Bijlage 1. Evaluatie inschrijfvoorziening asielzoekers.pdf

Eenmalige inschrijving van asielzoekers in de BRP Aan

Wethouder Groot Wassink en wethouder Van Buren

Van Kopie aan

[Kopie aan]

Datum

maandag 15 juli 2024

Aanleiding In overleg met de ministeries van BZK en J&V en met het Landelijk Coördinatiepunt in Westerwolde heeft Amsterdam in het voorjaar van ’24 een project opgezet om eenmalig ca. 650 Amsterdamse asielzoekers en 35 vergunninghouders in te schrijven in de BRP. Dit zijn allemaal mensen in Amsterdamse opvanglocaties die daar langer dan 6 maanden op wachten. Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft Amsterdam daarvoor een subsidie toegekend. In deze notitie evalueren we deze eenmalige inschrijving. Projectoverzicht ▪ ▪ ▪

▪ ▪

Project: Eenmalige inschrijving van asielzoekers in de BRP Projectleiders: José Biesot-van der Werff en Robert Glass Doel: Inrichting van een tijdelijke voorziening voor de inschrijving in de BRP van circa 685 asielzoekers en vergunninghouders in Amsterdam, die langer dan 6 maanden op inschrijving wachten. Stakeholders: Ministerie van Justitie en Veiligheid, Ministerie van BZK, VNG, Gemeente Westerwolde, IND, COA, Kmar, WPI/MA&O. Tijdslijnen: o Start: December 2023 o Einde: Oorspronkelijk gepland voor 15 maart 2024, verlengd tot 21 juni 2024.

Projectresultaten ▪

Doel: o Gepland: Inschrijving van alle 685 asielzoekers en statushouders vanaf medio februari '24, binnen 2 weken, zodat ze meteen een BSN ontvangen. o Gerealiseerd: het doel is behaald, al lukte dat niet binnen 2 weken: - We konden in februari niet van start gaan omdat de Hub als inschrijflocatie nog niet beschikbaar was. De ruimte bleek nog nodig om Oekraïners te helpen. Daardoor startte de inschrijving anderhalve maand later. - De inschrijfperiode moest verlengd worden omdat het COA en Westerwolde minder dossiers per dag konden voorbereiden dan in de voorbereiding was aangegeven. De inschrijfperiode liep uiteindelijk van begin april tot 21 juni 2024. - Alle 685 dossiers zijn voorbereid. - Op 20 juni waren de betrokken asielzoekers allemaal ingeschreven

Gemeente Amsterdam

Datum 15 juli 2024 Pagina 2 van 4

▪

Afhandeltijd o Gerealiseerd: we gingen uit van 15 minuten per inschrijving aan de frontoffice en 60 minuten in de backoffice. Dat bleek in de praktijk een juiste inschatting te zijn.

▪

Capaciteit o Gepland: de inschrijving mocht niet ten koste gaan van de operatie. We wilden ten minste 5 medewerkers van het Oekraïneloket - werkzaam op de Hub – omscholen, in december '23 en januari '24. Dat bleek echter niet haalbaar. De betrokken medewerkers hadden daar geen belangstelling voor of vielen af bij de selectie. o Gerealiseerd: - voor de inschrijving hebben we 4,5 fte BS&I baliemedewerkers uit de stadsloketten ingezet die moesten re-integreren of die om andere redenen niet in de stadsloketten konden werken. Daardoor is de operatie in feite niet noemenswaardig belast. - daarnaast hebben we tijdens het project 8 nieuwe medewerkers aangenomen. Deze worden opgeleid voor de 1e inschrijving. Zij kunnen ervaring opdoen bij de komende studenteninschrijvingen en daarna ingezet worden voor reguliere 1e inschrijving en (eventueel) de inschrijving van asielzoekers

Succesfactoren ▪

▪ ▪ ▪

▪

De medewerkers die de asielzoekers inschrijven, waren deskundig, betrokken en gemotiveerd. Ze vormden een goed team en waren mede daardoor heel effectief in de uitvoering van hun taken in de front- en backoffice. WPI/MA&O heeft zich sterk gemaakt voor dit project, expliciete bestuurlijke steun ervoor georganiseerd en de Hub als inschrijflocatie beschikbaar gesteld. Het project kreeg de nodige ambtelijke en bestuurlijke aandacht. Dat motiveert. Soms dagelijks proactief bellen met ketenpartners (COA, IND, gemeente Westerwolde, het Landelijk Adviesbureau) bleek het beste te werken om knelpunten zoals no shows te voorkomen. De Hub was wat de ligging betreft een goede locatie: vlak naast het Centraal Station en daardoor zeer goed te bereiken.

Verbeterpunten in onze aanpak ▪

▪

Externe communicatie: bij een eventueel vervolg moeten we betere afspraken maken met ketenpartners, om misverstanden en vertragingen te voorkomen. o In te schrijven asielzoekers waren te vaak niet op de afgesproken datum en tijd aanwezig terwijl hun dossier al wel was voorbereid door ons. o Cruciale partners als het COA en gemeente Westerwolde hadden soms andere verwachtingen van hun rol en bijdrage dan gemeente Amsterdam veronderstelde. Wij waren in de veronderstelling dat er 685 dossiers “op de plank lagen” die direct verwerkt konden worden, zodat we de desbetreffende asielzoeker sop korte termijn konden uitnodigen. COA en Westerwolde dachten dat ze dagelijks 25 dossiers zouden aanleveren. Daardoor moesten we ons werkproces aanpassen (verdelen). Ook hadden we er geen rekening mee gehouden met bijkomende taken zoals planning en relatiebeheer (nabellen van de ’COA-opvanglocaties i.v.m. de uitnodigingen, coördinatie vervoer, nabellen ontbrekende of onvolledige dossiers etc.) Interne communicatie: we hebben aanvankelijk binnen de directie Dienstverlening de afdelingen Gegevensbeheer Personen en Kwaliteit vrij laat geïnformeerd over het project.

Gemeente Amsterdam

▪

▪

Datum 15 juli 2024 Pagina 3 van 4

Beide afdelingen moeten kunnen meedenken en adviseren over projecten die betrekking hebben op de (kwaliteit van de) BRP. Inmiddels zijn er goede afspraken gemaakt. We kunnen het Adviesbureau altijd raadplegen als dat nodig is om de kwaliteit van de BRP te waarborgen. Locatie: alhoewel de ligging van de Hub zeer goed is, is de locatie niet geschikt om structureel asielzoekers in te schrijven. De ruimte die we tot onze beschikking hadden, ligt op de 11e verdieping en is in principe niet bedoeld voor intensief en doorlopend bezoek van burgers. Facilitair: de facilitaire ondersteuning binnen gemeente Amsterdam was in het begin niet op orde. Hetzelfde geldt voor de ICT-ondersteuning. Bij projecten als deze, die buiten de reguliere werkprocessen vallen, is het van belang om de afdelingen in kwestie tijdig te betrekken.

Verbeterpunten in het proces ▪

▪

Werkwijze: de werkwijze die de VNG in 2015 overeen is gekomen met het Rijk blijkt niet goed meer aan te sluiten bij de behoeften van dit moment. Dossiers moeten digitaal aangeleverd of beschikbaar gemaakt worden, tolken moeten flexibeler ingezet kunnen worden, planning moet flexibeler kunnen. Coördinatie: in de landelijke coördinatie zijn de verantwoordelijkheden niet duidelijk belegd. Daardoor is het soms moeilijk om knelpunten snel en effectief op te lossen.

Alhoewel bovenstaande verbeterpunten buiten onze directe invloedsfeer vallen, kunnen we ze wel aankaarten in de landelijke overleggen waarin we zijn vertegenwoordigd. Financiën ▪

We zijn voor huidige project uitgegaan van de volgende financiële raming: Proces

f.o.

b.o.

Inschrijving 35 vergunninghouders Inschrijving 650 asielzoekers projectmanagement Onvoorzien: 10% totaal

9u 163 u

17 u

35 u

15 % krimp* 7u

Totaal uren 51 u

Bruto uurtarief € 88

Loonkosten Locatiehuur € 4.488 nvt

650 u

122 u

935 u

€ 88

€ 82.280

€ 7700

13 u

40 u 98 u

€ 123 € 88

€ 4.920 € 8.624 € 100.312

€ 7700

68 u

▪

Ontvangen budget: o €100.000 uit een subsidie van het Rijk o Locatiehuur werd gedekt door WPI.

▪

Realisatie: o Aangezien de verwachte afhandeltijd juist ingeschat bleek, is de raming voor de inschrijvingskosten niet overschreden. o De begroting voor projectmanagement van 40 u bleek niet realistisch. We hebben in totaal 150 uur besteed aan projectmanagement (inclusief de uren van de categoriemanager). Dat is mede het gevolg van de langere inschrijfperiode, selectie en aanname van nieuwe medewerkers, oplossen van knelpunten in de keten, etc. Ook de overige operationele overheadkosten zijn hoger door de duur van de pilot.

Gemeente Amsterdam

Datum 15 juli 2024 Pagina 4 van 4

Conclusies ▪

Gemeente Amsterdam heeft met het project laten zien dat ze de expertise in huis heeft die nodig is om asielzoekers in te schrijven. De gemeente zou daarom in principe een structurele bijdrage moeten kunnen leveren aan het terugdringen van de achterstanden met inschrijven, mits aan bepaalde vereisten wordt voldaan, zoals de volgende: o We moeten kunnen rekenen op een kostendekkend budget, gebaseerd op de inzet van alle betrokken (uitvoering, beleid, staf- en bestuursondersteuning, management) Amsterdamse medewerkers, locatiekosten en andere overheadkosten. o We moeten beschikken over een geschikte locatie. We moeten beschikken over voldoende faciliteiten en ondersteuning. o Er moet ruimte zijn om het inschrijfproces aan te passen aan de Amsterdamse situatie.

Vervolg ▪

Actuele stand van zaken: van de ruim 18.000 asielzoekers die momenteel op inschrijving wachten, verbleven er op 27 mei 2024 ongeveer 670 in Amsterdam. Daaruit volgt dat het aantal Amsterdamse asielzoekers dat nog ingeschreven moet worden, ongeveer gelijk is aan het aantal dat we tijdens het project hebben kunnen inschrijven. De druk blijft dus voorlopig hoog.

▪

Korte termijn: o We verlengen eenmalig het project om ook de 670 asielzoekers in te kunnen schrijven die medio juni 2024 langer dan een half jaar in Nederland zijn en die in Amsterdam verblijven. Daarvoor is een afzonderlijk voorstel gemaakt, met bijbehorende begroting. De geschatte kosten van de verlenging zijn € 130.000. o WPI/MA&O staat garant voor de dekking van € 100.000 en DVL voor € 30.000. DVL spant zich in om voor het totale bedrag een compensatie uit het Gemeentefonds te ontvangen.

▪

Langere termijn, incidenteel: o We onderzoeken welke verdere bijdrage gemeente Amsterdam kan leveren aan het wegwerken van de oplopende, landelijke achterstanden in de inschrijving van asielzoekers. Een korte notitie met suggesties voor een landelijke aanpak is naar de 2 toenmalige betrokken demissionaire staatssecretarissen gestuurd. De status is op dit moment – kort na het aantreden van het nieuwe kabinet – nog onduidelijk.

▪

Langere termijn, structureel: o We bereiden ons voor op een structurele inschrijfvoorziening, door alvast een raming op te stellen van de kosten en de benodigde capaciteit en faciliteiten in verschillende scenario's. o We overleggen met de BRP-straatgemeenten, de VNG, J&V en BZK over een structurele inschrijfvoorziening. Er zijn dan 2 varianten: - Beperkt: we schrijven alleen Amsterdamse asielzoekers in (nieuwe aanwas) Uitgebreid: Amsterdam wordt een nieuwe BRP-straat, met een provinciale functie.

In alle gevallen moet Amsterdam kostendekkend gecompenseerd kunnen worden. Ook moet er voldoende personeel beschikbaar zijn om de werkzaamheden uit te voeren. Dat mag niet ten koste gaan van het reguliere werk in de stadsloketten.