Bijlage 1: Afdoenings- en voortgangsbrief aanbevelingen ACAM en Rekeningencommissie op het terrein van planning en control

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie Financiën, Kunst en Diversiteit van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum Onderwerp

6 maart 2025 Afdoening en voortgang aanbevelingen ACAM en Rekeningencommissie

Geachte leden van de commissie Financiën, Kunst en Diversiteit,

In deze brief informeer ik u over de nog openstaande aanbevelingen van ACAM en de Rekeningencommissie op het terrein van de planning en control. Hieronder vindt u de wijze waarop aanbevelingen zijn of worden uitgevoerd. Aanbeveling In het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2023 is de volgende aanbeveling opgenomen: Afdoening aanbevelingen Rekeningencommissie en ACAM: Besteed voldoende aandacht in de raad (en raadscommissies) aan opvolging van aanbevelingen. Enerzijds door, waar nodig, inhoudelijk het gesprek te voeren over de opvolging in raadscommissies, en anderzijds door bij besluitvorming met betrekking tot het jaarverslag en opvolging aanbevelingen Rekeningencommissie alert te zijn op aanbevelingen die niet worden overgenomen door het college (2023-15/ Accountantsverslag 2023, blz. 34). Voortgang Het college gaf hierbij aan het belang van de controlerende taak van de raad te onderschrijven. Het is daarbij aan de raad zelf om aan te geven hoe de opvolging van aanbevelingen te bespreken. Hoofdstuk 4 van het jaarverslag geeft inzicht in de voortgang van de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer. De stand van zaken van alle dan nog openstaande aanbevelingen en de in dat jaar afgedane aanbevelingen is daarin toegelicht. We beschouwen deze aanbeveling als afgedaan.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 06-03 -2025 Pagina 2 van 4

Aanbeveling In het verslag van de rekeningencommissie bij het Jaarverslag 2022 en 2023 en bij het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2023 zijn de volgende aanbevelingen opgenomen: 1. Kwaliteit van de P&C producten: 1: De mogelijkheden te onderzoeken om tot een beter ramingsproces binnen de P&C cyclus te komen. 2: De afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie in het jaarverslag navolgbaar toe te lichten. 3: De reserves inhoudelijk beter toe te lichten en daarbij ook per reserve een relatie te leggen tussen begroting en realisatie. (2023-24/ Verslag Rekeningencommissie 2023, blz. 13) 2. Begroting versus realisatie: Onderzoek wat de oorzaak is van de relatief grote afwijkingen tussen de begroting en de realisatie en pas indien mogelijk de begroting daarop aan (Accountantsverslag 2023, blz. 11). Deze aanbeveling voegen we samen met bovenstaande aanbeveling 1.1 van de Rekeningencommissie vanwege de inhoudelijke overlap. 3. Bij het opstellen van het jaarverslag expliciet aandacht te geven aan de leesbaarheid voor de doelgroep (2022-14/ Verslag Rekeningencommissie 2022, blz. 13).

Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het verslag van de Rekeningencommissie en het Accountantsverslag aangegeven dat deze aanbevelingen worden opgevolgd en geeft hierbij inzicht in de voortgang. Voortgang 1: Kwaliteit van de P&C producten: 1. De mogelijkheden te onderzoeken om tot een beter ramingsproces binnen de P&C cyclus te komen. Te onderzoeken wat de oorzaak is van de relatief grote afwijkingen tussen de begroting en de realisatie en pas indien mogelijk de begroting daarop aan. Om tot een beter ramingsproces en betere ramingen te komen, maken we onder andere gebruik van het onderzoek van de Rekenkamer naar de voorspellende waarde van de begroting. Daarin biedt de Rekenkamer nuttige aanknopingspunten. Zo gaan we onderzoek doen naar de achterliggende oorzaken van de geconstateerde afwijkingen tussen begroting en realisatie, om op basis daarvan de ramingen te verbeteren. Ook zullen we de inzichten uit de realisatie in de jaarverslagen beter betrekken bij de toekomstige begrotingen. En daarbij transparant maken hoe we dat doen. Bij het Jaarverslag 2024 sturen we een plan van aanpak

Gemeente Amsterdam

Datum 06-03 -2025 Pagina 3 van 4

voor de aanbevelingen van de Rekenkamer uit het onderzoeksrapport Voorspellende waarde van de begroting, waarin we in meer detail hierop ingaan. 2. De afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie in het jaarverslag navolgbaar toe te lichten. In het jaarverslag ligt de focus op de verklaring van het verschil tussen najaarsnota en realisatie. Om de eventuele afwijkingen beter navolgbaar te maken, zullen we naast de hoofdlijnen voor de begrotingsprogramma’s ook ingaan op het verschil tussen de initieel vastgestelde begroting en de uiteindelijke realisatie. Voor een betere navolgbaarheid zullen we bij het Jaarverslag 2024 digitaal inzicht geven in de verschillende begrotingsstanden per programmaonderdeel. Op die manier is te zien hoe de ramingen zich ontwikkelden tussen de initiële begroting, de voorjaarsnota, de begroting en de najaarsnota. Daarbij zullen we de verschillen tussen de initieel vastgestelde begroting en de uiteindelijke realisatie toelichten. 3. De reserves inhoudelijk beter toe te lichten en daarbij ook per reserve een relatie te leggen tussen begroting en realisatie. Het college onderschrijft het belang voor de raad van een goed inzicht in de reserves en voorzieningen.

In overleg met ACAM gaan we onderzoeken hoe we de informatieve waarde van toelichtingen op de (mutaties en verantwoording van) reserves en voorzieningen kunnen verhogen. Hierbij zullen we ook kijken naar een betere verbinding tussen de toelichtingen op de balans, de programmaverantwoording en de paspoorten van de reserves en voorzieningen. Voor het jaarverslag 2024 gaan we de verloopstaat reserves ook digitaal beschikbaar maken. Hierin geven we inzicht in het verloop van de stand van de reserve over 2024 en maken het mogelijk direct naar het paspoort van de reserve te gaan. Bij de Begroting 2025 hebben we in de financiële toelichtingen per programmaonderdeel getoond hoe de afzonderlijke reserves wijzigen in plaats van alleen het totaal van reserves zoals voorheen. Bij de Voorjaarsnota 2025 streven we ernaar om dit uit te breiden met de realisatie van vorig jaar, zodat per programmaonderdeel inzichtelijk wordt gemaakt wat de realisatie op de toevoegingen en onttrekkingen van iedere reserve was en welke toevoegingen en onttrekkingen begroot zijn. En om per reserve direct naar de verloopstaat van die reserve te kunnen gaan, en naar het zogeheten paspoort waarin het doel, eindjaar, en de systematiek zijn opgenomen. 3: Leesbaarheid voor de doelgroep Voor de Begroting 2024 en het Jaarverslag 2023 hebben wij een digitaal magazine gemaakt.

Verder is er voor de Begroting 2025 een digitale begroting gemaakt. Meerdere raadsleden

Gemeente Amsterdam

Datum 06-03 -2025 Pagina 4 van 4

hebben op verschillende momenten aangegeven dat hierdoor de toegankelijkheid en leesbaarheid is vergroot. We beschouwen deze aanbeveling als afgedaan, waarbij we ook de ambitie uitspreken om bij elk volgend P&C-product een nieuwe stap te zetten in het verbeteren van de leesbaarheid en toegankelijkheid. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de voortgang en afdoening van deze aanbevelingen. Met vriendelijke groet,

Hester van Buren, Wethouder Financiën