bijlage 1 - Evaluatie Leurprocedure.docx
Tekst van het document
Evaluatie leurprocedure Gemeentelijk Vastgoed
Marissa Diender
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Samenvatting Zodra vastgoed vrijkomt wordt de leurprocedure doorlopen om te komen tot een nieuwe verhuring ten behoeve van een gemeentelijk beleidsdoel. De leurprocedure bestaat sinds 2016 en is tot op heden nauwelijks gewijzigd terwijl ontwikkelingen op het gebied van vastgoed elkaar razendsnel opvolgen. Thema’s zoals duurzaamheid, druk op de stad en veranderende wet- en regelgeving zoals het Didamarrest zorgen ervoor dat de huidige procedure niet meer volledig past bij de vraag naar vastgoed van beleidsdirecties en stadsdelen. In deze evaluatie wordt de huidige leurprocedure geëvalueerd en de uitkomsten verwerkt in een actualisatie. De evaluatie is in nauwe samenwerking met beleidsdirecties en stadsdelen opgesteld. Deze samenwerking met beleidsdirecties en stadsdelen wordt ook doorgezet voor de actualisatie van de leurprocedure. In de periode van 2016 tot eind 2019 werd de leurprocedure doorlopen in de vorm van een zogenoemde pandenmarkt. Panden die vrijkwamen werden gebundeld en in een keer aangeboden aan alle beleidsdirecties en stadsdelen, die vervolgens vastgoed konden claimen ten behoeve van een beleidsdoel. Sinds december 2019 is vastgoed aangeboden in de leurprocedure zodra bekend was dat vastgoed vrij kwam.
Dit betekent dat vrijkomende panden niet meer gebundeld aangeboden werden in een pandenmarkt, met als gevolg dat er zeer regelmatig een leurprocedure werd gestart. Daarnaast werd ook voor vrijstaande grond- en waterpercelen de leurprocedure doorlopen. In de periode december 2019 tot en met november 2022 zijn 56 (ruimtes in) panden, gronden en waterpercelen aangeboden in de leurprocedure. In ieder geval 36 objecten in de leurprocedure werden geclaimd voor een gemeentelijk beleidsdoel. 14 objecten zijn niet geclaimd in de leurprocedure; via het netwerk van de Stadsloods of de assetmanager is een semi-maatschappelijke invulling gevonden die een maatschappelijk doel dient. Daarnaast zijn 2 objecten commercieel verhuurd en is voor 1 object (Keizersgracht 264) na de leurprocedure het verkooptraject opgestart. 3 leurprocedures lopen nog. Naast een evaluatie van de doorlopen leurprocedures zijn 23 ambtenaren van beleidsdirecties en stadsdelen geïnterviewd.
Op basis van de verzamelde informatie kan geconcludeerd worden dat de belangrijkste punten waarop de huidige leurprocedure verbeterd kan worden zijn: Breder communiceren over de procedure (intern en extern) en het vrijkomend vastgoed; Vaststellen van een afwegingskader voor de toekenning van vrijkomend vastgoed, met daarin een hiërarchie tussen wettelijke taken, beleidsdoelen en (semi-) maatschappelijke doelen Implementatie van belangrijke externe ontwikkelingen, zoals het Didam-arrest; Meer bestuurlijke betrokkenheid van wethouders en stadsdeelbestuurders. De conclusies uit de evaluatie worden verwerkt in de vernieuwde, geactualiseerde leurprocedure die in het eerste kwartaal van 2023 ter bestuurlijke besluitvorming aangeboden wordt. De actualisatie wordt vastgelegd in een nieuwe werkwijze, waarin gewerkt wordt volgens de huidige wet- en regelgeving zoals het Didam-arrest.
2
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Inhoud Begrippenlijst ..........................................................................................................................................4 Inleiding...................................................................................................................................................4 1 Huidige leurprocedure...........................................................................................................................6 2 Evaluatie ...............................................................................................................................................8 2.1 Bevindingen afgeronde leurprocedures periode 2016 - 2022...........................................................8 2.2 Resultaten interviews .....................................................................................................................8 3 Ontwikkelingen op het gebied van vastgoed .......................................................................................10 4 Conclusie.............................................................................................................................................11 5 Aanbevelingen ....................................................................................................................................12 6 Actualisatie leurprocedure
..................................................................................................................14 Bijlage 1 Schematische weergave leurprocedure ....................................................................................15 Bijlage 2 Werkinstructie huidige leurprocedure ......................................................................................16 Bijlage 2 Interviews evaluatie leurprocedure ..........................................................................................23
3
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Begrippenlijst Begrip Leurprocedure
Object Claim Claimtermijn
Panden en Programma overleg/PeP overleg Factsheet
Definitie/verklaring Een gemeentelijke procedure om bij vrijkomend vastgoed te komen tot een nieuwe verhuring ten behoeve van een gemeentelijk beleidsdoel. Vastgoed van gemeentelijk vastgoed. Dit kan een pand, grondperceel of waterperceel zijn. Interesse die schriftelijk vastgelegd wordt voor leegstaand gemeentelijk vastgoed. De periode waarin beleidsdirecties en stadsdelen van de gemeente interesse kunnen tonen in een object in de leurprocedure. Een overleg waarbij alle beleidsdirecties en stadsdelen van gemeente zijn betrokken. Een informatieblad met alle relevante informatie over een leegstaand pand, grondperceel of waterperceel.
Inleiding De ontwikkelingen op het gebied van vastgoed gaan snel. Thema’s zoals duurzaamheid, druk op de stad en veranderende wet- en regelgeving liggen daaraan ten grondslag. De ontwikkelingen zorgen voor een verandering in de vraag naar vastgoed, ook binnen de gemeente Amsterdam. Mede hierdoor en op verzoek van stadsdelen is de evaluatie uitgevoerd. Daarnaast is de evaluatie een van de bouwstenen van de vastgoedvisie en portefeuillestrategie die op dit moment in ontwikkeling is. De gemeente Amsterdam bezit vastgoed zoals panden, gronden en waterpercelen voor het huisvesten van beleidsdoelen van de gemeente. Soms komt vastgoed vrij. Om bij een leegkomend object volgens een transparante, uniforme manier te werken is de leurprocedure opgesteld. De leurprocedure biedt kans voor beleidsdirecties en stadsdelen om initiatieven die een beleidsdoel dienen vastgoed van de gemeente te laten huren. De leurprocedure is een belangrijke procedure voor het samenbrengen van vraag naar huisvesting van gemeentelijke beleidsdoelen en aanbod van vrijkomend vastgoed van de gemeente. De leurprocedure dateert uit 2016. De vraag naar maatschappelijk vastgoed is de laatste jaren toegenomen terwijl de werkwijze in de leurprocedure nagenoeg gelijk is gebleven. Ook zijn er externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de leurprocedure, zoals het Didam-arrest.
Om vastgoed zo efficiënt mogelijk in te blijven zetten als middel om uiteenlopende beleidsdoelen te ondersteunen en te faciliteren is een evaluatie van de huidige procedure gewenst. De leurprocedure is vastgelegd in een werkwijze die wordt gecoördineerd door Gemeentelijk Vastgoed. De input van beleidsdirecties en stadsdelen is een belangrijk onderdeel van deze evaluatie. In deze evaluatie worden waarnemingen uit interviews en afgeronde leurprocedures geanalyseerd. De uitkomsten hiervan resulteren in een conclusie en aanbevelingen om de leurprocedure te actualiseren. De actualisatie van de leurprocedure vindt opvolgend op deze evaluatie plaats en zal naar verwachting begin 2023 gereed zijn, waarna deze bestuurlijk wordt voorgelegd.
4
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
De huidige leurprocedure wordt omschreven in hoofdstuk 1. Hoofdstuk 2 geeft een beknopt overzicht van de afgeronde leurprocedures in de periode van 2014 – 2022 en uitkomsten uit interviews. In hoofdstuk 3 worden relevante ontwikkelingen op het gebied van vastgoed beschreven. De conclusie van de evaluatie staat vermeld in hoofdstuk 4. Tot slot worden aanbevelingen voor een actualisatie van de leurprocedure voorgesteld in hoofdstuk 5.
5
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
1 Huidige leurprocedure De werkwijze van de leurprocedure is vastgelegd in een werkinstructie die dateert uit 2016. In de werkinstructie staat omschreven dat de leurprocedure van toepassing is voor objecten die leegkomen of op de nominatie staan om verkocht te worden. Beleidsdirecties en stadsdelen kunnen interesse tonen in objecten in de leurprocedure voor partijen die een gemeentelijk beleidsdoel dienen. Het proces kan opgedeeld worden in vier fases, namelijk: 1) voorbereiding leurprocedure,2) leurprocedure, 3) afweging claims en toewijzing en 4) afronding leurprocedure. Het verloop van het huidige proces wordt beknopt omschreven in dit hoofdstuk. De stappen in de leurprocedure worden weergegeven in bijlage 1 en volledig uitgeschreven in de Werkinstructie Leurprocedure, bijlage 2. 1. Voorbereiding leurprocedure Alle relevante informatie over het object wordt verzameld door de assetmanager van Gemeentelijk Vastgoed en vastgelegd in een factsheet. De basisinformatie die in ieder geval gedeeld wordt bestaat uit de locatie, de grootte, de bestemming, de termijn waarin het object gehuurd kan worden en de huurprijs. Overige informatie zoals toegankelijkheid, geplande onderhoudswerkzaamheden en plattegronden worden ook zoveel mogelijk opgenomen in de factsheet. Op basis van de informatie die gedeeld wordt moet in een oogopslag duidelijk worden welk object wordt aangeboden. 2.
Leurprocedure Beleidsdirecties en stadsdelen worden op de hoogte gebracht van de objecten in de leurprocedure via een e-mail waarin de factsheet wordt gedeeld met alle informatie over het object. Daarnaast is het Panden en Programma overleg (hierna: PeP overleg) een belangrijke plek om informatie over objecten in de leurprocedure te delen. Alle beleidsdirecties en stadsdelen zijn vertegenwoordigd in dit overleg. Zodra de leurprocedure is gestart hebben beleidsdirecties en stadsdelen zes weken de tijd om interesse te tonen in het object. Dit noemen we een claim. De claim wordt ingediend bij de coördinator van de leurprocedure. De inhoud van een claim dient in ieder geval te bestaan uit de ruimte die nodig is, het beleidsdoel dat ondersteund wordt, de beoogde partij en een businesscase. Het eindresultaat zou een sluitende business case moeten zijn. Tijdens de leurprocedure hebben de beleidsdirecties en stadsdelen tijd om vragen te stellen en de locatie te bezichtigen. De coördinator van de leurprocedure verzamelt de claims en binnengekomen informatie en kan de beleidsdirectie of het stadsdeel vragen om een verduidelijking van de claim. 3. Afweging claims en toewijzing Als de leurprocedure is geëindigd wordt een overzicht gemaakt van de binnengekomen claims. Het is mogelijk dat de procedure geen claim, een claim of meerdere claims heeft opgeleverd.
Indien de procedure geen claim heeft opgeleverd wordt nagegaan of het object verhuurd kan worden aan een maatschappelijke partij die geen beleidsdoel dient. Hiervoor wordt veelal het netwerk van de Stadsloods of de assetmanager van Gemeentelijk Vastgoed ingeschakeld. Als dit ook niet mogelijk is kan het object commercieel te huur worden aangeboden of, na overleg met de portefeuillehouder, worden afgestoten. Bij een claim wordt de partij via de beleidsdirectie gekoppeld aan de assetmanager van Gemeentelijk Vastgoed, die de huurovereenkomst voorbereid. Bij meerdere claims dient er een afweging gemaakt te worden welke partij uiteindelijk gebruik kan maken van de aangeboden ruimte. Ten eerste wordt geprobeerd om ambtelijk een besluit te nemen. Als dit niet haalbaar is wordt de keuze bestuurlijk voorgelegd.
6
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
4. Afronding leurprocedure Na ambtelijke of bestuurlijke besluitvorming wordt het dossier overgedragen aan de betreffende assetmanager, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de verdere verhuuronderhandelingen en opstellen huurovereenkomst. Of het dossier wordt overgedragen aan de makelaars van het verkoopteam om de verkoop voor te bereiden.
7
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
2 Evaluatie Om de leurprocedure te evalueren zijn de resultaten van afgeronde leurprocedures in de periode van 2014 tot en met medio 2022 geanalyseerd. Daarnaast zijn beleidsdirecties en stadsdelen betrokken door middel van interviews.
2.1 Bevindingen afgeronde leurprocedures periode 2016 - 2022 In de periode van 2016 tot eind 2019 werd de leurprocedure doorlopen in de vorm van een zogenoemde pandenmarkt. Panden die vrijkwamen werden gebundeld en in een keer aangeboden aan alle beleidsdirecties en stadsdelen, die vervolgens vastgoed konden claimen ten behoeve van een beleidsdoel. Incidenteel werd vastgoed aangeboden via losse leurprocedures. Vastgoed dat niet geclaimd werd, werd verkocht. De leurprocedure werd gecoördineerd door het verkoopteam van Gemeentelijk Vastgoed. Sinds december 2019 is vastgoed aangeboden in de leurprocedure zodra bekend was dat vastgoed vrij kwam. Dit betekent dat vrijkomende panden niet meer gebundeld aangeboden werden in een pandenmarkt, met als gevolg dat er zeer regelmatig een leurprocedure werd gestart. Daarnaast werd ook voor vrijstaande grond- en waterpercelen de leurprocedure doorlopen. Als vastgoed niet geclaimd werd, werd nagegaan of het ingezet kon worden ten behoeve van een maatschappelijk doel. Het maatschappelijk doel dient niet altijd direct een beleidsdoel, maar kan wel wenselijk zijn voor o.a. de leefbaarheid van de stad en het aanbod van maatschappelijke functies in een gebied. In de periode december 2019 tot en met november 2022 zijn 56 (delen van) panden, gronden en waterpercelen aangeboden in de leurprocedure.
In ieder geval 36 objecten in de leurprocedure werden geclaimd voor een gemeentelijk beleidsdoel. Op dit moment loopt er nog een leurprocedure voor 3 objecten. Er zijn 14 objecten niet geclaimd; via het netwerk van de Stadsloods of de assetmanager is een semi-maatschappelijke invulling gevonden die een maatschappelijk doel dient. Daarnaast zijn 2 objecten commercieel verhuurd en is voor 1 object (Keizersgracht 264) na de leurprocedure het verkooptraject opgestart. Slechts 2 leurprocedures konden niet ambtelijk worden afgerond en zijn aan het college voorgelegd om te bepalen welk gemeentelijk beleidsdoel gehuisvest dient te worden.
2.2 Resultaten interviews Medio 2022 zijn 23 ambtenaren van beleidsdirecties en stadsdelen geïnterviewd (bijlage 2). De interviews zijn geanalyseerd op basis van de vier fases zoals genoemd in hoofdstuk 1. De resultaten worden per fase omschreven. 1. Voorbereiding leurprocedure In de basis is de informatie die gedeeld wordt in de factsheet voldoende. In de interviews is echter aangegeven dat de informatie op een aantal elementen als beperkt wordt ervaren. Er is behoefte aan een document dat ook extern gedeeld kan worden. Ook wordt er gewezen op het feit dat informatie over omgeving, locatie en gebouwstructuur en de wens van het stadsdeel in de beginfase van de leurprocedure wenselijk is. Verder wordt aangegeven dat er behoefte is aan meer inzicht, door bijvoorbeeld een overzicht van de objecten die in de toekomst beschikbaar komen te delen. Hierdoor kunnen betrokkenen anticiperen op het vastgoed dat aangeboden wordt in de leurprocedure. 2. Leurprocedure De procedure wordt gezien als een goed middel om de juiste beleidsmatige huurder te vinden. Het proces van de leurprocedure om bij vrijkomend vastgoed na te gaan of het ingezet kan worden ten behoeve van een beleidsdoel is juist, maar kan op een aantal punten worden verbeterd:
8
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Een duidelijke werkinstructie; Duidelijke communicatie over de procedure, ook extern; Breder delen van informatie vrijkomend vastgoed en de procedure.
In de antwoorden op de vragen over de claimtermijn is een verschil merkbaar tussen beleidsdirecties en stadsdelen. De meeste beleidsdirecties geven aan dat de termijn van zes weken voldoende is om een claim in te kunnen dienen. Een aantal ondervraagden geven aan dat de termijn vaak niet voldoende is om af te stemmen en om een goed onderbouwde claim in te kunnen dienen. Vooral als er financiële middelen gezocht moeten worden dan wordt de claimtermijn als kort ervaren. Tot slot wordt aangegeven dat assetmanagers een actievere rol zouden kunnen vervullen in het proces, door deel te nemen aan het Panden en Programma overleg. 3. Afweging claims en toewijzing In de interviews is aangegeven dat beleidsdirecties duidelijk dienen te maken voor welke beleidsdoelen vastgoed geclaimd kan worden. Ook wordt voornamelijk door stadsdelen gedeeld dat de ruimtevraag breder is dan alleen de ruimtevraag van partijen die een beleidsdoel dienen. Een goed voorbeeld hiervan zijn huisartsen, psychologen en andere (semi-) maatschappelijke bedrijven en organisaties die bijdragen aan de leefbaarheid van de stad. In de leurprocedure knelt het steeds vaker tussen de behoefte van het faciliteren van (semi-) maatschappelijke bedrijven en organisaties met de wettelijke kaders.
Een actualisatie van de vastgestelde beleidsdoelen en een vastgestelde hiërarchie tussen wettelijke taken, beleidsdoelen en overige maatschappelijke doelen van de gemeente is gewenst. De druk op de stad en de hoeveelheid beleidsdoelen zal ervoor zorgen dat het vaker voorkomt dat meerdere claims worden gelegd op een object in de leurprocedure. Een duidelijk afwegingskader voor (bestuurlijke) besluitvorming is nodig, waarin de te ondernemen stappen, rollen en mandaat voor besluitvorming is vastgelegd. Indien de leurprocedure een claim oplevert kan het dossier overgedragen worden aan de assetmanager voor afronding. De Stadsloods kan een rol vervullen als het object in de leurprocedure niet wordt geclaimd, door het inzetten van haar netwerk om een object openbaar, tegen marktwaarde en volgens de wettelijke kaders, tijdelijk te huur aan te bieden. Daarnaast kan ook een verhuurproces via een makelaar worden opgestart. 4. Afronding leurprocedure Na toewijzing van een object in de leurprocedure is het tijd voor de afronding. In de afronding wordt getracht in een afzienbare termijn de afspraken over het gebruik van het object vast te leggen in een huurovereenkomst. De kaders hiervoor ontbreken in de huidige leurprocedure. De assetmanager van Gemeentelijk Vastgoed dient beschikbaar te zijn om de nieuwe partij te begeleiden in het proces naar een huurovereenkomst.
De beleidsdirectie of het stadsdeel dient zich daarentegen te realiseren dat de claim binnen een afzienbare termijn daadwerkelijk zou moeren resulteren in een huurovereenkomst met Gemeentelijk Vastgoed.
9
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
3 Ontwikkelingen op het gebied van vastgoed Sinds de start van de leurprocedure volgen ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente elkaar op die van invloed zijn op de leurprocedure en de vraag naar vastgoed. De belangrijkste ontwikkelingen in de afgelopen jaren worden hieronder beknopt omschreven. Didam arrest De Hoge Raad heeft op 26 november 2021 het Didam arrest gewezen. Dit arrest heeft gevolgen voor het verhuren van zowel het commerciële als maatschappelijk vastgoed voor elke gemeente in Nederland. In het arrest heeft de Hoge Raad geoordeeld dat indien een overheidslichaam een onroerende zaak wenst te verkopen of ter verhuren, er gelegenheid moet worden geboden aan (potentiële) gegadigden om mee te dingen naar deze onroerende zaak. Dit geldt indien er meerdere gegadigden zijn voor de aankoop of huur van de desbetreffende onroerende zaak of redelijkerwijs te verwachten is dat er meerdere gegadigden zullen zijn. Plannen en ambities gemeente Amsterdam Het bestuur van de gemeente is continu bezig met het uitwerken van de plannen en ambities uit het coalitieakkoord. De plannen die akkoord zijn bevonden worden uitgevoerd volgens vastgesteld beleid. Dit zorgt herhaaldelijk voor veranderingen in de manier van werken en de vraag naar vastgoed.
Beleid op het gebied van duurzaamheid en wijzigende beleidsdoelen zoals Buurtrechten en Vrije Ruimte kunnen invloed hebben op het proces van de leurprocedure. Nationale en internationale gebeurtenissen Ook nationale en internationale gebeurtenissen zorgen voor wijzigingen in de ambities van de gemeente. Ten gevolge van de Covid-19 pandemie en de oorlog in Oekraïne werd snel duidelijk dat er een acute vraag naar specifiek vastgoed kan ontstaan. Het is van groot belang is dat voor de beschikbare ruimte flexibel en met gepaste urgentie op ingespeeld kan worden. Nieuw Amsterdams college Met een nieuw Amsterdams college en een nieuwe wethouder Gemeentelijk Vastgoed is ook de kijk op het gebruik van vastgoed veranderd, wat van invloed is op het heeft bijvoorbeeld gevolgen voor het afstoten van gemeentelijk vastgoed. Van 2017 tot 2022 volgde Gemeentelijk Vastgoed een verkoopprogramma waarbij vastgoed dat niet ingezet kon worden voor een beleidsdoel verkocht werd. Inmiddels is dit standpunt achterhaald en heeft de wethouder Gemeentelijk Vastgoed aangegeven dat het verkoopprogramma stopt en er terughoudend omgegaan wordt met de verkoop van vastgoed. Daarnaast is er zelfs een voorzichtige beweging gaande richting het aankopen van vastgoed.
Plan van aanpak vastgoedvisie en portefeuillestrategie De toenemende en veranderende vraag naar betaalbare maatschappelijke voorzieningen vraagt om een stedelijke visie op maatschappelijk vastgoed én een portefeuillestrategie voor de inzet van het vastgoed van de gemeente. De leurprocedure is een onderdeel van de portefeuillestrategie.
10
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
4 Conclusie Geconcludeerd kan worden dat de leurprocedure in de basis een goede procedure is om intern af te wegen voor welk gemeentelijk beleidsdoel het vastgoed ingezet moet worden. Resultaten van de afgeronde leurprocedures in de periode van december 2019 tot en met november 2022 laten zien dat het grotendeels mogelijk is om vastgoed in te zetten voor een gemeentelijk beleidsdoel. In veel gevallen wordt er ambtelijk, in goed overleg tussen beleidsdirecties en stadsdelen, een gepaste nieuwe invulling gevonden. In slechts 2 gevallen van de 57 leurprocedures was een bestuurlijk traject nodig om een besluit over de nieuwe huurder te laten nemen. Uit de interviews met de betrokken beleidsdirecties en stadsdelen blijkt dat de leurprocedure wordt gewaardeerd en met enkele aanpassingen ook in de toekomst voldoet aan de behoefte. Verbeterpunten Gezien de leurprocedure een aantal jaren niet is aangepast aan ontwikkelingen op het gebied van vastgoed schiet de huidige procedure hierin tekort. Het Didam arrest is nog niet geïmplementeerd in de procedure en de manier waarop beleidsdirecties en stadsdelen een selectie maken van mogelijke huurders wordt niet op grond van objectieve, toetsbare en redelijke criteria gemaakt. Daarnaast wordt de keuze niet gepubliceerd met een mogelijkheid voor andere gegadigden om te reageren.
Tot slot wordt geconcludeerd dat de leurprocedure aangepast dient te worden op basis van ontwikkelingen op het gebied van beleid van de gemeente Amsterdam en de kijk van het college en wethouder Gemeentelijk Vastgoed op het gebruik van vastgoed. De belangrijkste punten waarop de huidige leurprocedure verbeterd kan worden zijn: Breder communiceren over de procedure (intern en extern) en het vrijkomend vastgoed; Vaststellen van een afwegingskader voor de toekenning van vrijkomend vastgoed, met daarin een hiërarchie tussen wettelijke taken, beleidsdoelen en (semi-) maatschappelijke doelen Implementatie van belangrijke externe ontwikkelingen, zoals het Didam-arrest; Meer bestuurlijke betrokkenheid van wethouders en stadsdeelbestuurders.
11
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
5 Aanbevelingen Uit de evaluatie blijkt dat er een aantal verbeterpunten zijn die kunnen worden vertaald in aanbevelingen. Hieronder wordt per fase zoals gebruikt in de voorgaande hoofdstukken aangegeven wat de aanbevelingen zijn. De aanbevelingen worden verwerkt in de vernieuwde leurprocedure. Algemeen Communiceer intern over de leurprocedure; breng de bekendheid en het kennisniveau over de procedure bij Gemeentelijk Vastgoed, beleidsdirecties en stadsdelen op peil. Communiceer extern over de leurprocedure; zorg dat de procedure bekend is bij mogelijke huurders van gemeentelijk vastgoed. Zorg dat de leurprocedure voldoet aan de kaders van het Didam-arrest en aansluit bij Amsterdams beleid ten opzichte van het Didam-arrest. 1. Voorbereiding leurprocedure Actualiseer de factsheet met informatie die wenselijk is voor beleidsdirecties en stadsdelen, zoals foto’s, plattegronden, bestemming en informatie over overige gebruikers van het pand. De factsheet dient te voldoen aan de kaders van het Didam-arrest. Maak een factsheet die extern gedeeld kan worden met partijen die geïnteresseerd zijn in het object in de leurprocedure. De factsheet dient te voldoen aan de kaders van het Didam-arrest. Maak de factsheet aantrekkelijk en gebruik het als hét informatiemiddel voor potentiële huurders.
Verwerk input van het gebiedsteam van het stadsdeel over omgeving en aanvullende informatie uit de buurt in de factsheet. Actualiseer de webpagina ‘aanbod vastgoed’ en maak het passend voor een selectieprocedure en publicatie volgens de kaders van Didam. 2. Leurprocedure Start de leurprocedure zo snel mogelijk als duidelijk is dat vastgoed vrijkomt. Doe, indien mogelijk, een vooraankondiging van de leurprocedure in het PeP-overleg Plan bij de start van de leurprocedure een moment voor bezichtiging en deel deze informatie in ieder geval op de factsheet. Betrek assetmanagers van GV meer bij de procedure door hen o.a. uit te nodigen bij het PePoverleg. Maak een standaard format voor een claim en blijf benadrukken waar een claim aan moet voldoen. Denk hierbij aan: business case, beschikbare financiële middelen, passend bij omgeving, bestemming, Wet Bibob, benodigde verbouwing en vergunning. Update de leurprocedure jaarlijks (indien nodig) in het PeP-overleg. Laat relevante ontwikkelingen op het gebied van vastgoed aan bod komen in de evaluatie. 3. Afweging claims en toewijzing Stel jaarlijks wettelijke taken, beleidsdoelen en (semi-)maatschappelijke doelen op het gebied van vastgoed en de hiërarchie hiertussen vast. De beleidsdirecties en stadsdelen zijn hierin leidend. Maak duidelijk wat de positie is van (semi-) maatschappelijke organisaties en bedrijven.
Gebruik het netwerk van de Stadsloods, volgens de kaders van het Didam-arrest. Stel een afwegingskader op die gebruikt wordt bij meerdere claims. Stel een afwegingskader op die gebruikt wordt indien er geen claim is. Stel een escalatiemodel op die gevolgd wordt bij meerdere claims, neem hierin het stadsdeelbestuur en wethouders mee.
12
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Houdt vast aan een claimtermijn van 6 weken voor de interne procedure om te bepalen voor welk beleidsdoel het vastgoed wordt ingezet. Handel vervolgens binnen de kaders van het Didam-arrest om een partij te selecteren die invulling kan geven aan het beleidsdoel.
4. Afronding leurprocedure Stel een termijn in waarin een claim uitgewerkt moet worden in een huurovereenkomst. Stel een procedure op voor wat te doen als een claim niet tot stand komt (in een huurovereenkomst).
13
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
6 Actualisatie leurprocedure De aanbevelingen die voortkomen uit de evaluatie dienen te worden toegepast in de actualisatie van de leurprocedure, die in het eerste kwartaal van 2023 ter bestuurlijke besluitvorming aangeboden wordt. De actualisatie wordt vastgelegd in een nieuwe werkwijze, waarin gewerkt wordt volgens de huidige wet- en regelgeving zoals het Didam-arrest. Ook wordt de webpagina ‘aanbod vastgoed’ vernieuwd en wordt een format ontwikkeld voor een factsheet (intern en extern) die de juiste informatie bevat. De planning is in hoofdlijnen als volgt: Actie Agenderen MT Gemeentelijk Vastgoed Agenderen in stuurgroep Agenderen PeP-overleg Staf Gemeentelijk Vastgoed Commissie SED (ter kennisname) PHO Agenderen werkgroep Agenderen PeP overleg Agenderen stuurgroep Agenderen MT Gemeentelijk Vastgoed Staf Gemeentelijk Vastgoed PHO College Commissie SED (ter kennisname)
Periode Evaluatie 13 december 2022 14 december 2022 20 december 2022 16 januari 2023 8 februari 2023 22 februari 2023 Actualisatie 10 januari 2023 17 januari 2023 18 januari 2023 7 februari 2023 13 februari 2023 22 februari 2023 7 maart 2023 29 maart 2023
14
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Bijlage 1 Schematische weergave leurprocedure
15
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Bijlage 2 Werkinstructie huidige leurprocedure
Leurprocedure Werkinstructie
Versiebeheer Datum
Versie
Wijziging
Naam
Opsteller
16
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Toelichting De RVE Gemeentelijk Vastgoed (hierna genoemd Gemeentelijk Vastgoed) is een nieuwe gemeentelijke organisatie die formeel op 1 januari 2015 van start is gegaan. De aanleiding om het gemeentelijk vastgoed in één centrale organisatie onder te brengen komt mede voort uit de Stedelijke Vastgoedstrategie die door het vorige college van B&W op 25 januari 2014 is vastgesteld. De Stedelijke Vastgoedstrategie, het nieuwe Coalitieakkoord 2014-2018 en de door het college op 2 juni 2015 vastgestelde Spelregels Vastgoed, Deel 1 Uitwerking Stedelijke Vastgoedstrategie, geeft een paar belangrijke uitgangspunten mee: • De gemeente heeft alleen vastgoed in bezit ter ondersteuning van gemeentelijke beleidsdoelen en niet voor commerciële doeleinden. • De volledig portefeuille zal daarom regelmatig worden beoordeeld op nut en noodzaak. • Voor het aflossen van de schuld van de gemeente Amsterdam wordt o.a. een kwart miljard euro aan vastgoed en deelnemingen verkocht. In Amsterdam wordt er op een breed scala aan onderwerpen beleid ontwikkeld. Iets is een beleidsdoel als het gesteund wordt door een besluit van het college of de Gemeenteraad en/of subsidie verstrekt wordt. In ieder geval worden commerciële verhuringen zoals winkels, kantoren, horeca die geen specifiek economisch beleid ondersteunen, en religie niet als beleidsdoel gezien.
Voor al deze categorieën die niet tot de beleidsdoelen van de Gemeente Amsterdam meer gerekend worden, zal overwogen worden om ze af te stoten. In de notitie Verkoop Gemeentelijk Vastgoed, 2e uitwerking van de Vastgoedstrategie, wordt hier nader op ingegaan. Voor de objecten die leegkomen of op de nominatie staan om afgestoten te worden is deze Leurprocedure van toepassing. Indien bekend wordt dat een pand leegkomt, en er niet direct een opvolgende huurder is met het zelfde beleidsdoel, dan wordt voor elk pand tegelijkertijd onderzocht of het pand verder verhuurd kan worden of dat het verkocht kan worden. Onderstaand volgen de stappen die de aangewezen dossierhouder van de afdeling Strategie & Beleid (S&B) moet volgen. Voor het toetsen van ruimtevragen aan de negen vastgestelde beleidsdoelen wordt verwezen naar de bijlage van het Format Leuren Gemeentelijk Vastgoed. Dit wordt ook geheel onder verantwoordelijkheid van de dossierhouder ingevuld. Dit is een werkdocument. De praktijk zal leren of bepaalde stappen aangepast dienen te worden. Fase 1: Gegevens verzamelen 1. Zodra bekend is, dat een gebouw leeg komt geeft de vastgoedbeheerder dit door aan de rayonmanager. 2. De Rayonmanager geeft de leegstand door aan de Coördinator Bestuurlijke Pandendossiers ((CBP) ic Moet hier nog agendaformulier voor instemming TGV gemaakt worden?? 3.
De CBP wijst een dossierhouder aan binnen Strategie & Beleid 4. De dossierhouder opent op de G-schijf > GV > S&B > Leuren een nieuwe map met als naam het adres van het pand. Hierin slaat de dossierhouder alle informatie op. 5. De dossierhouder gaat aan de hand van het Format Leuren Vastgoed G-schijf > GV > S&B > Leuren > Formats Leuren alle gegevens verzamelen bij: Ruimte & Duurzaamheid bestemming en voorschriften bestemmingsplan: Sander Kinneging De Rayons voor aanvullende de algemene gegevens van het object; vastgoedbeheerder pand
17
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Ontwikkeling voor aanvullende bouwkundige en technische gegevens; technisch beheerder pand Het Bedrijfsbureau voor financiële gegevens; De juristen voor juridische aspecten; 6. De dossierhouder brengt het pand in bij de makelaars van het Verkoopteam ten behoeve van het onderzoeken van verkoopmogelijkheden, taxatiewaarde, ontwikkelkansen en mogelijke verkoopstrategie en verkoopmoment: contactpersoon Willemijn Verhoeven 7. De dossierhouder meldt het pand aan bij het Knooppunt Vraag en Aanbod. 8. De dossierhouder onderzoekt de belangstelling voor het huren van het object bij alle betreffende BeleidsRVE’s en de Bestuurscommissies: Een standaardbrief: G-schijf > GV > S&B > Leuren > Standaardformats > Formats Leurprocedure Standaardformat: G--schijf > GV > S&B > Leuren > Standaardformats > Formats Leurprocedure met informatie over het object Lijst met contactpersonen BeleidsRVE’s en Bestuurscommissies: G--schijf > GV > S&B > Leuren > Standaardformats > Formats Leurprocedure met informatie over het object 9. De brief wordt als wordbestand en als PDF bestand opgeslagen. 10. De PDFversie van de begeleidende brief wordt door de dossierhouder verstuurd. 11. De dossierhouder vult alle ingewonnen informatie in op het Format Leuren Gemeentelijk Vastgoed Fase 2: Analyse en conclusie 1.
Op basis van alle ingewonnen informatie na de vastgestelde deadline organiseert de dossierhouder een overleg met de bestuursadviseur: de betreffende Rayonmanager en de procesmatige en inhoudelijke begeleider van de Leurprocedure; 2. In dit overleg worden de gelijktijdig aan te leveren concept Stafflap en concept Collegeflap; Gschijf > GV > S&B > Leuren > Standaardformats > Formats bestuurlijke stukken met advies van Vastgoed voorbesproken. Met name de mogelijke opties, de beslispunten en de planning komen in dit overleg aan de orde. Basis vormt het ingevulde Format Leuren Gemeentelijk Vastgoed. 3. De financiële tabel in de flappen moet de financiële gevolgen, zowel structureel als incidenteel, bij voortgaande verhuur en bij verkoop zichtbaar maken: Advies inwinnen door dossierhouder bij de Businesscontroller 4. De Stafflappen en Collegeflappen en stukken worden op drie plaatsen opgeslagen. G-schijf > GV > S&B > Leuren >het adres van het pand. G-schijf > GV > bestuurszaken > datum van de vergadering G-schijf > GV > Panden > adres 5. De inhoudelijke begeleider meldt aan de CBP welk Leurpand met advies Vastgoed er aan komt. Fase 3: Bestuurlijk traject 1. De dossierhouder stuurt de uiteindelijke conceptstukken, Stafflap, Collegeflap, aan de Coördinator Bestuurlijke Pandendossiers. 2. De CBP meldt mondeling alvast in TGV dat er Leurbesluit aan komt. 3.
Na goedkeuring door CBP gaan de stukken via de bestuursadviseur, naar de screening om te beoordelen of de stukken doorgezet kunnen worden naar het Team Gemeentelijk Vastgoed. 4. Na instemming door TGV levert de dossierhouder de uiteindelijke bestuurlijke stukken aan bij de Bestuursadviseur. De bestuursadviseur zet de stukken door in Andreas.
Fase 4: Uitvoering
18
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
1.
Na besluitvorming in het college of door de wethouder wordt het dossier overgedragen aan ofwel de betreffende Rayonmanager, die verantwoordelijk wordt voor de uitvoering van de verdere verhuuronderhandelingen en opstellen huurcontract en dergelijke. 2. Ofwel het dossier wordt overgedragen aan de makelaars van het Verkoopteam ten behoeve van uitvoering verkoop: via Willemijn Verhoeven. Format Leuren Gemeentelijk Vastgoed Dossierhouder Algemene gegevens
Foto object
Gebouw adres Bag- identificatienummer Omschrijving en bouwjaar Bestemmingsplan- mogelijkheden
Kaartje met toelichting van RVE Ruimte & Duurzaamheid
Monumentenstatus M2 VVO + m2 BVO Nenmeting Perceeloppervlak Aantal verdiepingen en aantal ruimten Overige kenmerken als lift en buitenruimte Parkeermogelijkheden Voormalige huurder Voormalig aantal VHE Komt beschikbaar per datum Technische gegevens Bouwkundige staat gebouw Technische staat installaties MJOP
19
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Energielabel Bodemonderzoek Asbestinventarisatie Financiële gegevens Kostprijsdekkende huur per m2 VVO Kostprijsdekkende per jaar Marktconforme huur per m2 VVO Marktconforme huur per jaar Boekwaarde per datum Taxatiewaarde per datum x WOZ-waarde Herbouwwaarde Verhuuroptie Aangemeld bij Knooppunt op datum x Advies gebouwbeheerder Overige Integriteitsverklaring Ingangsdatum huur Reserveringsvergoeding Verkoopoptie Ingebracht bij Makelaars S&B Analyse Toetsing aan beleidsdoelen gemeente en afweging Conclusie
20
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Advies: Verkoop/Verhuur Datum bestuurlijk besluit Geplande datum overdracht aan Verkoopteam of aan Rayonmanager Beleidsdoelen gemeente Amsterdam 2014-2018 Economische zaken Huisvesting van (commerciële) functies die specifiek economisch beleid ondersteunen. Startende ondernemers, broedplaatsen, wijkondernemingen, winkelbranchering etc. Gebiedsontwikkeling Strategische aankopen met het doel deze (op termijn) in te zetten in een ontwikkeling ten behoeve van de ruimtelijke ordening. De huidige activiteit is geen reden om het in bezitte hebben of krijgen. Aankopen van objecten om een nieuwe wijk te ontwikkelen, aankopen van objecten om ongewenste functies te beëindigen etc. Gemeentelijke huisvesting Huisvesting van de eigen bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Stadhuis, stadsdeelkantoren, overige ambtelijke kantoren, gemeentewerven, stadsloketten, arbeidsbemiddeling, etc. Kunst en Cultuur Huisvesting van het deel van de Kunst en Cultuursector dat volgens de gemeente bijdraagt aan het beleid op dat gebied en ondersteuning nodig heeft. Musea, theater, (CAWA-) kunstenaarsateliers, broedplaatsen, bibliotheken, bijzonder cultureel erfgoed etc. Onderwijs Huisvesting van niet aan schoolbesturen overgedragen gebouwen of bouwdelen waarvoor de gemeente een wettelijke taak of zorgplicht heeft.
Huisvesting van onderwijsgerelateerde functies die een bijdrage leveren aan het onderwijsbeleid van de gemeente. Basisscholen, voortgezet onderwijs, speciaal onderwijs, bijzonder onderwijs, multifunctionele (onderwijs-)accommodaties, gymzalen, peuterspeelzalen, buitenschoolse opvang etc. Sport en Recreatie Huisvesting van sport en recreatie die bijdraagt aan de primaire doelstellingen op dit gebied. Zwembaden, clubhuizen, verenigingsgebouwen (eventueel ook in recreatieve sfeer), speeltuinen, sportvelden, gymzalen, sportcomplexen etc. Vervoer en parkeren Ondersteuning van het parkeer- en openbare ruimtebeleid om auto's zo veel mogelijk buiten de openbare ruimte te parkeren. Parkeergarages en parkeerterreinen buiten de openbare ruimte voor vergunninghouders en/of betalende bezoekers, etc. Welzijn en maatschappelijke dienstverlening Huisvesting van maatschappelijke partners ophet gebied van participatie, jeugd, leefbaarheid, diversiteit, veiligheid, welzijnswerk en maatschappelijke opvang en ondersteunig. Welzijnswerk, jongerencentra, buurtcentra, buitenschoolse opvang, reintegratieprojecten,opvang dak- en thuislozen etc.
21
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Zorg Huisvesting van maatschappelijke partners op het gebied van geestelijke of lichamelijke gezondheidszorg. Medische zorg, ouderkindcentra (OKC), geïntegreerde voorzieningen.
22
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Bijlage 2 Interviews evaluatie leurprocedure Aanbod beschikbaar vastgoed Onderwijs: Verkoop vastgoed niet. Houd de panden in bezit en zet het in voor functies die nodig zijn. De vraag naar vastgoed is variabel door trends en ontwikkelingen die invloed hebben op vastgoed zoals de opvang van vluchtelingen, veranderingen in de jeugdzorg en onderwijs. Flexibiliteit is belangrijk. Kunst en Cultuur: De kerngedachte van het aanbod van vastgoed in de leurprocedure is goed. Hierdoor kan er een afweging gemaakt worden waarvoor vastgoed ingezet kan worden. Als de functie niet wijzigt dan kan de directie het gebruik voortzetten. Democratisering: Verkoop vastgoed met een maatschappelijke bestemming niet, maar zet het in voor onze strategische taken. Vastgoed kan verkocht worden als er echt geen beleidsdoel gediend kan worden. Maak dit ook duidelijk aan het college zodat men weet wat de wensen zijn van de beleidsdirecties. Zet vastgoed primair in voor onze strategische taken. Vrije Ruimte: Op het moment dat er een opzegging is moet een pand in de leur komen. Wijzigt de functie niet? Is het dan nog wel gewenst om er opnieuw eenzelfde functie in te zetten? Integraal overleg nodig, past de functie daar nog of behoefte aan een andere functie? Assetmanagers GV: Maak de beschikbaarheid meer openbaar kenbaar. Neem een voorbeeld aan het Didam-arrest.
Economische zaken: Het is niet verstandig om vastgoed te verkopen. Vaak zien we dat vastgoed op een later moment weer aangekocht moet worden tegen een hogere prijs. Stadsdeel Zuid: Op dit moment worden er alleen panden van gemeentelijk vastgoed ingebracht in de leurprocedure. Zou het mogelijk zijn om bijvoorbeeld samen te werken met Onderwijs? R&D Stadloods: Verkoop vastgoed niet. Houd de panden in bezit en zet het in voor functies die nodig zijn. De vraag naar vastgoed is variabel door trends en ontwikkelingen die invloed hebben op vastgoed. Beleidsdoelen wijzigen of kunnen toenemen in aantallen. Ook demografisch is er een trend te voorspellen in het toenemen van zorg. Flexibiliteit is belangrijk. Aankondiging beschikbaar vastgoed Grond en Ontwikkeling: het moment waarop gedeeld wordt dat vastgoed vrij komt is soms wat laat. Ik zou graag eerder in het proces betrokken willen worden. Vrije Ruimte: Het gevoel heerst dat panden niet altijd op tijd in de leurprocedure gebracht worden. Vrije Ruimte en Buurtrechten loopt hier tegenaan omdat er niet altijd partijen zijn die klaar staan om vastgoed in te vullen. Stadsdeel West: het lijkt er soms op dat panden later in de leurprocedure komen dan dat ze leeg staan. Stadsdeel Noord: Een vooraankondiging voor de leurprocedure zou fijn zijn, zodat we kunnen nagaan in welk stadsdeel het pand ligt en we elkaar alvast kunnen informeren.
Geef duidelijk aan wat de claimende partij dient te hebben aangeleverd aan het einde van de leurtermijn.
23
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Stadsdeel Centrum: Als vastgoed een opzegging ontvangt van een huurder zouden wij het liefst direct geïnformeerd willen worden. Afhankelijk van de opzegtermijn van de huurder kunnen de stadsdelen en beleidsdirecties eerder geïnformeerd worden over het feit dat het pand vrijkomt. Economische Zaken: Als er iets vrijkomt, dan komt het in de leur. Dit is duidelijk. Beleidsdirecties moeten reëel zijn en in gedachten houden dat er veel meer vraag is dan aanbod. Stadsdeel Oost: Het kernteamoverleg is vaak het eerste aangewezen moment om de leurprocedure te bespreken. Stadsdeel Zuidoost: De manier van informatiedelen is prima. De informatie die gedeeld wordt kan worden doorgestuurd naar betrokken collega’s. R&D Stadsloods: Maak heel duidelijk wat er precies aangeboden wordt, welke bestemming het pand heeft en wat er allemaal mogelijk is om onduidelijkheid achteraf te voorkomen. Assetmanagers GV: Er wordt een factsheet gemaakt voor het object dat wordt aangeboden in de leurprocedure. Kan dit efficiënter gedaan worden? Secretaris PeP: de aankondiging van beschikbaar vastgoed per mail werkt goed. Een brede club ontvangt de informatie. Leurprocedure Vrije Ruimte: Het is goed dat de leurprocedure er is maar er is meer duidelijkheid nodig. Vooral duidelijke kaders gewenst bij meerdere claims en wie beslissingsbevoegd is.
Opvolging na leur; aanbieding huurcontract binnen 3 weken na toewijzing Leurclaim Kunst en Cultuur: Op sommige punten is de leurprocedure wat vaag, met name voor externen. Dit komt omdat het niet voldoende is uitgewerkt en vastgelegd. Die vaagheid is niet uit te leggen naar externen. Het moet voor beleidsdirecties duidelijk zijn hoe het proces gemanaged wordt. Aanvulling op de huidige leurprocedure: neem een vast moment mee waarop geïnteresseerden kunnen bezichtigen in het pand dat beschikbaar is. Democratisering: De leurprocedure roept vaak nog veel vragen op. Er moet duidelijker gemaakt worden hoe de leurprocedure precies werkt. Economische Zaken: De leurprocedure inzetten om bij vrijkomend vastgoed na te gaan of het een beleidsdoel kan dienen als uitgangspunt is juist. Nu moeten we nog kijken hoe we het proces kunnen finetunen. Voor externen moet er bijvoorbeeld duidelijke informatie komen over o.a.: wat is een beleidsdoel, handleiding leurprocedure, wat is claimen, wat is de termijn. Het wordt onaangenaam als dit niet bestaat. Verder: bezichtiging meenemen in de leurprocedure. Maatschappelijke voorzieningen: de leurprocedure is een goed concept, maar wel lastig voor de lange termijn beslissingen. Het zou voor de lange termijn beter zijn als er een overzicht komt van beschikbaarheid en verwachte beschikbaarheid in de toekomst.
Onderwijs: De leurprocedure op zich is goed, er is gewoon te weinig aanbod. Hier kunnen we allerlei procedures voor bedenken maar dit lost het tekort aan ruimte niet op. Het is belangrijk om de leurprocedure uitgebreid vast te leggen, zodat het houvast biedt in een omgeving die steeds veranderd.
24
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Grond en Ontwikkeling: De leurprocedure helpt. Er is waarschijnlijk geen andere manier om beschikbaar vastgoed kenbaar te maken onder de beleidsdirecties en stadsdelen. Wellicht is het mogelijk om beschikbaar vastgoed via een platform te delen. R&D Stadsloods: Er zijn duidelijke spelregels voor de leurprocedure gewenst. Het is nu niet altijd duidelijk hoe claims worden beoordeeld, welk beleidsdoel voorrang krijgt etc. Advies om te werken met een format – wat onderdeel is van het proces. Stadsdeel Zuid: Op zich werkt de leurprocedure prima, maar het kan beter. Vrijgekomen vastgoed zou eerder en transparanter kenbaar gemaakt moeten worden aan beleidsdirecties en stadsdelen. Assetmanagers GV: Het lijkt een ‘black box’. De assetmanager stuurt het op naar de coördinator van de leurprocedure, maar heeft geen idee wat er vervolgens gebeurt. Daarnaast is het niet duidelijk wanneer iets wel of niet in de leur gaat. Bijvoorbeeld als een kinderdagverblijf opgevolgd wordt door een nieuw kinderdagverblijf. Secretaris PeP: Er is nog weleens wat onduidelijk. De procedure lijkt te missen of niet vastgelegd. Van tevoren moet nagedacht worden over de risico’s en “what if’s”. Een vastgestelde werkinstructie zou helpen en kan intern gedeeld worden en vastgesteld worden door het MT. Informatie delen Onderwijs: De informatie wordt op een goede manier gedeeld Er staat al zoveel op internet.
Vertegenwoordigers van alle beleidsdirecties en stadsdelen zijn aangesloten bij het overleg. Mocht er toch voor gekozen worden om informatie te delen via bijvoorbeeld een pagina, deel dan alleen selecte informatie. Er moet goed nagedacht worden over welke informatie gedeeld wordt. Zorg dat het proces wel efficiënt blijft. Zorg: De informatie die nu gedeeld wordt per mail kan ook gedeeld worden via een webpagina of actuele link naar een digitale locatie. Monumenten: Als er een object vrij is en hierover informatie gedeeld wordt, kijk dan ook naar wat een gebouw aan kan en naar de omgeving. Een gebouw en de omgeving hebben bepaalde kenmerken die niet voor iedere functie geschikt is. Denk na over wanneer je bovenstaande punten inbrengt. Kunnen deze meewegen in de beoordeling van een claim? Economische zaken: Wat kan beter? Vastgoed dient vaak al een bepaald doel: pand heeft bepaalde karakteristieken, zonde om de panden alsmaar te verbouwen. Waarde van pand moet niet weggegooid worden. Meer kijken naar logisch gebruik en effect op ruimte en omgeving, zoals: functiemenging in de buurt, voorzieningenniveaus, overlast etc. Veel meer de buurtteams en gebiedsgericht werken betrekken. Gewenst gebruik meenemen. R&D/Planologen. Advies toevoegen voorafgaand aan leurprocedure. Bouwkundig en wat zijn de ruimtelijke effecten.
Vrije Ruimte: Deel completere achtergrond over object; voorgeschiedenis, hoe/wat/waarom? ( Gezien vorige punt; betreffende assetmanager van Leurpand komt object toelichten in PeP (zodat hij/zij voeling krijgt met het proces, de collega’s en evt. kan toelichten)
25
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Maatschappelijke Voorzieningen: Informatiedelen per mail werkt prima, maar wellicht wel handig om informatie ook te delen via een webpagina zodat andere collega’s ook op eigen initiatief kunnen kijken. Risico is wel dat er claims worden ingediend die niet goed onderbouwd worden of kunnen worden. Misschien kan er afgesproken worden dat een persoon per beleidsdirectie de claim kan ondervangen. Zorg daarnaast voor een duidelijk claimformulier. Buurtrechten: De informatie uit de leurprocedure zou overal zichtbaar moeten zijn. De ledenlijst en agendalijst van het PEP-overleg zijn belangrijk. Er kan gedacht worden over het plaatsen van informatie op een (intern) openbare plek. Stadsdeel Oost: De informatie die nu gedeeld wordt is voldoende om een eerste interesse te kunnen tonen. Stadsdeel Zuidoost: De assetmanager vastgoed (portefeuille welzijn) en assetmanager van het stadsdeel hebben nauw contact in stadsdeel Zuidoost. In andere stadsdelen is dit niet altijd het geval en assetmanagers vastgoed van andere portefeuilles zijn niet betrokken. Assetmanagers houden zich vooral bezig met basisvoorzieningen, als er een externe vraag komt is het niet altijd inzichtelijk wie wat doet. Ook de functie van assetmanager bij het stadsdeel is niet altijd duidelijk.
Stadsdeel Zuid: Alle stadsdelen zijn inmiddels agendalid van de leurprocedure, maar zorg er ook voor dat de assetmanagers beter betrokken worden. Soms kan de afstemming onderling beter. Stadsdeel Noord: Gebruik ook TamTam of Intranet om informatie te delen. Stadsdeel Nieuw-West: Wij hebben een interne maillijst gemaakt die we gebruiken om informatie uit de leurprocedure te delen. Stadsdeel Centrum: vanuit de leurpocedure komen vaak meer vragen over een pand, zoals: wat zijn de uiteindelijke kosten? Wat is de status van een pand? Op welke manier wordt het verhuurd, casco of niet? Voor welke functie is het pand geschikt? Wat heeft de buurt nodig? Assetmanagers GV: Neem een moment om te bezichtigen op in de leurprocedure. Maak daarnaast in het PEP overleg of de beoordeling van de leurprocedure duidelijk welk huurregime en daarmee huurprijs wordt gehanteerd: maatschappelijke huur of kostprijsdekkende huur. Factsheet Onderwijs: De factsheet bevat voldoende informatie. Kunst en Cultuur: Zou het werkbaar zijn om, naast de huidige factsheet, een factsheet te maken die extern gedeeld kan worden? Op hoofdlijnen informatie in de externe factsheet opnemen en nadere informatie opnemen in de interne factsheet. Democratisering: Zorg voor een duidelijke plattegrond bij de factsheet en foto’s van de uitstraling. Zorg: de factsheet bevat voldoende informatie.
Economische Zaken: Maak een light-versie van de factsheet die ook extern gedeeld kan worden. Hierdoor kunnen collega’s die agendalid zijn gemakkelijk informatie delen. Maak een factsheet op Funda achtige wijze, maak het klantvriendelijker.
26
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Vrije Ruimte: maak in de factsheet heel duidelijk wat precies aangeboden wordt. Stel ook in een vroeg stadium vast of een partij in aanmerking komt voor een kostprijsdekkende huur zodat hier geen onduidelijkheid over ontstaat. Maatschappelijke voorzieningen: de factsheet is volledig, maar soms is het lastig te achterhalen wat de plek in de stad precies is. Een kaartje zou helpen. Stadsdeel Zuidoost: De factsheet is overzichtelijk, alle belangrijke gegevens staan erin. Maak het meer als een verkoopbrochure, het is nu zakelijk ingestoken. Stadsdeel West: de factsheet is duidelijk en een goed document om de informatie te kunnen delen. Foto’s en impressies van het pand helpt ontzettend om een indruk te krijgen van de locatie dus graag toevoegen. Assetmanagers GV: Vooral de huurprijs die op de factsheet wordt gecommuniceerd is belangrijk. Zorg ervoor dat heel duidelijk geformuleerd is dat de huurprijs de kale huurprijs betreft. Neem op welke meerkosten er zijn naast de huurprijs, zoals servicekosten, BTW compensatie etc. Claimtermijn Kunst en Cultuur: Er is voldoende tijd om te claimen. Stadloods: Omdat onze claim wordt gedaan op basis van zoekers zijnde geen beleidsdoel, wel altijd in relatie tot beleid, ambitie en coalitieakkoord, sluiten wij altijd als laatste aan, nadat de beleidsdoelen aan het woord zijn geweest.
Daarom is het voor ons belangrijk om tijdig te weten of er iets wel/niet geclaimd wordt zodat wij het kunnen aanbieden aan een mogelijke zoeker. Democratisering: Er is genoeg tijd om te claimen. Toch lijkt het of er vrij snel overgegaan wordt tot verkoop van een pand. Het is zonde als de panden na 1 leurtermijn al verkocht worden omdat later toch kan blijken dat het nog kan worden ingezet voor een beleidsdoel. De vraag naar ruimte varieert bij de beleidsdoelen. Zorg: De claimtermijn is lang genoeg, maar kan soms langer. Economische Zaken: Er is voldoende tijd om te claimen. Maatschappelijke Voorzieningen: Er is voldoende tijd om te claimen, maar soms zou het fijn zijn als er iets meer tijd is voor afstemming intern. Dilemma: is het mogelijk om jaarlijks een lijst te delen met panden die vrijkomen? Zo wordt er meer tijd gecreëerd. Grond en Ontwikkeling: De claimtermijn is te kort. Een half jaar tot een jaar zou een betere termijn zijn. Onderwijs: Claimtermijn is lang genoeg. R&D Stadsloods: Op het moment dat er duidelijk is dat er niet geclaimd wordt, komt Stadsloods. Ingewikkeld om op deze manier kandidaat te selecteren.
27
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Stadsdeel Oost: Ja voldoende termijn. Niet om met het BD te bespreken en vaak moet er nog een vorm van financiering gevonden worden. DB moet op de hoogte zijn van de kans die zich voordoet in de leurprocedure. Stadsdeel Zuidoost: Direct inbrengen van vastgoed bij opzegging! Stadsdeel bij afloop van de huurovereenkomst informeren. Waarom termijn van 6 weken?! Vraag kan zich ook later voordoen. Leurprocedure is een momentopname. Stadsdeel West: Geen reden om de claimtermijn in de leurprocedure te verlengen. Stadsdeel Zuid: Het lukt om te claimen binnen de termijn. Stadsdeel Noord: Als er financiële middelen gezocht moeten worden dan is de claimtermijn erg kort. Stadsdeel Centrum: Of de leurtermijn lang genoeg is hangt heel erg af van de complexiteit van het pand. Dit verschilt per dossier. Inhoud van de claim Onderwijs: laat geïnteresseerde beleidsdirecties of stadsdelen de claim goed onderbouwen. Er dient onderbouwd te worden wat de inhoud en achtergrond is van de claim met daarbij een financiële en juridische onderbouwing. Stadsdeel Oost: Het stadsdeel heeft een accomodatiebudget van waaruit geput kan worden indien vastgoed vrijkomt. Hierdoor kan het financiële onderdeel van een claim vaak goed onderbouwd worden. Niet alle stadsdelen heeft een accomodatiebudget.
Stadsdeel Zuidoost: Degene die een claim legt op een object moet inhoudelijk duidelijk kunnen maken waarom de claim gedaan is en voor welke partij. De claimer moet het belang voor de stad of het stadsdeel duidelijk maken. Stadsdeel West: Is het mogelijk om zekerheden in te bouwen zodat na een claim een termijn gegeven kan worden waarop de huurovereenkomst in gaat? Stadsdeel Nieuw-West: Het is voor een stadsdeel lastig om een goed onderbouwde claim in te dienen omdat er geen financiële middelen klaarliggen. Monumenten: Voeg een onderdeel ‘omgeving’ toe aan de claim waarin wordt aangegeven welke impact de claim heeft op de omgeving. Assetmanagers GV: Maak de claims concreter en laat stadsdelen duidelijk weten dat zij met een claim een verplichting aangaan. Stadsloods mag een grotere rol krijgen na leurprocedure, indien niet geclaimd is.
Afwegingskader bij meerdere claims Onderwijs: Wettelijke taken van de gemeente moeten voorrang krijgen. Maak een hiërarchie als volgt: wettelijke taken, beleidsdoelen, overige doelstallingen van de gemeente. Als bijvoorbeeld niet aan de onderwijshuisvesting voldaan wordt dan doet de gemeente tekort.
28
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Kunst en Cultuur: Gezien toenemende druk op de stad en de hoeveelheid beleidsdoelen die aanspraak maken in de leurprocedure moet duidelijker gemaakt worden wat de criteria zijn en wie besluiten neemt. R&D Stadsloods: Er is een lijst per mail gedeeld waarin een voorzet is gedaan om een duidelijk afwegingskader op te stellen. Dit is een heel belangrijk onderdeel in de evaluatie van de leurprocedure. Er moet een format/wegingskader zijn t.b.v. de besluitvorming en transparantie hierin. Democratisering: Het is nu niet helemaal duidelijk wie voorrang krijgt in een leurprocedure. Maak bijvoorbeeld een stroomschema waarin staat aangegeven wat de hiërarchie is tussen wettelijke taken, beleidsdoelen etc. Zorg: Er moet duidelijk gemaakt worden dat er een prioritering is tussen wettelijke taken, beleidsdoelen en overige taken. Maak een strakke procedure en leg beleidsdoelen vast. Maatschappelijke Voorzieningen: Het is goed om het gesprek aan te gaan indien er meerdere claims zijn ingediend voor 1 locatie, maar het is erg afhankelijk van degene die het gesprek voert of de claim goed overgebracht wordt. Gebruik maken van een kruisjeslijst zoals eerder altijd gedaan werd kan een oplossing zijn. Grond en Ontwikkeling: Maak voorafgaand duidelijk wie beslissing bevoegd is.
Vrije Ruimte: Deel informatie volgens een strak kader zodat iedereen dezelfde informatie heeft en zich kan voorbereiden op het gesprek in het PEP overleg. Het beter inrichten van de leurprocedure kan helpen bij een betere afweging tussen claims. Stadsdeel Oost: Er is een overleg tussen assetmanagers van de stadsdelen onder leiding van Sandra Wüst. Dit overleg zou gebruikt kunnen worden om een advies te geven bij meerdere claims. Stadsdeel Zuidoost: Strategische huisvestingsplan is erg cijfermatig ingestoken. Er is een referentiemodel gemaakt op basis van aantal inwoners. Als er een partij is waarvan stadsdeel vindt dat het goed is voor de wijk is het jammer dat Stadsdeel West: Soms is er iets gegund in de leurprocedure maar daarna lukt het niet om binnen een korte termijn te komen tot een huurovereenkomst. Het lijkt soms of er geen samenwerking is en het stadsdeel naast de maatschappelijke partij staat en tegenover vastgoed. Dit is niet de bedoeling. Stadsdeel Zuid: Meer samenwerking op financieel en maatschappelijk rendement. Meer wij gevoel en onszelf afvragen hoe we er samen iets moois van kunnen maken voor de stad. Stadsdeel moet meer gehoord worden. Er is duidelijkheid nodig in wie besluiten mag nemen indien er meerdere claims zijn ingediend.
Wat is bijvoorbeeld de rol van de stadsdeelbestuurder? Is hij/zij degene die mag beslissen? Het is de eigen verantwoordelijkheid van stadsdelen dat claims uit het stadsdeel aansluiten bij beleidsdoelen. Beleidsdoelen helder maken, geen twijfel over laten bestaan. Stadsdeel Noord: Is er een adviesrecht vanuit stadsdelen mogelijk te maken? Hoe kunnen we borgen dat er na een claim van een beleidsdirectie afstemming blijft tussen de beleidsdirectie, GV, stadsdelen en externe partij.
29
Evaluatie leurprocedure
09 januari 2023
Stadsdeel Nieuw-West: Er is nu geen vervolgproces vastgelegd die omschrijft wat er gebeurd na de leurprocedure. Hoe gaan we om met panden die niet geclaimd worden? Er moet breder gekeken worden dan alleen beleidsdoelen. Stadsdeel doet soms een claim die gekunsteld is, omdat er niet altijd partijen klaar staan maar de locatie wel belangrijk kan zijn voor het stadsdeel. Nu zijn we meer reactief bezig. Er zou meer strategisch gekeken moeten worden naar wat nodig is. Vooraf aangeven wat er nodig is voor het stadsdeel. Stadsdeel Centrum: Buurtanalyse is nodig: welke functies mist een wijk? Welke projecten zijn er? Er moet breder gekeken worden dan beleidsdoelen. Neem bijvoorbeeld een huisarts. Het dient geen gemeentelijk beleidsdoel maar het is wel een ontzettend belangrijke functie. Het kan zijn dat een stadsdeel een maatschappelijk doel belangrijker vindt dan een gemeentelijk beleidsdoel. Zeker huisartsen etc. zijn vaak aan locaties gebonden. Het lijkt soms alsof de sterkste of de slimste wint. Voorbeeld Mr Visserplein, zou nachtcultuur echt niet mogelijk zijn? Wat heeft de stad nodig? Er is niet veel contact tussen beleidsdirecties en stadsdelen, dit moet beter. Assetmanagers GV: Leg beter vast wat het afwegingskader is bij meerdere claims. Verantwoordelijkheid om door te pakken na een claim door een stadsdeel of beleidsdirectie moet duidelijk gemaakt worden.