Bijlage 2: Aanbeveling 2019-7 Voortgangsbrief Rekeningencommissie en ACAM.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie FED van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum Onderwerp

4 november 2021 Voortgang aanbeveling ‘Het nieuwe management control framework biedt uitzicht op een betere samenwerking’

Geachte leden van de commissie FED, Eén van de aanbevelingen van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Bij de najaarsnota en het jaarverslag wordt alleen een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die is of zal worden ingebracht. Aanbeveling In het verslag van de rekeningencommissie en/ of het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2019 is de volgende aanbeveling opgenomen: ‘Het nieuwe management control framework biedt uitzicht op een betere samenwerking’ Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2019 aangegeven dat zij deze aanbeveling opvolgt. In feite betekent dit het doorgaan met de ontwikkeling die in gang is gezet. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 4 november 2021 Pagina 2 van 3

Eerdere update Het college bekrachtigde in de reactie op het Accountantsverslag 2019 de aanbeveling om via het nieuwe management control framework, ‘Amsterdam Doelgericht - Stelsel van uitgangspunten’, bij te dragen aan betere samenwerking. Dit stelsel van uitgangspunten is eind 2019 vastgesteld door het Gemeentelijke Management Team. De uitgangspunten geven handvatten voor de manier waarop de ambtelijke organisatie stuurt, verantwoordt, beheerst, met elkaar omgaat, elkaar informeert, risico’s en kansen inschat en voortgang monitort. Wanneer de ambtelijke organisatie werkt op basis van die uitgangspunten, werkt ze minder organisatiegericht en meer doelgericht. Begin 2020 is de ambtelijke organisatie begonnen deze uitgangspunten in de praktijk te brengen. Via pilots worden eerste stappen gezet om in beweging te komen, het stelsel van uitgangspunten biedt een duidelijke richting om samen naartoe te bewegen. Op verschillende punten worden op dit moment werkwijzen aangepast.

De ambtelijke organisatie gaat zich bijvoorbeeld beter richten op de doelen uit de programmabegroting, de kwaliteit van de doelen en indicatoren worden verbeterd, de sturing in de ambtelijke organisatie gaat beter aansluiten op die doelen, de gesprekken in de organisatie tussen adviseurs, lijnmanagers, medewerkers en ondersteuners gaan meer worden gevoerd over het bijdragen aan doelen (outcome) en minder over het maken van (deel)producten van organisatieonderdelen (input en output). Op die manier gaan we meer werken vanuit de bedoeling en meer ‘van buiten naar binnen werken’, dit draagt bij aan het realiseren van de opgaven in de stad. Verschillende veranderingen in het systeem (processen, procedures en mandaten) en de cultuur worden doorgevoerd. Voortgang Op dit moment wordt een veranderaanpak in de praktijk gebracht die leidt tot een verbetering van de sturing op de doelen die zijn opgenomen in de programma’s in de begroting. Deze bestaat uit een aantal onderdelen. Het proces wordt verbeterd om tot gedragen, stuurbare en haalbare programmadoelen en indicatoren te komen. De inrichting van de sturing en monitoring van de programma’s en doelen wordt eenduidiger gemaakt. Voor de raad wordt een advies voorbereid voor een verbetering van de indeling van de programma’s in de programmabegroting. De raad kan dit gebruiken voor de onderhandelingen rondom een nieuw te vormen coalitie.

Afhankelijk van de besluitvorming kan het worden meegenomen bij de indeling van de Programmabegroting 2023. Parallel aan deze activiteiten op het niveau van de hele programmabegroting worden binnen huidige begrotingsprogramma’s stappen gezet om de programmadoelen, indicatoren, sturing en monitoring te verbeteren.

Gemeente Amsterdam

Datum 4 november 2021 Pagina 3 van 3

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de voortgang van deze aanbeveling. Met vriendelijke groet,

Victor Everhardt Wethouder Financiën