Bijlage 1. Basisrapportage RGP.pdf

5.2 egenspraak Conform de regeling grote projecten dient er een dwarskijksessie te worden georganiseerd in overeenstemming met het in 2011 gestarte gemeentelijke programma LetOp. LetOp staat voor Leren en Tegenspraak Organiseren in Projecten. Conform het uitwerkingsbesluit zal de dwarskijksessie gaan over de uitwerking van de governance en de samenwerkingsafspraken van de aangepaste stichting. Achterliggende reden hiervoor is dat het besluit om de stichting Waternet te splitsen grote consequenties heeft voor de wijze van aansturing en de onderlinge samenwerking. Om de kwaliteit van de voorgenomen besluiten te borgen heeft de gemeente Amsterdam besloten om deze tegenspraak te organiseren. Dit gebeurt in de vorm van een dwarskijksessie waarin 5 experts van buiten de organisatie reflecteren op de ingezette koers. Ter voorbereiding op de dwarskijksessie wordt er een hoofdvraag en subvragen geformuleerd die uitgangspunt vormen in het organiseren van tegenspaak. Als input voor de dwarskijksessie is meegegeven, naast de hoofd en subvragen, de opgestelde concept documenten ten aanzien van de aansturing van de aangepaste stichting Waternet en de samenwerking tussen het waterschap, de stichting en de gemeente Amsterdam zijnde: • • • • • •

Akte van statutenwijziging Bestuursreglement stichting Reglement Raad van Toezicht Samenwerkingsovereenkomst (SOK) Concept Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Samenwerkings- en sturingsmodel

Om de tegenspraak goed aan te laten sluiten bij het vraagstuk en zo effectief mogelijk te laten zijn, wordt er gezocht naar professionals met kennis over en ervaring met vraagstukken aangaande governance, drinkwater en rioleringstaken. Er zijn hiervoor vijf professionals, op het niveau van advocaat/partner, directeur,

19

Classificatie: Intern

bestuursvoorzitter en hoogleraar, met beschikking over voorgaande expertise bereid gevraagd om zitting te nemen in het ‘dwarskijkteam’.

20

Classificatie: Intern

6. Risicobeheersing Standaard inhoudsopgave onderdeel: 5. Risicomanagement

6.1 Risicoanalyse 6.1.1. nleiding Binnen het Programma plitsing Waternet hebben we de risico’s en de beheersmaatregelen van de transitie geïdentificeerd, vastgelegd in een risicoregister en de monitoring belegd middels een afgestemde werkwijze. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is het waarborgen van de continuïteit van de watertaken – vóór en tijdens de transitie. De risicoanalyse en monitoring vormt daarmee een essentieel onderdeel van het transitieproces van Waternet naar de nieuwe organisaties. Door risico’s te identificeren, risiconiveaus vast te stellen en passende beheersmaatregelen te formuleren, is een stevige basis gelegd voor een gestructureerde en beheersbare uitvoering van de transitie. ieronder geven we toelichting op de reeds ondernomen stappen, de huidige inzichten en de gehanteerde werkwijze. 6.1.2. Procesgang en risicobeheersing inds september 202 heeft de afdeling Corporate Control, op verzoek van het toenmalige ontvlechtingsteam, de regie genomen over het proces van risicoduiding rondom de transitie van Waternet naar de nieuwe organisaties. n het najaar van 202 organiseerde Corporate Control in totaal 35 risicoworkshops. Aan deze sessies namen onder andere afdelingshoofden, programmamanagers, de directie, de ondernemingsraad, opdrachtgevers van Water e t en kwartiermakers van de nieuwe organisaties deel.

ijdens deze workshops, die in januari 2025 zijn afgerond, zijn relevante risico’s geïdentificeerd, geanalyseerd en vastgelegd. De opgeleverde risicoanalyse is in maart 2025 benut als vertrekpunt voor het vernieuwde programma plitsing Waternet en sindsdien geactualiseerd. Integraal risicoregister het identificeren van risico’s et totaal aan risico’s is opgenomen in een integraal risicoregister en vormt de basis van alle informatie. Dit risicoregister bevat per risico een overzicht van de oorzaken, risicoscores (kans × impact), categorie, beheersmaatregelen, risico eigenaar en beheerder. Deze toewijzing zorgt voor heldere verantwoordelijkheden en gerichte opvolging binnen het programma. Risicomanagement wordt structureel verankerd in de programmastructuur, als integraal onderdeel van de bestuurlijke sturing op de transitie. Risico eheersing het ehandelen van risico’s De uitvoering van beheersmaatregelen vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de toegewezen risicobeheerder, die per risico is aangewezen naast de risico eigenaar. amen bepalen zij indien aan de orde de aanpak van de beheersmaatregelen en leggen deze vast, zodat een zorgvuldige en controleerbare monitoring mogelijk is. Op de concreetheid en uitvoerbaarheid van de beheersmaatregelen wordt indien van toepassing doorgevraagd door de risicomanagers tijdens de tweewekelijkse overleggen.

Monitoring en rapportage het monitoren en revie en van risico’s De voortgang van de risico’s en de uitvoering van de bijbehorende beheersmaatregelen worden systematisch vastgelegd in het risicoregister transitie. Conform de programmagovernance vinden tweewekelijkse voortgangsgesprekken plaats met de risicobeheerders. Programma brede en werkstroom overstijgende risico’s worden (twee)wekelijks geagendeerd voor bespreking in het programmateam. Daarnaast vindt er maandelijks rapportage plaats op programmaniveau, in nauwe samenwerking met Corporate Control. ieuw geïdentificeerde risico’s worden, in overleg met Risicomanagement, opgenomen in het register en beoordeeld. et initiatief hiertoe kan afkomstig zijn vanuit de werkstromen, bouwteams, directie of andere gremia. Dit gebeurt altijd in afstemming én na beoordeling door Risicomanagement. 6.1.3. ehanteerd kader De afdeling Corporate Control van Waternet bewaakt en onderhoudt het risicomanagementkader, dat een gestructureerde aanpak in meerdere stappen voorschrijft. Deze aanpak is in lijn met het beleid voor risicomanagement van Waternet, zoals begin 2022 vastgesteld door zowel de A als AGV, en gebaseerd op de internationale norm O 31000. n lijn met dit kader heeft het programmateam, in nauwe samenwerking met Corporate Control en in afstemming met risico eigenaren en risicobeheerders de volgende vragen beantwoord: 1.

Risico-identificatie: welke risico’s kunnen zich voordoen vóór, tijdens en of ná de transitie? 2. Risicoanalyse: Wat is de inschatting van de kans en impact per risico? Op welke factoren heeft dit invloed (bedrijfsvoering, wettelijke taken, informatievoorziening, veiligheid, milieu & omgeving, juridisch, financieel, imago en dienstverlening)? 3. Risico-evaluatie: welke beheersstrategieën zijn passend per risico? Welke mitigerende maatregelen zijn nodig om het risiconiveau te verlagen?

21

Classificatie: Intern

6.2 O erzicht risico’s De geïdentificeerde risico’s zijn onderverdeeld in strategisch bestuurlijke en tactisch operationele risico’s. n aanvulling op het uitwerkingsbesluit zijn ook de juridische en financiële risico’s beschreven, zoals deze ook zijn opgenomen in het eergenoemde integraal risicoregister. De risico’s zijn naar programma en werkstroomniveau toebedeeld en worden dusdanig gemonitord. De risico’s zijn geanalyseerd o.b.v. impact of eergenoemde factoren, de kans, en de risicoscore. Binnen het programma worden deze risico’s systematisch gevolgd, beheerst en – waar nodig – bijgestuurd

22

Classificatie: Intern

6.2.1. Strategisch bestuurlijke risico’s trategisch bestuurlijke risico’s overstijgen individuele werkstromen en (op)bouwteams en hebben direct effect op het slagen van de splitsingsopgave richting 1 januari 2026. et gaat om risico’s die de continuïteit, bestuurlijke besluitvorming en financiële kaders raken. Deze verdienen structurele aandacht binnen de programmasturing. 1. Continuïteit van de watertaken De continuïteit van de primaire watertaken vormt een absolute randvoorwaarde voor de transitie. Afwezigheid van sleutelfiguren, personeelsverloop of interne onrust kunnen deze continuïteit verstoren. Dit vraagt om alertheid en proactief handelen. Beheersmaatregelen richten zich op tijdige vervanging bij uitval, kennisborging via overdrachtsdossiers, en het versterken van goed werkgeverschap om medewerkers betrokken te houden. Ook het informele circuit – signalen van onvrede of vermoeidheid – wordt nauwlettend gevolgd. n afstemming met de directie Waternet bewaakt het programmateam wekelijks de balans tussen de dagelijkse operatie, lopende verbeterprojecten en de transitieopgave. Eventuele knelpunten worden zo tijdig gesignaleerd en integraal besproken. 2. Besluitvorming Om de beoogde deadline te halen, is tijdige en gedragen besluitvorming cruciaal. Vertraging in het besluitvormingsproces kan directe gevolgen hebben voor de uitvoering.

Daarom is er sprake van strakke regie op de besluitvormingsprocessen, passend bij de cycli van zowel AGV als de A . 3. inanciële beheersing De splitsing vergt aanzienlijke investeringen in tijd, mensen en middelen. Er bestaat een reëel risico op kostenoverschrijding, bijvoorbeeld door onderschatting van benodigde capaciteit, langere duur van ontvlechting, uitstel van besluitvorming, of onverwachte e terne uitgaven zoals aanpassingen of juridische ondersteuning. Om dit te beheersen, dienen vanaf de start robuuste monitoringmechanismen ingericht te worden, waaronder maandelijkse rapportages, en duidelijke budgetten. De werkstromen geven hun verwachtingen met betrekking tot de structurele kosten en frictiekosten door aan de stuurgroep ter goedkeuring. Om afwijkingen te beheersen, is er een escalatieproces ingericht. n samenwerking met inancial Control wordt het budget gemonitord (zoals opgenomen in de incidentele frictiekosten voor 2025 en de voorjaarsnota’s van de betrokken organisaties). .

Juridische risico’s Bij de ontvlechting van Waternet zijn verscheidene juridische risico’s te verwachten in de verschillende werkstromen, bijvoorbeeld ten aanzien van de juiste juridische overdracht van relevante activa, de tijdige wijzigingen in de governance structuur, de overgang van personeel, de mogelijkheid van de overdracht van contracten, vergunningen en certificaten en het adresseren van aanbestedingsrechtelijke vraagstukken in de OK en DVO. Beheersmaatregelen richten zich op de tijdige signalering en escalatie van deze risico’s richting het Programmateam. evens werkt de werkstroom Juridisch & Governance met een gedetailleerde actiepuntenlijst die telkens zal worden geüpdatet als er verdere stappen worden gezet in de implementatie van de ontvlechting. Ook kunnen bepaalde risico’s ook in transactiedocumentatie worden gemitigeerd.

23

Classificatie: Intern

6.2.3. uridische risico’s Juridische risico’s kunnen grote impact hebben wanneer deze optreden. Om deze reden besteden we specifieke aandacht aan deze categorie. Juridische risico’s betrekken zich op o.a. contracten, wet en regelgeving en aansprakelijkheid. Door middel van juridische toetsing en compliance checks wordt het risicoregister up to date gehouden. Dit vindt plaats met name in de werkstroom Juridisch & Governance. De opsplitsing van Waternet brengt verschillende juridische risico’s met zich mee, zowel op het gebied van eigendomsrechten, contractbeheer als arbeidsrecht. ier zijn de belangrijkste juridische risico’s die kunnen ontstaan tijdens de transitie: 1. ontractuele en aansprakelijkheidsrisico’s • erziening en o erdracht an bestaande contracten Waternet heeft lopende contracten met leveranciers, aannemers en samenwerkingspartners. Bij de splitsing moeten deze contracten herzien of opnieuw onderhandeld worden. Dit kan leiden tot: Boetes of claims als contractvoorwaarden niet worden nageleefd, vertragingen in dienstverlening als er onduidelijkheid is over de contractverdeling en of geschillen met leveranciers over contractovername en nieuwe voorwaarden.

• ansprakelijkheid bij storingen of calamiteiten ndien een waterstoring of vervuiling plaatsvindt tijdens de transitie, kan het onduidelijk zijn wie aansprakelijk is: de oorspronkelijke Waternet organisatie of de nieuwe entiteiten. Verzekeringspolissen moeten opnieuw worden vastgesteld, en als dit niet goed wordt geregeld, kunnen er risico’s ontstaan als er schadeclaims binnenkomen. 2. rbeidsrechtelijke risico’s • Rechten en plichten an personeel (Wet o ergang an onderneming WOO) Waternet personeel heeft bepaalde rechten als hun werk overgaat naar een andere entiteit. Volgens de Wet overgang van onderneming behouden werknemers doorgaans hun arbeidsvoorwaarden, maar: Er kan discussie ontstaan over welke werknemers naar welke organisatie overgaan, medewerkers kunnen juridische stappen ondernemen als ze vinden dat hun rechten geschonden worden (bijvoorbeeld verslechterde arbeidsvoorwaarden) en of er kunnen ontslagen vallen, wat tot arbeidsconflicten en rechtszaken kan leiden. • Onduidelijkheid o er cao’s en arbeids oorwaarden Waternet valt nu onder specifieke cao regelingen. a de splitsing kunnen verschillende cao’s van toepassing zijn, wat juridische geschillen kan opleveren over salarissen, pensioenregelingen en secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Vakbondsprotesten en stakingen Werknemers kunnen protesteren of staken als de nieuwe organisaties minder gunstige arbeidsvoorwaarden bieden. Dit kan de continuïteit van de dienstverlening beïnvloeden. 3. Eigendoms en ermogens erdeling • uridische erdeling an acti a en infrastructuur Waternet bezit en beheert infrastructuur zoals waterzuiveringsinstallaties, waterleidingen, digitale systemen en hoofdkantoor. et opsplitsen hiervan vereist duidelijke eigendomsafspraken. ierdoor kunnen juridische geschillen ontstaan als: Beide nieuwe organisaties aanspraak maken op dezelfde middelen, er onduidelijkheid is over financiering en onderhoudsverantwoordelijkheden en of er verborgen schulden of verplichtingen naar boven komen. • Verdeling an intellectueel eigendom en data Waternet beheert veel data over waterkwaliteit, infrastructuur en klanten. Bij de splitsing moet worden vastgelegd welke organisatie welke gegevens mag gebruiken. Privacywetgeving (AVG) moet goed worden nageleefd bij de overdracht van klantgegevens. 4. Bestuurlijke en regelge ing risico’s • anpassing an wet en regelge ing Waternet opereert onder bestaande wetgeving die mogelijk herschreven moet worden om de nieuwe organisaties te laten functioneren. Dit kan leiden tot een periode van juridische onzekerheid en vertraging in besluitvorming.

• On erenigbaarheid met Europese regelge ing De watersector in ederland is gebonden aan E richtlijnen zoals de Kaderrichtlijn Water en de Drinkwaterrichtlijn. De opsplitsing mag niet leiden tot een verslechtering van de waterkwaliteit of een verlies van controle over de waterveiligheid. Als dit wel gebeurt, kan ederland in conflict komen met Europese toezichthouders. • Mogelijke juridische procedures an belanghebbenden Burgers, milieuorganisaties of bedrijven kunnen bezwaar maken tegen de opsplitsing als zij vinden dat dit negatieve gevolgen heeft voor de waterkwaliteit, tarieven of duurzaamheid. Dit kan leiden tot langdurige juridische procedures.

Classificatie: Intern

Beheersmaatregelen op bovenstaande juridische risico’s richten zich op de tijdige signalering en escalatie van deze risico’s richting het Programmateam. Daarnaast wordt in de werkstroom Juridisch & Governance er gewerkt met een gedetailleerde actiepuntenlijst die telkens zal worden geüpdatet als er verdere stappen worden gezet in de implementatie van de ontvlechting. Ook kunnen bepaalde risico’s ook in transactiedocumentatie worden gemitigeerd.

6.2.4. Financi le risico’s De risico’s op strategisch bestuurlijk en tactisch operationeel niveau, zowel als de juridische risico’s, kunnen (grote) financiële gevolgen hebben. Deze risico’s zijn hieronder (in sommige gevallen: nogmaals) benoemd, om inzichtelijk te maken waar de grootste financiële risico’s zitten. Risico’s met betrekking tot begrotingen, cashflow, subsidies en investeringen vallen allen onder deze financiële risico’s. Binnen de plitsing Waternet omvatten voornamelijk de voorziene frictiekosten de meeste financiële risico’s, omdat deze geschat zijn, en lager maar ook hoger uit kunnen vallen. 1.

Onduidelijkheid of onderschatting an kosten De kosten zijn opgesplitst in posten als voorbereidingskosten, kwartiermakers, desintegratiekosten, etc. deze raming is relatief gedetailleerd, echter: bevat nog geen bandbreedtes of scenario’s (bijv. ±20%), zichtbare inde atie of kostenontwikkeling bij vertraging en deze kosten zijn afhankelijk van e terne inhuur waarvan tarieven kunnen stijgen. Risico is kans op overschrijding van kosten zonder budgettaire ruimte.

2.

Frictiekosten met een meerjarig karakter et aandeel van de fictiekosten met een meerjarig karakter (zoals C en verlies aan synergie op personeel) bedragen €12 mln per jaar, maar zijn beperkt onderbouwd. n toekomst kan blijken dat: C en stafstructuren blijken comple er dan voorzien, overgang leidt tot langdurige inefficiëntie (dubbele systemen, wachttijd, leereffecten) en of taakstellingen worden niet (tijdig) gerealiseerd bij de ontvangende organisaties. ocht dit zich voordoen dan zou dit langdurig invloed kunnen hebben op structurele lasten in de begrotingen van AGV en gemeente.

3.

Financiering en budget erdeling tussen V en gemeente Bij verdeling van kosten wordt over het algemeen een gelijke verdeelsleutel 55,7% (Amsterdam) ,3% (AGV) toegepast. Risico is dat juridische of bestuurlijke onenigheid kan leiden tot vertraging en of dat achteraf blijkt dat sommige kosten (bijv. personele overhead) zijn lastig toe te delen op basis van deze sleutel. Dit zou kunnen leiden tot conflicten over bijdragen of herverdeling na vaststelling.

4.

Boedeltoedeling en financi le ge olgen an claims Bij gebrekkige toedeling van activa, verplichtingen of personeel kunnen financiële claims ontstaan. Bijvoorbeeld zou dit kunnen gaan over doorlopende contractverplichtingen die niet overgaan, claims bij arbeidsconflicten (o.g.v. overgang van onderneming), en of schadeclaims bij onvoldoende datasegregatie (AVG) Naast de vertraging zouden onverwachte juridische kosten kunnen leiden tot onverwachte transitiekosten.

5.

Kostenstijgingen bij uitloop of ertraging De ontvlechting is strak gepland op 1 januari 2026. Door diverse omstandigheden ontwikkelingen kan er vertraging op uitloop ontstaan. Bijvoorbeeld doordat de bestuurlijke verhoudingen wijzigingen door de nieuwe governance structuur, hetgeen zou kunnen leiden tot discussies met de L en vertraging in de besluitvorming. Deze uitloop vertraging zal invloed hebben op de frictiekosten door langere aanloopkosten (bijv. kwartiermakers, dubbel personeel), verlenging van projectstructuur, governance en inhuur alsmede mogelijke boetes of claims bij niet tijdige oplevering.

6.

Financi le monitoring en escalatieafspraken outief of onvolledige financiële rapportages door onduidelijke inrichting en uitvoering verantwoordingscylus. Redenen hiervoor kunnen zijn niet goed functioneren van de financiële escalatieladder, onzekerheden worden niet (volledig) vertaald naar reserveringen, onduidelijk op hoe tussentijdse overschrijdingen bestuurlijk worden opgevangen. ierdoor is er een risico op een financiële verrassing zonder bestuurlijk vangnet.

Om bovenstaande financiële risico’s te beheersen, zullen vanaf de start robuuste monitoringmechanismen ingericht te worden, waaronder maandelijkse rapportages, en duidelijke budgetten. De werkstromen geven hun verwachtingen met betrekking tot de structurele kosten en frictiekosten door aan de stuurgroep ter goedkeuring. 25

Classificatie: Intern

Om afwijkingen en ten aanzien van frictiekosten te beheersen, is er een escalatieproces ingericht. n samenwerking met inancial Control wordt het budget gemonitord.

26

Classificatie: Intern

7. Voortgang op projectplan Standaard inhoudsopgave onderdeel: N/a Voortgang op het basisrapportage wordt beschreven, in lijn met de Regeling Grote Projecten, in het voortgangsrapportage van het programma plitsing Waternet.

27

Classificatie: Intern