Bijlage 1b - Bevindingen ACAM aanbevelingen 2020-4 en 2021-9.pdf

X

x x

Gemeente Amsterdam

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam Postbus 1078 woo BB Amsterdam Telefoon 020 254 goon www.amsterdam.nl

Directie Middelen en Control De heer Breedijk Amstel 1 1011 PV, Amsterdam

Datum

26 oktober 2022

Kenmerk

700.000.22-U

Behandeld door

K. Ameyah MSc RA, Auditmanager, o6 83629056, k.ameyah ®annsterdam.n1

Onderwerp

Gereed melding aanbeveling

Geachte heer Breedijk, In haar eindrapport 2018 heeft de Rekeningencommissie aanbevelingen opgenomen ten aanzien van de financiele functie van de gemeente Amsterdam. Een van deze aanbevelingen heeft betrekking op opvolging van aanbevelingen die door de Rekeningencommissie en ACAM worden gedaan. De Rekeningencommissie acht 'een effectiever proces monitoren opvolging aanbevelingen noodzakelijk. Indien het voorstel is om een aanbeveling of to doen, dan dient hierbij een advies van ACAM to zijn opgenomen'.

Voorstel Directie Middelen en Control afdoen aanbeveling In de brief van 24 november 2022 aan de gemeenteraad rapporteert Directie Middelen en Control (hierna: DMC) over de voortgang van de aanbevelingen van ACAM. In deze brief stelt de directie de volgende twee aanbevelingen of to doen: Aanbeveling 2020-4: Het jaarverslag is op onderdelen voor verbetering vatbaar, houd voldoende rekening met wet- en regelgeving (A ccountantsverslag Jaarverslag 2020, p.12). Jaarverslag moet beter leesbaar worden voor belangrijke doelgroep: de Amsterdammer (Verslag Rekeningencommissie Jaarverslag 2020, p.7). Aanbeveling 2021-9: -

Jaarverslag moet beter navolgbaar worden voor een belangrijke doelgroep: de Amsterdammer (Verslag Rekeningencommissie Jaarverslag 2021, p.7).

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 1.4) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1

Gemeente Amsterdam

24 oktober 2022 700.000.22-U

Pagina 2 van 3

In de brief Iicht directie DMC de gereed melding van de aanbeveling als volgt toe: Voortgang Het college onderschrifft dat er winst valt te behalen op de leesbaarheid, navolgbaarheid en kwaliteit van het jaarverslag. Hoewel de verslaggevingsregels (het BBV) complexiteit van de gepresenteerde differs en toelichtingen in de hand kunnen werken, is onze ambitie en inzet om de leesbaarheid en overzichtelijkheid verder te verbeteren. Een jaarverslag moet helder, actief en begrijpelijk zijn voor de Amsterdammer. Aansluiting van de planning- en controlproducten op het BBV is voor ons de standaard. Onderdelen in de producten waar naar aanleiding van het Accountantsverslag 2021 verbetering mogelijk is, hebben onze aandacht en zullen waar nodig leiden tot aanpassing in de volgende producten. Om de leesbaarheid, begrijpelijkheid en navolgbaarheid van het jaarverslag (en de overige planningen controldocumenten) te verbeteren werken we aan de volgende pun ten: Op de belangrijkste onderdelen, zoals de bestuurlijke en financiele hoofdlijnen en de beleidsmatige teksten in de programmabladen, lezen redacteuren van de communicatieafdeling van de gemeente mee en geven suggesties over de leesbaarheid. Bij elk product vindt afstemming plaats met communicatie over de onderdelen die extra aandacht verdienen. We werken aan de doorontwikkeling van de bestuurlijke en financiele hoofdlijnen.

We kijken kritisch naar de onderdelen en informatie in deze hoofdlijnen, met als doel zo kort en bondig mogelijk de belangrijkste zaken uit te lichten. Om aan de wens voor toelichting op de afwijkingen tussen de oorspronkelijk vastgestelde begroting en de realisatie tegemoet te komen, besteden we daar in de financiele hoofdlijnen aandacht aan. Om de leesbaarheid te vergrotenkrijgen de schrijvers aan de voorkant van het proces aandachtspunten en tips mee hoe ze de teksten kort en bondig en begrijpelijk kunnen schrijven. Daarbij is en blifft het doel om het jaarverslag korter te maken. Hoewel we de afgelopen jaren een flinke kwaliteitsslag hebben behaald is onze ambitie om de financiele toelichtingen in de programmabladen verder te verbeteren. Het streven is om dit aan de voorkant zo strak mogelijk te organiseren. Door het opstellen van de toelichtingen steeds meer te standaardiseren bliift er meer tijd over voor de duiding van de ciffers. De planning- en controlcyclus kan alleen het hart van de beheersorganisatie zijn wanneer er samenhang bestaat tussen de verschillende planning- en controldocumenten. We toetsen daarvoor op de eisen die het BBV stelt aan de diverse overzichten in de begroting en het jaarverslag en controleren of de verschillende onderdelen in beide producten overeenkomen. Als laatste hebben we een publieksversie ontwikkeld bij de Begroting 2023.

De publieksversie zullen we ook bij het Jaarverslag 2022 publiceren en de komende jaren verder ontwikkelen. Afdoen aanbeveling 202o-4 en 2021-9 We blijven ons de komende jaren bezighouden met de continue verbetering van het jaarverslag. Door de inbedding van deze continue verbetering kunnen de aanbevelingen worden afgedaan. Dit betekent niet dat we stoppen met het doorvoeren van verdere verbeteringen, maar dat we de verbeterslag een plek hebben gegeven in ons proces. We realiseren ons dat er altijd ruimte is voor verbetering, maar dat dit niet van de ene op de andere dag tot stand komt. Door elke planning- en controlcyclus ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1

Gemeente Amsterdam

24 oktober 2022 700.000.22-U Pagina 3 van 3

verbeteringen door te voeren zorgen we ervoor dat de leesbaarheid, begrijpelijkheid en navolgbaarheid van onze planning- en controlproducten verder toeneemt. Observaties ACAM De hierboven genoemde aanbevelingen van de rekencommissie hebben betrekking op de inrichting en leesbaarheid van het jaarverslag. DMC beschrijft in haar afdoeningsbrief activiteiten om opvolging te geven aan de aanbevelingen van de rekeningencommissie. In hoeverre deze activiteiten tot het beoogde resultaat leiden (zoals in het advies door de rekeningencommissie is verwoord) moet nog blijken bij de controle van dejaarrekening 2022. In het accountantsverslag bij dejaarrekening 2022 zullen wij u hierover informeren. Hoop u hiermee voldoende te hebben geInformeerd.

MS Auditdi- st ACAM

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1