Bijlage 1 - Verslag Rekeningencommissie 2023

Verslag van de Rekeningencommissie over het jaarverslag 2023 van de gemeente Amsterdam I. Inleiding Hierbij doet de Rekeningencommissie (commissie) verslag van haar bevindingen bij het jaarverslag 2023 en het financieel beheer van de gemeente Amsterdam (de gemeente) en doet zij aanbevelingen ter verbetering.

Taak Rekeningencommissie De commissie adviseert de gemeenteraad over de vaststelling van het jaarverslag. Daartoe voert zij jaarlijks onderzoek uit naar de getrouwheid (zijn de cijfers betrouwbaar) en de rechtmatigheid van het financieel handelen (is gehandeld volgens financiële wet- en regelgeving, waaronder het budgetrecht van de raad en Europese aanbestedingswetgeving). Ook doet de commissie aanbevelingen om het financieel beheer te verbeteren. Financieel beheer is te definiëren als het stelsel van interne beheersing dat ten grondslag ligt aan het jaarverslag. Onderdelen van dit stelsel zijn de governance (inrichting van een goed bestuur/management), het risicomanagement, de controlfunctie (kaderstellende, adviserende, signalerende en toetsende functie), interne controles en beheersmaatregelen in de processen. De commissie is een apolitieke commissie. Het stemt de commissie positief dat na de oproep van vorig jaar meer partijen vertegenwoordigd zijn in deze commissie. De commissie wil de partijen die nog geen leden hebben afgevaardigd uitnodigen om deel te nemen aan de rekeningencommissie. De uitkomsten van het onderzoek en de aanbevelingen worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

Werkwijze Rekeningencommissie Het onderzoek naar het jaarverslag vindt plaats met behulp van het accountantsverslag over de controle van de jaarrekening van Auditdienst ACAM (de accountant). De accountant heeft de controle inhoudelijk toegelicht aan de commissie. Naar aanleiding van eerdere verslagen en adviezen van de commissie en het accountantsverslag 2023 heeft de commissie informatie ingewonnen en gesproken met de wethouder financiën & inkoop (stelselverantwoordelijke), de wethouder ICT en digitale stad, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. De commissie heeft de gesprekken met de bestuurders in openbaarheid gevoerd en niet achter gesloten deuren, om zodoende de aandacht voor het bestuur en de gemeenteraad te stimuleren. De commissie probeert het aantal aanbevelingen beperkt te houden om de haalbaarheid en effectiviteit ervan te vergroten. Het is aan de gemeenteraad om de aanbevelingen over te nemen en deze door middel van een raadsuitspraak te bekrachtigen. Hiertoe zijn de aanbevelingen opgenomen in de voordracht bij dit verslag.

Opbouw verslag De commissie geeft in hoofdstuk II advies over de vaststelling van het jaarverslag 2023. Hoofdstuk III bevat aanbevelingen ter verbetering van het jaarverslag en het financiële beheer.

1

II. Advies ter vaststelling van het jaarverslag Controleverklaring gemeenteaccountant Het jaarverslag 2023 is door de accountant voorzien van een controleverklaring met daarin een oordeel met beperking. Als gevolg van tekortkomingen in het proces van de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is de accountant niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de rechtmatigheidsverantwoording. Hierom geeft de accountant een oordeel met beperking af. Een oordeel met beperking betekent dat de jaarrekening 2023 mogelijk met uitzondering van de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva per 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Advies ter vaststelling De commissie adviseert de gemeenteraad het jaarverslag 2023 vast te stellen.

2

III. Aanbevelingen ter verbetering van het jaarverslag en het financiële beheer Inleiding De commissie heeft onderzoek uitgevoerd naar het jaarverslag 2023 en het daaraan gekoppelde financieel beheer. Voor de gemeente is de uitdaging om ervoor te zorgen dat de huishouding zo is ingericht dat de gemeente grip heeft op zowel positieve als negatieve ontwikkelingen (zoals de stijgende rente en inflatie, de krapte op de arbeidsmarkt, grondopbrengsten, toeristenbelasting, en de effecten van de herverdeling van het gemeentefonds). Een wendbare begroting en dito financieel stelsel zijn daarbij van groot belang. De commissie vindt het zorgelijk dat het jaarverslag over boekjaar 2023 vergezeld is van een oordeel met beperking. Het is teleurstellend dat de gemeente niet in staat is om een toereikende rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Tevens vindt de commissie het moeilijk te verkroppen dat, ondanks de inspanningen van de organisatie en de aanbevelingen van de commissie, de gemeente er al jaren niet in slaagt om de rechtmatigheid van de inkopen te beheersen. Sinds 2019 heeft de accountant geen oordeel met beperking meer afgegeven. De commissie ziet het afgeven van een oordeel met beperking bij het jaarverslag van 2023 dan ook als een ernstige zaak en gaat ervanuit dat dit een incident betreft.

Tegelijkertijd is de commissie op basis van de gevoerde gesprekken niet gerustgesteld dat het inkoopproces in 2024 op orde komt. De commissie is van mening dat het uitstellen van AFIS naar 1 januari 2025 geen vrijbrief mag zijn om de beheersing rondom de rechtmatigheid van de inkopen in het jaar 2024 niet op orde te krijgen. Vrijwel alle bevindingen van de commissie hebben een directe relatie met cultuur en gedrag. Daarbij zijn ons in algemene zin een aantal zaken opgevallen, zoals: te beperkte samenwerking tussen organisatieonderdelen, , een gebrek aan transparantie c.q. medewerkers durven geen fouten te maken en proberen problemen zelf op te lossen. In de prioritering legt het voeren van een ordentelijke administratie het naar de indruk van de rekeningencommissie stelselmatig af tegen andere werkzaamheden. De indruk bestaat dat administratie onterecht gezien wordt als weinig toegevoegde waarde creërend werk. Het is belangrijk om in control te komen ten aanzien van de verbinding tussen de administratieve processen, de inhoud en de informatievoorziening, intern en naar het college. Een groot deel van de problemen lijkt hun oorzaak te vinden in gedrag en niet slechts in systemen. Het gaat hier feitelijk om eigenaarschap, leiderschap en heldere communicatie over verantwoordelijkheden binnen de gehele lijn.

Het overkoepelende thema cultuur wordt door het college weliswaar als aandachtsgebied onderkend, maar de commissie mist concrete acties en een langetermijnperspectief op dit gebied. Dit roept de vraag op of een fundamenteel andere aanpak niet op zijn plaats is. Immers “als je doet wat je deed krijg je wat je kreeg”’ en blijkbaar is dat niet voldoende.

3

De Rekeningencommissie beveelt aan om: Steviger in te zetten op een cultuur- en gedragsverandering ten aanzien van eigenaarschap binnen de gehele organisatie gericht op de verbinding tussen administratieve plichten en inhoudelijke aspecten. Bij de gewenste cultuur- en gedragsverandering is het belangrijk dat breed gekeken wordt naar leiderschap van college, management team, directie tot teamleiders gericht op eigenaarschap. Stel daartoe een plan van aanpak op met concrete en navolgbare acties en gewenste resultaten.

4

1. Rechtmatigheidsverantwoording Gemeente is niet in staat om een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen Met ingang van 2023 geeft de accountant geen separaat oordeel meer over de rechtmatigheid maar moet de gemeente zelf in haar jaarverslag een rechtmatigheidsverantwoording opnemen. In deze verantwoording geeft het college aan in hoeverre rechtmatig is gehandeld. Ondanks dat het officiële besluit pas in kalenderjaar 2024 is genomen was het geen verassing dat deze verantwoording opgesteld moest worden. Dit onderwerp komt al enige jaren terug in zowel het accountantsverslag als het verslag van de rekeningencommissie. Zo heeft de commissie in haar verslag van vorig jaar dit nog expliciet benoemd en heeft de commissie het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording in december besproken met de wethouder. In december heeft de commissie te horen gekregen dat de organisatie op schema lag en het onderwerp de volledige aandacht had. Achteraf blijkt de informatie niet juist te zijn en schrijft de accountant in zijn verklaring dat als gevolg van tekortkomingen in het proces van de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording de accountant niet in staat is geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de rechtmatigheidsverantwoording.

Zorgelijk is ook dat de accountant aangeeft dat onrechtmatigheden die betrekking hebben op voorwaarden die niet aan inkopen zijn te relateren mogelijk ten onrechte niet zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals bijvoorbeeld voorwaarden met betrekking tot het sociaal domein. Dit omdat informatie pas na het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording intern beschikbaar kwam. Het voldoen aan voorwaarden is in de eerste plaats een sturing- en beheersingvraagstuk voor het management en pas in de tweede plaats een verantwoordingsvraagstuk. De commissie constateert dat de organisatie niet in control is ten aanzien van de informatievoorziening over rechtmatig handelen. De commissie vindt het zorgwekkend dat de organisatie niet in staat is geweest om een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. De informatiehuishouding zo in te richten dat het management in control komt ten aanzien van informatie over alle relevante voorwaarden. En deze informatie tijdig beschikbaar komt. 2. Gedurende het jaar de voortgang van het periodieke onderzoek naar de rechtmatigheid van de inkopen (de spendanalyse) te volgen om zo tijdig bij te kunnen sturen.

5

2. Inkopen Inkopen en aanbesteden moet structureel op orde Een belangrijk onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de Europese Aanbestedingsregels. Per 1 juli 2022 liep de bestuursopdracht inkopen af. Het doel van deze opdracht was een fundamenteel andere benadering van het inkoopproces. Ook is veel aandacht besteed aan het veranderen van de cultuur binnen de organisatie. De bestuursopdracht ging uit van verdere borging in de lijn. Alhoewel tijdens de bestuursopdracht een verbetering te zien was in het terugdringen van inkooponrechtmatigheid, ziet de commissie nu een grote stijging in onrechtmatige inkopen. Dit is een teleurstellende uitkomst en de commissie concludeert dan ook dat de bestuursopdracht onvoldoende borging heeft gekregen in de organisatie. De commissie ziet hiervoor de oorzaken die afgelopen jaren door de accountant en de commissie onder de aandacht zijn gebracht. In het accountantsverslag 2022 was reeds gewaarschuwd voor onvoldoende kennis van de Europese aanbestedingsregels en een vertraagde en kwalitatief mindere oplevering van de verantwoording inkopen en aanbesteden. In haar verslag over jaarverslag 2022 heeft de commissie de al langer bekende oorzaken genoemd zoals het ontbreken van een contractmanagementsysteem, koppeling van uitgaven aan de inkoopcontracten, opstellen van een inkoopkalender, et cetera.

De commissie moet concluderen dat deze oorzaken in 2023 nog steeds niet zijn opgelost. Een goed lopend inkoopproces is van groot belang voor een organisatie als de gemeente Amsterdam en zou een vanzelfsprekendheid moeten zijn. De live-gang datum van het nieuwe financiële- en inkoopsysteem is wederom uitgesteld (nu beoogd op 1 januari 2025). De commissie begrijpt dat dit systeem in combinatie met verbeterde contractmanagement en inkoopproces zal leiden tot een verbetering. Maar de lange aanloop naar deze verbetering is teleurstellend. De commissie had op zijn minst verwacht dat tot invoering van dit systeem tijdelijk effectieve beheersmaatregelen waren ingeregeld die de inkooponrechtmatigheid in de tussentijd tot acceptabele proporties zou beperken. Gezien het beoogde effect ontbreekt concludeert de commissie dat de genomen maatregelen onvoldoende effectief zijn geweest. De noodzakelijke systeemtechnische verbeterpunten inzake het inkoopproces zijn al langer bekend. Door het uitstellen van de implementatie van AFIS naar 2025 maakt de commissie zich zorgen over de voortgang van het opvolgen van de aandachtspunten rondom het inkoopproces. Op basis van ons onderzoek is het voor de commissie momenteel niet inzichtelijk welke (financiële) risico’s de gemeente loopt.

Mocht de implementatie op 1 januari 2025 doorgang vinden is het van belang dat alle contracten beschikbaar zijn en dat alle modules van het systeem direct worden geïmplementeerd. De commissie is tevens van mening dat het uitstellen van de implementatie van AFIS geen vrijbrief mag zijn dat deze informatie over 2024 niet tijdig beschikbaar is. Uit haar onderzoek maakt de commissie op dat de organisatie weliswaar is geschrokken van de hoogte van de inkooponrechtmatigheid, maar dat het onderliggende cultuurprobleem hardnekkig is en dat stevige maatregelen nodig zijn om de cultuur structureel te veranderen. 6

Er moet worden zorggedragen voor een passende cultuur waarbij het onrechtmatig handelen zo veel als mogelijk wordt vermeden of een bewuste keuze moet zijn, op het juiste niveau, aan de voorkant van het proces. Alhoewel de commissie in haar vorige verslag hier expliciet een aanbeveling over heeft gedaan, ziet zij nauwelijks tot geen voortgang hierin. Het in beeld brengen van de inkooponrechtmatigheid is een moeizaam proces geweest dat nogmaals heeft aangetoond dat de combinatie van gebrek aan kennis, systemen die een dergelijke analyse achteraf niet voldoende ondersteunen en cultuuraspecten die een constructieve samenwerking in de weg zitten, hardnekkige problemen zijn die nog niet zijn opgelost. Een goed werkend inkoop- en aanbestedingsproces gaat natuurlijk niet alleen over rechtmatigheid. Effectiviteit (het behalen van doelen) en efficiency zijn net zo belangrijk. Daarom acht de rekeningencommissie een langjarig perspectief noodzakelijk. Welke onderdelen van de bestuursopdracht hebben goed gewerkt? Waar wil de organisatie naar toe? Vooral op hardnekkige aspecten als cultuur is dit van belang. Alleen een nieuw systeem zal de problemen immers niet in voldoende mate oplossen. De commissie verwijst ook naar eerder gedane aanbevelingen om deze nogmaals onder uw aandacht te brengen. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1.

Het AFIS-pakket volledig te implementeren ter verbetering van het inkoop- en aanbestedingsproces. 2. Ook voor het verslagjaar 2024 inzicht te hebben in alle contracten. 3. Andere maatregelen te beschouwen die mogelijk een langjarig positief effect kunnen hebben op de beheersing van het inkoop- en aanbestedingsproces. Wij stellen ons voor dat hier een directe relatie ligt met de cultuur- en gedragsaspecten zoals opgenomen in de aanbeveling gedaan bij hoofdstuk III.

7

3. Sisa Informatiehuishouding nog steeds niet op orde Net zoals in 2022 rapporteert de accountant dat de informatiehuishouding rondom de single information single audit (SiSa) niet op orde is. De commissie ziet in dat door het grote aantal specifieke uitkeringen er een enorme administratieve verplichting wordt opgelegd door het Rijk. Deze administratieve verplichtingen zijn voor sommige regelingen complex en dit moet blijvend besproken worden met het Rijk. De gemeente heeft op haar beurt de verantwoordelijkheid om de processen zo in te richten dat deze worden beheerst. Op basis van de gevoerde gesprekken is de commissie van mening dat er geen sprake is van een toereikende centrale coördinatie en dat de onderliggende administratie op dit moment niet adequaat is ingericht. De commissie is van mening dat dit behoort tot de minimale vereisten rondom de beheersing van de specifieke uitkeringen. Gezien de totale omvang van de specifieke uitkeringen vindt de commissie het zorgwekkend dat er op dit moment niet inzichtelijk is welke (financiële) risico’s de gemeente loopt als gevolg van het niet op orde hebben van de informatiehuishouding. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Inzichtelijk te maken welke (financiële) risico’s de gemeente loopt. 2.

Inzichtelijk te maken wie voor welke uitkering administratief en uitvoerend verantwoordelijk zijn zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie. 3. Verbeteringen doorvoeren in de administratieve hygiëne op basis van de voorwaarden van de uitkering.

8

4. Compliancy en beheersing in het I-domein Duidelijke stappen gezet voor het compliant zijn aan wet- en regelgeving De commissie is van mening dat het voldoen aan wet- en regelgeving altijd het streven moet zijn, dat het (nog) niet voldoen aan (onderdelen) van wet- en regelgeving te allen tijde uitlegbaar moet zijn aan de burger en gepaard moet gaan met een gedegen motivatie en risicoanalyse. Op basis van de gevoerde gesprekken ziet de commissie dat er duidelijke stappen zijn gezet op dit gebied. Tegelijkertijd rapporteert de accountant dat de gemeente nog niet voldoet aan diverse wet- en regelgeving zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Wet politiegegevens (WPG), Wet open Overheid (WOO) en de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast wordt komende jaren wederom nieuwe wet- en regelgeving doorgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn NIS2, Europese AI-verordening, Data Governance Act en de Agenda Digitale Grondrechten en Ethiek. Het is van belang dat de gemeente zo snel mogelijk en zeker op het moment van ingaan van wet- en regelgeving compliant is. De commissie wijst erop dat het voldoen aan wet- en regelgeving cruciaal is voor het vertrouwen van de burger en de continuïteit van de dienstverlening van de gemeente. De commissie is verheugd om te constateren dat er stappen zijn gezet met betrekking tot de BIO.

In 2023 zijn de gemeente brede gap-analyses afgerond en is men gestart met de implementatie van de ontbrekende beheersmaatregelen. Desalniettemin heeft de gemeente nog een weg te gaan. De daadwerkelijke implementatie van beheersmaatregelen en de toets op de kwaliteit en werking van deze beheersmaatregelen is de logische volgende stap en is in beeld bij het college. In brede zin lijken de risico’s in beeld en zijn met diverse stakeholders, waaronder Autoriteit Persoonsgegevens, gesprekken over de te zetten stappen. Ook is aandacht voor aankomende nieuwe wetgeving. De commissie is blij dat er nu meer transparantie is gekomen in de mate waarin de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving en nog te ondernemen stappen. De commissie is echter van mening dat aandacht voor dit onderwerp niet mag verslappen. Zoals hiervoor aangegeven zal naast bestaande, ook nieuwe wet- en regelgeving tijdig moeten worden geïmplementeerd. Dat vraagt de nodige focus van het college en de organisatie. Tevens vindt de commissie het nog steeds van belang dat als van geldende wet- en regelgeving wordt afgeweken, dit weloverwogen (met de risico’s in acht nemend) en transparant gebeurt. Commissie heeft nog niet de indruk gekregen dat dit al in de gemeentelijke processen systematisch is geborgd. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1.

De overweging van het bewust niet voldoen aan onderdelen van de geldende wet- en regelgeving systematisch vast te leggen, zodat deze inzichtelijk en uitlegbaar zijn. 2. Over te gaan tot daadwerkelijke implementatie van ontbrekende beheersmaatregelen en de periodieke toetsing op opzet, bestaan en werking van relevante beheersmaatregelen te borgen (BIO). 3. In kaart te brengen welke toekomstige wet- en regelgeving wordt doorgevoerd en processen in te richten om de toekomstige wet- en regelgeving te implementeren.

9

Nog onvoldoende voortgang in het inzicht in de risico’s met betrekking tot (beheer) SaaStoepassingen De gemeente gebruikt ter ondersteuning van haar bedrijfsprocessen steeds meer toepassingen op basis van software as a service (SaaS) in plaats van het in eigen beheer ontwikkelen en/of onderhouden van IT-systemen. De gemeente blijft hierbij echter onverminderd verantwoordelijk voor de uitbestede IT-diensten. De commissie acht het van belang dat gestuurd wordt op risico’s rond continuïteit, informatiebeveiliging en privacy. Inmiddels heeft de gemeente meer inzicht gekregen in de gebruikte SaaS-toepassingen en zijn tevens afspraken gemaakt met een deel van de leveranciers over leveren van Assurance rapportages. De hiervoor opgezette GAP-analyse loopt nog. De focus ligt hierbij op applicaties die betrekking hebben op de “kritische processen” van de gemeente. De verwachting van het college is dat deze analyse eind 2024 is afgerond, waarna de rest volgt. Er zijn natuurlijk veel meer applicaties binnen de gemeente die mogelijk ook uitbesteed zijn En waar ook risico’s worden gelopen, weliswaar mogelijk in mindere mate. De met de leveranciers afgesproken assurance rapportages worden nog niet overal opgevraagd dan wel ontvangen. Daar waar die rapportages wel voorhanden zijn ontbreekt het aan zichtbare opvolging van aandachtspunten uit de assurance rapportages.

Doordat centraal geen inzicht bestaat (op het verkrijgen en beoordelen van assurance rapporten en het ondernemen van acties op geconstateerde aandachtspunten) wordt hier niet op geacteerd. Op dit punt vindt de commissie de voortgang nog onvoldoende. Deze applicaties raken direct of indirect belangrijke gemeentelijke processen, ook die processen die rechtstreeks de inwoners (en hun gegevens) raken. Daarom moeten bestaande risico’s in beeld zijn en worden beheerst. Onderstaande aanbevelingen heeft de commissie eerder ook gedaan. Dit jaar verwacht de commissie aanvullend dat er concreet zicht komt op het tijdspad waarin deze aanbevelingen zullen worden gerealiseerd. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Alle uitbestede diensten in beeld te krijgen en na te gaan of afspraken rondom assurance rapporten zijn gemaakt. 2. De inhoud van de verkregen assurance rapportages jaarlijks te beoordelen en de risico’s voor continuïteit, informatiebeveiliging en privacy te identificeren en benodigde acties te formuleren en uit te voeren. 3. Organisatorisch te zorgen voor centraal inzicht op de risico’s rondom continuïteit, informatiebeveiliging en privacy ten aanzien van uitbestede diensten, waaronder SaaSoplossingen. 4. Het college een concreet plan te laten opstellen waarin het tijdspad opvolging aanbevelingen en tussentijdse rapportage over de voortgang worden vastgelegd.

10

5. Business Continuity Management Business continuity management moet meer aandacht krijgen De continuïteit van de processen van de gemeente is van cruciaal belang voor de dienstverlening aan Amsterdammers. Sinds 2020 vraagt de accountant in haar accountantsverslagen aandacht voor het onderwerp Business Continuity Management (BCM). In 2023 zijn de kernprocessen vastgesteld door het Gemeentelijk Management Team (GMT) en heeft een externe partij een startnotitie opgesteld om het beleid verder vorm te geven. Inmiddels is een BCM-opgaveteam gestart en is een business continuity officer aangesteld. Begin 2024 zijn er drie directies met kritische processen gekozen om met behulp van BCM-oefeningen vast te stellen waar zaken nog moeten worden aangescherpt. Met de intern opgedane ervaring zal deze BCM aanpak, ondersteund door externe expertise, gemeentebreed worden geïmplementeerd. In 2023 is tevens geoefend met crisissituaties door deel te nemen aan overheidsbrede cyberoefeningen. De commissie constateert dat er weliswaar stappen worden gezet maar dat dit zeer gestaag verloopt. Het is de gemeente nog niet gelukt om dit onderwerp structureel te borgen in de organisatie. De gemeente onderkent weliswaar het belang ervan, handelt (ad hoc) adequaat op incidenten, maar boekt nog onvoldoende voortgang in het formuleren van beleid, organisatorisch inbedden en bemensen van BCM.

De verantwoordelijkheid voor dit onderwerp zou breed in de organisatie gevoeld en genomen moeten worden. Daarom vindt de commissie het zorgelijk dat de verantwoordelijkheid voor BCM nog niet (definitief) breder is belegd en vooralsnog alleen de Chief Information Officer (CIO) verantwoordelijk is. Gezien het belang van dit onderwerp wil de rekeningencommissie in 2024 hier meer voortgang op zien.

De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Beleid ten aanzien van BCM in 2024 verder te concretiseren. 2. De verantwoordelijkheid voor BCM breder te beleggen in het managementteam vanuit de coördinatie bedrijfsvoering. 3. De impact van potentiële risico’s te bepalen (business impact analyses) en vanuit de vastgestelde kernprocessen BCM in te richten voor de organisatie.

11

6. Fraude Gedeeltelijke opvolging van de aanbevelingen rondom fraude De accountant merkt op dat dat het aantal meldingen bij Bureau Integriteit (BI) over fraude al jaren beperkt is. De commissie heeft het onderwerp fraude besproken met de wethouder. Bij de bespreking is meerdere malen aangegeven dat fraude onder de portefeuille van de burgermeester valt. Het voorkomen van fraude heeft echter ook in de reguliere (financiële) processen een prominente plek en daardoor ook een directe relatie met alle portefeuilles waaronder de portefeuilles financiën, inkoop en personeel. Wij constateren dat dat in 2023 vooral inspanning is verricht om het fraudebewustzijn bij de ambtenaren te vergroten. Zo zijn er voor alle directies standaardfrauderisico’s opgenomen in het risicomanagementsysteem en worden de genoemde beheersingsmaatregelen in 2024 geïmplementeerd. De commissie heeft ook geconstateerd dat ondanks de aanbeveling van vorig jaar er ook in 2023 geen detectieve audits zijn uitgevoerd. De commissie is van mening dat deze audits veel waarde toevoegen in het fraudebewustzijn, het fraude-inschattingsproces en ook kan zorgdragen voor een cultuur waar een open gesprek gevoerd kan worden over fraude. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Zorg te dragen voor de implementatie van de genoemde beheersingsmaatregelen 2.

Audits uit te voeren die gericht zijn op de implementatie en werking van de fraudebeheersingsmaatregelen zoals opgenomen in Fully in Control. 3. In kaart te brengen welke detectieve maatregelen er al zijn en onderzoek welke aanvullend mogelijk zijn.

12

7. Kwaliteit van de P&C producten Leesbaarheid De afgelopen jaren heeft de commissie meermaals aandacht gevraagd voor de leesbaarheid en navolgbaarheid van het jaarverslag. Toch blijft het jaarverslag voor de gemiddelde (en bij vlagen zelfs voor de geoefende) lezer ingewikkeld. Zeker indien als uitgangspunt voor de leesbaarheid en navolgbaarheid een belangrijke doelgroep wordt genomen: de Amsterdammer. Het gepubliceerde magazine ziet de commissie als een verbetering van de leesbaarheid. De P&C producten moeten beter navolgbaar worden De commissie vindt dat het jaarverslag navolgbaar moet zijn. Dit ook in relatie tot de P&Cproducten die voorafgaan aan het jaarverslag. In het jaarverslag wordt het verschil tussen de laatst vastgesteld begroting (de najaarsnota) en de realisatie toegelicht. De toelichting op de afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigingen over 2023 zoals opgenomen in de begroting 2024 en de realisatie zijn in het jaarverslag minder navolgbaar. De transparantie van het jaarverslag kan worden vergroot door een analyse toe te voegen met een vergelijking tussen de P&C producten. Het valt de commissie op dat de verschillen tussen de realisatie en de najaarsnota op onderdelen relatief groot zijn. Dit is voor een deel te verklaren vanwege bijdragen van het Rijk.

Tegelijkertijd zijn er ook verschillen terug te voeren op de eigen ramingen, derhalve roept dit vragen op ten aanzien van de kwaliteit van het ramingsproces. De inhoudelijke toelichtingen op de reserves kunnen echt beter en de relatie tussen de begrote mutaties en de realisatie moet steviger worden gelegd. De commissie blijft aandringen op het vergroten van de begrijpelijkheid en navolgbaarheid van het jaarverslag en overige P&C producten. Deze zijn immers de basis voor het goed kunnen uitoefenen van het budgetrecht door de raad. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. De mogelijkheden te onderzoeken om tot een beter ramingsproces binnen de P&C cyclus te komen. 2. De afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie in het jaarverslag navolgbaar toe te lichten. 3. De reserves inhoudelijk beter toe te lichten en daarbij ook per reserve een relatie te leggen tussen begroting en realisatie.

13

IV. Slotwoord Er is de afgelopen jaren veel in gang gezet naar aanleiding van vragen en adviezen van de commissie. De commissie constateert dat de realisatie van deze adviezen nog niet altijd herkenbaar is en dat opvolging sowieso vaak veel tijd nodig heeft. In de gevoerde gesprekken met de bestuurders en ambtelijke top zijn hierover toezeggingen gedaan. Wij zullen de realisatie blijven volgen. Voor 2023 zullen wij het thema Fraude in het Rekeningencommissietraject nader beschouwen en is de commissie voornemens hier het gesprek over aan te gaan met de burgemeester, wethouders en directeuren. Een gezamenlijke taak voor de gemeenteraad De commissie wil de gemeenteraad wijzen op de eigen rol in het toezien op het verbeteren van het financiële beheer in onze gemeente. De commissie roept alle raadsleden op om actief en kritisch toe te zien op uitvoering van besloten beleid, budgetrealisatie en risicobeheersing in het algemeen en de door de rekeningencommissie genoemde aanbevelingen in het bijzonder. Ook roept de commissie de raadsleden op om voldoende aandacht te besteden aan de brieven over het afdoen van aanbevelingen die het college gedurende het jaar agendeert in diverse commissies. Indien aanbevelingen worden afgedaan hoort dit vergezeld te gaan van een advies van ACAM. Het is dan ook relevant kennis te nemen van deze brieven.

14