bijlage 1. Rapportage Evaluatie inkoopproces.pdf
Tekst van het document
Dit was in dit geval extra belangrijk omdat er – in ieder geval in de externe beeldvorming – voor veel percelen wijzigingen waren in aantallen cliënten. Normaal gesproken zouden deze problemen in de sfeer van dialoog en overleg na de aanbestedingen met de aanbieders wel opgelost zijn, maar in dit geval kon dat niet. Met deze (voor Amsterdam relatief unieke aanbestedingen) werd er ook afscheid genomen van bestaande aanbieders. Om dit te kunnen doen, was een 100% juridische waterdichte procedure nodig. Dit aspect is onvoldoende erkend. Uiteindelijk was het gebrek aan transparantie over de verdelingssystematiek dat tot het intrekken van de aanbestedingen heeft geleid.
21
Gemeente Amsterdam 8 maart 2021 Evaluatie inkoopproces aanvullende ondersteuning Wmo en MO/BW
De gemeentelijke organisatie heeft in deze hele procedure gefunctioneerd zoals te verwachten, maar gezien de uitdagingen die er waren en de verhoogde risico’s was er een organisatievorm op maat nodig om deze complexe opdracht tot een goed resultaat te brengen. Dit is vooraf onvoldoende onderkend. Het blijft nog wel de vraag of er één verdelingssystematiek te bedenken was die wel voldeed aan alle beleidseisen voor alle percelen en die ook door de rechter als voldoende transparant zou worden beoordeeld.
4.2 Aanbevelingen Op basis van de bevindingen, geleerde lessen en verbeterpunten komen we tot de volgende aanbevelingen voor een nieuw inkoopproces: 1. Wees realistisch in het evenwicht tussen uitvoeringsmogelijkheden en beleidswensen. Check binnen de grenzen van de uitvoering de realiseerbaarheid van het beleid. Denk daarbij aan de beschikbare tijd, capaciteit, draagvlak, belangen en geld. 2. Waak voor grote kwetsbaarheid in aanbestedingstrajecten. Faseer bijvoorbeeld in tijd, naar stadsdeel en/of verdeel naar afzonderlijke aanbestedingstrajecten. Zorg dat de onderdelen onafhankelijk van elkaar doorgevoerd kunnen worden, ook als er onderdelen tegenslag ervaren. Probeer (de noodzaak van) big bang achtige aanpakken te voorkomen, hoe aantrekkelijk of logisch deze ook moge zijn. 3. Denk bij aanbestedingen zoals deze, die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor cliënten of aanbieders, vooraf nog beter na over de praktische gevolgen. Bereid de externe partijen actief voor op deze veranderingen, onder meer met praktische illustraties van de mogelijke gevolgen en casusbesprekingen van wat dit voor (groepen) cliënten betekent. Zorg ervoor dat er een plan is voor de activiteiten die direct na gunning moeten plaatsvinden. Besteed hier actief tijd aan met aanbieders in marktconsultaties. 4.
Schat vooraf in of een opdracht met deze omvang, financieel volume, doorlooptijd en complexiteit binnen de bestaande structuren van de gemeentelijke organisatie uitvoerbaar is. Richt indien nodig een structuur op maat in. Dit geldt ook voor de ‘checks en balances’. Zorg voor voldoende capaciteit, beschikbaarheid en deskundigheid van professionals om de aanbesteding voor te bereiden en te begeleiden. 5. Maak voor opgaves van deze omvang vooraf een nog realistischer tijdsplanning inclusief een risicoparagraaf voor deze planning. Weeg daarbij het halen van de planning enerzijds en de gevolgen daarvan anderzijds, zoals kostenoverschrijding, onrechtmatigheid en effecten op de markt. Herijk bij tijdsdruk of bij onverwachte omstandigheden deze planning en risico’s opnieuw.
22
Gemeente Amsterdam 8 maart 2021 Evaluatie inkoopproces aanvullende ondersteuning Wmo en MO/BW
Bijlage geraadpleegde documenten
Dit overzicht betreft alleen de openbare stukken die zijn geraadpleegd. Datum 24 september 2019
Titel document Aanvullende ondersteuning Wmo vanaf 2021
Soort document Voordracht College van B&W
24 september 2019
Raadsbesluiten ‘Inrichting Buurtteams Amsterdam’ en ‘ Uitvraag voor dienstverlening aanvullende ondersteuning Wmo 2021’
Bijlage 1 bij collegebesluit (raadsbrief)
9 augustus 2019
Gevraagd advies van de Stedelijke Wmo-Adviesraad Amsterdam over de ‘Opzet uitgangspunten inkoop Wmo 2021’
Bijlage 2 bij collegebesluit (Advies over de opzet uitgangspunten)
12 augustus 2019
Reactie Cliëntenbelang op uitgangspunten opdrachtverlening Wmo 2021
Bijlage 3: Reactie op de hoofdlijnennotitie
31 oktober 2019
Voordracht commissie ZJS
Bijlage 4: Voordracht commissie
6 november 2019
Voordracht gemeenteraad 6-7 november 2019 Sturing, bekostiging en wijze van uitbesteding jeugdhulp en Wmo
Voordracht voor raadsvergadering van 6 november 2019 Collegevoordracht
Sturing, bekostiging en wijze van uitbesteding Jeugd en Wmo Uitvoeringsbesluit en Inkoopstrategie voor de inkoop van aanvullende ondersteuning Wet maatschappelijke ondersteuning Aanvullende WMO Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen (MOBW WMO 2021
Bijlage 1: Notitie sturing
14 januari 2021
28 januari 2020
2 maart 2020 2 maart 2020 7 januari 2020
College van BW Voordracht
Adviesverslag TBS Adviesverslag TBS MOBW Adviesverslag TBS WMO
23
Gemeente Amsterdam 8 maart 2021 Evaluatie inkoopproces aanvullende ondersteuning Wmo en MO/BW
Datum 4 maart 2020
Titel document Instemmen met het uitvoeringsbesluit en inkoopstrategie aanvullende ondersteuning Wmo 2021- 2027.
Soort document Voordracht voor gemeenteraadsvergadering woensdag 11 en donderdag 12 maart 2020 (Uitvoeringsbesluit)
28 januari 2020
Inkoop Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen (MOBWMOJ)
Bijlage 1: Wethouders brief Beleid
28 januari 2020
Uitvoeringsbesluiten 'Buurtteams Amsterdam' en 'Inkoop aanvullende ondersteuning Wmo' met afhandeling moties Instemmen met de nadere uitwerking Buurtteams Amsterdam
Bijlage 2: Wethouders brief
27 september 2019
Raadsbesluiten ‘Inrichting Buurtteams Amsterdam’ en ‘Uitvraag voor dienstverlening aanvullende ondersteuning Wmo 2021’
Bijlage 1: Wethouders brief
28 januari 2020
Uitvoeringsdocument Buurtteams Amsterdam
Bijlage 2: Uitvoeringsdocument
6 juni 2019
Motie van het Kiliç inzake de Voorjaarsnota 2019 (Ambulante ondersteuning)
Bijlage 3: motie 692
7 november 2019
Motie inzage dienstverlening voor aanvullende ondersteuning van Wmo
Bijlage 4: motie 1869
7 november 2019
Motie inzage de inrichting van de Buurtteams Amsterdam
Bijlage 5: motie 1871
13 november 2019
Motie van het lid Ceder
Bijlage 6: motie 1875
10 juli 2019
Motie van het lid Flentge inzake de Voorjaarsnota 2019
Bijlage 7: motie 1256
7 november 2019
Motie inzake de inrichting van de Buurtteams Amsterdam
Bijlage 8: motie 1870
9 augustus 2019
Gevraagd advies van de Stedelijke Wmo-Adviesraad
Bijlage 9: Advies Wmo Adviesraad
28 januari 2020
Gemeenteraad voordracht
24
Gemeente Amsterdam 8 maart 2021 Evaluatie inkoopproces aanvullende ondersteuning Wmo en MO/BW
Datum 12 augustus 2019
Titel document Reactie Cliëntenbelang op Hoofdlijnen inkoop Wmo vanaf 2021
Soort document Bijlage 10: Reactie Cliëntenbelang
December 2019 11 november 2019
Reactie inkoopdocumenten Uitvraag voor dienstverlening
Reactie Raadsbesluit uitvraag voor de gemeenteraad van woensdag 6 en donderdag 7 november 2019
30 oktober 2019
Uitvraag voor dienstverlening aanvullende Wet maatschappelijke ondersteuning
Voordracht voor de raadsvergadering van woensdag 6 en donderdag 7 november 2019 van uitvraag Bijlage 1: Wethouders brief
24 september 2019
Raadsbesluiten 'Inrichting Buurtteams Amsterdam' en Uitvraag voor dienstverlening aanvullende ondersteuning Wmo 2021'
9 augustus 2019
Gevraagd advies van de Stedelijke Wmo-Adviesraad Amsterdam over de ‘Opzet uitgangspunten inkoop Wmo 2021’
Bijlage 2: Reactie Wmo adviesraad
12 augustus 2019
Reactie Cliëntenbelang op Hoofdlijnen inkoop Wmo vanaf 2021 Uitstel aanbestedingstrajecten specialistische jeugdhulp aanvullende Wmo en buurtteams Amsterdam als gevolg van Corona Aanvullende ondersteuning Wmodiensten
Bijlage 3: Reactie cliëntenbelang op uitgangspunten College Voordracht 31 maart 2020 uitstel
Aanvullende ondersteuning Wmodiensten
Bijlage 1: Raamovereenkomst
Uitvoeringsovereenkomst aanvullende ondersteuning Wmodiensten
Bijlage 2: Uitvoeringsovereenkomst
Aanvullende ondersteuning Wmodiensten 1 april 2021 t/m 31 december 2021
Bijlage 3: Financieel Kader Raamovereenkomst
Werkkader Amsterdamse Buurtteamorganisaties
Bijlage 5: Werkkader
Tarieven Wmo 2021
Bijlage 6: Toelichting AMvB
31 maart 2020
1 juli 2020
Aanbestedingsleidraad
25
Gemeente Amsterdam 8 maart 2021 Evaluatie inkoopproces aanvullende ondersteuning Wmo en MO/BW
Datum
2019 Zomer 2020 25 mei 2020
16 juni 2020
Titel document Maatstaf Amsterdam Hulp bij het huishouden
Soort document Bijlage 7: maatstaf
Protocol Zorgweigering bij wangedrag Hulp bij het huishouden
Bijlage 8: Protocol
Afsprakenoverzicht Hulp bij het huishouden (Hbh)
Bijlage 9: formulier
Aanvullende ondersteuning Wmodiensten
Bijlage 10: Formulieren A t/m D
Beleidskader landelijke in-, door- en uitstroom crisisopvang & opvang in acute crisissituaties van slachtoffers huiselijk geweld in de vrouwenopvang
Bijlage 11: Beleidskader landelijke in-, door- en uitstroom
Prijzenblad Inkoop 2021 Ondersteuning en Opvang van slachtoffers bij Huiselijk Geweld
Bijlage 12: Prijzenblad ondersteuning\
Handleiding invullen Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
Bijlage 13: Instructie
Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
Bijlage 14: inkoopvoorwaarden
Maatschappelijke Opvang Beschermd Wonen Vraag en antwoord inkoop Definitieve memo borging continuïteit schuldhulpverlening in relatie tot de ontwikkeling van buurtteams
Aanbestedingsleidraad
Planning scenario’s
Planning
Uitkomsten quick scan veranderingen subsidieregeling buurtteams Armoede en schuldhulpverlening: Start subsidie- en inkoopprocedures buurtteams Amsterdam en aanvullende ondersteuning Wmo
Uitkomsten quick scan
Nota van inlichtingen Intern Memo Borging continuïteit schuldhulpverlening in relatie tot de ontwikkeling van buurtteams
Spoedvoordracht collegevergadering 16 juni 2020
26
Gemeente Amsterdam 8 maart 2021 Evaluatie inkoopproces aanvullende ondersteuning Wmo en MO/BW
Datum 28 december 2020
Titel document Memo voordracht wethouder inzake aanvullende Wmo en Mobw
Soort document Voordracht voor staf en jeugd zorg van 4 januari 2021
4 januari 2021
Stand van zaken aanbesteding aanvullende ondersteuning Wmo en MO BW Stand van zeken Aanbesteding aanvullende ondersteuning Wmo
Voordracht staf jeugd en zorg van 4 januari 2021
Update inkoopprocedure Aanvullende ondersteuning Wmo en MOBW Afwijkingsaanvraag/- afwijkende inkooptrajecten Inkopen voor Amsterdam Beleidsregel Integriteit en Overeenkomsten Omschrijving dienst levering Juridisch Expertise Platform Contractvorming & Aanbesteden Nieuwe werkwijze juridische toets per 1 november 2018 Raamovereenkomst Werkwijze Tenderboard
Bijlage 1: PPT
Slides overleg WH inkoop en subsidie Onderzoeken inkoop en aanbesteden in sociaal domein Stand van zaken inkoop diensten in het kader van Wmo 2015 en Jeugdwet Studie naar de uitvoeringslasten en grensoverschrijdendheid
Slides
13 januari 2021
27 juni 2019 September 2020 28 maart 2017 11 december 2020
1 november 2018 December 2020 4 september 2020 19 november 2019 21 oktober 2020 30 September 2020
Augustus 2020
Voordracht staf jeugd en zorg van 4 januari 2021
Formulier Inkopen voor Amsterdam Beleidsregel Aanbestedingsleidraad Overeenkomst Formulier Raamovereenkomst Werkwijze
Kamerbrief Monitor gemeentelijke zorginkoop 2020 Rapport aanbestedingen in het sociaal domein
27