Bijlage 2 - College van B&W Voordracht_beleidslijn berichtenapps.pdf

Nummer

VN2021-007285

Directie

rve ict

College van burgemeester en wethouders

B&W

Voordracht voor de College vergadering van 30 maart 2021

Portefeuille

ICT en Digitale Stad (42)

Agendapunt

B2

Tekst van openbare besluiten wordt gepubliceerd

Onderwerp

Instemmen met beleidslijn berichtenapps Amsterdam

Het college van burgemeester en wethouders besluit

1.

In te stemmen met de beleidslijn berichtenapps Amsterdam waarin onderscheid wordt gemaakt in drie niveaus. • Binnengemeentelijk • Externe partijen • Burgers en ondernemers

Voor de uitvoering van de beleidslijn wordt gefaseerd overgestapt met duidelijke communicatie over het gebruik van de applicatie. Kernboodschap

Het college heeft ingestemd met de beleidslijn berichtenapps Amsterdam. Hiermee wordt vanuit de informatiebeveiliging, openbaarheid, privacy en archivering gestuurd op de toepassing van berichtenapps. Er wordt voor verschillende doelgroepen een applicatie voorgesteld. Bestuurlijke achtergrond

Op 26 oktober 2020 heeft het college opdracht gegeven om een beleidskader op te stellen voor het gebruik van berichtenapps zoals WhatsApp. In dit kader werden de perspectieven van informatiebeveiliging, openbaarheid, privacy en archivering gecombineerd. Bestuurlijke prioriteit

Niet van toepassing Wettelijke grondslag

Artikel 160, eerste lid onder a, van de Gemeentewet geeft het college de bevoegdheid om het dagelijks bestuur van de gemeente te voeren. Onderbouwing besluit

Ad 1. In te stemmen met de beleidslijn berichtenapps Amsterdam waarin onderscheid wordt gemaakt in drie niveaus. • Binnengemeentelijk • Externe partijen • Burgers en ondernemers Voor de uitvoering van de beleidslijn wordt gefaseerd overgestapt met duidelijke communicatie over het gebruik van de applicatie.

Gegenereerd: v1.7

1

Portefeuille

ICT en Digitale Stad (42)

Agendapunt B2

Gemeente Amsterdam College van burgemeester en wethouders

B&W

Voordracht voor de College vergadering van 30 maart 2021

Het college stemt in met de toepassing van onderstaande beleidslijn voor de gemeentelijke organisatie en het college: • Voor communicatie binnen de gemeente gebruik we primair de app Signal. • Voor communicatie met externe partijen kiezen we primair voor de app Signal. Waar dat niet mogelijk blijkt, kan er gecommuniceerd worden via WhatsApp. • Voor communicatie met burgers blijft het aspect bereikbaarheid en beschikbaarheid essentieel, dus daar blijft WhatsApp (in combinatie met archivering in andere informatiesystemen) vooralsnog de eerste keuze. Burgers stappen nog niet massaal over op Signal. Dit kan de komende jaren veranderen als gevolg van marktontwikkelingen. • Berichtenapps zijn niet ontwikkeld om duurzaam informatiebeheer op organisatieniveau te realiseren. Dat betekent dat de gebruiker zijn eigen informatiebeheerder is en dat er risico’s blijven bestaan ten aanzien van duurzaamheid en WOB-verzoeken. Bewust gebruik door medewerker en bestuurder is essentieel. Het vaststellen van de beleidslijn betekent dat we na de vaststelling georganiseerd en beheerst overstappen op Signal, waarbij we kijken wat we moeten regelen (zowel technisch als organisatorisch) en communiceren (zowel intern als extern). Het voorstel is daarom om eerst een pilot uit te voeren bij een directie om te zien waar we in de praktijk tegenaan lopen. Participatie

niet van toepassing

Financiële onderbouwing Conclusie

De genoemde beslispunten in de voordracht hebben geen financiële consequenties.

Communicatie Binnen de gemeente

Opnemen op de besluitenlijst.

Buiten de gemeente

Niet van toepassing Documenten Registratienr.

Naam

AD2021-029642

Advies (pdf)

AD2021-029641

Beleidslijn berichtenapps gemeente Amsterdam (02-02-2021)v2.docx (msw12)

AD2021-026850

College van B&W Voordracht (pdf)

Behandelend ambtenaar of indienend raadslid (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

Mark Crooijmans, CIO, m.crooijmans@amsterdam.nl

Gegenereerd: v1.7

2

Portefeuille

ICT en Digitale Stad (42)

Agendapunt B2

Gemeente Amsterdam College van burgemeester en wethouders

B&W

Voordracht voor de College vergadering van 30 maart 2021

Besluit college van burgemeester en wethouders

Conform besloten

Gegenereerd: v1.7

3