjaarlijkse) en verantwoording aan de opdrachtgevers. De projectorganisatie zal vooraf een

overzicht opstellen van alle producten van de Verkenning en in overleg met de AOG’s bepalen welke producten als hoofdproduct worden gekenmerkt en die volgens de mandaatprocedure voor vaststelling door DO/BO moeten worden geleid. Toelichting op de mandaatregeling: Onderstaand voorstel is gebaseerd op de huidige werkwijze van de Vervoerregio bij grote projecten in uitvoering.

Bij vaststellen projectplan (inclusief taakstellend budget) krijgt de projectorganisatie (PO) de opdracht om binnen die kaders de Verkenning uit te voeren. Binnen dat financiële kader krijgt de projectdirecteur het mandaat om tot een bedrag van €250.000 (excl. BTW) per keer, zelfstandig verplichtingen aan te gaan. Daarboven zal de projectdirecteur middels een opdrachtbevestigingsformulier (OBF) bij de kasbeheerder autorisatie ophalen. De projectdirecteur krijgt een volmacht mandaat om namens de opdrachtgevers rechtshandelingen uit te voeren (zoals het aangaan van financiële verplichtingen e.d.). Het in uitvoering brengen van deze rechtshandelingen verlopen volgens de spelregels dBP en de gemeente Amsterdam als aanbestedende dienst aan derden namens de projectopdrachtgevers. De AOG’s (in duoschap Amsterdam en Vervoerregio) hebben mandaat om te beslissen over alle wijzigingen ten opzichte van de kaders van het projectplan met een financiële consequentie tussen de €250.000 en €750.000 (excl. BTW). De AOG’s raadplegen (vragen advies aan) het ACO voorafgaand aan hun besluit. Als het ACO niet eenduidig is in haar advies, zullen de AOG’s het voorstel aan het DO voorleggen voor besluitvorming. Beslissingen die het mandaatbedrag van €750.000 (excl. BTW) overstijgen worden altijd doorgeleid naar DO/BO.

Het is de verantwoordelijkheid van de AOG’s om beslissingen die dit bedrag te boven gaan, tijdig voor te leggen aan de opdrachtgevers. Als beslissingen het taakstellend budget van het projectplan overstijgen (inclusief onvoorzien), dan dienen de opdrachtgevers zich uit te spreken over een mogelijke budgetverhoging. Daarvoor zal mogelijk bij de opdrachtgevers intern besluitvorming dienen plaats te vinden om de bestuurlijke vertegenwoordiger in het BO het mandaat mee te geven. Middels een VTW-register worden alle voorstellen tot wijziging bijgehouden. De budgetmutaties die daaruit voortvloeien worden middels de maand- en kwartaalrapportages verantwoord. Voor de formele autorisatie (ondertekening) van documenten worden de AOG’s middels de besluitvorming door het DO/BO gemandateerd om voor akkoord te tekenen. De vastlegging van de besluiten vindt plaats in de verslaglegging (besluitenlijst) van het DO/BO.

Tabel uitwerking mandaatregeling: Projectdirecteur Financiële bevoegdheid

Projectcontroller kasbeheerder

Ambtelijk opdrachtgever >€250.000 ≤ €750.000

Directeuren overleg >€750.000 ≤€5.000.000

Bestuurlijk overleg >€ 5.000.000

B

B/T

B/T

T

A

B/T/A

B

T/A

A

B

B

B/T

T

B/T/A

T

T/A

A

B

T

A

B/T

T/A

A

B

T

B/T/A

T/ A

B

T

T

A

B

T

A

B B

B T

B/T A

≤€ 250.000

Bedragen excl. BTW

Budget Toekennen budget Verkenningsfase Wijziging/verschuiving van taakstellend budget Uitbreiding van budget Verkenningsfase Financieel (kasbeheer) Aangaan verplichtingen door dBP (incl., prestatieverklaring en facturering) Maandrapportage en facturering dBP (presentatieverklaring) Aangaan verplichtingen door Vervoerregio (incl., prestatieverklaring en facturering) Change management (wijziging scope, tijd, geld) Kleine wijzigingen passend binnen de opdracht (projectplan) Wezenlijke wijzigingen van de projectkaders Integrale planning (impact op hoofdmijlpalen) Detail planning (geen impact op hoofdmijlpalen) Informatie Hoofdproducten MIRT (zie PBS document) Kwartaalrapportage Halfjaarlijkse bestuurlijke rapportage (openbare versie)

A = accorderen B = bijdragen aan / opstellen T= toetsen

A

B/T/A

B/A

A

A