Bijlage 1 Advies ACAM.pdf

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam Postbus 1078 1000 BB Amsterdam Telefoon 020 254 9000 www.amsterdam.nl

Directie Belastingen De heer Bakker Postbus 2347 1100 DZ Amsterdam

7 februari 2023 Kenmerk 700.013.22-U Behandeld door F. Nillesen RO, Auditmanager, 06 8362 9034 Datum

Onderwerp

Gereedmelding aanbevelingen 2018-7 en 2019-06

Geachte heer Bakker, In haar eindrapport 2018 heeft de Rekeningencommissie aanbevelingen opgenomen ten aanzien van de financiële functie van de gemeente Amsterdam. Een van deze aanbevelingen heeft betrekking op de opvolging van aanbevelingen die door de Rekeningencommissie en ACAM worden gedaan. De Rekeningencommissie acht ‘een effectiever proces monitoren opvolging aanbevelingen noodzakelijk. Indien het voorstel is om een aanbeveling af te doen, dan dient hierbij een advies van ACAM te zijn opgenomen’. Voorstel wethouder Financiën afdoen aanbeveling In de brief van 8 februari 2023 aan de gemeenteraad rapporteert de wethouder Financiën over de voortgang van de aanbevelingen van ACAM. In deze brief stelt de wethouder voor om de volgende aanbevelingen af te doen: Aanbeveling 2018-17. Het op onderdelen verbeteren van de interne beheersing van het OZB-proces en de waardebepaling van onroerend goed.

In de brief licht de wethouder de gereedmelding van de aanbeveling als volgt toe: In 2018 identificeerde de Waarderingskamer - het landelijk orgaan dat toezicht houdt op de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) - in een periodiek onderzoek naar de kwaliteit van de interne beheersing een aantal aspecten die om verbetering vroegen, waaronder het tijdig verzenden van beschikkingen en afdoen van bezwaren en aandachtspunten op het gebied van de modelmatige waardebepaling. De Waarderingskamer constateerde destijds weliswaar een positieve impuls van een aantal verbeterprogramma’s die in de periode 2014 tot en met 2017 zijn uitgevoerd waaronder de vervanging van de verouderde en kwetsbare ICT-infrastructuur - maar signaleerde ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

26 januari 2023 700.013.22-U Pagina 2 van 3

tegelijkertijd dat Belastingen Amsterdam er nog onvoldoende in was geslaagd om alle werkvoorraden tijdig weg te werken. De ACAM heeft de verbeterpunten die door de toezichthouder zijn gesignaleerd integraal overgenomen bij het Jaarverslag 2018. Zoals toegelicht in de brief aan de raad van 17 januari 2023, concludeert de Waarderingskamer op basis van een breed onderzoek naar de uitvoering en interne beheersing van het WOZ-proces dat de investeringen die Belastingen Amsterdam de afgelopen jaren heeft gedaan in de noodzakelijke en duurzame verbetering van het WOZ-proces hebben geleid tot aantoonbare verbeteringen voor zowel de tijdigheid, kwaliteit en de beheersing van het WOZ-proces. De toezichthouder tekent op dat de kwaliteit van de uitvoering van de Wet WOZ door Belastingen Amsterdam voldoende geborgd is door interne beheersingsmaatregelen. De Waarderingskamer geeft daarbij aan dat de kwaliteit van de woningtaxaties goed is geborgd en ook de WOZ-bezwaarafhandeling goed wordt beheerst, onderdelen uit het WOZ-proces die direct raken aan de dienstverlening voor Amsterdamse woningeigenaren. Het oordeel over de kwaliteit van de uitvoering van de Wet WOZ is voorts positief bijgesteld van ‘moet op onderdelen verbeterd worden’ naar ‘voldoende’. Daarom wordt voorgesteld om deze aanbeveling als afgedaan te beschouwen. Aanbeveling 2019-6.

Verdere verbetering van de kwaliteit van processen bij Belastingen. In de brief licht de wethouder de gereedmelding van de aanbeveling als volgt toe: In het verlengde van een risicoanalyse die in 2018 is uitgevoerd, is Belastingen in 2019 met DMC, afdeling Interne Audit en het Team Bewust Verbeteren gestart met het Verbeterprogramma AOIB voor de versteviging en duurzame verankering van haar administratieve organisatie en interne beheersing. In de uitvoering van het Verbeterprogramma zijn nu voor alle focusprocessen van Belastingen procesbeschrijvingen opgesteld en vastgesteld. In de procesbeschrijvingen zijn risico’s en daaraan gekoppelde beheersmaatregelen geïdentificeerd. Ieder proces is daarbij van een eigenaar voorzien. Deze is verantwoordelijk voor het onderhoud in een ‘plan do check act’-cyclus. Hiermee borgen we dat er steeds een gedeeld beeld is van de risicobeheersing in de processen. Dit beeld is belangrijk voor de aansturing van de organisatie. De procesbeschrijvingen en het beeld van risicobeheersing zijn daarbij beschikbaar voor toezichthouders, auditors, interne en externe accountants. Gelet op de doorgevoerde verbetering van de kwaliteit van de processen bij Belastingen wordt voorgesteld om ook deze aanbeveling als afgedaan te beschouwen.

Observaties ACAM Op basis van onze controlewerkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 gemeente Amsterdam hebben wij de volgende observaties: 1. Aanbeveling 2018-17. Het op onderdelen verbeteren van de interne beheersing van het OZB-proces en de waardebepaling van onroerend goed. 

De Waarderingskamer heeft vanuit het meest recente onderzoek in 2022 over de uitvoering van de Wet WOZ (rapport 2 december) haar oordeel voor Amsterdam bijgesteld van “moet op onderdelen verbeterd worden” naar “voldoende”. De goede resultaten zijn recentelijk

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

26 januari 2023 700.013.22-U Pagina 3 van 3

bereikt, het bestendigen hiervan is een belangrijke doelstelling. Er is nog een verbeterpunt volgens de Waarderingskamer. Dit betreft het onderdeel synchronisatie met de Landelijke Voorziening WOZ (LV WOZ). 2. Aanbeveling 2019-6. Verdere verbetering van de kwaliteit van processen bij Belastingen. 







Directie Belastingen heeft van de volgende focusprocessen de procesbeschrijvingen opgesteld en vastgesteld: OZB Herwaarderen Woningen & niet-woningen, Vooroverleg, Afvalstoffenheffing, Rioolheffing–eigenaren, Reinigingsrecht, Voorbereiden en uitvoeren Combi-kohierrun, Toeristenbelasting, Naheffen Parkeerbelasting, Incasso, en Kwijtschelding. Met de oplevering van de procesbeschrijvingen, inclusief risico’s en de daaraan gekoppelde geïdentificeerde beheersingsmaatregelen, is invulling gegeven aan het eerste onderdeel van de aanbeveling uit de managementletter 2019. Dit betrof 'het vormgeven van interne controle’. Ter illustratie kan hier worden gedacht aan volledigheidscontroles (BAG), het 4-ogen principe en verbijzonderde interne controles. ACAM is positief over de incorporatie van deze maatregelen in de procesbeschrijvingen van de financieel grootste belastingmiddelen zoals OZB en Toeristenbelasting. De verdere doorontwikkeling van de procesbeschrijvingen vindt plaats in context van ‘Fase 2’. Deze fase is van start gegaan met de vaststelling van de procesbeschrijvingen. De procesbeschrijvingen worden in deze fase in beheer genomen. Het beheer omvat het geregeld nalopen van de processen, inclusief proces verbetermogelijkheden, aan de hand van de PDCA- cyclus. ACAM onderstreept het belang van het voorgenomen beheer in een PDCAcyclus.

Een relevant onderdeel van Fase 2 is het completeren van de beschrijvingen van de vastleggingen van de controlemaatregelen in het proces, voor ook de belastingmiddelen met een minder grote financiële omvang. Voor het tweede onderdeel van de aanbeveling uit 2019, ‘de inrichting van interne controle’, geldt dat hier deels invulling aan is gegeven. Voor het resterende deel is dit onderdeel van de vermelde doorontwikkeling in Fase 2.

Gezien het voorgaande zien wij geen belemmeringen om de twee aanbevelingen als afgedaan te beschouwen.

F. Nillesen RO Auditdienst ACAM

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl