Bijlage 1 Raadsinformatiebrief_Maatregelen ihkv personeelstekorten interne organisatie-.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 21 november 2023 Personeel en Organisatie Hester van Buren Directie Personeel & Organisatie, bestuurszaken.peno@amsterdam.nl

Onderwerp

Maatregelen in het kader van personeelstekorten gemeentelijke organisatie

Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s):

Geachte leden van de gemeenteraad, In de raadscommissie FKD van 22 juni 2023 heb ik, bij de bespreking van het jaarverslag 2022, toegezegd in het najaar een overzicht te sturen van de maatregelen om personeel aan te trekken en de voortgang op deze maatregelen. Met deze brief komt het college tegemoet aan de toezegging aan het lid Schmit (D66) om de raad hierover te informeren (TA2023-000704). Met deze brief beschouwt het college ook een toezegging uit 2020 van wethouder Everhardt aan lid Ernsting (GL) als afgehandeld (TA2020-000615). De arbeidsmarktkrapte problematiek De arbeidsmarktkrapte zorgt voor historische personeelstekorten. Sinds de jaren zeventig hebben werkgevers niet meer te maken gehad met zulke tekorten aan personeel en nog nooit waren zoveel mensen aan het werk. De tekorten zijn intussen structureel en komen niet alleen bij enkele sectoren voor maar in alle sectoren in onze arbeidsmarktregio. Ook groeit de beroepsbevolking de komende jaren niet of nauwelijks en de vergrijzing leidt tot meer pensioenuitstroom. Bij overheden is de aankomende pensioenuitstroom nog groter omdat wij relatief veel oudere medewerkers in dienst hebben. Ondertussen zorgen digitalisering en technologische ontwikkelingen voor veranderingen in werk. Nieuwe of andere vaardigheden en competenties zijn nodig. Het aanbod van werk en de vraag naar werk sluiten daardoor niet goed op elkaar aan.

Deze kloof tussen vraag en aanbod kan niet helemaal of maar voor een deel overbrugd worden. De verwachting is dan ook dat de krapte de komende jaren verder toeneemt. Het is een vraagstuk waar alle spelers op de arbeidsmarkt voor nodig zijn: werkgevers, sociale partners, publiek en privaat onderwijs, branche- en werkgeversorganisaties, gemeenten, UWV, provincie en het Rijk. Het college geeft in het coalitieakkoord 2022-2026 al aan dat de tekorten op de arbeidsmarkt een bedreiging vormen. Het mes snijdt daarbij aan twee kanten. Aan de ene kant worden wij als organisatie geraakt bij de uitoefening van onze eigen taken. Aan de andere kant worden wij als gemeente geraakt op belangrijke kerntaken en grote ambities. De personeelstekorten leiden namelijk tot knelpunten of wachtlijsten op het gebied van (jeugd)zorg, onderwijs, woningbouw, de energietransitie, (aanvullend) openbaar vervoer en logistiek.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 21 november 2023 Pagina 2 van 7

Hiernaast zien we dat Amsterdam een diverse bevolking heeft en toonbeeld is van een diverse samenleving, maar dat deze diversiteit nog onvoldoende tot uiting komt in het personeelsbestand van de gemeentelijke organisatie. Daarnaast speelt dat de gemeentelijke organisatie nog niet alle medewerkers een veilige en inclusieve werkomgeving biedt en niet iedereen gelijke kansen en mogelijkheden krijgt. De twee onderzoeken naar discriminatie en racisme binnen de gemeente Amsterdam die recentelijk zijn gepubliceerd geven een duidelijk beeld¹. Ze laten zien dat we nog veel moeten doen om discriminatie en racisme tegen te gaan. Alleen met een inclusieve en diverse organisatie kan de gemeente Amsterdam haar werk voor de stad beter doen en een betere werkgever zijn voor alle medewerkers. Conclusie is dat het arbeidsmarktkrapte vraagstuk van lange duur is, complex is, veel spelers en variabelen kent en vraagt om actie. Met de brief integrale aanpak personeelstekorten² bent u geïnformeerd over hoe het college richting de regionale arbeidsmarkt werkt aan de personeelstekorten door middel van het Regionaal Werkcentrum. Met deze brief informeer ik u over de effecten van de personeelstekorten op de gemeentelijke organisatie en de aanpak daarop.

Een kanttekening hierbij is dat de arbeidsmarktkrapte een landelijk probleem is en op sommige aspecten zelfs een internationaal probleem vormt dat beperkt beïnvloedbaar is, zeker op de korte termijn. Onder andere de SER onderschrijft dat de arbeidsmarkt maar beperkt maakbaar is en dat er geen snelle oplossingen zijn³. Dit neemt niet weg dat het college de negatieve effecten probeert te beperken tot een minimum, maar dat ook realisme nodig is over de mate waarin arbeidsmarktkrapte aangepakt kan worden. Het college blijft daarom continue aandacht geven aan dit vraagstuk en zoeken naar vernieuwende of aanvullende maatregelen. Zo wordt momenteel onderzocht wat andere internationale steden hebben ingezet aan succesvolle interventies of programma’s. Arbeidsmarktkrapte in perspectief van de gemeentelijke werkzaamheden en taken Bij alle onderdelen van de gemeentelijke organisatie zijn er functies waar we moeite hebben om voldoende personeel aan te trekken of te behouden. In het ruimtelijke werkveld hebben we tekort aan technisch specialisten/managers, contractmanagers, werkvoorbereiders, projectleiders en assetmanagers. In het sociale werkveld is er een tekort aan medewerkers veilig thuis, psychiaters, huisartsen, verslavingsartsen, jeugdartsen, verpleegkundigen en forensische artsen. Bij bedrijfsvoering hebben we een tekort aan verschillende juridische en financiële functies.

Ook in het informatie en ICT- vakgebied ervaren we tekorten, onder andere aan programmeurs, data specialisten, informatie beveiliging en -architecten. En op een aantal gemeente specifieke functies zoals handhaving, afvalinzameling, bouw- en gebruik inspecteurs, bouwplantoetsers, is de krapte misschien wel het meest zichtbaar en voelbaar. Het wordt steeds moeilijker om mensen aan te trekken voor deze functies. Maar ook op andere, minder specialistische functies, moet meer moeite gedaan worden om personeel aan te trekken. Andere overheden kampen ook met personeelstekorten, vaak op dezelfde beroepsgroepen, we vissen allemaal in dezelfde steeds legere vijver. In veel gevallen hebben werknemers de werkgevers voor het uitkiezen. Dit leidt tot concurrentie tussen werkgevers. ---------------------¹ Microsoft Word - 20231030 DEF raadsbrief vs. 2.5.docx (raadsinformatie.nl) ²Raadsinformatiebrief+integrale+aanpak+personeelstekorten ³Waardevol werk: publieke dienstverlening onder druk - Oplossingsrichtingen voor de arbeidsmarktkrapte (ser.nl)

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 21 november 2023 Pagina 3 van 7

Een ander probleem is dat flexwerk onder deze omstandigheden financieel aantrekkelijk is voor werknemers. Landelijke wetgeving maakt het ook makkelijk om zelfstandig ondernemer te worden. Veel mensen kiezen er bewust voor om als zelfstandige te werken. Sommige functies kunnen we alleen voldoende bemensen als we ook zzp’er aantrekken. En zelfs dan hebben we vaak moeite om op arbeidsvoorwaarden, met name tarief, te concurreren. De arbeidsmarktkrapte leidt ook tot toenemende werkdruk. Deze toenemende werkdruk kan leiden tot verzuim of vertrek van collega’s. Dat maakt de werkdruk voor het personeel dat overblijft nog groter. De SER waarschuwt ook voor de risico’s van deze uitval als gevolg van de toenemende werkdruk in de (semi)publieke sector³. De landelijke arbeidsmarktproblematiek heeft dus direct effect op de gemeentelijke organisatie en de gemeentelijke dienstverlening. Het college zet daarom in op een ontwikkelgerichte, meerjarige aanpak. Geprobeerd wordt om de negatieve effecten van de arbeidsmarktkrapte zo goed mogelijk op te vangen. De aanpak is gericht op het aantrekken, benutten en behouden van medewerkers en gaat ervan uit dat de arbeidsmarktkrapte beïnvloed kan worden door:    

de vraag naar arbeid te verminderen; het aanbod van arbeid te vergroten; de kloof tussen werkaanbod en vraag naar werk te verkleinen; anticiperen en beperken van de gevolgen van arbeidsmarktkrapte.

De aanpak kent korte- en lange termijn doelstellingen en richt zich op zes perspectieven: 1. investeren in andere manieren van werven; 2. verbeteren van het matchen van vraag en aanbod; 3. binden, boeien en behouden o.a. door goede arbeidsvoorwaarden / aantrekkelijk werkgeverschap; 4. blijven inzetten op prioritering en arbeidsbesparende technologie; 5. versterken van de weerbaarheid van vitale functies; 6. bouwen aan duurzame samenwerking met partners in de regio. Op korte termijn wordt vooral via doen en leren - experimenteren en innoveren - gezocht naar maatregelen die relatief snel ingezet kunnen worden. Soms voor de gehele gemeente, soms alleen gericht op een specifiek onderdeel of beroepsgroep. Er is namelijk niet één oplossing voor alle situaties. Dat is ook niet per se wenselijk. Daarvoor is de diversiteit aan taken en verantwoordelijkheden en de complexiteit van de gemeentelijke organisatie, simpelweg te groot. Beroepstekorten in sommige sectoren of vakgebieden vragen mogelijk om andere oplossingen. Op de lange termijn werken we aan betere data, meer inzicht en algemene verbeteringen voor de hele gemeente. We bouwen een structuur van samenwerking en zorgen voor goede data en P&O instrumenten om structureel te werken aan de arbeidsmarkkrapte. Doel is om nu en in de toekomst de opgave van de stad zo goed mogelijk te bemensen.

---------------------³Waardevol werk: publieke dienstverlening onder druk - Oplossingsrichtingen voor de arbeidsmarktkrapte (ser.nl)

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 21 november 2023 Pagina 4 van 7

Resultaten per perspectief Hieronder staan de doelen per perspectief, de eerste resultaten en lopende initiatieven. De initiatieven richten zich op het aantrekken, benutten en behouden van medewerkers. Bij het ontwikkelen en implementeren van maatregelen bewaken we de samenhang. Ook houden we rekening met de kaders vanuit landelijke ontwikkelingen, wetgeving en inclusie en diversiteitdoelstellingen. Dit vraagt ook een verandering van het leiderschap van onze managers en medewerkers. Om inclusief leiderschap te ontwikkelen investeren we in training en opleiding. In de aanpak arbeidsmarktkrapte werken we uit wat in de bestuursopdracht Inclusie en Diversiteit is opgenomen aan P&O maatregelen en instrumenten. De aanpak arbeidsmarktkrapte en aanpak Inclusie en Diversiteit zijn daarmee met elkaar verbonden. We verbeteren onder andere de instroom door een andere manier van werven die een bredere doelgroep moet aanspreken en aantrekken. We richten ons ook op behoud, betere doorstroom en doorgroei van alle medewerkers maar richten ons ook op divers talent, vooral in hogere functies en het hogere management. 1. Investeren in andere manieren van werven Door bij het vervullen van vacatures breder te kijken dan alleen naar opleiding en ervaring kunnen we meer kandidaten aantrekken. Dit vraagt om een (door)ontwikkeling van onze werving- en selectiefunctie en onze communicatiekanalen.

Hiernaast blijven wij investeren in succesvolle P&O instrumenten zoals vaktraineeships, stages en om- en bijscholingstrajecten. -

-

Eerste resultaten en lopende initiatieven: de werving- en selectiecapaciteit wordt stapsgewijs uitgebreid en per gemeentelijk onderdeel wordt een werving- en selectieteam ingericht; inzet op het versterken werkgeversmerk gemeente Amsterdam. Dit heeft al geleid tot een Linkedin prijs; meer doelgerichte wervingscampagnes georganiseerd, zoals een inloop dag voor technische studenten; nieuwe vorm(en) van werven. Bij de werving voor het MBO-traineeship is gewerkt met op spel gebaseerde selectiemethodes; meer experimenten met werven op vaardigheden worden voorbereid. Dat betekent bij de werving minder focus op of iemand nu al alles kan of diploma’s bezit. De focus ligt op de vraag of een kandidaat op basis van motivatie en aantoonbare vaardigheden door opleiding en begeleiding binnen redelijke termijn het werk kan leren; inzet op via via werving (gebruik netwerk medewerkers bij werving). Streven is om medewerkers meer in te zetten als ambassadeurs van de organisatie bij het aantrekken van personeel. Het werken met een aanbrengbonus wordt ook onderzocht; bewust inclusief werven en selecteren wordt nog dit jaar als werkwijze voor alle functies geïmplementeerd. Een andere manier van werven die een bredere doelgroep moet aanspreken en aantrekken.

Een werving en selectiemethode waarbij we kritisch kijken naar de hoeveelheid gestelde eisen, alle kandidaten op gelijke wijze bevragen, op dezelfde competenties vergelijken, tot objectieve/transparante scores komen en de best scorende kandidaat selecteren. Ook zorgen we dat sollicitatiecommissies divers worden samengesteld en getraind zijn in inclusief werven en selecteren.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 21 november 2023 Pagina 5 van 7

2. Vraag en aanbod van arbeid beter op elkaar aansluiten Het blijkt in de praktijk niet eenvoudig om intern of nieuw personeel te vinden voor nieuwe werkzaamheden of opgaven. We werken nog niet flexibel genoeg en onderliggende systemen of financiële regels werken soms belemmerend. We gaan daarom per organisatieonderdeel inzichtelijk maken waar werk ontstaat, verandert of verdwijnt. Hierop kan vervolgens tijdig worden ingespeeld door bijvoorbeeld maatwerk omscholings- en wervingstrajecten gericht aan te bieden. -

Eerste resultaten en lopende initiatieven: verbeteren inzicht in grote verandering van werk en het effect daarvan op de vaardigheden van het personeel; implementatie Mijn Amsterdams Gesprek (MAG), een vernieuwende gesprekssystematiek waarin de ontwikkeling van de medewerker en de opgave centraal staan; meer inzet op tijdige om- en bijscholing waardoor medewerker meegroeien naar de toekomstige functie(s) en meer ingespeeld kan worden op verdwijn- en verschijnwerk; start met zes pilots Wendbare Organisatie. Door de structuur van de organisatie flexibel te maken en te werken met brede generieke functies kan de inzet van medewerkers geprioriteerd worden en meebewegen met veranderende opgaven in de stad; diverser en onvoldoende benut arbeidspotentieel vinden door onder andere:  uitvoering van de wet Banenafspraak. Jaarlijks bieden we 30 tot 40 mensen met een (on)zichtbare arbeidsbeperking een baan aan binnen de gemeente Amsterdam;  het statushouders traineeship. In 2017 als eerste in Nederland gestart, nu al bezig met de 3e lichting.

3. Binden, boeien en behouden van talent door onder andere goede arbeidsvoorwaarden Structurele aandacht voor het versterken van de positie van de gemeente op de arbeidsmarkt is nodig om medewerkers te binden en te behouden. Dat geldt niet alleen voor nieuwe medewerkers maar ook voor medewerkers die al in dienst zijn. Het betekent dat we alle randvoorwaarden op orde moeten hebben en onderhouden. De arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en werkfaciliteiten moeten goed zijn en competitief zijn in vergelijking met andere partijen. Het vraagt ook aandacht voor de vitaliteit en mentale gezondheid van onze medewerkers. En zoals eerder aangegeven moeten we alle medewerkers een sociaal veilige werkomgeving en een inclusieve (werk)cultuur bieden. -

-

Eerste resultaten en lopen de initiatieven: leergang hoger management potentieel ontwikkeld om doorstroom van interne medewerkers naar hogere managementfuncties te bevorderen. Het aanspreken en vinden van diverse kandidaten is bij de werving meegenomen. Start van het programma is begin 2024; andere opleiding-/talentprogramma’s waar medewerkers zichzelf voor kunnen aanmelden:  Een leerprogramma gericht op medewerkers die leidinggevende ambitie en talent hebben. Zeventig procent van de deelnemers uit de eerste vier leergangen zit nu op een leidinggevende positie binnen de gemeente Amsterdam.  “Uitdagen van Talent”. Dit leerprogramma draait om verantwoordelijkheid en regie nemen over het eigen talent. Door bij een ander onderdeel een tijdelijke opdracht te vinden ontwikkelt de medewerker zich en het helpt om de horizon, het netwerk en mobiliteit te verbeteren. verbeteren inzicht in vertrekredenen bij uitstroom;

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

-

-

Datum 21 november 2023 Pagina 6 van 7

maximum uurtarief en de bezoldigingsmaxima voor de inzet van extern personeel zijn in lijn met de bezoldigingsmaxima uit de Wet Normering Topinkomens (WNT -norm) tijdelijk verhoogd⁴. Dit helpt onze concurrentiepositie ten opzichte van andere (overheids)partijen gelijk te trekken. Dit is besproken in de raadscommissie FKD van 5 oktober en in de raad van 8 november; (intern) leeraanbod waar medewerkers vaak kosteloos aan deel kunnen nemen; mogelijkheden tot flexibel- en thuiswerken; verbeterd indienstredingsproces en verstrekking van werkfaciliteiten; inzicht in behoefte aan arbeidsvoorwaarden onder jong talent; proef met vrijwilligerswerk binnen werktijd is gestart. Medewerkers kunnen per jaar maximaal 4 dagen (32 uur) vrijwilligerswerk in Amsterdam doen. We maken inclusie onderdeel van bestaande en nieuwe trainingen zodat we inclusief leiderschap ontwikkelen. Eerst richten we ons op manager en daarna bieden we de trainingen breder in de organisatie aan.

4. Blijven inzetten op prioritering en arbeidsbesparende technologie Om de vraag naar arbeid terug te brengen is het nodig dat we blijven inzetten op arbeidsbesparende maatregelen. Ook moet beter geprioriteerd worden en strakker gestuurd worden op capaciteit. Wat heeft de hoogste prioriteit en welke ambities kan de ambtelijke organisatie waarmaken? Daarnaast zullen de snelle technologische ontwikkelingen impact hebben op het werk: functies kunnen sterk veranderen of zelfs verdwijnen. Maar technologie kan werk ook uit handen nemen door bijvoorbeeld digitalisering van werkprocessen. Deze ontwikkelingen gaan snel en we moeten daar tijdig op inspelen. -

Eerste resultaten en lopende initiatieven: continu optimalisaties ten behoeve van digitalisering werkprocessen; inzetten op kansen/bedreigingen voor de toekomst van werk door gebruik van technologie (zoals kunstmatige intelligentie, robotisering en digitalisering.

5. Versterken van vitale functies Vitale functies vormen de ruggengraat van de organisatie. Het is noodzaak om continu zicht te hebben op deze functies. Zijn ze kwetsbaar vanwege de lage bezetting? Dreigt er veel uitval te ontstaan? Zijn er te lange wachtlijsten? Op basis van deze inzichten moeten er tijdig maatregelen genomen worden. Ook de risico van het werk moeten we tot een minimum beperken door de juiste arbeidsomstandigheden te creëren. -

Eerste resultaten en lopende initiatieven: maatwerk workshops voor specifieke beroepsgroepen die eigen risico’s of aandachtspunten hebben voor wat betreft veilig en gezond werken; gerichte themaweken zoals de week van vitaliteit met verschillende trainingen en digitale bijeenkomsten voor alle medewerkers; op belangrijke functies van de gemeente gaan we de minimale bezetting monitoren. Dan kan tijdig bijgestuurd als deze onder de norm dreigt te komen.

----------------------

⁴ Microsoft Word - 190723_concept raadsbrief aanpassing maximale bedragen protocol externe inzet 1.5.docx (raadsinformatie.nl)

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 21 november 2023 Pagina 7 van 7

6. Bouwen aan duurzame samenwerking met partners in de regio In plaats van te concurreren kunnen we nu en in de toekomst meer met elkaar optrekken. Alleen samen met andere partijen kan een duurzame oplossing voor arbeidsmarktkrapte tot stand komen en kansrijk zijn. -

Eerste resultaten en lopende initiatieven: verbinding met interne en externe partners waaronder de VNG en het A&O fonds op het thema arbeidsmarktkrapte. Amsterdam gaat deel uitmaken van een begeleidingscommissie rondom dit thema vanuit de VNG; werkbijeenkomst met G4 gemeenten en provincies Noord- & Zuid- Holland en Utrecht begin 2024 met het oog op een intentieverklaring tot meer samenwerking op het thema arbeidsmarktkrapte. Met deze brief hoopt het college de raad een beeld te geven van de brede inclusieve en diverse aanpak en het scala aan initiatieven die zijn ingezet om de effecten van de arbeidsmarktkrapte te beperken voor zover het de gemeentelijke organisatie betreft. De mondelinge toezegging aan het lid Schmit (D66) en het lid Ernsting (D66) wordt met deze brief als afgehandeld beschouwd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Personeel & Organisatie

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl