Bijlage 2 Bestuurlijke reactie adviezen leidraad.pdf

Adviezen leidraad financiële zeggenschap Aan Van

Commissieleden van de stadsdelen en stadsgebied Weesp en dagelijks bestuurders Bestuurlijk Team (BT) Gebiedsgericht Werken/Bestuurlijk Stelsel

Datum

donderdag 30 januari 2025

In november 2024 heeft het Bestuurlijk Team aan alle dagelijks besturen en stadsdeelcommissies en de bestuurscommissie Weesp (hierna commissies) de leidraad financiële zeggenschap verstuurd met de vraag om te adviseren over het stuk. De vraag was of de leidraad helpt om beter invulling te kunnen geven aan jullie rol. Daarnaast heeft in november de werksessie financiële zeggenschap voor commissies plaatsgevonden. Zoals toegezegd sturen wij u het totaal aan ontvangen adviezen voorzien van een reactie van ons BT. Veel van de adviezen hebben betrekking op de verdere implementatie van de leidraad. Een aantal van deze adviezen gaan over de leidraad zelf, waaronder: • De rol van de portefeuillehoudersoverleggen (PHO) ten aanzien van het informeren en betrekken van de commissies; • Het expliciteren van de wijze waarop de commissies hun dagelijks besturen kunnen adviseren in aanloop naar de voorjaarsnota; • Het verder verduidelijken en inzichtelijk maken van de verdeling van middelen over stadsdelen en stadsgebied; • Het toevoegen van de specifieke situatie voor de bestuurscommissie Weesp; • Het aanpassen van de titel van de leidraad: Leidraad zeggenschap in de praktijk in plaats van Leidraad financiële zeggenschap in de praktijk.

Overzicht van reacties Stadsdeel/-gebied DB Centrum Ja Nieuw West Ja Oost Ja West Ja Zuidoost Geen aanvullend advies Zuid Geen aanvullend advies Noord Geen aanvullend advies Weesp Geen aanvullend advies

SDC Geen aanvullend advies Geen aanvullend advies Geen aanvullend advies Ja Ja Geen aanvullend advies Geen aanvullend advies Geen aanvullend advies

Gemeente Amsterdam

Datum 30 januari 2025 Pagina 2 van 7

Adviezen werksessie met commissieleden Op 7 november 2024 heeft een werksessie plaatsgevonden met leden van de stadsdeelcommissies en bestuurscommissie Weesp over de uitwerking van het budgetbestedingsadviesrecht. De belangrijkste adviezen uit deze sessie zijn de volgende: 1. Zorg voor meer inzicht in en duidelijkheid over besluitvormingsprocessen • Geef meer inzicht in momenten waarop invloed kan worden uitgeoefend, dit helpt om tijdig en effectief het DB te kunnen adviseren. • Maak helder op welke wijze de SDC’s en BC hun dagelijks besturen kunnen adviseren in aanloop naar de Voorjaarsnota. • Informeer SDC’s en BC beter over de uitkomsten van besluitvorming door college, dagelijks besturen en de portefeuillehoudersoverleggen. Organiseer hier een werkwijze voor. • Geef bij de verdeling van middelen en prioriteiten binnen taken ook inzicht in de overwegingen die geleid hebben tot deze keuzes. Reactie bestuurlijk team: De plek waar collegeleden en dagelijks bestuurders samenwerken, is het portefeuillehoudersoverleg. In dit overleg worden gezamenlijk keuzes gemaakt en prioriteiten gesteld. In dit overleg worden voor de relevante agendapunten afspraken gemaakt over het informeren en betrekken van de commissies. Dit gaat ook over inzicht in de overwegingen die tot bepaalde keuzes hebben geleid. Met deze werkwijze worden de commissies op dezelfde manier gefaciliteerd.

Dit wordt geëxpliciteerd in de leidraad. Deze bestuursperiode wordt gewerkt aan het in de dagelijkse praktijk effectiever maken van deze overleggen. Dat gaat zowel over de inhoudelijke bespreekpunten als de technische randvoorwaarden zoals het tijdig aanleveren van stukken. Waar behoefte is aan aanvullende afspraken over werkwijzen kan dat met het DB en vervolgens in het PHO besproken worden. Het advies om helder te maken op welke wijze de commissies hun dagelijks bestuurders kunnen adviseren in aanloop naar de voorjaarsnota verdient extra aandacht. In de leidraad is de werkwijze verder geëxpliciteerd conform onderstaande lijn: • Het is van belang dat de werkwijze tussen DB en commissie in de (aanloop naar de) voorjaarsnota gelijk is aan hoe college en gemeenteraad dit doen. Belangrijk onderdeel hiervan is dat informatie pas openbaar wordt nadat hier formeel (door college) over besloten is. • Het meegeven van inhoudelijke prioriteiten hangt niet af van één moment in het jaar en wordt dus niet in november opgehaald door de dagelijks besturen. Gedurende het jaar wordt dit gesprek gevoerd tussen DB en SDC/BC aan de hand van bijvoorbeeld inzetplannen of de gebiedsopgaven. In dit gesprek is het van belang aandacht te besteden aan de haalbaarheid van de adviezen. In de PHO’s worden gezamenlijk keuzes gemaakt waaruit blijkt wat wel en niet meegenomen kan worden.

• Mocht een knelpunt niet opgelost kunnen worden, dan kan dit betrokken worden bij de voorjaarsnota. Het college beslist vervolgens over deze aanvragen.

Gemeente Amsterdam

• •

Datum 30 januari 2025 Pagina 3 van 7

Zodra het college de raad informeert over de voorjaarsnota (of begroting) wordt ook de SDC/BC geïnformeerd. Het gesprek daarover vindt plaats in gemeenteraad. Overwogen kan worden om de commissies formeel de positie te geven om na publicatie de gemeenteraad te adviseren over de VJN vanuit hun lokale blik. Of dit gewenst is, is uiteindelijk aan de gemeenteraad.

2. Zorg voor goede ondersteuning en investeer in kennis over de werking van het bestuurlijk stelsel in de praktijk • Zorg voor goede – inhoudelijke - ambtelijke ondersteuning zodat de stadsdeel/bestuurscommissies hun adviserende rol kunnen vervullen. • Zorg voor voldoende kennis bij de ambtelijke organisatie over het bestuurlijk stelsel in de praktijk. • Investeer ook in voldoende kennis over het bestuurlijk stelsel in de praktijk bij de stadsdeel/bestuurscommissieleden. Organiseer bijvoorbeeld een training voor stadsdeel- en bestuurscommissieleden. Reactie bestuurlijk team: Deze adviezen kunnen goed meegenomen worden in de verdere implementatie van de bestuursopdracht. Het Gemeentelijk Management Team (GMT) heeft haar commitment uitgesproken om te zorgen dat voldoende/de juiste ondersteuning voor het lokaal bestuur beschikbaar is. Dit vraagt de komende periode aandacht om te zorgen dat het de dagelijkse praktijk wordt. Onderdeel hiervan is voldoende kennis van de werking van het bestuurlijk stelsel in de ambtelijke organisatie. De actie om de communicatie op het intranet over het bestuurlijk stelsel en bestuurlijk overleg te verbeteren is in gang gezet. Wat betreft trainingen is met de start van de bestuursperiode een e-learning voor ambtenaren ontwikkeld. Voor dagelijks bestuurders en commissieleden zijn er trainingen en/of informatiesessies per stadsdeel/-gebied.

Voor de nieuwe bestuursperiode worden deze tegen het licht gehouden of ze nog volstaan of dat aanvullende opleiding en/of informatieverstrekking nodig is. 3. Overige punten • Organiseer als vervolg op deze bijeenkomst werksessies per stadsdeel over dit onderwerp. • Benoem in de leidraad de specifieke situatie voor Weesp, daar waar het gaat om de verhouding bestuurscommissie en dagelijks bestuur. Reactie bestuurlijk team: • Het is aan de commissies en dagelijks besturen om te bepalen of zij een w erksessies willen hebben. Sommigen hebben dit in de afgelopen periode georganiseerd. Indien gewenst kan het programmateam aansluiten bij deze besprekingen. •

De specifieke situatie voor Weesp wordt opgenomen in de leidraad.

Gemeente Amsterdam

Datum 30 januari 2025 Pagina 4 van 7

Aanvullende adviezen commissies Naast de adviezen die in de werksessie zijn opgehaald, hebben de stadsdeelcommissies West en Zuidoost nog aanvullende adviezen gegeven. Deze komen gedeeltelijk overeen met de adviezen vanuit de werksessie. Onderstaand de specifieke punten die genoemd zijn. • Maak de budgetten van taken 2,3,8 en 20 op stadsdeelniveau inzichtelijk (middelen en/of mensen) zodat de stadsdeelcommissies beter hun budgetbestedingsadviesrecht kunnen uitoefenen voor deze zeer belangrijke taken (SDC West). Reactie bestuurlijk team: Het betreft de taken Openbare ruimte (incl wegen en groen), Afval en reiniging en Veiligheid. Het BT wil graag het onderscheid maken tussen het inzichtelijk maken van de onderverdeling van deze budgetten en het structureel ‘verdelen’ van deze budgetten in de begroting over de stadsdelen. Het inzicht in de verdeling van de budgetten over de stadsdelen moet onderdeel zijn van de op te stellen inzetplannen. Dit volgt logischerwijs uit de taak die de PHO’s hebben in het gezamenlijk prioriteren. Het is aan de betreffende PHO’s om hiertoe opdracht te geven. Het BT ziet bezwaren bij het structureel ‘opknippen’ van deze budgetten en vast laten stellen in de begroting. Dit bemoeilijkt het flexibel en stadsdeeloverstijgend inzetten van mensen en middelen op de opgave, evenals het gesprek hierover tussen de verantwoordelijke portefeuillehouders.

Dit onderscheid wordt aan de leidraad toegevoegd. Relatie met traject Ongelijk Investeren Ten aanzien van de verdeling wordt door de stadsdeelcommissie West de relatie gelegd met het traject Ongelijk Investeren. De stadsdeelcommissie Zuidoost benoemt dit punt ook en vraagt om meer informatie over de uitgangspunten. Reactie bestuurlijk team: Doel van de leidraad is meer handvatten te geven voor de werking van het bestuurlijk stelsel en de bijbehorende taakverdeling tussen college en de dagelijks besturen (verlengd bestuur). Daar hoort ook bij dat inzichtelijk gemaakt wordt over welke middelen dat gaat. Hoe deze middelen vervolgens verdeeld worden met welke grondslag is een volgende stap die buiten deze bestuursopdracht valt. De informatie hierover zal daarmee op een andere manier gedeeld worden dan in de leidraad. • Aanvullend op het eerste advies uit de werksessie is specifiek de subsidieverstrekking in het kader van de sociale basis genoemd als verbeterpunt (SDC Zuidoost). Reactie bestuurlijk team: De sociale basis is een van de taken van de dagelijks besturen. Daarvoor geldt dus ook dat er afspraken gemaakt worden tussen dagelijks bestuurders onderling en tussen DB en commissies over de bespreking van de inzetplannen van de sociale basis. Het PHO Sociale Basis kan

Gemeente Amsterdam

Datum 30 januari 2025 Pagina 5 van 7

opdracht geven om een voorstel te doen voor een goede (en uniforme wijze van ) bespreking met de commissies. • Meer specifieke vragen over het budgetbestedingsadviesrecht: werk de inhoud, reikwijdte en beperkingen van het budgetbestedingsadviesrecht beter uit en voeg informatie toe over de rollen van DB en SDC is geval van tekorten in de begroting versus onderuitputting van de beschikbare budgetten (SDC Zuidoost). Reactie bestuurlijk team: De leidraad beschrijft de invulling van het budgetbestedingsadviesrecht inclusief de verschillende rollen. Waar behoefte is aan concretisering kan dit per taak specifiek gemaakt worden en meegegeven worden aan het DB voor nadere uitwerking in de PHO’s en de verschillende inzetplannen. Beslissen over het oplossen van tekorten of onderuitputting van budgetten raakt aan het budgetrecht van de raad en is daarom voorbehouden aan college en gemeenteraad, conform de begrotingsregels. Uiteraard kunnen db’s en commissies hierover adviseren. • Adviezen met verbeterpunten over de werkwijze rondom het masterplan Zuidoost (SDC Zuidoost). Reactie bestuurlijk team: Deze bestuursopdracht gaat over het versterken van de werking van het bestuurlijk stelsel. Daarin is verder uitgewerkt hoe het budgetbestedingsadviesrecht ingevuld wordt voor de 22 aan de dagelijks besturen gemandateerde taken.

De masterplannen kennen een eigen opdracht met bijbehorende middelen en overleg- en besluitvormingsstructuur. De voorgestelde verbeteringen kunnen het beste binnen die context besproken worden.

Adviezen Dagelijks Besturen De leidraad is het afgelopen jaar meermaals met de dagelijks bestuurders besproken. Op basis van die afstemming zijn tussentijds al aanpassingen doorgevoerd of zaken verduidelijkt. Over het algemeen is er tevredenheid dat deze leidraad er ligt en is het een mooie stap in het in de praktijk werkbaar krijgen van de verordening op de stadsdelen en het stadsgebied Weesp. Een aantal ontvangen adviezen komt overeen met eerdere adviezen en de adviezen uit de werksessie. De reactie van het bestuurlijk team is hierboven weergegeven. Het gaat om: • Het opnemen van de specifieke situatie van Weesp (DB Weesp); • Het verduidelijken van de (generieke) rol van het DB en de commissies in het voorjaarsnotaproces (DBWest); • De suggestie is gedaan om de werkwijze en inzetplannen van het portefeuillehoudersoverleg Mobiliteit, Openbare ruimte en Water (MOW) als voorbeeld te nemen voor de bestuurlijke samenwerking op de andere taken (DB West).

Gemeente Amsterdam

Datum 30 januari 2025 Pagina 6 van 7

Als laatste zijn de volgende adviezen meegegeven: • De benodigde ondersteuning van dagelijks bestuurders door de ambtelijke organisatie om de rol richting stadsdeelcommissies goed in te kunnen vullen (DB Nieuw-West). Reactie bestuurlijk team: Voor de dagelijks bestuurders is de ondersteuning vanuit met name directies cruciaal om hun rol richting commissies goed in te kunnen vullen. Hiervoor is nodig dat de ambtelijke organisatie voldoende kennis heeft over het bestuurlijk stelsel, maar vooral dat zij deze ondersteuning als onderdeel van het takenpakket ziet. Zoals bij bovenstaande beantwoording over de ondersteuning van de commissies is opgenomen, heeft het Gemeentelijk Management Team (GMT) haar commitment hiervoor uitgesproken. Dit vraagt de komende periode aandacht om te zorgen dat het de dagelijkse praktijk wordt. De ambtelijke ondersteuning komt ook terug in de gesprekken per PHO over de bestuurlijke samenwerking waar ook de ondersteunende directies bij aanwezig zijn. Belangrijk is dat daar de afspraken gemaakt worden over de ondersteuning van DB-en richting de commissies. Daarnaast wordt ingezet op het ontsluiten van kennis over het bestuurlijk stelsel via trainingen en communicatiekanalen zoals het intranet. • Verander de naam naar "Leidraad zeggenschap" om de focus te houden op zeggenschap en minder te hangen aan de financiën (DB Oost).

Reactie bestuurlijk team: Wij nemen dit advies graag over. • Maak duidelijk onderscheid tussen de stadsdeelorganisatie en het stadsdeelbestuur. Dit wordt nu nog vaak als één gezien waardoor de kennis in stad, die voornamelijk bij de directies aanwezig is, niet altijd op de juiste momenten aan tafel zit (DB Oost). Reactie bestuurlijk team: Het consequent onderscheiden van (de rol van) het stadsdeelbestuur en -stadsdeelorganisatie is essentieel voor de werking van het bestuurlijk stelsel. In de leidraad wordt dit benadrukt. De verschillende communicatiekanalen zoals het intranet zullen hierop worden gecontroleerd en waar nodig aangepast. Daarnaast is het belangrijk in de dagelijkse praktijk, in ontmoetingen en overleggen zowel ambtelijk als bestuurlijk, scherp te zijn op dit verschil zodat het steeds meer gemeengoed wordt. • De clustering van de taken in een aantal hoofdtaken is een mooie stap. In de leidraad is opgenomen dat er toegewerkt wordt naar een betere indeling van de taken naar de begrotingsprogramma’s. Wij zouden graag aandacht vragen voor het opgavegericht en gebiedsgericht werken waarin de programmastructuur soms belemmerend werkt (DB Oost). Reactie bestuurlijk team : Opgavegericht werken/ gebiedsgericht werken is een opdracht voor de hele gemeentelijke organisatie. Dagelijks besturen en commissies hebben in het bestuurlijk stelsel hierin een bijzondere rol.

De aansluiting van de taken op de programmastructuur heeft slechts tot doel deze taken in de begroting zichtbaar te maken. Dit draagt bij aan een heldere rol- en

Gemeente Amsterdam

Datum 30 januari 2025 Pagina 7 van 7

taakverdeling tussen dagelijks bestuur en college en de gesprekken die hierover gevoerd worden met gemeenteraad en stadsdeel/bestuurscommissies. • De cijfers voor stadsdeel Centrum zoals in programma 1 geven een vertekend beeld doordat stedelijke budgetten gekoppeld zijn aan het stadsdeel Centrum waar geen beschikking over is (DB Centrum). Reactie bestuurlijk team: In de eerstvolgende begroting worden deze budgetten in het overzicht aangepast.