bijlage 1 TweedeVoortgangsrapportageRRPTransitieplanWerven
Tekst van het document
Tweede voortgangsrapportage Regeling Risicovolle Projecten Programma Transitie Werven en Overslagpunten
Periode:
Jan – juni 2021
Peildatum:
1 juli 2021
Status:
definitief
Financiële voortgang 1. Algemene stand van zaken
Knelpunten, risico’s en oplossingsrichtingen
Investeringsbudget Bouwkosten Inrichting ICT Verhuiskosten Proceskosten Onvoorzien Indexatie
Looptijd: 2021 - 2024 Kredietbeheer: Vastgoed Totaal: €76.400.000
€5.326.000 €1.008.000 €842.000 €3.603.000 €7.549.000 €5.265.000
€52.786.000
Corridor Jacob Bontiusplaats: in verband met de woningbouw in omliggend gebied en de vele vervoersbewegingen van veeg- en afvalvoertuigen is de wens om de in- en uitrit van het gebouw aan te passen. De consequenties voor continuïteit van primair proces, planning en geld worden samen met Gemeentelijk Vastgoed, A&G en Stadswerken in kaart gebracht. Bornhout: de hal van de werflocatie blijkt niet geschikt voor het stallen van de voertuigen van A&G. Een oplossing buiten de hal wordt uitgewerkt.
Status
Overslagpunten: Vanuit het transitieplan is het gewenst dat er vier overslagpunten aan het water in alle windrichtingen worden gerealiseerd. Op dit moment zijn twee van de vier locaties nog niet bepaald. Het is niet zeker of deze twee locaties aan het water gevonden gaan worden. Om hierop te anticiperen wordt een variant bekeken waarbij deze overslagpunten alleen landverbinding hebben.
Voorbereiding (voorlopig ontwerp) Voorbereiding (aanbesteding ontwerp) Voorbereiding (aanbesteding uitvoering)
Stadhuis: de verbouwing van de voormalige bunker in de kelder van het stadhuis blijkt complexer en niet binnen het financiële kader geschikt te maken voor gebruik door THOR. Er wordt gewerkt aan een dekkingsvoorstel om de extra kosten op te lossen binnen de business case en onderhoudsvoorziening.
Voorbereiding (aanbesteding ontwerp) Uitvoering (Nieuwbouw buiten scope) Voorbereiding (aanbesteding ontwerp) Voorbereiding (aanbesteding ontwerp) Voorbereiding (aanbesteding uitvoering) Voorbereiding (aanbesteding ontwerp) Voorbereiding (locatieonderzoek) Voorbereiding (aanbesteding ontwerp) Voorbereiding (aanbesteding ontwerp) Voorbereiding (voorlopig ontwerp) Voorbereiding (voorlopig ontwerp) Voorbereiding (aanbesteding ontwerp)
Planning Locatie Anton de Komplein Bornhout Daniel Goedkoopstraat
Type verbouwing Kleinschalig Grootschalig Kleinschalig
Gereed* vorige 2021 2024 2021
Den Brielstraat Fogostraat IJburg Jacob Bontiusplaats Luchtvaartstraat Meteorenweg Overslagpunten Rozenburglaan Schepenbergweg Stadhuis Van Heenvlietlaan Volendammerweg Af te stoten locaties
Nieuwbouw Kleinschalig Nieuwbouw Kleinschalig Kleinschalig Kleinschalig Nieuwbouw Kleinschalig Kleinschalig Kleinschalig Kleinschalig Nieuwbouw nvt
2024 2021 2024 2022 2021 2022 2024 2024 2022 2021 2022 2024
Verhuizingen
nvt
Q2 2021 Peildatum: 1 juli 2021
1 juli 2021
Gereed* huidige 2022 2024 2021
Fase
2024 2021 2024 2022 2021 2022 2024 2024 2022 2022 2022 2024
Kansen Verkenning of THOR, A&G en Stadswerken op de locatie Schepenbergweg gehuisvest kunnen worden en Anton de Komplein als uitvoeringslocatie binnen het programma kan vervallen.
2
Communicatie en Participatie Medewerkers zijn geïnformeerd via nieuwsberichten en Tamtam. Participatieaanpak is uitgewerkt; medewerkers worden op locaties betrokken. Communicatiebericht is verzonden aan stadsdeelbesturen en gebiedsmanagers.
* Oplevering en (1ste) inhuizing
Mijlpalen / resultaten afgelopen periode
Wijziging t.o.v. vorige rapportage
Vooruitblik komende periode
Raad heeft kennis genomen van de Basisrapportage/ eerste voortgangsrapportage.
Gunning ontwerpteam en start ontwerpen voor de verbouwingen na de zomer van 2021
Het programma van eisen voor de te verbouwen locaties is vastgesteld
Gunning uitvoering van de kleinere verbouwingen en start in het 4 e kwartaal van 2021
Voortgangsrapportage Transitieplan Werven en Overslagpunten
2
2. Voortgang uitvoering bouwprojecten
Peildatum: 1 juli 2021
Wijzigingen scope o Tijdens het opstellen van het programma van eisen zijn de aantallen en wensen geactualiseerd naar de huidige situatie die op aspecten afweek van de situatie van de business case. Als gevolg van Corona heeft A&G een groter aantal voertuigen in gebruik genomen, zijn er extra handhavers ingezet en is geconstateerd dat voor de goede uitvoering van het administratief proces van THOR het aantal en de omvang van de werkplekken te klein was ingeschat. Alles is binnen budget opgelost en meegenomen in het vastgestelde programma van eisen. o Er ligt in verband met de woningbouw in het gebied een bestuurlijke wens voor een aanpassing aan de in- en uitgang van de uitvoeringslocatie aan de Jacob Bontiusplaats. Deze wordt verkend.
Mijlpalen afgelopen periode o Het programma van eisen voor de te verbouwen locaties is vastgesteld; o De aanbesteding van het ontwerpteam is gestart; o De aanbesteding van de kleine verbouwingen is gestart (Daniel Goedkoopstraat, Anton de Komplein, Stadhuis, Luchtvaartstraat, Van Heenvlietlaan en Schepenbergweg).
Wijzigingen projectbeheersing en besturing Er zijn geen wijzigingen in de projectbeheersing of besturing opgetreden.
Nadere toelichting op planning Om de voortgang van de 14 te verbouwen locaties te bewaken en daarover te rapporteren is de Kaderplanning opgesteld. Deze is in de vorige rapportage gepresenteerd. Ten opzichte daarvan zijn in de afgelopen periode enkele beperkte wijzigingen opgetreden. De aanbesteding van het ontwerpteam heeft enkele weken vertraging opgelopen, waardoor de gunning begin 3e kwartaal 2021 in plaats van eind 2e kwartaal 2021 plaatsvindt. Dit heeft geen gevolgen voor het verdere proces. Daarnaast zijn de planningen van de locaties Stadhuis en Anton de Komplein (kleinschalige verbouwingen) gewijzigd, waardoor de opleverdata zijn verschoven van eind 2021 naar 2022. Deze verschuiving heeft geen impact voor de doorlooptijd van het gehele programma. De tabel op de 1e pagina geeft een globaal overzicht van de te (ver-)bouwen locaties, waarbij aangegeven is welke opleverdatum in de vorige rapportage is genoemd.
Voortgangsrapportage Transitieplan Werven en Overslagpunten
Mijlpalen komende periode o De selectie van het ontwerpteam dat de grotere verbouwingen gaat ontwerpen na de zomer van 2021; o De selectie van een aannemer die de de kleinere verbouwingen gaat uitvoeren in 2021 en 2022; o De start van de uitvoering van de eerste kleinere verbouwingen in het 4e kwartaal van 2021.
2
3. Financiële voortgang
Peildatum: 1 juli 2021
Actualisatie budget
€ 56.378.000 € 5.177.000 € 949.000 € 789.000 € 4.065.000
Aanpassingen indexatie € -3.142.000 € -225.000 € -30.000 € 5.000 € -320.000
Aanpassingen planning € 2.433.000 € 174.000 € 33.000 € 16.000 € 180.000
€ 9.019.000
€ -525.000
Subtotaal € 76.377.000 Waarvan ten laste van het budget onvoorzien Totaal
€ -4.237.000
Omschrijving
Businesscase raad
Bouw Inrichting ICT Verhuiskosten Proceskosten Onvoorzien
Indexatie Hiernaast staan de budgetten gepresenteerd gerekend naar prijspeil einde werk. Onvoorzien In de businesscase is rekening gehouden met 20% onvoorziene kosten op de realisatiekosten. Dit telt op tot een bedrag van € 9.287.694,-. Na wijzigingen (ad. € 1.739.000) resteert er € 7.549.000. Hiervan is € 3.092.000 toegekend voor de uitvoering. Een bedrag van € 4.457.000 resteert als onvoorzien centraal.
Voortgangsrapportage Transitieplan Werven en Overslagpunten
€ 1.539.000 € 617.000 € 123.000 € 66.000 €0
Businesscase geactualiseerd € 57.208.000 € 5.743.000 € 1.076.000 € 877.000 € 3.926.000
€ 393.000
€ 402.000
€ 9.288.000
€ 3.229.000
€ 2.747.000
€ 78.118.000 -€ 1.739.000 € 76.379.000
Aanpassingen fouten
Hoofdlijnen wijzigingen o De indexatie over de jaren 2018 t/m 2020 is aangepast aan de feitelijke index welke lager is uitgevallen; o Door een langere aanlooptijd voor het raadsbesluit was het noodzakelijk om de planning aan te passen. Door de latere uitvoering en verwachte kostenstijging zijn de kosten hoger; o Aanpassing fouten: • Aanpassingen in verhuiskosten; • ARBO/sta werkplekken THOR aangepast; • Stortplaats op de van Heenvlietlaan vervalt; • Multifunctionele ruimtes opgenomen op aangewezen locaties.
3
3. Financiële voortgang
Peildatum: 1 juli 2021
Realisatie uitvoeringskosten Omschrijving Bouwkosten* Inrichting* ICT* Verhuiskosten* Proceskosten Onvoorzien centraal Indexatie 2022 t/m 2024 Totaal
Budget € 55.278.000 € 5.626.000 € 1.058.000 € 884.000 € 3.603.000 € 4.457.000 € 5.473.000 € 76.379.000
Cost to date (Verplicht) € 26.000 €0 €0 €0 € 60.000 €0 €0 € 86.000
Cost to date (Realisatie) € 373.000 € 16.000 2.000 €0 € 677.000 €0 €0 € 1.068.000
Cost to complete (Prognose) € 54.879.000 € 5.610.000 € 1.056.000 € 884.000 € 2.866.000 € 4.457.000 € 5.473.000 € 75.225.000
Restant €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
* Budgetten prijspeil 2021 en inclusief onvoorziene werkzaamheden in de uitvoering á € 3.092.000
Hoofdlijnen realisatie Het eerste jaar na het investeringsbesluit heeft in het teken gestaan van het opzetten van de programmaorganisatie en de inkoop van adviseurs voor de engineering van de (ver)bouwprojecten. In de realisatie zien we dat terug komen bij de project overstijgende proceskosten en de proceskosten die gekoppeld zijn aan de bouwkosten en daar verantwoord worden.
Voortgangsrapportage Transitieplan Werven en Overslagpunten
4
4. Risico top 5 Het risicodossier is voorafgaand aan het opstellen van deze rapportage geactualiseerd. Gekeken is of er nieuwe risico’s zijn, of er risico’s zijn komen te vervallen en of de score op de risico’s (kans van optreden) aanpassing behoefde. Ten opzichte van de vorige rapportage zijn de vijf toprisico’s niet gewijzigd. In de afgelopen periode zijn deze risico’s wel actueel geworden en worden er actief beheersmaatregelen uitgevoerd. De top 5 risico’s bestaat uit: 1. Transitieplan sluit niet aan op organisatieontwikkeling Dit risico is actueel en wordt actief beheerst De gemeente is als organisatie in ontwikkeling: o De financiële situatie van Amsterdam noodzaakt kritisch naar alle investeringsprojecten te kijken. Dat is ook gebeurd voor de investeringen van het transitieplan. De conclusie is dat uitstel of afstel van het Transitieplan juist tot meerkosten leidt. De businesscase is rendabel en biedt bij uitstek de kans om politieke doelstellingen tegen lagere kosten te realiseren. o Na het opstellen van het transitieplan is nieuw beleid vastgesteld ten aanzien van duurzaamheid en circulariteit. Conform het raadsbesluit worden de nieuwe locaties energieneutraal en de bestaande werven worden naar energielabel A gebracht. Het kosteneffect van de ambities met betrekking tot circulariteit moeten de komende tijd in beeld worden gebracht.
Dit kan leiden tot een mogelijk verzoek tot inzet van extra middelen om aan het nieuwe beleid te voldoen.
Peildatum: 1 juli 2021
3. Het lukt niet om vier overslagpunten in bedrijf te stellen Dit risico is actueel en wordt actief beheerst. Het voorstel is om een alternatief uit te werken waarbij twee van de vier beoogde overslaglocaties niet aan het water komen te liggen. Hiermee neemt het aantal vervoersbewegingen over de weg in de stad en over de ring A10 minder af dan was voorzien. Keerzijde is dat de zoektocht naar locaties afgerond kan worden en de uitvoering van het transitieplan hierdoor geen vertraging hoeft oplopen. 4. Onvoorziene kosten gedurende ontwerptraject Dit risico is actueel en wordt beheerst De business case is in 2018 opgesteld, sindsdien hebben wijzigingen in de organisatie plaatsgevonden. Gedurende het opstellen van het programma van eisen bleken aanvullende kosten als gevolg van groter wagenpark en meer medewerkers. Deze konden ofwel binnen het bestaande locatiebudget, ofwel vanuit en de daarmee gepaard gaande onvoorziene kosten worden gedekt. Gedurende de looptijd van het programma kan dit risico met allerlei oorzaken opnieuw optreden. 5. Te verbouwen locaties zijn niet op tijd functievrij Dit risico is (nog) niet actueel, beheersing was niet nodig.
2. Te veel druk op wijziging van de opgave/ scope van het programma Dit risico is actueel en wordt actief beheerst Er worden (doorlopend) wijzigingen van de scope en/of de planning gevraagd gedurende de voorbereiding en uitvoering van het programma. Dit is enerzijds het gevolg van eisen en wensen vanuit de externe omgeving en anderzijds vanuit de interne omgeving. Per keer wordt gewogen wat het effect is op scope, planning en kosten en neemt de stuurgroep een besluit over het al dan niet meenemen binnen de scope van het Transitieplan. Tot op heden heeft de stuurgroep niet tot wijziging besloten. Voortgangsrapportage Transitieplan Werven en Overslagpunten
5
5. Communicatie en participatie Uitwerking communicatie strategie In de Basisrapportage is de algemene communicatie strategie beschreven. In de afgelopen periode is deze verder uitgewerkt en heeft de eerste communicatie richting medewerkers plaatsgevonden. Om de medewerkers zo goed mogelijk te betrekken, eventuele zorgen weg te nemen, te leren van hun ervaring en suggesties en hun enthousiasme te vergroten, kunnen medewerkers in werkgroepen actief meedenken over en meewerken aan specifieke zaken. Voor de verschillende fases in het proces (bijvoorbeeld programma van eisen, ontwerpfase, verhuisfase) wordt met verschillende werkgroepen gewerkt. Medezeggenschap Uitgaande van de Wet op de ondernemingsraden is van een formeel instemmings- of adviestraject geen sprake. Wel is het van groot belang om de medezeggenschapsorganen goed te informeren en hun vragen te beantwoorden. De gesprekspartner voor de stuurgroep en het programma is de OR Onderdeelcommissie van het cluster Stadsbeheer. In april 2021 is bij hen een eerste presentatie over het Transitieplan verzorgd en zijn de vragen beantwoord. De betrokken directies zorgen dat hun eigen Onderdeelcommissie goed aangehaakt is. Daarbij worden vragen en knelpunten vanuit de Onderdeelcommissies doorgestuurd naar het programmateam.
De centrale Amsterdamse OR zal ook bijgepraat worden over het transitieplan en de impact daarvan voor de medewerkers.
Voortgangsrapportage Transitieplan Werven en Overslagpunten
Peildatum: 1 juli 2021
In de afgelopen periode zijn de volgende communicatieactiviteiten uitgevoerd: o Er is een communicatieplan opgesteld en vastgesteld o Er is een voorlopige communicatiekalender gemaakt die zal worden aangevuld met de per locatie gevraagde communicatie activiteiten o Er is een participatieplan gemaakt o Er is een Tamtam pagina waarop relevante stukken gepubliceerd kunnen worden o Er is een mailbox gemaakt voor vragen en om goede ideeën in te brengen o Er is een kernboodschap + Q&A per mail en via de schermen op de locaties gestuurd aan leidinggevenden en medewerkers o Er is een presentatie verzorgd voor de OC Stadsbeheer o Er is een kernboodschap + Q&A per mail aan de stadsdelen gestuurd, rechtstreeks aan het bestuur, het management en de gebiedsteams Locatiespecifieke communicatie wordt opgepakt zodra de planning daar aanleiding voor geeft. Bijvoorbeeld als een definitief ontwerp van de locatie is vastgesteld, of als een verhuizing op stapel staat.
6