Bijlage 1a - Voortgansbrief aanbeveilingen 2020-4 en 2021-9 .pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 1 november 2022 Financiën Hester van Buren Besturing & Begrotingszaken (najaarsnota@amsterdam.nl)

Onderwerp

Afdoening aanbeveling 2020-4 en 2021-9

Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s):

Geachte leden van de commissie Financiën, Kunst en Diversiteit, In deze brief informeer ik u over de voortgang en het afdoen van de aanbevelingen 2020-4 en 2021-9. Beide aanbevelingen hangen samen met de leesbaarheid en navolgbaarheid van het jaarverslag. Aanbeveling In het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2020 en het verslag Rekeningencommissie bij het Jaarverslag 2020 en 2021, zijn de volgende aanbevelingen opgenomen: Aanbeveling 2020-4: - Het jaarverslag is op onderdelen voor verbetering vatbaar, houd voldoende rekening met wet- en regelgeving (Accountantsverslag Jaarverslag 2020, p.12). - Jaarverslag moet beter leesbaar worden voor belangrijke doelgroep: de Amsterdammer (Verslag Rekeningencommissie Jaarverslag 2020, p.7). Aanbeveling 2021-9: - Jaarverslag moet beter navolgbaar worden voor een belangrijke doelgroep: de Amsterdammer (Verslag Rekeningencommissie Jaarverslag 2021, p.7). Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het verslag van de Rekeningencommissie en op het Accountantsverslag aangegeven dat het deze aanbevelingen zal opvolgen. In deze afdoeningsbrief lichten we kort toe hoe we de aanbevelingen hebben opgevolgd en waarom we de aanbevelingen afdoen. Eerdere update Op 25 november 2021 heeft u een brief ontvangen over de voortgang van de opvolging van aanbeveling 2020-4.

Hierin is met u gedeeld hoe we rekening houden met de wet- en regelgeving en werken aan de leesbaarheid van het jaarverslag. Voortgang

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 november 2022 Pagina 2 van 3

Het college onderschrijft dat er winst valt te behalen op de leesbaarheid, navolgbaarheid en kwaliteit van het jaarverslag. Hoewel de verslaggevingsregels (het BBV) complexiteit van de gepresenteerde cijfers en toelichtingen in de hand kunnen werken, is onze ambitie en inzet om de leesbaarheid en overzichtelijkheid verder te verbeteren. Een jaarverslag moet helder, actief en begrijpelijk zijn voor de Amsterdammer. Aansluiting van de planning- en controlproducten op het BBV is voor ons de standaard. Onderdelen in de producten waar naar aanleiding van het Accountantsverslag 2021 verbetering mogelijk is, hebben onze aandacht en zullen waar nodig leiden tot aanpassing in de volgende producten. Om de leesbaarheid, begrijpelijkheid en navolgbaarheid van het jaarverslag (en de overige planning- en controldocumenten) te verbeteren werken we aan de volgende punten: - Op de belangrijkste onderdelen, zoals de bestuurlijke en financiële hoofdlijnen en de beleidsmatige teksten in de programmabladen, lezen redacteuren van de communicatieafdeling van de gemeente mee en geven suggesties over de leesbaarheid. Bij elk product vindt afstemming plaats met communicatie over de onderdelen die extra aandacht verdienen. - We werken aan de doorontwikkeling van de bestuurlijke en financiële hoofdlijnen.

We kijken kritisch naar de onderdelen en informatie in deze hoofdlijnen, met als doel zo kort en bondig mogelijk de belangrijkste zaken uit te lichten. - Om aan de wens voor toelichting op de afwijkingen tussen de oorspronkelijk vastgestelde begroting en de realisatie tegemoet te komen, besteden we daar in de financiële hoofdlijnen aandacht aan. - Om de leesbaarheid te vergroten krijgen de schrijvers aan de voorkant van het proces aandachtspunten en tips mee hoe ze de teksten kort en bondig én begrijpelijk kunnen schrijven. Daarbij is en blijft het doel om het jaarverslag korter te maken. - Hoewel we de afgelopen jaren een flinke kwaliteitsslag hebben behaald is onze ambitie om de financiële toelichtingen in de programmabladen verder te verbeteren. Het streven is om dit aan de voorkant zo strak mogelijk te organiseren. Door het opstellen van de toelichtingen steeds meer te standaardiseren blijft er meer tijd over voor de duiding van de cijfers. - De planning- en controlcyclus kan alleen het hart van de beheersorganisatie zijn wanneer er samenhang bestaat tussen de verschillende planning- en controldocumenten. We toetsen daarvoor op de eisen die het BBV stelt aan de diverse overzichten in de begroting en het jaarverslag en controleren of de verschillende onderdelen in beide producten overeenkomen. - Als laatste hebben we een publieksversie ontwikkeld bij de Begroting 2023.

De publieksversie zullen we ook bij het Jaarverslag 2022 publiceren en de komende jaren verder ontwikkelen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 november 2022 Pagina 3 van 3

Afdoen aanbeveling 2020-4 en 2021-9 We blijven ons de komende jaren bezighouden met de continue verbetering van het jaarverslag. Door de inbedding van deze continue verbetering kunnen de aanbevelingen worden afgedaan. Dit betekent niet dat we stoppen met het doorvoeren van verdere verbeteringen, maar dat we de verbeterslag een plek hebben gegeven in ons proces. We realiseren ons dat er altijd ruimte is voor verbetering, maar dat dit niet van de ene op de andere dag tot stand komt. Door elke planning- en controlcyclus verbeteringen door te voeren zorgen we ervoor dat de leesbaarheid, begrijpelijkheid en navolgbaarheid van onze planning- en controlproducten verder toeneemt. Het college vertrouwt erop dat u hiermee goed geïnformeerd bent over de voortgang en het afdoen van de aanbevelingen en behandelt deze afdoeningsbrief graag in de commissie Financiën, Kunst en Diversiteit op 24 november 2022.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren, Wethouder Financiën

Bijlage 1. Bevindingen ACAM aanbevelingen 2020-4 en 2021-9

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl