Bijlage 1 Accountantsverslag 2021 Gemeente Amsterdam

Accountantsverslag 2021 - gemeente Amsterdam

Auditdienst ACAM

Datum: 16 mei 2022

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

>

Inhoudsopgave

1. Aanbieding .................................................................................................................................................................3 2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021........................................................................................................................ 4 3. Financieel stelsel en interne beheersing...................................................................................................................... 11 4. Beheersing van IT-processen......................................................................................................................................23 5. Verslaggeving en financieel beheer ………………………………………………………………………………………………………….. 29 6. Bijlagen ....................................................................................................................................................................33 Bijlage 1: Onderzoek naar voortgang transitie I-domein................................................................................................................34 Bijlage 2: Onderzoek naar voortgang voldoen aan Wet- en regelgeving I-domein........................................................................

43 Bijlage 3: Onderzoek naar begrotingswijzigingen……………………………………………………………………………………….......................54 Bijlage 4: Tabel fouten en onzekerheden Single information Single audit………………………………………………………………………….64

<

> |2

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

1. Aanbieding

Geachte leden van de gemeenteraad,

Inhoudsopgave

Hierbij ontvangt u het verslag van de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Amsterdam.

Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

Bij de door het college vastgestelde jaarrekening hebben wij op 28 april 2022 een controleverklaring verstrekt met een goedkeurend oordeel voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Het rekeningresultaat bedraagt € 80,8 miljoen. Dit resultaat is voor € 55 miljoen positief beïnvloed door vrijval van in eerdere boekjaren voor het Afval Energie Bedrijf getroffen voorzieningen. Het jaar 2021 stond wederom in het teken van de coronacrisis. De financiële effecten van de crisis zullen naar verwachting enkele jaren voelbaar blijven. Daarnaast brengen de aanhoudende inflatie, de stijging van de rente en de oorlog in Oekraïne nieuwe uitdagingen met zich mee. Het eerder ingezette herstelplan om de algemene reserve op niveau te brengen loopt naar verwachting tot 2023. Effecten van de laatstgenoemde ontwikkelingen zullen de haalbaarheid van de ambities mogelijk verder onder druk zetten.

hoofdstuk 4 en in bijlagen 1 en 2 gaan wij in op deze voor de gemeente cruciale onderwerpen. Wij merken op dat het voor de gemeente uitdagend blijft om aanbevelingen van de gemeenteraad voortvarend op te pakken. De doorlooptijd om tot opvolging c.q. afronding van aanbevelingen te komen is vrij lang. Ervan uitgaande dat de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht per 1 januari 2022 wordt ingevoerd is dit de laatste jaarrekening waarbij een apart oordeel over de rechtmatigheid wordt afgegeven. Wij blijven in gesprek met de rekeningencommissie en de gemeentelijke organisatie over de te nemen stappen naar aanleiding van deze wetswijziging. Wij vertrouwen er op dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd en zijn graag bereid tot een nadere toelichting. drs. D.A. van Hooff RA Auditdienst ACAM

De onderwerpen die wij in dit verslag behandelen zijn voor het merendeel terug te voeren op het programma van eisen voor de accountantscontrole, aanvullende verzoeken van de rekeningencommissie en vanuit de wetgever verplichte onderwerpen. Ook in 2021 hebben de belangrijkste bevindingen met een financiële effect betrekking op inkopen en aanbesteden. Wij vragen op deze plek graag ook aandacht voor de beheersing van ITprocessen en de ontwikkelingen in het I-domein. In

<

> |3

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

<

>

|4

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Samenvatting uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Inhoudsopgave

Controleverklaring

Wij hebben bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Amsterdam een controleverklaring afgegeven met een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid.

De jaarrekening is getrouw

Een goedkeurend oordeel voor getrouwheid betekent dat de jaarrekening 2021 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

De jaarrekening is rechtmatig

Een goedkeurend oordeel voor de rechtmatigheid betekent dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen.

Bevindingen SiSa

Uit de controle inzake de Single information Single audit (SiSa) verantwoording zijn voor €0,7 miljoen aan fouten en € 8,6 miljoen aan onzekerheden naar voren gekomen. De met de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers gemoeide onrechtmatigheden bedragen € 0,3 miljoen.

COS 720: De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie

De controlestandaard 720 vereist van de accountant de andere informatie te lezen en te overwegen of andere informatie materieel inconsistent is met de financiële overzichten of met de kennis die de accountant heeft verkregen tijdens de controle. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de relevante vereisten in titel IV van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

<

> |5

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Overzicht van fouten en onzekerheden Inhoudsopgave

Onderstaande tabel geeft het overzicht van de ongecorrigeerde fouten en onzekerheden weer. Wij merken op dat getrouwheidsbevindingen ook altijd rechtmatigheidsbevindingen zijn omdat niet wordt voldaan aan het Besluit begroting en verantwoording. Om die reden zijn de getrouwheidsbevindingen ook meegenomen in de telling van de rechtmatigheidsbevindingen.

Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

Getrouwheid (x € 1.000.000)

Rechtmatigheid (x € 1.000.000)

Fouten

0,4

70,9

Onzekerheden

31,6

53,7

Getrouwheidsfouten blijven onder de rapporteringstolerantie De getrouwheidsfouten blijven in totaal onder de door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringsgrens van 0,3% van de lasten. Om die reden worden deze hier niet verder toegelicht. Onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid zijn divers van aard De onzekerheden bestaan onder andere uit nog te ontvangen compensatie parkeeropbrengsten vanuit het Rijk (€ 15,5 miljoen), onzekerheden met betrekking tot reserves en voorzieningen (€ 3 miljoen), onzekerheden in afrekeningen met zorgaanbieders in het sociaal domein (€ 1 miljoen) en overige onzekerheden (€ 12 miljoen).

bestedingen ten onrechte geen Europese aanbesteding ten grondslag heeft gelegen. Met betrekking tot de SiSa-regelingen is een rechtmatigheidsfout gemoeid van € 0,7 miljoen. In 2021 is voor circa € 12 miljoen aan subsidies toegekend buiten de geldende termijnen. Onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid bedragen circa € 53,7 miljoen De onzekerheden bestaan voornamelijk uit onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid en dus tevens voor de rechtmatigheid (€ 31,6 miljoen), onzekerheden met betrekking tot het volgen van Europese aanbestedingsregels (€ 3,5 miljoen), onzekerheden met betrekking tot de SiSa-regelingen (€ 8,6 miljoen) en overige onzekerheden van diverse aard (€ 10 miljoen).

Rechtmatigheidsfouten hebben met name betrekking op inkopen en aanbesteden

<

>

De rechtmatigheidsfout als gevolg van niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels bedraagt over 2021 circa € 50,6 miljoen. Dat wil zeggen dat aan deze

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

|6

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021

Hierna volgt een toelichting op de grootste ongecorrigeerde fouten en onzekerheden.

Inhoudsopgave

Rechtmatigheidsbevindingen inkopen en aanbestedingen

Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

De rechtmatigheidsfout als gevolg van niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels bedraagt over 2021 circa € 50,6 miljoen. De kwaliteit van de beheersing is nog niet van zodanig niveau om te kunnen veronderstellen dat de gemeente de analyse op haar bestedingen juist en volledig kan maken. Om die reden kwalificeren wij de rechtmatigheidsfout, net als vorig jaar, als een minimumfout. Verder is een onzekerheid geconstateerd van circa € 3,5 miljoen. Het voorstaande wil zeggen dat aan deze bestedingen (mogelijk) ten onrechte geen Europese aanbesteding ten grondslag heeft gelegen. De rechtmatigheidsfout is ten opzichte van vorig boekjaar € 4,2 miljoen hoger en de onzekerheid is € 2,2 miljoen hoger. De dalende trend van de voorgaande jaren zet niet door. Subsidies onrechtmatig verleend door niet tijdig ingediende subsidieaanvragen in behandeling te nemen

periodieke subsidies die na een bepaalde datum zijn aangevraagd, door de gemeente niet in behandeling worden genomen. De gemeente heeft aangegeven dat bij deze aanvragen de subsidies verleend zijn omdat het maatschappelijk belang belangrijker is gevonden dan het strikt toepassen van de termijnen in de ASA. Wij adviseren te onderzoeken of het wenselijk is in de ASA de mogelijkheid te bieden af te wijken van de indieningstermijnen van subsidieaanvragen (en onder welke omstandigheden). Onzekerheid over nog te ontvangen (corona) compensatie gederfde parkeerinkomsten De gemeente heeft € 15,5 miljoen aan verwachte compensatie voor gederfde parkeerinkomsten vanuit het Rijk verwerkt in de jaarrekening. Dit bedrag is toegevoegd aan het Stedelijk Mobiliteitsfonds. Op moment van afgifte van onze controleverklaring was nog niet zeker of het bedrag van de compensatie daadwerkelijk € 15,5 miljoen zal bedragen. Om die reden is dit bedrag door ons voor zowel de getrouwheid als voor de rechtmatigheid als onzeker aangemerkt.

De gemeente heeft in 2021 voor circa € 12 miljoen aan periodieke subsidies verleend die niet tijdig zijn aangevraagd. Strikt genomen zijn deze verleningen onrechtmatig. De Algemene Subsidieverordening gemeente Amsterdam (ASA) schrijft namelijk voor dat

<

> |7

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Overige bevindingen Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

In dit onderdeel brengen wij onze overige bevindingen onder uw aandacht.

afwijkingen ten opzichte van de begroting 2021 zoals vastgesteld bij de Najaarsnota (NJN).

De kwaliteit van de toelichting op begrotingsafwijkingen is voldoende

Het positieve rekeningresultaat bedraagt € 80,8 miljoen. Het verschil met de NJN is daarmee € 89,7 miljoen positief. In de toelichting van het rekeningresultaat in de paragraaf “Financiële hoofdlijnen wordt dit verschil mede verklaard.

Bij rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk aspect. In lijn met artikel 28 van het BBV dienen over- (en ook) onderschrijdingen goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. Als het gaat om overschrijdingen waarbij het college binnen het door de gemeenteraad uitgezette beleid is gebleven, worden de uitgaven bij het vaststellen van de jaarrekening alsnog door de gemeenteraad geautoriseerd. Wat betreft de begrotingsrechtmatigheid worden deze overschrijdingen dan niet door de accountant meegenomen in de oordeelvorming over de strekking van de controleverklaring. Indien de afwijking via tussentijdse informatie al bekend was en er geen voorstel tot begrotingsaanpassing is ingediend is dit wel in strijd met de budgetregels en wordt deze als onrechtmatig beoordeeld. Het is dan ook van belang dat begrotingsafwijkingen in het jaarverslag worden voorzien van een redengevende verklaring op basis waarvan vastgesteld kan worden of het college binnen het door de gemeenteraad vastgestelde beleid is gebleven.

<

>

Het verschil tussen het begrote en gerealiseerde rekeningresultaat is veelal relatief beperkt. Dit komt doordat afwijkingen in baten en lasten voor majeure posten via (systeem)reserves worden verwerkt, waardoor deze per definitie niet tot uitdrukking komen in het uiteindelijke rekeningresultaat. Voorbeelden zijn het vereveningsfonds en het mobiliteitsfonds. De gemeenteraad heeft gevraagd om een analyse te maken van het verschil tussen de begrote baten en lasten zoals opgenomen in de initiële begroting en de baten en lasten zoals opgenomen in het jaarverslag. Bij deze analyse is de informatievoorziening gedurende het begrotingsjaar van het college aan de gemeenteraad betrokken alsmede de sturingsmogelijkheden die de gemeenteraad gedurende het jaar (nog) heeft. Vanuit onze controle hebben wij geen indicatie dat wijzigingen eerder hadden kunnen worden gemeld. In bijlage 3 is een analyse opgenomen van de 25 grootste afwijkingen.

In algemene zin is de kwaliteit van de toelichtingen op de begrotingsafwijkingen van voldoende niveau. In hoofdstuk 2 Financiële hoofdlijnen en in hoofdstuk 3 Programma’s van het Jaarverslag 2021 wordt per programma of per programmaonderdeel in de paragraaf “Financiële toelichting” ingegaan op de belangrijkste |8

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

Het jaarverslag bevat diverse financiële overzichten, veelal voorzien van een toelichting. Wij constateren een stijgende lijn in de kwaliteit van de toelichtingen. Tegelijkertijd komen de meeste in eerdere jaren genoemde verbeterpunten ten aanzien van de kwaliteit van de jaarstukken als geheel ook dit jaar terug. De belangrijkste is dat de jaarrekening op onderdelen complex/technisch van aard is waardoor enkele programma’s voor de lezer minder toegankelijk zijn. Deze complexiteit hangt ook samen met de effecten van keuzes in het financiële stelsel, zoals het verevenen/egaliseren via systeemreserves en het werken met overprogrammering in de begroting. De jaarrekening voldoet op onderdelen niet aan het BBV In de Nota Begrotingsruimte zijn ambtelijke adviezen opgenomen gericht op een nieuwe vorm van de begroting. In voorgaande jaren hebben wij aangegeven dat de jaarstukken (en de begroting) op onderdelen niet voldoen aan het BBV. Wij willen daarom het wettelijke kader benadrukken. Om aan het BBV te voldoen dient in de toekomstige jaarrekeningen een “overzicht van baten en lasten” te worden opgenomen die als volgt is opgebouwd:

a) per programma, of per programmaonderdeel de gerealiseerde baten en lasten en het saldo daarvan;

<

>

b) het overzicht van de gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen, de gerealiseerde kosten van de overhead en het bedrag van de heffing voor de vennootschapsbelasting;

volgend uit de onderdelen a en b; d) de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves; e) het gerealiseerde resultaat, volgend uit de onderdelen c en d. Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening bevat van de onderdelen genoemd in onderdeel a) ook de ramingen uit de begroting voor en na wijziging. Uit de bovenstaande opbouw van het overzicht van baten en lasten blijkt ook dat, in tegenstelling tot de huidige werkwijze van de gemeente, de algemene dekkingsmiddelen en het overzicht met betrekking tot de kosten van overhead geen onderdelen zijn van een programma of op zichzelf een programma zijn. Daarnaast zijn de reserves gekoppeld aan programmaonderdelen. Wij adviseren reserves dan ook te begroten op de programmaonderdelen waar zij betrekking op hebben. Een programma is immers een samenhangend geheel van activiteiten. Door op deze wijze te begroten en verantwoorden kunnen de baten en lasten en de mutaties in de reserves (veel) eenvoudiger in samenhang worden bezien. Op dit moment worden alle reserve mutaties verantwoord onder het “programma” algemene dekkingsmiddelen. Wij adviseren de gemeente om de begroting en jaarstukken geheel in lijn te brengen met het BBV.

c) het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

|9

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021

De onzekerheid omtrent de waardering van het Afval Energie Bedrijf per jaareinde 2021 is afgenomen

Inhoudsopgave

Beheersing van IT-processen

De afgelopen boekjaren bestond er onzekerheid over de waardering van het Afval Energie Bedrijf (AEB). Deze onzekerheid is vanwege de fase waarin het verkoopproces zich per jaareinde 2021 bevond vrijwel geheel weggenomen. In de Bestuurlijke hoofdlijnen (p.15) van het Jaarverslag is opgenomen dat na aflossen van schulden en het verrekenen van de boekwaarde de gemeente uiteindelijk ongeveer € 60 miljoen overhoudt.

Verslaggeving en financieel beheer

De voorziening voor de deelneming AEB bedraagt circa € 99 miljoen per 31 december 2021

Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing

Bijlagen

<

Met het ondertekenen van de verkoopovereenkomst is duidelijkheid ontstaan over de waarde die de deelneming en de uitstaande lening op de gemeentelijke balans gezamenlijk vertegenwoordigen. Het verwachte verkoopresultaat kan een deel van de eerder getroffen voorzieningen compenseren. De gemeente heeft €55 miljoen laten vrijvallen bij het opmaken van de jaarrekening 2021. De voorziening voor de uitstaande lening is volledig vrijgevallen, voor de deelneming resteert een voorziening van circa €99 miljoen. De waarde van de deelneming bedraagt daarmee circa € 101 miljoen op balansdatum. De resterende voorziening is aangehouden ter dekking van het verwachte verlies op de deelneming.

> | 10

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelstel en interne beheersing

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

<

> | 11

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Monitoren verbeteren inkoopstelsel

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

In de raadsbrief van 18 mei 2021, stand van zaken Bestuursopdracht inkopen, heeft het college aan ACAM gevraagd om de voortgang van de aanbevelingen van het Adviesrapport Inkoopstelsel periodiek te monitoren. In november 2021 hebben wij onze tweede rapportage Aanbevelingen van het Adviesrapport Inkoopstelsel – 5e voorgangsrapportage uitgebracht. In deze rapportage hebben wij onder meer aangegeven dat de implementatie van het nieuw financieel systeem van belang is om de nieuwe inkoopprocessen te ondersteunen. Een voorbeeld hiervan is het realiseren van een automatische koppeling tussen het contractmanagement systeem, de inkooporders en de te accorderen facturen. Het college heeft aangegeven dat het afdoen van de aanbevelingen (alle onrechtmatigheden via afwijkingsprocedure zijn gegaan, tweedelijnstoetsing op voorgenomen gunningsbesluiten in te richten en het implementeren van volwaardig contractmanagementsysteem) onderdeel zijn van het ambtelijk uitvoeringsplan. Het uitvoeringsplan loopt tot 1 juli 2022, maar meerdere activiteiten uit dit plan zijn dan nog niet afgerond. Zo is het implementeren van een volwaardig contractmanagementsysteem gekoppeld aan de invoering van een nieuw financieel systeem begin 2024. Verbeteren van het inkoopstelsel resulteert nog niet in het (structureel) terugdringen van de rechtmatigheidsfout

<

>

opzichte van 2020. Een oorzaakanalyse is door de gemeente nog niet beschikbaar gesteld. Er kunnen redenen zijn om af te wijken van de Europese aanbestedingsregels. Om onrechtmatige inkopen te beperken en waar mogelijk te voorkomen, heeft de gemeente een zogeheten Regietafel Rechtmatigheid (hierna: Regietafel) ingesteld. Organisatieonderdelen die willen afwijken van de Europese aanbestedingsregels moeten vooraf advies vragen aan de Regietafel. Indien dat tijdig gebeurt kunnen onrechtmatigheden mogelijk worden voorkomen en/of kunnen vervolgacties worden ondernomen. Uit een evaluatie van de gemeente komt naar voren dat organisatieonderdelen de afwijkingsprocedures te laat starten. Circa 25% van de afwijkingsverzoeken is al onrechtmatig tijdens indiening bij de Regietafel en 50% van de afwijkingsverzoeken wordt dat binnen 3 maanden. Ook zijn er organisatieonderdelen die in het geheel geen gebruik maken van de afwijkingsprocedure met als mogelijk gevolg een hogere rechtmatigheidsfout. Met het voorstaande is een bedrag gemoeid van € 9,6 miljoen. Het bovenstaande heeft tot gevolg dat naast de doorlopende rechtmatigheidsfouten uit voorgaande jaren er nieuwe rechtmatigheidsfouten zijn ontstaan in 2021. Hiermee is een bedrag gemoeid van € 20,6 miljoen. In 2020 bedroeg de omvang van de nieuwe rechtmatigheidsfouten € 18,3 miljoen. De voornoemde fouten werken mogelijk door in komende jaren.

Tot en met 2020 nam de rechtmatigheidsfout met betrekking tot de bestedingen gestaag af conform de prognoses. Het jaar 2021 laat een stijging zien ten

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

| 12

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

ACAM heeft een grotere controle inspanning moeten verrichten dan voorgaande jaren als gevolg van de afgenomen kwaliteit van het eigen onderzoek van de gemeente. Dit is naar wij hebben begrepen mede veroorzaakt door de kwaliteit van de aangeleverde gegevens door de organisatieonderdelen of onvoldoende medewerking aan het onderzoek door de directies. Gemeente doet beroep op uitzonderingsregel dwingende spoed Er kunnen zich situaties voordoen dat de gemeente een beroep doet op in de aanbestedingswet opgenomen uitzonderingsregels dwingende spoed. Op dwingende spoed kan een beroep worden gedaan als er bijvoorbeeld sprake is van een mislukte aanbesteding of een crisis. Het is toegestaan om een beroep te doen op dwingende spoed voor zover zulks strikt noodzakelijk is als gevolg van gebeurtenissen die door de gemeente niet konden worden voorzien en niet aan de gemeente zijn te wijten. De gemeente kan dan kortere termijnen hanteren dan de wettelijke minimumtermijnen of de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen. Uit onze controle komt naar voren dat de gemeente in een aantal situaties een beroep heeft gedaan op dwingende spoed. Onderstaand gaan wij in op twee situaties met een groot inkoopvolume. Beroep op dwingende spoed na intrekken eerdere aanbesteding WMO

Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en Maatschappelijk Opvang/Beschermd Wonen (MOBW) ingetrokken. Voor het waarborgen van de continuïteit van de uitvoering van de WMO en MOBW zijn er overbruggingsovereenkomsten afgesloten. De overbruggingsovereenkomsten zijn voor twee periodes afgesloten. De eerste periode betreft januari 2021 tot en met maart 2021 vanwege het verlengen van de oorspronkelijke aanbesteding. De tweede periode loopt vanaf april 2021 tot uiterlijk 1 juli 2022 en is het gevolg van het intrekken van de aanbesteding. Door juristen is vastgesteld dat deze situaties verdedigbaar zijn. Gedurende 2021 bleek dat de duur van de 2e overbruggingsperiode niet toereikend was om de aanbesteding MOBW te kunnen afronden en zijn derhalve de overbruggingsovereenkomsten verlengd tot na 31 december 2022. Wanneer gebruik wordt gemaakt van de genoemde uitzonderingsregel geldt dat de gemeente een inspanningsverplichting heeft om met voortvarendheid de nieuwe aanbesteding uit te voeren. Vanwege de financiële omvang van deze aanbesteding bevelen wij aan om in 2022 de voortgang van de aanbesteding te blijven monitoren. Beroep op dwingende spoed voor corona gerelateerde inkoopopdrachten Bij de bestrijding van het coronavirus heeft het Rijk maatregelen genomen die door de gemeente (GGD) uitgevoerd moeten worden.

Begin 2021 heeft de gemeente de aanbesteding Wet

<

> | 13

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

Dit betreft voornamelijk het testen, bron- en contactonderzoek en het vaccineren. Het grillige verloop van de pandemie en de instructies van het Rijk noopte de gemeente tot het snel en adequaat inkopen van diensten en leveringen. De gemeente heeft voor de betreffende twaalf inkoopopdrachten een beroep gedaan op de uitzonderingsregel dwingende spoed zoals in de aanbestedingswet aangegeven. De gemeente heeft aangegeven dat het de inkoopbehoefte niet heeft kunnen prognosticeren en derhalve niet kunnen voldoen aan de doorlooptijd die voor het aanbesteden benodigd zijn. Dit is in lijn met de mededeling van de Europese commissie op 1 april 2020 over het toepassen van de optie van dwingende spoed bij de bestrijding van het coronavirus als er niet tijdig Europees aanbesteed kan worden. Een onderbouwing waaruit blijkt dat is voldaan aan de criteria die gelden bij de uitzonderingsregel dwingende spoed is gedeeltelijk aan ons verstrekt. Bij deze onderbouwingen zijn aanbestedingsdeskundigen in (zeer) beperkte mate betrokken geweest. Ook is in een aantal gevallen de afwijkingsprocedure niet doorlopen en is de Regietafel derhalve niet geconsulteerd. Bij vijf inkoopopdrachten is niet voldaan aan de voorwaarden die gelden voor dwingende spoed en bij een inkoopopdracht bestaat een onzekerheid.

<

> | 14

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Meting van geleverde prestaties vereist betere uitvoering en vastlegging

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

Sinds 30 maart 2021 is de module Facturen in Verwerking (FIV) live in het financieel systeem (AFS). Deze module kent het principe van 2-way matching voor het betaalbaar stellen van facturen. Dat wil zeggen, als de factuur gekoppeld is aan een inkooporder, is alleen het akkoord van de prestatieverklaarder nodig om de factuur goed te keuren en betaalbaar te stellen. In de vorige module was na het akkoord verklaren door de prestatieverklaarder ook de fiattering van de budgethouder nodig om de factuur betaalbaar te stellen. Het juist en zichtbaar uitvoeren van de prestatieverklaringen is derhalve na 30 maart 2021 belangrijker geworden. In het proces van bestellen tot betalen zijn voor het prestatie akkoord verklaren de gemeentelijke toepassingsregels van toepassing. Een onderdeel daarvan is dat in AFS documentatie moet zijn opgenomen of een verwijzing waar de documentatie beschikbaar is waaruit de juistheid van de geleverde prestatie blijkt. Uit onze jaarrekeningcontrole blijkt dat in meer dan de helft van onze deelwaarnemingen in AFS geen documentatie is opgenomen of niet daarnaar verwezen wordt. Het vaststellen of de prestatie daadwerkelijk conform de contractuele voorwaarden is geleverd, is in deze in onvoldoende mate vast te stellen.

Bij de facturen waarbij de toepassingsregels niet zijn gevolgd, is door ons een gemeentebrede uitvraag bij de organisatieonderdelen uitgevoerd om alsnog de juistheid van de geleverde prestaties vast te stellen. Na de uitvoering van de

<

deelwaarneming hebben wij van een aantal betaalde facturen de prestatielevering echter achteraf niet meer kunnen vaststellen. Het risico van het bovenstaande is dat de meting op een geleverde prestatie in het geheel niet of in onvoldoende mate is uitgevoerd en resulteert in een onrechtmatige betaling. De huidige toepassingsregels wordt door organisatieonderdelen als administratief technisch en belastend ervaren. De gemeente onderzoekt of en hoe de huidige werkwijze kan worden aangepast. Onze aanbeveling van 2020 over centrale monitoring (toezien op naleving toepassingsregels) blijft van toepassing en behoeft gemeentebrede aandacht om rechtmatige betalingen te kunnen uitvoeren.

> | 15

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Fraudescans; een kwaliteitsimpuls is niet zichtbaar

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

Dat bij een organisatie frauderisico’s bestaan is zeer gebruikelijk. Een frauderisico is dan ook geen vermoeden of aanwijzing van fraude. Vanwege onze verantwoordelijkheid voor het ontdekken van materiële fraude hebben wij bij het opstellen van onze risicoanalyse aandacht voor frauderisicofactoren. Bij onze risicoanalyse overwegen wij of zich risicofactoren voordoen zoals stimulansen/druk, gelegenheden en instelling/rechtvaardiging. Daarbij schatten wij de kans in dat fraude voorkomt en beoordelen wij de door de gemeente geformuleerde beheersmaatregelen gericht op het voorkomen en detecteren van fraude. De primaire verantwoordelijkheid van het voorkomen en detecteren berust bij de gemeente. De gemeente mitigeert op verschillende manieren het frauderisico, bijvoorbeeld door: - het functioneren van een eigen integriteitsbureau; - het werken met procedures en voorschriften; - het stellen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden; - het uitvoeren van toezicht en controle.

De fraudescans zijn nog separaat uitgevoerd

<

>

De gemeente voert ook risicoanalyses uit die specifiek gericht zijn op fraude- en integriteitsrisico’s. Middels deze “fraudescans” wordt inzicht verkregen in de risico’s die de gemeente zelf onderkent en hoe en in welke mate die risico’s worden gemitigeerd. Wij hebben begrepen dat

vanaf 2021 de uitvraag ten behoeve van de fraudescan geen aparte actie meer zou zijn, maar onderdeel zou gaan uitmaken van de periodieke update van de risico’s in het risicomanagementsysteem (Naris). De uitvraag bij de directies is in 2021 echter nog separaat gedaan, waarbij wel is verzocht om de risico’s ook te registeren in Naris, dit indien Bureau Integriteit heeft aangegeven dat de kwaliteit daarvan voldoende is. De kwaliteit van de fraudescans blijft een aandachtspunt In voorgaande jaren is geconstateerd dat het voor de organisatieonderdelen niet eenvoudig is om tot een kwalitatief goede risicoanalyse te komen. Bureau Integriteit heeft voor een beperkt aantal directies aangegeven dat de scan van voldoende kwaliteit is. Jaarlijks wordt op basis van de fraudescans die door de directies en stadsdelen zijn gemaakt ook een fraudescan op clusterniveau opgesteld en wordt de gemeenteraad middels een brief geïnformeerd over de uitkomsten van de fraudescans. Voor het jaar 2021 heeft dit laatste nog niet plaatsgevonden. Het aantal meldingen uit de eigen organisatie is beperkt Meldingen over fraude en corruptie die Bureau Integriteit ontvangt komen in een beperkte mate uit de eigen organisatie. Dit zou erop kunnen duiden dat, ondanks alle initiatieven, een “blinde vlek” bestaat ten aanzien van het daadwerkelijk onderkennen van risico’s.

| 16

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Wij adviseren de volgende acties ten aanzien van fraudeen integriteitsrisico’s:

Inhoudsopgave

- verdere integratie met het risicomanagement van de gemeente;

Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

- de risico’s en maatregelen in voldoende mate concretiseren; - het (structureel) nagaan van de werking van de aan de risico’s gekoppelde beheersmaatregelen; - een zichtbare betrokkenheid van het GMT bij het onderwerp fraude. Overweeg het opstellen van een overkoepelend M&O beleidsnota Verschillende organisatieonderdelen hebben beheersmaatregelen opgezet die er opgericht zijn misbruik en oneigenlijk gebruik risico’s te mitigeren. Zoals wij eerder hebben gerapporteerd heeft de gemeente geen overkoepelende M&O beleidsnota. In een dergelijke beleidsnota kunnen de algemene uitgangspunten en de filosofie van de gemeente met betrekking tot het voorkómen van misbruik en oneigenlijk gebruik worden bepaald en vastgelegd. Daarbij kunnen voor de dagelijkse praktijk richtinggevende kaders ten behoeve van het uitwerken van beheersmaatregelen worden bepaald, bijvoorbeeld op het gebied van vertrouwen versus wantrouwen, discretionaire ruimte versus uniformiteit en checks- and balances in relatie tot complexiteit van regelingen.

helpen bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording welke waarschijnlijk vanaf 2022 wettelijk vereist is. Wij geven in overweging overkoepelend M&O beleid te formuleren. Tozo: geen formeel M&O plan, wel M&O maatregelen In het kader van een zorgvuldige uitvoering van de Tozo regeling dient het college invulling te geven aan een aanpak gericht op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regeling. In ons accountantsverslag over 2020 hebben wij gemeld dat de directie Inkomen een Plan van aanpak ‘M&O beleid Tozo’ heeft opgesteld waarin zij beschrijft welke maatregelen zij treft om de risico’s op M&O het hoofd te bieden. Dit plan was in ontwikkeling en niet geformaliseerd. Wij hebben geconstateerd dat dit plan niet is afgerond. Vanwege de tijdelijkheid van de Tozoregeling is hier geen prioriteit aangegeven. Het ontbreken van een formeel plan betekent niet dat de gemeente geen activiteiten heeft uitgevoerd op het gebied van M&O. Amsterdam verkrijgt uit verschillende interne en externe bronnen signalen voor mogelijk misbruik. Deze worden verder onderzocht wanneer daar aanleiding voor is.

Een overkoepelend M&O beleid zal de gemeente ook

<

> | 17

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Bestandsvergelijking Inlichtingen Bureau (verder IB)

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

Net als in 2020 heeft de gemeente geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid voor een 100% bestandsvergelijkingen met het Inlichtingenbureau. Deze keuze is gebaseerd op een afweging waarbij de gemeente kijkt naar onderzoekscapaciteit, billijkheid en financieel risico. Dat laatste wordt door de gemeente als laag ingeschat omdat vóóraf, bij de behandeling van de aanvraag een 100% geautomatiseerde controle wordt uitgevoerd op de fundamentele rechtmatigheidseisen zoals inschrijving kamer van koophandel, controle van inkomensgegevens en woonplaatsbeginsel middels raadpleging van SUWI-Inkomen en KvK inschrijving. Bij geconstateerde onregelmatigheden wordt de aanvraag in het handmatige proces opgepakt. De afweging is dat de inspanning tot het achteraf controleren van alle mogelijke bruto/netto verschillen van de Tozo met de gegevens van het IB niet opweegt tegen eventuele schadebeperkingen. Daarnaast worden ondernemers na afloop van de Tozo periode actief gevraagd naar wijzigingen in inkomen en of winst uit bedrijf. De aanname dat de inspanning voor controle achteraf middels Inlichtingen Bureau niet opweegt tegen mogelijke schadebeperkingen kunnen wij niet verifiëren omdat deze niet onderbouwd is middels bijvoorbeeld een baten- lastenanalyse.

behandeling van de aanvraag achten wij het M&O beleid van de gemeente toereikend. Het weerstandsvermogen is in 2021 verder gedaald tot minder dan de helft van het gewenste minimale niveau De gemeenteraad heeft besloten te sturen op een niveau van het weerstandsvermogen in de bandbreedte 1,0-1,4 in combinatie met een algemene reserve van tenminste 5% van de begrotingsomvang. In 2021 is het weerstandsvermogen verder gedaald naar 0,4 (2020: 0,6), voornamelijk vanwege de effecten van de coronacrisis. In 2020 is een herstelplan voor de algemene reserve geformuleerd. Het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit is bij de gemeente een afgeleide van het risicomanagementproces en het (reguliere) begrotingsproces. Als deze processen van voldoende niveau zijn dan geeft de uitkomst een indicatie van het weerstandsvermogen en de benodigde weerstandscapaciteit. De weerstandcapaciteit is door de gemeente berekend op € 190 miljoen. In de paragraaf “Weerstandvermogen en risicobeheersing” is duidelijk weergegeven dat er in 2021/2022 nog veel risico’s zijn bijgekomen. Niet al deze risico’s zijn meegenomen in de bepaling van het weerstandsvermogen. Daarbij is ook het risicomanagement nog niet van een dermate niveau dat het de weerstandvermogen op de door de gemeente berekende 0,4 valt vast te pinnen.

Op basis van de M&O maatregelen in combinatie met een 100% geautomatiseerde controle vóóraf bij de

<

> | 18

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Alternatief voor bepaling van de gewenste hoogte van de algemene reserve

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

In de ambtelijke Nota Begrotingsruimte 2022-2026 is een aanbeveling gedaan om af te stappen van de twee criteria ter bepaling van het weerstandvermogen en alleen de norm van een algemene reserve van tenminste 5% van het begrotingstotaal in stand te houden. Dit zou ook onvolkomenheden in de gemeentelijke risicoinventarisatie en kwantificering opvangen die leiden tot een te lage dan wel te hoge omvang van de algemene reserve. Wij wijzen erop dat de in de Nota Begrotingsruimte geadviseerde normhoogte voor de algemene reserve structureel tientallen miljoenen lager is dan de bestaande normhoogte. Ter indicatie; dit verschil bedraagt voor 2021 € 65 miljoen euro. Een structureel lagere norm voor de hoogte van de algemene reserve lijkt haaks te staan op de ontwikkeling die in de paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” wordt geschetst, namelijk een sterk toenemend risicoprofiel. Wij vinden het ook verstandig dat er een directe relatie bestaat tussen de onderkende risico’s en de benodigde buffers, waaronder de algemene reserve, ondanks de mogelijkheid dat risico’s niet of in onvoldoende mate in de risico-inventarisaties naar boven komen.

organisatie, programmadoelen en risico’s te versterken door risico’s expliciet te koppelen aan de programma’s waarbinnen die risico’s spelen, zodat duidelijk is hoe deze zich tot elkaar verhouden. Een randvoorwaarde hierbij is dat beleidsverantwoordelijke directies zorgen voor een heldere omschrijving van de beleidsdoelen en indicatoren in de programmabladen. Ook de rekeningencommissie heeft gevraagd de aandacht voor beleidsrisico’s in het risicomanagementproces te versterken. In de voortgangsbrief van 5 november 2021 geeft de Wethouder Financiën aan dat met ingang van de begroting 2022 er meer sturing zal komen op de wijze van behandeling van beleidsrisico’s en communicatie over de beleidsrisico’s met de gemeenteraad. In het jaarverslag is een bijlage opgenomen (bijlage 6 integraal risicomanagement). De bijlage schetst kort de opzet van gemeentelijk risicomanagement, tevens is een routekaart naar de risico informatie in het jaarverslag en begroting opgenomen. Uit de routekaart blijkt dat vanaf de begroting 2023 in de Paragraaf Bedrijfsvoering van de begroting en jaarverslag de operationele risico’s zullen worden besproken. Wij achten de bedrijfsvoeringsparagraaf, mede gezien de ontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording, daarvoor een geëigende plaats.

Vanaf 2023 opname operationele risico’s in de paragraaf bedrijfsvoering Wij hebben in het accountantsverslag 2020 geschreven dat het aan te bevelen is om de koppeling tussen

<

> | 19

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

Uniforme beschrijvingen van standaardrisico’s en maatregelen in ontwikkeling

Wij adviseren dan ook een evaluatieproces op te nemen in het risicomanagement.

In het risicomanagementsysteem van de gemeente is een groot aantal risicogebeurtenissen opgenomen. Veel vergelijkbare risico’s komen voor, vaak net iets anders beschreven en voorzien van andere beheersmaatregelen. Om eenvoudiger een meer overkoepelend beeld te verkrijgen op welk gebied er actie noodzakelijk is, hebben wij aangeraden met uniforme beschrijvingen van standaardrisico’s en beheersmaatregelen te gaan werken.

Afwegingskader risicobereidheid expliciteren

Met het project Versterking Operationeel Risicomanagement (VORM) heeft de gemeente het werken met uniforme beschrijvingen van standaardrisico’s en beheersmaatregelen geïntroduceerd. Uniforme beschrijvingen zijn ontwikkeld op de gebieden (domeinen) van informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacy. Voor informatiebeheer zijn deze uniforme beschrijvingen ook in het risicomanagementsysteem opgenomen. Wij achten het van belang dat de ontwikkelde uniforme beschrijvingen in het risicomanagementsysteem van de gemeente toegepast worden. Tevens adviseren wij te bepalen voor welke andere gebieden uniforme beschrijvingen ontwikkeld dienen te worden. Naast het ontwikkelen van de standaard beheersmaatregelen is voor een efficiënt en effectief risicobeheer nodig de toepassing en werking van de beheersmaatregelen periodiek te (laten) toetsen en evalueren.

<

In de Beleidsnota risicomanagement wordt aangegeven dat Amsterdam een bepaalde risicobereidheid heeft, waarbij risico’s niet koste wat kost vermeden worden. Wel worden er steeds afwegingen gemaakt over een acceptabel niveau van risico. De beleidsnota beperkt zich in de uitwerking bij risicobereidheid tot risico’s met een financieel gevolg. Wij hebben eerder aanbevolen expliciet invulling te geven aan de risicobereidheid op directieniveau. Ieder organisatieonderdeel zou zich hierbij moeten uitspreken over de criteria die zij hanteert. Daarbij kan gedacht worden aan het verhelderen van hoe het gewenste risiconiveau bepaald wordt en hoe je de significantie van een risico meet. In de eerdergenoemde bijlage bij het jaarverslag is het onderwerp risicobereidheid uitgewerkt in een apart onderdeel (Bijlage A Risicobereidheid). Die gaat ook over nietfinanciële risico’s, daarbij is een afwegingskader opgesteld welke gebaseerd is op: - Verwachtingen aan goed publiekbestuur en behoorlijk bestuur; - Organisatorische draagkracht; - Wet- en regelgeving; - Financiële draagkracht.

> | 20

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

Deze uitwerking is nu geen expliciet onderdeel van de huidige nota risicomanagement. Het college adviseert deze aanpak op te nemen in de nieuwe nota. In het jaarverslag staat dat het expliciteren van die integrale risicobereidheid middels besluitvorming in de komende bestuursperiode 2022-2026 aan de gemeenteraad zal worden voorgelegd. Wij vinden het positief dat risicobereidheid nader wordt ingevuld. Het uiteindelijk effect zal mede afhankelijk zijn van de mate waarin de gemeente erin slaagt haar risicobereidheid te concretiseren en te operationaliseren.

toerekening tot diverse vraagstukken. Zeker daar waar sprake is van “Nieuw voor Oud” spelen vraagstukken rondom niet-identieke vervanging, de bepaling van de vervangingswaarde en toets aan de criteria profijt, toerekenbaarheid en proportionaliteit. Wij adviseren de praktijk verder juridisch te staven en procedures te verankeren die een consistente denklijn en toepassing waarborgen binnen het brede gebied van gebiedsontwikkeling.

Kom tot nadere afspraken over de verantwoording van investeringen in maatschappelijke voorzieningen “Nieuw voor oud” Bij gebiedsontwikkeling wordt veelal gelijktijdig geïnvesteerd in maatschappelijke voorzieningen, zoals scholen, kinderdagopvangverblijven, sportaccommodaties et cetera. Hierbij kan sprake zijn van realisatie van volledig nieuwe voorzieningen, maar ook van verplaatsing/vervanging van bestaande voorzieningen. Een deel van de investeringsuitgaven is, onder voorwaarden, toe te rekenen aan de gebiedsexploitatie. De huidige wet- en regelgeving maakt dit mogelijk, en de gemeenteraad heeft in 2019 hier nadere uitspraken over gedaan. Mede gegeven de VPBplicht voor gemeentelijke grondexploitaties zal een eerste wens zijn om van deze mogelijkheid gebruik te maken. In de recente praktijk van gebiedsontwikkeling leidt deze

<

> | 21

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

3. Financieel stelsel en interne beheersing

Bouw de inflatiecorrectie in de berekening van de voorziening plantekorten structureel in

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

De gemeente kent ultimo 2021 ruim 150 actieve grondexploitatieplannen. Een aantal hiervan heeft op basis van de meest actuele prospectie een nadelig plansaldo. De verslaggevingsvoorschriften geven aan dat voor deze plannen een voorziening moet worden gevormd. In de berekening daarvan worden toekomstige lasten en opbrengsten herleid naar prijspeil ultimo boekjaar. Tot nu toe werd in de berekeningen van de indexatie voor het lopende boekjaar gebruik gemaakt van de verwachte stijging van de prijzen in het jaar, een nacalculatie werd nog niet verwerkt. De bijzondere omstandigheden in 2021, waarbij gedurende het jaar de materiaalprijzen belangrijk zijn toegenomen, noopte tot aanpassing van deze gedragslijn. De inpassing van de inflatiefactor over 2021 leidde tot een materiële (hogere) bijstelling van de te treffen voorziening plantekorten. Deze bijstelling is op portefeuilleniveau, in 2022 zal de noodzakelijke bijstelling op planniveau preciezer worden bepaald. Gegeven een onrustige wereldeconomie met mogelijke sterk fluctuerende inflatiecijfers is het gewenst om de voorziening structureel op nacalculatorische basis te gaan berekenen. Overdracht taken op terrein railinfrastructuur en stations wordt in 2022 afgerond

<

>

Met ingang van 2022 wordt een belangrijk deel van de taken van de gemeente met betrekking tot de railinfrastructuur en stations van de metro en tram

overgedragen aan de Vervoersregio en het GVB. Deze overdracht betreft het beheer, het dagelijks onderhoud, de lopende projecten in verband met het vervangingsonderhoud en ook een aantal onderhanden zijnde investeringsprojecten. Al deze activiteiten worden in beginsel volledig gefinancierd door de Vervoersregio, het GVB is voor de meeste activiteiten reeds de opdrachtnemer. Aan alle onderliggende geldstromen ligt een systematiek van bevoorschotten en eindafrekeningen ten grondslag. De overdracht betekent dat de afgeronde werkzaamheden/projecten afgerekend gaan worden met de Vervoersregio, de saldi van de lopende projecten worden verrekend met het GVB. Deze afrekeningen en verrekeningen zullen in de loop van 2022 worden afgerond. Per 31 december 2021 staat er per saldo een vordering open wat is opgebouwd uit een groot aantal nog te ontvangen en nog te betalen bedragen, een complex geheel. De genoemde afrekeningen en verrekeningen zullen dit saldo in beginsel moeten neutraliseren. De genoemde afrekeningen en verrekeningen zijn nog onderhanden. Inherent aan de systematiek is dat uit de finale afrekening verschillen kunnen voortvloeien.

Omdat de voormalige directie Metro en Tram bijna volledig is ontmanteld, de materie complex is, adviseren wij de kennis op dit dossier tijdig te borgen zodat de uiteindelijke afrekeningen en verrekeningen op een adequate wijze kunnen plaatsvinden en de gemeente de financiële risico’s beperkt. | 22

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

4. Beheersing van IT-processen

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

<

> | 23

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

4. Beheersing van IT-processen

Voortgang transitie I-domein: meerdere uitdagingen tegelijk, in 2021 zijn stappen gezet

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

In de eindrapportage van de Bestuursopdracht i-domein heeft het college op 19 mei 2020 aangegeven welke vernieuwingen en verbeteringen in de gemeentelijke organisatie nodig zijn om de digitalisering van de gemeente te versterken. Er is besloten om het i-domein te hervormen tot één organisatie binnen de gemeente, die zich wendbaar zal organiseren zodat sneller kan worden ingespeeld op veranderende wensen en mogelijkheden. De opgave om digitaal bij te zijn en aanbrengen van verbeteringen (“basis op orde”) samen met de vernieuwingsopgave, is niet gering. In de voortgangsrapportage over 2021 wordt daarom ook aangegeven dat dit geheel naar verwachting nog 5 jaar zal duren. Tegelijk zijn wij van mening dat er eigenlijk nooit een punt komt dat een organisatie ‘klaar’ is met vernieuwingen en verbeteringen. In een specifieke rapportage (opgenomen in Bijlage 1) gaan wij in op de voortgang van de transitie I-domein. Wij concluderen daarin dat er nog een uitdaging ligt om de basis op orde te krijgen. In dit accountantsverslag gaan wij ook in op een aantal van deze onderwerpen. Tegelijk wordt gewerkt aan de uitdaging om blijvend te vernieuwen. Daarover zijn in 2021 een aantal positieve ontwikkelingen te noemen. Naleving wet- en regelgeving I-domein: nog niet compliant aan wet- en regelgeving

<

>

In het accountantsverslag over 2020 hebben wij gerapporteerd over het voldoen aan wet- en regelgeving voor het I-domein. Wij hebben toen aangegeven dat de gemeente op dit punt nog niet compliant was. Naar

aanleiding hiervan heeft de rekeningencommissie ACAM gevraagd om te rapporteren over de voortgang op dit onderwerp. In een specifieke rapportage (bijlage 2) gaan wij in op de voortgang van het voldoen aan wet- en regelgeving binnen het I-domein. Wij constateren hierin dat de gemeente Amsterdam ook in 2021 nog niet compliant is. Wel zijn in 2021 stappen gezet. Nadere informatie hierover is ook terug te vinden genoemde bijlage. Uitbesteding IT diensten vraagt aandacht De gemeente heeft IT-beheerprocessen uitbesteed aan externe dienstverleners. Eerder hebben we aandacht gevraagd voor risico’s die samenhangen met uitbesteding van IT diensten. Zeker omdat het belang hiervan sterk toeneemt met de transitie binnen het I-domein, zoals de ontwikkeling van het cloud competence center en ontmantelen van het eigen datacenter. Zekerheid over beheersing van uitbestede processen is niet altijd aanwezig Vanuit onze jaarrekeningcontrole hebben we kennis genomen van de beschikbare assurance-rapporten in gevallen waarbij sprake is van uitbestede IT diensten die voor de jaarrekeningcontrole relevant zijn. Hierbij constateerden we evenals in voorgaande jaren dat niet altijd een assurance-rapportage beschikbaar is of niet het gehele jaar afdekt.

Ook was opgevallen dat bevindingen vanuit de assurance-rapporten niet altijd (zichtbaar) naar risico’s en eventueel aanvullende beheersingsmaatregelen voor de eigen processen worden vertaald.

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

| 24

4. Beheersing van IT-processen

Concreet speelt dit voor de jaarrekeningcontrole relevante onderdelen:

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

- uitgaven subsidies: voor het tot en met 2021 in gebruik zijnde subsidiesysteem (SaaS) is jaarlijks een assurance-rapportage beschikbaar die slechts een deel van het jaar afdekt. Per 2022 heeft de gemeente de overstap gemaakt naar een nieuwe applicatie. - opbrengsten verhuur sportaccommodaties: er is geen assurancerapportage beschikbaar voor de applicatie (SaaS) waarin reserveringen worden vastgelegd en dat de basis vormt voor de facturatie. - vergunningsysteem VTH: voor de applicatie (SaaS) die gebruikt wordt voor de afhandeling van vergunningen is geen assurancerapportage beschikbaar. - beleensysteem Stadsbank van lening: er is, ondanks de gemaakte afspraak met de leverancier, geen assurancerapportage beschikbaar voor de in 2021 in gebruik genomen applicatie (SaaS) waarin beleningen worden geregistreerd.

<

>

Hoewel er in nieuwe format van de verwerkersovereenkomst in 2021 expliciet een afspraak is opgenomen over het aanleveren van een assurance rapportage, zien wij dit in reeds bestaande leveranciersrelaties niet altijd terug. Het ontbreken van een assurance rapportage betekent dat de gemeente Amsterdam geen zekerheid heeft over beheersingsmaatregelen bij de leverancier voor uitbestede IT-diensten. Hiermee loopt de gemeente voor de uitbestede processen en gegevens in deze processen risico’s voor de beschikbaarheid, integriteit en

vertrouwelijkheid. De gemeente Amsterdam blijft immers zelf verantwoordelijk voor deze uitbestede ITdiensten. Wij herhalen daarom de eerder gedane aanbeveling om aandacht te hebben voor het verkrijgen van assurance rapportages in geval sprake is van uitbestede IT diensten. Enerzijds zullen hiervoor aanvullende/gewijzigde afspraken moeten worden gemaakt met leveranciers. Anderzijds zal de gemeente Amsterdam hier in het kader van leveranciersmanagement meer op moeten sturen richting de leveranciers. Nog geen compleet inzicht in SaaS-diensten Bij het accountantsverslag over 2020 hebben wij op verzoek van de rekeningencommissie expliciet aandacht besteed aan beheersing rondom SaaS-diensten. Wij concludeerden toen onder andere dat er op concernniveau nog geen compleet inzicht bestaat in afgenomen SaaS-diensten en afgesproken zekerheden. Momenteel is er door de gemeente een overzicht van afgenomen SaaS-diensten beschikbaar, maar door de gemeente is aangegeven dat dit overzicht pas per april 2022 volledig zal zijn. Dit inzicht is ook van belang in het kader van het goed kunnen uitvoeren van analyses van de impact van incidenten. Het belang van dit overzicht wordt door de gemeente zeer onderkend. Wij herhalen daarom onze eerdere aanbeveling om een compleet inzicht te verkrijgen in de afgenomen SaaS-diensten en de daarover gemaakte afspraken met leveranciers.

| 25

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

4. Beheersing van IT-processen

Afbouw Datacenter 1 (DC1) loopt en kan nog niet volledig worden afgerond

Inhoudsopgave Aanbieding Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2021 Financieel stelsel en interne beheersing Beheersing van IT-processen Verslaggeving en financieel beheer Bijlagen

<

In 2020 is gestart met het traject voor het afbouwen van Datacenter 1 op locatie Stadhuis. De applicaties die draaien in dit datacenter worden gemigreerd naar het datacenter van de contractpartij van gemeente Amsterdam. Hierbij is een groot aantal niet meer gebruikte applicaties gecontroleerd uitgezet en gearchiveerd. Hoewel eerder was voorzien dat het traject van ontmantelen van de bedrijfsapplicaties in 2021 al zou zijn afgerond, is dit niet geheel gelukt. Wel is in 2021 het overgrote deel van de bedrijfsapplicaties die nog in het verouderde datacenter draaien gemigreerd of uitgezet. Aangegeven is dat het de verwachting is dat alle resterende migraties in de eerste helft van 2022 afgerond zullen zijn. Daarop is wel één belangrijke uitzondering, namelijk de applicaties die draaien in het kader van het erfpacht-proces. Voor Erfpacht wordt gewerkt aan een volledig nieuwe informatievoorziening. De ontwikkeling hiervan zal tot 2024 duren. Het overzetten van de bestaande applicaties naar een extern datacenter is niet mogelijk zonder een kostbaar en inspannend traject. Daarom is de bewuste managementkeuze gemaakt deze applicatie nog te behouden in DC1. Nu, zoals wij eerder schreven, voor DC1 geen uitwijk is geregeld, wordt in het kader van de continuïteit momenteel wel een uitwijk ingeregeld.

Tevens wordt onderzocht in hoeverre het mogelijk is om deze applicaties onder te brengen bij het cloud competence center. Daarmee zou DC1 voor deze

applicaties niet tot 2024 in de lucht hoeven te blijven. Zoals bij de start van het traject reeds voorzien, is achterstallig onderhoud met betrekking tot het lifecycle management een belangrijk aandachtspunt geweest. Vele applicaties die eigenlijk niet meer nodig waren konden in dit traject (gecontroleerd) worden uitgezet. Van andere applicaties waren updates niet bijgehouden en werd geen ondersteuning meer vanuit de leverancier geleverd. Aandacht voor lifecycle management blijft belangrijk. Bijvoorbeeld als de gemeente Amsterdam een keuze zou maken over te gaan van de traditionele on premise en hosting omgevingen naar Cloud omgevingen. Ook is het mogelijk dat er in het kader van een nieuwe aanbesteding een overstap zal worden gemaakt naar een andere contractpartij voor het datacenter. Wij onderschrijven dat het versterken van lifecycle management als aandachtspunt is opgenomen binnen de transitie Idomein.