Bijlage 1 - Verslag van de rekeningencommissie 2024

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam

Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de leden van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum Onderwerp

10 juni 2025 Verslag van de rekeningencommissie over het jaarverslag 2024 van de gemeente Amsterdam

Geachte leden van de gemeenteraad, Inleiding Hierbij doet de Rekeningencommissie (de commissie) verslag van haar bevindingen bij het jaarverslag 2024 en het financieel beheer van de gemeente Amsterdam (de gemeente) en doet zij aanbevelingen ter verbetering. Taak Rekeningencommissie De commissie is een apolitieke commissie en adviseert de gemeenteraad over de vaststelling van het jaarverslag. Daartoe voert zij jaarlijks onderzoek uit naar de getrouwheid (zijn de cijfers betrouwbaar) en de rechtmatigheid van het financieel handelen (is gehandeld volgens financiële wet- en regelgeving, waaronder het budgetrecht van de raad en Europese aanbestedingswetgeving). Ook doet de commissie aanbevelingen om het financieel beheer te verbeteren. Financieel beheer is te definiëren als het stelsel van interne beheersing dat ten grondslag ligt aan het jaarverslag. Onderdelen van dit stelsel zijn de governance (inrichting van een goed bestuur/management), het risicomanagement, de controlfunctie (kaderstellende, adviserende, signalerende en toetsende functie), interne controles en beheersmaatregelen in de processen.

Werkwijze Rekeningencommissie Het onderzoek naar het jaarverslag vindt plaats met behulp van het accountantsverslag over de controle van de jaarrekening van Auditdienst ACAM (de accountant). De accountant heeft de

Gemeente Amsterdam

Datum (10/06/25) Pagina 2 van 5

controle inhoudelijk toegelicht aan de commissie. Naar aanleiding van eerdere verslagen en adviezen van de commissie en het accountantsverslag 2024 heeft de commissie informatie ingewonnen en gesproken met de wethouder financiën & inkoop (stelselverantwoordelijke), de wethouder ICT en digitale stad, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en het hoofd Bureau Integriteit. De commissie heeft de gesprekken met de bestuurders in openbaarheid gevoerd en niet achter gesloten deuren, om zodoende de aandacht voor het bestuur en de gemeenteraad te stimuleren.

Controleverklaring gemeenteaccountant De commissie is tevreden dat het doorvoeren van verbeteringen inzake de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording er mede toe hebben geleid dat het jaarverslag 2024 door de accountant is voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Een goedkeurend oordeel betekent dat de jaarrekening 2024 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2024 alsmede van het vermogen per 31 december 2024 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Een goedkeurend oordeel betekent ook dat de onrechtmatigheid op een juiste manier is verantwoord in het jaarverslag, maar zegt niets over het werkelijk rechtmatig handelen. Zoals blijkt uit de rechtmatigheidsverantwoording zijn de onrechtmatige inkopen over 2024 gestegen ten opzichte van 2023. De commissie stelt op basis van haar onderzoek dat het college nog te weinig grip heeft op dit onderwerp. Advies ter vaststelling De commissie adviseert de gemeenteraad het jaarverslag 2024 vast te stellen. Opvolging aanbevelingen De commissie probeert het aantal aanbevelingen beperkt te houden om de haalbaarheid en effectiviteit ervan te vergroten. Het is aan de gemeenteraad om deze aanbevelingen over te nemen en deze door middel van een raadsuitspraak te bekrachtigen.

Hiertoe zijn de aanbevelingen opgenomen in de voordracht bij dit verslag. De commissie is tevreden met de voortgang op een aantal onderwerpen zoals BedrijfsContinuïteitsmanagement (BCM) en Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In het vervolg van dit verslag zijn een aantal onderwerpen opgenomen die volgens de commissie extra aandacht verdienen. De commissie is van mening dat door het opnemen van de voortgang aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en Rekenkamer in hoofdstuk 4 van het jaarverslag de navolgbaarheid van de aanbevelingen wordt vergroot. Over de daadwerkelijke voortgang en afdoening is de commissie negatief en teleurgesteld. Wij constateren dat meerdere aanbevelingen langdurig open staan en dat er sprake is van terugkerende aanbevelingen. In het jaarverslag 2024 is bij meerdere aanbevelingen, van de rekeningencommissie 2023, opgenomen dat de voortgang wordt behandeld bij een voortgangsbrief in de commissie Financiën, Kunst en

Gemeente Amsterdam

Datum (10/06/25) Pagina 3 van 5

Diversiteit van 5 juni 2025. De commissie wijst het college erop dat deze brief pas op 11 juni is gedeeld met de raad, nadat de commissie haar onderzoek al had afgerond. Door de voortgang op te nemen in een nog te behandelen brief is het voor de commissie onmogelijk deze informatie mee te nemen in haar onderzoek. Tegelijkertijd merkt de commissie op dat een ‘voortgangsbrief’ iets anders is dan het daadwerkelijk afdoen van aanbevelingen omdat ze afgerond zijn. De commissie verwacht een dergelijke voortgangsbrief niet later te ontvangen dan of gelijktijdig met het jaarverslag en vervolgens een update bij de najaarsnota. Cultuur en gedrag In ons vorige verslag is aangegeven dat vrijwel alle bevindingen een directe relatie hebben met cultuur en gedrag. De commissie heeft vorig jaar opgeroepen tot een fundamenteel andere aanpak. Op basis van de gevoerde gesprekken is de commissie van mening dat er in 2024 nog onvoldoende voortgang is op een fundamentele cultuur- en gedragsverandering. De commissie constateert dat er nog geen eenduidige beschrijving is van de gewenste cultuur. Tevens merken wij op dat cultuur en gedrag breder is dan (culturele) diversiteit. Hierdoor lijkt de organisatie nog niet in staat om te benoemen waar de belangrijkste aandachtsgebieden zitten waar een fundamenteel andere aanpak noodzakelijk is.

Daarnaast heeft de commissie de indruk dat de nodige cultuurverandering nog onvoldoende bestuurlijke en management aandacht heeft. De commissie adviseert het college om uiterlijk 31 december 2025 een beschrijving op te stellen van de gewenste cultuur binnen de organisatie, een analyse te maken van de huidige cultuur en concrete stappen te definiëren die benodigd zijn om de gewenste cultuur te bereiken en dit niet alleen te betrekken tot (culturele) diversiteit maar juist ook in relatie tot het uitvoeren van taken van de gemeente. AFIS De implementatie van AFIS zou veel eerdere bevindingen en aanbevelingen helpen oplossen. Hierbij kan gedacht worden aan prestatiemeting bij inkopen, rechtmatigheid (aanbestedingen), contractenmanagement, financiële projectbeheersing en verhoging van de kwaliteit van de P&Cproducten. Zoals bekend is de implementatie van de eerste modules van AFIS niet goed verlopen en is de organisatie hard bezig om de herstelacties uit te voeren. De oorzaken van problemen rondom de implementatie worden bij de evaluatie verwacht. De commissie kijkt uit naar deze evaluatie. Om de gewenste implementatiedatum te halen, zijn er concessies gedaan en worden sommige modules later geïmplementeerd. De herstelacties rondom AFIS vergen veel capaciteit van de gemeentelijke organisatie en zal ook gedurende het lopende jaar nog veel capaciteit vergen.

Wij vragen ons af in hoeverre er inzichtelijk is wat de effecten zijn op uitvoering van de taken van de gemeente en welke taken er hierdoor blijven liggen. Ook andere modules, zoals de P&C-module, werken niet optimaal, omdat zij onderhevig zijn aan de niet goed uitgevoerde implementatie van de eerdere modules. De commissie maakt zich

Gemeente Amsterdam

Datum (10/06/25) Pagina 4 van 5

zorgen over welke gevolgen de slechte implementatie heeft op komende modules zoals de P&Cmodule. Door het op dit moment ontbreken van een adequaat werkende P&C-module maakt de commissie zich zorgen over de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de (financiële) managementinformatie en dus ook over de (financiële) bestuurbaarheid van de gemeente. Wanneer de problemen met inkopen en betalen zijn opgelost, moet de gemeentelijke organisatie blijvend aandacht houden voor het administratief juist afhandelen van de herstelmaatregelen. Daarbij moet het belang van en benodigde inspanning om de geleverde prestaties door leveranciers vast te stellen niet worden onderschat. Dit alles vraagt veel van de organisatie die dit naast haar reguliere werkzaamheden dient op te pakken. De commissie/raad wordt graag periodiek op de hoogte gehouden van de planning voor de verschillende AFIS-modules en de voortgang van de implementatie waarbij ook de risico’s en zorgen rondom de modules en de impact op de organisatie is beschreven. De commissie adviseert om de lessons learned uit de evaluatie te betrekken bij de implementatie van nieuwe modules. Wij adviseren tevens om een concrete planning te maken voor het administratief afhandelen van de herstelacties met betrekking tot het betalen van facturen inclusief de mogelijke achterstand in de reguliere werkzaamheden van de organisatie.

Fraude en corruptie Net zoals eerdere jaren is het risicomanagement rondom fraude, integriteit en corruptie een belangrijk punt. De commissie heeft in het verslag over 2023 aangeven dat dit voor 2024 vanuit de commissie extra aandacht zou krijgen. Wij zijn van mening dat er in 2024 onvoldoende voortgang is geweest ten aanzien van de eerdere aanbevelingen. Op dit moment is het risicomanagement voornamelijk van onder naar boven (bottom-up) ingeregeld en daarnaast wordt ten aanzien van fraude, integriteit en corruptie vooral ingezet op bewustwordingscampagnes. Naast deze benadering is de commissie van mening dat het toevoegen van een risicoanalyse van bovenaf (top-down) essentieel is voor een gedegen risicomanagementsysteem, echter op dit moment is het voor de commissie nog onduidelijk wie er verantwoordelijk is voor deze top-down benadering. Onderdelen van deze benadering zijn monitoring van de opgenomen risico’s en het periodiek testen van de beheersingsmaatregelen. Specifiek voor het onderwerp fraude, corruptie en integriteit vindt de commissie het zorgwekkend dat de organisatie niet in beeld heeft in welke processen of bij welke directies de organisatie het meeste risico loopt. De commissie verwacht op korte termijn een top-down risicoanalyse met daarin de grootste aandachtsgebieden van risico’s op fraude, integriteit en corruptie in de organisatie.

Tevens verwacht de commissie een plan met concrete acties die deze risico’s mitigeren, inclusief het testen van de werking van beheersmaatregelen en het proactief signaleren van (risico’s op) fraude, integriteit en corruptie in de organisatie.

Gemeente Amsterdam

Datum (10/06/25) Pagina 5 van 5

Slotwoord De commissie wil de gemeenteraad wijzen op de eigen rol in het toezien op het verbeteren van het financiële beheer in onze gemeente. De commissie roept alle raadsleden op om actief en kritisch toe te zien op uitvoering van besloten beleid, budgetrealisatie en risicobeheersing in het algemeen en de door de rekeningencommissie genoemde aanbevelingen in het bijzonder. Ook roept de commissie de raadsleden op om voldoende aandacht te besteden aan de brieven over het afdoen van aanbevelingen die het college gedurende het jaar agendeert in diverse commissies. Indien aanbevelingen worden afgedaan hoort dit vergezeld te gaan van een advies van ACAM. Het is dan ook relevant kennis te nemen van deze brieven. Een aandachtspunt hierbij is dat in afgelopen jaren en ook dit jaar weer meerdere plannen van aanpak zijn toegezegd om de aanbevelingen op te lossen. Om het overzicht en voortgang te bewaken verzoekt de commissie het college om de toegezegde plannen van aanpak expliciet te benoemen in de voortgangsbrieven. Met vriendelijke groet, Elisabeth IJmker Voorzitter rekeningencommissie