Bijlage 1 Samenvatting health-checks AFIS.pdf

Samenvatting health-checks AFIS Deloitte Consultative Services B.V. Maart 2026

Inhoudsopgave Samenvatting........................................................................................................................................... 3 1.

2.

Inleiding........................................................................................................................................... 6 1.1.

Aanleiding .............................................................................................................................. 6

1.2.

Rol van Deloitte...................................................................................................................... 6

Conclusie Health-Checks ................................................................................................................. 8 2.1.

Beschouwing van de AFIS implementatie.............................................................................. 8

2.2.

Overkoepelende conclusie health-checks ............................................................................. 8

2.3.

Samenvatting per health-check ............................................................................................. 9

2.3.1

Health-check vendor invoice management (mei 2025) .................................................... 9

2.3.2

Health-check financieel plan t/m verantwoording (juli 2025) ........................................ 10

2.3.3

Health-check financiële projectbeheersing (februari 2026) ........................................... 11

2.3.4

Health-check beheer stamdata (maart 2026) ................................................................. 12

2.3.5

Health-check (light) SAP Ariba (april 2026) ..................................................................... 13

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 1

Samenvatting

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 2

Samenvatting De directie Financiën en Inkoop van de gemeente Amsterdam streeft ernaar om de gemeentelijke organisatie, evenals de Amsterdamse burgers en bedrijven, een uitstekende en toekomstbestendige financiële dienstverlening te bieden. Een efficiënte en transparante financiële administratie, met geïntegreerde financiële en inkoopprocessen, vormt hiervoor de basis. AFIS is gebaseerd op een moderne oplossing van SAP S/4 HANA en biedt daarmee een toekomst vaste, geïntegreerde basis voor alle financiële- en inkoopprocessen binnen de gemeente. De gemeente Amsterdam ondervindt aanzienlijke uitdagingen met het SAP S/4 HANA‑systeem: de standaardconfiguratie sluit onvoldoende aan op gemeentelijke processen, er zijn afwijkingen van best practices en enkele modules zijn niet geïmplementeerd, waardoor het systeem niet optimaal functioneert en de beoogde voordelen uitblijven. Deze problematiek manifesteert zich in meerdere werksporen. De gemeente heeft Deloitte gevraagd health checks uit te voeren; deze zijn tussen februari 2025 en maart 2026 uitgevoerd en richtten zich op verschillende kritieke onderdelen van het AFIS‑systeem. De keuze van de gemeente Amsterdam voor het ERP-systeem van SAP is goed onderbouwd. Bij vergelijkbare organisaties functioneert dit pakket naar behoren en levert het aantoonbare meerwaarde voor de bedrijfsvoering.

De implementatie van een ERP-systeem zoals AFIS is echter inherent complex: het betreft niet slechts een IT-vernieuwing, maar een ingrijpende transformatie van de gehele organisatie. Deze complexiteit wordt versterkt door de breedte van ondersteunde bedrijfsfuncties (financiën, inkoop, begroting, projecten) en de grote diversiteit aan directies en gebruikers, elk met eigen processen en werkwijzen. De uitgevoerde health-checks tonen aan dat de huidige inrichting van AFIS op meerdere punten afwijkt van SAP best practices en gangbare toepassingen bij vergelijkbare organisaties. Dit resulteert in een structureel hoge beheerlast, afstemmingsproblemen tussen SAP-modules, afhankelijkheid van externe hulpmiddelen zoals Excel en beperkte automatisering van repetitieve handelingen. • Vendor Invoice Management (VIM): De knelpunten zijn veroorzaakt door onvoldoende testen met representatieve datasets, waardoor configuratieproblemen pas na go-live aan het licht kwamen. Deze zijn inmiddels verholpen en de beheerorganisatie aanvullend opgeleid. • Financieel Plan tot en met Verantwoording: Een deel van het begrotingsproces is tijdelijk teruggebracht naar LIAS. Dit vraagt om een strategische keuze voor de toekomstige inrichting, waarbij SAP Analytics Cloud (SAC) als planningstool wordt overwogen. • Financiële Projectbeheersing: Bij de basisinrichting zijn onjuiste keuzes gemaakt.

Dit vereist een grondige herziening en herinrichting via een goed voorbereid, gecontroleerd en projectmatig uitgevoerd traject. • Beheer Stamdata: Modules worden niet conform hun beoogde doel ingezet en beschikbare functionaliteiten worden onvoldoende benut. Dit leidt tot significant hogere beheerlasten in onder meer factuurafhandeling, autorisatiebeheer en workflows. • SAP Ariba: De configuratie functioneert binnen het huidige landschap. De keuze voor alle inkopen via Ariba leidt echter tot overschrijding van licenties en is mogelijk niet optimaal voor kapitaalintensieve aankopen. Een strategische afweging voor SAP Procurement is noodzakelijk.

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 3

De openstaande bevindingen met betrekking tot de inrichting van AFIS kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën: 1. Bevindingen die kunnen worden opgelost binnen de bestaande configuratie van AFIS; 2. Bevindingen die vragen om een herinrichting in de kern van de oplossing; 3. Bevindingen die worden veroorzaakt door het inzetten van de verkeerde SAP modules. Hoewel kritieke bevindingen inmiddels voortvarend zijn opgepakt en opgelost, vereist de realisatie van de beoogde waarde uit AFIS een fundamentele aanpak gericht op naleving van best practices, versterking van governance, kennisopbouw en projectmatige herinrichting van kernonderdelen. Met deze maatregelen kan de gemeente Amsterdam AFIS transformeren van een matig geconfigureerd systeem naar een strategische aanjager voor geautomatiseerde, efficiënte en compliant bedrijfsvoering.

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 4

Inleiding

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 5

1. Inleiding 1.1.

Aanleiding

De directie Financiën en Inkoop van de gemeente Amsterdam wil de gemeentelijke organisatie, Amsterdamse burgers en bedrijven een excellente en toekomstbestendige financiële dienstverlening bieden. Een efficiënte en transparante financiële administratie met geïntegreerde financiële en inkoopprocessen is hiervoor de basis. Een nieuw financieel management systeem (AFIS) voor de gehele organisatie is één van de middelen om deze ambitie waar te maken. AFIS is onderdeel van het verder digitaliseren en automatiseren van de (interne) dienstverlening van de gemeente Amsterdam, waarbij het systeem gebruiksvriendelijker en toegankelijker wordt. Door zoveel mogelijk te standaardiseren en automatiseren wordt de datakwaliteit van financiële en inkoopgegevens verbeterd ten behoeve van kwalitatief goede rapportages en betrouwbaardere prognoses. Het softwarepakket SAP is, na een aanbesteding, geselecteerd. De komende jaren gaat de gemeente Amsterdam gebruik maken van SAP S/4 HANA en SAP Ariba . Het implementatietraject is in november 2022 gestart begin januari 2025 live gegaan.

1.2.

Rol van Deloitte

Na het verhelpen van de eerste kinderziektes bij go-live staat er een werkend AFIS-systeem: het functioneert voor de meeste afzonderlijke bedrijfsfuncties, maar voldoet op onderdelen niet aan de benodigde ondersteuning voor de Gemeente Amsterdam. Direct na go-live is Deloitte betrokken bij AFIS en gevraagd een aantal health-checks uit te voeren op de inrichting en werking van AFIS. Het doel van de health‑checks was het vaststellen van tekortkomingen in de huidige inrichting, het beschrijven van best practices en het doen van aanbevelingen voor verbetering. Deloitte heeft in totaal 5 health-checks uitgevoerd: 1. Health‑check vendor invoice management (mei 2025) 2. Health‑check financieel plan t/m verantwoording (juli 2025) 3. Health-check financiële projectbeheersing (februari 2026) 4. Health‑check beheer stamdata (maart 2026) 5. Health‑check (light) SAP Ariba (april 2026) De Ariba‑health‑check betreft een light‑variant: in korte tijd zijn de grootste knelpunten (zonder diepgaande configuratieanalyse) en relevante best practices geïnventariseerd, met als doel een afgewogen keuze te kunnen maken tussen het uitbreiden van licenties of het herinrichten van het systeem. De gemeente Amsterdam heeft Deloitte verzocht een samenvattend document van de uitgevoerde health‑checks op te stellen.

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 6

Conclusie health-checks

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 7

2. Conclusie health-checks 2.1.

Beschouwing van de AFIS implementatie

De keuze voor het ERP-systeem van SAP is voor de gemeente Amsterdam goed te verklaren. Bij vergelijkbare organisaties functioneert dit pakket naar behoren en levert het aantoonbare meerwaarde voor de bedrijfsvoering. De implementatie van een ERP-systeem zoals AFIS is echter complex: het betreft niet slechts een IT-vernieuwing, maar een ingrijpende transformatie van de gehele organisatie. De complexiteit van AFIS komt onder meer tot uiting in de breedte van de bedrijfsfuncties die het systeem ondersteunt (financiën, inkoop, begroting en projecten) en in de grote diversiteit aan directies en gebruikers. Deze hebben ieder hun eigen processen en werkwijzen, die door verschillende SAPmodules moeten worden gefaciliteerd. Dit leidt tot een omvangrijke veranderopgave en heeft geresulteerd in een specifiek op Amsterdam toegesneden inrichting van het SAP-systeem. Problemen in de bedrijfsvoering ontstaan vaak doordat standaarden en best practices onvoldoende worden gevolgd. Dit is een bekend verschijnsel dat al in de fase van het opstellen van het programma van eisen kan optreden. Daarin wordt regelmatig uitgegaan van procesondersteuning zoals die in legacy-systemen gebruikelijk was, aangevuld met specifieke wensen en eisen.

De implementatie van een (SaaS-)ERP-systeem vraagt echter juist om het adopteren van gestandaardiseerde best practices die verschillende bedrijfsfuncties integraal ondersteunen. Wanneer tijdens de realisatie wordt vastgehouden aan organisatie specifieke wensen zonder een zorgvuldige afweging van de consequenties, ontstaat het risico dat oude systemen feitelijk worden nagebouwd. Dit leidt vaak tot omvangrijk maatwerk en doet afbreuk aan de integraliteit en effectiviteit van de uiteindelijke oplossing. Gevolgen hiervan zijn onder meer hogere beheerlasten, een beperkte wendbaarheid van het systeem en het uitblijven van beoogde voordelen, zoals procesoptimalisatie en kostenreductie. Het voorkomen van deze problematiek vereist tijdige en deskundige besluitvorming, duidelijke keuzes voor standaarden en best practices, een consistente methodische aanpak en een stevig ingerichte governance.

2.2.

Overkoepelende conclusie health-checks

Overkoepelend blijkt uit de uitgevoerde health-checks dat de huidige inrichting van AFIS op meerdere punten afwijkt van SAP best practices en gangbare toepassingen van specifieke modules bij vergelijkbare organisaties. Dit leidt tot een structureel hoge beheerlast, afstemmingsproblemen tussen SAP-modules, afhankelijkheid van externe hulpmiddelen zoals Excel en een beperkte automatisering van repetitieve handelingen. Tevens constateren wij dat bepalende ontwerpbesluiten over de systeeminrichting zijn genomen zonder gecontroleerde besluitvormingsprocedures, adequate documentatie en zonder een integrale afweging van de impact over verschillende werksporen heen. Daarbij dient te worden opgemerkt dat kritieke bevindingen uit de health-checks inmiddels voortvarend zijn opgepakt en opgelost door de gemeente Amsterdam, zoals de knelpunten in de betaalketen en het autorisatiebeheer.

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 8

Binnen de bestaande organisatie is, zowel bij eindgebruikers van AFIS als bij beheerders, een tekort aan kennis vastgesteld over de mogelijkheden en beperkingen van SAP. De beschikbare proces- en inrichtingsdocumentatie, evenals de trainingen, zijn daarbij onvolledig of onvoldoende toereikend om in de behoeften van de organisatie te voorzien. Samenvattend kan ten aanzien van de inrichting en de huidige situatie het volgende worden geconcludeerd. De problemen binnen VIM zijn ontstaan doordat de oplossing voorafgaand aan de ingebruikname onvoldoende is getest met een representatieve dataset, waardoor configuratieproblemen pas na de go-livefase zichtbaar werden. Deze knelpunten zijn inmiddels opgelost en de beheerorganisatie is aanvullend opgeleid. Binnen het financiële domein ‘plan tot verantwoorden’ is er tijdelijk voor gekozen een deel van het begrotingsproces opnieuw binnen LIAS uit te voeren. Voor de toekomstige inrichting is hiervoor nog een strategische keuze noodzakelijk. De health-check financiële projectbeheersing wijst uit dat bij de basisinrichting van AFIS onjuiste keuzes zijn gemaakt. Dit vereist een grondige herziening en herinrichting van het systeem, in de vorm van een goed voorbereid, gecontroleerd en projectmatig uitgevoerd traject.

De health-check Beheer Stamdata laat zien dat modules niet conform hun beoogde doel worden ingezet en dat beschikbare functionaliteiten onvoldoende worden benut. Dit leidt tot significant hogere beheerlasten, onder meer zichtbaar in de afhandeling van uitgaande facturen, autorisatiebeheer en workflows. Tot slot laat de health-check Ariba zien dat de configuratie van dit systeem binnen het huidige landschap functioneert. De keuze om alle inkopen via Ariba te laten verlopen leidt echter tot overschrijding van licenties en is mogelijk niet optimaal voor kapitaalintensieve aanschaf. Dit vraagt om een strategische afweging of in de toekomst ook een inkoopscenario via SAP Procurement moet worden ingericht. De huidige knelpunten binnen de configuratie hangen voornamelijk samen met gebruikersfouten en het nog onvoldoende benutten van beschikbare functionaliteiten, zoals catalogi. De openstaande bevindingen met betrekking tot de inrichting van AFIS kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën: 1. Bevindingen die kunnen worden opgelost binnen de bestaande configuratie van AFIS; 2. Bevindingen die vragen om een herinrichting in de kern van de oplossing; 3. Bevindingen die worden veroorzaakt door het inzetten van de verkeerde SAP modules.

Om de beoogde waarde uit AFIS te realiseren, zijn cruciale herinrichtingskeuzes nodig en dienen sturing (governance) en werkwijzen (methodiek) te worden aangepast. De specifieke bevindingen en conclusies per health-check volgen in de hierop aansluitende paragrafen. Dit zijn volledige samenvattingen, waarbij geen rekening wordt gehouden met reeds opgeloste bevindingen.

2.3.

Samenvatting per health-check

2.3.1

Health-check vendor invoice management (mei 2025)

Context en achtergrond Na de livegang van AFIS in januari 2025 heeft de gemeente Amsterdam aanzienlijke knelpunten ervaren in het factuurverwerkingsproces. Dit resulteerde in oplopende betalingsachterstanden bij grote aantallen facturen, met negatieve gevolgen voor zowel de relaties met leveranciers als de financiële bedrijfsvoering. Een cruciaal onderdeel binnen dit proces is de Vendor Invoice Management (VIM)-module, die verantwoordelijk is voor de verwerking van inkomende leveranciersfacturen. Deze health-check is uitgevoerd om de inrichting van de VIM-module te analyseren en verbetermogelijkheden te identificeren ter optimalisatie van de prestaties.

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 9

Kernbevindingen Hoewel de VIM-module adequaat is geconfigureerd, zijn er meerdere aandachtspunten die de effectiviteit belemmeren: • Zo leidt de huidige validatie van alle facturen tot inefficiëntie. • Notificaties vanuit VIM functioneren niet goed waardoor men niet op de hoogte wordt gebracht van te ondernemen acties. • Toleranties zijn suboptimaal geconfigureerd voor prijs- en hoeveelheidsverschillen. • Er zijn onevenredige administratieve lasten van kleine energie- en netbeheer-facturen (13,5% van het volume, waarvan 45% onder € 100). • Smart coding en auto coding ontbreekt voor de directe facturen. • Rapportages worden handmatig samengesteld waarbij geen gebruik wordt gemaakt van realtime monitoring. Hoewel een groot deel van de technische knelpunten inmiddels is opgelost, is de gemeente nog in sterke mate afhankelijk van de implementatiepartner voor probleemoplossing, wat leidt tot langere doorlooptijden. De beperkte testaanpak voorafgaand aan de livegang, met name het ontbreken van testen met representatieve productiedata, heeft in belangrijke mate bijgedragen aan het ontstaan van de facturencrisis en de huidige situatie. Conclusie De VIM-module is in de basis adequaat ingericht, maar vereiste begin 2025 gerichte optimalisaties om de beoogde effectiviteit te realiseren.

Door het doorvoeren van de aanbevolen verbetermaatregelen en het borgen van de juiste randvoorwaarden kan de gemeente Amsterdam de efficiëntie van het factuurverwerkingsproces aanzienlijk verhogen. Daarnaast is verdere investering in de opleiding van functioneel beheerders noodzakelijk om doorlooptijden te verkorten en de gebruikerstevredenheid te vergroten. 2.3.2

Health-check financieel plan t/m verantwoording (juli 2025)

Context en achtergrond Na de implementatie van AFIS ervaart de gemeente Amsterdam knelpunten in het financiële plan-totverantwoordingproces. Een aanzienlijk deel van de planning en verantwoording vindt nog plaats in Excel, terwijl SAP Analytics Cloud (SAC), SAP S/4 HANA en SAP Disclosure Management (DM) juist zijn ingericht om dit proces integraal en end-to-end te ondersteunen. Deze health-check is uitgevoerd om verbetermogelijkheden in kaart te brengen en te adviseren over een duurzame inrichting van het financiële plan-tot-verantwoordingproces binnen de beschikbare systemen. Kernbevindingen De health-check identificeert vijf kritieke knelpunten: • Workflow problematiek (seriële goedkeuring met beperkte diepte). • Gebruiksvriendelijkheid (schermindelingen, handmatige dataoverdracht). • Autorisatiebeperkingen (“SAC back-door”). • Onbetrouwbare rekenkernen (indexatie-formule, kapitaallasten). • Gebrekkige rapportages en audit functionaliteit. Fit-scores laten zien dat SAP Analytics Cloud (SAC) voor begroting, prognoses en reserves een aanzienlijk betere aansluiting biedt (circa 90% fit) dan SAP S/4HANA (10–30% fit). De doelenboom wordt binnen het huidige proces adequaat ondersteund. Voor activabeheer zijn weliswaar correcties nodig, maar dit kan in de basis volledig binnen SAP S/4 HANA worden uitgevoerd.

Het meerjaren investeringsplan vraagt daarnaast om aanpassingen in de autorisatiestructuur.

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 10

Conclusie Het adresseren van de bevindingen binnen de huidige configuratie biedt de gemeente Amsterdam voldoende zekerheid dat de begrotingscyclus kan worden uitgevoerd. Met de herinrichting van LIAS beschikt de gemeente bovendien over een werkbare oplossing voor de korte termijn. Indien wordt gekozen voor een geïntegreerde en kostenefficiënte oplossing, ligt het voor de hand om de begrotingscyclus grotendeels binnen SAP Analytics Cloud (SAC) te organiseren. Dit platform sluit op vrijwel alle onderdelen goed aan bij de gestelde eisen van de gemeente Amsterdam. 2.3.3

Health-check financiële projectbeheersing (februari 2026)

Context en achtergrond De gemeente Amsterdam beschikt over een omvangrijk en divers projectportfolio, variërend van kleinschalige initiatieven tot meerjarige, complexe programma’s. Sinds de livegang van AFIS ervaart de gemeente knelpunten in de financiële beheersing van projecten. SAP Project System (PS) fungeert hierbij als kernmodule, in samenhang met SAP Financial Accounting (FI), Controlling (CO) en Public Sector Management (PSM). De gewenste projectdetaillering kan niet in alle gevallen worden gerealiseerd. Daarnaast laten projectelementen zich niet altijd logisch groeperen in lijn met de sturings- en rapportagebehoefte en worden beschikbare SAP-functionaliteiten niet volledig en integraal benut. Dit leidt tot aanvullende informatievoorziening buiten AFIS, voornamelijk in Excel. Tegen deze achtergrond is de health-check uitgevoerd met als doel de huidige inrichting integraal te beoordelen en te adviseren over een toekomstbestendige toepassing van AFIS voor de financiële projectbeheersing. Kernbevindingen • AFIS ondersteunt de behoefte aan financiële projectbeheersing momenteel in beperkte mate. De inrichting is onvoldoende toekomstbestendig, kent een relatief hoge beheerlast en biedt weinig processtandaardisatie. In de huidige vorm vormt het systeem daarmee geen duurzame basis voor een robuuste projectadministratie.

• SAP Project System (PS) wordt in combinatie met Public Sector Management (PSM) toegepast op een wijze die afwijkt van de standaard en het gangbare gebruik binnen SAP. Met name bij exploitatieprojecten zijn projectdefinities op het hoogste niveau structureel gekoppeld aan de gemeentelijke doelenboom. Hierdoor fungeert de projectdefinitie niet als zelfstandig beheerobject, maar vooral als administratieve drager van beleids- en begrotingsstructuren. Conclusie Korte termijnmaatregelen bieden slechts beperkt soelaas. Een integrale herinrichting is noodzakelijk om te komen tot een duurzame oplossing voor de projectadministratie, gericht op budgettering, prognosesturing, rolvastheid en systematische rapportage. Daarbij dient de afleidingslogica tussen de financiële modules – met name tussen PS en PSM – te worden herzien en dient aanvullende functionaliteit binnen SAP PS beter te worden benut. Dit vraagt om een zorgvuldig voorbereid en gecontroleerd, projectmatig uitgevoerd traject. De opgave is nadrukkelijk niet uitsluitend technisch van aard: succes vereist gemeentebrede kaders en robuuste governance. Dit omvat onder meer expliciet belegd proceseigenaarschap met formeel mandaat en duidelijke escalatieroutes, heldere uitgangspunten voor het applicatielandschap en een data governance die bronsystemen, uniforme definities en datakwaliteit structureel borgt.

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 11

2.3.4

Health-check beheer stamdata (maart 2026)

Context en achtergrond Binnen de gemeente Amsterdam zijn meerdere teams verantwoordelijk voor het effectief beheer van het bedrijfsvoeringssysteem. Sinds de implementatie van AFIS is de beheerlast aanzienlijk toegenomen ten opzichte van het voorgaande systeem. Dit wordt veroorzaakt door de uitbreiding van de scope van AFIS en door de wijze waarop het beheer is georganiseerd binnen het applicatielandschap. Deze health-check is uitgevoerd om de inrichting van verschillende beheergebieden te evalueren, met als doel aanbevelingen te doen voor een optimale toepassing van SAP en het structureel verminderen van de beheerlast. De onderzochte beheergebieden omvatten: • Het gebruik en beheer van de Chart of Authority (COA)-tabel in VIM voor workflows in de inkoopketen. • Het beheer van overige workflows, inclusief maatwerk/Z-tabellen en de Fiori-app ‘Teams & Verantwoordelijkheden’. • Het beheer van autorisaties binnen de verschillende AFIS-onderdelen. • Het gebruik van profit centers voor het aansturen van de factuuropmaak in de verkoopketen. Kernbevindingen • De COA-tabel wordt breder ingezet dan waarvoor deze is bedoeld: ook voor de inkooporder workflow in plaats van uitsluitend directe facturen.

Daarnaast is deze ingericht aan de hand van kostenplaatsen en WBS elementen, deze laatste vormt een dynamische, sterk veranderlijke variabele en is daardoor niet aanbevolen om de COA tabel op in te richten. Omdat goedkeuringsniveaus per directie sterk verschillen is per definitie extra beheer- en onderhoudsinspanning vereist. • Workflows zijn veelal ingericht met de klassieke SAP‑workflow en maatwerktabellen, in plaats van de door SAP aanbevolen Flexible Workflow met optimaal gebruik van de app ‘Teams & Verantwoordelijkheden’. Daarnaast worden businessgebruikers niet automatisch aangemaakt via (SAP) Identity Provisioning, wat leidt tot extra beheer en inconsistente koppelingen tussen rollen en workflows. Wijzigingen in workflows en het inzetten van vervangers vergen handmatige aanpassingen door beheermedewerkers, terwijl de beschikbare kennis en documentatie over de geïmplementeerde workflows beperkt is. • Het rolontwerp wijkt af van de feitelijke autorisaties in het systeem en de documentatie wordt niet actueel bijgehouden. Hierdoor is er geen betrouwbare bron of compleet overzicht van de rollen en rechten. Gebruikers met veronderstelde alleen‑lezenrechten kunnen gegevens wijzigen. SAP‑standaardrollen en taakrollen zijn soms direct aan gebruikers gekoppeld. Er wordt geen gebruik gemaakt van de HR‑minimaster voor consistente toepassing van HR‑gegevens.

Er is geen consensus bereikt over de primaire bron waarin gebruikersinformatie wordt onderhouden, en de verantwoordelijkheden voor gebruikers‑ en rollenbeheer en het bijhouden van documentatie zijn niet eenduidig belegd. Voor de IAG‑implementatie is gekozen voor een semi‑handmatige aanpak, waardoor handmatige activiteiten voorlopig noodzakelijk blijven. • Profit centers worden oneigenlijk gebruikt om de opmaak van verkoopfacturen aan te sturen, in plaats van voor managementrapportage op baten en lasten. Doordat SAP SD niet is geïmplementeerd, ontbreken verkoop gerelateerde stamgegevens en kenmerken voor de aanbevolen afleiding van de factuuropmaak.

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 12

Conclusie Over de volle breedte manifesteren zich drie thema’s: een hoge mate van handmatige afhandeling, ontoereikende kennis en documentatie, en afwijkingen van SAP‑best practices. Dit resulteert in inefficiënte beheerprocessen, verhoogde bedrijfsvoeringsrisico’s, verminderde toekomstbestendigheid en onvoldoende realisatie van het potentieel van AFIS. Op korte termijn dienen de aanbevelingen voor autorisatiebeheer te worden opgevolgd; de aanbevelingen voor de overige beheergebieden hangen nauw samen met de basisinrichting en het overkoepelende architectuurontwerp en dienen daarom via een projectmatig traject te worden opgepakt. 2.3.5

Health-check (light) SAP Ariba (april 2026)

Context en achtergrond De gemeente Amsterdam maakt binnen de inkoopketen gebruik van SAP Ariba voor contractmanagement en het bestelproces. Deze beknopte health-check is gestart om twee deelvragen te beantwoorden: wat de optimale inzet van SAP Ariba is in relatie tot SAP S/4 HANA en welke mogelijkheden er zijn om de gebruikerservaring en effectiviteit van het huidige inkoopproces te verbeteren. Kernbevindingen • SAP‑best practice is dat indirecte spend via Ariba verloopt en directe spend via SAP S/4 HANA. Voor de gemeente Amsterdam is het daarom logisch om service‑gebaseerde spend via Ariba af te handelen en kapitaalintensieve projecten/aankopen via SAP S/4 HANA. Dit sluit beter aan bij de behoefte aan het monitoren van kapitaalintensieve projecten en heeft een gunstig effect op de op spend gebaseerde Ariba‑licentiekosten. • De analyse op het huidige inkoopproces bracht zes knelpunten aan het licht die gezamenlijk de effectiviteit van het inkoopproces en de financiële nauwkeurigheid ondermijnen: 1. Diffuus rolontwerp en gebrekkige governance: een overmaat aan contractmanager rollen leidt tot onnodige licentiekosten en vergroot het risico op ongecontroleerde wijzigingsbevoegdheden, terwijl discipline in rolgebruik ontbreekt. 2.

Limietorders worden te breed ingezet; doordat in deze opzet de factuurprijs als “waarheid” geldt, ontstaan prijsafwijkingen en registreren orders niet de juiste contractconsumptie. 3. Standaard waarden voor gebruikers (zoals bedrijfsnummer, inkooporganisatie en kostenplaats) worden onvoldoende benut, waardoor elke aanvraag onnodig veel handmatig werk en foutkans met zich meebrengt. 4. Contracten sluiten onvoldoende aan op de catalogus: prijzen op itemniveau ontbreken en Guided Buying is beperkt geïntegreerd, wat leidt tot bestellingen buiten contract en meer factuurblokkades. 5. Verplichtingen worden onvoldoende afgesloten en er blijft een omvangrijke hoeveelheid openstaande orders open. Dit geeft een vertekend beeld van de financiële werkelijkheid. 6. Facturen worden geblokkeerd door verlopen contracten en ontbrekende boekingscombinaties; meldingen en monitoring zijn hiervoor onvoldoende ingericht. Conclusie De overkoepelende conclusie is dat striktere procesdiscipline, helder eigenaarschap en een betere aansluiting van contracten en catalogi noodzakelijk zijn om de effectiviteit van het inkoopproces te verbeteren. Op korte termijn is het niet aanbevolen om de platformstrategie tussen SAP S/4 HANA en Ariba te veranderen. Dat betekent dat, ten minste tijdelijk, extra Ariba‑licenties nodig zijn om de spend die via deze module loopt te accommoderen.

Samenvatting health-checks AFIS

Pag. 13