Bijlage 1_Uitkomsten evaluatie vierwekelijkse commissiecyclus.pdf

BIJLAGE 1. Uitkomsten evaluatie commissiecyclus “Een echt structurele oplossing om meer tijd vrij te maken is om het vergaderschema aan te passen. Het presidium stelt een vierwekelijkse cyclus voor in plaats van de huidige driewekelijkse cyclus. Hierdoor is er in elke periode van vier weken een ‘vrije’ week zonder vergaderingen. In deze week worden op woensdag en donderdag de technische sessies, werkbezoeken, expertmeetings etc. georganiseerd zodat de dinsdagavonden en vrijdagmiddagen vrijvallen. Het is overigens niet de bedoeling om deze woensdagen en donderdagen helemaal vol te plannen, juist ook om raadsleden de mogelijkheid te geven om zelf de stad in te gaan en in gesprek te gaan.” Met bovenstaande passage is door het presidium aan de raad voorgesteld om als pilot de driewekelijkse vergadercyclus te wijzigen in een vierwekelijkse vergadercyclus. De raad heeft met dat voorstel ingestemd. Met ingang van 1 januari 2024 vergadert de raad volgens een vierwekelijkse cyclus. Na een halfjaar zou deze pilot worden geëvalueerd, zodat het presidium de uitkomsten van deze evaluatie kan betrekken bij de voorbereiding van het vergaderschema voor 2025. Op donderdag 11 juli 2024 hebben alle raadsleden en fractievertegenwoordigers een mail ontvangen met een link naar de enquête.

Bij aanvang van de raadsvergadering op 17 juli 2024 heeft de burgemeester alle leden opgeroepen om de enquête in te vullen en is die boodschap op donderdag 18 juli 2024 door de vicevoorzitter van de raad herhaald. Uiteindelijk hebben 32 van de 45 raadsleden de enquête ingevuld. Daarmee hebben bijna driekwart van alle raadsleden gereageerd en kunnen de uitkomsten worden gebruikt om voorstellen te doen die tegemoet komen aan de wensen van de meerderheid in de raad.

Uitkomsten enquête Vraag 1 - Ik ben een raadslid/fractievertegenwoordiger Van de 45 raadsleden hebben 32 leden de enquête ingevuld. Verder is de enquête ook ingevuld door 5 fractievertegenwoordigers. Vraag 2 - Behoort u tot een fractie met drie of minder zetels dan wel vier of meer zetels?

Fractie met vier of meer zetels

13

Fractie met drie of minder zetels

4 19

0 Raadsleden

5

10

1 15

Fractievertegenwoordigers

20

25

Vraag 3 - Ik neem op reguliere basis deel aan de volgende raadscommissies:

Lidmaatschap van hoeveel commissies 14 12 10 8 6 4 2 0 Lid van één commissie

Lid van twee commissies

Lid van drie commissies

Raadsleden

Lid van vier commissies

Lid van vijf Lid van zeven commissies commissies

Fractievertegenwoordigers

De overgrote meerderheid van de respondenten is lid van twee of drie commissies. Bij de respondenten die lid zijn van twee commissies zijn enkele patronen zichtbaar: • Een aantal respondenten hebben beide commissies op één dag in één vergaderweek (bijvoorbeeld woensdagochtend en middag). • Een aantal respondenten hebben beide commissies op zelfde moment van één dag in beide vergaderweken (bijvoorbeeld commissie X op donderdagochtend in week 1 en commissie Y op donderdagochtend in week 2) Bij de respondenten die lid zijn van drie commissies zijn ook enkele patronen zichtbaar: • Een aantal respondenten hebben alle commissievergaderingen in de eerste dan wel in de tweede week • Een aantal respondenten hebben alle vergaderingen op zelfde dag van de week (bijvoorbeeld woensdagochtend en middag in eerste week en woensdagochtend in tweede week). Vraag 4 - Sinds wanneer bent u raadslid? De meerderheid van de respondenten (21) is lid van de raad sinds 2022. De overige respondenten zijn lid sinds 1998 (1), 2018 (1), 2020 (2) en 2024 (2). Vraag 5 - Verricht u naast het raadslidmaatschap betaald werk? Op drie respondenten na verrichten alle respondenten betaald werk naast hun raadslidmaatschap. Vraag 6 - Heeft u tijdens één van de vergadervrije weken een bijeenkomst bijgewoond? Op één respondent na, hebben alle respondenten tijdens de vergadervrije week een bijeenkomst bijgewoond.

Vraag 7 - In welke mate bent u tevreden over:

Aantal bijeenkomsten Een meerderheid van de respondenten (18) is tevreden (13) tot zeer tevreden (5) als het gaat over het aantal bijeenkomsten in de vergadervrije week. Verder geven 17 respondenten op dat zij neutraal staan ten opzichte van het aantal bijeenkomsten. Slechts 2 respondenten zijn ontevreden. Ruimte in agenda om zelf bijeenkomsten te organiseren Een ruime meerderheid van de respondenten merkt op dat zij tevreden (16) tot zeer tevreden (8) zijn over de ruimte die zij hebben om zelf bijeenkomsten te organiseren of aan te vragen. Voor 5 respondenten geldt dat zij ontevreden (4) tot zeer ontevreden (1) zijn. Mate waarin bijeenkomsten bijdragen aan informatiepositie waarover respondent het woord voert. Een ruime meerderheid zegt tevreden (18) tot zeer tevreden (13) te zijn over de bijdrage die de bijeenkomsten leveren aan hun informatiepositie. Vijf respondenten zijn neutraal en maar één respondent is ontevreden. De kwaliteit van de bijeenkomsten in het algemeen. Een overgrote meerderheid (31) zegt tevreden (23) of zeer tevreden (8) te zijn over de kwaliteit van de bijeenkomsten. Van alle respondenten is er maar één die ontevreden is. Vraag 8 - In hoeverre bent u het eens met de stelling: Wanneer er een bijeenkomst wordt georganiseerd, vind ik dat er een minimumaantal fracties aanwezig moeten zijn om deze door te laten gaan.

De stelling dat er een minimumaantal fracties aanwezig moet zijn om een bijeenkomst door te laten gaan wordt door 27 respondenten (23 eens, 4 helemaal mee eens) onderschreven. Vier respondenten zijn het oneens (3) of helemaal oneens (1) mee. Zes respondenten staan neutraal ten opzichte van deze stelling.

Vraag 9 - Indien u het eens was met de vorige vraag, wat zou volgens u een minimumaantal vertegenwoordigende fracties moeten zijn om een bijeenkomst door te laten gaan? 16 14

Reacties

12 10 8 6 4 2 0 0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Minimumaantal vertegenwoordigde fracties

De respondenten die het eens waren met de stelling uit vraag 8 (minimumaantal fracties) geven aan dat het minimumaantal fracties moet bestaan uit drie fracties (12) of vier fracties (14). Verder zijn er nog respondenten die stellen dat er vijf fracties (5) nodig zijn. Tenslotte zijn er nog respondenten die zes of zeven fracties (beide 1) een minimumaantal vinden. Vraag 10 - Maakt u in dit minimumaantal vertegenwoordigende fracties nog onderscheid tussen technische sessies, werkbezoeken, expertmeetings en overige bijeenkomsten? Op de vraag of respondenten onderscheid maken tussen technische sessies, expertmeetings, werkbezoeken etc. als het gaat om een minimumaantal fracties bij bijeenkomsten, geven 25 respondenten aan dat zij daarbij geen onderscheid maken. Negen respondenten maken wel onderscheid, maar is geen duidelijke lijn te onderkennen bij welk soort bijeenkomst zij wel of geen minimumaantal fracties willen hanteren. Aanpassing RvO aanpassen. Nu zijn nog de helft plus één fractie nodig bij organisatie expertmeeting, hoorzittingen, werkbezoeken. Alleen bij technische sessies wordt nu minimumaantal van vier fracties gehanteerd.

Vraag 11 - Hoe vaak heeft u een bijeenkomst gemist omdat er gelijktijdig een andere bijeenkomst was waar u bij aanwezig wilde zijn? Op de vraag of respondenten wel eens een bijeenkomst hebben gemist omdat er gelijktijdig een andere bijeenkomst was waar zij bij aanwezig wilde zijn, antwoordden 14 van hen dat zij dat wel eens hebben meegemaakt. 10 respondenten gaven aan dat zij dat nog nooit hebben meegemaakt. Vraag 12 - Hoe vaak heeft u een bijeenkomst gemist, omdat u elders in de stad deelnam aan een andere (externe) bijeenkomst? Van alle respondenten hebben 20 respondenten wel eens een bijeenkomst gemist omdat zij elders in de stad deelnamen aan een andere externe bijeenkomst. Aandacht Bij organisatie alert zijn op locatie en indien nodig reistijd inplannen.

Vraag 13 - Vindt u het bezwaarlijk als twee bijeenkomsten gelijktijdig plaatsvinden? Het merendeel van de respondenten (15) geeft aan dat zij het niet bezwaarlijk vinden als twee bijeenkomsten gelijktijdig plaatsvinden. Van de respondenten die het wel bezwaarlijk vinden (9), reageren enkelen dat het voor kleine fracties lastig is om dan toch bij beide bijeenkomsten vertegenwoordigd te zijn. In de opmerkingen bij deze vraag wordt suggestie gedaan om de bijeenkomsten die voor een commissie worden georganiseerd, zoveel mogelijk te organiseren op de dag waarop zij in de commissieweken vergaderen. Vraag 14 - Geeft u de voorkeur aan bijeenkomsten overdag of in de avond?

Van alle respondenten die slechts één antwoord hebben aangekruist (23) geven 9 respondenten aan dat zij een voorkeur hebben voor bijeenkomsten in de avond. Een gelijk aantal respondenten geeft aan dat zij geen voorkeur hebben. Bij de respondenten die meerdere antwoorden hebben aangekruist, geeft het merendeel (8) aan een voorkeur te hebben voor bijeenkomsten die in de ochtend en/of de middag worden georganiseerd. Vier respondenten hebben een voorkeur voor bijeenkomsten in de middag en de avond. Aandacht Suggestie is om te trachten bijeenkomsten zoveel mogelijk te organiseren op de vergaderdag van de commissie.

Vraag 15 - Geef aan in hoeverre u het eens bent met de volgende stellingen In vergelijking met de driewekelijkse cyclus:

In vergelijking met de drie wekelijkse cyclus vindt de meerderheid van de respondenten dat zij meer ruimte in hun agenda hebben om alle bijeenkomsten te bezoeken die zij willen bijwonen. Verder geeft een meerderheid van de respondenten aan dat het raadswerk zich ook meer concentreert op vaste dagen. Een aanzienlijk deel van de respondenten stelt verder dat zij in de vier wekelijkse cyclus meer mogelijkheden hebben om zelf de stad in te gaan om in gesprek te gaan met burgers. In vergelijking met de drie wekelijkse cyclus hebben de respondenten wel het gevoel dat de agenda's van de commissies “voller” zijn en dat meer avondvergaderingen nodig zijn om alle agendapunten te kunnen afronden. Het zorgt er overigens niet voor dat de respondenten selectiever zijn geworden in het agenderen van bespreekpunten. Ten opzichte van de drie wekelijkse cyclus ervaart een grote meerderheid van de respondenten minder werkdruk tijdens de vier wekelijkse cyclus. Een groot deel van de respondenten (24) is het eens met de stelling dat de vier wekelijkse cyclus over het algemeen als een verbetering wordt gezien. Vraag 16 - Hoeveel uur per week besteedt u gemiddeld aan het raadswerk sinds de invoering van de vierwekelijkse cyclus? Meer dan de helft van de respondenten (20) meldt dat zij meer dan 20 uur aan hun raadswerk kwijt zijn per week.

Voor 14 respondenten geldt dat zij tussen de 8 uur en 20 uur aan hun raadswerk besteden. Vraag 17 - Ervaart u dit als:

Vraag 18 - Welke voordelen ziet u aan de vierwekelijkse vergadercyclus ten opzichte van de eerdere situatie? Wat uit de beantwoording van de vraag welke voordelen de respondenten zien aan de vier wekelijkse cyclus ten opzichte van eerdere situatie komt duidelijk naar voren dat deze cyclus meer tijd, meer ruimte en meer ademruimte geeft aan de respondenten om andere dingen te doen. Een greep uit de antwoorden: “Het geeft je tijd om op adem te komen” “Tijd om bij te komen en ander werk te doen dan raadswerk” “Het is echt een verbetering dat er af en toe een adempauze is. Zeker met een fulltimebaan naast het raadswerk scheelt dat enorm“ Vraag 19 - Welke nadelen ziet u aan de vierwekelijkse vergadercyclus ten opzichte van de eerdere situatie? Ten opzichte van de eerdere situatie zien de respondenten ook nadelen aan de vier wekelijkse cyclus. Vaak genoemd worden (over)volle agenda's genoemd als nadeel. Andere respondenten merken op dat er, door het invoeren van de vier wekelijkse cyclus, minder vergaderingen zijn en daardoor ook minder spreektijd is. Vraag 20 - Hoe waardeert u de opbouw van de vierwekelijkse cyclus? De opbouw van de vier wekelijkse cyclus (commissieweek 1, commissieweek 2, raad, vergadervrije week) wordt door respondenten gewaardeerd. Een aantal respondenten (8) merkt op dat een vergadervrije week tussen commissieweek 2 en de raad gunstiger zou zijn.

Vraag 21 - Zou uw beoordeling van de vierwekelijkse cyclus anders zijn geweest als deze anders was opgebouwd? Op de vraag of de beoordeling van de vier wekelijkse cyclus anders zou zijn geweest als deze anders zou zijn opgebouwd, werd door 17 respondenten met nee geantwoord. Maar ook bij deze vraag werden voorstellen gedaan om de opbouw zo aan te passen dat de vergadervrije week voor de raadsvergadering komt. Verder werd voorgesteld om bij het plannen van bijeenkomsten etc. in de vergadervrije week zoveel mogelijk aansluiting te zoeken bij de vergaderdag van de commissie waar de bijeenkomst voor wordt georganiseerd. Dus als de commissie op donderdag vergadert, moeten bijeenkomst voor die commissie ook idealiter op een donderdag worden georganiseerd. Vraag 22 - Wat heeft voor u de voorkeur?

3

De vierwekelijkse cyclus voortzetten zonder aanpassingen

2

De vierwekelijkse cyclus voorzetten met aanpassingen 19 13

Weer overgaan op de driewekelijkse cyclus zoals deze was Weer overgaan op de driewekelijkse cyclus zoals deze was met aanpassingen

Een overgrote meerderheid van de respondenten (32) vindt dat de vier wekelijkse cyclus moet worden voortgezet. Van die meerderheid vinden 19 respondenten de huidige opzet prima, 13 respondenten stellen aanpassingen voor. Van de respondenten zijn er 5 die terug willen naar de 3wekelijkse cyclus. Aanpassing Voorstellen aan presidium om na te denken over aanpassing opbouw. Vraag 23 - Kunt u uw antwoord op de vorige vraag motiveren? Aan de respondenten is gevraagd of zij hun antwoord op de vraag wat hun voorkeur heeft, nader kunnen motiveren. Een aantal respondenten geeft aan dat zij hun antwoord niet nader kunnen/willen motiveren. Anderen stellen dat deze cyclus gewoon goed is en een enkeling komt met een wijzigingsvoorstel. Bijvoorbeeld om wel de vier wekelijkse cyclus te behouden maar dan geen vergadervrije week meer te hebben. Door het herverdelen van de onderwerpen over commissies (waarbij ook een uitbreiding van het aantal commissies nodig is) kan de vergadervrije week dan voor commissievergaderingen worden benut. Vraag 24 - Heeft u nog suggesties ter verbetering van het vergaderschema, los van uw voorkeur voor een driewekelijkse of vierwekelijkse vergadercyclus? Aan de respondenten is ook gevraagd of zij, los van hun voorkeur voor een drie wekelijkse of vier wekelijkse cyclus suggesties hebben voor verbetering van de vergadercyclus.

Van alle respondenten hebben 8 geen suggesties. De suggesties van de overige respondenten hebben betrekking op: • FKD is veel te vol (7x genoemd) • Agenda moet eerder online (2x genoemd) • Spreektijd van het college beperken • Geef agendapunten een vaste behandeltijd zoals in Almere. • Als vergadervrije week voor de raad komt, benut die week dan ook voor de uitloop van commissievergaderingen, bijvoorbeeld door in de vergadervrije week een TAR-achtige commissievergadering te plannen • Zorg voor betere spreiding van de bespreekpunten vanuit het college. Vraag 25 - Het komt voor dat een commissievergadering wordt afgezegd omdat er te weinig onderwerpen zijn die besproken moeten worden. Hoe vaak heeft dat meegemaakt in de eerste helft van 2024? Aan de respondenten is gevraagd of zij wel eens hebben meegemaakt dat een commissievergadering is afgezegd omdat er te weinig bespreekpunten waren. Van alle respondenten hebben 20 respondenten dat nog niet meegemaakt. Bij 6 respondenten is dat één keer gebeurd. Volgens 4 respondenten is het twee keer voorgekomen dat een vergadering is afgezegd.

Vraag 26 - Geef aan in hoeverre u het eens bent met de volgende stellingen

De stelling dat leden in het algemeen voldoende voorbereidingstijd hebben om commissievergaderingen voor te bereiden wordt door 27 respondenten onderschreven. Met de stelling dat de portefeuilles logisch over de commissies verdeeld zijn, zijn maar drie respondenten het eens. Een meerderheid (23) is van mening dat de portefeuilles niet logisch zijn verdeeld. Ook met de stelling dat de portefeuilles evenredig over de commissie zijn verdeeld, is de meerderheid (24) van de respondenten het niet eens. Er zijn overigens maar 4 respondenten die vinden dat het wel evenredig verdeeld is. Vraag 27 - Kunt u uw antwoord op de vorige vraag, tweede (logische verdeling) en derde (evenredige verdeling) item, toelichten? Op de vraag om de antwoorden die de respondenten hebben gegeven op vraag 26 over de logische verdeling en de evenredige verdeling toe te lichten, wordt duidelijk dat veel respondenten (19x genoemd) vinden dat vooral bij FKD problemen zijn. De respondenten vinden dat FKD vooral anders moet worden verdeeld, dat het een erg zware commissie is. Verder wijzen zij er ook op dat FKD veel te druk is en veel te vol zit. Het is een onlogisch samenraapsel. In mindere mate wordt ook over OZA, MOW en AZ gezegd dat deze commissies te vol zitten. Een enkeling vindt dat de commissie DC te licht is.

Respondenten vermelden ook dat het onwenselijk is dat sommige onderwerpen in meerdere commissies aan de orde komen en dat combinaties van thema’s, zoals bij SED bijvoorbeeld, niet logisch is. Aanpassing Voorstellen aan presidium om na te denken over aanpassing indeling commissies. Vraag 28 - Geef aan in hoeverre u het eens bent met de volgende stelling: Een andere portefeuilleverdeling over de commissies zou meer evenwicht tussen de verschillende commissies brengen. De stelling; “een andere portefeuilleverdeling over de commissies zou meer evenwicht tussen de verschillende commissies brengen”, wordt door 29 van de 37 respondenten onderschreven. Er zijn verder 7 respondenten die de stelling neutraal waarderen en één respondent weet het niet/heeft geen mening. Vraag 29 - Heeft u suggesties ten aanzien van de portefeuilleverdeling over de commissies? Aan de respondenten is gevraagd of en zo ja welke suggesties zij hebben ten aanzien van de portefeuilleverdeling over de commissies. De suggesties zijn hieronder per commissie gerangschikt.

Aanpassing Voorstellen uitwerken en voorleggen aan presidium. FKD • SED, DC en FKD evenwichtiger vullen met portefeuilles • Kunst en Cultuur naar AZ of WV • Onderwerpen FKD naar DC • Varen en Artis vanuit MOW naar FKD • Kunst en Cultuur naar SED of DC of AZ • SO samenvoegen met FKD • FKD, SED en OZA herverdelen DC • AEB/Schiphol aan DC toevoegen • Evenrediger vullen tussen DC, FKD en SED • EZ bij DC onderbrengen • Onderwerpen van FKD naar DC • Kunst en Cultuur naar DC (niet logisch maar vanwege dunne agenda bij DC) • Meliani portefeuilles naar DC • DC vullen met onderwerpen uit FKD, OZA en MOW (kan ook naar SO) • Deelnemingen toevoegen aan DC • Evenementen, deelnemingen en/of personeel naar DC • FKD, OZA, SED portefeuilles herverdelen onder elkaar en/of naar MOW, DCl OZA • Armoede naar SED, want logische combo met sociale zaken • Diversiteit toevoegen aan OZA • Overlap OZA en SED, denk aan armoede/werk en inkomen • Leden bij OZA moeten niet zoveel TKN stukken agenderen. AZ • Kunst en Cultuur aan AZ toevoegen • Aanpak binnenstad aan AZ toevoegen (zit nu bij SO) • Personeel en Organisatie aan AZ toevoegen.

SED • Kunst en Cultuur aan SED toevoegen • Financiën aan SED toevoegen • SED, FKD en OZA, portefeuilles onderling herschikken WV • Kunst en Cultuur aan WV toevoegen RO • Iets schuiven in portefeuilles van RO naar SO SO • Portefeuilles van RO naar SO verplaatsen • SO samenvoegen met Financiën

•

Topics uit Financiën toevoegen aan SO

MOW • Varen en Artis naar FKD • DC en MOW beter balanceren Los van alle commissie specifieke suggesties zijn er ook nog twee algemene suggesties gedaan. • Maak een nieuwe commissie Kunst, Cultuur, Diversiteit en Evenementen. Deze commissie kan dan nog worden aangevuld met portefeuilles/onderwerpen uit andere “volle” commissies. • Waarom geen commissies rond specifiek thema. Bijvoorbeeld een commissie Fysiek (RO, OR, WV en onderwerpen uit SO), commissie Sociaal (Soc. Zaken, armoede, jeugdwerk, opvang en diversiteit), commissie Financiën en een commissie Algemeen.